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Apresentação da conclusão do curso de White Belt em Seis Sigma. Esse projeto foi aprovado entre os 10 melhores dos mais de 400 participantes de todo o Brasil da rede de revendas Ambev.
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Fundação Vanzolini
© Alberto W. Ramos 1
Projeto White Belt
Fábio Cristiano Schmitz
Data de início: 21/01/2013 Revisão: 03
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Resumo das Ferramentas Utilizadas no Projeto
P D C A x Project Charter
x SIPOC
x Mapa do Processo
x Definição Operacional
x Avaliação S. Medição
x Capacidade Estatística
x Diagrama C&E
x Matriz C&E
Z Histograma
x Boxplot
Z Diagrama de Dispersão
x Gráfico Linear
Z Diagrama de Pareto
x Plano de Ação
x Plano de Ação x Capacidade Estatística
x Gráfico Linear
x Plano de Controle
x Gráfico p
Z Gráfico c
x Gráfico IM/R
x Padronização
x Mapa do Processo
Fundação Vanzolini
Projeto: Controle de Estoque e Marcação Champion: Fábio C. Schmitz
Unidade: Revenda Casci - Carazinho/RS Dono do Processo: Maurício Thomazi
Nomes Função % do tempo PDCA Data Prevista Data Real Data Revisada
P. Renato Siqueira (GV) White Belt (em certificação) 5 Plan 04/02/2013 04/02/2013
Gustavo Castelli (Direção) White Belt (em certificação) 5 Do 25/02/2013 25/02/2013
Fernando Villa (GC) Membro 80 Check 11/03/2013 12/03/2013
Maurício Thomazi (SA - Diurno) Membro 5 Act 18/03/2013 26/03/2013
Luciano A. Tesser (SA - noturno) Membro 5
Project Charter
21/01/2013
R$ 200.000,00
Redistribuição do capital de R$ 1.000.000,00, atualmente, aplicado
excessivamente no estoque de produtos (ativo imobilizado) para em no máximo
6 meses empregá-lo no aumento do capital de giro e investimentos.
Principais impactos:
– Redução de empréstimos bancários (financeiro);
– Redução dos Custos de Estocagem (armazém);
– Maior dispobilidade/variedade de SKUs (vendas);
– Facilitar o processo de puxada dos produtos;
– Amenizar o risco de furo de puxada.
Métricas Escopo Exclui
O que será obtido com este projeto?Qual é a oportunidade ou problema associado com este projeto?
Controle de estoque e marcação compacto e com maior disponibilidade/variedade de SKUs, de modo que atenda os
interesses da direção, vendas, financeiro e operação de distribuição.
Data de Início:
Economia Estimada:
Tema do Projeto Objetivos e Metas
Escopo Inclui
O que não engloba este projeto?
Membros
da Equipe
Etapas do Projeto
– Necessidade de puxada;
– Marcação dos produtos;
– Puxada dos produtos;
– Estocagem dos produtos.
O que engloba este projeto?
Que atividades e processos estão
contemplados?
Valor total do ativo imobilizado estoque.
Equipe do Projeto
– Furo de puxada, quando o
responsável é a Fábrica;
– Classificação/Posicionamento dos
produtos nos armazéns físicos;
– Tempos e movimentos dos veículos
de puxada;
– Validade dos produtos em estoque e
FIFO.
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Fornecedores Entradas Processo Saídas Clientes
– Fábricas da Ambev;
– Financeiro da unidade;
– Vendas da unidade;
– Sistema PROMAX;
– Extranet Ambev.
– Relatório de marcação - Ambev;
– Disponibilidade de produtos nas
Fábricas - Ambev;
– Relatório de produtos cadastrados no
sistema - Promax;
– Metas de Vendas - Vendas;
– Ações de mercado - Vendas;
– Tendências do volume real - Vendas;
– Limite de valor do estoque - Financeiro.
– Analisar a necessidade de
produtos de acordo com a
classificação de giro, a meta e a
média diária de vendas;
– Verificar a disponibilidade nas
fábricas e o limite financeiro;
- Fazer a marcação e puxar os
produtos aprovados.
