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Projet d’évolution des Systèmes d’Information :
Communication Secrétaires Généraux
Domaine de Bellejame,
12 février 2016
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12/02/2016 – Domaine de Bellejame
(R)Évolution du SI Fédéral
Enjeux et objectifs
• Formaliser collectivement le projet fédéral : vision, axes stratégiques et actions clefs selon les bonnes pratiques d’une planification raisonnée
• Avoir un cap • Faire des choix (fixer des priorités, reporter l’accessoire,
éliminer l’exception) • Impliquer les pilotes stratégiques et opérationnels
• Responsabiliser l’individu
• Humain • Structurel • Fonctionnel • Fédéral
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
LANCEMENT D’ UNE CONSULTATION EN 2015 Pour définir le schéma directeur SI
• La FFR s’est lancée dans le projet de refonte de son SI à travers 3 grandes étapes :
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Audit et accompagnement sur la réflexion du
SI
Rédaction du cahier des charges
et choix du prestataire
Accompagnement et suivi sur la réalisation du
nouveau SI
Etape 1 Etape 2 Etape 3
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
ETAPE 1 : AUDIT ET ACCOMPAGNEMENT Produire le schéma directeur et un premier état des lieux avec ALTRAN
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• Une étude courte et rapide, 22 septembre au 8 décembre 2015
• Ateliers participatifs, pour identifier les besoins, les attentes, les freins et les leviers
• Un rapport décrivant l’existant, la cible, les impacts et la trajectoire
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
ETAPE 1 : AUDIT ET ACCOMPAGNEMENT Ateliers participatifs
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• Implication de toutes les parties prenantes
• 2 ateliers stratégiques : élus du Comité Directeur, DG, Directeurs
• 13 ateliers thématiques : élus fédéraux, territoriaux, représentants de clubs, salariés fédéraux et territoriaux
• 45 heures de réunions en atelier ou en visioconférence, 94 participants au total, un peu plus de 40 jours E.T.P. d’intervenants FFR
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
DEFINITION DE LA CIBLE Enjeux et Objectifs : points clés
• Renforcer l’alignement du Système d’Information (SI) sur les enjeux et les besoins. – Un SI partagé pour toutes les parties prenantes,
– Une plus grande implication des Utilisateurs
– Une meilleure connaissance du licencié et de son parcours
• Améliorer la performance, la robustesse du système et la qualité des données – Des processus mieux décrits et appliqués
– Améliorer l’efficacité opérationnelle
– Des rôles et responsabilités clairement définis
– Des procédures et documents largement dématérialisés
• Mieux gérer les accès et la sécurité des informations – Accessibilité, disponibilité, fiabilité, réactivité
– Déléguer… et maîtriser = contrôler
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12/02/2016 – Domaine de Bellejame
• OVAL-e et l’Intranet sont fortement appréciés et lors de leur mise en service à partir de 2004, ont apporté un vrai plus dans la gestion de la FFR, en créant du lien entre FFR, Comité et Club
• Bonne qualité des informations, nombreux rapports et des fonctionnalités qui répondent aux besoins
• Des services qui sont de plus en plus utilisés comme la Billetterie, qui est un levier de consultation de l’intranet.
MAIS…
ETAT DES LIEUX : Des points forts
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
• Des temps de réponse et des difficultés d’accès chroniques
• Des informations parfois incomplètes, ou pas à jour
• Pas de véritable contrôle unique des accès (intranet club)
• La lourdeur de plusieurs processus clé
• Des rapports difficiles à adapter
• Un outil pas assez connu par ses utilisateurs
• L’ergonomie est décalée par rapport à l'évolution des processus
• Un SI difficile à faire évoluer sur la technologie actuelle
• Des compétences non pérennes pour gérer le SI
Il est urgent de faire évoluer le SI
ETAT DES LIEUX : des points faibles
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
• Des processus lourds non formalisés, qui devront s’adapter à de nouvelles réglementations potentielles
• Des parties prenantes qui n’ont pas toutes le même niveau « technique » et qui obligera à construire une solution très « utilisateur final » orientée bénévole
• Des licenciés qui n’ont pas la démarche d’aller sur leur intranet pour mettre à jour leurs informations
• Une réticence potentielle des parties prenantes à partager les données et à gérer la communication
Des freins….
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
• De très fortes attentes pour une simplification des processus, des outils et des usages
• Technologie mature permettant l’accessibilité des services en tout lieu
• Fournir de nouveaux services pour attirer l’usager-licencié (produits dérivés, rebond sur billetterie…)
• Une responsabilisation de chaque partie prenante le rendant acteur du système
Mais aussi des leviers
Enjeux, Objectifs,
Points Forts, Points Faibles, Freins, Leviers Qu’en pensez-
vous?
