View
123
Download
1
Category
Preview:
DESCRIPTION
pengurusan aset
Citation preview
Taklimat Pengurusan Aset Alih Kerajaan
14 Mei 2013 – Kolej Matrikulasi Perlis
JPN Perlis
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM
PP 5 TAHUN 2007
Tujuan
Memperkemas dan memantapkan
peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan
2
JKPAK
i. Merancang, pantau & selia pengurusan
aset
ii. Mesyuarat sekali dalam tempoh 3 bulan
iii. Agenda mesyuarat
a. Kedudukan semasa aset alih
b. Laporan pemeriksaan aset alih
c. Isu mengenai aset alih
d. Laporan tindakan surcaj atau
tatatertib
e. Laporan tindakan pelupusan
Tempoh Mesyuarat
Bil Tarikh Laporan Tempoh
1 Jan Suku tahun
ke-4
Okt-Dis
2 Apr Suku tahun
pertama
Jan-Mac
3 Jul Suku tahun
ke-2
Apr-Jun
4 Okt Suku tahun
ke-3
Jul-Sep
Peranan Pegawai Aset
3
Pegawai Aset
Urusetia Mesyuarat JKPAK
Pengurusan Pelupusan,
Kehilangan & Hapuskira
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Urusetia Laporan Suku Tahun &
Tahunan
Urusetia Penerimaan Hadiah
Pengurusan Pelantikan
Peranan Pegawai Aset Urusetia Mesyuarat JKPAK
4
4 Kali setahun (Jan / April / Julai / Oktober)
Pengerusi : Pengarah / Pegawai Pelajaran Daerah / Pengetua / GB
Setiausaha : Pegawai Aset
Ahli : Ketua-ketua Unit / Audit Dalam / Pegawai-pegawai Lain yang bersesuaian
Agenda : Kedudukan Semasa Aset Alih / Laporan Pemeriksaan Aset / Laporan Pelupusan / Laporan Surcaj/tatatertib/Bayaran Balik / Hal-hal Lain
Peranan Pegawai Aset Pengurusan Aset Alih Kerajaan
5
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007
Akta Pewakilan Kuasa 1956
Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) 5 Feb 2009 & 31 Julai 2009
Pekeliling BPPA Bil 3 Tahun 2009 – Membawa Peralatan ICT
Pekeliling Perkhidmatan 3 Tahun 1998
Peranan Pegawai Aset Pengurusan Aset Alih Kerajaan
6
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2008
Surat Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan daripada KSU KPM/ Pegawai Pengawal Kepada SUB/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Pelajaran Negeri
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2013 – Pengurusan Kenderaan Kerajaan
Peranan Pegawai Aset Urusetia Pelantikan
7
Pegawai Aset
Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori
Lembaga Pemeriksa Pelupusan
Sistem pelantikan Pegawai Aset (SPPA)
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Kehilangan dan hapuskira
8
Definasi Aset
PERKARA HARTA MODAL INVENTORI
Definisi Harga perolehan asal > RM 1000
Perlu penyelenggaraan berjadual
tanpa kira harga perolehan asal
Harga perolehan asal < RM 1000
Perabot, hamparan, hiasan, langsir,
pinggan mangkuk tanpa tanpa kira
harga perolehan asal
Kategori Loji/Jentera Berat
Kenderaan
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel
NPA < RM 1000 & tidak perlu
penyelenggaraan berjadual
Peralatan/Kelengkapan ICT/
Telekomunikasi/ Makmal/Bengkel
Tanpa kira NPA
Perabot / hamparan, hiasan &
langsir / pinggan mangkuk
Catatan Penyelenggaraan Berjadual adalah penyelenggaraan seperti yang disyaratkan
dalam manual/buku panduan pengguna
Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu
tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
10
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Kehilangan dan hapuskira
11
Penerimaan Istilah
Pegawai
Penerima
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk
terima dan sahkan aset yang diperolehi
Pegawai
Bertauliah
Objektif
▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam
bidang tertentu
▪ Spesifikasi aset
▪ Kualiti/Kuantiti
▪ Keadaan aset
12
Penerimaan Prosedur Penerimaan
Semak butiran Periksa (kira/ukur) Terima bersyarat*
KEW.PA-1 – isi** KEW.PA-1 – sah
Pengesahan Pegawai Penerima (Surat Jaminan &
Manual Pengguna)
* “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang dan diuji”
** Jika terdapat kerosakan atau perselisihan
13
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Kehilangan dan hapuskira
14
Description of Picture goes here.
