View
234
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PENGELOLAAN KEUANGAN
ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT
KABUPATEN/KOTA
PROGRAM PAMSIMAS
TAHUN 2014
DAFTAR ISI
1. Latar Belakang .............................................................................................................................. 3
2. Tujuan dan Pengguna Pedoman Pengelolaan Keuangan .............................................................. 3
2.1 Tujuan ................................................................................................................................. 3
2.2 Pengguna ............................................................................................................................ 3
3. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan ......................................................................................... 4
4. Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi ...................................................................................... 4
4.1 Pengenalan Bantuan ................................................................................................................ 4
4.2 Pemanfaatan Bantuan ............................................................................................................. 6
5. Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi .................................................................... 7
5.1 Pembukaan Rekening ............................................................................................................. 7
5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD) ..................................................................... 7
5.3 Permintaan Pencairan Dana .................................................................................................... 7
5.4 Tahapan Pencairan Dana ........................................................................................................ 7
5.5 Prosedur Pencairan Dana ........................................................................................................ 8
6. Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi ........................................................................ 12
6.1 Ketentuan Umum .................................................................................................................. 12
6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi .................................... 13
LAMPIRAN
Lampiran 1. Contoh Format RPD……………………………………………………………………..18
Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana……………………………………………....20
Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi……………………………………………………....21
Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan…………………………………………………………………....23
Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS…………………………………………………...24
Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana……………………....25
Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank………………………………………………………………27
Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran……………………………………..28
Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)…………………………….29
Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)................................................................................30
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 3
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
PENGELOLAAN KEUANGAN
ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA
1. Latar Belakang
Sejak tahun 2013, Central Project Management Unit Program Penyediaan Air Minum dan
Sanitasi Berbasis Masyarakat (CPMU PAMSIMAS) telah memfasilitasi terbentuknya Asosiasi
Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional, provinsi dan kabupaten dengan tujuan untuk
menjamin keberlanjutan penyediaan dan pelayanan air minum dan sanitasi. Asosiasi ini memiliki
peran utama sebagai forum berbagi pengetahuan dan diskusi mengenai masalah teknik dan juga
sebagai kolaborasi manajemen diantara BP-SPAMS untuk saling berkomunikasi dengan
Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan juga berperan
untuk mendapat dukungan dari pemerintah dan pihak lain yang tertarik dengan pengembangan
air minum perdesaan.
Sesuai dengan Surat No Objection Letter (NOL) Bank Dunia tanggal 21 Januari 2014, CPMU
PAMSIMAS akan menyelenggarakan Program Penguatan Kelembagaan Asosiasi Pengelola
SPAMS Perdesaan ini sebagai bagian dari strategi keberlanjutan untuk membantu asosiasi-
asosiasi yang telah terbentuk agar dapat berkembang sebagai salah satu lembaga yang memiliki
peran penting dalam pengelolaan air minum di perdesaan pada tingkat kabupaten.
Program ini memberikan bantuan teknis serta dukungan pelaksanaan bagi asosiasi, termasuk
kegiatan pengembangan kapasitas dalam bentuk Program Dasar dan Program Intensif. Prosedur
Operasional Baku (POB) ini disusun dalam rangka menjamin akuntabilitas program pemanfaatan
bantuan dukungan pelaksanaan bagi asosiasi untuk pencapaian hasil sesuai yang diharapkan.
2. Tujuan dan Pengguna Prosedur Operasional Baku (POB) Pengelolaan Keuangan
2.1 Tujuan
Prosedur Operasional Baku pengelolaan keuangan asosiasi ini bertujuan untuk:
a. Menjadi acuan bagi Asosiasi Kabupaten dalam mencatatkan penerimaan dan
penggunaan keuangan secara transparan dan bertanggungjawab.
b. Merupakan alat pengembangan kapasitas Asosiasi Kabupaten dalam pengelolaan
keuangan.
Asosiasi dapat memanfaatkan pedoman pengelolaan keuangan ini sebagai acuan untuk
pencatatan pengelolaan keuangan dari sumber lainnya selain bantuan Pamsimas sepanjang
memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan oleh donor atau anggota.
2.2 Pengguna
Pedoman pengelolaan keuangan ini akan digunakan oleh Asosiasi sebagai panduan
pengelolaan keuangan untuk pemanfaatan dan pencatatan bantuan pelaksanaan kegiatan
Pamsimas. Pamsimas mendorong Asosiasi untuk menerapkan prosedur pengelolaan
keuangan pada pedoman ini dalam melakukan pencatatan penerimaan dan penggunaan dana
dari sumber lainnya guna mewujudkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan
bagi anggota dan donor lain.
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 4
3. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan
Prinsip-prinsip pengelolaan keuangan untuk Asosiasi dalam Pamsimas adalah sebagai berikut:
a. Acuan pengelolaan dana adalah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Asosiasi Pengelola
SPAMS Perdesaan. RKA yang menjadi prasyarat pencairan dana adalah RKA Asosiasi yang
sudah ditandatangani oleh Kepala Bappeda.
b. Akuntabilitas penggunaan dana menjadi tanggung jawab Asosiasi Pengelola SPAMS
Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota.
c. Penggunaan dana yang dikelola oleh Asosiasi harus disepakati oleh setiap anggotanya.
4. Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi
Prosedur Operasional Baku ini dapat digunakan untuk bantuan yang berasal dari sumber dana
lain selain dari program Pamsimas. Melalui pelaksanaan program Pamsimas, CPMU akan
memberikan dukungan penguatan kepada Asosiasi tingkat Kabupaten/Kota dengan sumber dana
hibah luar negeri IBRD Grant TF 094792 dan Rupiah Murni Pemerintah R.I.
4.1 Pengenalan Bantuan
Pembiayaan bantuan untuk mendukung kegiatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan
dapat berasal dari berbagai sumber pendanaan seperti berikut ini:
a. Iuran anggota, misalnya iuran yang diperoleh dari anggota asosiasi baik yang dilakukan
secara rutin maupun sewaktu-waktu.
b. Sumber lain yang sah, seperti bantuan operasional atau kegiatan dari donor, pemerintah
pusat atau pemerintah daerah, badan usaha/swasta, serta lembaga/institusi lainnya.
c. Pendapatan atau penerimaan yang diperoleh dari pelayanan yang disediakan oleh
asosiasi, misalnya pendapatan dari penyediaan jasa terkait pelayanan terhadap anggota.
Bentuk dukungan penguatan asosiasi meliputi 3 jenis program yaitu:
A. Program Dasar
Pamsimas memberikan bantuan dukungan untuk Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan
berupa uang dengan nilai antara Rp 15 juta s/d 25 juta untuk pelaksanaan sebagian
kegiatan seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).
