Sisäinen viestintä projektikuvaus - Uusimaa · vastuut, tavoitteet ja kanavat, jotta Uudenmaan...

Hankesalkku

Viestintä

Projekti

Sisäinen viestintä

Hankejohtaja Tero Manninen

Projektipäällikkö Elisa Tikka

Uusimaa 2019 -hanke

Uudenmaan sote- ja maakuntauudistus

Uudenmaan liitto // Nylands förbund

Helsinki-Uusimaa Regional Council

Toinen linja 4 • 00530 Helsinki • Finland

info@uusimaa2019.fi • www.uusimaa2019.fi

Sisällysluettelo

Projektin nykytila ja tavoitteet ............................................................................................................... 1

1.1. Projektin nykytilan kuvaus ......................................................................................................... 1

1.2. Vaatimukset ............................................................................................................................... 1

1.3. Tavoitteet ................................................................................................................................... 2

Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet......................................................................................... 2

Rohkean uudistumisen mahdollisuudet ................................................................................................ 2

Muut tavoitteet: ................................................................................................................................. 2

Projektin kuvaus ..................................................................................................................................... 3

1.4. Projektin laajuus ........................................................................................................................ 3

1.5. Lopputuotokset .......................................................................................................................... 3

1.6. Rajaukset .................................................................................................................................. 4

Projektin aikataulu ja riippuvuudet ....................................................................................................... 4

1.7. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät ........................................................................................ 4

1.8. Projektin vaiheet ........................................................................................................................ 4

Työyhteisöviestinnän kokonaisuus ................................................................................................... 4

Intranet-projekti ................................................................................................................................ 5

1.9. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista .......................................................................................... 6

Organisaatio ja päätöksenteko ............................................................................................................. 7

1.10. Projektin organisointi ja päätöksenteko ................................................................................. 7

1.11. Projektitiimit ........................................................................................................................... 8

1.12. Projektin tärkeimmät sidosryhmät .......................................................................................... 9

Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava työmäärä .................................................................... 10

Riskit ..................................................................................................................................................... 10

Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit ................................. 12

1. Projektin nykytila ja tavoitteet

1.1. Projektin nykytilan kuvaus

Uusimaa 2019 -hankkeen Sisäisen viestinnän projekti jakaantui kahteen kokonaisuuteen:

työyhteisöviestinnän esivalmisteluun sekä intranet ja yhteisölliset viestintävälineet -projektiin (jatkossa:

Intra-projekti).

Molempien kokonaisuuksien valmistelu lopetettiin maaliskuussa 2019. Tämän jälkeen muun muassa

konsepteja on viimeistelty ja tarkennettu siten, että niiden sisältö on helposti ymmärrettävää

mahdollisen maakunta- ja/tai sotereformia jatkuessa tulevaisuudessa.

1.2. Vaatimukset

Merkittävimmät sisäisen viestinnän projektin vaatimukset tulevat maakuntahallituksessa 4.6.2018

hyväksytystä maakunnan Viestintä- ja markkinointiohjelmasta ja siinä todetut viestinnän vaatimukset:

- avoimuus ja läpinäkyvyys

- luotettavuus

- saatavuus ja saavutettavuus

- tasapuolisuus ja yhdenvertaisuus

- selkeys ja ymmärrettävyys

- kaksikielisyys ja monikielisyys

- vuorovaikutteisuus

- houkuttelevuus ja lähestyttävyys

- ennakoivuus ja ajassa olevuus

- vastaanottajan tarpeista lähteminen

- suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus

- vaikuttavuus eli viestintää mitataan ja sen vaikutuksia seurataan.

Lisäksi huomioon otettavia vaatimuksia ovat:

Vaatimus Kuvaus Linkit O365-käyttöönottovelvoite Valtiovarainministeriön edellytys:

maakunnat käyttävät sisäisen viestinnän välineinä Microsoftin Office 365 –sovelluksia, jotka Vimana tarjoaa/toimittaa.

Saavutettavuusdirektiivi Jos julkishallinnon organisaatio

rakentaa tai täysin uudistaa syksyn 2019 jälkeen intranetinsä (tai työpaikalla käytettävän ekstranetin), tulee tämän palvelun olla saavutettavuusvaatimusten mukainen.

https://www.eduskunta.fi/FI/vaski/Mietinto/Sivut/HaVM_27+2018.aspx

1.3. Tavoitteet

Uusimaa 2019 -hankkeen Sisäisen viestinnän projektissa valmisteltiin malleja, keinoja ja työvälineitä

koko maakunnan, noin 60 000 henkeä työllistävän uuden organisaation käyttöön. Valmistelu jakaantui

intraprojektiin ja työyhteisöviestinnän yleiseen valmisteluun.

1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet

Sisäisen viestinnän projektissa oli tavoitteena

• varmistaa, että maakunnan palvelukseen siirtyvällä henkilöstöllä olisi käytössään yksi yhteinen intranet.

• henkilöstöllä olisi yhtäläinen pääsy erilaisen tiedon ja viestinnän lähteille intran ja muiden sisäisen viestinnän

kanavien välityksellä.

• tarjota yhteiset O365-viestintävälineet jo varhaisessa vaiheessa väliaikaishallinnon käyttöön, jolloin

väliaikaishallinto ja Uusimaa2019-hanke olisi toiminut itse uusien välineiden, toimintamallien ja koulutuksen

pilottiryhmänä.

• avata maakunnan intra jo noin puoli vuotta ennen maakunnan varsinaisen toiminnan alkamista. Intran

avaaminen aiemmin joko koko tulevalle henkilöstölle tai esimerkiksi esimiehille oli työolettama. Aiempi

avaaminen olisi tarkoittanut myös kasvavia lisenssimaksuja. Aiemman avaamisen avulla olisi kuitenkin turvattu

kaksi asiaa:

o maakunnan toiminnan aloittamisen kannalta kriittiset dokumentit olisi ehditty tunnistaa ja valmistaa,

että ne ovat käytettävissä esimerkiksi tietyn siirtymäkauden ajan. Mahdollinen palveluna tehtävä

tiedostojen siirto (migraatio) oli vasta alustavana pohdintana ICT teknisen projektin valmistelussa

o yhteinen intranet olisi toiminut myös muutoksen johtamisen ja viestinnän kanavana.

1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet

Työyhteisöviestinnän mallin sekä modernien sisäisen viestinnän välineiden avulla pyrittiin

mahdollistamaan

• maakunnan strategisia tavoitteita tukeva avoin keskustelukulttuuri maakunnassa.

• viestintä- ja toimintakulttuuri, jossa tieto kulkee monisuuntaisesti ja myös alhaalta ylös ja koko henkilöstöllä on

oma roolinsa viestijöinä

• mahdollistamaan tiedon sekä osaamisen jakaminen ja löytäminen (ks myös seuraava kohta: Työskentely

digitaalisissa työympäristöissä)

1.3.3. Muut tavoitteet:

Työskentely digitaalisissa työympäristöissä

Sisäisen viestinnän esivalmisteluvaiheessa havaittiin, että työyhteisöviestinnän toimivuuden kannalta

on ensisijaisen tärkeää, ettei intraa tai muita sisäisen viestinnän sovelluksia tarkastella irrallaan

arkisesta työstä vaan digitaalinen työskentely pitää nivoa osaksi sisäisen viestinnän suunnittelua.

Tavoitteeksi otettiin siksi kuvata, miten digitaalisessa työympäristössä työskennellään yhdessä eli

keskeisiksi tavoitteiksi esivalmistelussa nousi erilaisten sovellusten roolin ja käyttötavan, tiedon kulun

prosessien sekä hallintamallin kuvaaminen ja kirkastaminen.

Tavoite rajattiin esivalmisteluvaiheessa koskemaan Sharepoint-sovellusten käyttöä digitaalisen tiimityön

tukena. Mikäli valmistelu olisi jatkunut, olisi konseptointiin ollut syytä keskittyä konkreettisemmin ja

suunnittelua olisi ollut hyvä tehdä yhdessä tietohallinnon, henkilöstöhallinnon ja valittujen

liiketoimintojen edustajien kanssa.

Valmistelutyö luo pohjaa tuleville toimintamalleille

Sisäistä viestintää valmisteltiin ”tee mitä puhut” -periaatteella: avoimesti, osallistaen ja kysyen. Tavoite

oli näin viedä maakunnan työyhteisöviestinnän tulevaa toimintamallia jo valmisteluvaiheessa

käytäntöön.

2. Projektin kuvaus

2.3. Projektin laajuus

Uusimaa 2019 -hankkeen Sisäisen viestinnän projektissa valmisteltiin malleja, keinoja ja työvälineitä

koko maakunnan, noin 60 000 henkeä työllistävän uuden organisaation käyttöön. Valmistelu jakaantui

kahteen toisiinsa limittyvään kokonaisuuteen:

1. Työyhteisöviestinnän esivalmistelu: tavoitteena oli kuvata modernin työyhteisöviestinnän roolit,

vastuut, tavoitteet ja kanavat, jotta Uudenmaan maakunnan työyhteisöviestinnän keinoin voitaisiin

toteuttaa maakunnan strategiaa, ja jotta sisäinen viestintä olisi uusien arvojen ja tavoitteiden mukaista.

Tämä kokonaisuus painottui benchmark-tiedon keräämiseen, nykykäytäntöjen selvittämiseen ja

tulevaisuuden konseptointiin.

2. Intraprojektissa pyrittiin tarjoamaan sekä väliaikaishallinnon että perustettavan Uudenmaan

maakunnan henkilöstön käyttöön yksi yhteinen sosiaalinen intra, joka olisi ollut maakunnan yhdistävä

yhteinen viestintä- ja yhteistyöalusta. Tavoitteena oli luoda viestinnällisten intrasisältöjen ja –sivujen

lisäksi sisäisen sosiaalisen median alustat sekä tiimityötä tukevat digitaaliset sovellukset. Sovellukset

perustuivat Microsoftin Office 365 -pilviratkaisuihin. Intrakokonaisuutta tehtiin projektityönä, jossa

kullekin kvartaalille määriteltiin työpaketit ja tavoitteet yhdessä alustatoimittajan (Microsoft) kanssa.

2.4. Lopputuotokset

Merkittävimmät lopputuotokset, jotka sisäisen viestinnän projektissa valmistuivat 8.3.2019 mennessä

olivat:

• projektisuunnitelma

• intra ja O365-konsepti (sis. intran hallintamallin luonnos)

• digitaalisen tiimityön konsepti

• viestinnällisen intran riskikartoitus

• hankeintran alustava rakenne ja tekninen alusta väliaikaisen toimielimen eli VATEn käyttöön

• maakuntaintran visuaalinen demo ja alustava sisältöarkkitehtuuri

• työyhteisöviestinnän konsepti.

Jos projekti olisi jatkunut, olisivat tuotoksina edellisten lisäksi valmistuneet

• työyhteisöviestinnän ohjeet henkilöstölle mm. kanavaopas eli millaisia viestinnän kanavia on käytössä sekä

mihin ja miten niitä suositellaan käytettävän (luonnos valmistui projektin aikana)

• työyhteisöviestinnän toimintasuunnitelma, tavoitteet ja mittarit (vähintään ensimmäisille toimintavuosille)

• viestintä- ja markkinointisuunnitelma uusien työvälineiden käyttöönottamisen tueksi

• viestinnällinen intranet viestintäsivustoineen, Yammer-kanavat

• intran hallintamalli ja RACI-taulukko

• intran sisällöntuotannon ohjeet erilaisille käyttäjäryhmille

• intran tavoitteet ja mittarit

• ”Näin käytät intraa” -ohjeet koko henkilöstölle

• digitaalista tiimityötä tukevat ohjeet pääkäyttäjälle, Teams-ryhmien perustajille sekä tavallisille käyttäjille

migraatiosuunnitelma (tai osallistuminen suunnitelmaan tekoon)

2.5. Rajaukset

Intranet-projektin lähtökohta oli, että rakennetaan yksi intranet-palvelu, joka voidaan tarvittaessa

hajauttaa, ei useita erillisiä intranettejä.

Projektin tekninen toteutus tehtiin ICT Tori -kokonaisuudessa.

Projektin ja budjetoinnin lähtökohta oli, että mitään migrointeja muista ympäristöistä ei tehdä palveluna

koneellisesti.

• Rajaus oli selkeä intranet-sivujen osalta: mitään intranetsivuja ei oltaisi migroitu uusiin rakenteisiin.

• Sen sijaan dokumenttien ja ohjeiden osalta migraatiokeskustelu jäi kesken, sillä valmistelun aikana

todettiin, että luovuttavien organisaatioiden verkkolevyillä ja esimerkiksi Sharepoint-työtiloissa on

paljon muun muassa potilas- ja hoito-ohjeita, joiden pitää olla saatavilla heti maakunnan aloittaessa,

jotta voidaan varmistaa turvallinen siirtymä.

3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet

3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät

Projektin aikana valmistuneet tuotokset on lueteltu kohdassa ”Muut projektin määrittelyyn ja

suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit”.

3.2. Projektin vaiheet

Työyhteisöviestinnän kokonaisuus

Sisäisen viestinnän valmistelija aloitti hankkeessa helmikuussa 2018 ja hän perehtyi aluksi luovuttavien

organisaatioiden viestinnän nykytilaan. Hän tapasi pääasiassa viestinnän edustajia noin kymmenestä

luovuttavasta organisaatiosta, ja kävi heidän kanssaan keskustelurungon avulla läpi organisaatioiden

työyhteisöviestinnän haasteita, vahvuuksia ja odotuksia. Henkilöstöfoorumissa 13.2.2018 pidetty

työpaja antoi eväitä siihen, millaisia odotuksia henkilöstöllä on hyvälle viestinnälle.

Työyhteisöviestinnän valmistelua jatkettiin keväällä 2018 osana viestintä- ja markkinointiohjelman

valmistelua. Se annettiin tiedoksi maakuntahallitukselle 4.6.2018, jonka jälkeen työyhteisöviestinnän

tarkempi konseptointi saattoi alkaa. Konseptin työversio esiteltiin viestintäryhmälle (7.11.2018) ja

Uusimaa2019-hankkeelle (21.11.2018). Intraprojektin osana tehtiin sisäisen viestinnän esiselvitys, joka

osaltaan antoi aineksia sisäisen viestinnän suunnitteluun, vaikkakin selvityksen painopiste oli intran

sisällöissä.

Työyhteisöviestinnän valmistelua ei vuoden 2019 alussa jatkettu pidemmälle vaan jäätiin odottamaan

lainsäädäntötyön valmistumista, jonka jälkeen valmistelu oltaisiin projektoitu osana viestinnän ja

markkinoinnin kokonaisuutta. Projektiin oltaisiin vahvasti osallistettu luovuttavien organisaatioiden

viestintää ja henkilöstöä.

Intranet-projekti

Intranet-projektia tehtiin esivalmisteluvaiheessa tiiviissä yhteistyössä ICT-valmistelun kanssa, sillä

ICT:n Tori (toimialariippumattomat palvelut) kokonaisuudessa valmisteltiin maakunnan it-

infrastruktuuriympäristöä, jonka osa myös Office 365 -pilvipalvelun rakentaminen oli. Intranet-projektia

tehtiin sekä yhdessä Microsoftin kanssa, että hankkeen sisäisesti valmistelijan vetämänä

konseptointityönä.

Intraprojektin projektisuunnitelma joulukuussa 2018 (kuva alla).