– Produtos puxados e
descarregados nos armazéns;
– Valor de estoque dentro do limite
financeiro combinado;
– Maior número de SKUs possíveis
disponibilizados para a equipe de
vendas.
– Gerente de Op. de Distribuição;
– Gerente de Vendas;
– Gerente Comercial;
– Gerente Adm/Financeiro.
SIPOC
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Mapa do Processo
No olhometro (análise visual), verificar produtos que apresentam baixas
quantidades de estoques.
Verificar com o GV quaisos produtos que possuem
ações de mercado.
Análisar manualmente, os produtos disponíveis nas
fábricas para puxada.
Análisarmanualmente, quais
os produtos marcados no dia anterior que
foram aprovados para puxada.
Marcação na Extranet do atual/próximo dia
Aprovado?
Produtos com baixo estoque?
Necessidadede Puxada
Remarcar as puxadas
OK
OK
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O ativo imobilizado estoque engloba apenas produtos voltados ao negócio principal da organização – distribuição de bebidas do grupo Ambev. Estes produtos se classificam em alcoólicos (Skol, Brahma, etc), não-alcólicos (Pepsi, Guaraná, etc) e não-alcoólicos e não carbonatados (Gatorade, Lipton). A unidade Casci de Carazinho-RS utiliza um controle manual de estoque. Porém o controle manual do estoque demanda muito tempo para o cumprimento do processo, além de desconsiderar o giro do estoque e a sazonalidade. Isto pode resultar em um estoque de alto valor mas com baixa disponibilidade ou diversidade de produtos para alcance da meta e média atual de vendas. Assim, se acredita que ao automatizar as partes possíveis do processo e interligar as informações das áreas envolvidas, se obterá maior eficiência e eficácia, reduzindo o risco de anormalidades.
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Durante 10 dias se acompanhou a marcação dos produtos, bem como a análise das atividades e do tempos de cada etapa deste processo:
Data Cntgem do Est. Armzndo Cntgem Prod. em trânsito Estqe TT (armaz. + marc.) Solicitação Vendas Revisão Financ. Marc. na extranet TC
22/01/2013 00:42:14 00:07:17 00:49:31 00:04:26 00:05:49 00:14:06 02:03:22
23/01/2013 00:59:25 00:10:15 01:09:39 00:06:14 00:08:10 00:19:50 02:53:33
24/01/2013 00:47:14 00:08:08 00:55:22 00:04:57 00:06:30 00:15:46 02:17:57
25/01/2013 00:48:52 00:08:25 00:57:17 00:05:08 00:06:43 00:16:18 02:22:44
28/01/2013 00:52:19 00:09:01 01:01:20 00:05:29 00:07:12 00:17:27 02:32:49
29/01/2013 00:56:54 00:09:49 01:06:43 00:05:58 00:07:50 00:18:59 02:46:13
30/01/2013 00:57:49 00:09:58 01:07:47 00:06:04 00:07:57 00:19:18 02:48:53
31/01/2013 00:40:05 00:05:12 00:45:17 00:03:10 00:04:09 00:10:04 01:47:57
1º Quartil Média Mediana 3º Quartil Desvio Padrão Variância
Cntgem do Est. Armzndo 00:45:59 00:50:36 00:50:35 00:57:08 00:07:15 00:00:02
Cntgem Prod. em trânsito 00:07:56 00:08:31 00:08:43 00:09:51 00:01:41 00:00:00
Estqe TT (armaz. + marc.) 00:53:54 00:59:07 00:59:19 01:06:59 00:08:52 00:00:03
Solicitação Vendas 00:04:50 00:05:11 00:05:19 00:06:00 00:01:01 00:00:00
Revisão Financ. 00:06:20 00:06:47 00:06:58 00:07:52 00:01:20 00:00:00
Marc. na extranet 00:15:21 00:16:28 00:16:53 00:19:04 00:03:15 00:00:00
Fatores
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Cause Effect
Equipment (Máquinas) Process (Métodos) People (Mão de Obra)
Sistema local inoperante.
