View
21
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
2010.04.22
1
Strateginis valdymas
Aurimas Paulius Girčys
ORGANIZACINIŲ STRUKTŪRŲ TAIKYMAS ĮGYVENDINANT STRATEGIJĄ
http://cid-b77a211e75457f9e.skydrive.live.com/ http://aurimas-gircys.blogspot.com/
2010.04.22
2
Organizacinės struktūros tipai
Mažos organizacijos struktūra
Funkcinė struktūra
Daugiaskyrė struktūra
Holdingo kompanijos struktūra
Matricinė struktūra
Novatoriška struktūra
Tradicinės ir programinės organizacinės struktūros
• Tradicinis organizacinių struktūrų formavimo
metodas
• Idealios įstaigos įvaizdis
• Idealios įstaigos bruožai:
– hierarchija
– įgaliojimų paskirstymas
– specializacija arba darbo pasidalinimas
2010.04.22
3
Tradicinės organizacinės valdymo struktūros
Organizavimo koncepcijos
Specializacija
Valdžios hierarchija
Apibrėžti horizontalūs
ryšiai
Programų ir aptarnavimo skyrių ryšiai
Tinkama valdymo apimtis
2010.04.22
4
Linijinio tipo struktūra
Dažnai vadinama
administracine
Būdingas vienvaldiškumo
principas
Vadovas yra pavaldus
aukštesnio rango vadovui
Vieno lygio vadovai turi
vienodas teises
Linijinio tipo struktūros privalumai ir trūkumai
Linijinio tipo struktūros privalumai • griežtas vienvaldiškumo principų
taikymas • griežta ir paprasta subordinacija tarp
vadovų ir pavaldinių • asmeninė vadovo atsakomybė už jam
pavaldaus padalinio darbą
Linijinio tipo struktūros trūkumai • ypatingi reikalavimai aukštesnio rango
vadovui • mažai reikšmingų klausimų sprendimo
perkėlimas į aukštesnį valdymo lygį • žemesnio lygio vadovai praranda
savarankiškumą ir iniciatyvą • didelis vadovo informacinis
perkrovimas; • nėra griežto vadovų ir pavaldinių
darbo reglamento
2010.04.22
5
Funkcinio tipo struktūra
• Būtinybė išskaidyti (specializuoti) valdymo procesą į atskiras valdymo
funkcijas, o jų atlikimui sudaryti tam tikrus valdančiosios posistemės
funkcinius padalinius
• Kiekvienas vykdytojas specializuojasi konkrečioje valdymo funkcijos
srityje
• Aukščiausio lygio vadovas vadovauja funkciniams vadovams,
atliekantiems pareigas pagal savo kompetenciją
• Netaikomas vienvaldiškumo principas
• Įgaliojimai ir valdžia yra suteikta “funkciniams” vadovams,
kompetentingiems savo veiklos sferoje
Funkcinio tipo struktūra
Privalumai •aukščiausio lygio vadovas gali taikyti
logiškus ir kompleksinius sprendimus •funkcinių tarnybų specialistai yra aukštos
kvalifikacijos •struktūra leidžia sutelkti specifinius
sugebėjimus ir juos panaudoti ten, kur jie labiausiai reikalingi
•funkciniai vadovai būdami siauros srities specialistais gali lengviau “prižiūrėti” funkcinę veiklą
•funkcijų tarnybų lygiu galima efektyviau vykdyti inovacinę politiką
Funkcinio tipo struktūros trūkumai •darosi sunku priimti greitą sprendimą
arba greitai išspręsti problemą •problematiškas valdymo funkcijų
horizontalusis koordinavimas. •sprendimas perkeliamas į aukštesnę
valdymo pakopą •pasireiškia siauras žinybiškumas;
kiekviena funkcinė tarnyba stengiasi išspręsti “savo” klausimus juos keldama į pirmą vietą
2010.04.22
6
Linijinio štabinio tipo struktūra
• Prie vienvaldžio vadovo sukuriami specialūs
padaliniai – štabai (skyriai, tarnybos, grupės ir kt.)
pagal atskiras valdymo funkcijas.
