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20 16
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Ihre Referenten:
Bremen
15.-16.Sep.
Fachforum für die Wohnungs- und
Immobilienwirtschaft
20
16
Patricia Hecker, WGH Herrenhausen eG
Roy Hinte, GAP mbH
GAP-Handwerkerportal
Prozessoptimierung in der Instandhaltung Einführung, Betrieb und Nutzen
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Ausgangssituation
• Prozess und Herausforderungen in der Auftragsabwicklung
• Ziele
• Best Practice
• Lösungsanforderung und Leistungsumfang
• Realisierte Prozessoptimierung
• Auftragserfassung in immotion®
• Portalansicht Handwerker
• Portalansicht Wohnungsunternehmen
• Rechnungsimport in immotion®
• Live-Session
• Dialog
• FAQ´s
• Erfahrungsbericht WGH Herrenhausen eG
• Zusammenfassung und Fragen
Agenda
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Aufwendiger und kostenintensiver Prozess
• Auftragsübermittlung und -management
• Statusprüfung und Rückmeldung
• Rechnungserfassung und –weiterleitung
• Rechnungsprüfung und -freigabe
• Buchen
• Lange Durchlaufzeiten bis zur Regulierung
• Intransparent durch Medienbrüche
• Dokumentenbasierend und papierintensiv
Prozess und Herausforderungen in der Auftragsabwicklung
Schadensmeldung /-erfassung
Beauftragung (Telefon, Fax, Mail,
Brief)
Reparatur
Auftragsmanagement /Status
Rechnungseingang
Rechnungserfassung
Rechnungsweiter-leitung
Rechnungsprüfung /Verwalter
Rechnungsprüfung /Freigabe
Buchhaltung
Regulierung
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Ziele
• Effiziente Prozesse und Automatisierung im Massenprozess der Auftragsabwicklung
• Bessere Kommunikation mit den Beteiligten
• Strukturierte Abläufe und Transparenz
• Automatisierte Rechnungsprüfung und kurze Durchlaufzeiten bis zur Regulierung
• Starke Entlastung von Technik und Buchhaltung
• mehr Zeit für Wesentliches
• Schnelle Einführung durch immobilienwirtschaftlichen Standard
• keine Projektsoftware
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Für das Wohnungsunternehmen
• Workflows für die weitestgehend automatisierte Bearbeitung und Prüfung von Aufträgen und Rechnungen
• Automatisierte Prüfszenarien zur Rechnungsfreigabe
• Integration in die Auftragsabwicklung und Buchhaltung von immotion®
• immotion® bleibt führend bei der Auftragserfassung und Vergabe
• Automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten in das Rechnungseingangsbuch und die Buchhaltung von immotion®
• Finanzcontrolling verbleibt zentral in ERP-Lösung inkl. Budgetorganisation und Auswertungen über den Berichtsmanager
• Berücksichtigung von Standardleistungspositionen bis hin zu Einheitspreisabkommen
Lösungsanforderungen und Leistungsumfang
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Für das Handwerksunternehmen
• Keine Installation im Netzwerk des Handwerkers
• Keine zusätzlichen Softwarekosten und Aufwendungen für Installation (nur Internetzugang erforderlich)
• Auftragsannahme und Disposition im Portal und über mobile Endgeräte
• E-Mail-Benachrichtigung bei Auftragseingang
• Upload von Dokumenten oder Fax-Service mit automatischer Zuordnung von Arbeitsnachweisen
• Individueller Auftrags- und Rechnungsdruck über das Portal
• Export/Import von Auftrags-/Rechnungsdaten mittels XML-Schnittstelle zu einer Vielzahl von
Handwerkerprogrammen
Lösungsanforderungen und Leistungsumfang
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Workflow von der Auftragsvergabe bis zur
Rechnungsfreigabe
• Integration in immotion® Auftragsverwaltung
• Web-basiertes Prozess-Portal
• Digitales Auftragsmanagement und belegloser
Rechnungsdurchlauf
• Automatisierte Rechnungsprüfung und
Freigabe durch individuellen Prüfgenerator
• Einfacher Buchungsdatenimport in immotion®
Realisierte Prozessoptimierung
Schadensmeldung /-erfassung
Beauftragung
Reparatur
Regulierung
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
immotion® Auftragserfassung
Eindeutige Zuweisung der Vergabeart im Lieferantenstamm
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
immotion® Auftragserfassung
Bekannte, einfache Auftragserfassung in immotion®
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Handwerker
Geschützter Einstieg (Log-In) in das Handwerkerportal
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Handwerker
Klare Strukturen auf der Startseite
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Handwerker
Strukturierte List- und Einzeldarstellung der empfangenen Aufträge
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Handwerker
Übersichtliche Auftragsdetails und klare Funktionen zur Bearbeitung
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Handwerker
Einfache Rechnungslegung mit Leistungspositionen / Einheitspreisen
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Wohnungsunternehmen
Einfache Rechnungsprüfung, sofern Plausibiläten dies erfordern
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Wohnungsunternehmen
Leichte Einrichtung der Eigenschaften zum automatischen Buchen
