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Principios De Project Management, 2006 1
Project Management
1: Introducción, Fundamentos, Errores Clásicos
Principios De Project Management, 2006 2
Presentación
• Curso básico, Items administrativos• Introducciones• Fundamentos• Errores Clásicos
Principios De Project Management, 2006 3
Revisión Programa de Estudios
• Categorías
• Exámenes
• Asignaciones
• Proyectos
• Participación en Clase
• Sesiones
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Textos
• Necesarios– Apuntes de clases.
• Lectura recomendada– Documentos a facilitar, papers, web, etc.
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El Campo
• Trabajos: ¿que hay de ello?• Organizaciones Profesionales
– Project Management Institute (PMI) (pmi.org)– PMI Chilean Chapter– IEEE
• Certificaciones– PMI PMP
• The “PMBOK” – PMI Body of Knowledge• Herramientas
– MS Project
Principios De Project Management, 2006 6
El Campo
• Salario promedio de un PM: $81.000 (EEUU)
• Certificación PMI es un 14% del salario, aprox.
• Certificaciones PMI en números: 1993: 1,000; 2002: 40,000
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Fundamentos de trabajo
• Habilidades requeridas
• Posición y rol de PM
• Procesos
Principios De Project Management, 2006 8
Habilidades de Project Management
• Liderazgo
• Comunicación
• Solucionar problemas
• Negociación
• Influenciar la organización
• Mentor
• Expertise de proceso y técnico
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Posición del Project Manager
• Administrador / Coordinador del Proyecto
• Asistente del Project Manager
• Gerente de Proyecto / Gerente de Programa
• Gerente Ejecutivo de Programa
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Telecom Project Management
Principios De Project Management, 2006 11
Historia del PM muy breve
• Nacimiento del PM: Manhattan Project (La bomba)
• 1970’s: milicia, defensa, industria de la construcción fueron usando software PM
• 1990’s: gran cambio a los modelos PM– 1990-93: Re-ingeniería, equipos auto dirigidos– 1996-99: gestión del riesgo, project offices– 2000: proyectos global
Principios De Project Management, 2006 12
Project Management
• ¿Qué es un proyecto?
• Definición PMI– Un proyecto es una tarea de carácter temporal
dirigida a crear un producto o servicio único.
• Elaborado progresivamente– Con elementos repetitivos
• Un project manager– Analogía: conductor, entrenador, capitán
Principios De Project Management, 2006 13
Project vs. Telecom Management
• ¿Qué es un “servicio de telecomunicaciones”?
• Sobre todo diferencias de escala
• A menudo un número de proyectos relacionados
• Más largo que proyectos “comunes”
• Las definiciones varían
• Ex: Telecom Manager para instalar antenas WiMAX
Principios De Project Management, 2006 14
Interacciones / Stakeholders
• Como un PM, ¿con quién interactúas?
• Interesados (stakeholders) en el proyecto– Sponsor del proyecto– Ejecutivos– Team, equipo de trabajo– Clientes– Contratistas– Gerentes funcionales
Principios De Project Management, 2006 15
Herramientas PM: Software
• Low-end– Características Básicas, administración de tareas,
planes– MS Excel, Milestones Simplicity
• Mid-market– Manejan grandes proyectos, múltiples proyectos,
herramientas de análisis– MS Project (aprox. 50% del mercado)
• High-end– Muy grandes proyectos, necesidades especiales,
empresas corporativas– Primavera Project Manager
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Herramientas: Carta Gantt
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Herramientas: Diagrama de Red
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9 Área del Conocimiento PMI
• Integración (Project integration management)• Alcance (Scope)• Tiempo (Time)• Costo (Cost)• Calidad (Quality)• Recursos humanos (Human resource)• Comunicaciones (Communications)• Riesgo (Risk)• Adquisiciones (Procurement)
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Primeros Principios
• Un tamaño no acomoda todo
• Espectros– Tipos de Proyectos– Tamaños– Formalidad y rigor
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Porqué desarrollo rápido
• Entrega más rápida
• Riesgo reducido
• Visibilidad creciente al cliente
• No abandonar la calidad del trabajo
Principios De Project Management, 2006 21
Estrategia
• Evasión del error clásico
• Fundamentos de desarrollo
• Gestión del riesgo
• Prácticas orientadas a itinerarios
Principios De Project Management, 2006 22
Cuatro dimensiones del proyecto
• Personas
• Proceso
• Producto
• Tecnología
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Triángulo de Trade-off
• Rápido, barato, bueno. Elegirlos bien y equilibrarlos.