Intranet-projektin vaiheita olivat:

Vaihe 1. Kvartaali 1 - 2 /2018: visiointi, taustakartoitus, projektin suunnittelu ja konseptointi

• Benchmark: Sisäisen viestinnän valmistelija teki benchmark- ja tutustumiskäyntejä suuriin yrityksiin, joilla on

paljon sekä liikkuvan työn tekijöitä että asiantuntijoita, ja jotka olivat ottaneet hiljattain käyttöön O365-

pilvipalveluun perustuvan intranetin. Tavoitteena oli muodostaa kokonaiskuva sitä, mikä on intran rooli

ylipäätään työyhteisöviestinnässä, sekä kerätä parhaita käytäntöjä projektisuunnitelmaa varten

• Digital Workplace Jumpstart: maakunnan intran ja digitaalisen viestinnän tarpeiden visiointi ja eri

käyttäjäryhmien tunnistaminen.

• Projektisuunnitelman tekeminen yhdessä ICT:n kanssa

• Intran konseptointi. Tässä työssä sparrausryhmänä toimivat luovuttavien organisaatioiden intra-asiantuntijat.

Vaihe 2. Kvartaali 3/2018: hankeintran suunnittelu

• Hankeintran rakenteiden ja toiminnallisuuksien suunnitteleminen: valmistauduimme siihen, että lainsäädännön

toteutuessa Uusimaa2019 -hanke ottaa käyttöön maakunnan sisäisen viestinnän välineet ja kanavat ja ne tulevat

myös väliaikaishallinnon (vate) käyttöön.

• Tavoitteena oli toteuttaa kevyt intra valmisohjelmistona (ilman räätälöintiä), ottaa käyttöön hankevalmistelua

tukevat työtilat, Yammer sisäisen viestinnän välineenä sekä tiimien työskentelyä ja keskustelua tukeva Teams-

ratkaisu.

• Hankeintran käyttäjiä olisi ollut alkuvaiheessa noin 200, jolloin samalla oltaisiin pilotoitu välineiden käyttöä, ja

kerätty kokemusta käyttäjien tarvitsemasta koulutuksesta ja tuesta.

Vaihe 3. Kvartaali 4/2018: tarkentunut esiselvitys ja maakuntaintran mallintaminen

• Esiselvitys: Teimme tuleville intran käyttäjille marras-joulukuussa 2018 kyselyn, millaista on työyhteisöviestintä

heidän nykyisissä organisaatioissaan ja millaisia odotuksia maakuntaintralle on. Kysely tehtiin verkossa (1 467

vastaajaa) ja haastatellen 15 henkilöä puhelimitse tai kasvokkain)

• Kyselyn tulosten perusteella tehtiin havaintoja, joita oltaisiin lähdetty painottamaan intraprojektin edetessä.

Esimerkiksi yhteystietojen ja ohjeiden merkitys sisällöissä oli huomattavasti suurempi kuin oletettiin.

• Visual Demonstrator: intran mobiilikäyttöä, analytiikkaa ja muita toiminnallisuuksia mallinnettiin kahden case-

kuvauksen avulla. Tämä esitystapa konkretisoi liiketoiminnalle niitä toiminnallisuuksia, mitä modernilla intralla

voi olla.

Vaihe 4. Kvartaali 1/2019: dokumenttien hallinnan esiselvitys ja digitaalisen tiimityön

konseptointi

• Merkittävän osan maakunnan intran sisällöistä muodostaisivat erilaiset ohjeet ja dokumentit, erityisesti potilas-

ja hoito-ohjeet, joiden hallinta- ja elinkaarimalleja ei tunnettu. Tämän vuoksi asianhallintaprojektin päällikkö ja

sisäisen viestinnän valmistelija tekivät esiselvityksen haastatellen suurimpien luovuttavien organisaatioiden

edustajia. Työn pohjalta syntyi Digitaalisen tiimityön konsepti sekä yhteenveto suosituksineen. Suosituksen

ydin: potilas- ja hoito-ohjeet ovat asiakirjoja, joita ei kuitenkaan nykyisellään käsitelty

asianhallintajärjestelmässä. Maakuntavalmistelussa olisi pitänyt tehdä selkeä projektisuunnitelma potilas- ja

hoito-ohjeiden hallitulle siirrolle maakunnan ympäristöön.

3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista

Riippuvuuden kuvaus Riippuvuuden kriittisyys Riippuvuuden hallintamenetelmä

O365-pilviratkaisu luodaan ICT:n teknisessä projektissa ml. tietoturva, laitehallinta

Erittäin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä

Intranet-palvelun sekä O365 -sovellusten käyttäjien ja käytön tuki. Tämä kuvataan ICT:n tuki-projektissa

Hyvin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä.

Asianhallintaprojektissa kuvataan maakunnille siirtyvät asiakirjat. Muut dokumentit olisivat kuuluneet intranet-projektin määrittelyn piiriin, joka olisi edellyttänet sisältömigrointien suunnittelua

Erittäin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä. Ennakoiva viestintä.

Maakunnan organisaatiorakenteiden ja johtamismallin suunnittelu (vaikuttaa intran informaatioarkkitehtuurin suunnitteluun)

Hyvin tärkeä Ennakkosuunnittelu. Projektisuunnitelma rakennettava joustavaksi ja muutokset huomioivaksi.

Eri hankekorien eli valmistelualueiden projektien eteneminen: intran perussisällöt rakentuvat eri hankevalmistelualueilta.

Erittäin tärkeä Ennakoiva projektisuunnittelu. Kullekin valmistelualueelle nimetään jo varhaisessa vaiheessa resurssi, jonka vastuulla intrasisällöt. Tiivis yhteistyö substanssi- ja viestintäammattilaisten kesken.

ICT/HR-projektissa luodaan henkilötietojen master-järjestelmä, josta saadaan tiedot intranetin käyttäjistä sekä pohjatieto roolipohjaisen intran luomiseksi.

Hyvin tärkeä Strukturoitu tapa jakaa tietoa projektien välillä.

Intranet-toimittajan resurssien saatavuus ja paikallisten tarpeiden ymmärrys

Erittäin tärkeä Osaamisvaatimusten kuvaaminen, jatkuva palaute. Kilpailutus.

Hankkeen oma Sharepoint-osaaminen.

Melko tärkeä Omien osaajien rekrytointi hankkeeseen, jolloin hanke ei ole riippuvainen ostetuista resursseista.

4. Organisaatio ja päätöksenteko

4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko

1. Työyhteisöviestinnän esivalmistelu

Esivalmistelua ohjasi neuvonantajaroolissa luovuttavien organisaatioiden viestintäpäälliköistä koostunut

Viestintäryhmä.

Valmistelun edetessä projektiryhmään olisi kutsuttu erilaisten luovuttavien organisaatioiden sisäisen

viestinnän vastaavia ja hallinnon, kuten henkilöstöhallinnon edustajia. Ohjausryhmään ja/tai

sparrausryhmään olisi työn edetessä kutsuttu liiketoiminnan edustajia erilaisista rooleista (esimies,

johto, asiantuntijatyö, liikkuva työ).

2. Intraprojekti

Intraprojektin ohjausryhmässä olivat esivalmisteluvaiheessa viestinnän hankejohtaja ja ICT/Tori

(toimialariippumattomat palvelut) kokonaisuuden projektijohtaja.

Projektitiimien kokoonpano vaihteli valmistelun eri vaiheissa, jotta mukaan saatiin paras mahdollinen

asiantuntemus. Sparraavana neuvonantajaryhmänä toimi luovuttavien organisaatioiden

viestintäpäälliköistä koostunut Viestintäryhmä.

Lain vahvistuminen jälkeen projektin ohjausryhmää olisi laajennettu ja projektiryhmään olisi kutsuttu

• luovuttavien organisaatioiden sisäisen viestinnän edustajia tai intra-vastaavia antamaan kokonaisvaltaista

näkemystä viestinnän tarpeista

• hallinnon (erityisesti HR) ja liiketoimintojen edustajia kattavasti eri valmistelualueilta kuvaamaan liiketoiminnan

tarpeita intranet-palvelulle

• ICT-osaamista, erityisesti sharepoint-osaamista varmistamaan, että palvelu toimii maakunnan ympäristössä

turvallisesti.

4.2. Projektitiimit

Projektitiimien kokoonpano vaihteli valmistelun eri vaiheissa, jotta mukaan saatiin paras mahdollinen

asiantuntemus.

Vaihe 1. Kvartaali 1 - 2 /2018: visiointi, taustakartoitus, projektin suunnittelu ja konseptointi

• Projektipäällikkönä toimi hankkeen puolella sisäisen viestinnän valmistelija. Hän teki työtä Microsoftin projektiryhmän

kanssa ja osallisti Uusimaa2019-hankkeesta eri valmistelualueiden nimeämiä yhteyshenkilöitä sekä suurimpien

luovuttavien organisaatioiden intravastaavia.

Vaihe 2. Kvartaali 3/2018: hankeintran suunnittelu

• Projektipäällikkö: sisäisen viestinnän valmistelija

• Projektitiimi: edustus hankevalmistelun alueilta, jotka ovat merkittävimmät sisällöntuottajat eli hankeviestintä/tiedottaja, hanke-PMO/hallintopäällikkö sekä sote-liikelaitoksen ja ICT-projektin valmistelijat tai projektikoordinaattorit.

Vaihe 3. Kvartaali 4/2018: tarkentunut esiselvitys ja maakuntaintran mallintaminen

• Projektipäällikkönä toimi sisäisen viestinnän valmistelija ja projektityöhön osallistettiin hankeviestinnän tiedottajat

sekä soteliikelaitoksen ja HR:n valmistelijat.

Vaihe 4. Kvartaali 1/2019: dokumenttien hallinnan esiselvitys ja digitaalisen tiimityön

konseptointi

• Projektipäällikkönä toimi sisäisen viestinnän valmistelija. Selvityksen tekemiseen ja konseptointiin osallistui

asianhallintaprojektin projektipäällikkö.

Organisoituminen lain läpimenon jälkeen

Lain vahvistuminen jälkeen projektin ohjausryhmää ja projektitiimiä olisi laajennettu alla suunnitellulla

tavalla (kuva):

Samalla oltaisiin alettu tarkentaa tulevan maakunnan intranet-palvelun, sekä Teamsin ja Yammerin

kaltaisten sovellusten hallintamallia ja muutoshallintaa (RACI).

4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät

Sidosryhmän kuvaus

Mitä sidosryhmältä odotetaan Miten yhteistyö tapahtuu?

Sisäisen viestinnän/intranetin vastuuhenkilöt

Osallistuminen intranet-projektiin projektitiimin jäseninä tai sisällöntuottajina tai työyhteisöviestinnän mallien sparraajina

Projektin aikana olisi tarkemmin määritelty yhteistyön tavat ja keinot.

Henkilöstö kaikissa henkilöstöä luovuttavissa organisaatioissa lakien läpimenon jälkeen

Palaute ja osallistuminen Osallistuminen työpajoihin, muutosviestinnän keinot

Microsoft Teknisen alustan toimittaja, parhaiden käytäntöjen ja toimintamallien neuvonantaja

Yhteistyösopimus, projektityö

Sharepoint/O365-kumppani Intranet-ratkaisun sovittaminen maakunnan tarpeisiin. Palvelun rakenteen suunnittelu, sisältösuunnittelun konsultointi, työpajat, muutoksen tuki. Kilpailutusta ei aloitettu esivalmisteluvaiheessa.

Yhteistyösopimus, projektityö

ICT-projektit (tekninen, tuki) Tekninen projektipäällikkö koordinoi ICT-infraan sekä käyttäjätukeen liittyviä asioita.

Projektinhallintamallin mukaan.

Vimana Tuki intranet-ratkaisun siirtämiseen Vimanan ylläpitoon. Tätä ei esivalmisteluvaiheessa määritelty

Mahdollinen yhteistyösopimus

5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava

työmäärä

Projektin päätehtävät on kuvattu Projektin vaiheet -luvussa. Sisäisen viestinnän kokonaisuutta

valmisteli yksi sisäisen viestinnän asiantuntija kokopäiväisesti helmikuusta 2018 alkaen, hänen

työaikansa jakautui intraprojektin ja työyhteisöviestinnän valmisteluun. Lisäksi valmistelija osallistui

muutosviestinnän ja yhteistoimintaviestinnän valmisteluun tarvittavilta osin. Lisäksi projektiin osallistui

valmisteluvaiheessa muita valmistelijoita eli asiantuntijoita hankkeen sisältä yhteensä arviolta yhden

henkilötyövuoden verran.

Jos intranetprojekti olisi jatkunut, oltaisiin tarvittu hankkeen omaan käyttöön arviolta seuraavat resurssit

• intranet-projektin projektijohtaja 100 %

• tekninen projektipäällikkö 100 %

• sisällöntuotannon projektipäällikkö 100 %

• muutosviestinnän vastaava tai -koordinaattori 100 %

• koulutus- ja muutosvalmennuskoordinaattori 50 – 100 %, riippuen ostopalveluiden ja mahdollisen Muutos PMO:n

roolista

Näiden lisäksi olisi tarvittu lain läpimenon jälkeen eri vaiheissa

• sisällöntuotantokoordinaattoreita ja resursseja noin 5 henkeä (100%) työskentelemään muutaman kuukauden ajan

sataprosenttisesti ennen palvelun käyttöönottoa, ja sen jälkeen (muutokset)

• käännösresurssit 2 x 50 % ennen käyttöönottoa ja sen jälkeen.

• tekniset tukiresurssit (kuten sharepoint-osaajia), mikäli niitä ei osteta palveluna

Projekti rahoitettiin Maakunnan ICT-hankkeiden kokonaisbudjetista ja sitä seurattiin TORI-

projektikokonaisuus -tasolla.

6. Riskit

Viestinnällisen intran osalta tehtiin riskikartoitus osana ICT:n tietoturvakartoitusta. Niiden lisäksi riskejä

kartoitettiin osana Hanke-PMO:n johtamaa riskianalyysiä. Keskeisimmät sisäisen viestinnän projektien

riskit ovat.

Riskin kuvaus (mitä tapahtuu, mikä on seuraus)

Vaikutus 1-3

Tod. näk. 1-3

Riskitaso (1-9)

Riskin hallintatoimenpiteet

Rahoituksen epävarmuus ja rahoituksen myöntäminen pätkittäin (jatkuvuuden puuttuminen)

3 2 6 Projektien suunnittelu ja tarvittaessa uudelleen organisointi, jotta rahoituksen viivästyessä voidaan työtä jatkaa.

Sopivien sopimuskumppaneiden puuttuminen (ml palvelutoimittajan tarjoamien resurssien osaaminen)

2 2 4 1. Mahdollisten sopimuskumppanien osaamisen kartoittaminen ja määrittely sekä referenssien tarkistaminen 2. Haetaan näkemystä kolmansilta osapuolilta, ns auditointi 3. Sopimusjuridiikka, mahdollistetaan exit)

Hankkeessa työskentelevän avainhenkilön tai –henkilöiden työpanoksen menettäminen johtaa viivästyksiin.

