Projektiosaamisen sisältö

Projektiosaamisen sisältö

• Mikä on projekti?• Projektin osapuolet ja organisaatio• Projektin elinkaari ja vaiheet• Projektin valmistelu ja perustaminen• Projektisuunnitelma• Projektin toteutus• Projektin johtaminen• Projektin päättäminen ja jälkityöt

Mikä on projekti?

• Mitä eroa on kaupan kassatyöllä ja talonrakentamisella

• Mikä seuraavista on projekti?– Laivanrakennus– Tuotteen suunnittelu– Talon rakentaminen– Koneen vuosihuolto

• Projektin tunnusomaisin piirre on ainutkertaisuus– Onko laivanrakennus projekti, jos niitä

valmistetaan kolme samanlaista peräkkäin?

Mikä on projekti?

• Projektit ovat hyvin monimuotoisia– Jokainen projekti on erilainen– Työntekijöiden työpanos jossakin projektissa

vaihtelee 0-100%– ”Projektipäällikkö” hämäävä titteli

• Projektin monimuotoisuuden vuoksi yhtä oikeaa tapaa projektinhallintaan ei ole

• Eri alojen projektit vaihtelevat paljon, mutta jotain samaakin niissä on

• Luennoilla käydään läpi kaikille projekteille ominaisia asioita

Mikä on projekti?

• Projektin vastakohtana voidaan pitää operatiivista toimintaa– Projekti on ainutkertainen– Operatiivinen toiminta jatkuu samanlaisena– Projektin tavoitetta ei voida saavuttaa

operatiivisella toiminnalla

• Projekti onnistunut kun tavoitteet saavutettu annetussa ajassa ja kustannuksia

• Projekteja perustetaan, koska tavoitteet eivät täyty normaalityön ohessa ilman erillistä projektia

Projektin piirteet

• Tavoite (toiminnallinen, taloudellinen, toteuttava, toimintaa muuttava)

• Tavoite saavutetaan projektityöllä• Elinkaari: alkamis- ja päättymispäivä sekä aikataulu• Taloudelliset reunaehdot• Etenemisen ja tulosten seuranta• Toimintaa ohjataan johdetusti ja suunnitelmallisesti• Projektin läpiviennistä on olemassa suunnitelma• Projektia hoitaa tietty ryhmä, jonka jäsenillä on

selvät roolit• Projekti on ihmisten välistä yhteistoimintaa • Riski ja epävarmuus

Mikä on projekti?

… on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen

suorittamaan tiettyä tehtävää, tietyllä budjetilla ja aikataululla

Mikä on projekti?

Projekti on ennalta määritettyyn tavoitteeseen tähtäävä

monimutkaisten ja toisiinsa liittyvien tehtävien muodostama ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan

rajattu kokonaisuus

Mikä on projekti?

Kustannus

Aika Laajuus

Mikä on projektinhallinta?

Projektinhallinta on sellaisten projektien aloituksen, suunnittelun, toteutuksen ja päättämisen johtamiseen kohdistuvien

tietojen, taitojen, menetelmien ja työkalujen soveltamista, joiden avulla

varmistetaan sekä projektin tavoitteiden saavuttaminen että projektin

sidosryhmien tarpeiden ja odotusten tyydyttäminen

Sydneyn oopperatalon rakentaminen

• Malliesimerkki epäonnistuneesta projektista– Kustannukset kasvoivat $7 M:sta $102M:iin– Rakentaminen kesti 14 vuotta– Rakentaminen alkoi ennen lopullisten

suunnitelmien valmistumista– Rakennukset vaatimukset muuttuivat

rakentamisen aikana– Rakentamisen aikana ilmeni, että osa talosta

oli rakenteellisesti mahdoton toteuttaa– Kasvaneiden kustannusten vuoksi arkkitehdin

palkkiot pidätettiin ja arkkitehti vaihdettiin– …

Projektien luokittelu

• Projektit voidaan luokitella esim– Yritysten sisäiset kehitysprojektit– Toimitusprojektit– Tutkimusprojektit– Toteutusprojektit– Rakennusprojektit– Tuotekehitysprojektit

Projektien luokittelu

• Yritysten sisäiset kehitysprojektit– Tavoitteena kehittää yrityksen toimintaa

sisäisesti tai ulkoisesti– Organisaatio rakenteen uudistaminen tai

yritysten fuusio, uuden tuotteen lanseeraus, tuoteidean kehittäminen, tietojärjestelmän käyttöönotto, muutto

– Yrityksen ulkopuolisten (esim. konsultti) osuus vaihtelee

Projektien luokittelu

• Toimitusprojektit– Normaalia, toistuvaa, mutta joka kerta

ainutkertaista toimintaa liittyen tuotteiden tai palveluiden myyntiin

– Paperikoneen toimitusprojekti vs. ohjelmiston käyttöönottoprojekti

– Usein monia toimittajia – Yhteistyö asiakkaan kanssa tiivistä

Projektien luokittelu

• Tutkimusprojektit– Projektin ulkopuolinen rahoitus tyypillistä– Projektin lopputuloksena odotetaan esim.

tuotantoon soveltuvia tuotteita tai korkeakouluissa tutkimustuloksia

– Selviä tuloksia ei välttämättä synny– Rahoittaja sanelee tulokset??– Työntekijä mukana useiden projektien eli

elinkaaren vaiheissa

Projektien luokittelu

• Toteutusprojektit– Tavoitteena tietty toteutus, esim tapahtuma,

konsertti yms– Haasteena aikataulu, kiire ja työmäärä kasvaa

loppua kohti– Projekti sisältää paljon riskejä,

varautumissuunnitelmat tehtävä– Projektin onnistumista voidaan arvioida vasta

jälkikäteen– Taloudellista onnistumista ei voida varmistaa

etukäteen

Projektien luokittelu

• Rakennusprojektit– Tavoitteena talo, rakennus, tie, yms– Toimintatavat samanlaiset, mutta jokaisella

projektilla vahvat ominaispiirteensä– Tiukat aikataulut ja tekijöiden kilpailutus

tyypillistä– Monien ihmisten ja toimijoiden yhteistoimintaa– Projektin johto koordinoi, kontrolloi ja valvoo

tekemistä– Työvaiheet tekijöilleen tuttuja, hankaluutena

työvaiheiden ja aikataulujen yhteensovittaminen– Yhden työvaiheen myöhästyminen voi

myöhästyttää koko projektia

Projektien luokittelu

• Tuotekehitysprojektit– Tavoitteena uuden tuotteen kehittäminen ja

lanseeraaminen– Lähtökohta epämääräinen, uusi tuote ”pitäisi

ensin keksiä”– Ideoista ja innovaatioista vain pieni osa pääsee

tuotekehitysvaiheeseen– Projektin aikana kerätty palaute asiakkailta

tärkeää

Projektien suosion syyt

• 1. Yhteistyön organisointi– 50-luvulla ensimmäiset projektit liian

monimutkaisia– Varsinaisten projektien myötä organisaatio ja

johtajuus selkeytyi ja aukot vastuissa poistui– Kokonaisuus saatiin integroitua tehokkaaksi,

joka näkyy esim. projektien lyhyempänä kestona

– Tarvitaan systemaattinen tapa johtaa useiden yritysten yhdessä toteuttamaa työtä

Projektien suosion syyt

• 2. Selkeät vastuut ja oma organisaatio– Toimeksiantaja delegoinut projektin vastuun

projektipäällikölle, jolla yksiselitteinen vastuu ja valtuudet projektissa

– Projektilla tietty organisaatio, jossa vastuu ja valtuudet määritellään alaspäin mentäessä

Projektien suosion syyt

• 3. Resurssien tehokas käyttö– Projektiorganisaatioon otetaan resursseja vain

siksi ajaksi kuin niitä todella tarvitaan– Yrityksen henkilöstö voidaan saada todella

tehokkaaseen käyttöön jos henkilöstö toimii samaan aikaa useissa projekteissa (vrt linjaorganisaatio)

Projektien suosion syyt

• 4. Tiukkenevat aika- ja kustannusrajat– Kiristyvän kilpailun takia yritysten tulee toimia

kustannustehokkaasti, johon johtaminen on yksi keino

– Se keneltä asiakas tilaa projektin, riippuu sisällöstä, aikataulusta ja kustannustehokkuudesta

– Projekteina ja niiden tehokkaalla johtamisella pystytään tuote/palvelu toimittamaan asiakkaalle nopeasti ja edullisesti