Dana ini merupakan stimulan dan tidak dimaksudkan sebagai sumber utama
pembiayaan kegiatan asosiasi. Sumber dana bantuan program dasar ini berasal dari
IBRD Grant TF. 094792 dan hanya diberikan 1 (satu) kali kepada setiap Asosiasi
Pengelola SPAMS Perdesaan yang telah dibentuk. Dana ini akan disalurkan melalui
Kontrak ROMS dan dibagikan kepada setiap Asosiasi berdasarkan skala besaran dana
bantuan sesuai pagu alokasi yang ditetapkan oleh CPMU dengan mempertimbangkan
jumlah BPSPAMS yang menjadi binaan Asosiasi Kabupaten (lihat Tabel 1).
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 5
Tabel 1. Skala Besaran Dana Bantuan Penguatan Dasar
bagi Asosiasi Kabupaten/Kota
No.
Range Jumlah
Desa/Anggota
Asosiasi
Besar Dana
Bantuan
(Rp.)
1 < 29 15,000,000
2 29 sd 44 17,500,000
3 45 sd 60 20,000,000
4 61 sd 76 22,500,000
5 > 76 25,000,000
Asosiasi yang mendapatkan bantuan Program Dasar Pamsimas diminta untuk dapat
meningkatkan kinerja desa-desa yang mempunyai kinerja SPAMS rendah (“tidak
berfungsi” dan “berfungsi sebagian/tidak optimal” dalam Management Information
System (MIS) Pamsimas). Pamsimas mendorong asosiasi untuk mandiri dan dapat
membiayai seluruh kegiatan dalam RKA dengan pembiayaan dari berbagai sumber.
Jumlah asosiasi yang telah terbentuk sampai dengan akhir desember 2013 dan
memenuhi syarat menerima program dasar adalah 110 asosiasi kabupaten. Untuk
tahun-tahun berikut, jumlah asosiasi yang dapat menerima bantuan ini disesuaikan
dengan rencana kerja Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional.
B. Program Intensif
Pamsimas memberikan dana bantuan tambahan bagi 10 Asosiasi Pengelola SPAMS
Perdesaan yang terpilih untuk menjadi contoh pelaksanaan RKA. Dana bantuan
tambahan ini dapat diberikan lebih dari 1 (satu) kali kepada Asosiasi Pengelola SPAMS
Perdesaan yang memenuhi syarat. Asosiasi yang berpartisipasi dalam Program Intensif
ini dipilih berdasarkan keunikan dan potensi pembelajaran yang dapat disebarluaskan
kepada seluruh asosiasi pada tahun berikutnya, serta dapat menunjukkan adanya
komitmen kerjasama antara asosiasi dengan Pemerintah Kabupaten, yang dituangkan
dalam RKA.
Besaran dana bantuan program dasar dan program intensif bagi asosiasi yang terpilih
setinggi-tingginya sebesar Rp 30 Juta. Nilai bantuan diberikan berdasarkan evaluasi
CPMU Pamsimas terhadap RKA.
Sumber dana bantuan untuk asosiasi ini berasal dari IBRD Grant TF. 094792 dan akan
disalurkan melalui kontrak ROMS sehingga pertanggungjawaban penggunaan dana
bantuan dilakukan melalui verifikasi oleh District Financial Management Assistant
(DFMA) di Kabupaten/Kota dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten.
C. Program Hibah Khusus
Asosiasi yang terpilih untuk berpartisipasi dalam program intensif akan diberi
kesempatan untuk meningkatkan kinerja BP-SPAMS anggotanya, termasuk untuk
meningkatkan keberfungsian SPAMS desa. Mekanisme penyaluran dana hibah khusus
ini mengikuti mekanisme Hibah Khusus Pamsimas (HKP). Dana bantuan akan
disalurkan langsung kepada LKM/ KKM Desa sasaran. Sumber dana HKP pada tahun
2014 berasal dari Rupiah Murni Pemerintah R.I.
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 6
4.2 Pemanfaatan Bantuan
a. Bantuan dukungan pelaksanaan kegiatan dimaksudkan untuk membantu Asosiasi dalam
pelaksanaan sebagian kegiatan sesuai RKA untuk satu tahun pelaksanaan (tertanggal
sesuai dengan jadwal kegiatan yang termuat dalam RKA).
b. Pembiayaan untuk satu kegiatan yang berasal dari beberapa sumber dana dapat
dilakukan selama pertanggungjawaban terhadap pengeluaran dan hasil kegiatannya
jelas.
Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Dasar Pamsimas adalah
sebagai berikut:
1. Pengembangan basis data untuk keanggotaan asosiasi serta pemantauan kinerja dan
pengembangan kapasitas anggota.
2. Pemetaan kapasitas dan kebutuhan:
a. Kinerja anggota
b. Kebutuhan pengembangan kapasitas
c. Ketersediaan sumber daya terkait keberlanjutan pengelolaan air minum dan
sanitasi perdesaan
d. Pengelola air minum perdesaan non-Pamsimas
3. Pelayanan terkait dengan upaya untuk pengembangan kinerja anggota, misal dari
berfungsi sebagian menjadi berfungsi (sesuai dengan target yang tertulis dalam RKA).
4. Kegiatan berbagi pengalaman dan pengetahuan sesama anggota dan narasumber yang
kompeten, pembelajaran melalui praktik (hands-on learning) untuk anggota, dan
sejenisnya.
Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Intensif Pamsimas
adalahsebagai berikut:
1. Pembelanjaan barang untuk kegiatan optimalisasi atau pengembangan SPAMS desa
yang hasilnya dapat bermanfaat langsung terhadap kualitas dan kuantitas layanan. Nilai
pembelanjaan barang ini tidak boleh lebih dari 5juta rupiah secara total keseluruhan.
2. Pelatihan dengan mendatangkan narasumber dari pihak luar (selain anggota dan
pengurus asosiasi).
3. Pengembangan produk layanan asosiasi.
Contoh komponen pembiayaan yang dapat ditagihkan melalui dana bantuan pelaksanaan
kegiatan Pamsimas, yaitu:
1. Sewa ruangan dan konsumsi untuk kegiatan pelatihan.
2. Pembiayaan narasumber/tenaga ahli.
3. Komunikasi antar anggota.
4. Rapat atau pertemuan dengan anggota dan pihak donor serta pendukung kegiatan.
5. Perjalanan dinas dalam rangka kegiatan.
6. Penggandaan dan dokumentasi.
Daftar penggunaan dana yang tidak diperbolehkan (negative list) untuk dibiayai dengan
dana bantuan pelaksanaan kegiatan Asosiasi melalui program Pamsimas, meliputi:
1. Pembayaran honor anggota asosiasi maupun pihak lain yang berhubungan dengan
Pamsimas, diantaranya Provincial Project Management Unit (PPMU)/District Project
Management Unit (DPMU), ROMS dan fasilitator.