• Štabas rengia valdymo sprendimus, o vadovas juos
priima ir perduoda juos į žemesnį valdymo lygį taip,
kaip ir esant linijiniai struktūrai.
• štabiniams valdymo padaliniams yra suteikiama
daugiau savarankiškumo
Linijinio štabinio tipo struktūros privalumai ir trūkumai
Linijinio štabinio tipo struktūros privalumai •galimybė kvalifikuotai spręsti valdymo
problemas •griežtas vienvaldiškumo principo
taikymas; •greitesnis (lyginant su funkcinio tipo
struktūra) reagavimas į išorinės aplinkos pasikeitimus
•galutinį rezultatą (arba tarpinį) galima pakankamai tiksliai įvertinti pagal atskirų padalinių indėlį
Linijinio štabinio tipo struktūros trūkumai •valdymo veiklos efektyvumą ženkliai įtakoja atskirų vadovų sugebėjimai ir kvalifikacija
•funkcinės tarnybos netolygiai ir nepakankamai apkraunamos darbu
•nėra vertikalaus koordinavimo pagal atskiras valdymo funkcijas, jis perkeliamas į aukščiausią valdymo lygį
•galimas darbo ir kt. išteklių dubliavimas •sunkiau vykdyti institucinę politiką
2010.04.22
7
Linijinio funkcinio tipo struktūros
• Valdymo veikla specializuojama ir kartu išlieka atitinkamo
rango vadovo atsakomybė už jam patikėtą darbo sritį
• Aukščiausios grandies vadovas priima sprendimus
pasitaręs su funkcinių padalinių vadovais ir vadovaujasi jų
rekomendacijomis, tačiau nurodymus perduoda ir
ataskaitas priima taikydamas linijinę valdymo struktūrą
• Linijinio funkcinio tipo struktūroje priimant sprendimus
vyrauja funkcinis valdymas, o įgyvendinant juos – linijinis
valdymas
Tradicinių organizacinių struktūrų privalumai ir trūkumai
Bendrieji tradicinių organizacinių struktūrų privalumai •Institucija yra stabili •Kiekvienas individas turi pastovią darbo
vietą, kur yra saugus •Kiekvienas darbuotojas jaučia aiškiai
apibrėžtą darbo aplinką, kurioje paskiriamos užduotys yra aiškios, įgaliojimai – formaliai apibrėžti, o bendravimas vyksta ir sprendimai priimami laikantis valdžios hierarchijos.
•Tradicinės struktūros yra pakankamai stabilios
Bendrieji tradicinių organizacinių struktūrų trūkumai •Perdėta specializacija •Nepakankamas koordinavimas •Nepakankamas pasikeitimas informacija •Ribotos dalinimosi ištekliais galimybės •Pernelyg centralizuotas sprendimų
priėmimas •Nevisapusiškas klientų aptarnavimas •Per didelis peržiūros lygių skaičius
2010.04.22
8
Programinių struktūrų tipai
• Matricinės struktūros apjungia dviejų tipų struktūras – linijinę ir programinę
tikslinę. Linijinės struktūros pagrindu (vertikaliai) organizuojamas atskirų
institucijos veiklos sričių valdymas. Horizontaliai programinės tikslinės
struktūros pagrindu organizuojamas projektų valdymas.
• Matricinė organizacinė struktūra yra tokia struktūrinių grandžių forma,
kurioje kiekvienas darbuotojas atsiskaito tiek padalinio vadovui, tiek ir
programos ar projekto vadovui.
• Taikant matricinio tipo struktūras, funkcinio padalinio viduje kiekvienas
darbuotojas skiriamas konkrečios programos atsakingu vykdytoju.