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Triángulo de Trade-off
• Saber cuáles de éstos son fijos y variables para cada proyecto
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Personas
• “Es siempre un problema de la gente ” Gerald Weinberg, “The Secrets of Consulting”
• Productividad del desarrollador: rango de 10-a-1
- Mejoras:- Selección de equipo de trabajo- Organización del equipo de trabajo- Motivación
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Personas
• Otros factores de éxito– Asignar personas a tareas– Desarrollo de carrera– Balance: individuo y equipo – Comunicación clara
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Proceso
• ¿Es sofocante el proceso?
• 2 Tipos: Gerencial & Técnico
• Fundamento de desarrollo
• Garantía de calidad
• Gestión del riesgo
• Planificación del ciclo de vida
• Evitar el abuso de negligencia
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Proceso
• Orientación del cliente
• Mejora de la madurez del proceso
• Evitar reinicios
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Producto
• La dimensión “tangible”
• Gestión del tamaño del producto
• Características y requisitos del producto
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Tecnología
• A menudo la dimensión menos importante
• Selección de lenguaje y herramientas
• Valor y costo de reutilización
Principios De Project Management, 2006 31
Planificación
• Determinar los requisitos
• Determinar los recursos
• Seleccionar el modelo del ciclo de vida
• Determinar la estrategia de las características de producto
Principios De Project Management, 2006 32
Seguimiento
• Costo, esfuerzo, itinerario
• Planificado vs. Actual
• ¿Cómo dirigir cuando las cosas se salen del plan?
Principios De Project Management, 2006 33
Medidas
• A la fecha y lo proyectado– Costo– Itinerario (Schedule)– Esfuerzo– Características del producto
• Alternativas– Análisis de Valor Ganado (Earned Value Analysis)– Tasa defecto– Productividad– Complejidad
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Fundamentos Técnicos
• Requerimientos
• Análisis
• Diseño
• Construcción
• Calidad de las Promesas (seguridad)
• Despliegue
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Etapas de Evaluación de Proyectos
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Fases de un Proyecto
• Todos los proyectos son divididos en fases
• Todas las fases juntas son conocidas como El Ciclo de Vida del Proyecto
• Cada fase es marcada a medida que se completan los Entregables (Deliverables)
• Identificar la fase primaria de un proyecto telecom
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Ciclo de Vida: Relaciones
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Ciclo de Vida de un Producto
• Otra mirada del ciclo de vida del producto es:
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Proyecto de cinco fases
• Ejemplo de desarrollo y lanzamiento al mercado de un nuevo servicio:
Principios De Project Management, 2006 40
Errores Clásicos
• “Súplicas Seductivas”
• Tipos– Persona-Relacionado– Proceso-Relacionado– Producto-Relacionado– Tecnología-Relacionado
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Errores Persona-Relacionado Parte 1
• Motivación mermada
• Personal débil– Débil vs Joven
• Empleados problemáticos
• Heroísmo
• Adición de gente a un proyecto retrasado
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Errores Persona-Relacionado Parte 2
• Oficinas ruidosas, apretadas
• Fricción entre Desarrollador y Cliente
• Expectativas poco realistas
• Optimismo desmedido
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Errores Persona-Relacionado Parte 3
• Carencia de patrocinio eficaz del proyecto
• Carencia de un proveedor interesado
• Carencia de aportes del cliente
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Errores Proceso-Relacionado Parte 1
• Cronogramas (Schedules) optimistas
• Gestión del riesgo insuficiente
• Falta de contratista
• Planificación insuficiente
• Abandono del plan bajo presión
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Errores Proceso-Relacionado Parte 2