Demora na análise da marcação
anterior. Pouco informatizadas
Estoque virtual atualizado. Contagem manual do estoque Resistentes à mudanças
Caderno de anotações das
marcações.
Atenção diferenciada a produtos
com ação de mercado. motoristas (absenteísmo e férias)
motoristas seguir a legislação de
transito.
Caminhão quebrado. Estradas bloqueadas. Farol CSC
Freteiros indisponíveis
Bloqueio de exportação de arquivo
na Extranet, permitindo apenas
impressão. Nº de SKUs mensais
Juros bancários p/ complementar a
puxadas de produtos.
atrazo no recebimento da projeção
de estoque
Filas nas Fábricas Extrato de Puxadas
Clima
Manutenção nas fábricas.
Materials (Materiais) Environment (Ambiente) Management (Medição)
Baixa Performance
Diagrama de Causa & Efeito - Fishbone
Compactação
do Estoque
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10 30 30 30
I II III IVDemora na
realização do
processo.
Indisponibilidade
de produtos.Furo de Puxada.
Sincronização
entre puxada e
financeiro.
Item X's I II III IV Total %
1 Atenção diferenciada a produtos com ação de mercado. 5 10 8 3 26 38%
2 atrazo no recebimento da projeção de estoque 10 8 9 2 29 43%
3 Bloqueio de exportação de arquivo na Extranet, permitindo apenas impressão. 10 8 8 3 29 43%
4 Caderno de anotações das marcações. 10 10 7 6 33 49%
5 Caminhão quebrado. 8 7 9 1 25 38%
6 Clima 6 5 4 2 17 24%
7 Contagem manual do estoque 10 9 8 7 34 55%
8 Demora na análise da marcação anterior. 10 8 9 7 34 58%
9 Estoque virtual atualizado. 9 4 7 8 28 54%
10 Estradas bloqueadas. 6 5 7 4 22 39%
11 Extrato de Puxadas 4 3 2 2 11 16%
12 Farol CSC 2 3 5 3 13 26%
13 Filas nas Fábricas 5 3 4 3 15 26%
14 Juros bancários p/ complementar a puxadas de produtos. 9 8 10 10 37 69%
15 Freteiros indisponíveis 10 3 9 3 25 46%
16 Manutenção nas fábricas. 9 8 7 3 27 39%
17 motoristas (absenteísmo e férias) 3 2 4 0 9 15%
18 motoristas seguir a legislação de transito. 4 3 4 0 11 16%
19 Nº de SKUs mensais 5 10 10 9 34 62%
20 Pessoas Pouco informatizadas 7 7 6 2 22 31%
21 Pessoas Resistentes à mudanças 6 7 7 3 23 36%
22 Sistema local inoperante. 10 5 6 4 25 40%
CTQ's (Y's)
Item
Peso
Matriz de Causa & Efeito - Fishbone
ITENS DE PERFORMANCE
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Causa Nome Ferramenta
X1 Contagem manual do estoque Boxplot
X2 Demora na análise da marcação anterior Boxplot
X3 Juros bancários p/ complementar a puxadas de produtos Gráfico Linear
X4 Nº de SKUs mensais (disponibilidade) Diagrama de Pareto
Análise das Causas
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Automático Manual
01
02
03
04
05
06
0
X1: Gráfico Boxplot
Modo de Atualização
Min
uto
s
DATA MODO DE ATUALIZAÇÃO TEMPO (Minutos)22/01/2013 Manual 42,23
23/01/2013 Manual 59,42
24/01/2013 Manual 47,23
25/01/2013 Manual 48,87
28/01/2013 Manual 52,32
29/01/2013 Manual 56,90
30/01/2013 Manual 57,82
31/01/2013 Manual 40,08
04/02/2013 Manual 49,17
05/02/2013 Manual 52,63
06/02/2013 Automático 2,33
07/02/2013 Automático 1,62
08/02/2013 Automático 1,72
11/02/2013 Automático 2,40
12/02/2013 Automático 1,92
13/02/2013 Automático 1,97
14/02/2013 Automático 2,12
15/02/2013 Automático 2,30
18/02/2013 Automático 2,33
19/02/2013 Automático 1,63
X1 - Contagem Manual do Estoque
Sistema Automático Contagem Manual
Fundação Vanzolini
Automático Manual
46
81
0
X2: Gráfico Boxplot