2. Penggunaan dana bantuan yang tidak sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD).
3. Pembelian peralatan kantor (komputer, handphone, meubelair dan sejenisnya).
4. Pembayaran sewa kantor/sekretariat.
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 7
5. Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi
5.1 Pembukaan Rekening
Asosiasi akan membuka rekening tabungan atas nama asosiasi sebagai prasyarat untuk
menerima transfer dana bantuan. Rekening ini akan digunakan untuk menyimpan iuran
anggota, bantuan Pamsimas, dan bantuan dari donor lainnya. Rekening dibuka dengan tiga
spesimen tanda tangan: (1) ketua asosiasi, (2) perwakilan anggota asosiasi, dan (3)
bendahara asosiasi.
5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD)
1. Asosiasi membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD). RPD akan mencakup rencana
kegiatan besar dan rencana setiap kegiatan secara detail. Format RPD dapat dilihat pada
Lampiran 1.
2. RPD menjadi dokumen utama bagi asosiasi untuk permintaan penarikan dana dari
anggaran asosiasi.
3. Penyusunan RPD mengacu kepada RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) Asosiasi. RPD
yang memuat kegiatan-kegiatan yang tidak termasuk ke dalam RKA tidak akan
diterima untuk diproses lebih lanjut.
5.3 Permintaan Pencairan Dana
1. Asosiasi dapat melakukan penarikan dana bantuan Pamsimas dengan mengajukan
permintaan pencairan dana kepada ROMS. Surat Permintaan Pencairan Dana dapat
dilihat pada Lampiran 2.
2. Jumlah dana yang dimintakan harus sesuai dengan kegiatan yang terdapat didalam
Rencana Penggunaan Dana (RPD). Bersama dengan RPD, permintaan penarikan dana
ini harus diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten. Lembar verifikasi dapat dilihat pada
Lampiran 3.
3. Berdasarkan hasil verifikasi, Koordinator Kabupaten dapat menyampaikan surat
tagihan kepada ROMS untuk mentransfer dana kepada asosiasi. Lembar surat tagihan
dapat dilihat pada Lampiran 4.
4. RKA asosiasi yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah (Bappeda) menjadi Lampiran bagi RPD untuk permintaan
pencairan dana tahap I. Setiap RPD yang tidak disertai dengan RKA tidak dapat
diproses untuk pencairan dana. Hal ini berlaku untuk seluruh asosiasi, termasuk
asosiasi yang menjadi peserta program intensif.
5. Khusus untuk Program Intensif, penetapan besaran bantuan dana dan asosiasi penerima
bantuan akan ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) mengenai daftar asosiasi
penerima bantuan dana intensif program penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan
berdasarkan penilaian terhadap proposal/RKA Asosiasi oleh Asosiasi Pengelola
SPAMS Perdesaan tingkat Nasional bersama CPMU Pamsimas.
5.4 Tahapan Pencairan Dana
1. Program Dasar
Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 15 juta s/d Rp
25 Juta untuk setiap asosiasi.
Dana program dasar dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu:
Tahap I sebesar 30%
Tahap II sebesar 50%
Tahap III sebesar 20%
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 8
2. Program Intensif
Untuk asosiasi yang sekaligus memperoleh Bantuan Program Dasar dan Intensif,
pencairan dana dapat dilakukan secara bersamaan.
Dana bantuan intensif untuk 10 (sepuluh) asosiasi yang termasuk ke dalam Program
Intensif dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu:
Tahap I sebesar 30%
Tahap II sebesar 50%
Tahap III sebesar 20%
Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 30 juta s/d Rp
50 Juta untuk setiap asosiasi disesuaikan dengan RKA yang disetujui.
ROMS akan menerima dana Bantuan Dasar dan Intensif sesuai kontrak ROMS berdasarkan
syarat-syarat sebagai berikut:
1. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah menyusun RKA
yang sudah diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten serta ditandatangani oleh Kepala
Bappeda.
2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah membuka
rekening bank.
3. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota mengirimkan surat
pemberitahuan kesiapan menerima dana hibah kepada Sekretariat Asosiasi Pengelola
SPAMS Perdesaan tingkat Nasional dengan alamat Jalan Danau Jempang B3/75
Jakarta Pusat 10210. No Fax 021- 57900640.
4. Sekretariat Asosiasi mengajukan permintaan pembayaran bantuan program dasar
dan/atau program intensif kepada CPMU dengan melampirkan lembar pengesahan
RKA sebagaimana dimaksud dalam butir bukti no.1 di atas, dan copy rekening bank
Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kab/Kota.
5. CPMU memerintahkan Satker Pembinaan Pamsimas Pusat untuk pembayaran sekaligus
dana bantaun program dasar dan/atau program intensif kepada ROMS, setelah dana
tersedia pada DIPA Satker Pembinaan Pamsimas Pusat.
Setiap dana yang diterima oleh asosiasi harus dilengkapi dengan kuitansi dari ROMS.
Format kuitansi dapat dilihat pada Lampiran 5.
5.5 Prosedur Pencairan Dana
Prosedur pencairan masing-masing tahap dijelaskan sebagai berikut:
A. Tahap I
Langkah-langkah pencairan dana tahap I dari ROMS kepada Asosiasi adalah sesuai
Tabel berikut:
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 9
Tabel 2. Langkah-langkah Pencairan Tahap I dana Program Penguatan Asosiasi
Langkah Uraian Persyaratan Pelaku
Mengajukan
permintaan
pencairan dana
tahap I
Asosiasi membuat dan mengajukan Surat
Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I
kepada ROMS melalui Koordinator
Kabupaten.
1. SPPD (Lampiran 2) tahap
I dilengkapi:
2. RKA yang sudah
ditandatangani Kepala
Bappeda
3. Rencana Penggunaan
Dana (RPD) tahap I
(Lampiran 1)
4. Fotokopi rekening Bank
asosiasi
5. Kwitansi (Lampiran 5)
Asosiasi
Membuat dan
mengajukan
tagihan
pembayaran SPPD
tahap I
Koordinator Kabupaten memeriksa
kelengkapan dokumen pengajuan pencairan
tahap I dan membuat surat tagihan
pembayaran kepada Manajemen ROMS
bilamana telah memnuhi syarat.
Lembar Verifikasi (Lampiran
3), SPPD tahap I (Lampiran 2)
dan kelengkapan lainnya.
Koordinator
Kabupaten
dan DFMA
Pencairan dana
tahap I
Dana bantuan tahap I ditransfer oleh
manajemen ROMS langsung ke rekening
Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan
terhadap dokumen yang disyaratkan.
Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi
bukti transfer kepada Koordinator
Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh
Manajemen ROMS
Surat Tagihan (Lampiran 4)
dilengkapi dengan Lembar
Verifikasi (Lampiran 3).
Manajemen
ROMS
Pemberitahuan
pencairan dana
tahap I
Koordinator Kabupaten mengirimkan
fotokopi bukti transfer kepada Kepala
Bappeda dan asosiasi.
