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sistema de calidad de la dgcft
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714-PG-04
IDENTIFICACIN DE PROCESOS
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
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Procesos del SGCI
Procedimientos
Formatos y Anexos
Administracin del Sistema de Gestin de la
Calidad Institucional
Reporte de Accin Correctiva o Preventiva
Herramientas para el Anlisis de
Causas
Desempeo- Retroalimentacin
Procedimiento Gobernador de Acciones Correctivas y Preventivas
714-PG-04
Producto y / o Servicio
2 714-PG-04 VALIDACIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
Procedimiento
Gobernador: Acciones Correctivas y Preventivas
Cdigo: 714-PG-04
Elabor Revis
Ing. Mara Ins Cabrer
Herrera
Mtro. Carlos Castilla Abeyro
Directora de Calidad Director General Adjunto de
Innovacin y Calidad
Autoriz
Dr. Vicente Fregoso Regla
Director General de
Innovacin, Calidad y
Organizacin
Fecha de documentacin: 15/04/10
Nmero de revisin: 04
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
714-PG-04
PRESENTACIN DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento
Gobernador: Acciones Correctivas y Preventivas
Cdigo: 714-PG-04
Objetivo(s):
Definir las actividades para determinar, registrar, controlar, implantar y dar seguimiento a las
acciones correctivas y preventivas que se requieran, para eliminar las no conformidades
detectadas o potenciales, identificadas en el Sistema de Gestin de la Calidad Institucional
de la SEP (SGCI).
Glosario:
Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situacin indeseable.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial
u otra situacin potencialmente indeseable.
Causa Raz: Origen de la no conformidad detectada o potencial.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados.
RAC: Reporte de Accin Correctiva.
RAP: Reporte de Accin Preventiva.
SGCI: Sistema de Gestin de la Calidad Institucional de la SEP.
Unidad del SGCI: Unidad Administrativa o Plantel perteneciente al SGCI.
Marco Normativo:
Reglamento Interior de la Secretara de Educacin Pblica D.O.F 21-I-2005 ltima reforma 11-
10-06, Artculo 36, fracciones I, II, III, IV, VII, X.
Lineamientos para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos.
Referencias:
Manual de Gestin de Calidad de la Secretara de Educacin Pblica.
Norma Mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2008/ISO 9001:2008 "Sistema de Gestin de la Calidad-
Requisitos".
4 714-PG-04 PRESENTACIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
Norma Mexicana NMX-CC-9000-IMNC-2008/ISO 9000:2005 "Sistema de Gestin de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario".
Gua para la Elaboracin y Codificacin de Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad
Institucional.
Procedimiento Gobernador de Auditoras Internas del SGCI 714-PG-03.
Procedimiento Gobernador de Revisin por la Direccin 714-PG-05.
Alcance:
Este procedimiento aplica para la gestin de las acciones correctivas que se implementan
para eliminar las no conformidades detectadas, as como para las acciones preventivas que
se generan para evitar la ocurrencia de no conformidades potenciales.
Este documento es de aplicacin obligatoria para las Unidades del SGCI.
Responsabilidades:
Auditor Lder:
Asegurar que se generen las acciones correctivas y/o preventivas a partir de los hallazgos
detectados en la auditora interna.
Asignar un nmero consecutivo a los reportes de accin correctiva o preventiva que se
implementen a partir de las auditoras internas.
Responsable de Proceso:
Implementar las acciones correctivas y/o preventivas a partir de las necesidades de los
procesos, incumplimientos normativos y quejas de los clientes.
Representante de la Direccin:
Asegurar que se generen las acciones correctivas y/o preventivas a partir de los acuerdos
de la revisin por la direccin y de las necesidades del Sistema de Gestin de Calidad en
la Unidad del SGCI.
Asigna un nmero consecutivo a los reportes de accin correctiva o preventiva (excepto
los generados a partir de las auditoras internas).
Responsable del Plan de Accin:
Dar seguimiento al cumplimiento del plan de accin establecido en el Reporte de Accin
Correctiva o Preventiva.
Informar al Representante de la Direccin o al Auditor Lder cuando se presenten
situaciones que impiden el cumplimiento del Plan de Accin en el tiempo establecido y
cuando se subsane o cierre la no conformidad.
Verificador:
Revisar el cumplimiento del Plan de Accin segn lo planificado y verificar si se eliminaron
las causas de la no conformidad.
714-PG-04
DIAGRAMA DE BLOQUES
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
Procedimiento
Gobernador : Acciones Correctivas y Preventivas
Cdigo: 714-PG-04
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
6 714-PG-04 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Procedimiento
Gobernador : Acciones Correctivas y Preventivas
Cdigo: 714-PG-04
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. IDENTIFICACIN
DE LAS NO
CONFORMIDADES
DETECTADAS O
POTENCIALES
1.1. Identifica la no conformidad detectada
o potencial, a partir de alguna de las
siguientes fuentes:
- Auditoras internas y externas,
- Quejas de los clientes internos o
externos,
- Necesidades derivadas de los
procesos y del SGCI:
Anlisis de datos,
Evaluacin de la satisfaccin de
los clientes,
Medicin de los indicadores,
productos y/o servicios no
conformes,
- Incumplimiento de los requisitos
normativos, legales o reglamentarios
aplicables a los procesos,
- Acuerdos de la Revisin por la
Direccin.
