View
264
Download
15
Category
Preview:
Citation preview
PROJEK KIKKUMPULAN MIDAS
Menjimatkan masa dan kos pengendalian laporan Pemantauan Profesionalisma
Pensyarah (PRO-PENS)
ABSTRAK
Selaras dengan keperluan MQA (Klausa 7.11 Code of Practice forInstitutional Audit), UiTM Cawangan Sabah mengamalkan PemantauanProfesionalisma Pensyarah (PRO-PENS) setiap semester berdasarkan rubrikyang terkandung dalam Pekeliling Akademik Bil. 4 Tahun 2012. Namun,syarat untuk memantau sekurang-kurangnya 30% pensyarah setiapsemester bermakna Pengerusi PRO-PENS perlu mengendalikan banyaklaporan PRO-PENS. Amalan sediaada mempunyai beberapa kelemahan iaituia menggunakan bilangan kertas yang banyak serta ada kemungkinanlaporan lewat diterima oleh PTJ serta pensyarah. Dengan projek KIK ini, satusistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusatmenggunakan pangkalan data (sistem online) dicadangkan bagi mengatasimasalah ini.
1. Pengenalan2. Pemilihan Masalah3. Analisis Peluang Penambahbaikan4. Cadangan Penyelesaian 5. Perlaksanaan Projek6. Penilaian Pencapaian7. Tindakan Pembetulan 8. Pemantauan
9. Penyeragaman
10. Pencapaian dan Value Creation
Aturcara pembentangan
PEN
GEN
ALA
N
SEJARAH UiTM CAWANGAN SABAHMAC 1973 DITUBUHKAN PADA BULAN MAC 1973 DENGAN KERJASAMA
YAYASAN SABAH DAN KERAJAAN NEGERI SABAH, BERTEMPAT DISEMBULAN, KOTA KINABALU DIKENALI DENGAN NAMA YAYASANSABAH-INSTITUT TEKNOLOGI MARA (YS-ITM)
KULIAH TELAH BERMULA PADA 26 JULAI DENGANPENGAMBILAN PERTAMA KUMPULAN PELAJAR SERAMAI 157ORANG
OGOS 1973 DIBUKA DENGAN RASMINYA PADA 17 OGOS OLEH KETUAMENTERI SABAH, TUN DATU HJ MUSTAPHA BIN DATU HARUN
FEBRUARI1979
PEMBANGUNAN FIZIKAL KAMPUS KUALA MENGGATAL BERMULADENGAN ISTIADAT PELETAKAN BATU ASAS OLEH T.Y.T. NEGERISABAH, TUN MOHAMAD ADNAN ROBERT PADA 24 FEBRUARI1979
FEBRUARI1982
JANUARI 1992
PERPINDAHAN KE KAMPUS TETAP DI KUALA MENGGATALBERMULA
PROSES PERPINDAHAN BERAKHIR
VISIMenjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan
akademik bagi menerajui dinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia
supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika.
MISIMempertingkatkan keilmuan dan kepakaran Bumiputera dalam semua bidang menerusi
penyampaian program profesional, penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang
berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan
FALSAFAHSeseorang individu mampu berusaha untuk mencapai kecemerlangan melalui pemindahan ilmu
serta penerapan nilai-nilai murni bagi melahirkan graduan profesional yang berperanan
membangunkan diri, ilmu, masyarakat dan negara.
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
CARTA ORGANISASI
PENGENALAN KUMPULAN
M I D A S
DITUBUHKAN PADA
5 MEI 2015
TERDIRI DARIPADA
7 ORANG AHLI
BORANG PENDAFTARAN KIK MIDAS
PENGENALAN KUMPULANApa itu MIDAS?
Dalam mitologi Yunani, Midas merupakan seorang raja yangberkemampuan untuk mengubah segala benda yang dipegangmenjadi emas.
Kenapa MIDAS?
Nama ini dipilih kerana kumpulan ini ingin memberi gambaranbahawa sesuatu yang sedia ada berkemampuan diubahmenjadi benda yang berharga, iaitu ia mampu menjadiemas kepada pihak pengurusan dari segi keberkesanannya.
PENGENALAN KUMPULAN
MIDAS juga adalah singkatan kepada Management Information Development Automated System dan ini memberi gambaran kepada kerja-kerja kumpulan
yang menggunakan Information Development bagi mencipta satu Automated System untuk memudahkan kerja-
kerja Management.
Management Information Development Automated
System
Definisi logo
Warna keemasan melambangkan betapa berharganya cetusan idea daripada ahli kumpulan. Susunan huruf dari jauh hingga ke depan dan seterusnya jauh lagi menunjukkan idea yang didapati daripada kerja-kerja lepas yang diperbaiki untuk kebaikan masa depan.
VISI
Menjadi
pemangkin
kepada proses
pencapaian
kepuasan hati
pelanggan
UiTM Sabah
Memantapkan
proses kerja
sedia adaMISI
Objektif KUMPULAN
Membantumelicinkan jentera
pengurusan melaluiproses
pengautomasian
Membantu dari segi penyediaan maklumat yang cepat dan tepat
untuk proses membuat keputusan
Membantu ke arahpencapaian
piagam pelangganorganisasi
Moto Kumpulan
CEPAT
DAN
TEPAT
Etika kumpulan
Menerapkan komitmentterhadap pengumpulan
dan penyampaianmaklumat yang tepat
Membudayakan semangatberpasukan demi
kepentingan kumpulan
Mencerminkan keikhlasandalam menjalankan
tugasan
Meneruskan usaha dalammenghadapi segala
cabaran
PENCAPAIAN KUMPULANINI MERUPAKAN
PROJEK KEDUA
KUMPULAN MIDAS
Ahli-ahli kumpulan menghadiri bengkel
KIK 2015
Sijil kehadiran bengkel KIK 2016
EMAS MINI
KONVENSYEN
KIK SABAH 2015
PENCAPAIAN KUMPULAN
PENCAPAIAN KUMPULAN
PERAK KONVENSYEN KIK
PERINGKAT UiTM 2015
Sistem CAR telah diimplementasi di UiTMCawangan Sabah kelulusan MPE Ke-27, 4
Februari 2016
Latihan kepada staf (29 Julai 2016) projek KIK MIDAS tahun 2015
Carta Organisasi Kumpulan
DR MAY LIU SIAW MEI (KETUA)
PM GAN GIN HOON (FASILITATOR)
DATUK DR HJ ABDUL KADIR HJ ROSLINE
(AHLI)
PN JANIS HJ JAMADIL (AHLI)
PN UNG LING LING (AHLI)
PN NASRAH NAHARU (AHLI)
PN LATIFAH AHMAD (AHLI)
PN DINDA ATIL (AHLI)
AHLI KUMPULAN DAN KRITERIA PEMILIHAN
AHLI JAWATAN BAHAGIAN TARIKH BERKHIDMAT DI UiTM SABAH
KEKUATAN
PENSYARAH KANAN
AKADEMI PENGAJIAN BAHASA 25 SEPTEMBER 2006 PERANCANGAN
REKTOR PEJABAT REKTOR 2 NOVEMBER 1988 PEMANTAUAN, PERSEMBAHAN
TIMBALAN PENDAFTAR KANAN
BAHAGIAN PENTADBIRAN 1 MAC 1982 PENGUMPULAN DATA
PENSYARAH KANAN
FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK
3 JANUARI 2007 PENGATURCARAAN
PENSYARAH FAKULTI SAINS KOMPUTER DAN MATEMATIK
3 JUN 2011 PENGATURCARAAN
PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
INFOTECH 1 FEBRUARI 2010 PEMANTAPAN SISTEM
KERANI UNIT PENGURUSAN KUALITI 21 JULAI 1991 PENGREKODAN
AGIHAN TUGASTUGAS/AHLI
Merancang / /
Melaksana / / /
Pantau / /
Kutip Data / / /
Catat fakta /
Menganalisis / / / / /
Kehadiran mesyuarat tahun 2016Ahli
2016
7 Jan 4 Feb 24 Mac 12 Apr 12 Mei 24 Jun 15 Jul 20 Ogos 27 Sept 4 Okt 14 Nov %
Dr. May Liu Siaw Mei
100%
Datuk Dr Hj Abdul Kadir Hj Rosline
UR UR UR 73%
Pn. Janis Hj Jamadil
UR 91%
Pn. Ung Ling Ling
UR 91%
Pn. Nasrah Naharu
CBersalin CBersalin CBersalin CBersalin CBersalin CBersalin 45%
Pn. LatifahAhmad
UR 91%
Pn. Dindah Atil
100%
UR = urusan rasmi
CBersalin = cuti bersalin
Perancangan Pencapaian sebenar
Aktiviti Masa
Bulan Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov
Minggu 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
Pemilihan masalah Kaedah brainstorming Kaedah SMART
Analisis pelpenambahbaikan Carta alir kerja Rajah Ishikawa
Cadangan penyelesaian Rajah pokok Penilaian cadangan
Pelaksanaan projek Ujilari Pelaksanaan skala kecil
Penilaian pencapaian Perbincangan kelemahan
sistem
Tindakan pembetulan Cadangan
penambahbaikan Pelaksanaan tindakan
Pemantauan Pemeriksaan pelaksanaan
Penyeragaman Perkongsian ilmu dengan
kampus lain
Pencapaian dan Value Creation
PEM
ILIH
AN
MA
SALA
H
1. Pemilihan Masalah
2. Analisis Peluang
Penambahbaikan
3. Cadangan
Penyelesaian
4. Pelaksanaan
Projek5. Penilaian Pencapaian
6. Tindakan Pembetulan
7. Pemantauan
8. Penyeragaman
9. Pencapaian dan Value
Creation
PEMILIHAN MASALAH DOKUMEN UTAMA
PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING
PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING
BIL MASALAH PENERANGAN CADANGAN PENYELESAIAN
PENCADANG
1 Masa yang lama diperlukan untuk mengedar dan mengekstrak laporan PRO-PENS
- Bilangan aktiviti PRO-PENS yangbanyak (4 kali setahun dan ke atas30% pensyarah setiap kali)
- Pengerusi PRO-PENS perlumemproses dan mengekstrak laporanyang banyak
- Laporan perlu diedarkan kepadasetiap Koordinator Program danseterusnya dari Koordinator Programkepada pensyarah
- Penyimpanan data yang banyak sukar untuk menganalisa kekerapanpemantauan terhadap pensyarahindividu. Masalah pengekstrakan data
Sistem ICT untuk pelaporan PROPENS
PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING
BIL MASALAH PENERANGAN CADANGAN PENYELESAIAN
PENCADANG
2 Sistem e-aduan yang banyak dan tidak berpusat
- Terdapat beberapa sistem e-aduan dalamkampus, bererti ianya tidak berpusat
- Kesukaran menjana laporan tunggal untuktujuan pelaporan
- Kesukaran memantau progress menanganiaduan secara keseluruhan kampus
Sistem ICT untuk pemusatan aduan maklum balas pelanggan
3 Kesukaran membuat penyelidikan berunsur kualitatif dengan data yang banyak
- Kesukaran mengekstrak data kualitatifyang besar
- Dibangkitkan oleh penyelidik kualitatifdalam bidang genre analysis bidangkhusus Linguistik
Sistem ICT untuk penganalisaan dan pengekstrakan data untuk tujuan penyelidikan kualitatif
BIL MASALAH PENERANGAN CADANGAN PENYELESAIAN
PENCADANG
4 Kesukaran untukmendapatmaklumbalasdaripada penyeliaindustri
- Penyelia industri berada di lokasiberasingan
- Ada penyelia industry berada di lokasijauh industrial training pelajar.
- Dibangkitkan semasa Exit MeetingPenilaian Audit Luar INQKA 2015
Sistem ICT untuk pemantauan latihan industri
5 Kesukaran untuk menjejak dokumen kualiti yang telah diedarkan atau diterima
- Banyak dokumen kualiti yangdiedarkan serta diterima sama adadalam kampus atau dari luar kampus
- Sistem manual digunakan dan fail-failberupa fail salinan keras
Sistem ICT untuk pengrekodan dokumen kualiti
PEMILIHAN MASALAH KAEDAH BRAINSTORMING
NO SENARAI MASALAHTAHAP
KRITIKALTAHAP
KEUPAYAANJUMLAH
1.
Masa yang lama untuk mengedarkan dan mengekstrak laporan PRO-PENS
7 9 16
2.Sistem e-aduan yang tidak berpusat
4 4 8
3.
Kesukaran mengendalikan data penyelidikan kualitatif
3 2 5
4.
Kesukaran mendapat maklumbalas penyelia industri
6 4 10
5.Kesukaran menjejak dokumen kualiti
4 7 10
2 -
|0
|1
|2
|3
|4
|5 |6
|7
|8
|9
|
104 -
3 -
1 -
0 -
10-
9-
8 -
6 -
1
2
3
1-3RENDAH
4-6
SEDERHANA
7-10
TINGGI
SENARAI PENDEK KAEDAH UNDIAN
7 -
21
PEMILIHAN MASALAH
5
4
BERDASARKAN PLOT GRAF, SENARAI PENDEK MASALAH ADALAH:
BIL MASALAH PENCADANG
1 Masa yang lama diperlukan untuk mengedarkan laporan PRO-PENS dan mengekstrak data PRO-PENS untuk pensyarah individu
PEMILIHAN TAJUK
KRITERIA PEMILIHAN
Jimat kos
Bersangkutan dengan
matlamat organisasi
Bersangkut-paut dengan tugas
harian
Mudah dan boleh
dijayakan
JIMAT KOS
KATA KUNCI
PROFESIONALISMA
BERSANGKUTAN DENGAN MATLAMAT
ORGANISASI
PRO-PENS - Pemantauan
ProfesionalismaPensyarah
MISIMempertingkatkan keilmuan dan kepakaran Bumiputera dalam semua
bidang menerusi penyampaian program profesional,penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan
kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan
KATA KUNCI
AKADEMIK & PENSYARAH
BERSANGKUT-PAUT DENGAN TUGAS
HARIAN
PRO-PENS - Pemantauan Profesionalisma
Pensyarah
VISIMenjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan
dan kecemerlangan akademik bagi menerajuidinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia
supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika.