2 2 4 1. Töiden dokumentaatio ja POLin ylläpito 2. Säännönmukainen töiden ja tiedon jakaminen 3. Työssä jaksamisen tukeminen 4. Kilpailukykyinen työsuhde

Henkilöstöresurssien luovuttaminen siirtyvistä organisaatioista projektin käyttöön on riittämätöntä tai osaaminen ei vastaa tarpeita (esim sisällöntuotantoon tarvittavat resurssit)

2 1 2 1. Ennakoiva osaamisen resurssointi ja siitä kommunikointi 2. Muutosviestintä ja motivointi 3. Tarvittaessa ostopalvelut ja/tai rekrytointi

Uusimaa2019-hankeorganisaation (tulevien liiketoimintojen) henkilöstöresurssien riittävyys ja jyvittäminen eri projektien sisällöntuotantoon (verkkopalvelut ja intra)

2 1 2 1. Ennakoiva sisältöosaajien resursointi ja siitä kommunikointi 2. Riippuvuuksien tunnistaminen ja projektien välinen kommunikaatio 3. Tarvittaessa ostopalvelut ja/tai rekrytointi

Riippuvuus ICT-tekniikka- ja tukiprojekteista (aikataulut, resurssit, osaaminen) Teknisen projektipäällikön resurssin riittävyys.

2 1 2 1. Projektisuunnitelmien säännönmukainen seuranta 2. Projektihallintatyökalujen säännöllinen käyttäminen 3. Projektien yhteiset katselmoinnit

Dokumentinhallinnan kokonaisuus edellyttää mittavia migrointeja (aikataulu, resurssit

2 2 4 1. Tiivis yhteistyö liiketoimintojen kanssa sisältösuunnittelussa 2. Projektinhallinta, muutoshallinta

Maakunnan organisaatiorakenteiden ja johtamismallin suunnittelu viivästyy ja vaikuttaa intran informaatioarkkitehtuurin suunnitteluun

2 1 2 1. Projektinhallinta 2. Ratkaisun suunnitteleminen joustavaksi

Puutteellinen projektinhallinta 1 1 1 1. Projektisuunnitelmien säännönmukainen seuranta 2. Projektihallintatyökalujen säännöllinen käyttäminen 3. Hankeorganisaation eri osapuolten kanssa katselmointien järjestäminen ja säännöllinen keskustelu 4. Tarvittaessa ulkopuolinen katselmointi

7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät

keskeiset dokumentit

Projektin keskeiset tuotokset:

Dokumentin nimi

Liitteenä:

Työyhteisöviestinnän konsepti

Intranet ja O365 sisäisen viestinnän konsepti

Digitaalisen tiimityön konsepti

Esiselvityksen yhteenveto, tiivistelmä (kalvot), intraprojekti vaihe 3

Intraprojekti vaihe 3 Visual Demonstator

Hyvä viestintä: henkilöstöfoorumin työpaja 13.2.2018

Ei liitteenä:

Dokumenttien hallinta esiselvityksen yhteenveto

Viestinnän esiselvitys, mukaan lukien sisäinen viestintä

Intranet-projektikuvaus

ICT/TORI sisäinen viestintä projektikuvaus

ICT/Tori sisäinen viestintä projektikortti

ICT/Tori sisäinen viestintä tiivistelmä

Intraprojekti: Digital Workplace Jumpstart Recommendations

Intraprojekti vaihe 2 Intranet and Teams Pilot Plan Document v.1.0

Intraprojekti vaihe 2: Intranet Pilot Environment

Intraprojekti vaihe 2 Final Demo of the Intranet Pilot Environment

Intraprojekti vaihe 3 Intranet Vision

Intraprojekti vaihe 3 Executive Summary Presentation

Viestinnällinen intranetin riskienhallinta

Motto: ”Olen proaktiivinen viestijä, jaan tietoa ja keskustelen toisia arvostaen. Koen, että tulen itsekin kuulluksi”

Tarkistettu versio

Elisa Tikka

Dokumentin historia

Versio Päiväys Tekijä Tila Muutokset

0.1 9.3.2018 Elisa Tikka Työversio Konseptin aihio Word-muodossa

0.2 9.5.2018 Elisa Tikka Työversion (osana viestintäohjelmaa) esittely

hankekokouksessa

Konseptin aihioiden esittely

hankekokouksen työpajassa

0.3 4.6.2018 Tero Manninen / Elisa Tikka Luonnos (osana viestintäohjelmaa) esittely

maakuntahallitukselle

0.1 (ppt) 19.10.2018 Elisa Tikka Työversio Konseptin ensimmäinen koonti ppt-

muotoon

0.8 26.10.2018 Elisa Tikka Työversion esittely viestintäryhmälle (semi

7.11.2018)

Tarkennuksia viestijöiden rooleihin,

yhdenmukaistettu viestintäohjelman

mukaiseksi

0.9. 21.11.2018 Elisa Tikka Työversio jaettu Uusimaa- 2019-hankkeen

kommentoitavaksi Yammerissa ja seinällä.

Tarkennuksia työvälineisiin

1.0 22.3.2019 Elisa Tikka Viimeistelty dokumentointia varten Tarkistettu termistö ja kanavaopas.

Poistettu osa viestintäfunktion palvelut.

Työyhteisöviestinnän konseptiMaaliskuu

Sisällysluettelo

1. Lähtökohdat

2. Työyhteisöviestintä kulttuurimuutoksen työkaluna

3. Keinot, kanavat, roolit

4. Tausta-aineisto

Työyhteisöviestinnän lähtökohtana moniääninen ja monipuolinen maakunta

Mihin työyhteisöviestinnän ohjelma nojaa

Työyhteisöviestinnän konsepti nojautuu

• maakunnan strategiaan

• viestintä- ja markkinointiohjelmaan

• brändikonseptiin

• henkilöstöpoliittiikkaan

Millaisista työntekijöistä työyhteisö muodostuu?

Työyhteisöviestinnän konseptiLähde Maakuntien kuntatyöntekijät

lukuina KEVA 1.9.2018

Moninainen joukko osaajia, noin 60 000 henkeä laajalla maantieteellisellä alueella

Maaliskuu

SWOT-analyysi /kevät 2018

Nykytila - vahvuudet (Strengths) Nykytila - heikkoudet (Weaknesses)

• Hyvät vakiintuneet mallit olemassa

• Sisäinen viestintä on henkilöstöä lähellä

• Henkilöstö on sitoutunut työhönsä

• Työyhteisön asiat kiinnostavat ja niihin on

mahdollisuus vaikuttaa

•Eri organisaatioissa erilaisia käytäntöjä: lähtötila

vaihtelee.

•Suurten kaupunkien konserniviestintä ei välttämättä

tunnista sote-toimintojen viestintähaasteita

•Yksisuuntaisuus, keskustelun ja osallistamisen

hajanaisuus

•Viestien, kanavien ja työkalujen runsaus

•Johdon ja esimiesten rooli viestijöinä vaihtelee

•Painopiste monissa organisaatioissa media- ja

asiakasviestinnässä

Tuleva - mahdollisuudet (Opportunities) Tuleva - uhkat (threats)

•Modernit (mobiilit) työvälineet mahdollistavat

kohdennetun, avoimen ja keskustelevan viestinnän

•Pienemmät yksiköt saavat tuekseen isot organisaation

toimintamallit ja osaamisen

•Mobiilit viestintävälineet eivät ole kaikkien käytössä heti

•Muutosvastarinta: johto ja esimiehet saatava heti

mukaan

•Laajassa organisaatiossa viestintä helposti pirstaloituu

ja muuttuu etäiseksi.

Työyhteisöviestintä onkulttuurimuutoksen työkalu

Työyhteisöviestinnän strategiset ulottuvuudet

Selkeä

tiedonkulku ja -

vaihdanta

Lähde: Juholin, Åberg, Aula 2015

… jotta tiedämme ja

voimme jakaa omaa

tietämystämme = MITÄ

TEEMME

Yhteisöllisyyden

rakentaminen ja

tunnelman

luominen

… jotta koemme

kuuluvamme

työyhteisöön =

LIITTYMINEN

KUULUMINEN

Vastuullinen

sisäinen

dialogi… jotta pääsemme

vaikuttamaan, koemme

työmme merkitykselliseksi ja

voimme omistautua itse

työlle = HALLINNAN TUNNE

Johdettua

keskustelua

… jotta

ymmärrämme ja

voimme toimia

strategian

mukaan =

MIKSI TEEMME

Maaliskuu

Strategiasta johdettuja käytännön tavoitteitaIhmiset ja hyvinvointi

keskiössä

Kestävästi kasvava ja

yhtenäinen

metropolimaakunta

Rohkeasti uudistuvat

palvelut

Edistyksellinen

johtaminen ja kestävä

talouden ura

Tavoitteena sisäinen

toimintakulttuuri, joka tukee

asukas- ja asiakaskeskeisesti

toimivaa maakuntaa.

Viestintäkulttuuri on avointa ja

kannustaa keskusteluun.

Yhteisölliset viestintävälineet

ovat tukena.

Käytännön arjessa näkyy

uudistava kulttuuri, uudet

palveluinnovaatiot ja asukas- ja

asiakaskokemus.

Johtaminen on viestintää;

viestintä on johtamista. Hyvä

työntekijäkokemus ja

työnantajamaine > olemme

haluttu työpaikka.

• Henkilöstö osallistuu

strategiaprosessiin, strategian

viestintä on vuorovaikutteinen

prosessi

• Asukas/asiakasasiat ovat

jokaisen yksikön viestinnän

teemoina

• Sisäiset verkostot ja

verkottuminen on hyväksyttyä

• Johto ja esimiehet ovat

esimerkkejä, esim. johtoryhmän

kokouksista viestintä on yksi

• Tuetaan/koulutetaan sisäisen

somen käyttöön

• Henkilöstötilaisuudet ovat

osallistavia

• Tietoa jaetaan yli

yksikkörajojen, keinoina esim

yksikkörajat ylittävät

innovointipäivät

• Työtilat tai tiimien

työskentelytilat ovat

lähtökohtaisesti avoimia

(suljettuja perustellusta syystä).

• Asukas/asiakaskokemus

toistuva teema kaikessa

työyhteisöviestinnässä, esim.

tiimikokousten agendalla

• Innovaatio-ohjelmat/kilpailut

kaikille

• Muutosviestinnän

suunnitelmien tekeminen

osaksi rutiinia.

• Johtajat ja esimiehet näkyvät ja

ovat läsnä

• Liiketoimintojen ja esimiehen

vuosikelloissa mukana sisäinen

viestintä (esim

kokouskäytännöt,

yksikköpäivät)

• Johdon ja esimiesten

viestintäkoulutus

säännönmukaista

• Henkilöstön kuuleminen

säännönmukaista mm. kyselyt

ja mittaaminen ja korjaavista

toimenpiteistä sopiminen

• Rekrytointimarkkinointi & -

viestintä on suunnitelmallista.

Maaliskuu

Mitä arvioidaan ja mitataan

Arvioinnin kohde Mitattava asia Menetelmä Vastuutaho

Organisaation maine Työnantajamielikuva,

mainemittari

Työhyvinvointi

Sisäinen työkierto / lähtöprosentti

Avointen hakemusten tai hakijoiden määrä

per paikka

Rekryilmoitusten klikkiprosentit jne

Viestintä

Strategiayksikkö

Työyhteisöviestinnän

suunnitelmien arviointi

Tilannekuvan saaminen

Luotaus

Kyselytutkimukset

Verkkokeskustelut työyhteisöviestinnän

nykytilasta

Benchmark muihin organisaatioihin

Johto, HR ja

viestintä

prosessien arviointi

Strategiaprosessin

onnistuminen

Kanavien käyttö

Kvantitatiiviset mittarit eri kanavien käytöstä,

kyselyt, äänestykset

Kyselyt kuten ”ymmärsitkö viestin” ”miten

koet”, joilla mitataan (strategia)viestien

läpimenoa

Tapahtumiin osallistuminen

Strategiayksikkö/j

ohto, HR,

viestintä

toimivuuden tai vaikuttavuuden

arviointi

Työtyytyväisyys/Työhyvinvointi

Henkilöstökokemus

Viestinnän toimivuus

Henkilöstötutkimus

Ilmapiiritutkimus

Viestintätutkimus

HR, viestintä

Viestinnän roolit, keinot ja kanavat

Huom. Digitaalisen työskentelyn välineistä > katso erillinen intra/O365-konsepti sekä

Digitaalisen tiimityön konsepti

Työyhteisössä kaikki viestivät 1/2Henkilön työrooli Vastuu ja tehtäviä Viestinnän sisältöjä

Johto Antaa suunnan ja kasvot. Lisää

ymmärrystä. On läsnä. Luo yhteishenkeä ja

kulttuuria.

Viestii päätöksistä ja vaikutuksista (strategia,

suunnitelmat, muutostarpeet, toimialan ja –

ympäristön näkymät). Kuuntelee, keskustelee ja

keskusteluttaa

Esimies tai tiimin

vetäjä

On läsnä, kuuntelee ja keskustelee.

Työntekijän ensisijainen kontakti. Jalkauttaa

johdon henkilöstöviestintää. Vastaa oman

yksikkönsä työyhteisöviestinnästä.

Johtaminen on viestintää:

• koko organisaation asioiden vaikutukset omaan

tiimiin

• oman tiimin suunnitelmat ja johtaminen,

päivittäisviestintä

• alaisten työhön ja kehittymiseen ja rekrytointiin

liittyvät asiat, palautteen antaminen

Työntekijä Tunnistaa roolinsa viestijänä ja arjen

“suurlähettiläänä”. Ottaa selvää ja viestii

oman vastuualueensa asioista/omasta

työstään. Varmistaa tiedon oikeellisuuden.

• Kollegiaalinen verkottuminen ja viestintä

• Ottaa proaktiivisesti selvää asioista

• Jakaa omaa tietämystä proaktiivisesti yli

organisaatiorajojen

• Sparraa, kannustaa, antaa palautetta.

Työyhteisössä kaikki viestivät 2/2Henkilön työrooli Vastuu ja tehtäviä Viestinnän sisältöjä

Henkilöstön edustaja,

luottamustoimi,

työsuojelu

Välittää työnantajalle ja johdolle

henkilöstön näkemystä ja päinvastoin.

Proaktiivinen viestintä ja keskustelu

työsuhdeasioista ja organisaation muutoksista.

HR Uuden toimintakulttuurin ja

työyhteisöviestinnän tien raivaaja. Tukee

johtoa ja esimiehiä, valmentaa ja

kouluttaa.

Viestii johdolle ja esimiehille (suunnitelmat,

muutostarpeet, osaamistarpeet). Tukee ja

valmentaa esimiehiä ja johtoa (esim palaute,

rekrytoinnit, lähtöhaastattelut)

Viestinnän tehtävissä

toimiva

Toimintakulttuurin ja uudenlaisen

työyhteisöviestinnän suunnan näyttäjä.

Valmentaa, luotsaa, tukee, tekee ja

varmistaa tulokset.

Näkee kokonaiskuvan ja varmistaa siten viestien

tasapainoisuuden ja tasa-arvoisuuden. Auttaa

sisältöjen kirkastamisessa. Tukee johtoa. Seuraa

ja raportoi. Kouluttaa ja valmentaa. Välittää

hiljaisia signaaleja. Osaa menetelmät. Tarjoaa

kanavia, keinoja ja sisältöjä.

Valtuutettu tai muu

luottamushenkilö

Käy arvokeskustelua, erityisesti

asukkaiden suuntaan.