Projektien suosion syyt

• 5. Tulos- ja tavoitejohtamisen yleistyminen– Yritysten ja yksikköjen tuloksellisuus

korostunut ja kannattamattomat toiminnat lopetetaan nopeasti

– Tehtävien muuttaminen projekteiksi, tulosten ja tavoitteiden seuranta on selkeää ja tarkasti määriteltävissä

Projektien suosion syyt

• 6. Vastuu lisää motivaatiota– Projektiryhmällä on yhteinen tavoite ja

jokaisella työntekijällä henkilökohtaiset osatavoitteet

– Selvät tavoitteet lisäävät työntekijöiden motivaatiota

Projektin sidosryhmät

• Projektin sidosryhmiä ovat ne kaikki eri osapuolet– organisaatiot, järjestöt– viralliset ja epäviralliset yhteenliittymät sekä

tahot– yksittäiset henkilöt,

joihin projektilla on vaikutusta• Tai joilla on mahdollisuus vaikuttaa

projektiin ja sen onnistumiseen• Sidosryhmien tarpeet ja odotukset usein

ristiriidassa

Projektin osapuolet

• Omistaja– Ryhmä tai henkilö, jonka käyttöön projektin

lopputulos tulee (tavoitteet, rahoitus, tulos)– Omistajan tavoitteena mahdollisimman hyvä

tuote mahdollisimman edullisesti

• Urakoitsija– Rahoituksen avulla hankkii projektin

tarvitsemat resurssit– Määrittelee mitä tehtävä ja tekee työn– Urakoitsijan tavoitteena maksimoida voitto ja

tyydyttää asiakkaan tarpeet

Projektin osapuolet

• Edellisillä osittain ristiriitaiset tavoitteet• Osapuolet voidaan jakaa edelleen eri

rooleihin:• Sponsori

– Tarjoaa rahoituksen ja päättää projektin toteutuksesta

– Samat tavoitteet kuin omistajalla

• Edistäjä– Projektin tuleva käyttäjä– Tavoittelee mahdollisimman hyvää

lopputulosta hinnasta välittämättä

Projektin osapuolet

• Johtaja– Vastaa projektin suunnittelusta

organisoinnista, toteutuksesta ja ohjauksesta– Tavoitteet samat kuin urakoitsijalla

• Yhdistäjät– Vastuussa projektin eri osien toiminnan

koordinoinnista– Tavoitteet samat kuin urakoitsijalla

Projektin osapuolet

• Käyttäjät– Projektin loppukäyttäjiä, voi olla omistaja– Tavoitteet kuin edistäjällä tai omistajalla

• Tukijat– Tarjoavat omistajalle ja urakoitsijalle projektiin

tarvittavia tuotteita tai palveluita– Aliurakoitsijat, rahoittajat, vakuutusyhtiöt,

julkinen hallinto– Tavoitteet samat kuin urakoitsijalla

Projektin osapuolet

• Muut sidosryhmät– Ovat projektin vaikutuspiirissä, mutta eivät

suoraan hyödy siitä– Asiakkaat, kilpailijat…

Projektiorganisaatio

• Tarkoittaa projektia varten muodostettua, kertakäyttöistä organisaatiota

• Henkilöstö mukana projektissa määräajan• Henkilöstön määrä projektin eri vaiheissa

vaihtelee paljon– Määrittely: vähän– Suunnittelu: kasvava– Toteutus: huipussaan– Päättäminen: laskeva

Projektiorganisaatio

• Organisaation kaksi peruskysymystä– Muodostetaanko projektille oma organisaatio

vai toteutetaanko se linjaorganisaation puitteissa?

– Kerätäänkö henkilöstö yhteen vai pidetään omissa ryhmissään?

• Projektin organisaatio voi olla– Linjaorganisaatio– Projektiorganisaatio– Matriisiorganisaatio

Projektiorganisaatio

• Linjaorganisaatio projektissa– Henkilöstö projektissa mukana omien tehtävien

ohella– Henkilöstöä mukana useista eri toiminnoista– Heikkouksia paljon

• Tieto ei kulje• Kokonaisuus ei kenenkään hallussa• Ajoitus ei toimi• Sitoutuminen heikkoa

Projektiorganisaatio

• Projektiorganisaatio– Henkilöstö ainoastaan yhden projektin

palveluksessa– Projektin johtaminen tehokasta– Sitoutuminen ja tiedonkulku parempaa– Resurssien käyttö voi olla tehotonta

• Jos jollekin ei ole tehtäviä, niin korvaavaa hommaa ei ole

Projektiorganisaatio

• Matriisiorganisaatio– Sekoitus linja- ja projektiorganisaatiota– Projektipäällikkö ja linjapäällikkö vastaavat

tekemisistä– Konfliktit yleisiä

Projektiorganisaatio

• Keskitetty projektiryhmä– Tarkoittaa henkilöstön keräämistä yhteen– Valvonta, johtaminen ja tiedonkulku tehokasta– Linjajohtajat eivät mielellään luovuta parhaita

työntekijöitä

• Hajautettu projektiryhmä– Henkilöstö pysyy omilla osastoillaan– Edut ja haitat päinvastaiset kuin edellisessä

• Tietotekniikka mahdollistanut hajautetun projektiryhmän tehokkaan työskentelyn

Projektin elinkaari

• Elinkaari voi kestää kymmeniä vuosia– Projektipäällikkö mukana vain osan tästä

ajasta

• Elinkaari voidaan jakaa neljään osaan– Aloitus- / määrittelyvaihe– Toteutusvaihe– Käyttövaihe– Luopumisvaihe

Projektin elinkaari

• Aloitusvaihe– Syntyy ajatus esim. rakentaa talo tai kehittää

uusi tuote– Ajatusta tarkennetaan ja pohditaan

toteutusvaihtoehtoja– Taloudellisia mahdollisuuksia arvioidaan

karkeasti– Alustava tekninen suunnittelu– Kustannusten arviointi– Jos projekti vaikuttaa kannattavalta, päätetään

se toteuttaa

Projektin elinkaari

• Toteutusvaihe– Suunnitellaan projektin toteutus– Tehdään tekninen suunnittelu– Hankitaan tarvikkeet ja tekijät– Toteutetaan projekti fyysisesti– Luovutetaan projekti asiakkaalle

Projektin elinkaari

• Käyttövaihe– Henkilöstön koulutus jo ennen käyttövaihetta– Projekti saatetaan toimimaan suunnitellulla

kapasiteetilla– Projektin toimintaa ylläpidetään ja tehdään

muutoksia toiminnan parantamiseksi ja laajentamiseksi

Projektin elinkaari

• Luopumisvaihe– Projekti on kulunut ja/tai teknisesti

vanhentunut– Sen käyttäminen ei ole enää taloudellisesti

kannattavaa– Projekti puretaan – Projekti ei aiheuta enää tuottoja eikä

kustannuksia

Projektin vaiheet

• Elinkaaren kaksi ensimmäistä vaihetta, aloitus ja toteutus, voidaan jakaa edelleen eri vaiheisiin

• Varsinaisesti projektinhallinta keskittyy juuri näihin kahteen vaiheeseen

• Nämä kaksi vaihetta tarkemmin jaettuna ovat– Tarpeen tunnistaminen– Määrittely– Suunnittelu– Toteutus– Projektin päättäminen

Projektin vaiheet

Tarpeen tunnistamin

en

Projektin määrittel

y

Projektin suunnitte

lu

Projektin

toteutus

Projektin päättämin

en

Päätöspisteet etenemisessä

Palautus Palautus

Projektin vaiheet

• Tarpeen tunnistaminen– Tarve tai idea on voinut elää pitkäänkin, mutta

se ei ole ollut eri syistä johtuen toteuttamiskelpoinen

– Tarve perustaa projekti voi syntyä myös asiakkaan tilauksesta

– Tarpeen tunnistaja on projektin omistaja– Tarve voidaan havaita esim. työntekijöiden

kehitysideoista

Projektin vaiheet

• Projektin määrittely– Projektin omistaja tekee– Tarkoituksena selventää mitä projektin

tuloksena odotetaan– Tutkitaan myös vaihtoehtoisia toimintamalleja– Selvitetään kuka projektin tekee

• Tehdään itse vai ostetaanko ulkoa

– Antaa selvyyttä esim. projektin taloudellisesta kannattavuudesta (kustannusarvio ± 30%)

– Tuloksena raamit esim. tavoitteista, aikataulusta, tarvittavista resursseista

Projektin vaiheet

• Projektin suunnittelu ja valmistelu– Projektinhallinta perustuu hyvää suunnitelmaa