1.2. Registra el origen y la descripcin de la
no conformidad detectada y/o
potencial en el formato Reporte de
Accin Correctiva o Preventiva (FO-714-
PG-04-01)/Seccin A y Seccin B.
Responsable del Proceso y/o
Representante de la
Direccin y/o
Auditor Lder
(Unidad del SGCI)
2. ANLISIS DE
CAUSAS
2.1. Analiza las causas que generan o
pueden generar la no conformidad
detectada o potencial, utilizando
alguna de las herramientas descritas en
el Anexo 2 de este procedimiento, y las
registra en el Reporte de Accin
Correctiva o Preventiva (FO-714-PG-04-
01)/Seccin C.
Responsable del Proceso/
Auditor Lder + Personal
involucrado
(Unidad del SGCI)
3. DEFINICIN Y
REGISTRO DEL
PLAN DE ACCIN
3.1. Define y registra en el Reporte de
Accin Correctiva o Preventiva (FO-714-
PG-04-01)/Seccin D :
Responsable del Proceso/
Representante de la
Direccin/
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
7 714-PG-04
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
- Las acciones a seguir para eliminar
la no conformidad detectada o
para prevenir la ocurrencia de la no
conformidad potencial.
- Para cada actividad propuesta,
indica el responsable de la
ejecucin y la fecha de conclusin
de cada actividad.
3.2. Registra en el formato Reporte de
Accin Correctiva o Preventiva (FO-714-
PG-04-01)/Seccin D:
- El nombre y puesto de los involucrados en el anlisis de las
causas y en la definicin del plan
de accin propuesto,
- El nombre y puesto del responsable asignado para darle seguimiento
al cumplimiento del plan de
accin propuesto,
- La fecha lmite mxima para concluir la implementacin total
del plan de accin propuesto.
3.3. Entrega el Reporte de Accin
Correctiva o Preventiva (FO-714-PG-04-
01) al Representante de la Direccin y
al Auditor Lder de la Unidad del SGCI.
Auditor Lder + Personal
involucrado
(Unidad del SGCI)
3. DEFINICIN Y
REGISTRO DEL
PLAN DE ACCIN
3.4. Designa al Verificador del plan de
accin, despus de que se ha cumplido
el plazo de implementacin
establecido para el cumplimiento del
RAC/RAP.
Notas:
- El Verificador puede ser un auditor interno calificado, el Auditor Lder o el mismo
Representante de la Direccin.
- El Verificador asignado no podr ser el responsable del plan de accin
propuesto.
- La verificacin de acciones correctivas puede considerarse en el alcance de las
auditoras internas, conforme lo indicado
en el Procedimiento Gobernador de
Auditoras Internas del SGCI (714-PG-03).
Representante de la
Direccin/
Auditor Lder
(Unidad del SGCI)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
8 714-PG-04 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
4. REVISIN DEL
REPORTE DE
ACCIN
CORRECTIVA/
PREVENTIVA
4.1. Revisa el Reporte de Accin Correctiva
o Preventiva (FO-714-PG-04-01) y le
asigna un nmero consecutivo al
Reporte utilizando el siguiente cdigo:
Abreviatura de la Unidad del SGCI /
consecutivo numrico de la accin /
ao en que se genera la accin
Ejemplo: DGICO/01/2010
Nota: En el caso de que el RAC/RAP
corresponda a una situacin de no
conformidad detectada o potencial que
afecta a todo el Sistema de Gestin de
Calidad Institucional se utiliza la abreviatura
SGCI para identificarla.
Representante de la
Direccin/
Auditor Lder
(Unidad del SGCI)
5.
IMPLEMENTACIN
DEL PLAN DE
ACCIN
5.1. Ejecuta las acciones propuestas, a
efecto de que se cumpla con las
fechas indicadas en el Reporte de
Accin Correctiva o Preventiva (FO-714-
PG-04-01).
5.2. Informa por escrito al Representante de
la Direccin o al Auditor Lder cuando
se presenta alguna situacin que
impedir el cumplimiento del plan de
accin en el plazo previsto, y le indica
una nueva fecha para su cumplimiento.
Personal involucrado
Responsable del Proceso y/o
Responsable del Plan de
Accin
(Unidad del SGCI)
5.3. Registra en el Reporte de Accin
Correctiva o Preventiva (FO-714-PG-04-
01)/Seccin F la nueva fecha
propuesta.