CORE
BUSINESS
MUDAH DAN BOLEH DIJAYAKAN
KONSEPSMART
REALITI
SIMPLE PROJEK MUDAHDISELESAIKAN
Projek tidak terlalu rumit
MEASURABLE PROJEK BOLEH DIUKUR
Masa dan penggunaankertas mampu diukur
ACHIEVABLE PROJEK MAMPU DISELESAIKAN
Ahli kumpulan mempunyaikepakaran ICT
REALISTIK PROJEK YANG MUNASABAH
Projek tidak terlalu besarsehingga tidak bolehditangani
TIMELY PROJEK BOLEH DISELESAIKAN DALAMJANGKAMASA YANG DIBERI
Masa satu tahun (2016) yang munasabah untukmelaksanakan projek
Tajuk PROJEK
Menjimatkan masa dan kos pengendalian laporan PRO-PENS
Jimat kos
Bersangkutan dengan
matlamat organisasiBersangkut-paut
dengan tugas harian
Berkaitan dengan
PROFESIONALISMABerkaitan dengan tugas
pensyarah (CORE
BUSINESS)
Mudah dan boleh
dijayakan
PEN
JELA
SAN
PR
OJE
K
7.1 Mechanisms for Programme Monitoring
and Review
7.1.1 Benchmarked Standards
The HEP must have a policy on the
reviewing, monitoring and evaluation of
all programmes offered that utilises
proper mechanisms and resources,
including benchmark data, teaching-
learning methods and technologies,
administration and related educational
services, as well as feedback from
principal stakeholders.
B.1. Aktiviti PRO-PENS bertujuan agar
Fakulti/Pusat Pengajian/Universiti
Negeri/Cawangan dapat memastikan
kelancaran dan jaminan kualiti
P&P bagi membantu usaha dalam
menambahbaik sistem pengajaran dan
pembelajaran sedia ada.
F.1. Laporan PRO-PENS harus dihantar
tidak lewat dari satu (1) bulan
selepas kuliah berakhir.
OBJEKTIF PRO-PENSSumber: BHEA UiTM 2014
ASPEK PRO-PENSSumber: BHEA UiTM 2014
PENGENDALIAN PRO-PENS
Pemantauan pensyarah oleh AJK PRO-PENS yang terdiri daripada pensyarah lain.
Pemantauan sekurang-kurangnya 30% pensyarahaktif setiap semester.
Pelaporan PRO-PENS dibuat setiap semester, dihantar ke kampus induk dan dibentang di Mesyuarat Senat.
CONTOH LAPORAN PRO-PENS YANG MENYELURUH
Masalah Masa yang lama diperlukan untuk mengendalikan laporan PRO-PENS
Definisi Masalah
KEKERAPAN PENGEDARAN LAPORAN SETIAP TAHUN
Terdapat 8 program diploma dan 7 program Ijazah SarjanaMuda (ISM) pada tahun 2015. Semua program diploma perlu dijalankanpemantauan PROPENS dua kali setahun. Begitu juga program ISM.Bilangan kali laporan perlu diedarkan kepada Koordinator Program (KP) /PTJ adalah:8 KP diploma X 2 kali setahun = 16 kali7 KP ISM X 2 kali setahun = 14 kali4 Koordinator fakulti servicing X 2 kali setahun = 8 kaliJUMLAH = 38 kali pengedaran laporanBilangan purata muka surat setiap laporan = 7 muka suratBilangan purata staf yang perlu dipantau setiap tahun = 30% setiap semester X 4 semesterBilangan staf akademik pada tahun 2015 = 168
LATAR BELAKANG PROJEK (MASALAH )
Masalah Masa yang lama diperlukan untuk mengendalikan laporan PRO-PENS
Definisi Masalah PENYIMPANAN DATA YANG BANYAK
Data pemantauan PRO-PENS setiap pensyarah disimpan oleh JK PRO-PEN dalam bentuk salinan keras.
Setelah bertahun-tahun, terdapat kesukaran untuk mengekstrak laporan mengenai kekerapan pemantauan ke atas setiap pensyarah individu.
LATAR BELAKANG PROJEK (MASALAH )
Masalah Masa yang lama diperlukan untuk mengendalikan laporan PRO-PENS
Sumber Data Laporan PRO-PENS 2015
ImplikasiMasalahBerlarutan
Pengedaran laporan PRO-PENS mengambil masa yang lama
Kekurangan efisiensi kerana pengedaran laporan PRO-PENS berpusat pada seorang sahaja (Pengerusi PRO-PENS) padapermulaan proses
Kemungkinan tidak dapat menghantar laporan kepadaTimbalan Naib Canselor pada masa yang telah ditetapkan
Penggunaan kertas serta ruang yang banyak untuk menyimpansalinan laporan (3 salinan)
Kesukaran untuk menilai representativity laporan PRO-PENS kerana kesukaran untuk mendapatkan data kekerapanpemantauan ke atas setiap pensyarah individu
LATAR BELAKANG PROJEK (MASALAH )
ANALISIS 5W1HWHAT Apa masalahnya? Masa yang lama diperlukan untuk mengedarkan hasil
laporan PRO-PENS kepada Koordinator Program dan seterusnya daripada Koordinator Program kepada pensyarah.
Masa yang lama untuk mengekstrak data PRO-PENS untuk menilai kekerapan pemantauan ke atas pensyarah individu.
WHERE Di mana masalah ini berlaku?
UiTM Cawangan Sabah
WHEN Bila masalah ini berlaku?
Setiap semester pengajian diploma dan ISM Setiap kali data PRO-PENS pensyarah individu diminta
WHO Siapa yang terlibat dalam masalah ini?
Pengerusi PRO-PENS, PTJ dan pensyarah yang dipantau Pengguna laporan PRO-PENS (Senat serta Pengurusan
Tertinggi kampus)
WHY Mengapa masalah ini berlaku?
Sistem manual yang menggunakan salinan keras yang diamalkan pada masa kini
HOW Bagaimana masalah ini berlaku?
Carta alir proses PRO-PENS memerlukan hasil pemantauanPRO-PENS diedarkan kepada PTJ setiap semester dandimaklumkan kepada pensyarah serta salinan disimpan oleh3 pihak.