Matricinė struktūra
Koordinacinio tipo programinė tikslinė
struktūra
Projektinės komandos
Matricinės struktūros privalumai ir trūkumai
Matricinės struktūros privalumai •decentralizuotas ir savarankiškas
programos koordinatoriaus sprendimų priėmimas
•lanksti vidinė struktūra (laikinos grupės) operatyviai reaguojanti į rinkos ir vidinius institucijos pokyčius
•horizontalusis tarpfunkcinis koordinavimas pagal veiklos tipus ir atskiras paslaugas
•vertikalusis koordinavimas pagal valdymo funkcijas
•yra mažiau netikrumo dėl ateities
Matricinės struktūros trūkumai •matricinėse struktūrose yra tam tikra
valdžios ir atsakomybės pusiausvyra tarp programų ir funkcinių padalinių vadovų. Kai ši pusiausvyra nekonkreti, kyla abejonių dėl atsakomybės. Jei programa patiria nesėkmę, siekiama išvengti atsakomybės
•iškyla problemų vykdant monitoringą •stiprioms matricinėms institucijoms
būdingos programų baigimo problemos
2010.04.22
9
Koordinavimo tipo programinė tikslinė struktūra
• Į jau egzistuojančią valdymo struktūrą įkomponuojami
specialūs koordinavimo padaliniai pavaldūs vienam iš
organizacijos vadovo pavaduotojų
• Sudaroma galimybė sukoncentruoti įgaliojimus bei
atsakomybę viename centre, koordinuoti atskirų vykdytojų
veiksmus
• Naudinga taikyti tokioms programoms, kurių vykdytojai
nepakankamai bendradarbiauja tarpusavyje, bet tampriai
susiję teikiant paslaugas
Komandinė struktūra
• Skirta vienam institucijos tikslui įgyvendinti
• Laikinas valdymo organas, kadangi atlikus numatytą projektą ši
tarnyba išformuojama
• Komandinio tipo struktūros taikomos vykdant negausias ir brangiai
kainuojančius projektus
• Tai mažos grupės asmenų, atsakingų už aiškiai nustatytų rezultatų
pasiekimą
• Komandinė struktūra – tai laikina, nedidelė, bet pakankamai
savarankiška struktūrinė grandis, suformuota vienam institucijos
tikslui įgyvendinti
2010.04.22
10
Kada naudojama komandinė struktūra
Siekiamas aukštos kokybės galutinis
produktas
Sudėtingas problemų
sprendimas
Reikalinga greita reakcija
Vykdomas eksperimentavimas
ir naujovių įdiegimas
Siektinas maksimalus klientų
pasitenkinimas
Komandinio požiūrio charakteristikos
• Sudaroma iš nedidelio narių skaičiaus
• Nehomogeniška narių kvalifikacijos, įgūdžių ir žinių požiūriu;
• Sudaroma iš žmonių, kurie priklauso įvairiems institucijos
padaliniams; kai kuriais atvejais nariai pasirenkami iš išorės
• Nariai kartu vykdo tam tikrą nustatytą užduotį ir atsiskaito savo
vadovui
• Hierarchinė valdžios struktūra paprastai yra žema
• Sudaroma tam tikram laikotarpiui
2010.04.22
11
Komandinio požiūrio privalumai ir trūkumai
Komandinio požiūrio privalumai
• Visų suvokiama vizija
• Imlumas naujovėms
Komandinio požiūrio trūkumai
• Nėra organizacinio aiškumo
• Reikia daug valdymo pastangų
• Nestabilumas
Komandos formavimo principai
• Aiškus ir tiksliai nustatytas tikslas
• Vadovavimas
• Aiškus individualus vaidmuo
• Grupės narių sąveikos ir tarpusavio priklausomybės aiškumas
• Visos grupės atsakomybė
• Nevaržomas ir neformalus bendravimas
2010.04.22
12
Komandinės struktūros alternatyvos
Privalumai •leidžiama panaudoti padalinyje esančią