• Tiempo perdido durante el inicio difuso del proyecto
• “Cortocircuitos” en actividades “aguas arriba”
• Diseño inadecuado
• “Cortocircuitos” en la garantía de calidad
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Errores Proceso-Relacionado Parte 3
• Gestión del control insuficiente
• Omitir tareas importantes para cumplir presupuesto
• Planificación para lograr objetivos “después”
Principios De Project Management, 2006 47
Errores Producto-Relacionado
• Requerimientos muy elevados
• Características muy pobres
• Desarrollo muy “exquisito”
• Negociación “tira y afloja”
• Desarrollo orientado a la investigación
Principios De Project Management, 2006 48
Errores Tecnología-Relacionado
• Sobreestimación de ahorros en herramientas y nuevos métodos
• Cambio de herramientas a “medio proyecto”
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Project Management
Procesos, Organización
Principios De Project Management, 2006 50
Hoy
• Fundamentos PMI • Organización del Proyecto• Selección del Proyecto• Gestión del Portfolio del proyecto• Enunciado del Trabajo (Statement Of Work,
SOW)• Carta del Proyecto (carta fundacional)
Principios De Project Management, 2006 51
Tasa de éxito de proyectos
• El informe 2001 de Standish Group demostró una clara mejora en el éxito de proyectos IT desde 1995
– Tiempos excedidos: disminuido a 63% comparado a 222%
– Costos excedidos bajaron a 45% comparado a 189%
– Características requeridas aumentaron a 67% comparado a 61%
– En EEUU 78.000 proyectos fueron exitosos vs. 28.000 de 1995
– 28% de los proyectos IT tuvieron éxito comparado a 16%
Principios De Project Management, 2006 52
Tasa de éxito de proyectos
• ¿Por qué las Mejoras?• Costo promedio reducido a la mitad• Mejores herramientas para monitoreo y
control• Project Manager más expertos, más
procesos, clientes más involucrados• Y “el hecho de que hay procesos es
significativo en sí mismo. “
Principios De Project Management, 2006 53
¿Por qué los proyectos tienen éxito?
• Cómo identificar un potencial de éxito en los proyectos– ¿Qué métricas podrías mirar?
• Tamaño del Proyecto
• Duración del Proyecto
• Tamaño del team del Proyecto
Principios De Project Management, 2006 54
¿Por qué los proyectos tienen éxito?
– Ayuda Ejecutiva– Cliente involucrado– Project Manager experimentado– Objetivos de negocio claros – Alcances minimizados– Infraestructura de software estándar – Requisitos básicos firmes – Metodología formal– Estimaciones confiables
Standish Group “CHAOS 2001: A Recipe for Success”
Principios De Project Management, 2006 55
¿Por qué ayuda ejecutiva?
• La gerencia superior puede ayudar a:– Asegurar los recursos adecuados– Conseguir la aprobación para las necesidades
únicas del proyecto de una manera oportuna– Recibir la cooperación de la gente a través de la
organización– Proporcionar liderazgo y guía
Principios De Project Management, 2006 56
Triada de Interesados
• 1. Representante de la función• El “business person”
• El Experto del tema
• 2. Patrocinador ejecutivo• Visionario y campeón del proyecto• También “El General”
• No el Project Manager, Viejito Pascuero o el Técnico
• 3. Project Manager• El “eje”, “parte fundamental”
• Debe ser “multi-lingüe”
Principios De Project Management, 2006 57
• Definir el alcance del proyecto
• Identificar stakeholders, responsables, y procedimientos de escalada
• Desarrollar la lista de tareas detallada (work breakdown structures)
• Estimar requisitos de tiempo• Desarrollar el organigrama
inicial de la gestión del pryecto
• Identificar los recursos y el presupuesto requeridos
• Evaluar los requisitos del proyecto
• Identificar y evaluar los riesgos Preparar plan de contingencia
• Identificar interdependencias• Identificar y seguir los hitos
críticos• Participar en la revisión de las
fases del proyecto• Asegurar los recursos
necesarios• Manejar el proceso del control
de cambio• Reportar el estado del proyecto
Las 15 Funciones de trabajo de un PM
*Northwest Center for Emerging Technologies, "Building a Foundation for Tomorrow: Skills Standards for Information Technology,"Belleview, WA, 1999
