Sistema de gestión Integrado

Expositor:

Dr. JULIO DELGADO BELLIDO

Febrero 2010

UNIVERSIDAD NACIONAL

MAYOR DE SAN MARCOS

Curso de Especialización Profesional:

SISTEMAS INTEGRADOS

DE GESTIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

INTEGRAR SISTEMAS

INTRODUCCIÓN

Conforme las empresas van definiendo e

implantando Sistemas de Gestión certificables se

hace más evidente la necesidad de racionalizar

los esfuerzos, costes y recursos destinados a los

mismos. Sobre todo cuando las normas de

referencia en las que se basan, comparten

requisitos en un porcentaje importante, y la

metodología de gestión es al cien por cien

idéntica.

(cont...)

Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos,

costes y esfuerzos vendrá por la integración común

de todos aquellos conceptos cuya gestión tienen

aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es

otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y

simplificar al máximo la gestión de todos los

Sistemas.

(cont...)

Integración es el proceso a través del cual la

organización aprende a introducir criterios y

especificaciones en sus procesos y en sus sistemas

de modo que satisfagan a todos sus clientes (internos,

externos, institucionales, partes interesadas, etc.) de

forma simultánea, ahorrando costes y esfuerzos, con

un espíritu innovador, autocrático y comprometido con

la mejora continua.

El modelo de gestión integrado debe presentar una

visión globaliza y orientada al Cliente tanto interno

como externo según postulados de Calidad Total y

a ser posible según principios basados en modelos

de excelencia empresarial como por ejemplo El

EFQM. Cada vez son mas las empresas que están

implantando sistemas de calidad basado en las

normas de la familia ISO 9000, Sistemas Medio

Ambiente basados en la familia ISO 14000, y otras

normas que, sin tener reconocimiento internacional,

establecen directrices para gestionar un sistema

para la prevención de riesgos laborables.

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN

(cont...)

No olvidemos que los sistemas basados en

normas de reconocimiento nacional y/o

internacional solo son herramientas

estructuradas que están al servicio de los

procesos relacionados y que una integración

de los mismos solo representa optimizar

algunos de los procesos que cruzan

horizontalmente y verticalmente toda

organización.

Cualquier estrategia de implantación que tenga como

objetivo la integración de los sistemas deberá tener

en cuenta su relación con los procesos claves y

relevantes que cruzan horizontalmente y

verticalmente toda organización. Los Sistemas

deben estar supeditados a los procesos de gestión

relacionados y servir de herramientas estructuradas

para la gestión de los mismos.

Ejemplo:

Sistema Calidad ISO 9001 deberá estar relacionado

con el proceso de Gestión de Calidad o del proceso

de Sistematización y Mejora.

PUNTOS GENERALES DE CONFLUENCIA

(cont...)

Los tres sistemas establecen una metodología

común basada en los principios de la calidad

total y en el ciclo PDCA.

Todos los sistemas tienen requisitos que inciden

en la planificación de los mismos.

Todos los sistemas indican la necesidad de

implantar procedimientos que aseguren una

correcta gestión de los mismos.

(cont...)

Todos los sistemas establecen que las empresas

están obligadas a establecer revisiones

periódicas de los sistemas con el objetivo de

verificar el grado de eficacia, de adecuación a las

normas de referencia, el grado de cumplimiento

de los mismos, así como la ratificación o

modificación de las políticas establecidas.

Todos los sistemas establecen que las empresas

u organizaciones tienen que establecer objetivos

que garanticen la mejora continua de los sistemas

de gestión establecidos.

(cont...)

Proceso:

Conjunto de recursos y actividades

interrelacionados que transforman elementos de

entrada en elementos de salida. Los recursos

pueden incluir personal, finanzas, instalaciones,

equipos, técnicas y métodos.

CONCEPTOS BÁSICOS

(cont...)

Sistema:

Estructura organizativa, procedimientos,

procesos y recursos necesarios para implantar

de forma sistemática una gestión determinada,

como por ejemplo la gestión de la calidad, la

gestión del medio ambiente o la gestión de la

prevención de riesgos laborales. Normalmente

están basados en una norma de

reconocimiento internacional que tiene como

finalidad servir de herramienta de gestión en el

aseguramiento de los procesos.

(cont...)