Pendaftaran Objektif & Tempoh
Data Base
Kesan &
Pantau
Keadaan aset
Selenggara, Lupus &
Ganti
Dua (2)
Minggu
15
Pendaftaran Punca Maklumat
Beli Dokumen Kontrak
Invois
LO Kad
jaminan
Nota Serahan
Lain-lain
Sewa Beli
Ikatan perjanjian
Lain-lain
Sumber Lain
Salinan daftar
Surat kelulusan
Sijil Lucuthak * Aset belum daftar dan tiada punca
maklumat – rujuk fizikal atau maklumat
lain yang berkaitan
* Aset disewa tidak perlu daftar
16
17
Bab B – TPA 5/2007
Para 10 “ Pengesahan
pendaftaran hendaklah
dibuat dan dicop pada
dokumen punca maklumat
yang berkaitan “
Pendaftaran Pengesahan Pendaftaran
Pendaftaran Urusan Pendaftaran
PERKARA HARTA MODAL INVENTORI
Tanggungjawab
Pegawai Aset
Pegawai Aset
Borang diguna
KEW.PA-2 – Daftar Harta
Modal
KEW.PA-4 – Senarai Daftar
Harta Modal
KEW.PA-3 – Daftar
Inventori
KEW.PA-5 – Senarai
Daftar Inventori
Catatan
* Pendaftaran berkomputer, pastikan guna format yang sama
& ditandatangan oleh Ketua Jabatan.
* Daftar dikemaskini jika ada penambah/penggantian,
pemeriksaan aset, pelupusan atau hapuskira.
* Disimpan dalam fail kulit keras dan dalam kabinet berkunci
18
19
Nombor Siri Pendaftaran
Nilai Perolehan Asal
Tarikh Perolehan
Tandatangan Ketua Jabatan
Penempatan Aset
Pemeriksaan Aset –
Jika telah dilaksanakan
Pendaftaran KEW.PA-2 – Harta Modal
20
Nombor Siri Pendaftaran
Nilai Perolehan Asal
Tarikh Perolehan
Tandatangan Ketua Jabatan
Penempatan Aset
Pemeriksaan Aset –
Jika telah dilaksanakan
Pendaftaran KEW.PA-3 – Inventori
Pendaftaran Pelabelan Aset (JPN Perlis)
22
Singkatan Kementerian
Singkatan Jabatan/Bahagian
Kod Pengkelasan Aset
Tahun
No. Siri
KPM/JPNPEL153/H@I/13/1234
Nota : BPK194 / JPN153 / Bahagian12
Singkatan Emis Agensi
Pendaftaran Pelabelan Aset (Sekolah Di Bawah JPN Perlis)
23
Singkatan Kementerian
Singkatan Jabatan/Bahagian
Kod Pengkelasan Aset
Tahun
No. Siri
KPM/JPNPEL/KOD EMIS SEKOLAH/H@I/13/1234
Nota : BPK194 / JPN153 / Bahagian12
Singkatan Emis Agensi
Pendaftaran Pergerakan Aset & Senarai Aset Di Lokasi
Pergerakan
Aset
▪ Guna KEW.PA-6 – Daftar Pergerakan
Harta Modal & Inventori
▪ Simpan di kabinet berkunci
Aset
Di Lokasi
▪ Guna KEW.PA-7 – Senarai Aset Alih
Kerajaan
▪ Buat 2 salinan
▪ Satu disimpan oleh Pegawai Aset / satu
lagi oleh pegawai bertanggungjawab
▪ Dikemaskini dari semasa ke semasa
24
25
Nama Peminjam
Tarikh dikeluar serta
jangkaan dipulang
Tandatangan Peminjam
Tandatangan serta tarikh
pemulangan (peminjam)
Tandatangan serta tarikh
pemulangan (peg.