• Tärkeimpiä vaiheita projektissa

– Päätetään suurin osa tulevista kustannuksista ja tarvittavista resursseista (kustannusarvio ± 10%)

• Suunnitteluun varattava riittävästi aikaa

– Varmistetaan että tekijä ja teettäjä ovat ymmärtäneet toisiaan

– Suunnitelman pitäisi antaa kokonaiskuva projektista kaikille projektissa mukana oleville

– Hyvä suunnitelma selventää tavoitetta, lisää tehokkuutta ja vähentää riskejä ja epävarmuutta

Projektin vaiheet

– Hyväkin suunnitelma elää projektin toteutusvaiheen aikana

– Suunnitteluvaihetta pidetään joskus liian aikaa vievänä eli sen katsotaan kuluttavan aikaa varsinaiselta projektin toteuttamiselta

– Suunnitteluvaiheen jälkeen on valmiina• Suunnitelma miten projekti toteutetaan• Aikataulu• Budjetti• Riskianalyysin• Resurssianalyysin• Projektiorganisaation• …

Projektin vaiheet

• Toteutusvaihe– Etenee tehdyn suunnitelman mukaisesti– Toteutusvaiheen aikana tapahtuu muutoksia,

joka aiheuttaa projektisuunnitelman päivitystarvetta

– Perusteiden muuttuessa voidaan palata hetkeksi suunnitteluvaiheeseen

– Toteutusvaiheen lopussa syntyy suunnitelmassa kuvattu tuotos

– Kustannuksia valvotaan tarkkuudella ± 5%

Projektin vaiheet

• Projektin päättäminen– Loppuraportointi ja asiakirjojen arkistointi– Projektin luovuttaminen asiakkaalle tai

ottaminen omaan käyttöön– Projektiorganisaation purkaminen– Jatkoideoiden esille tuominen

• Projektit usein synnyttävät uusia projekti-ideoita, jotka kannattavat ottaa käsittelyyn

Projektin vaiheet

• Projektin vaiheet voivat poiketa edellä kuvatusta, mutta yleensä niistä voidaan erottaa juuri em. neljä vaihetta

• Vaiheet voivat olla enemmän tai vähemmän limittäin eli kahta vaihetta tehdään samaan aikaan

• Vaiheesta voidaan myös palata edelliseen vaiheeseen

Projektin vaiheet

Tarpeen tunnistamin

en

Projektin määrittel

y

Projektin suunnitte

lu

Projektin

toteutus

Projektin päättämin

en

Päätöspisteet etenemisessä

Palautus Palautus

Projektityöskentelyn ongelmat

• Projektien epäonnistumisista 80% johtuu projektinhallinnasta– Vain 20% ongelmista liittyy tekniikkaan,

työvälineisiin yms

• Alkuperäisen aikataulun tai kustannusarvion muuttuminen ei tarkoita epäonnistumista– Projekteissa paljon epävarmuustekijöitä, joiden

ennakointi vaikeaa

• Projekteilla luonnollinen taipumus ajautua kohti epäjärjestystä

Projektityöskentelyn ongelmat

• 1. Projektin määrittely tehty puutteellisesti– Projekteja aloitetaan usein liian heppoisin

perustein– Kustannukset ja hyödyt pitäisi aina selvittää

mahdollisimman monesta näkökulmasta– Määrittelyn tarkoituksena olisi karsia pois

kannattamattomat projektit– Sanotaan, että projektitoiminnalle olisi

kunniaksi jos joka toinen projekti olisi jätetty toteuttamatta

Projektityöskentelyn ongelmat

• 2. Projektilta puuttuu tuki tai tilaaja– Perusorganisaatio ei ole osoittanut projektille

voimavaroja– Projekti ei kiinnosta perusorganisaatiota– Resursseissa ja rahoituksessa puutteita– Tavoite epäselvä

• Projekti joutuu tuuliajolle

– Projekti tulisi pystyä lopettamaan

Projektityöskentelyn ongelmat

• 3. Projektin tavoite ja rajaukset liian väljät– Projektin päälinjaukset jääneet epäselviksi– Ei tarkkaa tietoa, mikä kuuluu projektiin ja

mikä ei– Jatkuvat muutosehdotukset sotkevat

suunnitelmia– Jatkuvat muutosehdotukset ja rajaukset merkki

huonosta suunnittelusta– Jos em. asioihin muutoksia, pitää aikataulut ja

kustannusarviot tehdä myös uudestaan

Projektityöskentelyn ongelmat

• 4. Henkilöstön osaaminen ja yhteistyö – Henkilöstö ei ole riittävän osaavaa tai osaavaa

henkilöstö ei johdeta kunnolla– Projektiin vaikeuksia saada kokoaikaisia

työntekijöitä– Projektityön tehdään muiden töiden rinnalla

• Sitoutuminen projektiin heikkenee

– Pieni, ainoastaan projektissa työskentelevä joukko, on parempi kuin suuri osa-aikaisten joukko

– Projektihenkilöstön vaihtumisesta suurta haittaa

Projektityöskentelyn ongelmat

• 5. Seuranta ja valvonta laiminlyödään– Muutoksien tekeminen viivästyy jos projektia ei

seurata riittävän tarkkaan– Valvonnan laiminlyönti johtaa

huolimattomuuteen, joka aiheuttaa uudelleen toteutusta

Projektityöskentelyn ongelmat

• 6. Projektipäällikkö ei ole riittävän vaativa– Päällikkö suostuu liian helposti

muutosehdotuksiin, jotka sotkevat suunnitelmia

– Aikatauluissa pysyminen riippuu paljon päällikön vaativuudesta

Projektityöskentelyn ongelmat

• 7. Projektin riskeihin ei ole varauduttu– Projektin epävarmuus aiheuttaa riskejä– Projektin riskit tulisi arvioida etukäteen– Kaikkiin riskeihin tulisi varautua ennakolta

Projektityöskentelyn ongelmat

• 8. Puutteelliset aikataulut– Aikataulut avulla tulisi pystyä seuraamaan ja

ennakoiman projektin kulkua– Aikataulujen heikkouksia

• Liian karkeat tehtäväerittelyt• Tehtävien puuttuminen• Pelivaraa ei ole jätetty• Aikatauluja ei päivitetä

– Aikataulusta lipeäminen tapahtuu helposti• Flunssa siirtää palaveria pari päivää• Henkilöstöpäivää tai koulutustilaisuutta ei muistettu

huomioida

Projektityöskentelyn ongelmat

• 9. Projekti on huonosti suunniteltu– Suunnittelu lopulta määrää onnistuuko projekti– Projektinhallinta perustuu

projektisuunnitelmaan– Suunnitteluvirheitä

• Työmääräarviot ja aikataulut liian optimistisia• Henkilöiden käytettävyys yliarvioidaan• Henkilöiden kokemus puutteellinen• Riippuvuudet unohdetaan

Projektityöskentelyn ongelmat

• Suunnittelun merkitystä ei voi ylikorostaa• Lähes kaikki ongelmat juontavat juurensa

valmisteluaikaan• Onnistumisen todennäköisyys kasvaa, kun

– Suunnitellaan huolellisesti– Tehdään riskianalyysi– Projektin koko on kohtuullinen– Asiakkaalla ja toimittajalla yhteinen ja

täsmällinen näkemys tavoitteista

Projektityöskentelyn ongelmat

• Projektissa onnistuminen voidaan mitata – Onko lopputulos sellainen kuin oli tavoitteena?– Pitikö aikataulu paikkansa?– Pitikö kustannusarvio paikkansa?