Modo de Atualização
Min
uto
s
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DATA MODO DE ATUALIZAÇÃO TEMPO (Minutos)22/01/2013 Manual 7,28
23/01/2013 Manual 10,25
24/01/2013 Manual 8,13
25/01/2013 Manual 8,42
28/01/2013 Manual 9,02
29/01/2013 Manual 9,82
30/01/2013 Manual 9,97
31/01/2013 Manual 5,20
04/02/2013 Manual 10,03
05/02/2013 Manual 5,23
06/02/2013 Automático 3,02
07/02/2013 Automático 3,03
08/02/2013 Automático 3,05
11/02/2013 Automático 3,07
12/02/2013 Automático 3,08
13/02/2013 Automático 3,10
14/02/2013 Automático 3,12
15/02/2013 Automático 3,13
18/02/2013 Automático 3,13
19/02/2013 Automático 3,17
X2 - Análise da marcação anterior
Sistema Automático Análise Manual
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Perda de venda em função da indisponibilidade de produtos no estoque:
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• A contagem dos produtos estocados no armazém é realizada durante a noite, assim não há necessidade de recontá-la pelo responsável pela puxada. Reafirmando isto, o sistema automático (rotina 02.05.02 do PROMAX) apresentou maior eficiência nos testes comparado ao sistema manual.
• A análise da marcação anterior se torna rápida quando visualizada em arquivo de Excel e cruzada com outras informações. Novamente, o sistema automático supera o sistema manual.
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• Constatou-se que a conta Juros Bancários, não tem correlação direta com o valor pago na compras dos produtos e o histórico da organização impossibilita a análise específica dos juros bancários apenas de pagamento de produtos. Porém existe a possibilidade de limitar o poder de comprar da equipe de puxada, planejar um monitoramento do processo e reduzir juros em função de pagamentos de produtos.
• Além disso, se compreendeu que o giro individual de cada produto em função da venda, bem como a necessidade mínima de estoque oportunizam o aperfeiçoamento da marcação dos produtos. Por exemplo, nos meses de janeiro e fevereiro se adotou este novo sistema de trabalho e reduziu a perda de oportunidade para baixo de 300 dúzias, sendo que em dezembro esta avaria foi dez vezes maior (3.146 dúzias).
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What
O que?
Why
Por que?
Who
Quem?
Where
Onde?
When
Quando?
How
Como?
H M
Custo?Previsão de ações de
mercado
Ações de mercado impolsionam para cima o volume de
determinados produtos, tornando necessário o aumento
de disponibilidade de estoque destes.
Gestor de Processos (GP)
Gerente de Vendas (GV)
Nova planilha de
Controle de estoque e
marcação (CE&M).
18/02/2013 Criar uma planilha para digitação da
previsão de ações por parte do GV e
vincular a plan CE&M.
R$ -
Projeção do estoque
automatizada
A grande variedade de produtos impossibilita que uma
pessoa memorize quais são os produtos disponíveis para
puxada, desse modo mostra-se indispensável a criação de
uma planilha automática que faça esta análise de maneira
precisa.
Gestor de Processos (GP)
Sup. de ARM&PUX
Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular o arquivo de projeção de
estoque (ambev) com a planilha CE&M.
R$ -
Grade de estoque
automática
Para reduzir o tempo de verificação dos produtos
estocados e reduzir a dispersão de erro na contagem é
básico a utilização de um levantamento automatizado do
estoque.