Bertanggungjawab)
Pendaftaran KEW.PA-6 – Daftar Pergerakan HM & I
26
Maklumat Peminjam
Perincian aset dipinjam serta
“Tempoh” Pinjaman
Tandatangan Peminjam
Tandatangan pegawai yang
meluluskan
Pendaftaran BPPA20 – Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT
27
Maklumat Ruang/Bilik
Maklumat Aset Alih
Tandatangan Pegawai
Bertanggungjawab Pada
Ruang/Bilik
Tandatangan Pegawai Aset
Pendaftaran KEW.PA-7 – Senarai Aset Alih Kerajaan
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Kehilangan dan hapuskira
28
Description of Picture goes here.
Elak membazir
Jimat kos
Jangka hayat
Elak salahguna
Elak hilang
Tujuan rasmi
Ikut fungsi
Pengendalian (pegawai mahir)
Direkod
Lapor kerosakan (KEW.PA-9)
Penggunaan, Penyimpanan & Penyelenggaraan Objektif & Penggunaan
29
Description of Picture goes here.
Penggunaan, Penyimpanan & Penyelenggaraan Penyimpanan
Lokasi
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
▪ Tempat selamat
▪ Sentiasa bawah kawalan
▪ Patuhi Arahan Keselamatan Kerajaan
Tanggungjawab
Aset Menarik &
Nilai Tinggi
▪ Rosak atau hilang
▪ Tanggungjawab pegawai
▪ Mudah terdedah kepada risiko hilang
▪ Kawalan maksima
30
Penggunaan, Penyimpanan & Penyelenggaraan Pemeriksaan
Apa diperiksa ?
Nationally and
Internationally
benchmarked
Objektif
▪ Fizikal
▪ Rekod
▪ Penempatan
Kenapa ?
Siapa ?
▪ Semak keadaan & prestasi
▪ Pastikan aset ada didaftar dengan lengkap, tepat
dan terkini
▪ Pastikan lokasi aset betul
Bila ? ▪ Sekurang-kurangnya sekali setahun
▪ Pegawai Pemeriksa Aset
▪ Dilantik oleh Pegawai Pengawal
31
32
Status Semasa Aset
Maklumat Status Aset Fizikal
& Kad
Butiran Aset Yang Diperiksa
Tandatangan Pegawai
Pemeriksa Yang Dilantik
Pemeriksaan KEW.PA-10 – Laporan Pemeriksaan Harta Modal
33
Status Semasa Aset
Maklumat Status Aset Fizikal
& Kad
Butiran Aset Yang Diperiksa
Tandatangan Pegawai
Pemeriksa Yang Dilantik
Pemeriksaan KEW.PA-11 – Laporan Pemeriksaan Inventori
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Kehilangan dan hapuskira
34
Penyelenggaraan Objektif
35
Aset berfungsi
Jangkahayat aset
Kurangkan rosak
Tingkat keupayaan
Jimat belanja
Keselamatan pengguna
Suasana kerja
Imej kerajaan
Penyelenggaraan Jenis penyelenggaraan
36
Preventive maintainance
Penyelenggaraan berjadual
Periksa, servis, baiki @ ganti
Pastikan berfungsi
Corrective maintainance
Baiki dan ganti sumber fizikal
Pastikan berfungsi
Penyelenggaraan Panduan penyelenggaraan
37
Kenalpasti & senaraikan
(KEW.PA-13)
Rancang penyelenggaraan
Laksana penyelenggaraan
Rekod penyelenggaraan
(KEW.PA-14)
Nilai program penyelenggaraan
selia & pantau penyelenggaraan
38
Nombor Pendaftaran Aset
Butiran Aset
Kedudukan Aset
Pemeriksaan KEW.PA-13 –Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan
39
Maklumat Aset
Butiran Kerja Dibuat
Tandatangan Pengesahan
Kerja
Pemeriksaan KEW.PA-14 – Daftar Penyelenggaraan Harta Modal
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Kehilangan dan hapuskira
40
Pelupusan Definisi & objektif
Proses mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan
Tujuan
Elak simpan aset rosak & tidak diperlu
Jimat ruang Hasil pulangan
Gunasama
41
Pelupusan Prosedur Pelupusan
Tidak Ekonomi Dibaiki
Obselete
Total lost Luput
tempoh
Keupayaan tidak
optimum
Tiada alat ganti
Syor Pemeriksa
Aset
Perubahan teknologi
Tidak diperlukan
42
(1) Kenalpasti aset yang hendak dilupuskan
Pelupusan Prosedur Pelupusan-Perakuan Pelupusan
Borang
▪ KEW. PA-16
▪ Perakuan pelupusan (PEP)
▪ PEP Perkakasan komputer disediakan oleh
Pegawai Sistem Maklumat / Guru ada ijazah
Sains Komputer / PPTM
Keperluan
▪ Aset mekanikal, teknikal, elektrikal & elektronik dan
perkakasan komputer
▪ Rujuk JKR atau pakar khusus
▪ Disahkan oleh dua (2) pegawai yang tidak terlibat
dengan aset
▪ Nilai semasa sah setahun sahaja.