• Toisaalta, jos projektia ei ole suunniteltu, ei tiedetä mikä on tavoitteena ja onnistumista ei voida todeta

PROJEKTIN VALMISTELU

Projektin valmistelu

• Projektin valmistelu alkaa määrittelyvaiheen jälkeen kun projektille on näytetty vihreää valoa

• Valmistelun voi aloittaa nimetty projektipäällikkö, koska muita henkilöitä ei projektilla ole

• Valmisteluvaiheen tehtävät tehdään ennen projektisuunnitelman laatimista (tai voivat olla osa sitä)

Projektin valmistelu

• Projektin valmisteluihin kuuluvat tehtävät– Työmäärien arviointi– Organisaatiomallin valinta ja miehittäminen– Mahdollinen kilpailuttaminen– Sisäinen markkinointi– Riskien kartoittaminen ja niihin varautuminen– Projektisuunnitelman laatiminen– Toimintamenetelmien ja fyysisten tilojen

suunnittelu ja toteutus– Koneiden laitteiden ja henkilöiden alustava

käyttösuunnitelma

Työmääräarviot

• Työmääräarviot pohjana mm. aikataulutukselle ja henkilöstön tarpeelle

• Työmäärä- ja aikatauluarviot valmistelun vaikeimpia tehtäviä– Vain likimääräisiä arvioita projektin vaatimista

työmääristä

• Arviointiin on olemassa eri menetelmiä• Työmäärät kannattaa arvioittaa esim.

kahdella eri henkilöllä tai käyttää kahta arviointi menetelmää

Työmääräarviot

• Pienissä projekteissa arviointi voidaan tehdä suoraviivaisesti ja nopeasti

• Suuremmissa projekteissa (yli 100 hlötyöpäivää) kannattaa käyttää työmäärien arviointiin kehitettyjä menetelmiä

• Työtehtävät tulee pilkkoa osiin, jotta arvioinnin tarkkuus paranee

• Työmääräarviot toimii ensimmäisenä runkona projektin läpiviemiselle– Tiedetään mitä projektin toteuttamiseksi pitää

tehdä

Työmääräarviot

• Historiaan perustuvat työmääräarviot– Tarkastellaan aikaisempien vastaavanlaisten

projektitöiden toteutuneita työmääriä– Yksi parhaista keinoista arvioida työmääriä– Huomioidaan aikaisemman ja tulevan projektin

erot ja yhtäläisyydet työmäärien arvioinnissa– Työmääräarvio yleensä varsin tarkka

– Tulevia projekteja varten tulisikin kerätä tietoja kaikkien työvaiheiden kestoista

Työmääräarviot

• Subjektiiviset arviot– Vähintään kaksi henkilöä arvioi tietyn

työvaiheen keston– PP vertailee eri arvioita ja keskustelee mihin

arviot perustuvat– Arvioiden perusteella tehdään kokonaisarvio

työvaiheiden kestosta– Ongelmia: Ihmiset arvioivat työvaiheen keston

oman työtahtinsa mukaan ja usein kestot aliarvioidaan

Työmääräarviot

• Projektiositus (WBS)– Perustuu projektin töiden pilkkomiseen– Ositetut työt helpommin arvioitavissa ja

johdettavissa ja seurattavissa esim. kustannusten näkökulmasta

Työmääräarviot

– Projektiosituksen eri tavat• Työvaiheiden mukainen ositus

– määrittely, suunnittelu, toteutus…

• Työlajien mukainen ositus– projektin johtaminen, rakennustyöt, asennustyöt…

• Rakenteen mukainen ositus– perustukset, seinät, sähköt….

• Osaprojektien mukainen ositus– Lämmitysjärj., sähköjärj., ilmanvaihtojärj…

Työmääräarviot

– Pienempien työkokonaisuuksien työmäärä voidaan arvioida suhteellisen tarkasti

– Kokonaistyömäärä saadaan laskemalla osakokonaisuudet yhteen

Aikataulutuksen riippuvuudet

• Työmäärien arviointi ei kerro kuinka paljon kalenteriaikaa projektin toteutus vaatii– Ainoastaan tuntimäärät ovat selvillä

• Todellisen keston määrittää eri riippuvuuksien pohjalta

• Sisäinen riippuvuus– Esim. työntekijä vapautuu työtehtävästä

toiseen

• Ulkoinen riippuvuus– Rakennuslupahakemuksen käsittelyn kesto

Aikataulutuksen riippuvuudet

• Looginen riippuvuus– Työvaiheen suorittaminen riippuu toisen

työvaiheen suorittamisesta– Uutta tietokantaa ei voida käyttää ennen

uuden tietokantapalvelimen käyttöönottoa – Yleisin, lähes kaikissa projekteissa on looginen

riippuvuus

Aikataulutuksen riippuvuudet

• Ajallinen riippuvuus– Jokin työvaihe kestää etukäteen määritellyn tai

määrittelemättömän ajan– Seuraavaa työvaihetta ei voida aloittaa ennen

tämän työvaiheen päättymistä– Lattian valun pitää olla kuivanut ennen

lattiapäällysteiden asentamista

Aikataulutuksen riippuvuudet

• Resurssiriippuvuus– Työvaiheen tekeminen riippuu siitä milloin sen

tekemiseen tarvittavat resurssit ovat vapaana– Resurssi voi olla henkilö, työkone, tila….– Hyvin yleinen työvaiheiden välisen

riippuvuuden muoto

Aikataulutuksen riippuvuudet

• Riippuvuuksien huomioiminen antaa lopullisen käsityksen projektin läpiviennin kestosta

• Riippuvuuksien ymmärtäminen ja merkintä erityisen tärkeää laajoissa ja monimutkaisissa projekteissa

• Riippuvuudet voidaan esittää aikataulun yhteydessä käyttämättä Gantt- tai Pert-kaavioita

Pert- ja Gantt-kaaviot

Gantt-kaavio

Projektin riskit

• Valmisteluvaiheessa tehdään riskianalyysi– Projekteissa ongelma- ja ristiriitatilanteet

koetaan vaikeimpana tehtävänä– Kartoitetaan projektiin liittyvät mahdolliset

riskit– Tehdään riskeihin varautumissuunnitelma– Riskianalyysi liitetään varsinaiseen

projektisuunnitelmaan

Dokumentoinnin kehittäminen

• Projektin aikana raportoidaan paljon eri tahoille

• Organisaatioilla voi olla toimintajärjestelmän mukaiset raportointiohjeet

• Nämä ohjeet pitää soveltaa projektiin soveltuviksi

• Projektista raportoidaan ja dokumentoidaan – Projektisuunnitelma– Projektikokousten muistiot

Dokumentoinnin kehittäminen

– Ohjausryhmät pöytäkirjat– Muutostyöpyynnöt– Lisätilaukset– Tilanneraportit– Projektin tulokset– Projektin loppuraportti

Toimittajien kilpailuttaminen

• Usein projektityöstä osa tai koko projekti ostetaan ulkopuoliselta– Oma organisaatio osallistuu vain osittain – Projektin tarkka määrittely ulkopuolisille tärkeää– Kilpailutus toteutetaan ennen projektin

suunnittelua– Asiakkaalla oikeus ja velvollisuus valvoa projektin

etenemistä– Projektin valmistuttua toimittaja luovuttaa

projektin asiakkaalle– Ulkopuolisten toimittajien kanssa tehdään

projektisopimus

PROJEKTIN SUUNNITTELU

Taustaa

• Huolellinen projektisuunnitelma on projektin onnistumisen edellytys

• Suunnitelman tarkoituksena on määritellä mitä tehdään ja miksi, kuka sen tekee, kuinka se tehdään ja missä järjestyksessä se tehdään

• Suunnitelma ei ole muuttumaton, mutta tavoitteiden tulisi pysyä muuttumattomina!

Suunnittelussa muistettavaa

• Projektisuunnitelman tulisi sisältää useita tasoja eli sen on oltava hierarkkinen– Suunnitelmien hallitseminen tehokasta

• Projektinhallintaan tarkoitettujen ohjelmistojen oltava suunnittelun apukeino, ei itse tarkoitus

• PP ei puutu varsinaiseen käytännön työhön, vaan huolehtii suunnitelmien mukaisesta etenemisestä

• Epärealististen arvojen välttäminen– Vuodessa 365 pv, mutta työpäiviä noin 260 miinus

kokoukset, sairaspäivät, koulutukset, kokoukset, yms

Suunnittelussa muistettavaa

• Hierarkkinen suunnitelma

MATKA MIKKELISTÄ HELSINKIIN

1. ETAPPI

koti-matkakeskus

2. ETAPPI

Mikkeli-Helsinki

3. ETAPPI

rautatieasema-kaveri

eri kulkuvälineitä

eri reitti vaihtoehtoja junalla

autolla

bussilla

junalla

metrolla

bussilla

Projektisuunnittelu

• Projektisuunnittelu voidaan jakaa kolmeen osa-alueeseen

– Aikataulusuunnittelu– Resurssisuunnittelu– Kustannussuunnittelu

Aikataulusuunnittelu

• Projektien aikataulujen merkitys ja pitäminen korostunut

• Aika yksi tärkeimmistä tekijöistä projektin suunnittelussa ja ohjauksessa

• Aikataulun pettäminen ei välttämättä tarkoita projektin epäonnistumista– Mutta lisäkustannuksia syntyy– Mieti elektroniikkateollisuuden

tuotekehitysprojektin myöhästymistä

• Aikataulusuunnitelma pohjana muille suunnitelmille

Aikataulusuunnittelu

• Aikataulun laadinta etenee vaiheittain– Tehtäväluettelon laadinta– Tehtävien työmäärien ja kestojen arviointi– Tehtävien suoritusjärjestyksen ja

riippuvuuksien selvittäminen– Resurssien allokointi tehtäville– Aikataulun piirtäminen– Aikataulun ja resurssien analysointi– Aikataulun hyväksyntä ja sitoutuminen