Koordinator Kabupaten meminta kuitansi
bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti
pencairan dana tahap I.
Koordinator Kabupaten mengirimkan
kuitansi bermaterai asli kepada manajemen
ROMS.
1. Fotokopi bukti transfer
2. Kuitansi bermaterai asli
Koordinator
Kabupaten
Pengarsipan,
penyusunan dan
penyerahan
laporan
Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi,
ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap I,
fotokopi SPPD I, dan fotokopi Rekening
Bank asosiasi. Dokumen asli disimpan oleh
asosiasi sebagai arsip untuk keperluan
review, audit, dsb.
Asosiasi menyusun dan menyerahkan
Laporan Pertanggungjawaban dan
Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I kepada
Koordinator Kabupaten.
LPPD tahap I dilengkapi
dengan dokumen pendukung,
yaitu bukti-bukti pengeluaran
dan laporan pelaksanaan
kegiatan (diketahui oleh Kepala
Bappeda)
Asosiasi
Melakukan
pengecekan
laporan
DFMA melakukan pengecekan terhadap
LPPD tahap I, Koordinator Kabupaten
memberikan persetujuan atas LPPD tahap I
dengan diketahui oleh Kepala Bappeda.
LPPD tahap I yang telah
disetujui oleh Koordinator
Kabupaten dan diketahui oleh
Kepala Bappeda
DFMA,
Koordinator
Kabupaten,
dan Kepala
Bappeda
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 10
B. Tahap II
Syarat pencairan tahap II adalah dana tahap I telah digunakan minimal sampai dengan 90%.
Tabel 3. Langkah-langkah Pencairan Tahap II dana Program Penguatan Asosiasi
Langkah Uraian Persyaratan Pelaku
Mengajukan
permintaan
pencairan dana
tahap II
Asosiasi membuat dan mengajukan Surat
Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II
kepada Koordinator Kabupaten.
1. SPPD (Lampiran 2) tahap II
dilengkapi:
2. Ringkasan RKA
3. Rencana Penggunaan Dana
(RPD - Lampiran 1) tahap II
4. Fotokopi rekening Bank
asosiasi
5. LPPD tahap I yang
menyatakan 90% dana tahap
I telah digunakan (dilampiri
dengan bukti pengeluaran
dan laporan pelaksanaan
kegiatan)
Asosiasi
Membuat dan
mengajukan
tagihan
pembayaran
SPPD tahap II
Koordinator Kabupaten membuat dan
mengajukan surat tagihanpembayaran
kepada Manajemen ROMS setelah
melakukan pengecekan terhadap dokumen
yang disyaratkan.
Surat Tagihan (Lampiran 4)
dilengkapi dengan Lembar
Verifikasi (Lampiran 3) SPPD
tahap II dan Lampirannya
Koordinator
Kabupaten
dan DFMA
Pencairan dana
tahap II
Dana bantuan tahap II ditransfer oleh
manajemen ROMS langsung ke rekening
Bank asosiasi setelah melakukan
pengecekan terhadap dokumen yang
disyaratkan.
Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi
bukti transfer kepada Koordinator
Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan
oleh Manajemen ROMS.
Surat Tagihan dilengkapi dengan
SPPD tahap II dan Lampirannya
Manajemen
ROMS
Pemberitahuan
pencairan dana
tahap II
Koordinator Kabupaten mengirimkan
fotokopi bukti transfer kepada Kepala
Bappeda dan asosiasi.
Koordinator Kabupaten meminta kuitansi
bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti
pencairan dana tahap II.
Koordinator Kabupaten mengirimkan
kuitansi bermaterai asli kepada manajemen
ROMS.
1. Fotokopi bukti transfer
2. Kuitansi bermaterai asli
Koordinator
Kabupaten
Pengarsipan,
penyusunan dan
penyerahan
laporan
Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi,
ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap II,
fotokopi SPPD II, fotokopi rekening Bank
asosiasi, dan LPPD tahap II
Dokumen asli disimpan oleh asosiasi
sebagai arsip untuk keperluan review, audit,
dsb.
Asosiasi menyusun dan menyerahkan
Laporan Pertanggungjawaban dan
Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II kepada
Koordinator Kabupaten
LPPD tahap II dilengkapi dengan
dokumen pendukung (bukti-bukti
pengeluaran dan laporan kegiatan
(yang diketahui oleh Kepala
Bappeda)
Asosiasi
Melakukan
pengecekan
laporan
DFMA melakukan pengecekan terhadap
LPPD tahap II, Koordinator Kabupaten
memberikan persetujuan atas LPPD tahap I
dengan diketahui oleh Kepala Bappeda
LPPD tahap II yang telah
disetujui oleh Koordinator
Kabupaten dan diketahui oleh
Kepala Bappeda
DFMA,
Koordinator
Kabupaten,
dan Kepala
Bappeda
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 11
Tahap III
Pencairan Tahap III adalah tahap dana II yang telah dicairkan, dan telah digunakan minimal
sampai dengan 90%. LPPD terakhir dari tahap III merupakan laporan 100% penggunaan
dana.
Tabel 4. Langkah-langkah Pencairan Tahap III dana Program Penguatan Asosiasi
Langkah Uraian Persyaratan Pelaku
Mengajukan
permintaan
pencairan dana
tahap III
Asosiasi membuat dan mengajukan Surat
Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap III
kepada Koordinator Kabupaten
1. SPPD (Lampiran 2) tahap
III dilengkapi:
2. Ringkasan RKA
3. Rencana Penggunaan
Dana (RPD – Lampiran 1)
tahap III
4. Fotokopi rekening Bank
asosiasi
5. LPPD tahap II yang
menyatakan 90% dana
tahap II telah digunakan
(dilampiri dengan bukti
pengeluaran dan laporan
pelaksanaan kegiatan)
Asosiasi
Membuat dan
mengajukan
tagihan
pembayaran
SPPD tahap III
Koordinator Kabupaten membuat dan
mengajukan surat tagihan pembayaran kepada
Manajemen ROMS setelah melakukan
pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan
Surat Tagihan dilengkapi
dengan SPPD tahap III dan
Lampirannya
Koordinator
Kabupaten
dan DFMA
Pencairan dana
tahap III
Dana bantuan tahap III ditransfer oleh
manajemen ROMS langsung ke rekening Bank
asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap
dokumen yang disyaratkan.
Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti
transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti
transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS
Surat Tagihan (Lampiran 4)
dilengkapi dengan lembar
verifikasi (Lampiran 3) SPPD
tahap III dan Lampirannya
Manajemen
ROMS
Pemberitahuan
pencairan dana
tahap III
Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi
bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan
asosiasi
Koordinator Kabupaten meminta kuitansi
bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti
pencairan dana tahap III.
Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi
bermaterai asli kepada manajemen ROMS.