Principios De Project Management, 2006 58
PMBOK
• Estructuras PM por– A) Procesos
– B) Áreas del conocimiento
• Procesos: 2 tipos– 1. Procesos PM: describiendo y organizando el
trabajo del proyecto– 2. Procesos Producto-orientados: especificando y
construyendo el producto del proyecto
Principios De Project Management, 2006 59
Marco PMI
Source: Project Management Institute
Principios De Project Management, 2006 60
Los 5 grupos de proceso PMI
• 1. Iniciación• 2. Planificación• 3. Ejecución• 4. Control• 5. Cierre
• Nota: éstos se pueden repetir para cada fase • Cada proceso es descrito por:
• Entradas• Herramientas & Técnicas• Salidas
Principios De Project Management, 2006 61
Conceptualización de las Etapas
Principios De Project Management, 2006 62
Grupos de Proceso PMI
Source: Project Management Institute
Principios De Project Management, 2006 63
PMI: Enlace de Procesos
Principios De Project Management, 2006 64
Interacciones de las Fases PMI
Initiating
ProcessesPlanning
Processes
ControllingProcesses
ExecutingProcesses
ClosingProcesses
Design Phase
InitiatingProcesses
PlanningProcesses
ControllingProcesses
ExecutingProcesses
ClosingProcesses
Implementation Phase
Principios De Project Management, 2006 65
Los 5 grupos de proceso PMI
Principios De Project Management, 2006 66
PMI: Proceso de Inicio
• Entradas– Descripción del
Producto
– Plan Estratégico
– Criterios de selección del proyecto
– Información Histórica
• Salidas– Carta del proyecto
– Project Manager asignado
– Restricciones
– Supuestos
Principios De Project Management, 2006 67
• Planificación del Alcance• Definición del Alcance• Definición de la Actividad• Orden de la Actividad• Estimación de la Duración
de la Actividad• Planificación de Recursos• Estimación de Costos• Presupuesto de Costos
• Planificación del Riesgo• Desarrollo del Schedule• Planificación de la Calidad• Planificación de las
Comunicaciones• Planificación de la
Organización• Adquisición de Personal• Planificación de la
Adquisición• Desarrollo del Plan de
Proyecto
Idear y mantener un esquema realizable para lograr el negocio necesitan que el proyecto fue iniciado para dirigirlo
PMI: Proceso de Planificación
Principios De Project Management, 2006 68
PMI: Proceso de Ejecución
• Ejecución del Plan de Proyecto
• Verificación de Alcance
• Garantía de Calidad• Desarrollo de Equipo
de Trabajo
• Distribución de la Información
• Solicitación• Selección de la Fuente• Administración del
Contrato
Coordinando gente y otros recursos para realizar el plan
Principios De Project Management, 2006 69
PMI: Proceso de Control
• Control Global de Cambios.
• Control de Cambio de Alcance
• Schedule Control• Control de Costo• Control de Calidad
• Reporte de Performance
• Control de Respuesta del Riesgo
Asegurarse de que los objetivos del proyecto sean resueltos supervisando y midiendo progreso y tomando medidas correctivas cuando sean necesarias
Principios De Project Management, 2006 70
PMI: Proceso de Cierre
• Cierre Administrativo• Finiquito de Contrato
Formaliza la aprobación del proyecto o de la fase y proporcionar una finalización ordenada
Principios De Project Management, 2006 71
Resumen
Principios De Project Management, 2006 72
Áreas del Conocimiento PMI
Principios De Project Management, 2006 73
Importancia de fases
• Definir puntos de revisión para la gestión– “Salida de Fase” o “kill points”– Asegurar la alineación continua a través de
metas– Formas de Validación & Verificación (V&V)
Principios De Project Management, 2006 74
Entendiendo OrganizacionesMarco Estructural: Enfocado en roles y responsabilidades, coordinación y control. La ayuda de las cartas de organización define este cuadro.
Marco recursos Humanos: Enfocado en proveer la armonía entre las necesidades de la organización y las necesidades de la gente.
Marco Político: Asume que las organizaciones son coaliciones integradas por individuos y grupos de interés variados. El conflicto y la
energía son cuestiones claves.
Cuadro Simbólico: Enfocado en símbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es
importante.