Procedimiento:

Forma especifica de llevar a cabo una

actividad. En muchos casos los procedimientos

se expresan en documentos que contienen el

objeto y el campo de aplicación de una

actividad; que debe hacerse y quien debe

hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a

cabo; que materiales, equipos y documentos

deben utilizarse; y como debe controlarse y

registrarse.

(cont...)

Actividad:

Es la suma de tareas, normalmente se agrupan

en un procedimiento para facilitar su gestión.

La secuencia ordenada de actividades da

como resultado un subproceso o un proceso.

Normalmente se desarrolla en un

departamento o función.

(cont...)

Proyecto:

Suele ser una serie de actividades encaminadas a

la consecución de un objetivo, con un principio y

final claramente definidos. La diferencia

fundamental con los procesos y procedimientos

estriba en la no repetitividad de los proyectos.

(cont...)

Indicador:

Es un dato o conjunto de datos que ayudan a

medir objetivamente la evolución de un

proceso o de una actividad.

LA EXCELENCIA EMPRESARIAL

Es el conjunto de practicas sobresalientes en la

gestión de una organización y el logro de

resultados basados en conceptos fundamentales

que incluyen: la orientación hacia los resultados,

orientación al cliente, liderazgo y perseverancia,

procesos y hechos, implicación de las personas,

mejora continua e innovación, alianzas

mutuamente beneficiosas y responsabilidad social.

Es lo que identifica la forma de ser de un

empresa y se manifiesta en las formas de

actuación ante los problemas y oportunidades

de gestión y adaptación a los cambios y

requerimientos de orden exterior e interior,

que son interiorizados en forma de creencias

y talantes colectivos que se trasmiten y se

enseñan a los nuevos miembros como una

manera de pensar, vivir y actuar.

LA CULTURA EMPRESARIAL

Figura 1.- Aspectos que deben caracterizar una auditoria

LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones mas avanzadas presentaran en

las próximas décadas una forma muy diferente de

gestionar la empresa que en la actualidad. El trabajo

se realizara en Equipos de alto rendimiento,

apoyados por Lideres. Los niveles jerárquicos serán

muy pocos y su tendencia será a ir disminuyendo. Si

la organización antigua era una maquina, la nueva es

una organización viviente en constante adaptación

según las necesidades y expectativas de los clientes

TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS e incluyendo

de manera activa en la gestión a los proveedores.

• SISTEMA DE CALIDAD

Es el conjunto de actividades y funciones

encaminadas a conseguir la Calidad.

Calidad se podría definir como el conjunto

de características de un producto o servicio

que tiene la habilidad de satisfacer las

necesidades y expectativas del cliente y

partes interesadas.

INTEGRAR SISTEMAS

(cont...)

• SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

Es la parte del sistema general de gestión

que incluye la estructura organizativa, la

planificación de las actividades, las

responsabilidades, las practicas, los

procedimientos, los procesos y los recursos

para desarrollar, implantar, llevar a efecto,

revisar y mantener al día la política

medioambiental

(cont...)

• SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA

PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

Es la parte del sistema general de gestión de

la organización que define la política de

prevención, y que incluye la estructura

organizativa, las responsabilidades, las

prácticas, los procedimientos, los procesos y

los recursos para llevar a cabo dicha política.

INTEGRACIÓN

Es el proceso a través del cual la

organización aprende a introducir criterios

y especificaciones en sus sistemas de

modo que satisfagan a todos sus clientes

mediante una gestión eficaz y eficiente de

todos los recursos existentes.

GESTIÓN INTEGRADA

En mercados competitivos, controlar e implantar

sistemas de Calidad, Medio Ambiente y

Prevención de Riesgos Laborales no es

suficiente, hay que prevenir y extender LA

GESTIÓN a todas las actividades que puedan

repercutir y repercutan en los resultados de una

empresa y/o una organización.

(cont...)

El modelo de gestión integrado debe presentar

una visión globaliza y orientada al Cliente tanto

interno como externo según postulados de

Calidad Total y a ser posible según principios

basados en modelos de excelencia empresarial

como por ejemplo El EFQM.

(cont...)

•En empresas excelentes la calidad se extiende

a los Clientes , proveedores, personas,

asociaciones, sociedad y partes interesadas.

•No estaremos hablando realmente de un

Sistema de Gestión Integrado hasta que

no consigamos sistematizar todos los procesos

claves y relevantes que intervienen en la

empresa.