Tehtäväluettelon laadinta

• Tehtävät kartoitetaan ylhäältä alaspäin– Vastuuhenkilöt selvittää tehtävät tekijöiden kanssa

• Kriittisen polun selvittäminen keskeistä– Samalla selvitetään eri tehtäviin liittyvät pelivarat

• Pitkäkestoisissa projekteissa tehtävävaiheita tarkennetaan vyöryvän aallon periaatteella– Yleisaikataulu– 90 pv aikataulu (päivätarkkuus)– Viikkoaikataulu (hyvin yksityiskohtainen)

Tehtäväluettelon laadinta

• Tehtäväluettelon tulee sisältää – Kaikki tehtävät kuvauksineen– Tehtävän kesto– Tehtävien riippuvuudet– Muut ajallisesti huomioitavat seikat

• Viranomaisten luvat • Toimitusajat ja kuljetukset• Pakolliset seisonta-ajat • Päätökset

Tehtävien työmäärän arviointi

• Aikataulut nojaavat työmääräarvioihin• Arvioinnilla tarkoitetaan tehtävän

– Koon– Kustannusten– Resurssien– Keston

määrittämistä• Arvioiden perusteella saadaan projektin

kesto!• Hyvä arvio vaatii aikaa, työtä ja kokemusta

Tehtävien työmäärän arviointi

• Arvioita ei saa tehdä liian optimistisesti, mutta ne eivät saa sisältää pelivaraakaan

• Työvaiheen kesto = työmäärä : resurssimäärä

• Työvaiheen kestoa voidaan arvioida– Mutu/subjektiiviset menetelmät– Historia: taulukot ja tilastot aikaisemmista

työmääristä– Nyrkkisäännöt, matemaattiset mallit…

• Toteutuneista työmääristä pitäisi oppia!

Tehtävien riippuvuuksien selvittäminen

• Tehtävien väliset riippuvuudet määräävät työjärjestyksen

• Riippuvuuksia– Looginen – Limitys– Viive– Resurssi– Kalenteri– riippumaton

Tehtävien riippuvuuksien selvittäminen

• Riippuvuuksien selvittäminen– Selvitä mitkä voi aloittaa heti projektin alussa– Mieti kustakin tehtävästä mikä on seuraava

vaihe– Mieti jokaisen tehtävän kohdalla mitä tulisi olla

valmiina– Mieti limitykset (merkittävä tekijä aikataulussa)– Joskus voi projektin riippuvuudet selvittää

lopusta alkuun päin

Aikataulutekniikat

• Janakaavio eli Gantt –kaavio– Tehtävien nimet vasemmassa reunassa omalla

rivillä– Jokaisella tehtävällä suorakaide, josta ilmenee

alkamisaika, päättymisaika ja tehtävän kesto– Janakaavion etuna selkeys ja helppolukuisuus– Etapeilla voidaan erotella erilaisia

kokonaisuuksia– Janakaavion puutteena on, ettei se kuvaa

tehtävien välisiä riippuvuuksia (koska riippuvuuksien esittäminen sotkee kaavion)

Gantt-kaavio

Toimintaverkko

• Graafinen kuvaus, josta ilmenee tehtävät, tapahtumat ja tehtävien välinen riippuvuus

• Saadaan selville myös kriittinen polku eli tehtäväketju

• Sekä pelivarat• Hyvä työkalu aikataulun analysointiin• PERT-, lohko- ja nuolikaaviot

Aikataulutekniikat

• Nuoliverkko– Tehtävät kuvataan nuolilla– Tapahtuma, esim. vaiheen alkaminen kuvataan

ympyrällä– Lisäksi riippuvuuksien ilmaisemiseksi lisätään

”aputehtäviä”

1 2 4

3

5A D

CB

Aikataulutekniikat

• Lohkoverkko– Muistuttaa vuokaaviota– Tehtävät kuvattu suorakaiteina– Riippuvuudet nuolilla– Havainnollisempi kuin nuoliverkko

A

C

D B

Kriittinen polku

• Kriittisen polun laskemiseksi pitää määrittää tehtävien – Aikaisin alkamisajankohta AA– Aikaisin loppumisajankohta AL– Myöhäisin alkamisajankohta MA– Myöhäisin loppumisajankohta ML– Vapaa pelivara VP

• Kriittisen polun pelivara on nolla• Kriittiseen polkuun kuuluu yllensä alle 30%

tehtävistä

Projektin keston lyhentäminen

1. Selvitetään kaikki kriittiset ja lähes kriittisen polut

2. Tarkistetaan riippuvuudet (mahdollisuus rinnakkaisiin ja limitettyihin tehtäviin)

3. Etsitään tehtäviä, joita voidaan lyhentää4. Tarkistetaan resurssien

muutosmahdollisuuksia5. Keskitytään niihin tehtäviin, joista

saadaan eniten ajallista säätöä suhteessa kustannuksiin

Aikataulun valvonta

• Paraskaan aikataulu ei ole muuttumaton!– Edistymistä seurattava säännöllisesti– Tarkoitus löytää ongelmat ja estää

lisäkustannusten muodostuminen

• Aikataulun ylläpito koostuu– Edistymisen arviointi– Aikataulun päivitys– Poikkeamien tunnistaminen– Päätöksenteko ja korjaustoimenpiteet

Aikataulun valvonta

• Edistymisen arviointi– Selvitetään mitä on tehty…– …mitä on tekemättä…– … ja mikä on keskeneräisten tehtävien

kestoaika– Verrataan kerättyä tietoa suunnitelmiin

Aikataulun valvonta

– PP kerää tietoa edistymisestä mm. työnjohtajilta

– PP voi vaatia työnjohdolta ilmoituksia etenemisestä esim. joka viikon perjantai-iltapäivä

– Mitä pienemmiksi paloiksi projekti on jaettu sen helpompaa seuranta on

– Seurantaa helpottaa myös sitä varten kehitetyt mittarit ( työaika, kustannukset, määrät)

Aikataulun valvonta

• Aikataulun seuranta yhdistetään jana- tai toimintakaavioihin

• Kaavioita vain pitää osata lukea ja tehdä oikeat johtopäätökset!

PROJEKTIN RESURSSIOHJAUS

Resurssiohjaus

• Hyväkään aikataulu ei auta, jos tarvittavia resursseja ei ole käytössä

• Projektin resurssisuunnittelu tehdään usein aikataulun laadinnan yhteydessä

• Usein projektin häiriöt johtuvat huonosta resurssisuunnittelusta– Myöhästymisiä– Ylitöitä, kiirettä– Hukka-aikaa– Kustannusten kasvua

Resurssiohjaus

• Resurssisuunnittelun tavoitteena– Aikataulussa arvioitujen resurssien

saatavuuden varmistaminen– Avainresurssien käytön optimointi (kuormitus

tasaista ja jatkuvaa– Resurssikustannusten optimointi– Yritystason kokonaishallinta (mm. projektien

priorisointi)

Resurssiohjaus

• Resursseja ovat (pääluokat)– Raha– Henkilöt (omat ja ulkopuoliset)– Koneet ja laitteet– Materiaalit– Muut (esim. tila)

Resurssiohjaus

• Resurssilaji tarkoittaa resurssiluokan jakamista, esim. henkilöresurssi voidaan jakaa– Suunnittelija– Ohjelmoija– Työnjohtaja– Rakennusmies– …

Resurssiohjaus

• Resurssisuunnittelun kaksi vaihetta– Resurssilaskenta– Resurssitasaus

Resurssiohjaus

• Resurssilaskenta– Tehdään kun toimintaverkko tai kaavio tehty,

jossa• Tehtävät• Tehtävien työmäärä (eli kesto)• Tarvittavat resurssit per tehtävä• Tehtävien suoritusjärjestys

– Näiden perusteella tiedetään • Kriittinen polku • Tehtävien pelivarat

Resurssiohjaus

• Muistettava että työaika ei ole sama kuin tehollinen työaika– Tauot, rupatteluhetket– Raporttien, sähköpostin ym lukemista– Muut projektin, esimiestehtävät yms kuluttavat

työaikaa

KESTO = TYÖMÄÄRÄ / RESURSSIMÄÄRÄ

Resurssiohjaus

• Resurssilaskenta suoritetaan kaaviosta erikseen kullekin resurssilajille

• Resurssikuormitus kuvataan graafisesti ajan funktiona

• Näin saadaan helposti ymmärrettävä kuvaus projektin eri vaiheiden resurssitarpeista