Principios De Project Management, 2006 75
Estructuras Organizacionales
• Funcionales– Ingeniería de Marketing, Diseño, etc
• De Proyecto– Project A, Project B– Ingresos desde otros proyectos
• Matriciales– Basadas en Funcionales y de Proyecto
Principios De Project Management, 2006 76
Organización Funcional
• Pros– Clara definición de autoridad– Eliminación de duplicados– Fomenta especialización– Roles y caminos claros
• Contras– “Murallas”: Pueden deteriorar la orientación al cliente– “Silos” crean ciclosde decisión más largos– Conflictos entre áreas funcionales– Líderes de proyecto tienen poco poder
Principios De Project Management, 2006 77
Organización de Proyecto
• Pros– Unitdad de mandato
– Comunicación inter-proyecto efectiva
• Contras– Duplicación de facilidades
– Camino profesional
• Ejemplos: Aviación militar, construcción
Principios De Project Management, 2006 78
Matriz de Organización
• Pros– Integración del proyecto a través de líneas funcionales
– Uso eficiente de recursos
– Se conserva equipos funcionales
• Contras– Dos jefes por personal
– Complejidad
– Conflictos entre recursos y prioridades
Principios De Project Management, 2006 79
Formas de Matriz
• Débil, fuerte, equilibrado
• Grado de energía relativa
• Débil: funcional-céntrico
• Fuerte: proyecto-céntrico
Principios De Project Management, 2006 80
Impacto Organizacional
• La forma puede afectar grandemente tu papel• Determinar qué habilidades necesitarás para qué
funciones• La nueva “Project Office”
– A) Como gerencia de proyecto centralizada
– B) Como oficina adiestradora e informadora para los equipos de proyectos
• La “Enterprise Project Management Office” (EMPO)
Principios De Project Management, 2006 81
Porqué las firmas invierten en TI
Principios De Project Management, 2006 82
Planificación de Procesos de IT
Principios De Project Management, 2006 83
Métodos para seleccionar proyectos
• Usualmente hay (siempre?) más proyectos que el tiempo y recursos disponibles para implementarlos
• Por lo tanto: Es importante seguir un proceso lógico para seleccionar proyectos IT en qué trabajar.
• Métodos incluyen– Enfocarse en abordar necesidades– Proyectos categorizables (tipificación)– Métodos de financiamiento– Modelos con puntaje por pesos
Principios De Project Management, 2006 84
Ancho de las necesidades Organizacionales
• A menudo es difícil dar una justificación fuerte para muchos proyectos IT, pero se está de acuerdo en que tienen un alto valor.
• Tres criterios importantes para proyectos:– Hay una necesidad para el proyecto– Hay capital disponible– Hay una fuerte voluntad para hacer que el
proyecto tenga éxito.
Principios De Project Management, 2006 85
Categorizando Proyectos IT
• Una categorización: si el proyecto es direccionable– un problema– una oportunidad– un directivo
• Otra: cuánto tiempo tomará y cuando es necesario
• Otra: prioridad total del proyecto
Principios De Project Management, 2006 86
Project Portfolio Management• Portfolio: un grupo de proyectos IT bajo una
estructura de administración coordinada• Hay diferentes ‘modelos de portfolio’:
– Modelo de Retorno Económico– VPN, TIR, ROI
– Modelo de Costo-beneficio– Puede incluir factores menos tangibles
– Modelo de Estudio de Mercado– Para nuevos productos
• Cada uno considera valores relativos e interacciones recursos/presupuesto
Principios De Project Management, 2006 87
Portfolio Management
• Un acercamiento de 5 niveles
• 1. Crear una Base de Datos del Portfolio• Nombres y descripciones de proyectos
• Estimación de costos, cuadros de tiempo, personal
– Beneficios• Tachar redundancias
• Comunicación entre orgs y teams
Principios De Project Management, 2006 88
Portfolio Management
• 2. Priorizar Proyectos – Probar rankings cuantificables
• Riesgo y retorno
– Aplacar subjetividad y desacuerdos
• 3. Dividir los presupuestos basados en tipo– Para alinear con las necesidades del negocio– Ejemplo: inversiones estratégicas
Principios De Project Management, 2006 89
Portfolio Management
• 4. Automatizar el depósito– Entrada de los nuevos datos (nuevos proyectos)– El seguir automatizado (integración con
software PM)
• 5. Aplicar teoría del portfolio moderno– Ejemplo: www.modporttheory.com– Más avanzado que la mayor parte de nuestras
necesidad
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