Työyhteisöviestinnän keinoja

Päivittäinen johtaminen, tapahtumat ja

infotilaisuudet (virtuaaliset ja läsnäoloa

edellyttävät), tilat

”Henkilökohtaiset” eli keskustelut

(virtuaaliset ja kasvokkain), Teams-

kokoukset, Yammer, sähköposti

Julisteet, kirjaset, tavarat

henkilöstölehti, kampanjaesitteet

”Toimitettu” viestintä eli uutiskirjeet, intran

uutiset, webcastit, podcastit, videot,

infotaulut

Viestinnän kanavaopas

Maaliskuu 2019Työyhteisöviestinnän konsepti

Yleinen tieto, pysy kartalla,

luet uutiset, ikkuna

erilaiseen tietoon

Puhelu

kun asia vaatii nopeaa

pohdintaa, selvitystä tai

toimintaa

Kasvokkain

Laajoille ja monimutkaisille

asioille, tunnelman

luominen, tutustuminen.

Pohdinta, ideointi,

keskustelu

Yksikkö- ja tiimikokoukset

Omaa yksikköä koskeviin

asioihin

Hyödynnä myös Teams!

Pikaviestit, kokoukset,

dokumenttien jakaminen –

kaikki myös

älypuhelimessa

Pikaviestit, keskustelu,

virtuaalikokoukset,

dokumenttien yhdessä

työstäminen ja jakaminen.

Kahdenkeskinen tai oman

tiimin, osaston, yksikön tai

projektin.

Projektikokoukset,

teemakokoukset

Tiettyyn aihepiiriin liittyvät

Hyödynnä myös Teams!

Tekstiviesti

Kun asia vaatii nopeaa

toimintaa. Tavoittaa myös

matkoilla (ulkomailla)

Yammer

Talotasoiset avoimet

keskusteluryhmät eri

teemoistateemaryhmissä

Verkossa

Puhelimessa

Kasvokkain

Sähköposti

Viestit talon

ulkopuolelle

Henkilöstöinfot

Yleisempi katsaus

menneeseen ja

tulevaan.

Hyödynnä myös

Teams!

Viestintävälineiden tiekartta

1 Koko maakunnan henkilöstö voi käyttää yhteisiä yhteisöllisiä viestintävälineitä..

Yhtenäistetään sisäisen viestinnän käytännöt johdetusti. Panostetaan: kasvokkaisviestintään, Teams-jalkautukseen. Aloitetetaan digitaalisten infotaulujen yhtenäinen käyttö.

Sähköpostista on luovuttu sisäisessä viestinnässä

ks myös:

https://www.avanade.com/en/blogs/avanade

-insights/collaboration/microsoft-teams-

supercharges-collaboration-for-millennials-

to-boomersTyöyhteisöviestinnän konsepti

Maaliskuu

Painetusta henkilöstölehdestä luovutaan.

Liitteet, taustamateriaali

Henkilö

Keinot, kanavat

Sisältömaster:

sisällöt

tallennettuna yhden

kerran yhteen

paikkaan

VALINTA

Kriteeri

Kanava valitaan tarpeen mukaan

Esimerkkejä viestinnän kriteereistä

Pitää tietää Hyvä tietää

Avointa Luottamuksellista

Kohdennettua: yhdeltä yhdelle, monelle, kaikille Tasapuolista (maantiede, vuorotyö)

Edellyttää läsnäoloa Tallenne (saatavilla helposti/myöhemmin)

Määrämuotoinen Vapaamuotoinen

Nopeaa, kiireellistä Taustoittavaa

Monikanavaista

Helppoa (selkeää)

Vaatii toimenpiteitä Tekee vaikutuksen

Mahdollistaa keskustelun/yhdessä tekemisen

Kuunneltavaa, katseltavaa (esim. työmatkalla) Laiteriippumatonta

Organisaatioviestinnän kohderyhmille leimallista

Työsuhteen laatu

• pysyvä

työ/virkasuhde

• tilapäinen

työsuhde (sijainen)

• opiskelija/harjoitteli

• EXT / konsultti,

tutkija

Tehtävän kuva

• liikkuu asiakkaiden

liikkuu työnantajan

tiloissa

• on paljon

päätelaitteen

ääressä

• esimies

• kaikki työntekijät

• valtuutetut ja muut

luottamushenkilöt

Sisällöt

• käsittelee

sensitiivistä tietoa

• ei käsittele

sensitiivistä tietoa

Maaliskuu

Mitä termit tarkoittavat?

Sisäinen viestintä – organisaatioviestintä - työyhteisöviestintä?

Työyhteisöviestinnän käsite

• on yhä laajemmin korvannut sisäisen viestinnän käsitteen suomalaisissa työyhteisöissä

• kuvaa työn, työntekijän, työyhteisön ja työhön liittyvien verkostojen monimuotoista suhdetta.

• kertoo viestinnän dynaamisuudesta ja lomittumisesta työn tekemiseen ja organisaation prosesseihin.

• ilmentää paremmin ajatusta: viestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset toimivat ja missä he itse tuottavat ja vaihtavat tietoa ja kokemuksia itseohjautuvasti.

Sisäinen viestintä heijastaa kaikuja ajattelusta, jonka mukaan viestintä olisi selkeästi hallittavissa ja erillään organisaation muusta viestinnästä.

Organisaatioviestintä- terminä haastava, sillä sitä saatetaan käyttää synonyyminä yhteisöviestinnälle, joka puolestaa kattaa sekä organisaation sisäisen että organisaatiosta ulospäin suuntautuvan vuorovaikutuksen.

Osallistu myös keskusteluun:

#Uusimaa2019 #turvallinensiirtymä #rohkeauudistuminen

Maaliskuu

Intra ja yhteisölliset viestintävälineet -konsepti

Motto: ”Digitaaliset viestintävälineet auttavat minua viestimään, verkottumaan, jakamaan osaamistani ja löytämään tietoa”

9.11.2018

LUONNOS

LUONNOS /// Elisa Tikka

Dokumentin historia

0.1 7.4.2018 Elisa Tikka Työversio Ensimmäinen koonti

0.2 9.5.2018 Elisa Tikka Työversion ensimmäinen esittely/katselmointi

hankkeen yhteyskokouksessa

0.3 6.6.2018 Elisa Tikka Työversion esittely viestintäryhmälle

0.31 19.6.2018 Elisa Tikka Konseptin esittely luovuttajien organisaatioiden

viestintäjohdolle

0.4. 5.7.2018 Elisa Tikka Konsepti hankkeen kommenteille seinälle ja

sharepointiin (katselmointi)

0.5. 26.9.2018 Elisa Tikka Konseptin esittely soteliikelaitoksen

toimintaryhmälle

0.6. 26.10.2018 Elisa Tikka Työversio Kanavien tarkennukset

0.6. 9.11.2018 Elisa Tikka Työversio Navigaatiorakenteen ja

kanavaroolien tarkennuksia

0.7. 20.3.2019 Elisa Tikka Työversio Pieniä tarkennuksia

0.8. 16.5.2019 Elisa Tikka Konseptin viimeinen versio Täsmennykset, sisällysluettelon

päivitys

LUONNOS 20.3.2019 2

Sisällysluettelo

1. Rajaukset

2. Lähtökohdat

3. Visio

4. Intra ja yhteisöllisten viestintävälineiden roolitus

5. Intran toiminnallisuudet ja sisällöt

6. Hallintamalli

7. Sharepoint ja Teams ekstranet käytössä

8. Tausta/lisäaineistoa

LUONNOS 320.3.2019

Mihin konsepti nojaa

Intran ja yhteisöllisten viestintävälineiden konsepti

nojautuu

• maakunnan strategiaan

• viestintä- ja markkinointiohjelmaan

• brändistrategiaan

• henkilöstöpoliittisiin linjauksiin

• työyhteisöviestinnän konseptiin

LUONNOS 420.3.2019

Konseptin rajaus

LUONNOS

Yammer

OneDri

Outlook

Office

HR ERP

(työpaikat,

eLearning

Asian/asia

kirjanhallin

Lähde (mukaellen) North Patrol

tiimiProjekti

Viestinnällinen intra

Dokumenttien

hallinta –

sharepoint työtilat

projekti

20.3.2019 5

Lähtökohdat

LUONNOS 620.3.2019

Millaisista työntekijöistä työyhteisö muodostuu?

• Erilaisista ammattiryhmistä koostuva ammattilaisten joukko

• Noin 60 000 henkeä laajalla maantieteellisellä alueella

• Keski-ikä noin 44 v. (ks työyhteisöviestinnän konsepti)

• Useat käyttäjäryhmät käsittelevät sensitiivistä tietoa (myös muuta kuin potilastietoa)

• tiedon käyttötavat voivat erota käyttäjäryhmittäin (heterogeenisyys)

• Liikkuvan työnteon merkitys kasvaa (mobiilikäyttö lisääntyy)

LUONNOS 20.3.2019 7

Käyttäjäryhmiä ylätasolla

Käyttäjäryhmä Tarkempi kuvaus + volyymit Työskentelyn tapa

Työntekijän rooli

UMAKUn palveluksessa virkasuhteessa olevat

työntekijät tai tilapäiset työntekijät (jotka toisen

työnantajan palveluksessa). Roolista riippuen on

erilaisia edellytyksiä, jotka henkilön tulee täyttää.

Useita erilaisia työntekijäryhmiä ja rooleja.

• Kotisairaanhoitajat

• Sosiaalitoimen työntekijät

• Sairaanhoitajat, mukaanlukien kliiniset tukipalvelut,

kuten HUSLAB, kuvantaminen (30 000 +)

• Lääkärit (7 000)

• Tutkimus ja kehitys (tuhansia)

• Hallinnon asiantuntijat (alle 10 000)

• Kenttätyöntekijät (paljon erilaisia ryhmiä, esim HUS

Tukipalvelut, pelastustoimi jne)

Työskentelee työnantajan eri tiloissa, asiakkaan tiloissa tai

kotitoimistolta käsin (mobiili päätelaite) tai pöytäkoneella

työnantajan tiloissa

Esimies

Käyttäjä, jolla on suoria alaisia ja näihin liittyviä

hallinnoillisia velvoitteita.

Noin 10 000 Kaikki esimiehet käsittelevät tavalla tai toisella sensitiivistä tietoa.

Tiiminvetäjä, jolla ei esimiesvastuuta

Prosessi- tai palveluvastaava, joka ohjaa tiimiä,

ei suoraa esimiesvastuuta.

Tiimi / palvelu / prosessiesimiehet:

(7 000-8 000)

Onko tämä rooli jotenkin huomioitava erikseen

Opiskelijat, harjoittelijat • Brändin ja yrityskulttuurin luomisen kannalta tärkeä ryhmä

huomioida

Toisen organisaation identiteetillä olevat

työntekijät Esim. ulkoiset konsultit, jotka tekevät

UMAKUlle projektityötä

• Miten relevanttia on huomioida tässä vaiheessa?

• Tälle ryhmälle tarvitaan oikeudet vain tiettyihin työtiloihin, ei

koko Intraan.

20.3.2019LUONNOS 8

Nykytila SWOT

Vahvuudet (Strengths) Heikkoudet (Weaknesses)

•Office 365 yleisesti käytetty

• Intran asema tunnustettu

•Monien organisaatioiden intrat ovat erittäin käytettyjä,

ikkuna dokumentteíhin, intra monille ”digitaalinen

työpöytä”, ikkuna tietoon

• Viestintävälineiden runsaus: roolitus ja integraatio

puuttuu

• Intran ja dokumenttien hallinnan rajanveto (monet

dokumenttiversiot ja tallennuspaikat)

• Kehitystyötä tai hallintamallia ei kaikissa

organisaatiossa olla vastuutettu

• Keskusteluvälineiden puute

• Epäselvät pelisäännöt (esim jakaminen)

Mahdollisuudet (Opportunities) Uhkat (threats)

• O365-projektit Espoo, Vantaa, Keusote: Henkilöstö

oppii ja tutustuu uusiin välineisiin

• Teams kehittyy ja selkeys viestinnällisen intran ja

Teamsin välillä voidaan kirkastaa

• Dokumenttien hallinta keskitetään omaan

dokumentinhallintaympäristöön/sovellukseen

• Mobiili käyttö ei ole yleistä, koska välineet eivät ole

kaikkien käytössä heti

• Useita samanaikaisia muutoksia muutenkin käynnissä

> muutos vaatii aikaa ja tuo muutosvastarintaa

• O365 pilvipalvelun muutoshallinta

LUONNOS 20.3.2019 9

Intra on palvelu, jonka äärelle käyttäjät hakeutuvat

LUONNOS 1020.3.2019

Visio: intranet on palvelu, jonka äärelle henkilöstö hakeutuu

Tavoitteena käyttäjien mielestä paras intranet Suomessa vuonna 2021.

Intra on palvelu, joka rakennetaan käyttäjätja sisältö edellä teemakohtaisesti, ei organisaatiorakenteiden mukaisesti.

LUONNOS 11

Löydän tietoa,

yhteystietoja ja

uutisia. Jaan

osaamistani,

viestin ja

verkostoidun

20.3.2019

Miksi intra? Sosiaalinen intra on keskeinen työyhteisöviestinnän kanava

LUONNOS 12

Sosiaalinen intra on maakunnan henkilöstön

yhdistävä yhteinen viestintä- ja yhteistyöalusta

Johdettua

keskustelua

Tarjoaa koko

henkilöstölle tietoa

siihen, miten ollaan

töissä maakunnassa.

Selkeä tiedonkulku

ja -vaihdanta

Antaa oikeaa ja

ajantasaista tietoa

tasapuolisesti ja tasa-

arvoisesti.

Huomioi ison

organisaation monet

tarpeet esim. liikkuva

työ, kaksikielisyys.

Yhteisöllisyyden

rakentaminen ja

tunnelman luominen

On läpinäkyvä.

Antaa mahdollisuuden

keskustella ja

verkostoitua, oppia

kollegoilta ja kehittyä.

Vastuullinen

sisäinen dialogi

Käyttäjäkeskeinen

Tukee itseohjautuvien

tiimien toimintaa sekä

muiden

viestintäkanavien

käyttöä.

20.3.2019

Tavoitteet ja mittarit

LUONNOS 13

Avoimet kyselyt esim jatkuva pulssi etusivulla. Henkilöstötyytyväisyyskyselyssä oma osuus. Benchmark muihin.

Otantakyselyt per uutinen. Laadulliset kyselyt (löysitkö). Verkkokeskustelut. Määrälliset mittarit kanavien käytöstä

(Eniten vieraillut intrasivut, Kuinka kauan sivulla, Mitä hakusanoja käytetään, Mistä lokaatiosta haetaan tietoa, Tullaanko

omilla vai yhteiskäyttötunnuksilla, Käytetäänkö mobiilisti, työasemalta)

20.3.2019

Intran kulmakiviä (toiminnalliset asiat)

Keskitetty

• maakunnan yhteinen, y-tunnus linjaa käyttäjät

• voidaan tarvittaessa hajauttaa

• yhteisiä ja profiloituja sisältöjä: yhteiset sisällöt luovat ymmärrystä ja kulttuuria, profiloidut turvaavat jatkuvuuden, kytkevät maakunnan strategian arkeen

Mallinnettu ja johdettu

• johtamismalli, vastuunjakotaulukko

• vahva tuki ylläpitäjille ja käyttäjille

• sisällöt tallennetaan vain kerran

Luottamus ja salliminen

• lähtökohtana sisältöjen avoimuus ja läpinäkyvyys, jakaminen. Rajoituksia vain perustellusti

• sallitaan keskustelun rönsyäminen ja kokeilukulttuuri (sillä se on turvallisempaa organisaation IT:n varmistamissa välineissä)

Mahdollistaa evoluution

• joustavalle pohjalle rakennettu kokonaisuus mahdollistaa muutokset maakunnan toimintojen muuttuessa

• tukee liikkuva työtä

• tukee kieliversioita

LUONNOS 20.3.2019 14

Tavoitteita ja hyötyjä henkilöstöryhmittäin

Minulle Tiimille Johdolle

• Voin lukea ja lähettää uutisia ja

viestejä minulle sopivana

ajankohtana (mobiililaite kulkee

mukana)

• Saan kollegat kiinni nopeammin

ja helpommin, myös

• Työajan järkevämpi käyttö: ei

tarvitse odottaa sähköpostilla

yhden henkilön vastausta, vaan

parviäly ratkoo

• Kokouksia voidaan pitää

tarvittaessa virtuaalisesti

• Löydän etsimäni ohjeet helposti,

voin luottaa siihen, että ne ovat

ajan tasalla.