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
ETAPE 2 : CAHIER DES CHARGES CONSULTATION
• Une étude qui doit être aussi très cadencée, pour être prêts en juin 2016
• Identification de propriétaires de processus (Les 10 principaux)
• Ateliers participatifs, pour cartographier ces processus en identifiant les éléments structurants, pour alimenter le cahier des charges de consultation
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12/02/2016 – Domaine de Bellejame
Management de l’étape 2
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Comité de Pilotage Instance décisionnelle de pilotage du projet
Christian Garnier FFR Trésorier Général
Alain Doucet FFR Secrétaire Général
Jean Louis Barthès FFR Directeur général
Paul de Keerle FFR Directeur financier
Denis Malmasson FFR Responsable SI
Samuel Setbon ALTRAN Pilote de la prestation
Pascal Fortassin ALTRAN Conduite du changement
Commission d’Appel d’Offre Instance décisionnelle d’analyse des offres et de désignation du prestataire
Patrick Buisson Comité Directeur Jean-Louis Barthes
Directeur Général
Gérard Buathier CNPCT Paul de Keerle Directeur Financier
Guy Molveau Comité Directeur Gurvan Kervadec
Directeur Projets Sportifs
Georges Duzan Comité Directeur Fabien Roland Juriste
Christian Garnier Trésorier Général Denis Malmasson
Responsable SI
Instances Actrices des Processus :
Commissions Régaliennes
Commission Révision
des Règlements
Groupe de Travail de Simplification des
Procédures
(…)
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
Planning Etape 2
Jan Fev Mar Avr Mai Juin Juil.
Ateliers Modélisation Processus
Rédaction Cahier des
Charges
Consultation Prestataires
Commission Analyse des
offres
Installation Prestataire
Désignation prestataire
Démarrage projet développement
Mise en œuvre de processus simplifiés pour affiliations sur Oval-e
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
Identification des responsables de processus
Quel est son rôle?
• « Personne responsable de la conception des processus, de la performance, et de l'identification des opportunités futures d'amélioration sur le processus ».
• L'un des rôles essentiels du Pilote de Processus sera donc de porter « la voix du client » dans les arbitrages budgétaires, organisationnels, fonctionnels, etc.
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Participer à la description du processus Définir les indicateurs de performance Suivre l’évolution des exigences spécifiées Défendre la position des clients (internes,
externes) et être le représentant du processus en interne
Animer la relation avec les métiers, prendre en compte les besoins des utilisateurs et garantir leur satisfaction commune
Les tâches opérationnelles du
responsable de processus
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Recueillir et exploite en permanence l'ensemble des informations relatives au processus et à son fonctionnement,
Évaluer les ressources allouées afin de garantir l’efficience et l’efficacité du processus
Vérifier et mesurer Produire le reporting et rendre compte des résultats Mettre en place l’optimisation continue des processus Augmenter la satisfaction « client »
Les tâches opérationnelles
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Communiquer Animer la démarche de management des processus
et l’interface avec les autres pilotes Conduire le changement pour l’appropriation de la
culture Processus Permettre une bonne visibilité des processus réalisés
par les opérationnels Animer les revues de processus Homogénéiser les bonnes pratiques et partager
l’information.
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Les tâches opérationnelles
12/02/2016 – Domaine de Bellejame
Identification des responsables de processus
Macro processus Département Responsable Responsable Processus Délégation
Gestion des affiliations Activités Sportives Stéphane Duberger
Gestion des arbitres DTNA Joël Dumé
Gestion des structures Activités Sportives Stéphane Duberger
Gestion des compétitions Activités Sportives Stéphane Duberger
Gestion des rencontres Activités Sportives Stéphane Duberger
Gestion des sélections Projets Sportifs Gurvan Kervadec Mathieu Brauge
Gestion des diplômes DTN Gurvan Kervadec Riahd Djait
Gestion des règlements/discipline Activités Sportives Alice de Robillard
Gestion de la DSI Systèmes d’Information Denis Malmasson
Et le responsable des processus de la FFR est : Christian GARNIER
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EXEMPLE D’UN MACRO PROCESSUS Gérer les affiliations
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CARTOGRAPHIE GENERALE
Autres types de contenus : fiche signalétique et fichier des règles de gestion
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Les Etapes de la Conduite du Changement
Le chemin de la réussite !
Etablir un sentiment d’urgence
(Etat des lieux)
Former une coalition pour guider
(Comité Directeur)
Créer une vision
(Oval-e V2)
Communiquer la vision
(CT et Club)
Donner le pouvoir à d’autres pour agir
(Des référents)
Planifier et créer des victoires rapides
(Montrer des réussites dès le mois de septembre)
Consolider les améliorations
et produire plus
(Déployer à tous les niveaux)
Institutionnaliser les nouvelles approches
(Manager les processus)
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