Masa yang lama diperlukan untuk mengedarkan dan mengekstrak
laporan PRO-PENS
Kaedah
manual yang
menggunakan
salinan keras
untuk
mengedarkan
dan
menyimpan
hasil laporan
PRO-PENS
MASALAH
Masa yang lama diperlukan
untuk mengedarkan hasil laporan serta untuk
mengekstrak laporan PRO-PENS untuk pensyarah
individu
MASAPerlukan masa yang lama untuk
membuat pengedaran dan
pengekstrakan laporan
TENAGATenaga kerja lebih tinggi
HASILKelewatan PTJ mendapat laporan
dan memberi maklumbalas kepada
pensyarah atau kelewatan pihak
pengurusan mendapat laporan
PRO-PENS untuk pensyarah
individu
Pembentukan OBJEKTIF PROJEKOBJEKTIF S-M-A-R-T
Specific Memfokus kepada masa/kos dan ini dikaitkandengan efisiensi
Measurable Mengukur masa (dan bahan yang digunakan) untuk mengedarkan laporan PRO-PENS kepadaPTJ, dan masa untuk mengekstrak data PRO-PENS bagi pensyarah individu - iaitu sebelumprojek dan selepas projek KIK
Attainable Mampu dicapai oleh kumpulan MIDAS sertadioperasikan oleh staf pengguna
Relevant Berkaitan dengan keperluan Area 7 COPIA (MQA) serta Pekeliling Akademik UiTM
Time-based Tertumpu kepada semester dan tahun semasa
OBJEKTIF PROJEK
OBJEKTIF 1:
MENJIMATKAN MASA UNTUK MENGEDAR DAN MENGEKSTRAK LAPORAN PEMANTAUAN PRO-PENS
KEPADA KOORDINATOR PROGRAM/PTJ DAN PENSYARAH BERKAITAN
OBJEKTIF 2:
MENJIMATKAN PENGGUNAAN KERTAS DALAM PROSES PELAPORAN PRO-PENS
OBJEKTIF 3:
MEMANTAPKAN LAPORAN PEMANTAUAN PRO-PENS SECARA MENYELURUH
Kesan jika projek tidak dilaksanakan
KERJA TIDAK EFISIEN TENAGA KERJA YANG LEBIH TINGGI KERJA BERULANG-ULANG
PEMBAZIRAN MASA DAN TENAGA
TEMA PROJEK
Menjimatkan masa dan kos pengendalian
laporan PRO-PENS
SASA
RA
N P
RO
JEK
218.5 JAM = 9.1 HARI DIPERLUKAN UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT TERPERINCI SEMUA JK UNTUK
SELURUH KAMPUS
SEMESTER BIL. PENSYARAH
TERLIBAT
BILANGAN STAF YANG DIPANTAU OLEH AJK PRO-PENS
(2015)
(A)
ANGGARAN MASA UNTUK MEMBUAT
SALINAN FOTOKOPI SATU LAPORAN PRO-
PENS
(B)
PURATA MASA UNTUK MENGEDARKAN
LAPORAN PRO-PENS KEPADA KOORDINATOR
(SAMA ADA SALINAN KERAS ATAU SALINAN
SCAN/E-MEL)
(C)
ANGGARAN MASA
KESELURUHAN (MINIT)
(A) X (B+C)
ANGGARAN MASA KESELURUHAN (JAM)
DIPLOMADIS 2014 APR 2015
121 39(32.2%)
1 MINIT 7 MINIT 312 MINIT 5 JAM 12 MINIT
DIPLOMAJUN OKT 2015
119 26(21.8%)
1 MINIT 7 MINIT 208 MINIT 3 JAM 28 MINIT
ISMSEPT 2014 JAN 2015
58 19(32.7%)
1 MINIT 7 MINIT 152 MINIT 2 JAM 32 MINIT
ISMMAC JUL 2015
61 21(34.4%)
1 MINIT 7 MINIT 168 MINIT 2 JAM 48 MINIT
MASA PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS DARIPADA PENGERUSI PRO-PENS KEPADA PTJ
14 JAM
DATA SEBENAR TAHUN 2014/2015 MASA PENGEDARAN
LAPORAN
2015
BIL. PELAJAR 3810
HUBUNGKAIT MASALAH DENGAN
PERANCANGAN KAMPUS
Sumber: Data pelajar Bahagian Hal Ehwal Akademik, UiTM Cawangan Sabah
Objektif kualiti UiTM Cawangan Sabah yang
pertama:
Mencapai enrolmen 6,000 pelajar (sepenuh masa) menjelang 2020.
Sumber: Manual Kualiti UiTM Cawangan Sabah (Ruj: MK.UiTMCSH.01)
BIL. PELAJAR
(DAN SETERUSNYA PENSYARAH)
MASA UNTUK EDARKAN LAPORAN PRO-PENS
KERTAS YANG DIGUNAKAN UNTUK LAPORAN PRO-PENS
SECARA LOGIK
BIL. PENSYARAH TAHUN 2015
(A)
ANGGARAN MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS SETIAP PENSYARAH
INDIVIDU UNTUK 3 TAHUN TERKINI (MINIT)
(B)
ANGGARAN MASA KESELURUHAN (MINIT)
(A) X (B)
ANGGARAN MASA KESELURUHAN (JAM)
168 20 MINIT 3,360 MINIT 56 JAM
DATA SEBENAR TAHUN 2015 ANGGARAN MASA UNTUK
MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU
Laporan PRO-PENS Semester XYZ
Data tidak
diasingkan
mengikut
pensyarah
individu
SEMESTER BIL. PENSYARAH
TERLIBAT
BIL. STAF YANG
DIPANTAU OLEH AJK PRO-PENS
(2015)
(A)
BIL. KEPING KERTAS
UNTUK SETIAP SALINAN
LAPORAN (7 MUKA SURAT)
(B)
BIL. SALINAN YANG
DIPERLUKAN
(C)
BIL. KEPING KERTAS YANG DIPERLUKAN
(A) X (B) X (C)
DIPLOMADIS 2014 APR 2015
121 39(32.2%)
4 KEPING 3 SALINAN 468 KEPING
DIPLOMAJUN OKT 2015
119 26(21.8%)
4 KEPING 3 SALINAN 312 KEPING
ISMSEPT 2014 JAN 2015
58 19(32.7%)
4 KEPING 3 SALINAN 228 KEPING
ISMMAC JUL 2015
61 21(34.4%)
4 KEPING 3 SALINAN 252 KEPING
JUMLAH KERTAS YANG DIPERLUKAN 1,260 KEPING
DATA SEBENAR TAHUN 2014/2015 PENGGUNAAN
KERTAS UNTUK PENGEDARAN LAPORAN
SASARAN PENYELESAIAN PROJEKTUMPUAN KEADAAN
SEMASASASARAN PENJIMATAN/
PEMANTAPAN
MASA PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS DARIPADA PENGERUSI PRO-PENS KEPADA PTJ
14 JAM SETAHUN
4 JAM SETAHUN 71%
MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU
56 JAM (UNTUK SEMUA
PENSYARAH)
3 JAM 95%
JUMLAH KERTAS YANG DIPERLUKAN UNTUK PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS
1,260 KEPING SETAHUN
0 KEPING KERTAS
SETAHUN
100%
MEMANTAPKAN LAPORAN PEMANTAUANPRO-PENS
LAPORAN TAHUN
BERLAINAN DALAM
SALINAN BERLAINAN
SATU LAPORAN UNTUK SETIAP
PENSYARAH (TAHUN-TAHUN
BERLAINAN)
ONE-VIEW
AN
ALI
SIS
PEL
UA
NG
P
ENA
MB
AH
BA
IKA
N
CARTA ALIRAN KERJA SEKARANG PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS
MULA
TAMAT
Pengerusi mengagihkan kerja kepada AJK PRO-PENS
AJK PRO-PENS membuat pemantauan
AJK PRO-PENS menghantar borang pemantauan kepada Pengerusi PRO-PENS
untuk ditaip dan dimasukkan data.