Gestor de Processos (GP)
Sup. de ARM&PUX
Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular a rotina 02.05.02 do Promax com
a nova planilha CE&M.
R$ -
Produtos em
trânsito
Além dos produtos estocados, precisa-se considerar as
quantidades em trânsito, evitando remarcar produtos que
já estão no estoque ou chegarão nos próximos dois dias.
Gestor de Processos (GP)
Sup. de ARM&PUX
Plan CE&M. 18/02/2013 Baixar arquivo da extranet da Ambev e
vincular com a nova planilha CE&M.
R$ -
Limitação de crédito
para compras de
produtos
Para influênciar o setor de puxadas a manter um estoque
(Ativo Imobilizado) compacto é preciso limitar o valor total
de estoque, bem como agendar os pagamentos evitando o
pagamento de juros.
Gestor de Processos (GP)
Gerente ADM&FIN
Plan CE&M. 19/02/2013 Criar uma planilha para digitação da
previsão de diária de fluxo de caixa, e
vincular com a plan. CE&M.
R$ -
Eficiência na
disponibilidade e
eficácia na
variabilidade de
SKUs.
A equipe de vendas necessita ter a maior variedade
possível de produtos para atingimento de meta de SKUs, e
também precisa do maior volume possível estocado
reduzindo a perda da oportunidade de venda (resultante
da falta de produtos).
Gestor de Processos (GP)
Gerente de Vendas (GV)
Plan CE&M. 20/02/2013 Vincular a rotina 05.10 do Promax (meta e
média diária de vendas) com a planilha
CE&M.
R$ -
Implantar a planilha
CE&M
Disponibilizar a planilha Controle de Estoque e Marcação
no disco virtual da unidade para experimentação.
Gestor de Processos (GP) Disco Virtual 22/02/2013 Automatizar a planilha, criando macros
que facilitem a rotina, e também uma
interface simples para que qualquer
usuário utilize-a facilmente.
R$ -
Treinar a equipe A equipe precisa estar integrada e treinada para que a
reformulação do processo apresente resultados positivos.
Equipe do projeto Nova Sala de Reunião 22/02/2013 Treinar toda a equipe envolvida por meio
de apresentação em ppt, facilitando a
execução do processo reformulado.
R$ -
U
Fundação Vanzolini
© Alberto W. Ramos 21
What
O que?
Why
Por que?
Who
Quem?
Where
Onde?
When
Quando?
How
Como?
H M
Custo?Previsão de ações de
mercado
Ações de mercado impulsionam para cima o volume de
determinados produtos, tornando necessário o aumento
de disponibilidade de estoque destes.
Gestor de Processos (GP)
Gerente de Vendas (GV)
Nova planilha de
Controle de estoque e
marcação (CE&M).
18/02/2013 Criar uma planilha para digitação da
previsão de ações por parte do GV e
vincular a plan CE&M.
R$ -
Projeção do estoque
automatizada
A grande variedade de produtos impossibilita que uma
pessoa memorize quais são os produtos disponíveis para
puxada, desse modo mostra-se indispensável a criação de
uma planilha automática que faça esta análise de maneira
precisa.
Gestor de Processos (GP)
Sup. de ARM&PUX
Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular o arquivo de projeção de
estoque (ambev) com a planilha CE&M.
R$ -
Grade de estoque
automática
Para reduzir o tempo de verificação dos produtos
estocados e reduzir a dispersão de erro na contagem é
básico a utilização de um levantamento automatizado do
estoque.
Gestor de Processos (GP)
Sup. de ARM&PUX
Plan CE&M. 19/02/2013 Vincular a rotina 02.05.02 do Promax com
a nova planilha CE&M.
R$ -
Produtos em
trânsito
Além dos produtos estocados, precisa-se considerar as
quantidades em trânsito, evitando remarcar produtos que
já estão no estoque ou chegarão nos próximos dois dias.
Gestor de Processos (GP)
Sup. de ARM&PUX
Plan CE&M. 20/02/2013 Baixar arquivo da extranet da Ambev e
vincular com a nova planilha CE&M.