techninę bazę ir dirbantį personalą •dalyvavimas naujoje veikloje gali sustiprinti įgūdžius, be to, projekto komanda gali disponuoti kitų skyriaus darbuotojų patirtimi
•užbaigus projektą, atsakingų darbuotojų integracija į egzistuojančią instituciją yra paprastesnė
Trūkumai •ne visada pakankamai rūpinamasi projekto
užsakovo interesais, kadangi svarbesni yra tiesioginiai padalinio interesai
•padalinyje dominuoja tendencijos orientuotis į funkcijoms būdingus srities klausimus
•dominuoja tendencijos ignoruoti kitų institucijų padalinių klausimus
•esantis personalas gali nesugebėti susidoroti su naujovių diegimu, pokyčiais
•papildomas darbo krūvis gali būti didelis palyginti su normaliu darbo krūviu
Egzistuojančios institucijos panaudojimas
Komandinės struktūros alternatyvos
Privalumai •leidžiama panaudoti padalinyje esančią
techninę bazę ir dirbantį personalą •dalyvavimas naujoje veikloje gali sustiprinti įgūdžius, be to, projekto komanda gali disponuoti kitų skyriaus darbuotojų patirtimi
•užbaigus projektą, atsakingų darbuotojų integracija į egzistuojančią instituciją yra paprastesnė
Trūkumai •ne visada pakankamai rūpinamasi projekto
užsakovo interesais, kadangi svarbesni yra tiesioginiai padalinio interesai
•padalinyje dominuoja tendencijos orientuotis į funkcijoms būdingus srities klausimus
•dominuoja tendencijos ignoruoti kitų institucijų padalinių klausimus
•esantis personalas gali nesugebėti susidoroti su naujovių diegimu, pokyčiais
•papildomas darbo krūvis gali būti didelis palyginti su normaliu darbo krūviu
Atskiro skyriaus įsteigimas
2010.04.22
13
Komandinės struktūros alternatyvos
Privalumai •projekto vadovas turi visą valdžią, disponuoja priskirtu personalu ir periodiškai atsiskaito institucijos vadovybei ir užsakovui už atliktus darbus
•visi projekto personalo nariai yra tiesiogiai pavaldūs tik projekto vadovui
•nesant funkcinių padalinių, pagreitėja sprendimų priėmimo procedūra
•kai institucija vykdo keletą sėkmingų panašios srities projektų, susiformuoja gana pastovus patyrusių ekspertų korpusas;
•savarankiškose projektinėse komandose subręsta stiprus identiteto jausmas, kuris sustiprina komandos narių motyvaciją
•projekto komanda nedelsiant reaguoja į užsakovo pageidavimus
•projektinės organizacijos pasižymi veiksmų vienove •projektinės organizacijos yra struktūriškai paprastos ir lanksčios
Trūkumai • ribotam darbo laikui gali būti sunku sutelkti
darbuotojus • reikia iš naujo sukurti padalinio valdymo procedūras • sunkiau pasinaudoti pagrindinės institucijos patirtimi • sunku vėl integruoti personalą į pagrindinę instituciją,
kai projektas užbaigiamas • neretai projektinės komandos ima ignoruoti
administracines procedūras
Atskiro skyriaus įsteigimas
Komandinės struktūros alternatyvos
Privalumai • greitas suformavimas • veiklos lankstumas; darbo grupė
lengvai prisitaiko prie besikeičiančių sąlygų
Trūkumai • sunkumai vadovaujant ir
kontroliuojant darbo grupės veiklą stambios programos sąlygomis
• Neefektyvu vykdant ilgesnį projektą • sunkumai panaudojant tradicinių
organizacinių struktūrų paramą darbo grupei.
• Darbo grupė labiausiai tinka mažoms ir vidutinio dydžio veikloms
Darbo grupės panaudojimas
2010.04.22
14
Kodėl komandos patiria nesėkmę?