Representante de la
Direccin/Auditor Lder
(Unidad del SGCI)
6. VERIFICACIN
DEL PLAN DE
ACCIN
6.1. Verifica, con base en lo indicado en el
Reporte de Accin Correctiva o
Preventiva (FO-714-PG-04-01) que la no
conformidad detectada o potencial
haya quedado debidamente atendida,
considerando lo siguiente:
- Las evidencias que respaldan la
ejecucin de cada actividad
descrita en el plan de accin
(fechas de ejecucin, cambios en
los documentos, bitcoras de
reuniones, etc.).
- Que las acciones ejecutadas
hayan eliminado la no
conformidad, para lo cual puede
revisar registros por muestreo,
realizar entrevistas al personal,
observar la forma en que se
realizan las actividades o cualquier
otra accin que sea conveniente
para emitir criterio sobre la eficacia
de las acciones.
Verificador
(Unidad del SGCI)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
9 714-PG-04
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
6. VERIFICACIN
DEL PLAN DE
ACCIN
6.2. Registra en el Reporte de Accin
Correctiva o Preventiva (FO-714-PG-04-
01)/Seccin E los resultados de la
verificacin, indicando las
observaciones para determinar si el
plan de accin se cumpli de manera
satisfactoria.
7. CIERRE DEL
PLAN DE ACCIN
7.1. Valida los resultados de la verificacin y
determina el cierre del Reporte de
Accin Correctiva o Preventiva (FO-714-
PG-04-01):
- El Reporte se podr cerrar cuando:
a. Los resultados de la verificacin del
plan de accin muestren que las
acciones implementadas se
cumplieron y fueron eficaces para
eliminar o evitar la no conformidad
detectada o potencial, una vez
realizada esta actividad se firma el
Reporte de Accin Correctiva o
Preventiva (FO-714-PG-04-01) y
registra la fecha de cierre.
- El Reporte no se podr cerrar
cuando:
a. Se observe que existen
actividades pendientes de
cumplir o cuando los resultados
de la verificacin indiquen que la
no conformidad detectada o
potencial persiste.
b. Le solicita al Responsable del
Proceso que establezca una
nueva fecha de terminacin o
una accin correctiva diferente,
la cual quedar registrada como
parte de los resultados de la
verificacin realizada en la
Seccin F del Reporte de Accin
Correctiva o Preventiva (FO-714-
PG-04-01).
Representante de la
Direccin/Auditor Lder
(Unidad del SGCI)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
10 714-PG-04 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
8. REPORTE DE
RESULTADOS
8.1. Reporta los resultados del seguimiento
de las acciones correctivas en el
formato Informacin para la Revisin
por la Direccin-(FO-714-PG-05-
01).Reporte de informacin para la
Planificacin del Sistema de Gestin de
la Calidad (Seccin D), para que se
utilice como insumo en la Revisin por la
Direccin, segn lo establecido en el
Procedimiento Gobernador de Revisin
por la Direccin (714-PG-05).
8.2. En el caso de Planteles, enva el Reporte
de accin correctiva o preventiva al
Representante de la Direccin de cada
plantel y/o Unidad Administrativa a la
que pertenece, en el tiempo
establecido.
Representante de la
Direccin
(Unidad del SGCI)
Fin de Procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
11 714-PG-04
ANEXOS Y REGISTROS
Procedimiento: Acciones Correctivas y Preventivas
Cdigo: 714-PG-04
ANEXOS
Nombre del Documento Propsito Cdigo del documento
Reporte de Accin Correctiva o
Preventiva.
Registrar la no conformidad y
proponer plan de accin.
FO-714-PG-04-01
Herramientas para el Anlisis de
Causas
Proporcionar informacin
para investigar las causas de
una no conformidad real o
potencial.
N/A
REGISTROS
Documentos de
Trabajo
Tiempo de
conservacin
Responsable de
conservar
Cdigo de registro o
identificacin nica
Reporte de Accin
Correctiva o
Preventiva.
3 aos Representante de la
Direccin de la
Unidad del SGCI
FO-714-PG-04-01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL
DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
714-PG-04
HISTORIAL DE CAMBIOS
12
Procedimiento: Acciones Correctivas y Preventivas
Cdigo: 714-PG-04
Revisin Nm. Fecha de aprobacin Descripcin del
cambio
Motivo(s)
01 05-12-02 Se agrega la poltica
3.4
Se agregan dos
renglones en el
instructivo de llenado
Herramientas de anlisis utilizada y Equipo formado para anlisis.
Se modifica anexo 9.1
agregando los
campos Herramientas de anlisis utilizada y Equipo formado para anlisis.
N.A.
02 18-03-04 Se modific en su
totalidad el contenido
del presente
procedimiento.
N.A.
03 15-04-10 Se modific en su
totalidad el contenido
del presente
procedimiento.
Revisin el
procedimiento para su
actualizacin.
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