Resurssiohjaus

• Resurssitasaus– Tasaus perustuu siihen, että kaikilla muilla

tehtävillä paitsi kriittisen polun tehtävillä on pelivaraa

– Pelivaroja voidaan hyödyntää resurssitasauksessa

• Siirretään ajoitusta pelivarojen sisällä tasoittaen kuormitusta

• Tarkistetaan voidaanko tehtävien riippuvuuksia muuttaa siten että kuormitusta voidaan tasata

• Tarkistetaan lisäresurssien siirtäminen kriittiselle polulle• Tehtävien kestoa muuttamalla voidaan vaikuttaa

kuormitukseen

Resurssiohjaus

• Resurssitasaus aloitetaan suurimmasta kuormitushuipusta ja tärkeimmästä resurssilajista– Resurssilajin tärkeyteen vaikuttaa

• Saatavuus• Hinta• Epäjatkuvuudesta aiheutuvat kustannukset

• Jos resurssitasaus ei muuten onnistu, niin sitten siirretään projektin valmistumispäivää

Resurssiohjaus

• Henkilötason kuormitussuunnittelu– Henkilökohtaisen osaamisen eroavaisuuksien

vuoksi pelkkä resurssitasaus ei voi perustua kokonaisvahvuuteen

– Henkilökohtainen työsuunnittelu korostuu asiantuntijaprojekteissa

– Henkilötason resurssitasaus perustuu pelivaroihin• Tehtävien siirto henkilöiden välillä• Lisäresurssien hankinta• Ylityöt• Tehtävien riippuvuuksien muuttaminen teknisillä

ratkaisuilla

PROJEKTIN KUSTANNUSOHJAUS

Kustannusohjaus

• Projektin kustannusarvio ja –ohjaus elintärkeitä yritykselle

• Projektin aikataululla ja kustannuksilla selvä yhteys– Minimikustannukset pitkällä aikataululla– Lyhin aikataulu nostaa kustannuksia– Optimi jossain niiden välillä

• Kustannusohjauksen tehtävänä on taloudellisesti edullisen projektin toteutus

Kustannusohjaus

• Kustannusohjaukseen sisältyy– Kustannusarviointi– Projektin budjetointi– Aikataulun ja kustannusten optimointi– Kassavirtalaskenta– Kustannusraportointi– Ohjauspäätökset– Jälkilaskenta

Kustannusohjaus

• Kustannusohjaus tuottaa tietoa, joka– Antaa kuvan työn todellisesta etenemisestä– Ajallisen ja taloudellisen edistymisen

yhdistäminen– Korostaa päätapahtumia– Antaa yhteenvedot projektin johtamisen eri

tasoille– Auttaa tunnistamaan ongelmakohdat– Ennakoi tulevaa kustannuskehitystä

Kustannusohjaus

• Kustannusohjauksen tulee keskittyä projektin alkuvaiheisiin– Kustannukset ”lyödään lukkoon”

suunnitteluvaiheessa– 80-90% kustannuksista päätetään silloin– Toteutusvaiheessa kustannuksiin voidaan

vaikuttaa enää vähän– Itse suunnitteluvaiheen kustannukset vain 10-

15 %

Kustannusohjaus

• Projektien sopimusmuodot– Kokonaisurakka

• Projekti määritellään tarkkaan• Toimittaja tietää mitä projektin toteuttaminen vaatii• Riskinä työmäärän arviointi• Etuna tilaajan kannalta kilpailutilanteen syntyminen

• Tilaajan ei tarvitse seurata kustannuksia• Toimittaja pyrkii mahdollisimman edulliseen

toteutukseen

• Yleensä suosittu sopimusmuoto

Kustannusohjaus

• Projektien sopimusmuodot– Laskutustyö

• Toimittaja veloittaa tehdystä työstä sopimuksen mukaisen hinnan

• Toimittajan voitto jää pieneksi• Toimittajan kannalta lähes riskitön vaihtoehto• Mahdollistaa proj. nopean käynnistämisen, kun ei tarvita

tarkkoja määrittelyjä• Soveltuu projekteihin, joissa odotettavissa paljon

muutoksia• Heikkoutena se, ettei toimittajalla motivaatiota edulliseen

lopputulokseen• Aikataulukin voi helposti venyä, tilaajan tarkasti

valvottava

Kustannusohjaus

• Projektien sopimusmuodot– Muita sopimusmuotoja

• Laskutustyö + kannustepalkkio (tavoitteiden mukaan)

• Laskutustyö + houkutuspalkkio (kustannusalituksesta)

• Kiinteä sopimus + laskutustyö• Kiinteä sopimus + bonus

Kustannusohjaus

• Kustannusohjauksen toteutuksen kolme keskeisintä vaihetta– Tehdään projektin kustannusarvio– Laaditaan projektille budjetti– Valvotaan kustannusten toteutumista ja

ohjataan projektia valvontatiedon mukaisesti

Kustannusohjaus

• Kustannusarviointi

– Kustannusarviointi pohjana projektin kannattavuuslaskelmille

– Projektin aikana kustannusarviointi toimii kustannusvalvonnan vertailukohteena

Kustannusohjaus

– Kustannuksia arvioitaessa huomioitava• Riittävä tarkkuustaso• Arviot sopii kustannusvalvonnan kohteeksi• Arvio on ennuste, joka ei voi olla lähtötietoja

tarkempi• Arvioihin ei lisätä varauksia• Arvioinnin ylitykset eivät saa horjuttaa projektin

kannattavuutta

Kustannusohjaus

• Kustannusarvioiden kolme luokkaa– Alustava kustannusarvio

• Tehdään esiselvityksen aikana• Tarkkuus -20% - +40%

– Peruskustannusarvio• Tehdään esisuunnittelun aikana • Käytössä tehtävä- ja laiteluettelot ja alustavat

tarjouskyselyt• Tarkkuus +/- 10%

– Lopullinen kustannusarvio• Kun suunnitelmat valmiina• Hankinnat sovittu ja sopimukset tehty• Tarkkuus 3-8 %

Kustannusohjaus

• Kustannusarvioiden arviointivaraukset– Pyritään lieventämään virhe- ja

epävarmuustekijöiden vaikutusta– Arviointivirheitä aiheuttaa

• Laajuusmuutokset• Lisätyöt• Ulkoiset muutokset (lakot, sää, lakien muuttuminen)• Arviointivirheet• Kustannustason muutos

Kustannusohjaus

• Kustannusarvioiden arviointivaraukset– Varaukset yleensä noin 10% projektin

kokonaiskustannuksista– Varausten tulee olla suhteessa arvioiden

tarkkuuteen– Varausten tarkoitus kattaa pienet ja normaalit

muutokset– Merkittävät suunnitelmien muutokset

tarkoittavat koko kustannusarvioinnin uudelleen tekemistä

Kustannusohjaus

• Projektibudjetti– Kustannusarvioin lisäksi tarvitaan aikaan

sidottu projektibudjetti– Kustannusarvio on siis luettelon omainen esitys

projektin kustannuksista– Budjetti on aikaan sidottu projektin

taloudellinen toimintasuunnitelma• Kertoo kuinka paljon eri tehtäviin on varattu rahaa• Sidottu projektin aikatauluun• Kuvataan useimmiten vain projektin menot

Kustannusohjaus

• Kustannusvalvonta

• Varmistetaan projektin taloudellinen toteutus

• Säännöllistä, oikeaa tietoa, kaikki kustannukset kattavaa, ohjaavaa

• Keskeistä saada syntyneet kustannukset nopeasti mukaan valvontaan

• Valvonnassa seurataan syntyneitä kustannuksia projektin budjettiin

Kustannusohjaus

• Jos eroja kustannusten ja budjetin välillä– Syyt selvitetään– Ylitykset korjataan vähentämällä tulevia kuluja– Esitetään muutosta projektin budjettiin

• Kustannustarkkailu– Suurissa projekteissa vastuuhenkilön

suorittamaa– Seurataan tarjouksia, tilauksia, materiaaleja,

urakka sopimuksia, tuntiraportteja …

Kustannusohjaus

• Tuntiraportointijärjestelmä– Tarkoituksena raportoida projektille tehdyt työt– Kerran viikossa, kahdessa viikossa tai

kuukaudessa– Palvelee

• Palkanlaskentaa• Työkustannusten laskentaa• Työmääräarvioinnin kehittämistä

Kustannusohjaus

• Kustannusten jälkiarviointi– Yhteenveto projektin kustannuksista ja

kannattavuudesta– Tehdään projektin valmistuttua– Tehtävänä

• Koota tiedot kustannuksista• Analysoida poikkeamat ja niiden syyt• Antaa sisäinen kannattavuuslaskelma• Täyttää kirjanpidolliset vaatimukset• Toimia tulevien projektien perustietona