GESTIÓN DE INDICADORES

Lo que no se puede medir no se puede

gestionar...ni mejorar.

La medición es fundamental para que podamos

conocer la situación real de la organización y poder

planificar, orientar y mejorar los recursos hacia todos

los niveles de la organización, con el objetivo de

GESTIONAR la Estrategia hacia LA VISION Y/O

MISION.

Indicadores de gestión están relacionados con los

ratios que nos permiten administrar realmente un

proceso.

(cont...)

La buena gestión de las organizaciones es un

elemento esencial para hacer frente a los

cambios del entorno, y al igual que otros

elementos de la empresa las formas de gestión

deben evolucionar.

GESTIÓN DE EQUIPOS

No todo lo que vale se puede medir, ni todo lo

que se puede medir.....vale

(cont...)

El arte de conducir, de liderar, de gestionar y de

comunicar, están basados en el conocimiento, en la

experiencia, en la capacidad para hacer participar a

los otros, en la confianza propia y de los demás, en la

motivación para hacerlo, en la capacitación, en la

cooperación y/o en el saber trabajar en equipo y no en

el uso de la fuerza, la amenaza, el autoritarismo y el

creerse el dueño de la verdad.

Gestión Equipos: Un Sistema de Gestión de Equipos

y Liderazgo parte de la premisa de que en un equipo,

el resultado obtenido es superior a la suma de los

esfuerzos individuales.

GESTIÓN INTEGRADA

El modelo de gestión integrado debe presentar una

visión globaliza y orientada al Cliente tanto interno

como externo según postulados de Calidad Total y a

ser posible según principios basados en modelos de

excelencia empresarial como por ejemplo El EFQM.

No estaremos hablando realmente de un Sistema

de Gestión Integrado hasta que no consigamos

sistematizar todos los procesos claves y relevantes

que intervienen en la empresa.

¿POR QUÉ LA GESTIÓN DE PROCESOS?

Por que las empresas y/o las organizaciones son

tan eficientes como lo son sus procesos. La

Mayoría de las empresas y las organizaciones que

han tomado consciencia de esto han reaccionado

ante la ineficiencia que representa las

organizaciones departamentales, con su nichos de

poder y su inercia excesiva ante los cambios,

potenciando el concepto del proceso, con un foco

común y trabajando con una visión de objetivo en el

cliente.

(cont...)

Vamos hacia una sociedad donde el conocimiento

va a jugar un papel de competitivad de primer

orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprender

a aprender" y la Administración del conocimiento, a

través de la formación y sobre todo de las

experiencias vividas, es una de las variables del

éxito empresarial.

(cont...)

La Administración del conocimiento se define como

un conjunto de procesos por los cuales una

empresa u organización recoge, analiza, didáctiza y

comparte su conocimiento entre todos sus

miembros con el objetivo de movilizar los recursos

intelectuales del colectivo en beneficio de la

organización, del individuo y de la Sociedad.

(cont...)

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar

toda la organización basándose en los Procesos.

En tendiendo estos como una secuencia de

actividades orientadas a generar un valor añadido

sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y

una SALIDA que a su vez satisfaga los

requerimientos del Cliente.

CONDICIONES DE UN PROCESO

Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS

El Proceso cruza uno o varios limites organizativos

funcionales.

Una de las características significativas de los

procesos es que son capaces de cruzar

verticalmente y horizontalmente la organización.

Se requiere hablar de metas y fines en vez de

acciones y medios. Un proceso responde a la

pregunta "QUE", no al "COMO".

El proceso tiene que ser fácilmente comprendido

por cualquier persona de la organización.

El nombre asignado a cada proceso debe ser

sugerente de los conceptos y actividades

incluidos en el mismo.

(cont...)

REQUISITOS DE UN PROCESO

Todos los procesos tienen que tener un Responsable

designado que asegure su cumplimiento y eficacia

continuados.

Todos los procesos claves y relevantes tienen que ser

capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A: Planificar,

implantar, revisar y mejorar

Todos los procesos tienen que tener indicadores que

permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los

mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen

que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen

que servir para realizar el seguimiento en la fase C y

tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o

establecer objetivos.

(cont...)