• Voin aidosti osallistua työn ja

palvelujemme kehittämiseen

jakamalla osaamista ja

palautetta.

• Löydämme yhdessä nopeammin

ratkaisuja

• Maantieteellinen etäisyys ei ole

este kokouksille ja keskustelulle

tai tiimihengen luomiselle.

• Parempi tilannekuva suoraan

kentältä, tehokkaampaa

työskentelyä.

• Ketterämpää reagointia ja

mahdollisuus muutokseen

• Työ/henkilöstötyytyväisyys

paranee

• Asiakastyytyväisyys?

LUONNOS 1520.3.2019

Alustava hahmotelma

Intra ja yhteisöllisten viestintävälineiden roolitus

LUONNOS 1620.3.2019

Viestinnän kanavaopas/pelikirja, malli 1

Intra – jotta pysyt kartalla!

Kaikille yhteinen tieto, luet

uutiset, ikkuna sovelluksiin

ja ohjeiden äärelle.

Puhelu - nopea

kun asia vaatii nopeaa

pohdintaa, selvitystä tai

toimintaa

Läsnäolokokoukset

Laajoille ja monimutkaisille

asioille, tunnelman

luominen, tutustuminen.

Pohdinta, ideointi,

keskustelu.

kaikki yllä oleva toimii myös

älypuhelimessa

Teams – yhdessä

työskentely

Kahdenkeskinen tai oman

tiimin, osaston, yksikön tai

projektin. Pikaviestit,

keskustelut, kokoukset,

dokumenttien yhdessä

työstäminen ja jakaminen.

Tekstiviesti - nopea

Kun asia vaatii nopeaa

toimintaa. Tavoittaa myös

matkoilla (ulkomailla)

Yammer – avoin

keskustelu

Koko maakunna avoin

keskustelu eri

teemoista.

Verkossa

Puhelimessa

Kasvokkain

Sähköposti - ulospäin

Viestit ulospäin (jos

henkilö ei ole

Teamsissä)

Henkilöstöinfot

Yleisempi katsaus

menneeseen ja tulevaan.

Hyödynnä tarvittaessa

myös Teams!

kanavalähtöinen

RyhmätyöskentelyKohdennettu: yksikkö/osasto/tiimi

Mahdollisuus jakaa ulkopuolelle (nsekstranet-käyttö)

Työskennellään yhdessä

Viestintä ja uutisointiJulkaisu usealle

Avoin: kaikkien saatavillaViestintää, uutisointia, keskustelua

OneDrive

Sähköposti

• keskustelut, kokoukset

• projektityötilat

• ryhmätyötilat

• kumppanityötilat

• One note – yhteiskäyttö

• Planner

HenkilökohtainenYksityinen

Kahdenvälinen

OneNote

PlannerTeams

Events

Intran uutiset ja

viestintäsivustot, blogit,

videot, podacastit

Oma personoitu

intran uutissivusto

- Uutissyöte

- omat uutiset

- oma blogi

Yammer

yksityisviestit ja

puhelut

20.3.2019LUONNOS 18

Yksityistä, kahdenvälistä Ryhmä (tunnistettu)

Laajalle ryhmälle

(joista kaikkia ei

tiedetä etukäteen)

Tarve Henkilökohtaista,

luottamuksellista,

asia vaatii

selittämistä, Kiire

Yhdessä

työskentelyä

Yksikön/myös talon ulkopuolelta

jäseniä. Osaston/projektin

työskentelyyn. Ryhmätyö.

Viestiä tai uutisoida, jakaa

tietoa, herättää

keskustelua

Keino Tapaaminen

kasvokkain

Puhelu (puhelin tai

Teams-kokous tai

Sähköposti (jos

vastaanottajalla ei

ole Teamsiä, eikä ole

kiireellistä)

* Tiedoston

jakaminen One

Driven kautta

* Teams kokous

tai chat

Teams chat, kokous, dokumenttien

työstäminen yhdessä (projekti-

verkosto-, yksikön tai tiimin oma

Teams)

Projektihuoneet ja -kokoukset,

Lean-seinät

Yksikkö – tai tiimikokoukset,

tapahtumat

Yammer – koko

henkilöstölle

Intran uutiset (viestintä

toimittaa)

Teams-kokous

Henkilöstöinfot

Kohderyhmä – tai

tarvelähtöinen malli

Intran/yhteisöllisten viestintävälineiden tiekartta /evoluutio

1 • Maakuntakonsernin viestinnällinen intra valmis, samoin yhteiset sisällöt työtiloissa

• Tärkeimmät yhteisölliset työvälineet käytössä ja jalkautettu

• Liikelaitosten uudet sisällöt valmiina, HUS intraan vielä pääsy

• O365-sovellusten toisen aallon lanseeraus alkaa

• O365 on muutoksen juurruttamisen ja strategian jalkauttamisen ensisijainen väline. Soteliikelaitoksen sisällöt uudistettu vastaamaan mahdollista yhtenäistettyä toimintaa, HUS intra suljetaan*

• Sote-keskusten osalta linjataan omien introjen perustaminen ja pääsy maakunnan intraan

Mobiili intra ja yhteisölliset työvälineet ovat

kaikkien työntekijöiden saatavilla mobililaitteissa.

Tukee yhteisöllistä toimintakulttuuria ja avointa

tiedon ja osaamisen jakamista.

LUONNOS 20

• Tekoälyn hyödyntäminen esim vanhentuneen sisällön haisteluun sekä käyttäjien palveluun, esim botit, siri

• O365-sovellusten kolmas aalto käyttöön

* määritellään projektien aikana

ks myös:

https://www.avanade.com/en/blogs/avanade

-insights/collaboration/microsoft-teams-

supercharges-collaboration-for-millennials-

to-boomers

20.3.2019

Tarkennetaan

sovellusten

kehittyessä

Intran toiminnallisuudet ja sisällöt

LUONNOS 20.3.2019 21

Viestinnällisen intran sisällön periaatteita

• Viestintäohjelma antaa perusperiaatteet, brändi kuvaa viestintätyylin

• Paraskaan hakukone ei auta, jos sisältö ei ole kunnossa

• Sisällöntuotanto on johdettua, verkostomaista työtä: kouluttaminen ja jatkuva sparraus, hyvien käytäntöjen jakaminen ja kannustaminen

• Sisällön oltava puhuttelevaa, huomioidaan hakukonelogiikka• asiasanat, metatieto, ”hakukoneoptimointi”

• Sisällöntuotanto on roolitettua• eri kanavissa eri henkilöt erilaisten sisältöjen tuottajina

LUONNOS 2220.3.2019

Sisällöntuotanto eri välineissä

• Viestinnällinen intra• Sisällöntuotanto on rajoitettua

• Julkaisuprosessi tai julkaisu-oikeudet tietyille sivustoille kuvataan

• Ylläpito-oikeus edellyttää koulutuksen esim videokoulutus + testi

• Sisällöntuotannon fokus käyttäjien näkökulmassa, ei välineessä

• Muutosagentit = tutorit

• Tarvitaan prosessi sisällön ja ylläpito-oikeuksien ajantasaisuuden varmistamiseen: automatisoitu elinkaari, ICT/tietohallinto mukantähän

• Sisäinen some (Yammer)• kaikki ovat sisällöntuottajia

• määritetään kuka voi luoda ryhmiä (työolettama: kaikki), linjataan omistajien määrä, esimerkiksi kaksi

• Kuvataan hallintaprosessi: milloin ryhmä suljetaan :

• Määriteltävä tarvitaanko yhteisömanageria/-verkostoa

• Viestinnällisen intran työtilat (=kirjasto)• Kuka vain voi tilata, lähtökohtaisesti nämä ovat kaikki avoimia

• Määriteteltävä omistajat ja elinkaaren hallinta (kuinka pitkälle voidaan automatisoida?)

• Teams-ryhmätyöskentely• vaatii oman tarkemman konseptointinsa

• Kuka vain voi tilata, kaksi omistajaa, erilaiset Teams-tarpeet (projekti, organisaatio, verkosto)

LUONNOS 2320.3.2019

Dokumenttien elinkaari vaatii oman konseptointinsa

Dokumenttien hallinnan konsepti

20.3.2019LUONNOS 24

Ensimmäinen hahmotelma

Intra monikielisenä – miten ruotsi huomioidaan

• Intran nimi + valikot• nimi toimittava kaksikielisenä, mutta valikot?

• Sisällöt• Kielivaihto käyttäjän omien tarpeiden mukaan

• määritellään mitkä sisällöt on tuotettava suomeksi ja ruotsiksi (esimHR-politiikat kyllä, entäpä osaston uutiset?)

LUONNOS 2520.3.2019

Etusivun hahmotelmia

20.3.2019LUONNOS 26

LUONNOS 27

Minun liikelaitokseni

uutinen…

Minun yksikköni

uutinen…

Kuukauden luetuin

uutinen…

Kaikille yhteinen uutinen…

Kuukauden luetuin uutinen

KAMPANJAMAINOS

Sisäinen some

syöte - kaikille

yhteiset

Tapahtumat,

koulutuksetYammer/somesyöt

e… omat valintani

Häiriö/poikkeustiedotteet

Sisältöhaku Yhteystietohaku

Työsuhdeasiat | Liikelaitosten sivustot | Tietoa meistä | TurvallisuusasiatSote

Henkilökohtainen landing page, mökki tuo tähän, valikosta pääsee maakuntaintran etusivulle

20.3.2019

LUONNOS 28

Minun liikelaitokseni

uutinen…

Minun yksikköni

uutinen…

Kuukauden luetuin

uutinen…

Kaikille yhteinen

uutinen…

Kaikille yhteinen

uutinen…

Kuukauden luetuin

uutinen

KAMPANJAMAINOS

Sisäinen some

syöte - kaikille

yhteiset

Tapahtumat,

koulutuksetYammer/somesyöt

e… omat valintani

Häiriö/poikkeustiedotteet

Sisältöhaku Yhteystietohaku

Työsuhdeasiat | Uutiset | Liikelaitosten sivustot | Tietoa meistä | Turvallisuusasiat

Maakuntaintran ETUSIVU: käyttötarve ja kohderyhmä määriteltävä

20.3.2019

Teemapohjainen alisivu

LUONNOS

Intrasivu

KUNTOUTUS

Linkki

dokumenttiin

Linkki

dokumenttiin

Linkki

dokumenttiin

Tekstiä,

uutisia, kaikille

yhteisiä ohjeita

Kuntoutuksen

teemasivu

20.3.2019 29

Hallintamalli

LUONNOS 20.3.2019 30

Nimetään

• intran omistaja ja sponsori

• intratiimi

• hallinnointimalli• O365-tuotevastaava

• Pääkäyttäjät

• Sisältövastaavat: päätoimittaja, sisältövastuuhenkilöt

LUONNOS 20.3.2019 31

Viestinnällisen intran hallintamallin luonnos

LUONNOS 32

Ohjausryhmä

Viestintä (pj), HR, ICT, yritysturvallisuus (tietoturva),

liiketoimintojen ”business partners”

• kokoontuu neljä kertaa vuodessa

• päättää mm budjetin

Sisällöntuottajat

• tuottavat ja päivittävät oman vastuualueensa sisältöä ja uutisia

• sisällöntuottajien käyttäjäoikeuksien hallinta?

Sisältöosioiden päävastuuhenkilöt

• omaan vastuualueen hallinta, esim käyttäjäoikeudet,

sisällöntuotanto, uutisten linjaus

Kehitysryhmä

Viestintä, HR, IT (Sharepoint Online/Tenant-omistaja sekä O365-tuotevastaava)

• kokoontuu kerran kk + tarvittaessa

• tarkistaa toiminnan painopisteet, budjetin allokointi, O365-muutosten edellyttämät

toimenpiteet

• vie asiat ohjausryhmälle päätökseen

Sovelluskohtaiset tutorit

(helpdeskin rooli määriteltävä)

20.3.2019

Sharepoint ja Teams ekstranet käytössä

LUONNOS 20.3.2019 33

Teamsin kehittyessä monet toiminnallisuudet

kehittyvät // 20.3.2019

Ekstranet eli ulkoinen jakaminen

• Linjaus: ekstranetit perustuvat sharepoint-ratkaisuun, niitä ei lähdetä rakentamaan osana ulkoisia verkkopalveluja

• Ekstranet-tarpeisiin vastaa Teams-ryhmätyöskentely• kuvataan elinkaari: tilaus – käyttäjien hallinta ja päättäminen

• pohdittava miten brändi toteutuu ekstraneteissä (ikonit ja viestintätyyli)

• hajautettu ylläpito ja omistajuus – kenellä on kokonaisvastuu Teamseistä?

• Integrointi ulkoiseen verkkopalveluun? Mitä kautta asiakkaat/kumppanit löytävät ekstranetiin?

LUONNOS 3420.3.2019

Tausta/lisäaineistoa

LUONNOS 20.3.2019 35

Digitaalisen työskentelyn kehittämiseen tarvitaan kaikkia

20.3.2019LUONNOS 36

Liiketoimintatavoitteiden,

kulttuurin, työtapojen ja –

välineiden

yhteensovittaminen:

• Liiketoiminta kuvaa

tarpeet

• HR kertoo, miten ollaan

töissä (työtavat)

• Viestintä kertoo, missä

ollaan töissä (kulttuuri)

• ICT tarjoaa työvälineet

Työtavat

Liiketoiminnan

tarpeet Työvälineet

Toiminta

kulttuuri

Digitaalinen tiimityöskentely O365:ssä

tehokkaan työskentelyn tukena

Elisa Tikka ja Liisa Setälä

maaliskuu 2019

Dokumentin historia

0.1 16.1.2019 Elisa Tikka Työversio Ensimmäinen koonti

0.2 14.2.2019 Elisa Tikka, Liisa Setälä Työversio Sisällön jäsentäminen

kokonaisuuksiksi

0.3 28.2.2018 Elisa Tikka, Liisa Setälä Työversio Pääsisällöt

0.4 1.3.2019 Elisa Tikka, Liisa Setälä Ensimmäinen katselmointi intra-ohjausryhmässä Havaintoja tiekarttaan, migraatioon

ja rajaukseen

0.5. 6.3.2019 Elisa Tikka, Liisa Setälä Työversio Muutetaan konseptin nimi >

digitaalisen työn konsepti

0.6. 21.3.2019 Elisa Tikka Katselmointi soteliikelaitoksen ja viestintäryhmän

kanssa kanssa

Tarkennuksia kieliasuun.