Pengerusi PRO-PENS membuat dua salinan laporan. Satu salinan untuk fail
PRO-PENS dan satu salinan diedarkan kepada PTJ.
PTJ memaklumkan hasil pemantauan kepada pensyarah. Satu salinan
laporan dibuat lagi untuk diberi kepada pensyarah.
Pengerusi PRO-PENS membuat laporan master.
PTJ mengisi borang hasil perbincangan dengan penyarah. Borang ini dihantar
kepada Pengerusi PRO-PENS berserta cadangan.
CARTA ALIRAN KERJA SEKARANG PENGEKSTRAKAN LAPORAN PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU
MULA
TAMAT
Data PRO-PENS / Sejarah PRO-PENS pensyarah individu diminta oleh pihak
pengurusan
Pengerusi PRO-PENS mencari data dari salinan keras dalam fail secara manual
Data diekstrak secara manual dan salinan dibuat
Data dihantar kepada pihak yang meminta data tersebut
MANUSIA (MAN)
Kebergantungan kepadaseorang sahaja untuk tujuan
penyimpanan data
KAEDAH (METHOD)
RAJAH ISHIKAWA I
48
Kesukaran untukbertemu: KelewatanPTJ dan pensyarahuntuk menerima
laporan PRO-PENS
PERSEKITARAN
KEMAHIRANSIKAP Kurangpendedahan: Tiada
kemahiran carakerja terkini
Akibat: Masa yang lama diperlukan
mengedar danmengektrak
laporan PRO-PENS
KELUASAN KAMPUS
CARA LAMA
Outdated: Cara percetakan untukmenyimpan rekod
secara salinankeras
BAHAN(MATERIAL)
Salinan Keras: Kertas digunakan
Peyimpanan: Kabinet
digunakan untukpenstoran TIDAK
MESRA ALAM
PERLU RUANG
Kurang pengalaman:
Lantikan baharu.
Jawatan Pengerusi
PRO-PENS adalah
secara lantikan 2 tahun
Analisa PUNCA MASALAH
FAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN
Persekitaran Keluasan kampus Kesukaran untuk bertemu dan/atau mengedarkan laporan PRO-PENS. Pensyarah ditempatkan dalam dua bangunan berasingan. Walaupun peti surat pensyarah ditempatkan di satu tempat, ada pensyarah yang tidak kerap membuka peti surat.
Temuduga dengan
Pengerusi PRO-PENS
Diterima
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAHFAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN
Manusia Sikap Kebergantungan kepada seorang sahaja untuk tujuan penyimpanan data
Temuduga dengan
Pengerusi PRO-PENS
Diterima
Kemahiran Kurang pendedahan: Tiada kemahiran cara kerja terkini
Temuduga dengan Pegawai Sistem
Maklumat
Ditolak: kerana ramai yang
terdedah dengan sistem online. Masalahnya
adalah ketiadaan sistem tersebut.
Kurang pengalaman. Lantikan baharu. Jawatan Pengerusi PRO-PENS adalah secara lantikan 2 tahun
Surat lantikan Pengerusi PRO-PENS
Diterima
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAHFAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN
Kaedah Cara lama Cara percetakan untuk menyimpan rekod
secara salinan keras
Temuduga dengan
Pengerusi PRO-PENS
Diterima
VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAHFAKTOR PUNCA PEMERHATIAN SUMBER DISEMAK KEPUTUSAN
Bahan Tidak mesra alam
Salinan keras: Kertas digunakan
Pemerhatian Diterima
Perlu ruang Penyimpanan: Kabinet digunakan untuk penstoran
Pemerhatian Diterima
MANUSIA (MAN)
Kebergantungan kepadaseorang sahaja untuk tujuan
penyimpanan data
KAEDAH (METHOD)
RAJAH ISHIKAWA II
48
Kesukaran untukbertemu: KelewatanPTJ dan pensyarahuntuk menerima
laporan PRO-PENS
PERSEKITARAN
KEMAHIRANSIKAP
Akibat: Masa yang lama diperlukan
mengedar danmengektrak
laporan PRO-PENS
KELUASAN KAMPUS
CARA LAMA
Outdated: Cara percetakan untukmenyimpan rekod
secara salinankeras
BAHAN(MATERIAL)
Salinan Keras: Kertas digunakan
Peyimpanan: Kabinet
digunakan untukpenstoran TIDAK
MESRA ALAM
PERLU RUANG
Kurang pengalaman:
Lantikan baharu.
Jawatan Pengerusi
PRO-PENS adalah
secara lantikan 2
tahun
CA
DA
NG
AN
P
ENY
ELES
AIA
N
ANALISIS CADANGAN PENYELESAIANPunca Paling Mungkin Cadangan Penyelesaian
& AlternatifnyaKebaikan Keburukan Keputusan
Masa bekerja pensyarah dan PTJ yang tidak seragam dari segi masa kuliah dan menyebabkan kesukaran untuk bertemu masa yang tidak sesuai untuk kesemua pihak
Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusat menggunakan pangkatan data (sistem online)
Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa
Kurang penggunaan tenaga pekerja
Tidak memerlukan pemantauan yang berkala
Maklumat disimpan secara sistematik dan memudahkan proses carian maklumat.
Gangguan rangkaian Masalah virus
Penghantaran rekod laporan PRO-PENS kepada PTJ dan pensyarah melalui emel
Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa
Kurang penggunaan tenaga pekerja
Gangguan rangkaian Masalah virus Maklumat lewat
diterima Ada inbox email yang
penuh dan tidak diselenggara
Memerlukan komitmen yang berterusan dari semua staf
Punca Paling Mungkin Cadangan Penyelesaian & Alternatifnya
Kebaikan Keburukan Keputusan
Sistem Fail Yang Menggunakan Ruang Tempat yang Luas
Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusat menggunakan pangkatan data (sistem online)
Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa
Tidak memerlukan pembelian rak/fail yang baru
Gangguan rangkaian Masalah virus Memerlukan prosidur
back-up dari masa ke semasa
Penambahan ruang yang lebih luas untuk penyimpanan rekod
Prosidur pengfailan yang tidak berubah
Penambahan kos untuk penambahan ruang dan kabinet
Rekod akan semakin bertambah dan akan memerlukan ruang lagi selepas satu tempoh masa
ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN
Punca Paling Mungkin
Cadangan Penyelesaian & Alternatifnya
Kebaikan Keburukan Keputusan
Penggunaan percetakan & kertas
Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-PENS secara berpusat menggunakan pangkatan data (sistem online)
Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa
Kurang penggunaan tenaga pekerja
Tidak memerlukan pemantauan yang berkala
Penjimatan penggunaan kertas & fail
Gangguan rangkaian Masalah virus Kerja penyelenggaraan
berkala (back-up)
Penghantaran hasil pemantauan PRO-PENS kepada PTJ melalui emel
Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa
Kurang penggunaan tenaga pekerja
Penjimatan penggunaan kertas & pencetakan
Gangguan rangkaian Masalah virus Maklumat lewat diterima Memerlukan komitmen
yang berterusan dari semua PTJ
Kerja penyelenggaraan berkala (back-up)
ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN
Punca Paling Mungkin
Cadangan Penyelesaian & Alternatifnya
Kebaikan Keburukan Keputusan
Rekod hilang dalam simpanan pada masa peralihan lantikan Pengerusi PRO-PENS
Sistem paparan danpenstoran laporan PRO-PENS secara berpusatmenggunakan pangkalandata (sistem online)
Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa
Kurang penggunaan tenaga pekerja
Tidak memerlukan pemantauan yang berkala
Rekod lama masih boleh disimpan dan dicapai.
