PROCESSO D’ACQUISTO DI MEETING ED EVENTI

Ricerca MPI Foundation con EIBTM ed MCI, condotta da The European Institute of Purchasing Management

Sintesi a cura di Rodolfo Musco, CMM, CMP emeritus

Panelists

Arianna Caldon Key Congress & Communication

Cesare Businelli European Institute of

Purchasing Management”

Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of

Gastrointestinal and Abdominal Radiology

Maurizia Laurati Global Family Banker di

Banca Mediolanum

Raffaele La Monica Aedus

Rodolfo Musco, CMM, CMP

Linda PereiraCPL events

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Scopi della ricerca

• Analizzare le pratiche commerciali della meeting industry (processi d’acquisto, aspettative di chi compra e delle agenzie, gap)

• Scegliere le pratiche migliori

• Fornire raccomandazioni per il futuro

1° tema di ricerca: Contesto

3 - 4

Definire e mettere in evidenza le diverse tipologie di convegni e il loro “peso” in ciascun segmento industriale

Tipologia degli eventi di comunicazione aggregata

3 - 5

CongressiIncentive travelKick offSimposiSeminariSpettacoli sponsorizzatiTrade showEtc.

ConventionSeminariViaggi incentiveAdvisory boardKick offRetreatEtc.

2° tema di ricerca: Struttura delle funzioni acquisto

3 - 6

Ottenere una descrizione del processo di acquisto di meeting ed eventi e fare un confronto tra i punti di vista dei buyer e delle agenzie

3° tema di ricerca: Fasi del processo d’acquisto

3 - 7

Comprendere meglio il processo generale di acquisto e le strategie dei buyer e delle agenzie

4° tema di ricerca: Analisi del processo d’acquisto

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Analizzare lo sviluppo del processo d’acquisto e le richieste delle aziende e delle agenzie per ogni sua fase

Lato tecnico: 10 fasi del processo normale d’acquisto1. Comprendere i bisogni interni2. Analizzare il mercato3. Definire la strategia d’acquisto per

segmento4. Ricercare i fornitori potenziali5. Selezionare un gruppo di fornitori6. Definire il piano d’azione e sviluppare le

strategie7. Riassumere i punti qualificanti e inviare

la RFQ

8.8. Negoziare e definire il contrattoNegoziare e definire il contratto9. Valutare il fornitore10. Evolvere il processo d’acquisto3 - 9

Lato tecnico: 9 fasi del processo d’acquisto di un meeting1. Analisi dei bisogni e delle specifiche2. Richiesta della proposta (RFP invece che

RFQ)

3.3. Proposta schematica dell’agenziaProposta schematica dell’agenzia

4.4. Approfondimento della proposta e Approfondimento della proposta e definizione dei punti qualificantidefinizione dei punti qualificanti

5.5. Presentazione del progetto da parte Presentazione del progetto da parte dell’agenziadell’agenzia

6.6. NegoziazioneNegoziazione

7.7. Stesura del contrattoStesura del contratto

8.8. Esecuzione del contrattoEsecuzione del contratto9. Valutazione dei risultati3 - 10

Lato “relazionale”

A) Commitment

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E’ la variabile più usata negli studi sui rapporti tra venditore ed acquirente

E’ percepito come il desiderio di continuare la relazione e di lavorare per fare in modo che essa continui

Lato “relazionale”

B) Trust

3 - 12

E’ una variabile fondamentale quando si analizza la relazione tra le parti = ciascuna agirà nell’interesse dell’altra

“Desiderio di potersi affidare al partner nel quale si ha fiducia”

Lato “relazionale”

C) Interdipendenza

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E’ strettamente connessa alla suddivisione del “potere” tra le parti

“Il potere di chi acquista o di chi vende è strettamente connesso alla loro interdipendenza nella relazione”

Punti principali emersi

1) Difficoltà a comprendersi

“Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra”

“Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno”

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Le AGENZIE NON conoscono il processo d’acquisto delle aziende clienti, non conoscono chi lo esegue

Ogni AZIENDA ha modalità operative e opinioni diverse

Punti principali emersi

1) Difficoltà a comprendersi

“Ciascuna parte conosce poco il lavoro dell’altra”

“Gli uffici acquisti non conoscono il valore della progettazione del convegno”

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L’UFFICIO ACQUISTI NON comprende il ruolo delle agenzie e, soprattutto, come si svolge il loro lavoro

Questo dipende dal “cost model” delle agenzie che appare confuso. I PURCHASER hanno bisogno di dati chiari, determinati e precisi

Le AGENZIE hanno difficoltà, e, per rispondere alle RFP, si devono concentrare sui costi invece che sul VALORE AGGIUNTO

Punti principali emersi

2) Proposte poco trasparenti

”Gli uffici acquisti vogliono essere certi che le agenzie spuntino ai provider il

miglior prezzo possibile”

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L’UFFICIO ACQUISTI ha dubbi su come le agenzie conducono la negoziazione, per cui pongono paletti

Le AGENZIE dovrebbero sviluppare strategie diverse per progetti “piccoli” e progetti “grandi”

Le AGENZIE dovrebbero essere più chiare

Le AGENZIE dovrebbero mettere in evidenza il valore aggiunto che apportano al progetto.