▪ Selepas setahun perlu buat baru. 43
(2) Dapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) – KEW.PA-16 (Jika berkenaan)
44
Maklumat Aset
Maklumat Nilai Semasa
Tandatangan Penyedia PEP
Pelupusan KEW.PA-1 6 – Perakuan Pelupusan
Pelupusan Prosedur Pelupusan -Lembaga pemeriksa
Pelantikan
Nationally and
Internationally
benchmarked
▪ Kuasa melantik oleh Pegawai Pengawal
▪ Cadangan daripada agensi
Bilangan &
Tempoh
Syarat
Keanggotaan
▪ Dua (2) orang (Pengerusi & ahli)
▪ Dua (2) tahun
Bidang tugas
▪ Tidak terlibat secara langsung dengan Aset
▪ Ada kepakaran untuk periksa aset (bila perlu)
▪ Pegawai P&P dan Sokongan 1 atau setaraf
▪ Pegawai dari luar boleh dilantik jika perlu
▪ Sediakan jadual pelupusan
▪ Periksa aset yang hendak dilupus (dalam tempoh1 bulan dari
tarikh arahan)
▪ Maklumat sulit pada aset dikeluarkan
▪ Sediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17)
▪ Syor kaedah pelupusan & t/tangan KEW.PA-17 45
(3) Dapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa – KEW.PA-17
46
Maklumat NPA & Semasa
Maklumat Aset Alih Yang
Hendak Dilupuskan
Tandatangan Lembaga
Pemeriksa Yang Dilantik
Pelupusan KEW.PA-1 7 – Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan
Syor Kaedah Pelupusan
Pelupusan Prosedur Pelupusan – semakan dokumen
(4) Semak dan pastikan dokumen lengkap
Tarikh
lantik
&
periksa
Nilai Perolehan
Asal
Penyedia PEP
Kaedah Pelupusan Dokumen Yang Dihantar
Kepada Kuasa Melulus
Kenderaan KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh JKR
Peralatan ICT KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh PTM/
PPTM
Pindahan/hadiah KEW.PA-17
Surat permohonan hadiah
daripada penerima
Peralatan mekanikal,
teknikal, elektrikal,
elektronik
KEW.PA-17
KEW.PA-16 oleh pakar
Pelupusan Prosedur Pelupusan – Kuasa Melulus
(5) Serah kepada Kuasa Melulus
KUASA MELULUS PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Sila rujuk pegawai-pegawai yang diagihkan kuasa di Jadual A di bawah AKTA PEWAKILAN KUASA 1956 P.U. (B) 285 BERTARIKH 6 OGOS 2009
Kuasa Melulus Nilai Perolehan
Asal (NPA) satu
aset
Nilai Agregat Catatan
Perbendaharaan > RM 200,000.00 > RM 1,000,000.00
Kementerian
(SUB BPPA)
Negeri
(SUB BPPA)
< RM 200,000.00
> RM 10,000.00
< RM 1,000,000.00
> RM 100,000.00
Semua Bahagian/Jabatan di KPM
Semua sekolah direct dengan
Bahagian/Jabatan
Negeri < RM 10,000.000 < RM 100,000.00 termasuk semua sekolah
harian di bawah
kendalian JPN
Pelupusan Prosedur Pelupusan – Kuasa Melulus
(6) Terima dan laksanakan pelupusan
Jualan (tender / sebut harga /
lelong)
Jualan sisa
Tukar barang (barter trade)
Tukar beli (trade in)
Tukar ganti (cannibalize)
Pindahan Hadiah
Musnah (tanam/ bakar/ buang/
tenggelam)
Lain-lain
Pelupusan Jualan sisa
Untuk aset tidak boleh guna dalam bentuk & fungsi asal
Aset mengandungi logam (besi, tembaga dll)
Kaedah : tender / sebutharga
Sykt bumiputra berdaftar dengan MOF (keutamaan sykt tempatan)
Jika kenderaan ; tidak boleh didaftar semula
50
Pelupusan Musnah
Untuk aset tiada nilai jualan/nilai sisa @ berunsur keselamatan
Kaedah : tanam / bakar / buang / tenggelam
Pastikan dapat kebenaran PBT,JAS,Jab.Laut (mana berkenaan)
Pastikan komponen boleh guna dikeluarkan dahulu & diketuk/gelek sebelum musnah
Sijil Penyaksian pemusnahan disediakan (KEW.PA-18)
51
Pelupusan Musnah (sambungan)