Todos los procesos tienen que ser auditados para

verificar el grado de cumplimiento y eficacia de los

mismos. Para esto es necesario documentarlos

mediante procedimientos.

Es recomendable planificar y realizar

periódicamente (Aproximadamente 3 años) una

reingeniería de los procesos de gestión claves y

relevantes para alcanzar mejoras espectaculares en

determinados parámetros como costes, calidad,

servicio y rapidez de respuesta.

GUIA DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

•Formación del Equipo

•Identificación procesos

•Priorización de los procesos que intervienen

en cualquier empresa u organización

GUIA DE IMPLANTACIÓN DE PROCESOS

Una vez elegido el proceso, hay que conseguir que

éste de respuesta a los objetivos estratégicos. Para

esto habrá que completar las siguientes etapas si

se quiere abordar el diseño o rediseño del proceso

con ciertas garantías de éxito.

•Constitución del Equipo de trabajo

•Delimitar el proceso y subprocesos

•Establecer los objetivos básicos del proceso.

•Identificar y resolver los problemas

•Establecer indicadores

•Implantar el proceso

EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN

Las organizaciones, de cualquier tipo o sector

empresarial, tamaño, estructura o madurez en

calidad, necesitan, para tener éxito, establecer un

sistema de gestión apropiado. Los modelos de

excelencia creados en las diferentes latitudes son

instrumentos prácticos que ayudan a las

organizaciones a establecerlos, midiendo en que

punto se encuentran dentro del camino hacia la

excelencia.

PREVENCIÓN DE RIESGOS

Las organizaciones que deseen alcanzar criterios

de excelencia en materia de seguridad y salud

deben estructurarse y funcionar de manera que

puedan poner en práctica, de forma efectiva, sus

políticas de seguridad y salud. Deben ayudarse

mediante la creación de una cultura positiva que

asegure:

(cont...)

• Una participación y un compromiso a todos los

niveles.

• Una comunicación eficaz que motive a los

trabajadores a desarrollar su función con

seguridad.

• Una promoción de aptitudes que permitan a todos

los trabajadores hacer una contribución

responsable al esfuerzo necesario en materia de

seguridad y salud.

• Un liderazgo visible y activo de la dirección para

desarrollar y mantener el apoyo a una cultura de

gestión que sea el denominador común compartido

por todos los componentes de la organización.

Un S.G.P.R.L. para que sea eficaz, debe diseñarse

para satisfacer las necesidades de la organización en

materia de seguridad y salud, mejorar la cuenta de

resultados y proteger los intereses de la organización,

cumpliendo como mínimo con la legislación vigente y

adoptando un compromiso de mejora continua de la

acción preventiva.

(cont...)

(cont...)

• La PRL deberá integrarse en en el conjunto de

actividades y decisiones, tanto en los procesos

técnicos, en la organización del trabajo y en las

condiciones en que este se preste, como en la

línea jerárquica de la empresa, incluidos todos

los niveles de la misma”.

• La integración de la prevención en todos los

niveles jerárquicos de la empresa implica la

atribución a todos ellos y la asunción por éstos

de la obligación de incluir la prevención de

riesgos en cualquier actividad que realicen u

ordenen, y en todas las decisiones que

adopten”

(cont...)

• El establecimiento de una acción de prevención

de riesgos integrada en la empresa supone la

implantación de un plan de prevención de

riesgos que incluya la estructura organizativa, la

definición de funciones, las prácticas, los

procedimientos, los procesos, los recursos

necesarios para llevar a cabo dicha acción”.

Sistema de Gestión

Integrado

Orientado al Riesgo

Componentes de la Gestión

Las políticas se enfocan hacia los distintos componentes de la Gestión Global:

– Calidad

– Medio Ambiente

– Seguridad y Salud Ocupacional

– Finanzas

– Seguridad de Procesos

– RRHH

CALIDAD

Grado en que el conjunto de

características inherentes cumple

con los requisitos.

SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL

Condiciones y factores que afectan

al bienestar de los empleados,

trabajadores temporarios,

contratistas, visitas y toda otra

persona en el lugar de trabajo.

MEDIO AMBIENTE

Entorno en el cual opera una

organización incluyendo el aire, el

agua, el suelo, los recursos naturales,

la flora, la fauna, los seres humanos y

su interrelación.

Objetivos de un

Sistema de GestiónUn Sistema de Gestión es necesario para

llevar adelante los fines de la

Organización.