Gangguan rangkaian Masalah virus Kerja penyelenggaraan
berkala (back-up)
Penghantaran rekod laporan PRO-PENS kepada PTJ dan pensyarah melalui emel
Mudah diakses di mana-mana dan bila-bila masa
Kurang penggunaan tenaga pekerja
Gangguan rangkaian Masalah virus Maklumat lewat diterima Memerlukan komitmen yang
berterusan dari semua staf Kerja penyelenggaraan
berkala (back-up) Email tidak disimpan
Memberi taklimat berkala kepada Pengerusi PRO-PENS yang baharu
Staf lebih peka dengan peraturan dan tatacara pengendalian maklumat PRO-PENS
Memerlukan komitmen yang berterusan
Memerlukan masa operasi Tertakluk kepada kesilapan
atau kecuaian manusia dalam penyimpanan rekod
ANALISIS CADANGAN PENYELESAIAN
Cadangan Kaedah Penyelesaian
Mas
aya
ng
lam
a d
iper
luka
n u
ntu
k m
enge
dar
kan
dan
men
geks
trak
lap
ora
n
PR
O-P
ENS
Cara pengedaran danpenyimpanan laporan
secara manual
Sistem Fail Yang Menggunakan Ruang
Tempat yang Luas
Rekod hilang dalamsimpanan
Sistem paparan danpenstoran laporan PRO-
PENS secara berpusatmenggunakan pangkalan
data (sistem online)
Definisi ProjekApa projeknya? Sistem paparan dan penstoran laporan PRO-
PENS secara Berpusat MenggunakanPangkalan Data (sistem online)
Di mana projek akan dilaksanakan? UiTM Cawangan Sabah
Bila projek akan dilaksanakan? Pada tahun 2016, ke atas laporan PRO-PENS semester Diploma Jun Okt 2016
Siapa yang terlibat dalam projek? Pengerusi PRO-PENS, PTJ dan Pensyarah
Mengapa projek ini dilaksanakan? Mengurangkan masa, tenaga dan kertas dalam proses pengedaran dan pengekstrakan laporan PRO-PENS
Membolehkan staf bekerja dengan lebih efisien
Mewujudkan arkib data PRO-PENS untuk rujukan
Bagaimana projek akan dilaksanakan? Menerusi penggunaan ICT
Surat kelulusan projek
Pembentangan pada 21 Julai 2016
untuk mendapatkan kelulusan pihak
pengurusan
PEL
AK
SAN
AA
N P
RO
JEK
Sasaran (What, how much, when to achieve)
FASA (WHEN)
PERKARA (WHAT)
PENJELASAN (WHAT)
STAF TERLIBAT (WHO)
SASARAN AWAL (HOW MUCH)
SASARAN PERKEMBANGAN
Fasa 1 Pembentukan antaramuka sistem serta medan yang berkenaan
Mengenalpasti medan yang perlu direka
Ahli kumpulan MIDAS
Antaramuka awal
Membentuk medan yang berguna
21 Julai 2016
Pembentangan kepada pihak pengurusan
Untuk mendapat kelulusan projek
Ahli kumpulan MIDAS
Pembentangan Mendapat kelulusan
Fasa 2(1 30 Ogos 2016)
Pengumpulan data
Untuk mendapatkan maklumat PRO-PENS semasa
Ahli kumpulan MIDAS
Kemasukan data awal
Data PRO-PENS untuk satu fakulti
Sasaran (What, how much, when to achieve)FASA (WHEN)
PERKARA (WHAT)
PENJELASAN (WHAT)
STAF TERLIBAT (WHO)
SASARAN AWAL (HOW MUCH)
SASARAN PERKEMBANGAN
Fasa 3 (1 15
Sept 2016)
Penilaian pencapaian
Penjanaan laporan setelah semua maklumat telah dimasukkan ke sistem baru
Ahli kumpulan MIDAS
Semua maklumat yang dimasukkan dalam Fasa 2
Data PRO-PENS untuk satu fakulti
Fasa 4(15 Sept 5 Okt 2016)
Tindakan pembetulan dan pemantauan sistem
Membuat pembetulan ke atas sistem, jika perlu dan memantau kestabilan sistem
Ahli kumpulan MIDAS
Mana yang berkenaan
Penambahbaikan sistem
Fasa 5(5 Okt 30 Nov 2016)
Penyeragaman Perkongsian ilmudengan kampusUiTM yang lain
Ahli kumpulan MIDAS
Pembentangan Mendapatkelulusan untukberkongsimaklumat
FASA SATU: PEMBENTUKAN ANTARAMUKA SISTEM
FASA (WHEN)
PERKARA (WHAT)
PENJELASAN (WHAT)
STAF TERLIBAT (WHO)
SASARAN AWAL (HOW MUCH)
SASARAN PERKEMBANGAN
Fasa 1 Pembentukan antaramuka sistem serta medan yang berkenaan
Mengenalpasti medan yang perlu direka
Ahli kumpulan MIDAS
Antaramuka awal
Membentuk medan yang berguna
Mengenalpasti medan
Berdasarkan Borang Pemantauan Pengajaran danPembelajaran (BHEA/Instrumen PRO-PENSv.2/2015)
Contoh Borang Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran (BHEA/Instrumen PRO-PENSv.2/2015)
Contoh Borang Pemantauan Pengajaran dan Pembelajaran (BHEA/Instrumen PRO-PENSv.2/2015)
Fasa 1:
Antara
muka
sistem
Untuk kegunaan Pengerusi PRO-PENS yang
akan memasukkan hasil laporan ke dalam sistem
Untuk kegunaan Pengerusi PRO-PENS yang
akan memasukkan hasil laporan ke dalam sistem
FASA DUA: Pengumpulan dataFASA (WHEN)
PERKARA (WHAT)
PENJELASAN (WHAT)
STAF TERLIBAT (WHO)
SASARAN AWAL (HOW MUCH)
SASARAN PERKEMBANGAN
Fasa 2(1 30 Ogos 2016)
Pengumpulan data
Untuk mendapatkan maklumat PRO-PENS semasa
Ahli kumpulan MIDAS
Kemasukan data awal
Data PRO-PENS untuk satu fakulti
PEN
ILA
IAN
PEN
CA
PAIA
N
Fasa Tiga: Penilaian pencapaianFASA (WHEN)
PERKARA (WHAT)
PENJELASAN (WHAT)
STAF TERLIBAT (WHO)
SASARAN AWAL (HOW MUCH)
SASARAN PERKEMBANGAN
Fasa 3 (1 15
Sept 2016)
Penilaian pencapaian
Penjanaan laporan setelah semua maklumat telah dimasukkan ke sistem baru
Ahli kumpulan MIDAS
Semua maklumat yang dimasukkan dalam Fasa 2
Data PRO-PENS untuk satu fakulti
Penilaian keseluruhanPERKARA PENCAPAIAN PENILAIAN KEPUTUSA
N
Adakah sistem sudah dibangunkan?