Pelupusan aset yang dikategorikan sebagai buangan terjadual (peralatan ICT dan bahan kimia) tidak boleh dimusnahkan atau secara jualan sisa kerana tertakluk kepada Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual 2005)
Aset perlu dilupuskan kepada premis pemerolehan kembali yang dilesenkan oleh Jabatan Alam Sekitar (www.doe.gov.my)
Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 24
Sept 2010 – Bahan Buangan Berjadual
52
Pelupusan Musnah (sambungan)
53
Bil Isu/Perkara Syor Tindakan
1 Pelupusan barangan elektrik/elektronik (e-waste)
seperti komputer dan aksesori (pencetak & pengimbas),
mesin fotostat, televisyen, mesin basuh, peti sejuk, alat
pendingin hawa, telefon mobil dan aksesori/bateri
Dilupuskan kepada premis Pemeroleham
Kembali e-waste yang dilesenkan oleh JAS
2 Pelupusan buangan minyak terpakai (contoh:minyak
kenderaan daripada stesen servis kenderaan depot
tentera)
Dilupuskan kepada premis Pemeroleham
Kembali minyak terpakai yang dilesenkan
oleh JAS
3 Pelupusan bateri asid plumbum terpakai (bateri
kenderaan)
Dilupuskan kepada premis yang
dilesenkan oleh JAS
4 Pelupusan bahan mudah dibakar dalam bekas yang
dibenarkan seperti duit, pakaian atau rokok
Dilupuskan kepada premis yang
mempunyai insinerator yang diluluskan
oleh JAS
5 Pelupusan bahan makmal seperti bahan kimia luput
tarikh, ubat dan buanagn farmasutikal
Dilupuskan kepada premis yang
dilesenkan oleh JAS
6 Pelupusan bahan gas berkaitan CFC, bahan binaan
terpakai dari asbestos dan lain-lain buangan terjadual
Dilupuskan mengikut kaedah yang
ditetapkan oleh peraturan berkaitan
Lampiran kepada Surat Perbendaharaan KK/BKP/ 10/535/20/15(9) 24 September 2010
54
Pelupusan Surat Perbendaharaan – Pelupusan e-waste Kepada Pusat Kitar Semula
E-waste Komputer sahaja ***
Pelupusan Tukar ganti (cannibalize)
Untuk aset Tidak Ekonomi Dibaiki (TED) tapi ada bahagian/komponen masih boleh diguna
Asas tukar ganti : aset sama jenis kegunaan
Asas tukar ganti : Pegawai Teknikal check & sahkan
Asas tukar ganti : tujuan baik pulih & penjimatan
Aset penerima perlu rekod dalam Bahagian B KEW.PA-2
55
Pelupusan Pindahan
Aset boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh agensi
Pindahan antara Jab. Persekutuan kelulusan Kuasa Melulus
Dilaksana berasaskan : keperluan/permohonan & tidak dikenakan bayaran
Dilaksana berasaskan : Kos pengendalian ditanggung penerima & daftar aset diserah kepada penerima
Surat Akuan Penerimaan serah kepada Kuasa Melulus
56
Pelupusan Hadiah
Aset boleh guna tapi tidak diperlukan agensi @ aset TED tapi boleh dijadikan bahan latihan/pameran
Antara Kem/Jab Kerajaan untuk latihan/pameran
Antara Kem/Jab Kerajaan dengan organisasi yang diiktiraf
Dilaksana berasaskan : permohonan/keperluan penerima & kos pengendalian ditanggung penerima
Surat Akuan Penerimaan serah kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan KEW.PA-19
57
Pelupusan Prosedur Pelupusan – Pelaporan & kemaskini rekod
(7) Kemukakan laporan pelupusan (KEW.PA-19) kepada Kuasa Melulus
Kaedah Pelupusan Dokumen Kepada Kuasa Melulus
Jualan secara tender / sebutharga / lelong / jualan
sisa
KEW.PA-19
Resit
Tukar barang (barter trade) / Tukar beli (trade in) /
Tukar ganti (Cannibalize)
KEW.PA-19
Pindahan/hadiah KEW.PA-19
Surat Akuan Penerimaan
Musnah secara tanam / bakar / buang / tenggelam KEW.PA-19
KEW.PA-18 (Sijil Penyaksian)
(8) Kemaskini Rekod
Kemaskini pada ruang Kehilangan/Hapuskira di KEW.PA-2 / KEW.PA-3
59
Maklumat Penyaksian
Tandatangan
Pelupusan KEW.PA-1 8 – Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan
Maklumat Agensi
60
Maklumat Pelupusan
Tandatangan Ketua Jabatan
Pelupusan KEW.PA-1 9 – Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan
Maklumat Agensi
Maklumat Kelulusan
Kuasa Melulus
Pelupusan Tempoh , pelanjutan & pinda kaedah
Tempoh
Nationally and
Internationally
benchmarked
▪ Tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan
Pelanjutan
Tempoh
Pinda Kaedah
▪ Mohon dua minggu sebelum tempoh kelulusan
tamat
▪ Pelanjutan lagi tiga (3) bulan
▪ Sekali sahaja
▪ Tamat tempoh ; permohonan baru
▪ Mohon sebelum tempoh kelulusan tamat
▪ Jika tamat ; permohonan baru
61
Tatacara Pengurusan Aset
Pendahuluan
Bab D - Penyelenggaraan
Bab B - Pendaftaran
Bab C – Penggunaan, Penyimpanan & Pemeriksaan
Bab E - Pelupusan
Bab A - Penerimaan
Bab F – Kehilangan dan hapuskira
62
Kehilangan
Kehilangan & hapuskira Istilah
Aset tiada lagi dalam simpanan akibat kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam atau kecuaian pegawai awam Hapuskira
Proses membatalkan rekod yang hilang
Pegawai Pengawal
Ketua Setiausaha kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan
Ketua Jabatan
Ketua sesuatu cawangan, daerah & pejabat
63
Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 5 Februari 2009
Kehilangan & hapuskira Bayaran Balik
Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang
Kehilangan peralatan, elektronik, telekomunikasi dan ICT yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 diberi pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa
Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK
64
Surat Arahan Perbendaharaan (SAP) bertarikh 31 Julai 2009
Kehilangan & hapuskira Bayaran Balik (sambungan)
Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj Bagi Mendapatkan Nilai Harta Mudah Alih (Elektronik) Yang Hilang (Penambahbaikan)
Skop kehilangan diperluaskan kepada semua aset yang nilai semasa tidak melebihi RM 5,000.00 kecuali aset melibatkan keselamatan, aset sukar diperolehi, peralatan startegik atau aset diguna untuk kepentingan negara
Kuasa melulus oleh KSU Nilai semasa ;
Nilai semasa berlaku kehilangan Anggaran susut nilai oleh pegawai mahir Diperakukan oleh JKPK
65
Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira - Laporan
Laporan kepada Ketua Jabatan
Pegawai bertanggungjawab lapor kepada Ketua Jabatan Laporan serta merta (makluman telefon / sms dll)
66
(1) Laporan kepada Ketua Jabatan & Laporan Polis
Laporan kepada ketua Jabatan
Ketua Jabatan buat laporan polis dalam tempoh 24 jam Laporan boleh juga di buat oleh Pegawai Bertanggungjawab ( bergantung kepada situasi)
Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Laporan Awal
Laporan Awal (KEW.PA-28)
Disediakan oleh Ketua Jabatan Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal s.k. kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil tempatan Ketua Audit Negara Pastikan semua maklumat dipenuhi :- - Butiran aset - Tarikh/masa/tempat kejadian - Cara kehilangan (berikan perincian) - Pegawai bertanggungjawab - Laporan Polis dll Sekiranya kehilangan baru disedari ; perlu buat anggaran bila kejadian berlaku
(2) Penyediaan Laporan Awal KEW.PA-28
Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Jawatankuasa Penyiasat
Jawatankuasa Penyiasat
Dilantik oleh Pegawai Pengawal guna KEW.PA-29 (dalam tempoh dua minggu dari tarikh Laporan Awal) Keanggotaan
