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Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn. Projektbericht Dortmund 10. März 2004 im Rahmen der 28. Jahrestagung der GfKl Dr. Hans Dieter Gebauer. Rahmenbedingungen ULB Bonn 2003/2004. Sacherschließung: „ Wir müssen sie uns leisten “ - PowerPoint PPT Presentation
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Retrokonversion des Zettel-Schlagwortkatalogs der ULB Bonn
Projektbericht
Dortmund 10. März 2004 im Rahmen der 28. Jahrestagung der GfKl
Dr. Hans Dieter Gebauer
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 2
Rahmenbedingungen ULB Bonn 2003/2004
• Sacherschließung: „Wir müssen sie uns leisten“
Freihandmagazin / Numerus Currens doppelte SE im OPAC:Klassifikatorisch: SyK (Hausregeln;OPAC bisher nur Notation)Verbal: RSWK seit 1990 (HBZ-Verbund; OPAC mit SWD)
• Retrokonversion (alph. Zettelkataloge): „Was kommt danach?“Alphab. Hauptkatalog (700.000 Zettel): Projektende in 2004
Katalog Altbestand (350.000 Zettel): Image-Katalog 2002 Sachkataloge als nächste Aufgabe; freie Personalkapazitäten?
• Umbau 2004-2006: „Katalogschränke wohin?“Totalsanierung ULB; Umzüge Benutzungs- und Katalogbereich
Platzbedarf Neuplanung: weniger Katalogschränke!?!
Daher 2003: „Retrokonversion Sachkataloge“?
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 3
Rahmenbedingungen Zettel-SWK
• 500.000 Zettel in 10 Katalogschränken• Farbige Zettel (Hauptfarbe blau; Verweisungen rot; teils gelb, weiß)
• Schlagwörter: rot auf blau
• Berichtszeitraum ca. 1945-1989
• Hausregelwerk
• Besonderheiten / Profil:
Orte und Personen nur im SWK (auch vor 1945; aus SyK)
Hoher Anteil fremdsprachiger Titel (> 33%); darunter:
SSG Romanistik (französische und italienische Titel)
Pflichtliteratur / Regionalia
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 4
SWK-Zettel ULB Bonn (normal)
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 5
SWK-Zettel ULB Bonn (dunkel)
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 6
SWK-Zettel ULB Bonn (gelb)
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 7
SWK-Verweisung ULB Bonn (rot)
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 8
Konversionsmodelle: Bewertungskriterien
• Realisierbarkeit: Kein ‚Jahrhundertprojekt‘ ggf. Mut zur Lücke vs.Vollständigkeit?
• Profil des SWK sichern: Orte, Personen, SSG SWK-Schwerpunkte vs. SyK!
• Benutzerführung Problem der Suchnavigation evtl. Einbindung in OPAC möglich?
• Qualität: ‚Korruption‘ vorh. (SW-Norm)daten?Qualität, soweit vertretbar!
• Aufwand/Kosten: Fach- /Hilfskräfte? Fremdfirma? ohne Fachreferenten, ohne Autopsie?!
(analog Retro AK möglich?)
9Retrokonversion SWK 2004Gebauer/ULB Bonn
SWK-Retro-Modelle (1)
1. Verzicht: keine Retrokonversion = ersatzlose SWK-‚Entsorgung‘
• Plus: billig; schnell; Platzgewinn sofort; eindeutig für Benutzer(„SW erst ab 1990...“)
• Minus: Informationsverlust (SWK-Profil) nicht akzeptabel
Nein
2. Komplett-Retrokonversion = Umarbeitung nach RSWK
• Plus:hohe Qualität; SWK-Profil gesichert;komplette OPAC-Integration
• Minus:Jahrhundertprojekt (Tests 1998/99)Platzbedarf auf Dauer
Nein
10Retrokonversion SWK 2004Gebauer/ULB Bonn
SWK-Retro-Modelle (2)
Lokale OPAC-Kategorie (MAB)(mechan.Übernahme Fremdfirma)
• Plus:Komplettlösung; Beginn undPlatzgewinn sofort; OPAC-Einbindung (Kategorie‚Alt-SW‘)
• Minus:KostenRedaktionsarbeit (SyK-Namen)Textbasis z.T. zweifelhaftgetrennter Sucheinstieg im OPACKorruption Normdaten/Index
Nicht optimal
Automatisches Verfahren(MILOS; zuletzt Oberhauser 2003)
• PlusVerfügbar; Platzgewinn sofort;kein Redaktionsaufwand
• Minus:Erschließungswert ist gering (Test: max. 50%). SSG!Einbindung in OPAC-Suche wie?Nur Zusatzoption (Basic-Index?)