Sistem sudah dibangunkan
Tiada tindakan diperlukan
Sudahkan kelulusan pihak pengurusan diperolehi?
Surat kelulusan bertarikh 29 Ogos 2016 sudah diterima
Tiada tindakan diperlukan
Sudahkah antaramuka sistem and semua medan dikenalpasti dan dicipta
Antaramuka sistem and semua medan dikenalpasti dan dicipta
Tiada tindakan diperlukan
Penilaian keseluruhanPERKARA PENCAPAIAN PENILAIAN KEPUTUSA
N
Adakah sistem mempunyai apa-apa masalah?
Beberapa masalah dikenalpasti dalam sistem, iaitu:Untuk fakulti servicing, satumedan fakulti perlu diwujudkansebab medan kursus tidak cukupspesifik.Untuk tujuan pelaporan, tiadapemisahan laporan dari segi tahunatau fakulti.Untuk laporan pensyarahindividu, tiada ringkasan markahditunjukkan pada paparanpertama.
Tindakan pembetulan diperlukan
TIN
DA
KA
N P
EMB
ETU
LAN
Fasa Empat: Tindakan pembetulan dan pemantauan
sistemFASA (WHEN)
PERKARA (WHAT)
PENJELASAN (WHAT)
STAF TERLIBAT (WHO)
SASARAN AWAL (HOW MUCH)
SASARAN PERKEMBANGAN
Fasa 4(15 Sept 5 Okt 2016)
Tindakan pembetulan dan pemantauan sistem
Membuat pembetulan ke atas sistem, jika perlu dan memantau kestabilan sistem
Ahli kumpulan MIDAS
Mana yang berkenaan
Penambahbaikan sistem
CARA MENGENALPASTI TINDAKAN PEMBETULAN
Mesyuarat MIDAS
diadakan
Pembentangan hasil sistem
Perbincangan kelemahan /
masalah sistem
Cadangan penambahbaikan
sistem
No. Masalah Cadangan pembetulan
Penerangan Keputusan kumpulan
1 Untuk fakulti servicing, satu medan fakulti perlu diwujudkan sebab field kursus tidak cukup spesifik.
Mencipta satu medan untuk fakulti.
Ini disebabkan untuk fakulti servicing seperti Akademi Pengajian Bahasa, satu kursus (misalnya ELC121) akan diambil oleh pelajar dari beberapa program (misalnya AT110, HM111, AC110, AS120, AM110 dsb)
Diterima
No. Masalah Cadangan pembetulan
Penerangan Keputusan kumpulan
2 Untuk tujuan pelaporan, tiada pemisahan laporan dari segi tahun atau fakulti.
Perlu ada satu setting di mana penjanaan laporan boleh dipilih dari segi nama pensyarah, tahun atau fakulti.
Dengan memilih setting di butang laporan, maka beberapa jenis laporan boleh dipilih
Diterima
No. Masalah Cadangan pembetulan
Penerangan Keputusan kumpulan
3 Untuk laporan pensyarah individu, tiada ringkasan markah ditunjukkan pada paparan pertama.
Perlu ada ringkasan markah untuk kesenangan pengguna
Laporan berupa one view
Diterima
PEM
AN
TAU
AN
Masalah pertama: Untuk
fakulti servicing, satu
medan fakulti perlu
diwujudkan sebab field
kursus tidak cukup
spesifik.
Medan fakulti sudah dicipta
Masalah kedua: Untuk
tujuan pelaporan, tiada
pemisahan laporan dari
segi tahun atau fakulti.
Ada butang untuk
laporanAda pilihan laporan berdasarkan
nama, fakulti atau tahun
Masalah
ketiga: Tiada
ringkasan
markah
ditunjukkan
pada paparan
pertama.
Sebelum penambahbaikan
Selepas penambahbaikan
Ada
ringkasan
markah
untuk one
view
PEN
YER
AG
AM
AN
Fasa Lima: Penyeragaman
FASA (WHEN)
PERKARA (WHAT)
PENJELASAN (WHAT)
STAF TERLIBAT (WHO)
SASARAN AWAL (HOW MUCH)
SASARAN PERKEMBANGAN
Fasa 5(5 Okt 30 Nov 2016)
Penyeragaman Perkongsian ilmudengan kampusUiTM yang lain
Ahli kumpulan MIDAS
Pembentangan Mendapatkelulusan untukberkongsimaklumat
EMEL KEPADA TIMBALAN REKTOR BHG HAL
EHWAL AKADEMIK, UITM CAWANGAN SARAWAK
PEN
CA
PAIA
N D
AN
VA
LUE
CR
EATI
ON
CARTA ALIRAN KERJA SEBELUM PROJEK
1
MULA
2
3
4
5
TAMAT
Pengerusi mengagihkan kerja kepada AJK
PRO-PENS
AJK PRO-PENS membuat pemantauan
AJK PRO-PENS menghantar borang
pemantauan kepada Pengerusi PRO-PENS
untuk ditaip dan dimasukkan data
Pengerusi PRO-PENS membuat dua salinan
laporan -untuk fail PRO-PENS dan untuk
diedarkan kepada PTJ.
PTJ memaklumkan hasil pemantauan kepada
pensyarah. Satu salinan laporan dibuat lagi
untuk diberi kepada pensyarah.
Pengerusi PRO-PENS membuat laporan
master.
PTJ mengisi borang hasil perbincangan
dengan penyarah. Borang ini dihantar kepada
Pengerusi PRO-PENS berserta cadangan.
6
7
CARTA ALIRAN KERJA SELEPAS PROJEK
1
2
3
4
5
6
MULA
TAMAT
Pengerusi mengagihkan kerja kepada
AJK PRO-PENS
AJK PRO-PENS membuat
pemantauan
AJK PRO-PENS menghantar borang
pemantauan kepada Pengerusi PRO-
PENS untuk ditaip dan dimasukkan
data
Pengerusi PRO-PENS mengisi hasil
laporan ke dalam sistem. PTJ boleh
mengakses sistem.