• Trūksta drausmės, kurios reikalauja jų lankstumas ir
nepriklausomybė
• Trūksta įprasto atsakomybės, vaidmenų ir savitarpio
santykio aiškumo
• Ne visi žmonės gali dirbti tokiomis struktūriškai
neapibrėžtomis ir neįprastomis sąlygomis
• Daugeliui žmonių sunku susitvarkyti su tokia laisve
Tradicinės ir programinės organizacinės struktūros
• Komandos geriausiai dirba esant ribotam narių
skaičiui.
Ankstyvos aborigenų medžioklės grupės buvo sudarytos
iš penkių - penkiolikos žmonių.
Šiandieninės sporto komandos turi ribotą skaičių
žaidėjų: beisbolo – devynis, futbolo – vienuolika, o
krepšinio – penkis. Atsarginių žaidėjų ir aptarnaujančių
žmonių skaičius taip pat yra ribotas ir tikslus
2010.04.22
15
Tradicinės ir programinės organizacinės struktūros
• Nors naudojama vis daugiau komandinių struktūrų, jos negali
visiškai pakeisti tradicinės organizacinės struktūros.
• Pasitaiko, kad funkcinėse ar silpnose matricinėse institucijose
kritinių problemų sprendimui sukuriamos specialios projektinės
komandos.
• Matricinė struktūra gali būti tinkamiausia projektams, kuriems
reikia įvairių funkcinių padalinių indėlio bei sudėtingų
technologinių procesų priežiūros ir tik dalinio specialistų indėlio
Novatoriška organizacinė struktūra
• Akcentuoja kūrybiškumą ir išradingumą
• Remiasi stipriomis komandomis, kurios sujungia
skirtingų sričių ekspertus ir kurioms būdingas atviras
veiklos stilius
• Kiekvienai organizacijai yra reikalingi novatoriškumo
elementai, taigi kiekvienoje organizacijoje reikalingos
komandos, kaip struktūros, sužadinančios
organizacijos novatoriškumą. Užbaigus pavestą darbą,
komandos išformuojamos.
2010.04.22
16
Gairės komandos organizavimui
• Komandos struktūra turi būti lanksti ir garantuoti, kad
ekspertai galėtų ne tik geriau panaudoti savo įgūdžius ir
patirtį, bet ir nepaisydami tradicinių apribojimų įveiktų
naujas sritis
• Koordinuoti pačioje komandoje turi atitinkamos techninės
arba funkcinės srities ekspertai, o ne aukštesnio lygio
organizacijos vadybininkai
• Pagrindinė veikla komandoje turi remtis bendravimu ir
diskusijomis
Novatoriška organizacinė struktūra
• Novatoriškose organizacijose labiausiai paplitęs matricinės organizacijos
struktūros tipas
• Nors matricinėje struktūroje sprendimų priėmimas yra lėtas ir sudėtingas, tačiau
struktūra garantuoja tinklą, leidžiantį darbuotojui neužsidaryti savo pozicijoje, ir
bendradarbiauti su kitais organizacijos žmonėmis
• Novatoriškose organizacijose dažnai yra labai vertingos paralelinės struktūros,
kurios egzistuoja kartu su esančia formalia hierarchija. Paraleliniams
struktūriniams padaliniams platesnis veiklos baras atsiveria nematricinėse
organizacijose. Jie gali veikti be kasdienio ir net politinio esančios struktūros
spaudimo
• Novatoriškoms organizacijoms būdingiausias toks vadovavimo stilius, kuris
pasikliauja dalyvių bendradarbiavimu
2010.04.22
17
Novatoriškumo principai
• Reklamuoti esamus laimėjimus ir jais didžiuotis
• Visokeriopai skatinti novatoriškas iniciatyvas projektų
komandose arba garantuoti organizacijos aukščiausios vadovybės
palaikymą šiais klausimais
• Tobulinti bendravimą organizacijoje
• Mažinti hierarchijos lygių organizacijoje skaičių
• Teikti galimybę žemesnėms grandims savo idėjomis prisidėti prie
inovacijų proceso
• Mažiau kaip trečdalis organizacijų darbuotojų mano, kad vadovai
jiems pateikia aiškius tikslus ir veiklos kryptis.