Punti principali emersi

3) Maggiore frustrazione per le agenzie”Le agenzie trovano frustrante il modo

in cui i buyer valutano il loro lavoro”

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a) I buyer non li considerano “professionisti” e vedono soltanto gli aspetti finanziari e non quelli creativi

b) I buyer non rispettano il lavoro delle agenzie.

Piu’ agenzie in gara – NON PAGATE - allo scopo di trarre vantaggio da una pluralità di opzioni

Punti principali emersi

4) Rapporti col Corporate Meeting Planner”La presenza di un meeting planner

aziendale cambia i rapporti tra buyer e agenzia”

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a) Il meeting planner aziendale funge da COORDINATORE ponendosi come ponte tra il committente interno e il purchasing

b) Funge anche da COLLEGAMENTO tra agenzia e reparti aziendali e aiuta le parti a comprendere e rispettare i ruoli reciproci

Servizi richiesti all’agenzia

La strategia d’acquisto

Sembra che gli uffici acquisti non hanno schemi precisi e strumenti per “leggere” i bisogni del mercato e le tendenzeSolo il 50% dei buyer affermano di avere strategie di acquisto di meeting & eventi

La strategia d’acquisto

Chi guida il progetto?

La presenza di un meeting planner influenza la strategia d’acquisto?

Sì, perché:1) Aiuta a definire la strategia d’acquisto2) Segmenta gli elementi dell’accordo3) Pone l’attenzione sulla tipologia specifica del meeting4) Sviluppa la ricerca delle agenzie che possono lavorare sul convegno con maggiore competenza

Le relazioni (3 “virtu’ etiche”)

Giustizia“Rispettare gli accordi sottoscritti”“Assumersi le responsabilità”“Non diffondere informazioni confidenziali”

Equità“Dare priorità agli interessi del partner”“Rispettare gli interessi in fase di negoziazione”

Fiducia“Sviluppare relazioni forti e durature”

Le aspettativeAcquisti / Corporate Meeting Planner

“Le agenzie dovrebbero avere una buona conoscenza del settore di attività dell’azienda”“Le agenzie dovrebbero capire meglio le necessità ed essere più precise nelle proposte”“Le proposte devono essere originali e creative”

Agenzie“I buyer dovrebbero conoscere meglio i meeting”“Dovrebbero dare più valore alla consulenza e alla gestione”“Dovrebbero essere precisi sui criteri per evitare lavoro inutile

PRATICHE

Step 1 = Definizione dei bisogni e specifiche

1Briefing generico e orale

2Specifiche tecniche generiche e scritte

3Obiettivi chiari, precisi, ben definiti. Definizione delle funzioni

PRATICHE

Step 2 = Richiesta di proposta (RFP)

1Nessuna RFP

2L’invito alla gara è spedito via email o posta

3L’invito alla gara è reso disponibile su e-procurement

PRATICHE

Step 3 = Proposta

1Budget basato su cifra unica

2Viene prodotto un suddivisione parziale del costo

3Specifica dei costi voce per voce. Il fee d’agenzia è indicato in maniera specifica

PRATICHE

Step 4 = Valutazione delle proposte

1Fatta in base a sensazioni

2Fatta in base a analisi comparative generali delle proposte

3Fatta in base a una griglia per più fattori e specifica

PRATICHE

Step 5 = Presentazione del progetto

1Progetto standard e generalizzato

2Progetto analitico di buona qualità espositiva

3Progetto personalizzato con ipotesi alternative ed esempi di casi analoghi

PRATICHE

Step 6 = Negoziazione

1Sempre condotta sul prezzo, indipendentemente dai contenuti

2Condotta sul prezzo e sulla qualità dei contenuti della proposta

3Condotta sul valore della proposta

PRATICHE

Step 7 = Redazione del contratto

1Ordine confermato verbalmente

2Ordine scritto (“proposta accettata”)

3Ordine confermato con contratto stipulato tra le parti

PRATICHE

Step 8 = Esecuzione del contratto

1Valutato soltanto al termine dell’evento

2Meeting periodici per valutare l’andamento del progetto

3L’accordo prevede le tappe e gli strumenti di valutazione congiunta

PRATICHE

Step 9 = Valutazione

1A sensazione, senza alcun elemento quantitativo

2Fatta con una indagine di gradimento presso i partecipanti

3Fatta in base a strumenti concordati , come ROI e ROO

Step con il maggior impatto sui criteri di successo

Pratiche per ciascun “livello di maturità”

Panelists

Arianna Caldon Key Congress & Communication

Cesare Businelli European Institute of

Purchasing Management”

Brigitte Lindlbauer ESGAR, European Society of

Gastrointestinal and Abdominal Radiology

Maurizia Laurati Global Family Banker di

Banca Mediolanum

Raffaele La Monica Aedus

Rodolfo Musco, CMM, CMP

Linda PereiraCPL events