Pengerusi PRO-PENS membuat
laporan master.
PTJ mengisi borang hasil
perbincangan dengan pensyarah.
Borang ini dihantar kepada Pengerusi
PRO-PENS berserta cadangan.
PENINGKATAN
EFISIENSI
ANGGARAN MASA UNTUK MEMBUAT
SALINAN FOTOKOPI SATU LAPORAN PRO-PENS
PURATA MASA UNTUK MENGEDARKAN
LAPORAN PRO-PENS KEPADA PTJ
ANGGARAN MASA KESELURUHAN (MINIT)
PENJIMATAN MASA
SEBELUM PROJEK
SELEPAS PROJEK
SEBELUM PROJEK
SELEPAS PROJEK
SEBELUM PROJEK
SELEPAS PROJEK
SELEPAS PROJEK
1 MINIT 0 MINIT 7 MINIT 1 MINIT 8 MINIT 1 MINIT 87.5%
MASA PENGEDARAN LAPORAN (n=1)
PENJIMATAN MASA SEBANYAK
87.5%
ANGGARAN MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS SETIAP PENSYARAH INDIVIDU UNTUK 3 TAHUN
TERKINI (MINIT)
(SEBELUM PROJEK)
ANGGARAN MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS SETIAP PENSYARAH INDIVIDU UNTUK 3 TAHUN
TERKINI (MINIT)
(SELEPAS PROJEK)
PENJIMATA MASA (%)
20 MINIT 1 MINIT 95%
MASA UNTUK MENGEKSTRAK LAPORAN (n=1)
PENJIMATAN MASA SEBANYAK
95%
PENGGUNAAN KERTAS UNTUK PENGEDARAN LAPORAN
(n=1)
BIL. KEPING KERTAS UNTUK SETIAP SALINAN
LAPORAN (7 MUKA SURAT
BIL. SALINAN YANG DIPERLUKAN
ANGGARAN PENGGUNAAN KERTAS
KESELURUHAN (KEPING)
PENJIMATAN KERTAS
SEBELUM PROJEK
SELEPAS PROJEK
SEBELUM PROJEK
SELEPAS PROJEK
SEBELUM PROJEK
SELEPAS PROJEK
SELEPAS PROJEK
4 KEPING 0 KEPING 3 SALINAN 0 SALINAN 12 KEPING 0 KEPING 100%
PENJIMATAN KERTAS SEBANYAK
100%
SASARAN PENYELESAIAN PROJEKTUMPUAN SASARAN
PENJIMATAN/PEMANTAPAN
PENILAIAN SELEPAS PROJEK
MASA PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS DARIPADA PENGERUSI PRO-PENS KEPADA PTJ
71.0% 87.5%
MASA UNTUK MENGEKSTRAK DATA PRO-PENS PENSYARAH INDIVIDU
95.0% 95.0%
JUMLAH KERTAS YANG DIPERLUKAN UNTUK PENGEDARAN LAPORAN PRO-PENS
100.0% 100.0%
LAPORAN PRO-PENS ONE VIEW LAPORAN SATU TINGKAP
LAPORAN PENSYARAH INDIVIDU BOLEH DIAKSES
DALAM SATU TINGKAP
OBJEKTIF PROJEK
OBJEKTIF 1:MENJIMATKAN MASA UNTUK MENGEDAR DAN MENGEKSTRAK LAPORAN PEMANTAUAN PRO-PENS KEPADA KOORDINATOR PROGRAM DAN
PENSYARAH BERKAITAN
OBJEKTIF 2:MENJIMATKAN PENGGUNAAN KERTAS DALAM
PROSES PELAPORAN PRO-PENS
OBJEKTIF 3: MEMANTAPKAN LAPORAN PEMANTAUAN PRO-
PENS SECARA MENYELURUH
APA PENDAPAT PELANGGAN?
ANTARA YANG MEMBERI MAKLUMBALAS
Cik Christy BidderKoordinator Program
HM111 Diploma Pengurusan Pelancongan
This system is going to be very useful and convenient to me. It will eliminate the
problem of receiving the PRO-PENS reports via email because sometimes
our email quota is full.Personal interview
5 Okt 2016
Dr Rashidah OmarKoordinator Program
Fakulti Sains Komputer dan Matematik (FSKM)
Sistem ini akan memudahkan kerja saya. Walaupun saya adamenyimpan rekod PRO-PENS pensyarah FSKM, tapi kalau sayaperlu mendapatkan rekod untuk beberapa tahun, saya perlu
mencari maklumat dalam fail juga. One view itu sangatberguna sebab saya juga boleh melihat pensyarah mana yang telah dipantau serta sejarah pemantauan. Misalnya adakah
prestasi pensyarah bertambah baik? Sekiranya saya tidak lagimemegang jawatan koordinator, maka koordinator baru pun
senang buat kerja nanti sebab semua maklumat bolehdidapati dalam sistem.
Personal interview5 Okt 2016
ANTARA YANG MEMBERI MAKLUMBALAS
Pn Aminah AmanPenolong Pendaftar Kanan
Bahagian Hal Ehwal Akademik
UiTM Cawangan Sabah
ANTARA YANG MEMBERI MAKLUMBALAS
Cik Farhana YaakubKoordinator Program
Diploma Pentadbiran Awam (AM110)
UiTM Cawangan Sabah
Penilaian ahli kumpulan PENILAIAN SENDIRI
SkalaPenilaian
1 2 3 4 5
Lemah Sederhana Baik Amat Baik Cemerlang
Semangat
kerja
berpasukan
KomitmenPengurusan
masa
Pengetahuan
KIK
Daya
KreativitiKepimpinan
Sebelu
m
Selepa
s
Sebelu
mSelepas
Sebelu
mSelepas Sebelum Selepas
Sebelu
mSelepas
Sebelu
m
Selepa
s
Dr May Liu 3 5 3 5 4 5 3 5 3 4 4 5
Datuk Dr Hj Abdul Kadir
Rosline3 5 3 4 3 4 3 5 3 5 3 5
Janis Hj Jamadil 3 5 3 5 4 5 4 5 3 5 3 5
Ung Ling Ling 3 5 3 5 4 4 3 4 2 4 3 5
Nasrah Naharu 3 5 4 5 4 5 3 4 3 5 3 4
Latifah Binti Ahmad 3 5 3 5 3 5 2 5 3 5 3 5
Dinda Atil 3 5 4 5 3 5 4 5 3 4 3 4
Penilaian ahli kumpulan carta radar
SKALA PENILAIAN
1 LEMAH
2 SEDERHANA
3 BAIK
4 AMAT BAIK
5 CEMERLANG
0
1
2
3
4
5
Semangatkerja
berpasukan
Komitmen
Pengurusanmasa
PengetahuanKIK
Daya Kreativiti
Kepimpinan
Sebelum
Selepas
HASIL projek
PROJEK e-PROPENS
SEKIAN, TERIMA KASIH
Recommended