Kustannusten ja ajan optimointi

• Projektin kestoa tulee tarkastella huomioiden aikataulu ja kustannukset

• Aikataulun lyhentäminen säästää välillisissä kustannuksissa– Sidotun pääoman kustannus– Investoinnin tuotto– Maksuerien aikaistuminen– Säästytään myöhästymissakoilta– Maine

Kustannusten ja ajan optimointi

• Aikataulun optimoinnissa selvitetään– Tehtävien lyhentämismahdollisuudet– Lyhentämisestä aiheutuvat kustannukset ja

säästöt– Kriittisen polun tehtävä, jota edullisinta lyhentää

• Kriittisen polun tehtäviä lyhennetään, kunnes lyhentämisestä aiheutuva lisäkustannus on suurempi kuin välillisissä kust. syntynyt säästö

Kustannusten ja ajan optimointi

• Tehtävien keston lyhentäminen– Ylityöt– Urakkatyö– Lisäresurssit– Tehokkaammat koneet– Vuorotyö

• Nämä aiheuttavat erilaisia lisäkustannuksia

Kustannusten ja ajan optimointi

• Käytännössä kustannusoptimin selvittäminen vaikeaa

• Käytännön menetelmät, esim– Vertaillaan muutamia eri kestoisia

suunnitelmia ja valitaan niistä kokonaiskustannuksiltaan pienin

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Kustannusseurannassa tavallisesti verrataan toteutuneita kustannuksia budjettiin– Aikataulu jätetään huomioimatta– Tehtävän alittaessa sille varatun budjetin, on

epäiltävä tehtävän myöhästymistä aikataulusta

• Kustannusseuranta ei voi olla tehokasta huomioimatta aikataulua

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Ratkaisuna aikataulun ja budjetin yhdistäminen

• Tapahtuu käytännössä pilkkomalla projekti pienempiin tehtäviin, joilla on oma aikataulu ja budjetti (työpaketti)

• Ideana todellisuudessa tehdyn työn kustannusten seurantaan

• Suomalainen nimi: tuloksen arvo -menetelmä

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Menetelmässä mitataan tehtävien valmius ja lasketaan tehdyn työn alkuperäisen budjetin mukaiset kustannukset

• Tämän jälkeen verrataan tehtävän alkuperäistä budjettia ja toteutuneita kustannuksia

• Tietoa käytetään projektin edistymisen valvontaa ja tulevan kehityksen arviointiin

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Tuloksen arvo –menetelmässä seurataan budjettia ja kustannuksia niiden syntyhetkeen perustuen– Ei siis laskutus- tai maksuhetkellä– Maksujärjestely yms viiveet poistetaan– Tieto kustannusten kertymisestä ajankohtaista

• Menetelmässä tarvittavat kustannustiedot– Budjetti– Toteutuneet kustannukset– Tehdyn työn budjetoidut kustannukset =

tehdyn työn arvo = EV

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Esim. tehtävän budjetti on 100 000€ ja tehtävästä on valmiina 25%. Tuloksen arvo on siis 25 000€

• Vertaamalla tätä lukua budjettiin ja toteutuneisiin kustannuksiin saadaan tunnusluvut– Kustannusero – Aikatauluero

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Kustannusero = tehdyn työn budj. kust. – toteutuneet kust.

• Aikatauluero = tehdyn työn budjetoidut kust. – budjetoidut kust

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Aikatauluero ja kustannusero riippuvat projektin raha-arvoista

• Niinpä absoluuttinen ero suhteutetaan eli saadaan suhteelliset kustannus- ja aikataulueroindeksi

kustannuseroindeksi =

aikataulueroindeksi =

kustannuserotuloksen arvo

aikatauluero alkup. budjetti

Ajallisen ja taloudellisen edistymisen arviointi

• Indeksin arvo = 0– Budjetissa– Aikataulussa

• Indeksin arvo < 0– Kustannus ylitys– Aikataulusta myöhässä

• Indeksin arvo > 0– Kustannus alitus– Aikataulusta edellä

RISKIEN HALLINTA PROJEKTISSA

Riskien hallinta

• RISKI = Mahdollinen negatiivinen poikkeama projektin tavoitteista

• Hyvään projektisuunnitelmaan kuuluu riskien ja ongelman aiheuttajien selvittäminen

• Kaksi ajattelutapaa– Suunnitteluvaiheessa ajan kanssa varaudutaan

riskeihin – Toteutuksen aikana painitaan jatkuvasti

ongelmien kanssa

• Riskien ja ongelmien ennakointi taloudellisesti erittäin kannattavaa

Riskien hallinta

• Riskit voidaan jakaa– Tekniset riskit– Aikataulun riskit– Taloudelliset riskit– Organisaatio, henkilöt, tiedonkulku– Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat– Asiakas– Ympäristötekijät– Sopimuksiin liittyvät riskit– Tuotevastuu– Kohdemaahan liittyvät riskit

Riskien kartoitus

• Riskit liittyvät yleensä kriittisiin alueisiin– Aikataulun kriittiset polut– Uusi teknologia– Avoimet vastuukysymykset– Avainresurssien kuormitus– Organisaatiorajat

• Näiltä alueilta kartoitetaan riskit• Eli listataan pessimistisesti kaikki mikä voi

mennä pieleen

Riskien kartoitus

• Lisäksi tyypilliset ongelmat liittyvät– Epäselvään projektin tavoitteeseen ja

rajaukseen– Tehtävien ja vastuunjaon epäselkeyteen– Epävarmoihin työmäärä arvioihin– Kustannustason muutokset ja maksuvaikeudet– Tiedonkulkuun, valvontaan ja työtapoihin

liittyvät ongelmat

Riskien kartoitus

• Riskien arvioinnissa käytetään apuna– Tarkistusluetteloita– Kokemusta aikaisemmista projekteista

• Ja varsinkin sen ongelmista

• Riskien kartoitusta tulee jatkaa koko projektin ajan

Riskien luokittelu

• Kaikkiin riskeihin ei kannata varautua, ainoastaan todennäköisiin ja vakaviin riskeihin

• Eli arvioidaan kaikkien kartoitettujen riskien todennäköisyys ja vakavuus

• Riskit luokitellaan näiden tulon perusteella

=> todennäköisyys x merkitys = yhteisvaikutus

Riskien torjunta

• Riskien torjunnan vaihtoehtoiset toimintatavat:– Poistetaan riski valituilla toimenpiteillä– Syy-seuraus analyysi (riskin todennäköisyys

alenee)– Riskin siirto sopimuksilla– Projektin toteutuksen muuttaminen– Riskin hyväksyntä ilman toimenpiteitä– Riskin toteutumisen varalle tehtävät

toimenpiteen ja varautumissuunnitelma

Riskien hallinta

• Viimeisenä tehdään riskin ja sen torjunnan taloudellinen analyysi– Mitä toimenpiteitä kannattaa toteuttaa– Mikä hyväksyttävä riskin todennäköisyys– Milloin riskin toteutuminen voidaan hyväksyä ja

kohdistaa suunnittelu varotoimenpiteisiin

PROJEKTIN JOHTAMINEN

Projektin johtaminen

• Projektia johtaa projektipäällikkö– Vastaa projektin organisoinnista– Valitsee henkilöt projektiin– Projektiryhmän kannustus ja motivointi– Tehtävienanto ja valvonta

• Linjaorganisaatio aiheuttaa ongelmia johtamiseen

• Projektipäälliköltä vaaditaan aktiivista otetta ja johtamista!