Nicht optimal
11Retrokonversion SWK 2004Gebauer/ULB Bonn
SWK-Retro-Modelle (3)
Imagekatalog• Plus
Projekterfahrung liegt vor, Suchprinzip bei Benutzern eingeführt (Alter Katalog seit 2002 gut angenommen)
Komplettlösung möglich; Beginn / Platzgewinn jederzeit
• MinusKosten; Redaktionsaufwand (Index / Leitkarten)
Qualität des Katalogs (Inhalte) und der Daten (Signaturen/Standorte)
Qualität der Images: Farbversion: große Dateien / Ladezeit der Images SW-Version: Lesbarkeit z.T. ungenügend (dunkle Zettel)
Auf Dauer: getrennter Sucheinstieg außerhalb des OPAC
Als mögliche Lösung diskutiert, Testscans, aber: nicht optimal
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 12
SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (‚normal‘)
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 13
SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (‚dunkel‘)
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 14
SWK-Zettel ULB Bonn Schwarz-Weiß-Image (dunkel)
15Retrokonversion SWK 2004Gebauer/ULB Bonn
SWK-Retro-Modelle (4)
Übernahme RSWK-Fremdleistungen aus BVB
• Hintergrund: RSWK in BVB: ab 1970 (und mehr?)SWB: Übernahme erfolgreich (Wolf 2003)HBZ: Übernahme 2005 (Datenbasis verbessert)
• Plus: Fremdleistung via HBZ Termin günstig (Retro-Abschluss; BVB/Aleph)
Qualität hoch (Normdaten)Einbindung in OPAC problemlos
Bereicherung ViFa Romanistik Platzgewinn 2004/2005?• Minus: (Un)Vollständigkeit der Daten:
Was fehlt? Schwerpunkte erkennbar? Als Lösung favorisiert, aber Prüfung:
Was fehlt, was ist verzichtbar? Umfang der Eigenbearbeitung?
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 16
Tests BVB-Fremdleistungen am SWK ULB Bonn
• Einstieg: 300 Titel aus Gesamtalphabet (Querschnitt)Je 100 Orte (Regionalia), Personen (70 SSG), Sachen (10 à 10 SW)
• 1215 Titel (Katalogkasten ‚Latek-Lech‘ komplett)Strukturprüfung (Anteil O, P, S; deutsch/fremdsprachig; SSG)Umfang Fremdleistung (BVB vorhanden; mit / ohne SW; HBZ?)Selektionsmöglichkeiten für Resttitel ohne BVB-Fremdleistung?Umfang und Art der Eigenbearbeitung?
• 5500 Titel (4 weitere Katalogkästen komplett)Vergleichende StrukturprüfungUmfang Fremdleistung (Auswahl)Selektionsaufwand und –möglichkeitenNachbearbeitungsaufwand
• Ca. 16.000 Titel (11 Katalogkästen komplett): Anteile Orte, Personen
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 17
Testergebnisse und Bewertung
Auch vor 1970 breite SW-Fremdleistungsbasis in BVB! Exakte Hochrechnung für Anteile (O,P,S) unmöglich
(Ca. 70% Sachschlagwörter; um 10 % Orte; um 20% Personen)
• Orte: ca. 60% Fremdleistung aus BVB (Regionalliteratur: 33%); Restbearbeitung sinnvoll, aber deutliche weitere Selektion des Restmaterials sinnvoll und notwendig
• Personen: ca. 66% Fremdleistung aus BVB (SSG: 60%);Restbearbeitung sinnvoll, aber deutliche weitere Selektion des
Restmaterials möglich und notwendig• Sachen / Sonstige: > 75% Fremdleistung aus BVB zu erwarten;
Restbearbeitung verzichtbar? (Viel veraltete Literatur / spezielle Tauschliteratur; SyK ist als Komplement vorhanden)
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 18
Entscheidung: Projekt „BVB-Fremdleistung“
• Klare Vorteile: Fremdleistung, Qualität, Benutzerführung• Risiken: BVBHBZ 2004/2005?; Schätzung Restaufwand • Entscheidung zur ‚Lücke‘:
Restbearbeitung: ganz ohne Sachschlagwörter; Reduzierung Orte/Personen: Akzent SSG/Regionales
Projektplan: 3 Phasen
• 2004 Selektion (Zettel aus SWK ziehen)• 2005 Fremddatenübernahme aus BVB• Ab 2005Überprüfen: Fremdleistungen?