1. Fotokopi bukti transfer
2. Kuitansi bermaterai asli
Koordinator
Kabupaten
Pengarsipan,
penyusunan
dan
penyerahan
laporan
Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi,
ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap III,
fotokopi SPPD III, fotokopi rekening Bank
asosiasi, dan LPPD tahap III
Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai
arsip untuk keperluan review, audit, dsb.
Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan
Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana
(LPPD) Tahap III kepada Koordinator
Kabupaten
LPPD tahap III dilengkapi
dengan dokumen pendukung,
yaitu bukti-bukti pengeluaran
dan laporan pelaksanaan
kegiatan (diketahui oleh
Kepala Bappeda)
Asosiasi
Melakukan
pengecekan
laporan
DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD
tahap III, Koordinator Kabupaten memberikan
persetujuan atas LPPD tahap III dengan
diketahui oleh Kepala Bappeda
LPPD tahap III yang telah
disetujui oleh Koordinator
Kabupaten dan diketahui oleh
Kepala Bappeda
DFMA,
Koordinator
Kabupaten,
dan Kepala
Bappeda
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 12
6. Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi
6.1 Ketentuan Umum
1. Pendampingan intensif (coaching) kepada asosiasi untuk pengelolaan dan pembukuan
keuangan asosiasi wajib dilakukan sebelum SPPD Tahap I ditandatangani. Coaching
dilakukan oleh Fasilitator Keberlanjutan (FK) kepada asosiasi dengan biaya operasional
Fasilitator.
2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan wajib melakukan pembukuan dimulai sejak
diterimanya dana bantuan.
3. Pemeriksaan pembukuan asosiasi dilakukan oleh DFMA setiap bulan sebagai bagian
dari rangkaian uji petik Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan.
4. Kegiatan administrasi dan pembukuan dilakukan dalam rangka transparansi dan
akuntabilitas pengelolaan program yang membutuhkan pencatatan yang jelas dan
cermat yang dilengkapi dengan bukti-bukti nyata.
5. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap
tahapan proses baik yang bersifat keuangan ataupun non-keuangan selama 10 (sepuluh)
tahun sejak pasca bantuan Pamsimas.
6. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan harus menyusun Laporan Keuangan Bulanan
setiap bulan dan diumumkan melalui papan informasi (lihat Lampiran 11) pada
sekretariat Asosiasi atau Kantor Bappeda/DPMU, serta menyampaikan salinan
ringkasan LPPD kepada anggota.
7. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan mempertanggungjawabkan penggunaan dana
kepada masyarakat secara terbuka (transparan) dan dapat dipertanggungjawabkan,
sebelum melakukan pengajuan pencairan dana bantuan tahap/termin berikutnya.
8. Transaksi diatas Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) harus dilakukan melalui
mekanisme Transfer.
9. Uang tunai di Kas Bendahara Asosiasi tidak boleh lebih dari Rp 2.000.000,- (dua juta
rupiah) dan mengendap terlalu lama (maksimal 5 hari).
10. Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD) hanya mencakup pengeluaran
yang dibiayai dari dana Bantuan Pamsimas dan tidak perlu mencakup pengeluaran dari
sumber pembiayaan lainnya.
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 13
6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan
Rencana
Penggunaan Dana -
RPD (Lampiran 1)
RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan
target pelaksanaan kegiatan.
RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan
dan nilaiyang akan dibelanjakan pada
rencana kegiatan.
Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh
Koordinator Kabupaten, diverifikasi oleh
DFMA (dengan paraf).
RPD dilampiri dengan RKA yang sudah
ditandatangani oleh Kepala Bappeda. Tanpa
RKA tersebut maka Asosiasi tidak dapat
mengajukan RPD.
RPD merupakan dokumen yang
digunakan pada setiap tahapan
pengajuan pencairan dana ke
Manajemen ROMS
Surat Permintaan
Pencairan Dana -
SPPD (Lampiran 2)
SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan
SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk
setiap tahapan pengajuan pencairan dana
SPPD merupakan surat
pengantar yang dibuat oleh
asosiasi dan digunakan pada
setiap tahapan pengajuan
pencairan dana ke Manajemen
ROMS
Lembar Verifikasi
(Lampiran 3)
Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan
check-list dan kertas kerja saat melakukan
pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan
Lembar verifikasi merupakan
kertas kerja yang digunakan
pada setiap tahapan pengajuan
pencairan dana ke Manajemen
ROMS
Surat Tagihan
(Lampiran 4) Surat tagihan dibuat sebagai dasar
permintaan pencairan dana untuk setiap
tahap pencairan dana bantuan.
Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan
dana sesuai dengan SPPD
Surat tagihan merupakan surat
pengantar yang dibuat oleh
Koordinator Kabupaten dan
digunakan pada setiap tahapan
pengajuan pencairan dana ke
Manajemen ROMS
Kuitansi (Lampiran
5) Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh
Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda
bukti terima pencairan dana dari manajemen
ROMS
Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen
ROMS dan fotokopi kuitansi disimpan oleh
asosiasi dan Koordinator Kabupaten.
Salinan kuitansi dikirimkan kepada Kepala
Bappeda.
Kuitansi merupakan tanda bukti
terima pencairan dana dari
manajemen ROMS
Lembar
Pertanggungjawaban
Penggunaan Dana
(Lampiran 6)
LPPD disusun oleh Bendahara asosiasi dan
diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk
diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh
Koordinator Kabupaten dengan diketahui
oleh Kepala Bappeda.
LPPD dibuat jika penggunaan dana telah
mencapai lebih dari 90% dan merupakan
salah satu persyaratan untuk mencairkan
dana selanjutnya.
LPPD yang diajukan harus dilampiri
dengan bukti-bukti transaksi pembayaran
yang didokumentasikan secara khusus
sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan
lengkap.
LPPD wajib dilampiri dengan laporan
pelaksanaan kegiatan yang diketahui oleh
Kepala Bappeda
Salinan LPPD wajib disampaikan kepada
LPPD merupakan dokumen
pertanggunjawaban asosiasi
atas penggunaan dana bantuan
Pamsimas
LPPD digunakan sebagai
dokumen pencairan tahapan
selanjutnya
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 14
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan
seluruh anggota baik melalui rapat anggota
maupun per surat.
Buku Bank
(Lampiran 7) Buku Bank digunakan untuk mencatat
penerimaan dana bantuan Pamsimas, iuran,
hibah donor, dana dari pendapatan lainnya,
bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan
asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi
bank
Pencatatan buku bank dilakukan oleh
bendahara asosiasi setiap ada transaksi
melalui rekening bank Saldo di buku Bank
harus sama dengan saldo di Rekening Bank
asosiasi
Buku Bank ditutup setiap tanggal 25.
Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani
oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi,
diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh
Koordinator Kabupaten
Slip setor, fotokopi bukti
transfer, fotokopi kuitansi
Rekening Bank asosiasi
dicetak setiap bulan
Tanda bukti harus diberi
nomor urut
Bukti transaksi harus
disimpan sesuai tanggal dan
diatur sedemikian rupa
sehingga tidak tercecer
Buku Penerimaan
dan Pengeluaran
(Lampiran 8)
Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai
(in-cash) maupun natura (in-kind) dicatat
dalam buku penerimaan dan pengeluran.
Pencatatan dilakukan oleh Bendahara
asosiasi Buku penerimaan dan pengeluran
ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang
sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar
setelah tutup buku masih ada waktu untuk
membuat Laporan Keuangan Bulanan
(Lampiran 9) untuk menjadi bahan
rapatFasilitator Keberlanjutan (FK) dengan
DPMU dan Konsultan kabupaten/kota pada
akhir bulan.
Buku Penerimaan dan Pengeluaran setelah
ditutup kemudian diperiksa dan
ditandatangani oleh Bendahara, Ketua
asosiasi, DFMA, dan Koordinator
Kabupaten.
Buku Penerimaan dan Pengeluaran
mencatat seluruh pengeluaran untuk
berbagai komponen kegiatan, termasuk
komponen pembiayaan yang tidak termuat
ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan
Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa
sekretariat.
Bukti pembelian dicatat
setiap transaksi dilakukan.
Nota asli dari toko harus
mencantumkan informasi:
nama toko, alamat, jenis
barang, harga satuan, total
harga, dan cap/stempel dari
toko.
Tanda bukti harus diberikan
nomor urut sesuai tanggal
transaksi.
Biaya pertemuan dan rapat
harus didukung dengan
Berita Acara atau Notulen
dan daftar hadir.
Biaya perjalanan harus
didukung dengan Surat
Perintah Tugas (SPT -
Lampiran 10), laporan
kunjungan lapangan dan
bukti pengeluaran
perjalanan.
Laporan Keuangan
Bulanan (Lampiran
9)
Laporan Keuangan Bulanan disusun oleh
Bendahara asosiasi setiap akhir bulan
setelah tutup buku dan disetujui oleh Ketua
Asosiasi untuk ditempel pada papan
informasi.
Laporan Keuangan Bulanan merupakan
kumulasi dari seluruh penerimaan dan
pengeluaran yang diperoleh dan dilakukan
oleh Asosiasi, dibagi berdasarkan kategori
kegiatan sesuai RKA.
Ringkasan Laporan Keuangan Bulanan
wajib disampaikan kepada seluruh anggota,
baik dalam rapat anggota atau disampaikan
per surat.
Laporan Keuangan Bulanan
dibuat dan dipublikasikan
setiap bulan
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 15
L A M P I R A N
Lampiran 1. Contoh Format RPD
Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana
Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi
Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan
Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS
Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana
Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank
Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran
Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)
Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 16
Lampiran 1: Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas
RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD)
PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN
PROGRAM DASAR PROGRAM INTENSIF
NAMA ASOSIASI:
KAB./KOTA:
Penarikan dana tahap : I II III
Jumlah dana yang diminta untuk
penarikan tahap ini : Rp.
Jumlah total dana bantuan : Rp.
Dana tersisa setelah penarikan : Rp.
Daftar kegiatan dan kebutuhan dana terlampir.
Disusun oleh:
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diajukan oleh:
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)
District FMA
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
KoordinatorKabupaten
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diketahui oleh:
Kepala Bappeda
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
TEMPAT TGL BLN TAHUN
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 17
DAFTAR KEGIATAN DAN KEBUTUHAN DANA TAHAP:
NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar kegiatan dan kebutuhan dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan Koordinator Kabupaten)
No.
Rujukankepada RKA PerkiraanKebutuhan Dana
Keterangan Nama Kegiatan
Sumber
Dana
Alokasi
Anggaran
(Rp.)
Komponen
Pembiayaan Jml Unit
Harga
Satuan
(Rp.)
Jumlah
Dana
(Rp.)
1.
Pemetaan dan pengkajian
kondisi SPAMS Desa
Bantuan
Pamsimas 1,000,000
Transportasi 5 kali 100,000 500,000
Fotocopy 50 lembar 200 10,000
Uangmakan 2 kali 30,000 60,000
Total 1,000,000 570,000
2.
Monitoring kinerja dan
pelayanan untuk
BPSPAMS
Bantuan
Pemda 500,000 Transportasi 5 kali 100,000 500,000
Tidak termasuk
kedalam penarikan
dana Pamsimas
Bantuan
Pamsimas 750,000
Komunikasi
(voucher
telepon)
1 buah 100,000 100,000
Total 1,250,000 600,000
3. Kegiatan…
TOTAL 2,250,000 1,170,000
TOTAL hanya untuk
BANTUAN PAMSIMAS 1,750,000 670,000
Disusun oleh: (tanggal/bulan/tahun)
Diajukan oleh: (tanggal/bulan/tahun)
Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)
Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun)
Diketahui oleh: (tanggal/bulan/tahun)
BendaharaAsosiasi
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
District FMA
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
Koordinator Kabupaten
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
KepalaBappeda
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 18
Lampiran 2: Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana
SURAT PERMINTAAN PENCAIRAN DANA
Nomor : ..........................................
Kepada Yth.
Direktur PT........................ (ROMS......)
Di Tempat
Dengan memperhatikan Surat Keputusan Direktur Pengembangan Air Minum nomor..........tahun
...............tentang ketetapan pemberian dana asosiasi, bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan
Pembayaran Dana Bantuan Program Dasar/Intensif sebagai berikut:
a) Dana Bantuan :........................................................................
b) Tahun Anggaran :........................................................................
c) Dasar pengeluaran : SK/Surat......./.......................................................
d) Jumlah Dana Bantuan : Rp.....................................................
(terbilang............................................................)
e) Jumlah Sisa Dana :....................................................................
f) Jumlah Dana yang diminta:
Tahap........ sebesar : Rp............................................................
g) Nama dan nomor rekening Asosiasi:
……………………………..,…………………………201x
Ketua Asosiasi
(……………………………………………..)
Diverifikasi oleh:
District FMA Kabupaten ..…………….
(…………………………………………..)
Koordinator Kabupaten…………………..
(……………………………………………..)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 19
Lampiran 3: Contoh Format LembarVerifikasi
LEMBAR VERIFIKASI
DOKUMEN PENCAIRAN DANA BANTUAN PAMSIMAS
Nama Asosiasi :........................................
Kabupaten/Kota :........................................
Provinsi :........................................