• Kaip galima aktyviai palaikyti, jei nežinai, kas siekiama
padaryti?
• Netgi tuo atveju, kai menedžeriai yra gerai informuoti ir
teisingai supranta strategijos esmę, palaikymas gali būti tik
dalinis
Palaikymo strateginiams pakeitimams formavimas
2010.04.22
18
Skirtingi strateginio palaikymo tipai
Stiprus palaikymas
• Teigiamas apskritai ir itin tinka, kai parinktoji strategija sėkmingai veikia • Jei aplinkoje įvyksta pasikeitimų, gali būti sunku organizacijoje atlikti
reikalingus pakeitimus
Silpnas palaikymas
• Teigiamas, kai strategija sėkmingai veikia, kitais atvejais – trukdo jos įgyvendinimui
• Gana lengva atlikti reikalingus pakeitimus
Skeptiškas požiūris
• Jei vadybininkai gerai supranta strategijos idėją, tačiau jų nepalaiko, jie yra skeptiški jų atžvilgiu
Klaidingas palaikymas
• Kai vadybininkai gana teigiamai vertina tai, kas daroma, bet yra blogai informuoti apie esmę
Palaikymas strateginiams pakeitimams
• Svarbu, kas pritaria, o kas ne.
• Strategijos atveju priimta laikytis požiūrio, kad
svarbiausia, kad tam pritartų vyriausieji vadovai, bet
kada daroma prielaida, kad jie iki galo supranta visą
situaciją ir žino ką, bei kaip daryti.
• Sudėtingoje situacijoje kol viduriniojo ir žemesniojo
lygio vadovai nesupranta strategijos konteksto, jiems
sunku aktyviai dalyvauti procese
2010.04.22
19
Motyvavimo sistemų parinkimas
• Vienas svarbiausių uždavinių – teisingai identifikuoti
pagrindinius vertinimo kriterijus, kurie išreikštų
realizuojamosios strategijos tikslus
• pasiekti, kad skirtingas kriterijaus lygis būtų
pakankamai motyvuotas.
• aukštesnio lygio pasiekimas, už kurį mokama turi
būti vertas tų pastangų
Motyvavimo sistemų parinkimas
Tikimasi motyvuoti Realiai motyvuojama
•Ilgalaikį augimą
•Lankstumą rinkoje
•Komandinį darbą
•Dinaminius pasikeitimus
•Reorganizacija
•Visuminės kokybės
ideologiją
•Trumpalaikis rezultatas
•Pajamos
•Individualios pastangos
•Atskirų tikslų ir uždavinių siekimas
•“kėdžių perstatymas”, nauji etatai
•Procedūrų laikymasis
2010.04.22
20
Pagrindinės motyvavimo sistemos klaidos
Per didelis dėmesys “objektyviems” kriterijams
Per didelis dėmesys akivaizdiems veiklos išraiškos elementams
Į kriterijus ir vertinimo sistemą įtraukiami elementai, dėl įvairių priežasčių disonuojantys su pagrindiniais ar mažinantys jų patrauklumą
Motyvavimo sistemos principai
Gerai įsigilinti į priimtąją strategiją
Dėmesį sutelkti į tokius darbus,
kurie galėtų būti įvertinti
Išskirti motyvus
Atskirti motyvus nuo pagrindinio
apmokėjimo kriterijaus
Numatyti sistemos
modifikavimo galimybes
2010.04.22
21
KLAUSIMAI IR KOMENTARAI
http://cid-b77a211e75457f9e.skydrive.live.com/ http://aurimas-gircys.blogspot.com/
Recommended