R$ -
Limitação de crédito
para compras de
produtos
Para influênciar o setor de puxadas a manter um estoque
(Ativo Imobilizado) compacto é preciso limitar o valor total
de estoque, bem como agendar os pagamentos evitando o
pagamento de juros.
Gestor de Processos (GP)
Gerente ADM&FIN
Plan CE&M. 19/02/2013 Criar uma planilha para digitação da
previsão de diária de fluxo de caixa, e
vincular com a plan. CE&M.
R$ -
Eficiência na
disponibilidade e
eficácia na
variabilidade de
SKUs.
A equipe de vendas necessita ter a maior variedade
possível de produtos para atingimento de meta de SKUs, e
também precisa do maior volume possível estocado
reduzindo a perda da oportunidade de venda (resultante
da falta de produtos).
Gestor de Processos (GP)
Gerente de Vendas (GV)
Plan CE&M. 20/02/2013 Vincular a rotina 05.10 do Promax (meta e
média diária de vendas) com a planilha
CE&M.
R$ -
Implantar a planilha
CE&M
Disponibilizar a planilha Controle de Estoque e Marcação
no disco virtual da unidade para experimentação.
Gestor de Processos (GP) Disco Virtual 22/02/2013 Automatizar a planilha, criando macros
que facilitem a rotina, e também uma
interface simples para que qualquer
usuário utilize-a facilmente.
R$ -
Treinar a equipe A equipe precisa estar integrada e treinada para que a
reformulação do processo apresente resultados positivos.
Equipe do projeto Nova Sala de Reunião 25/02/2013 Treinar toda a equipe envolvida por meio
de apresentação em ppt, facilitando a
execução do processo reformulado.
R$ -
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© Alberto W. Ramos 23
A experimentação dos novos critérios e ferramentas de marcação, retornou resultados positivos. Pois a organização reduziu o excesso de produtos estocados e começou a puxar apenas a necessidade de venda. Além disso, o estoque passou a disponibilizar e diversificar o maior número de SKUs possíveis.
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CARACTERÍSTICA CONTROLADA MEIO DE CONTROLE TAMANHO DA AMOSTRA FREQUÊNCIAX1: Disponibilidade de SKUs Gráfico IM/R 100% Diário
X2 - Juros de empréstimos para
pagamentos de mercadorias
Gráfico IM/R 100% Diário
Fundação Vanzolini
© Alberto W. Ramos 25
-200
0
200
400
600
Gráfico de Valores Individuais
Peças
Va
lore
s In
div
idu
ais
-144.09016
200.772644
545.635447
0
100
200
300
400
500
Gráfico de Amplitude Móvel
Peças
Am
plitu
de
Mó
ve
l
0
129.712097
423.76942
Fundação Vanzolini
-5000
0
5000
10000
Gráfico de Valores Individuais
Peças
Va
lore
s In
div
idu
ais
-5729.855917
1928.16
9586.175917
01 a 15 de Dez/12 16 a 31 de Dez/12 01 a 15 de jan/13 16 a 31 de jan/13 01 a 15 de Fev/13 16 a 26 de Fev/13
0
2000
4000
6000
8000
10000
Gráfico de Amplitude Móvel
Peças
Am
plitu
de
Mó
ve
l
0
2880.384
9410.214528
16 a 31 de Dez/12 01 a 15 de jan/13 16 a 31 de jan/13 01 a 15 de Fev/13 16 a 26 de Fev/13
© Alberto W. Ramos 26
Fundação Vanzolini
© Alberto W. Ramos 28
Para melhor eficiência, eficácia e efetividade criou-se um manual de ajuda (facilmente localizável no disco virtual da empresa). O manual de ajuda por meio de vídeos, imagens, apresentações e texto demonstra o modo de atualização e utilização da planilha de Controle de Estoque e Marcação. No mais, anualmente será feito uma reciclagem do processo com o envolvimento de toda a equipe, a fim de padronizar o processo e reduzir todas as dispersões possíveis.
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