Projektin johtaminen

• Projektipäälliköllä on useita rooleja – Esimies– Neuvottelija– Myyjä– Asiantuntija– Tiedottaja– Tilaaja

Projektin johtaminen

• Projektipäällikön taitoalueet– Projektin tekniikan osaaminen– Projektihallinnan osaaminen– Ihmisten johtamistaidot

• Pienissä projekteissa PP:n asiaosaaminen korostuu

• Suurimmissa projekteissa PP:n tulee olla hyvä johtaja, vaikka ei niin asiaa osaisikaan

Projektin johtaminen

• Projektipäällikön puutteet– Ei osaa delegoida, puuttuu joka asiaan– Tekee yksin, ei tiedota eikä valvo– Ei osaa päättää, ongelma jää ratkaisematta– Ei hallitse omaa ajankäyttöä– Teknisesti orientoitunut, unohtaa ihmiset

Projektin johtaminen

• Projektipäällikön työn hyvät puolet

• Hyvät kehittymismahdollisuudet– Johtamistaitojen kehittymiselle hyvä tilaisuus

• Yhteydet ulkoisiin yrityksiin– Asiakkaat, alihankkijat, toimittajat– Kontakteja ja kokemuksia

Projektin johtaminen

• Omat toimintavaltuudet– Paljon haasteita ja mahdollisuuksia– Päätösvaltuudet voivat olla merkittävät

• Näkyvät työn tulokset– Työn tulos kytkeytyy juuri projektipäällikköön– Onnistunutta projektia ei unohdeta

Projektin johtaminen

• Projektipäällikön työn huonot puolet

• Vastuun laajuus ja riittämättömät valtuudet– Vastuu ja valtuudet eivät ole tasapainossa– Voi turhauttaa projektipäällikköä

• Stressi– Kiire ja ongelmatilanteet normaaleja projekteissa– Vaikeita päätöksiä ja projektin eteenpäin

potkimista

Projektin johtaminen

• Ristiriidat linjaorganisaation kanssa– Projektipäälliköllä ja linjapäälliköllä

erimielisyyksiä esim. resurssien käytöstä

• Epävarmuus projektin jälkeisestä elämästä– Juuri kun on oppinut tehtävät hyvin, projekti

päättyy– Onko vastaavia töitä projektin jälkeen– Pitääkö etsiä töitä muualta vai siirtyykö

linjaorganisaatioon

Projektin johtaminen

• Projektipäällikön kymmenen käskyä

1) Suunnittele projektin huolella2) Dokumentoi sovitut asiat ja keskustelut3) Valvo projektin etenemistä4) Ole rehellinen ja avoin projektin

omistajalle5) Tartu ongelmiin heti

Projektin johtaminen

6) Jaa tehtäviä ja vaadi raportointia7) Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja8) Huolehdi jaksamisesta9) Teen projektista riskianalyysi ja seuraa

sitä10) Priorisoi töitä, keskity olennaiseen

Projektitiimi

• Projektissa mukana olevat ihmiset muodostavat projektiorganisaation eli projektitiimin, jolle ominaista– Tilapäisyys– Henkilöiden mukaantulo ja irtautuminen

projektin eri vaiheissa– Henkilöt tuntemattomia toisilleen– Työskentelyn tulisi olla kuitenkin tehokasta heti

alusta

Projektitiimi

Projektitiimi on yhteisiin tavoitteisiin sitoutunut ryhmä, jonka jäsenet tukevat toisiaan tehtävien suorittamisessa ja

joka aikaansaa korkeatasoisia tuloksia tehokkaasti

Projektitiimi

• Tiimin toiminnasta kokonaisvastuu projektipäälliköllä

• Tiimin koolla rajansa – Usean kymmenen henkilön ryhmä ei toimi

tiiminä– Tiimit muodostetaankin osaprojektitasolla

• Projektia koordinoidaan osaprojektitasolla

Projektitiimi

• Kuinka luoda tehokas tiimi– Selkeä visio ja haasteelliset tavoitteet

• Jokainen henkilö määrittelemässä omia tulostavoitteita

– Yhteentoimivan ryhmän valinta• Pp valitsee ryhmän jossa on oikeaa osaamista ja

toimivat henkilösuhteet

– Käynnistysseminaari (kick off)• Laitetaan projekti tehokkaasti liikkeelle kertaamalla

koko henkilöstön kanssa mm projektin tavoitteet ja eri tiimien tehtävän kuvat

• Illanvietto edistää tiimin uusien henkilöiden tutustumista

Projektitiimi

– Hyvä tiedottaminen ja kommunikaatio• Avoin ilmapiiri ja esteetön kommunikointi• Yksilöllisyys huomioitava• Päätöksentekotavat

– Ryhmän kehittäminen• Osaamisen kehittäminen lisää motivaatiota• Myös ajatusten ja mielipiteiden vaihtoa

– Palkitsemisjärjestelmä• Tulostavoitteilla voidaan mitata projektissa

onnistumista • Tulospalkkiojärjestelmä sopii hyvin projektitoimintaan• Auttaa pitämään projektitiimin kasassa

Projektitiimi

– Tiimin ylläpito ja kehittäminen• Projektin eri vaiheissa tiimin kokoonpanossa tapahtuu

muutoksia• Tiimin tehokkuus ei saa muutoksien myötä vaarantua

– Ristiriitojen sovittamisen käytännöt• Pienikin ristiriita voi hankaloittaa työtä tai pila

ilmapiiriä• PP tulisi kuunnella ja olla ajantasalla ongelmista ja

pyrkiä niiden analyyttiseen ratkaisemiseen

Projektitiimi

– Palautteen antaminen• Palautteen saaminen lisää työskentely motivaatiota• Palautteen tulee kohdistua työhön ja suorituksiin ei

henkilöön• Positiivinen palaute kaikkien kuullen, negatiivinen

kahden kesken

PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN

Projektin päättäminen

• Projekti on ajallisesti rajattu eli sillä tulee olla selvä loppu– Projekti ei lopu itsestään vaan se pitää lopettaa – Lopettaminen tehdään muodollisesti ja henkisesti– Lopettaminen vapauttaa resurssit muuhun

käyttöön• Projekti voidaan lopettaa myös kesken

projektin, jos– Kannattavuuslaskelmiin tulee suuria muutoksia– Syntyy olennainen poikkeama

projektisuunnitelmasta– Tilaajan maksuvaikeudet– …

Projektin päättäminen

• Projektin päättämiseen liittyvät ongelmat– Päättymistä ei ole rajattu selvästi– Henkilöstö siirtynyt jo uuteen projektiin– Dokumenttien tekeminen loppuun– Kuka hyväksyy projektin?– Onnistuneesta projektista ei palkita– Päättämisestä ja tuloksista ei tiedoteta– Projekti loppuu kun rahat loppuu– Käyttöönotto keskeneräistä

Päättämisen toimenpiteet

• Projektin tuloksen valmistuttua, PP laatii loppuraportin

• PP esittää ohjausryhmälle projektin päättämistä

• Ohjausryhmä tarkastaa projektin tuloksen ja tavoitteiden toteutumisen

• Ohjausryhmä ratkaisee päätetäänkö projekti vai tehdäänkö korjauksia yms. toimenpiteitä

Päättämisen toimenpiteet

• Projektin päättäminen lähtee liikkeelle osaprojekteista ylöspäin

• Päättämiseen liittyy myös projektin tuloksen siirto käyttäjälle, käyttöorganisaation sisäänajo ja koulutus

Päättämisen dokumentit

• Projektissa syntyy kahdenlaisia dokumentteja– Projektin hallinnolliset dokumentit– Projektin tulokseen liittyvät tekniset

dokumentit

• Jo projektin alussa määritellään asiakirjojen toteutustapa– Luokittelu, arkistointipaikka, vastuut

asiakirjoista, asiakirjojen tunnistetiedot yms…– Tähänkin olemassa standardit!

Päättämisen dokumentit

• Projektin hallinnolliset dokumentit tallennetaan projektikansioon

• Asiakirjojen sähköinen arkistointi yleistyy– Dokumenttien hallintaohjelmistot kehittyneet– Sähköinen arkistointi mahdollistaa asiakirjojen

saatavuuden paikasta riippumatta– Asiakirjojen käsittely nopeutuu ja virheet

vähenevät

Projektin loppuraportti

• Kun projektin on täysin valmis ja loppuraportti tehty, tarkistetaan tulosten lisäksi myös– Dokumentointi– Arkistointi– Tuloksen luovutus käyttäjälle

• Loppuraportti sisältää arvokasta tietoa projektin toteutumisesta ja sitä pitäisi hyödyntää toiminnan kehittämisessä

• Loppuraportissa kuvataan mahdolliset projektin jälkeiset toimenpiteet

Päättämiskokous

• Projektipäällikkö kutsuu ohjausryhmän projektin päättämiskokoukseen, jossa mm.– Arvioidaan projektin tulos ja onnistuneisuus – Arvioidaan toteutus– Käydään läpi jatkotoimenpiteet– Mahdollisesti päätetään tulospalkkioista

• Projektin henkinen päättäminen tehdään järjestämällä projektihenkilöstölle loppuseminaari