0.7. 9.4.2019 Elisa Tikka Katselmointi intra-ohjausryhmässä Työ olisi täydennetty loppuun, joss

valmistelu olisi jatkunut.

Katselmoitu versio 20.3.2019 2

Sisällys

• Tausta ja nykytila

• Tavoite ja rajaukset

• Digitaalinen tiimityöskentely

• Dokumenttien elinkaari käytännössä osana digitaalista työskentelyä

• Liite: millaisia ohjeita työskentelyyn tarvitaan

Maaliskuu

2019LUONNOS 3

Digitaalinen tiimityöskentely/dokumentinhallinta SWOT

VAHVUUDET (nykytila) HEIKKOUDET (nykytila)

• Tarve ja halu kehittää toimintamalleja

• Samanaikaisia projekteja, joissa siirrytään O365-

pilvisovellusten käyttöön ml. Teams (Espoo, Vantaa,

Keusote)

• Samalla toimintamalleja kehitetään, ohjepankkeja

päivitetään ja levynkulmia siivotaan

• HUSin ohjepankin käyttöönotto syksy 2019 ja

mahdollinen laajentaminen muihin dokumentteihin

• Yhteisen digityöskentelyn kulttuuri vaihtelee:

jakaminen, avoimuus haastaa henkilötasolla

• Erilaisia työvälineitä ja tallennuspaikkoja, dokumentit

hajallaan, osittain vanhentuneita, päällekkäisiä

kopioita

• Työnkulut epäselviä, samoin tiedon luokittelu >

tiedon jakamisessa nähdään riskejä

• Haku ei kata eri tallennuspaikkoja

• Ohjeistus puuttuu tai sitä ei noudateta, esim.

nimeämiskäytännöt ja kuvailutiedot

MAHDOLLISUUDET UHKAT

• Digitaaliseen tiimityöskentelyyn ohjaa

mobiilivälineiden käytön laajeneminen

• Toimintaympäristön muutokset ja muut hankkeet >

syntyy ohjeistusta ja kirkkautta toimintamalleihin

esim HUS ohjepankki

• Sharepoint tuttu väline, joka kehittyy entisestään

• Teams uusi, vielä kehittyvä työkalu > miten se tukee

dokumentinhallintaa isossa organisaatiossa

• Pilviratkaisut kehittyvät

• Tietoturvauhkat/riskit?

• Kaikilla työntekijöillä ei ole mobiililaitteitaMaaliskuu

2019LUONNOS 4

Miten yhteiset dokumentit siirtyvät maakunnan ympäristöön?

• Siirtyvien aineistojen osalta tämän konseptin piirissä on kokonaisuus, joka jää Kansallisarkiston ”maakunnille siirtyvät tietoaineistot” -projektin ulkopuolelle

• Maakunnan ympäristöön voidaan siirtää koneellisesti palveluna (migraatio) vain ne ohjeet ja dokumentit

• jotka ovat toiminnalle kriittisiä

• joiden siirrosta on sovittu luovuttavien kuntien kanssa

• migroinnin kulut kohdistetaan tietoja siirtävälle organisaatiolla, hinta esim per tera/gigatavu.

• ks seuraavan sivun kuva

Maaliskuu

2019LUONNOS 5

Miten varmistamme kriittisen tiedon saatavuuden?

Luovuttava

organisaatio

validoi siirrettävät

dokumentit

VälivarastoSiivous

ja ohjattu, mutta

omatoiminen

tallentaminen

- ei maakunnan

palveluna

Lukuoikeus tai

rajoitettu kopiointimahdolli-

Maakunnan O365-

ympäristö

Mahdollinen toimintamalli voisi olla:

Miksi digitaalista työskentelyä pitäisi ohjata tai hallita?• Työn muutos: työskentelemme yhdessä -

digitaalisesti - pilvessä

• Tarvitsemme yhteiset pelisäännöt

Kun tiimin yhdessä työstämät tai tiimin yhteiset aineistot ja dokumentit ovat

• helposti tunnistettavissa (nimeäminen ja kuvailu- eli metatieto)

• helposti löydettävissä (sovitut säilytyspaikat)

• luotettavia ja ajantasaisia (versiointi ja elinkaari)

työntekijöiden arki helpottuu:

• löydämme helpommin ja nopeammin oikean dokumentin ja voimme luottaa sen ajantasaisuuteen

• voimme palvella sekä ulkoisia että sisäisiä asiakkaita nopeammin ja laadukkaammin.

Maaliskuu

2019LUONNOS 7

Konseptin viitekehys

Maaliskuu

Tiimien digitaalisen työskentelyn malli nojaa maakunnan määrittelemiin ohjeisiin ja sääntöihin, joita ovat

• maakunnan strategia ja johtamismalli• O365-konsepti (osa tietojärjestelmäsalkkua - rakenteilla)

• kuvataan erilaisten sisäisten viestintävälineiden rooli ja annetaan käyttösuositukset

• HR-toimintamalli (henkilöstöpolitiikan linjaukset)• Lait ja ohjeet, jotka linjaavat myös asianhallintaa

- Asiakirjahallinnon toimintaohje- Tiedonohjaussuunnitelma (Maku-TOS)- Tiedonhallintalaki, syksy 2019- Arkistolaki (831/1994), Hallintolaki (434/2003)- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

LUONNOS 8

Tallennuspaikka

(pääasiassa) asianhallintajärjestelmä.

Kirjataan diaariin.

Todiste viranomaisen toiminnasta,

tietovaranto. Itse tuotettua tai vastaanotettua.

Säilytysaika on määritelty:

pysyvä (Kansallisarkisto) tai määräaikainen

(organisaatio määrittelee itse)

Lähtökohtaisesti julkinen

Esimerkiksi päätösasiakirjat liitteineen

(viranhaltija-, toimielinpäätökset), lausunnot,

kannanotot, sopimukset, hankintamenettely,

HR-asiakirjat, potilas- ja hoito-ohjeet.

Säilytysaika

riippuu toiminnan tarpeesta.

Työn tekemisen ja viestinnän keino:

organisaation oman toiminnan tulos

Tallennuspaikka

tiimityöhön tarkoitetut O365-sovellukset

Organisaation sisäinen.

Esimerkiksi luonnokset eli työdokumentit

(hankinnan valmistelu tai projektisuunnitelma),

kiinteistön kulkuohje, turvatulostamisen ohje,

kehityskeskusteluohje, työpajan ohjelma

AsiakirjaDokumentti

N Maaliskuu

2019LUONNOS 9

Kaikkia yhdistää elinkaaren hallinta: luominen, julkaiseminen, päivittäminen, poistaminen tai arkistointi

Konsepti rajataan digitaaliseen tiimityöskentelyyn

Maaliskuu

2019LUONNOS 10

AsianhallintaPysyvät ja määräaikaiset

asiakirjat, TOS ohjaa

Asianhallintajärjestelmä

Tiimityöteemme ja jaamme yhdessä tiedostoja,

joiden käyttötarkoitus vaihtelee

Potilas- ja hoito-

ohjeetMääräaikaisia asiakirjoja, joilla

säilytysaikavelvoite

Dokumentinhallintajärjestelmä:

ohjepankki

Digitaalisen työskentelyn kehittämiseen tarvitaan kaikkia

Maaliskuu

2019LUONNOS 11

Liiketoimintatavoitteiden,

kulttuurin, työtapojen ja –

välineiden

yhteensovittaminen:

• Liiketoiminta kuvaa

tarpeet

• HR kertoo, miten ollaan

töissä (työtavat)

• Viestintä kertoo, missä

ollaan töissä (kulttuuri)

• ICT tarjoaa työvälineet

Työtavat

Liiketoiminnan

tarpeet Työvälineet

Toiminta

kulttuuri

Digitaalinen tiimityöskentely

Maaliskuu

2019LUONNOS 12

Digitaalisen tiimityöskentelyn päävaiheet

LuontiTallenta-minen

Muokkaaminen

Tarkastaminen ja/tai julkaisemi

Haku ja

katseluSäilyttäminen Poisto

LUONNOS

RyhmätyöskentelyKohdennettu: yksikkö/osasto/tiimi

Mahdollisuus jakaa ulkopuolelle (nsekstranet-käyttö)

Työskennellään yhdessä

Viestintä ja uutisointiJulkaisu usealle

Avoin: kaikkien saatavillaViestintää, uutisointia, keskustelua

OneDrive

Sähköposti

• keskustelut, kokoukset

• projektityötilat

• ryhmätyötilat

• kumppanityötilat

• One note – yhteiskäyttö

• Planner

HenkilökohtainenYksityinen

Kahdenvälinen

OneNote

PlannerTeams

Events

Intran uutiset ja

viestintäsivustot, blogit,

videot, podacastit

Oma personoitu

intran uutissivusto

- Uutissyöte

- omat uutiset

- oma blogi

Yammer

yksityisviestit ja

puhelut

Digitaalisen työskentelyn välineet maakunnassa

20.3.2019LUONNOS 14Kuva Intra/O365-konseptista

Dokumenttien elinkaari käytännössä osana digitaalista työskentelyä

Maaliskuu

2019LUONNOS 15

Seuraavien ohjeiden ja prosessikuvausten lähtökohtana ovat

Microsoft Office –sovellukset. Ohjeita ja toimintamallia voi soveltaa

myös muihin.

Prosessissa on hyvä huomioida käyttötarve, kohderyhmä & tietojen luokittelu

Dokumentin

valmisteluun,

kommentointiin

osallistuvien

määrä

Lukijoiden tai dokumenttia

hyödyntävien käyttäjien

määrä

Maaliskuu

2019LUONNOS 16

Tietojen luokittelu

• julkinen

• sisäinen

• luottamuksellinen

(salainen)

Kohderyhmä

• pieni, lukijat tiedetään,

sisältö kohdennetaan

• laaja, lukijat tiedetään,

sisältö kohdennetaan

• laaja, lukijoita ei

välttämättä tunnisteta,

jolloin sisältöä ei voida

kohdentaa

Sisäinen: laaja kohderyhmä

Maaliskuu

2019LUONNOS 17

Dokumentti

tehdään

maakunnan

dokumentti-

pohjalle, jossa

täytetään

metatiedot

Tallentaminen

tiimin, osaston tai

yksikön

tiimityöskentely-

tilaan

Muokkaus ja

tarkistaminen

(versiointi)

samassa

työskentely-

tilassa.

Emodokumentti

jää Teamsiin

Julkaistava

julkaistaan intran

viestintäsivuston

sharepointissa

* Edellyttääkö

käyttöoikeuksia?

Dokumentti

löytyy intran

haulla,

käyttöoikeuksien

mukaan myös

Delven haulla.

Työtilaprosessin

yhteydessä

määritellään

työtilojen

säilytysaika ja

kontrollit

sisältöihin.

Dokumentin

omistaja

vastaa siitä,

vanhentuneen

dokumentin

poistetaan

intran

viestintäsivusto

Luominen Tallenta-minen

Muokkaaminen

Tarkastaminen ja/tai

julkaiseminen

Haku ja

Esimerkki

Sisäinen: kohdennettu käyttö

• tiimin, osaston tai yksikön omaa toimintaa koskettavat esimerkiksi muistiot tai toimintaohjeet

• ei tarvetta salata tai rajata sisältöä muilta

Maaliskuu

2019LUONNOS 18

Muokkaaminen

julkaiseminen

Haku ja

Luottamuksellinen/salainen

• Kohderyhmä ja/tai sisältöjen käsittelyyn osallistuu laajempi ryhmä (luottamuksellinen)

• esim. (johtoryhmän) muistiot tai muuta tausta-aineistot

• soteliikejärjestäjän/laitoksen toimintaan liittyvät, esimerkkejä…

• riskinäkökulma: haittaa liiketoiminnalle

• Kohderyhmä ja/tai sisältöä käsittelee hyvin rajattu määrä henkilöitä (salainen)

• esim. kurinpidolliset toimenpiteet

• riskinäkökulma: haittaa henkilölle, yksityisyyden suoja?

Maaliskuu

2019LUONNOS 19

Muokkaaminen

julkaiseminen

Haku ja

Julkinen: käyttö kohdennettu tai rajattu

• esimerkiksi tietyn kumppanin tai kumppanien tai alihankkijoiden kanssa käytävä dokumentaatio

Maaliskuu

2019LUONNOS 20

Muokkaaminen

julkaiseminen

Haku ja

Julkinen: laajaan käyttöön päätyvä dokumentti tai ohje

• esimerkiksi blogaus tai uutinen, joka julkaistaan verkkosivuilla tai

• toimipaikkaan saapumisen ohje

Maaliskuu

2019LUONNOS 21

Muokkaaminen

julkaiseminen

Haku ja

Liite: millaisia ohjeita työskentelyprosessit vaativat

alustavia aihioita / 7.3.2019

Maaliskuu

2019LUONNOS 22

Ohjeistettavia asioita

• O365 RACI-malli

• Työtilaprosessi• miten tilataan (lomakkeella)• tilaaja saa sekä sharepoint-dokumentinhallintaympäristön,

One Note -muistiinpanot, Teams-tiimityöskentely-ympäristön? • Työtilatyyppi valitaan

• esim. projektityötila, ryhmätyötila, luottamuksellinen• voimassaoloaika määrittyy työtilatyypin mukaan

• Edellytykset: esim. kaksi omistajaa• Kuvailutiedot = metatiedot• Työtilatyyppi luo kirjastotemplan/rakenteet?• Käyttöoikeudet

• Dokumenttipohjat

• Kieliversioiden hallinta

Maaliskuu

2019LUONNOS 23

Onko huomioitava

• Toimistosovellusten

tiedostomuotojen lisäksi

(doc, xls, ppt, pdf) myös

mahdolliset av-aineistot eli

kuva-, video-,

äänitiedostomuodot?

• Miten

saavutettavuusdirektiivi

vaikuttaa?

Dokumentin luomiseen ja tallentamiseen liittyvät asiat

Dokumenttia luotaessa Tallentaminen sharepointiin

Dokumentin nimi Dokumentin nimi

Dokumentin kuvaus, vapaamuotoinen Dokumentin kuvaus, vapaamuotoinen

Laatija Vastuuhenkilö Laatija Vastuuhenkilö

Laatimispvm Laatimispäivämäärä

Versionumero ja pvm? Versionumero ja pvm

Version kommentit Version kommentit

Tila esim keskeneräinen Tila esim keskeneräinen

Turvallisuusluokitus: salainen, sisäiseen

käyttöön etc

Turvallisuusluokitus: salainen, sisäiseen

käyttöön etc

Dokumenttityyppi, esim muistio Dokumenttityyppi, esim muistio

Avainsanat Avainsanat Maaliskuu

2019LUONNOS 24

Esimerkkejä kuvailutiedoista. Kuvataan mikä tapahtuu

automaattisesti, mikä on käyttäjille ohjeistettavaa

Kysyimme käyttäjiltä millaisen intran he haluaisivat…… ja näin he vastasivat

Elisa Tikka

31.1.2019

Saimme konkretiaa maakunnan intranrakentamiseen•

••••

• 15 haastattelua puhelimitse tai kasvokkain• vastaajina mm. sosiaaliohjaaja, sosiaalityöntekijä, HR-päällikkö, palvelutalon

osastonhoitaja, asiantuntija, terveyskeskuslääkäri, röntgenhoitaja, vastaava hammaslääkäri, paloesimies

• Verkossa toteutettu kysely > vastaajia 1 467• Kysely jaettiin sähköpostilla kaikille Uusimaa2019-hankkeessa työskenteleville, myös

resurssisopimuslaisille. • kysely välitettiin muutoksessa mukana oleville organisaatioille viestintäpäällikköverkoston

kautta

Intran esiselvityksen yhteenveto 21.12.2018 2

Mistä organisaatioista vastattiin?