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Portalansicht Wohnungsunternehmen
Transparenter Status durch klare Strukturen und workflowbasierte Bearbeitung
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
immotion® Rechnungsimport
Schneller Massenimport der freigegebenen Rechnungen aus dem Portal
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
immotion® Freigabe der Buchungen
Gewohnte Freigabe der importierten Buchungen zur Regulierung (ZVK)
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Live - Session
Kurzer Einstieg in den Ablauf
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
FAQ - Auftragsvolumen und Umsätze mit Handwerkerportal
Referenzangaben von Portalnutzern
Inbetriebnahme Anzahl Rechnung Gesamtsumme Durchschnitt pro
Rechnung
Rechnungen pro
Tag
Mai 2010 187.435 50.913.986,00 € 271,00 € 116
Januar 2014 37.152 23.403.111,00 € 629,00 € 56
Februar 2012 77.359 17.010.847,00 € 219,00 € 54
Juli 2013 30.494 12.560.763,00 € 411,00 € 38
März 2014 20.881 6.125.674,00 € 293,00 € 35
September 2015 7.123 1.316.419,00 € 184,00 € 32
August 2013 23.181 4.589,790,00 € 198,00 € 30
Oktober 2010 30.879 9.925.908,00 € 321,00 € 21
Januar 2010 33.961 7.817.378,00 € 230,00 € 20
Oktober 2014 7.668 6.151.017,00 € 802,00 € 17
April 2010 23.400 3.562.207,00 € 152,00 € 14
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
FAQ - Projektbestandteile
Leistung Lizenz/Wartung
Tagewerke
GAP-Handwerkerportal Nach Anzahl Einheiten
Internetzugang Durch WU
Organisation, Abstimmung der Einrichtung 0,5 TW
Bereitstellung Web-Server 1 TW
Einrichten Benutzer, Postkörbe, Kreditoren, Vorlagen 1 TW
Schulung Mitarbeiter und Handwerker 2 TW
Coaching 0,5 TW
Fax-Service Optional
Ablage im elektronischen Archiv Optional
Individuelle Anpassungen, 2. Prüfer, Einlesen von ERPs aus Excel Optional
Angaben können je nach Unternehmensgröße abweichen
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Schnittstellen zu vielen Handwerkerlösungen (XML- Im-/Export)
• Vorlauf zwischen Abstimmung der Einrichtung, Customizing und Bereitstellung
• Briefbogen als pdf Vorlage für Wohnungsunternehmen und Handwerker
• Aufstellung der teilnehmenden Kreditoren und deren Einrichtung
• Einrichten der Benutzer
FAQ – Hinweise und Vorarbeiten
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Wohnungsgenossenschaft WGH Hannover Herrenhausen eG
• Frau Patricia Hecker
• Netzwerkadministration/Finanzbuchhaltung
• Gegründet 1903
• 6300 Mitglieder
• 4800 Wohnungen
• 1200 Sonstige Mietobjekte (Gewerbe, Garagen, …)
• 43 Mitarbeiter (inkl. Regiebetrieb), 3 Azubis und 2 Vorstände)
• Vorarbeiten/Empfehlungen
• Analyse der Arbeitsabläufe (wer macht was, warum)
• Frühzeitige Einbindung der Handwerker
• immotion® als führendes System benutzen
Referenzbericht der WGH Herrenhausen eG
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Vorteile
• Automatisierte Auftragsverarbeitung in der Kleininstandhaltung von ca. 6.300 Aufträgen pro Jahr
• Verbesserte Information über den Status des Auftrags
• Schnelle Bearbeitung
• Weniger Fehler durch elektronischen Datenabgleich (z.B. Einlesen der Rechnungsdaten)
• Weniger Papier, kein Fax-Server mehr erforderlich
• Automatische Archivierung der Rechnung/Anlagen im Archiv
Referenzbericht der WGH Herrenhausen eG
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
• Workflow von der Auftragsvergabe bis zur
Rechnungsfreigabe
• Integration in immotion® Auftragsverwaltung
• Web-basiertes Prozess-Portal
• Digitales Auftragsmanagement und
belegloser Rechnungsdurchlauf
• automatisierte Rechnungsprüfung und
Freigabe durch individuellen Prüfgenerator
• Einfacher Buchungsdatenimport in
immotion®
• Effiziente Prozesse und Automatisierung im
Massenprozess der Auftragsabwicklung
• Bessere Kommunikation mit den Beteiligten
• Strukturierte Abläufe und Transparenz
• Automatisierte Rechnungsprüfung und
kurze Durchlaufzeiten bis zur Regulierung
• Starke Entlastung von Technik und
Buchhaltung, mehr Zeit für wesentliches
• Schnelle Implementierung der ready-to-go-
Lösung
Zusammenfassung und Fragen
Key-Features und Vorteile des Handwerkerportals für Anwender
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Zeit für Ihre Fragen!
Zusammenfassung und Fragen
DIGITALISIERUNG ALS ERFOLGSFAKTOR
Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten dienen der Veranschaulichung und stellen keine Leistungsbeschreibung dar; sie können ohne vorherige Ankündigung
geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der GAP mbH darf
kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln –
elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. – dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten
der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt
GAP Gesellschaft für Anwenderprogramme
und Organisationsberatung mbH
Neidenburger Str. 24
28207 Bremen
Telefon: 0421. 49134-0
Fax. 0421. 49134-999
E-Mail: info@gap-group.de
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