A. Verifikasi Kelengkapan & Kebenaran Dokumen
No. Item Pemeriksaan
Kelengkapan
Dokumen Keterangan/
Catatan YA TIDAK
1 Kelengkapan RPD: RKA yang sudah ditandatangani Kepala
Bappeda
2 RPD memuat negative list pembiayaan bantuan pelaksanaan
Pamsimas
3
LPPD
Dilengkapi dengan bukti pengeluaran/pembayaran setiap
komponen pembiayaan
4 LPPD dilengkapi dengan laporan kegiatan/beritaacara kegiatan
yang ditandatangani Kepala Bappeda
5 SPT (untuk kegiatan monitoring atau perjalanan)
6 Surat undanganPelatihan dan daftar hadir (jika ada)
B. Rekomendasi Verifikator
No. Level Nama, Tanda Tangan &
Cap Lembaga/Instansi Tanggal Keterangan/Catatan
1 District FMA
2 Koordinator Kabupaten
Catatan:
1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat akan melakukan pencairan dana untuk
kegiatan program dasar atau program intensif.
2) Yang melakukan verifikasi adalah District FMA dan disetujui Koordinator Kabupaten. Waktu yang
dibutuhkan adalah 1 (satu) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak
ada kesalahan).
3) Waktu yang dibutuhkan dalam pencairan dana bantuan program dasar dan program intensif Asosiasi oleh
ROMS adalah 2 (dua) hari kerja terhitung sejak persetujuan KoordinatorKabupaten.
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 20
Lampiran 4: Contoh Surat Tagihan
SURAT TAGIHAN
Kepada Yth
Bpk/Ibu Direktur PT……………………………….(ROMS……………)
Sehubungan dengan Surat Permintaan Pencairan Dana Nomor…………………tanggal……………,
dan dokumen telah diverfikasi dengan hasil memenuhi syarat, mohon dibayarkan kepada:
Nama Asosiasi :……………………………..
Sebesar : Rp……………………………
(terbilang………………………………………………………………………)
Ke nomor rekening :…………………….…..a.n……………………………………..
………………......,……………………….201x
KoordinatorKabupaten………………………..
(………………………………………………..)
# diverifikasi dengan paraf District FMA
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 21
Lampiran 5: Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS
KWITANSI
Telah terima dari : PT ...................................(ROMS)
Jumlah uang : Rp......................................
(terbilang..........................................................................................)
Untuk keperluan : pembayaran Tahap ... (...............) dana bantuan Program
dasar/intensif(clinic) Pamsimas tahun..................., untuk Asosiasi
Kab/Kota...........................
...................., tanggal...................201x
Ketua Asosiasi........................
Meterai
(..............................................)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 22
Lampiran 6: Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana,
lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas
LEMBAR PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN DANA (LPPD)
PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN
PROGRAM DASAR PROGRAM INTENSIF
NAMA ASOSIASI:
KAB./KOTA:
LaporanPenggunaan Dana Tahap : I II III
Jumlah dana yang dipertanggungjawabkan : Rp.
Jumlah dana yang sudah ditarik : Rp.
Jumlah total dana bantuan yang sudah ditarik (akumulasi) : Rp.
Jumlah total dana bantuan :
Rp.
Sisa Dana Bantuan :
Rp.
Daftar kegiatan dan pertanggungjawabandana terlampir.
Disusun oleh:
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan TandaTangan)
Diajukan oleh:
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)
District FMA
(Nama Lengkap dan TandaTangan)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
KoordinatorKabupaten
(Nama Lengkap dan TandaTangan)
Diketahui oleh: (tanggal/bulan/tahun)
KepalaBappeda (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
TEMPAT TGL BLN TAHUN
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 23
DAFTAR KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA TAHAP:
NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar pertanggungjawaban dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC)
No.
Rujukan dalam RKA Dana yang
sudah
ditarik (Rp.)
Penggunaan Dana Sisa
Penggunaan
Dana (Rp.)
Sisa
Alokasi
Anggaran
(Rp.)
Jenis
Kegiatan
Sumber
Dana
Alokasi
Anggaran
(Rp.)
Komponen
Pembiayaan (*)
Jumlah
Dana (Rp)
Dokumen Pertanggung
jawaban (dilampirkan)
1 2 3 4 5 6 7 8 9=(5-7) 10=(4-7)+9
1.
Pemetaan dan
pengkajian
kondisi
SPAMS Desa
Bantuan
Pamsimas 1,000,000 570,000
Transportasi 500,000 Kwitansi untuk masing-
masing komponen kegiatan,
laporan hasil kegiatan
10,000 450,000 Uang makan 50,000
Fotocopy 10,000
Sub Total 1,000,000 570,000 560,000 10,000 450,000
2
Monitoring
kinerja dan
pelayanan
untuk
BPSPAMS
BantuanPem
da 500,000 500.000 Transportasi
250,000 Kwitansi, laporan hasil
kunjungan 250,000 250,000
Bantuan
Pamsimas 750,000
100.000
Komunikasi
(voucher telepon) 100,000 Bon pembelian voucher,
laporan hasil kegiatan 0 650,000
Sub Total 1,250,000 600,000 350,000 250,000 850,000
Total 2,250,000 1,170,000 910,000 260,000 1,300,000
Total hanya untuk
Bantuan Pamsimas 1,750,000 670,000 660,000
10,000 1,100,000
Disusun oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Diajukan oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Diverifikasi oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Diketahui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
BendaharaAsosiasi
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
KetuaAsosiasi
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
District FMA
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
KoordinatorKabupaten
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
KepalaBappeda
(Nama Lengkap
dan Tanda Tangan)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 24
Lampiran 7: Contoh Format Buku Bank
Asosiasi………………………….
Buku Bank
No. Rek……………………..
Periode :
Kabupaten/Kota :
No
Urut Tanggal Uraian No Bukti Penerimaan Pengeluaran Saldo
1 2 3 4 5 6 7 {(7+5)-6}
Saldo Awal 2.500.000
1 12 Mei 2014 Penerimaan T1 Prog. Dasar 001/2014 5.000.000 7.500.000
2 15 mei 2014 Bunga bank 003/2014 20.000
7.520,000
3 15Mei 2014 Admin bank 001/pengl/2014
5,000 7.515,000
4 15Mei 2014 Tarik tunai - RPD 1
4.000.000 3.515.000
Jumlah 5.020.000 4.005,000 3.515.000
………………., ……. /……. / ……
(tempat,tanggal/bulan/tahun)
Disusun oleh:
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diajukan oleh:
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)
District FMA
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Koordinator Kabupaten
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 25
Lampiran 8: Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran
Asosiasi………………………….