Actualmente existe interés por parte de las

Organizaciones en tener Sistemas de

Gestión de la Calidad y Medio Ambiente

certificados.

¿Cómo optimizar los esfuerzos

1. para mantener los certificados

(ISO 9001, ISO 14.001)?

2. para hacer que la gestión sea

eficaz y eficiente?

Actividades Comunes

Control de documentos

Control de los registros

Auditorias internas

Revisiones por la dirección

Etc.

Actividades específicas

Elementos críticos para la Calidad

Aspectos ambientales

Peligros a las personas

Aspectos legales

Investigación de accidentes comunes

Control operativo

Estructura y

Responsabilidad

Capacitación, toma

de conciencia,

competencia

Comunicaciones

Documentos

Control de

Documentos

Control operativo

Preparación y

respuesta a

emergencias

Aspectos

Ambientales

Requisitos

legales y otros

Objetivos y

metas

Programa de

gestión

Mediciones y

Seguimiento

No conformidades,

acciones

correctivas y

preventivas

Registros

Auditorias

internas

4.2.

POLÍTICA

4.3.

PLANIFICACION

4.4.

IMPLEMENTACION

Y OPERACION

4.5.

VERIFICACION

Y ACCIONES

CORRECTIVAS

4.6.

REVISIÓN

POR LA

DIRECCIÓN

ISO 14.001

Estructura y

Responsabilidad

Capacitación, toma

de conciencia,

competencia

Comunicaciones

Documentación

Control de

Documentos

Control operativo

Preparación y

respuesta ante

emergencias

Mediciones y

Seguimiento

Acciones

correctivas y

preventivas

Registros

Auditoria

4.2.

POLÍTICA

General

Evaluación de

riesgos

Legislación y

otros requisitos

Disposiciones

de gestión de

SySO

4.3.

PLANIFICACION

4.4.

IMPLEMENTACION

Y OPERACION

4.5.

VERIFICACION

Y ACCIONES

CORRECTIVAS

4.6.

REVISIÓN

POR LA

DIRECCIÓN

IRAM 3.800/OHSAS 18.001

Provisión de los

recursos

Recursos humanos

Infraestructura

Ambiente de

trabajo Compras

Producción y

prestación del

servicio

Planificación de

la realización del

producto

Procesos

relacionados

con el cliente

Diseño y

desarrollo

Generalidades

5.

RESPONSABILI-

DAD DE LA

DIRECCIÓN

6.

GESTIÓN DE LOS

RECURSOS

7.

REALIZACIÓN

DEL PRODUCTO

8.

MEDICIÓN,

ANÁLISIS Y

MEJORA

Compromiso

de la dirección

Enfoque al

cliente

Política

Planificación

Responsabilidad,

autoridad y

comunicación

Revisión por la

Dirección

Control de los

dispositivos de

medición

Seguimiento y

Medición

Control de

producto no

conforme

Análisis de datos

Mejora

ISO 9.001:2000

4.

SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA

CALIDAD

Requisitos

generales

Requisitos de la

documentación

Unificación conceptual 1

Extensión del concepto de Aspecto e

Impacto de la Gestión, tomado de la ISO

14.001.

Utilizar el ciclo de mejora PHVA de

Demming.

Unificación conceptual 2

Extensión de los conceptos de Accidente e

Incidente:

Accidente No conformidad

Incidente No conformidad potencial

Creación de Futuros

En el presente siglo las personas y

organizaciones necesitarán inventar sus

propios futuros y diseñar estrategias para

volverlos realidad.

Sebastiao Mendonca Ferreira

La Creación de Futuros

“Existen muchas formas de entender la vida y eluniverso – a través de la superstición, la religión,la filosofía, la ciencia, etc. Cada enfoque tiene suspropios expertos – científicos, curas, filósofos,doctores, poetas – todos son simplemente ciegosrecibiendo diferentes impresiones al tocar elmismo elefante... Desde mi propia perspectiva, lasconclusiones de cada experto son comprensiblesy tienen sentido. Sus teorías, entretanto, sonmeramente partes de toda la figura. Yo tambiénsoy uno de los ciegos. Y porque he tocado unaparte del elefante, he desarrollado mi propia teoríaentre el universo y la vida humana”.

LIN YUN