• Kysymykseen ”organisaatio, jossa työskentelet”, sai vastata avoimesti

• Kysely lähti aaltomaisesti eli lähettäjä oli esimerkiksi oma esimies

• Saimme monipuolisen joukon vastauksia eli vastaajat olivat noin 880 eri organisaatiosta! Tämä kuvaa sitä, mihin identifioidutaan

• Vastaajien oletettu jakauma• Sote 85 %• Pelastuslaitokset vajaa 10 %• Muut noin 5 %

Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019 3

Vastauksia 880

organisaatiosta!

300 tehtävä-nimikettä

Näistä organisaatiosta vastattiin

Akosit

Aisla, Uusix-verstaat

Helsingin kaupunki, Peso, Nuso, Idän aikuissosiaalityö, Stadin asukastalot

Helsingin SOTE, Koskelan MPK, N7

Hyvinkään kaupunki

Hyvä työ –toimintaIUPela

Eltsun kuntoutuskoti

Sote, Tepa, Tersi, Lanula

Helsingin kaupungin pelastuslaitos

Tukipalvelut / tilapalvelut

Kotihoito LP4

Vanda stad

Peso, lasu, lasko Hyvösen lastenkoti

Suun terveydenhuollon ajanvaraus

Vantaan maahanmuuttajapalvelut

Asiakasmaksut

Tilastopalvelut

Tehtävänimikkeet: Sote kaikki

lityö

ällik

sylilä

äkär

slää

tti, t

lääk

upää

llikkö

hittä

lijako

Lääk

lääk

äällik

ekijä

.pää

llikkö

ekijä

ttipä

ca-…

pääl

likkö

ttelija

lääk

tf öv

välin

N = 1259

Toimistosihteeri 79Sosiaalityöntekijä 45

Toimintaterapeutti 23

Terveydenhoitaja 83Sosiaaliohjaaja 91

Sairaanhoitaja 113

Osastonhoitaja 40Ohjaaja 65 (*)

Lähihoitaja 128

Fysioterapeutti 37

• * dataa ei ole puhdistettu eli esim. sosiaaliohjaajat, palveluohjaajat jne eri kentissä

Tehtävänimikkeet: pelastus kaikki

N = 105

Ensihoitaja 18

Palotarkastaja 11

Turvallisuuskouluttaja 4Paloesimies 8

Palomestari 10Palomies 8

Odotuksia?

Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019

Toivon napakkaa ja tiivistä minun työtäni koskevaa tietoa.

Olisi mahtavaa että intra toimisi "älykkäästi" keräten juuri minua

kiinnostavia uutisia ja aiheita omalle etusivulleni omien tietojeni mukaisesti!

Erittäin hyvä hakutyökalu on tärkein! Toivon suoria linkkejä niihin

sivustoihin, mitä käyttäjät eniten käyttävät. Haluan

valita linkkini itse.

Toivon oikopolkuja olennaisille sivuille. Tahdon mahdollisuuden valita mikä on

minulle olennaista.

Information finns nog, svårare är att hitta informationen. Sökord

hjälper ju inte heller. Det är inte helt lätt att förstå vilken logik man borde använda för att hitta det man söker.

Keskeisin havainto

Intran pitää tarjota tasapainoisesti• eniten käytettyä sisältöä• roolipohjaista sisältöä• vuorovaikutukseen

• käyttäjäkeskeisesti

Kolme pääteemaa korostui

1. Haluan etsiä ja löytää ajan tasalla olevaa omaa työtä tukevia ohjeita.

2. Haluan löytää ajan tasalla olevia yhteystietoja (henkilöt, yksiköt, tiimit)

3. Haluan pysyä ajan tasalla omaan työhön liittyvissä erilaisissa asioissa.

Haluaisin löytää ajankohtaiset ……lomakkeet ja tiedot

…oman organisaation uutiset…puhelinnumerot eri yksiköihin

…infoa uusista projekteista, uutisia… tietoa päätöksistä, linjauksista, tulevista

muutoksista.

Haluaisin, että hakusanalla tulisi tuloksena ajankohtaista (uusin ensin) vastauksia. Vanhentuneet

tiedostot olisi hyvä poistaa.

Näitä sisältöjä haetaan

Nykyiset haasteet

• Sisältö• paljon kopioita eli päällekkäistä sisältöä sekä vanhentunutta tietoa• informaatioarkkitehtuuri ja/tai sivustorakenne epäselvä• tiedon luokittelu epäselvää

• Haku• hakutulokset: ei tule relevanttia sisältöä• metadataan pohjautuva haku ei toimi

• Muuta• miltei kaikilla on yhteisiä verkkolevyjä• käytetään esim. WhatsAppia työyhteisöviestintään• intranet on nähty liikaa ylhäältä alaspäin tapahtuvan viestinnän kanavana

Mitä odotetaan > mihin siis pyritään?

• Käyttäjäkeskeisyys - olennaista sisältöä käyttäjälle• tarjotaan esim. oman toimipaikan, kielen tai roolin mukaiset uutiset• käyttäjälle relevantteja linkkejä työkaluihin, sovelluksiin tai ohjeisiin• Haaste: on tehtävä nostoja sisällöistä, jota käyttäjä ei hoksaisi

etsiä• Haun toiminnallisuuksien kehittäminen

• Hakutulosten suodattaminen: metatieto (kuvailutieto), sisältötyypit, julkaisupäivä ym.

• Sisällön merkitseminen tunnistein (tagi) ja sisällön elinkaari• Korostetaan eniten haettuja tai suositeltuja sisältöjä• Haaste: hakua on analysoitava ja kehitettävä jatkuvasti.

Sisällöntuottajien on ymmärrettävä vastuunsa! • Intran roolittaminen

• kanavaopas: mihin eri välineitä käytetään• Yhden sisällön äärelle monesta eri paikasta

• mobiili käyttö• Teams

Intran esiselvitys, Uusimaa 2019 -hanke // Elisa Tikka 31.1.2019

Olennainen tieto helpommin löydettävissä!

Kysely koskee intraa, mutta minusta kaikki asiat, mitkä voisivat olla internetissä,

pitäisi olla siellä. On turha pitää asioita "sisällä", kun ne voisi jakaa muillekin.

Mitä muita keinoja käytetään tiedon hakemiseen?

• Sähköposti (1 226)• Skype/Lync (566)• Muu** (617)• Tietokoneen verkkolevyt (418)• Sharepoint-työtilat (276)• Sosiaalinen media (268)

** Internet, Google, oman kaupungin verkkosivut, kysyn/soitan kollegalle tai esimiehelle, kokoukset

Liite: verkkokyselyn tulokset kysymyksittäin

Millaista sisältöä haet eniten?

• Yhteystietoja (henkilöt, yksiköt) (988)

• Henkilöstöhallinnon ohjeita tai työsuhteeseen liittyvää tietoa(954)

• Asiakas- ja potilastyöhön liittyviätoimintaohjeita (743)

• Muu** (661) • Ajankohtaista tietoa kuten uutisia

(530)** Lomakkeita, avoimia työpaikkoja, koulutustietoja, kokousmuistioita

Löytyykö tieto intrasta? Yleensä kai.

0100200300400500600700800900

En koskaan Joskus EOS Useimmiten Aina

Vastausten jakauma

Jakauma

Information finns nog, svårare är att hitta

informationen. Sökord hjälper ju inte heller. Det är inte helt lätt att förstå vilken logik man borde

använda för att hitta det man söker.

Mitä muita keinoja käytetään tiedon hakemiseen?

• Sähköposti (1 226)• Skype/Lync (566)• Muu** (617)• Tietokoneen verkkolevyt (418)• Sharepoint-työtilat (276)• Sosiaalinen media (268)

** Internet, Google, oman kaupungin verkkosivut, kysyn/soitan kollegalle tai esimiehelle, kokoukset

Intrassa käydään usein…

… ja sitä pidetään tärkeänä tiedon haun kanavana

1 - ei lainkaan tärkeä 2 3 4 5 - erittäin tärkeä

Jakauma

Jakauma* Keskiarvo 4.11. - huom: osa vastanneista sai kutsun kyselyyn intran kautta

Mitä tietoa kaipaat intraan heti saataville?• Top 3: Uutisia, toimintaohjeita ja työhyvinvointiin liittyvää sisältöä

Mitä tietoa tai sisältöä haluaisit löytää intrasta muuten?• Ohjeita (150)• Tukea omalle työlle (124)• Haettavuutta ja löydettävyyttä (99)• Yhteystietoja (86)• Ajantasaista tietoa (84)• Työsuhteeseen ja

henkilöstöhallintoon liittyvää sisältöä (67)

• Uutisia (32)• Hallintoon ja päätöksentekoon

liittyvää (27)

Haluaisin, että intra ei olisi täynnä vanhentuneita tietoja. Sinne lisätään helposti asioita, mutta vanhoja tietoja ei poisteta. Et

voi olla varma voitko luottaa löytämääsi tietoon.

Kaikkea, mutta helpommin!

www.uusimaa2019.fi • @Uusimaa2019#Uusimaa2019 • #turvallinensiirtymä

Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun

Umaku Intranet PortalVision Demonstrator

To support the envisioning phase of the Umaku Intranet project, as well as future work around the Intranet at Umaku, a so-called Visual

Demonstrator was created. The goal of this Visual Demonstrator is to show the possibilities in an intranet as well as challenging

traditional and entrenched views of what an intranet is and what can be done with it.

This Visual Demonstrator contains two scenarios:

The first scenario revolves around a fire chief on an emergency site. The situation at the site requires involving social services, which is

another part of the Umaku organization and not familiar to the fire chief. The fire chief uses the intranet to find specific instruction that

should be followed in his situation.

In the second scenario we have a social worker planning his winter vacation. The user is reminded by a news article, which he reads on

his way from a customer to the office on a bus on a mobile device, to apply for winter vacation.

Both scenarios showcase what is possible with modern collaboration tools and technology.

INTRODUCTION

PERSONAS

Selma NivaHR Manager

Leila HuovinenBusiness Analyst

Markus PutkonenSocial Worker

Pontus SaloFire Chief

Anette Rosberg Social Services Specialist

Scenario 1 - Umaku Guidelines Management Portal

Pontus, is 45 years old fire chief at the rescue

department and meets a lot of different people in his

Pontus SaloFire Chief

PERSONAS

Pontus is on an emergency site;

someone put food in the oven and

fell asleep. Now there is smoke

everywhere, but luckily it didn’t

start a fire. However, one of the

firefighters brings to Pontus’s

attention that an elderly person

living in this home might require

help from social services.

Pontus

Pontus opens the Umaku Intranet

portal and ask the bot about

“elderly person social services”.Type here to search

Emergency Banner

Fire Department Instructions

Annual physical exam

instruction for firestations

View Files

Workbench instructions

View Files

Moving from an operational

role to surveillance and

security roles

View Files

Fire Department News

Umaku Bot

Umaku News

Need a break? Remember to apply for vacation before 15.1.

Today at 09:43pm

Need to update your skills? We are launching career guide soon.

Today at 09:43pm

45 open jobs at Umaku –apply now

Today at 09:43pm

Meet your colleagues: Heini Karppinen cycles to work all year

Today at 09:43pm

Umaku Bot -

Type Here

Elderly person social

services

Please follow the below linkhttps://umaku/Socialserviceportal

How Can I help you?

Rescue drill at Port of Helsinki on

January 20

12:45 PM | 10/12/2018

Fire Department Updates

Emergency BannerEmergency Banner

Pontus

Mika Korhonen is firefighter of

the year

12:45 PM | 10/12/2018

Umaku Portal

Umaku PortalFire Chief

Pontus Salo

He gets to the instruction portal

page showing most read “social

services” instructions and when

they were last updated, but Pontus

needs specific instructions

regarding this case. So he searches

about “elderly person social

services”.

Pontus

SaloUmaku Portal

Pontus Salo

Fire Department Updates

Social Services Portal

Umaku Bot

Type here to search

News & Updates

Homecare instruction

has been updated

12:45 PM | 10/12/2018

Social services reached

SLA in November

02:32 PM | 10/12/2018

New updates added

to Child care

03:50 PM | 10/12/2018

Last Updated InstructionsMost read instructions

12:45 PM | 10/12/2018

Homecare instructions

12:45 PM | 07/12/2018

Hygiene instructions

12:45 PM | 27/11/2018

Immigrant services instructions

12:45 PM | 25/11/2018

Patient instructions

12:45 PM | 18/11/2018

Homecare instructions

12:45 PM | 10/11/2018

Pharmaceutical instructions

Complementary income support

allocation guideline

View Files

The nine service promises of

child protection

View Files

Application for home

remodeling

View Files

The right to information for

patients and customers

View Files

Umaku Portal

Pontus Salo

He gets no results associated with

“elderly person social services”. The

bot then suggests some other

alternatives regarding the same.

elderly person social services Fire Department Updates

Pontus

Social Services Portal

That’s a miss

Sorry this keyword has no results associated. Please

try different keywords to search

Umaku Bot

Umaku Bot -

Type Here

Thanks

Sorry Pontus, we couldn’t find

any results you were looking for

You can probably look at

Home Care Instructions Here

Leila is 31 years old and she is a business analyst who wants to

find out whether employees can find the right instructions and

guidelines in the portal or not.

Leila HuovinenBusiness Analyst

PERSONAS

Huovinen

Leila, the analyst, is going through

the data in the social Services

intranet portal. She finds out that

there are certain keywords which

were searched by different users

but did not return any result.

3:23 PM

12/12/2018

Umaku Portal

5% 45%25%15%

Updated files

Storage used Series 2

Updated Keywords

New Updated Read

Search Requests

114Other Portals

Quick Links

Last Updated

Approve Lessons

New Updates

Department News

Missing Searched Keywords

Search term Match type No of people searched No of times searched

Elderly person social services Partial match 08 10

Local authority advance training No match 06 06

Social Welfare Training & Awareness Program Partial match 06 07

Revised fitness package No match 05 08

Social reforms No match 03 04

Umaku PortalAnalyst

Leila Huovinen

PERSONA

Anette, is 29 years old. She is a social services specialist who is

responsible for documenting the guidelines and instructions based

on legislative requirements and analyzes changes between the old

and new ones.

Anette Rosberg Social Services Specialist

Anette

Rosberg

Leila reaches out to Anette, a social

services specialist. So that she can

change the metadata for the

instructions corresponding to the

searched keywords.

UMAKU Private group | Confidential

OFFICE 365

Conversations

Documents

Shared with us

Notebook

Umaku matrix

Umaku Library-External

Changes

Site contents

Change Requests

Recycle bin

3:23 PM

12/12/2018

Lorem Ipsum is simply dummy text

Need for social welfare services report

Department Campaign

Dec 14 2018

Anette Rosberg

Matti Virtanen

Anette Rosberg

Liisa Laine

Anette Rosberg

Liisa Laine

Anette Rosberg

New Sync Export to Excel Quick editUpload 1 selected All DocumentsDownload

Next steps

141 members

Socio-Legal Executive

Anette Rosberg

Preview

Copy link

Download

Delete

Rename

Pin to top

Move to

Copy to

Version history

Alert me

Details

Anette

Rosberg

Leila reaches out to Anette, a social

services specialist. So that she can

change the metadata for the

instructions corresponding to the

searched keywords.