Eigenbearbeitung RSWK des Restmaterials
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 19
Projektphase 1: „Ziehaktion“ aus SWK
„Was“: Sach-SW komplettVerweisungen (ca. 40000?) komplettGeographika: alle Erdteile, Staaten, Großräume,
Orte über 50 Zettel (Ausnahme: SSG- / Pflichtbereich) Restmaterial: weitere Reduktion nach Vorgabe
Personen: Liste umfangreicher Namen (184; ca. 40000 Zettel), alle Festschriften, unselbständige Schriften
Körperschaften, Sonstige: alles außer SSG- / Pflichtbereich„Wer“: Bibl. Fachkräfte der Sachkat.-Abteilung (formale und inhaltl.
tiefer gehende Selektion in einem Arbeitsgang möglich)
„Wann“:Durchschnittswert pro Katalogkasten 18 Minuten Arbeitszeitverlängerung Beamte NRW 2004: 2,5 Std/Woche 3 Mitarb. (davon 1,5 Beamte) mit >5 Std/Woche =10 Kästen
„Ziel“: In 2004 abgeschlossen = Beginn 2. Bauphase
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 20
Projektphase 2: Fremddatenübernahme
• Vorher: HBZ Versionsumstieg auf Aleph 16.2 (Mitte 2004) BVB Umstieg auf Aleph 16.2 (Mitte 2004); neu: SW in Alephstruktur (Verknüpfung mit Normdatei)
• Datenabzug: HBZ-BVB (2005) analog Projekt SWB 2002; Übernahme der SW-Daten in HBZ-Verbunddatenbank
• Lieferung der neuen SW-Fremddaten in lokales System (2005)
Fremdsteuerung des Projekts
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 21
Projektphase 3: Eigenbearbeitung RSWK
• Restmaterial: Umfang der Fremdleistungen prüfen; Selektion durch
Hilfskräfte (Sonderaktion) oder Fachkräfte (bei Endbearbeitung)?
Hochrechnung: Ca. 50-60.000 Zettel bleiben für Eigenbearbeitung
• Eigenbearbeitung nach RSWK: Stufenverfahren nach Priorität
A. Fachliche Priorität: SSG-Namen (95 ‚wichtige‘ / ca. 8.000 Zettel)
B. Redaktionelle Priorität: Einfaches zuerst (Aleph-Schablonen) Formal-SW, Zeiträume, Werktitel u.ä. soweit in SWD ‚Einfache‘ USW (Sachbegriffe, Beziehungen)
C. Danach: Regionalia nach Prioritätenliste
• Prinzipiell: ‚vereinfachte‘ Lösung ohne Autopsie/Referenten; ggf. weitere Reduktion; Option automat. Zusatzerschließung aller Titel bleibt
• Personalbedarf ab 2005: Überprüfungsaktion, Einarbeitung (aus bisherigem Retroprojekt) je nach Priorisierung, zunächst mind. 0,5 Stellen
Gebauer/ULB Bonn Retrokonversion SWK 2004 22
Projektbeginn 5.12. 2003 - Stand 1.3. 2004: Phase 1 (‚Ziehaktion‘) zu 75% erledigt fertig bis Juni 2004;
Restmenge vor Überprüfung BVB-Fremdleistungen < 1/3
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