Buku Penerimaan dan Pengeluaran
Iuran
Anggota
Bantuan
Pamsimas
(BP)
Bantuan
PemdaIn-Kind
Lainnya
(ditambahkan
kolomnya sesuai
dengan jumlah
donor)
BO P
Kegiatan
1
(Assessm
ent)
Kegiatan
2
(Pelatihan)
Kegiatan
3
(Monitor
ing)
Lainnya
(ditambahkan
kolomnya sesuai
dengan jumlah
kegiatan)
Jumlah
Pengeluaran
Kumulatif
PengeluaranSaldo
1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
1 30/04/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 1,000,000 - 001/IURAN/2014 - - - - - - - -
2 30/05/2014 Terima transfer tahap I - 5,000,000 - - - 15,000,000 - 001/BP/2014 - - - - - - - -
3 30/05/2014 Terima transfer Pemda - - 5,000,000 - - 20,000,000 - 001/PEMDA/2014 - - - - - - - -
4 30/05/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 21,000,000 002/IURAN/2014 - - - - - - - -
5 01/06/2014 Tarik Tunai 5 juta - - - - - 21,000,000 5,000,000 001/KAS/2014 - - - - - - - 5,000,000
6 01/06/2014 Sewa Kantor - - - - - 21,000,000 - 002/KAS/2014 250,000 - - - - 250,000 250,000 4,750,000
7 05/06/2014 Transport perjalanan dinas - - - - - 21,000,000 - 003/KAS/2014 - 100,000 - 100,000 - 200,000 450,000 4,550,000
8 20/06/2014 Sewa ruangan pelatihan - - - - - 21,000,000 - 004/KAS/2014 - - 500,000 - - 500,000 950,000 4,050,000
9 20/06/2014Penerimaan sumbangan
konsumsi snack pelatihan - - - 300,000 - 21,300,000 - 001/INKIND/2014 - - - - - - - 4,350,000
10 20/06/2014Pengeluaran sumbangan
konsumsi snack pelatihan - - - - - 21,300,000 -
001/INKIND/U/20
14- - 300,000 - - 300,000 1,250,000 4,050,000
11 20/06/2014 Honor narasumber - - - - - 21,300,000 - 005/KAS/2014 - - 600,000 - - 600,000 1,850,000 3,450,000
12 20/06/2014 Penggandaan dan dokumentasi - - - - - 21,300,000 - 006/KAS/2014 - - 450,000 - - 450,000 2,300,000 3,000,000
13 20/06/2014 Konsumsi pelatihan - - - - - 21,300,000 - 007/KAS/2014 - - 1,200,000 - - 1,200,000 3,500,000 1,800,000
14 25/06/2014 Terima transfer PT xxx - - - - 6,000,000 27,300,000 - 001/DONOR/2014 - - - - - - - 1,800,000
15 27/06/2014 Tarik Tunai - - - - - 27,300,000 6,000,000 008/KAS/2014 - - - - - - - 7,800,000
16 27/06/2014 Pembelian komputer - - - - - 27,300,000 - 009/KAS/2014 5,500,000 - - - - 5,500,000 5,500,000 2,300,000
17 27/06/2014 Pembelian ATK sekretariat - - - - - 27,300,000 - 010/KAS/2014 200,000 - - - - 200,000 200,000 2,100,000
18 30/06/2014 Terima transfer tahap 2 - 10,000,000 - - - 29,300,000 - 002/BP/2014 - - - - - - - 2,100,000
dan seterusnya ….
Jumlah 1,000,000 15,000,000 5,000,000 300,000 10,000,000 Jumlah 5,950,000 100,000 3,050,000 100,000 - 9,200,000
29,000,000
29,300,000
(25) Total Pengeluaran Kas
300,000
8,900,000
3,150,000 (26) Total Pengeluaran yang dibiayai oleh Bantuan PAMSIMAS
(27) Saldo Kas 2,100,000
(22) Total Penerimaan dalam bentuk kas dan in-kind(4+6+7+8+9)
9,200,000 (23) Total Pengeluaran (Kas dan Non-Kas)
(24) Total Pengeluaran Non-Kas / in kind
Kas yang
ditarik dari
Bank (Rp)
Pengeluaran Rp.)
No.Kumulatif
PenerimaanNomor Bukti
Penerimaan (Rp.)
(21) Total Penerimaan dalam bentuk kas (4+6+8+9)
Tanggal Uraian
Disusun oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Diajukan oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Diverifikasi oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
District FMA
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Koordinator Kabupaten
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 26
Lampiran 9: Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)
Asosiasi……………….
Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)
Periode…………………
A. Saldo Tanggal ____________________
Bank Rp ……………………………………………………..
Kas Rp ……………………………………………………..
Jumlah Rp ……………………………………………………..
B. Penerimaan
Iuran Anggota Rp ……………………………………………………..
Bantuan Pamsimas Rp ……………………………………………………..
Bantuan Pemda Rp ……………………………………………………..
Donor Lain (Sebutkan) Rp ……………………………………………………..
Jumlah Penerimaan Rp ……………………………………………………..
C. Jumlah Kas dan Bank (A+B) Rp ……………………………………………………..
D. Penggunaan
1. Kegiatan dalam RKA
Kegiatan (1) Assessment Rp ……………………………………………………..
Kegiatan (2) Pelatihan Rp ……………………………………………………..
Kegiatan (3) Monitoring Rp ……………………………………………………..
Jumlah Rp ……………………………………………………..
2. Kegiatan non RKA
Honor Rp ……………………………………………………..
Sewa kantor Rp ……………………………………………………..
Pembelian Peralatan Rp ……………………………………………………..
Jumlah Rp ……………………………………………………..
Jumlah (1+2) Rp ……………………………………………………..
E. Sisa Dana Penggunaan (C-D) Rp ……………………………………………………..
F. Saldo Bank Rp ……………………………………………………..
Saldo Kas di Bendahara Rp ……………………………………………………..
Jumlah Saldo Kas dan Bank Rp ……………………………………………………..
G. Selisih (E-F)(*) Rp ……………………………………………………..
(*) Jika ada selisih maka harus disediakan penjelasan
Disusun oleh:
(tanggal/bulan/tahun) Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan TandaTangan)
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 27
Lampiran 10: Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)
SURAT PERINTAH TUGAS (SPT)
Nomor…………
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : ………………
Jabatan : Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Kab/Kota……….
Memerintahkan kepada:
1. Nama : ……..
Jabatan di Asosiasi : ……..
2. Nama : ……..
Jabatan di Asosiasi : ……..
Untuk melakukan kegiatan (merujuk kepada RKA) pada tanggal sampai dengan tanggal, ke :
1. BP-SPAMS…….Desa……, tanggal:
2. BP-SPAMS…….Desa……, tanggal:
dan menyusun dan menyampaikan laporan ……kepada Ketua Asosiasi selambat-lambatnya 1
(satu) minggu setelah pelaksanaan tugas ini.
Demikian Surat Perintah Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan.
Ibukota Kab/Kota,…………20xx
Ketua Asosiasi SPAMS Perdesaan Kab/Kota….
Nama……….
PARAF KOORDINASI:
LOKASI: Tiba Pulang Diketahui:
Desa A … ……………….. ……………… (Kades/Ketua BP-SPAMS)
Recommended