Conversations

Documents

Shared with us

Notebook

Umaku matrix

Umaku Library-External

Changes

Site contents

Change Requests

Recycle bin

3:23 PM

12/12/2018

Need for social welfare services report

Road Show Campaign

Dec 14 2018

13 Views

Has Access

Manage access

Properties Edit all

20170420-FL UMAKU pptx

Tags Edit all

20170420-FL LA pptx

Anette Rosberg

Matti Virtanen

Anette Rosberg

Liisa Laine

Anette Rosberg

Liisa Laine

Anette Rosberg

New Sync Export to Excel Quick editUpload 1 selected All DocumentsDownload

Social Welfare X Elderly person X

Care X Social services X

UMAKU Private group | Confidential

OFFICE 365

UMNext steps

141 members

Socio-Legal Executive

Anette Rosberg

Umaku Notification

Information about your searched query

Need for social welfare services instruction

is added in the portal.

View Details

Pontus

Pontus receives a push

notification on his phone

regarding the instructions he

searched yesterday. Now, he can

access it directly from his phone.

Some of the benefits that the solution will provide are:

Data analytics to

improve search results

Anywhere, anytime access

to readily available

guidelines

Reporting dashboard to

gather actionable insights

Push notifications to

users once the searched

guidelines are available

BENEFITS

Scenario 2 - Umaku Intranet HR Hub

PERSONA

Markus is 29 years old. He is a social worker and planning for winter

vacations. He wants to get reminded of the remaining leaves for him in the

year. He also wants to keep his profile updated in the HR portal.

Social Worker

Umaku NEWS

Myteam.umaku.com

Porvoo rescue department pilots artificial

intelligence

12:45 PM | 10/12/2018

Porvoo rescue department has started the first

pilot artificial intelligece program which helps

emplyoees to take decisions....... more >>

Need a break? Remember to apply for

vacation before 15.1.

12:45 PM | 10/12/2018

Winter is here and Santa is coming. Plan your

vacation for the season before your leaves

lapse....... more >>

45 open jobs at Umaku – apply now

12:45 PM | 10/12/2018

There are new oppotunities available in

Umaku. Ready for a new move....... more >>

Meet your colleagues: Heini Karppinen

cycles to work all year

12:45 PM | 10/12/2018

Umaku HR team is planning for a team outing

..... more

Team Notifications MoreHome

Markus

Putkonen

Markus is on the bus on his way

from a customer visit to the office

and is browsing the Umaku Intranet

on his smartphone. He sees a news

post on the intranet reminding

employees to plan their winter

vacations.

Social Worker

Umaku NEWS

Myteam.umaku.com

Need a break? Remember to apply for

vacation before 15.1.

12:45 PM | 10/12/2018

Winter is here and Santa is coming. Plan your

vacation for the season before your leaves

lapse.

We request all of our employees to check their

leave balance and apply for the vacation if you

are planning for one, before it expires.

We at Umaku encourage our employees to

have a perfect work life balance and we repect

the family priorities. We know that how

important the cleanising of mind is, that‘s the

reason according to our policies employees

should get some free time to rest and to plan

for next big things in career with Umaku.

Plan your Vacations/Leaves Now

Some free time gives you opportunity to think

differently and you can apply new ideas to

your workplace, which is very important to any

Team Notifications MoreHome

Open Umaku Vacation Portal

Markus

Putkonen

Markus remembers that he hasn’t

planned his vacation yet and wants

to check and apply it.

Markus click on vacations on

Umaku Intranet HR Hub and he can

see that he has 6 vacation days left

in this year.

Social Worker

Vacations & Leaves

Helsinki, FIN

Balance Status

Myteam.umaku.com

Vacation days

Vacation bonus exchange days

06 Days Left

08 Days Left

Public Vacations & Leaves

Independence Day 06th December 2018

Christmas Eve 24th December 2018

Christmas Day 25th December 2018

St. Stephens Day 26th December 2018

Apply VacationsPending Approvals

MoreTeamHome Portal

Markus

Putkonen

Markus remembers that he hasn’t

planned his vacation yet and wants

to check and apply it.

Markus click on vacations on

Umaku Intranet HR Hub and he can

see that he has 6 vacation days left

in this year.

Epiphany Day 06th January 2019

Social Worker

Umaku HR Portal

Helsinki, FIN

Important Links

Ask HR

Myteam.umaku.com

Travel Policies

Umaku Policies

More about Umaku

Umaku Learning Portal

How to Manage Workspace

Learn ho to make your

workplace a better environ…..

Umaku Vacations & Leaves

You can view your vacation/leave status here.

Umaku Vacations & Leaves

MoreTeamHome Portal

Markus

Putkonen

After applying the leaves Markus

browses through the Umaku

Intranet on his smartphone.

Community Feed

Talk to Experts

A Q&A session with the

industry expert Hilkka for ...

My Profile

ABOUT ME

I am social Service consultant by day and

adventurer by night. I am an ambitious person

who wants to change the world. The change

starts from within.

Myteam.umaku.com

Helsinki Office / Services

Umaku Social Services

CONTACT INFORMATION

Work Phone

09 455 1234

050 365 8899

Mobile Phone

markus.putkonen@uusimaanyland.fi

Markus

Putkonen

Markus notices that the HR portal

also shows his personal information

and he can update this information

directly in the portal.

Location: Kaupintie 11, 00440

Helsinki, Finland

Location

PERSONA

Selma, is 35 years old. She is responsible for effectively planning and

coordination of HR policies. She has created the winter vacation

guidelines and instructions. In her role she is also responsible for

adoption of Umaku HR portal.

Selma NivaHR Manager

On the other hand, Selma is

checking up on the adoption of this

newly launched Umaku Intranet HR

Hub with the employees of social

services department.

She is happy to see that more that

80% of the employees have

accessed the portal at least once in

last 3 months. She plans to add the

Health department in the new

portal from next week onwards.

Home > Usage

OFFICE 365 UMAKU PORTAL

Company Culture Local Industry

12/12/2018

Daily Unique usersFire Dept. Health Umaku Services Insurance Education

Sent Received Read

5% 45%25%15%0

Users Departments

Page Loads

114Searches

245Updates

Groups

HR Policies

Departments

HR Support

Settings

User Reports

Security & Compliance

Updates

Umaku Centers

Setup Depts.

Some of the benefits that the solution will provide are:

Anytime anywhere

accessibility

Real time availability of

dataEase of use and granular

reporting capabilities

Workflow –

Review/Approve/Reject

BENEFITS

© 2016 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries.The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

Thank You

Henkilöstöfoorumin työpajan purku – hyvä työyhteisöviestintä

13.2.2018

Hyvä työyhteisöviestintä

• Ohessa on henkilöstöfoorumin 2/2018 työpajassa tehty näkemys siitä, mitä kuuluu hyvään työyhteisöviestintään

• Työpajan antia voi hyödyntää esimerkiksi

• muutosviestinnän/työyhteisöviestinnän huoneentaulun pohjana

• suunniteltaessa kunkin muutoksessa olevan organisaation viestintää

• pohdittaessa luottamusta herättävää viestintää (check list)

Käytä näitä, nämä herättävät luottamusta

1. Reaaliaikaisuus ja nopeus (kirjataan ja välitetään tieto heti)

2. Selkeys (kirjoitetaan ja puhutaan ymmärrettävästi)

3. Rehellisyys ja avoimuus (vaikeistakin aiheista pitää puhua; kertoa myös, mistä ei tiedetä)

4. Ytimekkyys ja kiteytys (ydinviesti, asian ”pihvi” tuodaan esiin)

5. Viesti löytää vastaanottajansa (kohdennettu vastaanottajalle ja löydettävissä myöhemminkin, kanavista on sovittu)

6. Osallisuus (asioista pääsee keskustelemaan)

7. Ennakoitavuus (asiat on valmisteltu ja tiedetään, milloin mitäkin odottaa, säännönmukaisuus)

8. Monikanavaisuus (useammalla keinolla ja välineellä, jotta tavoitetaan kaikki)

9. Tiedon neutraalius ja oikeellisuus

Vältä näitä, luottamuksen rapauttajat

1. Virheellinen, väärä tieto

2. Epäselvyys

3. Sisällöttömyys

4. Ei kohdennu vastaanottajalle, väärät areenat

5. Väärään aikaan, liian myöhään

6. Luottamuksellisuuden väärinkäyttö

7. Kerrotaan vain lopputulos (ei kerrota valmistelusta)

8. Puhutaan ohi

9. Viestin ”ylitulkitseminen”

Mistä halutaan kuulla?

• Mikä koskee minun työtäni

• Työsuhde (palkka, työaika, työsuhdeturva)

• Mitä minulle tapahtuu (siirrynkö, mikä on työpaikka ja -piste)

1) Minua koskevat asiat (tärkein)

• Osallistumismahdollisuudet

• Perusasiat, mikä säilyy, ja uudet asiat, mikä muuttuu

• Kuka päättää ja mistä vuosina 2018-2020, aikataulut

2) Miten voin vaikuttaa ja

muutoksen perusteet

• Konteksti, mihin liittyy

• Uusi työyhteisö

• Miten palvelut muuttuvat

• Tietojärjestelmät

• Maakuntavaalit, maakunnan nimi

• Organisaatiorakenne, johto & esimiehet

3) Organisaatio ja ympäristö

Mitä keinoja käytetään?

Henki-

löstöinfot

Osallistavat menetelmät, keskustelut

Johdon roadshow, yksikkökokoukset,

kahvipöytäkeskustelut

Yleisimmin kysytyt kysymykset, verkkosivut (sis. ja ulk.), online kyselytunnit, sähköposti

HUOM! monikanavaisuus

Näitäkin hyvä

hyödyntää:

webropol –kyselyt,

videot ja livestream,

skype, uutiskirjeet,

some ja

keskusteluryhmät,

blogit, lehdet,

tiedotusvälineet,

maakuntakierros

Keitä toimijoita (ja mikä on heidän roolinsa)?

Esimies

Vastaa yksikön sisäisestä

viestinnästä

Alaisia koskevat asiat

Ajantasainen tieto

Keskeisimpiä rooleja

Tarvitsee tukea

Asukas, asiakas

hakee tietoja

Antaa palautetta

Työntekijä

Ottaa selvää

Viestii omasta

työstä

Tiedon oikeellisuus

Viestintä

Koukuttavat sisällöt

Kanavat

Johdon viestintätuki

Välittää hiljaisia

signaaleja

Tietoa siitä, kuka

tietää

Viestin välittäjä

Ryhmien jäsenet

Tiedon vienti

muihin

organisaatioihin

Tiedon tuonti

organisaatioon

Ylin johto

Viestinnän linjaukset

Varmistaa viestinnän

resurssit

Antaa kasvot

muutokselle

Keskeinen viestijä

Koko muutos

Suuret linjat

Henkilöstön edustajat

Henkilöstönäkökul

Vastaanottavan

organisaation edustaja

Maku JN

Sisäinen viestintä projektikuvaus - Uusimaa · vastuut, tavoitteet ja kanavat, jotta Uudenmaan...

Documents

Maakunnan mainiot 1/2015

Yleisesittelydiat - sote- ja maakuntauudistus · 11 4.4.2017-• Maakunnan omasta palvelujen tuotannosta vastaavat maakunnan liikelaitos ja maakunnan yhtiöt. • Liikelaitoksen viranhaltijat

Aune15.12.17 Rikostaustainen maakunnan asiakkaana Järvinen ...€¦ · Rikoksista aiheutuu yhteiskunnassa merkittäviä kustannuksia. Yhteiskunnalliseen turvallisuuteen ja syrjäytymisen

Neuvonta ja ohjaus projektikuvaus - Uudenmaan liitto · 2019. 12. 18. · Tänä aikana laadittiin aikataulut ja projektisuunnitelma projektin toteutukselle sekä kerättiin tietoa

Sote-keskuspalveluseteli kevyt projektikuvaus...Sote–keskus -palvelusetelillä parempaa saatavuutta ja asiakaslähtöisyyttä 18.2.2019 Sanna Svahn, hankejohtaja, suoran valinnan

KUMP1-20170929074909 · Maakunnan hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen rakenteet Raportissa todetaan, että tarvitaan yksi yhteinen rakenne, jolla maakunnan, kuntien ja muiden toimijoiden

Tarton maakunnan luonnonsuojelualueet ja retkipolut 2012

Mistä puhutaan kun puhutaan perhekeskustoimintamallista? · •Maakunnan vastuu järjestäjänä tuottajien toiminnan yhteensovittamisesta •keinoina päätökset, suunnitteluasiakirjat

Maakunnan mainiot 2/2010

Uudenmaan maakunnan perustaminen 2017, 2018,Uudenmaan maakunnan perustaminen 2017, 2018, 2019, 2020 … Markus Sovala, muutosjohtaja markus.sovala@uudenmaanliitto.fi 040-6646091 26.9.2017

Maakunnan tutkimus- ja kehittämisrakennetyöryhmäuusiep.fi/wp-content/uploads/2017/12/maakunnan... · yhteistyö- sopimus” Maakunnan TKI . Yliopistokeskus SeAMK SEDU + muut II

OSALLISTUMINEN Ikäihmisten osallistumiseen liittyvä työ ... · • valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia maakunnan toimielimiin; ... kuulemisen kehittämiseen maakunnassa

Henkilöstön ja johdon rekrytointi projektikuvaus · Henkilöstön ja johdon rekrytointi Hankejohtajat Outi Sonkeri, Juhani McBreen Projektipäällikkö Tiina Auranne Uusimaa 2019

LAPIN MAAKUNNAN VANHUSPALVELUIDEN … · 0 lapin maakunnan vanhuspalveluiden kehittÄmisohjelma 2017–2020 2016 leila mukkala, seniorikaste-hanke pohjois-suomen sosiaalialan osaamiskeskus

Neuvonta, ohjaus ja asiakasohjaus projektikuvaus · Apotti Yhteistyö asiakasohjaukseen liittyvien tietotarpeiden ja asiakasohjauksen työvälineiden kehittämisessä Yhteiset kokoukset/työpajat

VAASAN KAUPUNKISEUDUN RAKENNEMALLI ......tua: Pietarsaaren seutu, Vaasan seutu ja eteläinen Pohjanmaa. Maakunnan kes-kiosan rannikolla sijaitseva Vaasa on koko maakunnan keskus. Vaasan

Selvitys Uudenmaan metsäbioenergiapotentiaalin nykytilasta ... · eräitä tärkeimpiä tavoitteita ovat mm. maakunnan kestävien hakkuumahdollisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen,

Tapahtukoon maakunnan tahto – ja ministeriön tulosohjaus Pirkko Saarela Lapin TE-keskus

Maakuntakonsernin ennakointimalli, kevyt projektikuvaus · KEVYT PROJEKTIKUVAUS Projektin nimi: Maakuntakonsernin ennakointiprosessin suunnittelu Hankejohtaja: Markus Pauni Projektipäällikkö:

Maakunnan mainiot 1/2012