Pegawai tidak terlibat dengn kehilangan aset Gred lebih tinggi dari pegawai terlibat Sekurang-kurangnya 2 orang (lebih kanan sebagai Pengerusi)
Tugas & tanggungjawab Laksana siasatan (lawat tempat kejadian / semak dokumen dll) Semak samada TPA dipatuhi & kenalpasti kelemahan membuat syor pencegahan daripada berulang sedia dan tandatangan Laporan Akhir (KEW.PA-30) 68
(3) Siasatan oleh Jawatankuasa Penyiasat
Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Laporan Akhir
Laporan Akhir (KEW.PA-30)
JK Penyiasat serah kepada urusetia dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal KEW.PA-30 diserah bersekali dengan dokumen sokongan ;
Salinan KEW.PA 2 / 3 / 6 / Gambar lokasi kejadian Lain-lain
69
(4) Penyediaan Laporan Akhir KEW.PA-30
Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Syor & Ulasan
Ulasan syor dan keputusan
Diangkat kepada Pegawai Pengawal oleh urusetia PP boleh buat keputusan atau minta semakan semula Semakan semula oleh JK Penyiasat sediada atau JK Penyiasat lantikan baru. Surcaj atau Bayaran Balik Kemukakan keputusan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal.
(5) Syor & ulasan pegawai Pengawal
Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Kelulusan/keputusan
Bayaran Balik
Urusetia / JPN / PPD maklumkan kepada sekolah Bayaran penuh pada kadar ditetapkan dilaksan oleh pegawai yang dikenakan tindakan. Bayaran dimasukkan ke dalam hasil Kerajaan Dilaporkan kepada urusetia JKPAK KPM status bayaran balik
71
(6) Pelaksanaan kelulusan / keputusan
Surcaj/tatatertib
Syor surcaj/tatatertib bawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Keputusan surcaj/tatatertib dipanjangkan kepada Perbendaharaan Dalam tempoh 9 bulan dari kelulusan Perbendaharaan Dilapor kepada urusetia JKPAK KPM
Kehilangan & hapuskira Proses hapuskira – Perekodan
Perekodan
Catat keputusan hapuskira oada ruang kehilangan/hapuskira KEW.PA-2 / KEW.PA-3 Rekod dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP)
72
(7) Kemaskini Rekod
Tatacara Pengurusan Aset Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi
74 Nationally and
Internationally
benchmarked
▪ Diberi percuma tanpa sebarang ikatan
▪ Peralatan baru dan mudah diperolehi alat ganti
▪ Diberi secara sukarela dan bukan diminta oleh
penerima
▪ Tidak mewujudkan apa-apa jawatan baru
▪ Peruntukan mencukupi untuk penyelenggaraan
▪ Diguna mengikut hasrat pemberi
▪ Direkodkan
▪ Pemberian tiada kepentingan terhadap agensi
Syarat
(1) Agensi menerima sumbangan/hadiah
Tatacara Pengurusan Aset Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi
75 Nationally and
Internationally
benchmarked
Syarat
(2) Isi Lampiran E – Pekeliling Perkhidmatan Bil.3 Tahun 1998
LAMPIRAN E
PERMOHONAN KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN
i. Nama pihak yang memberi dan alamat
Alumni Sekolah Menengah Sains Selangor
Blok C, Aras 5, Plaza Merdeka, Kuala Lumpur
ii. Tujuan hadiah itu diberikan
Kegunaan pelajar dan guru untuk aktiviti luar sekolah
iii. Setakat mana kaitan pembeli dengan Jabatan,jika ada
Bekas pelajar sekolah
iv. Jenis/bentuk hadiah
Bas Coster 20 penumpang
v. Nilai hadiah
RM 150,000.00
vi. Syarat-syarat yang dikenakan oleh pembeli, jika ada
Tiada
vii. Kegunaan/faedah hadiah kepada Jabatan atau sebagainya
Keselesaan kepada guru dan murid serta imej sekolah
viii. Ulasan Ketua Jabatan
Sangat dialu-alukan kerana dapat membantu sekolah dalam aktiviti luar serta meningkatkan imej sekolah .
ix. Maklumat-maklumat lain yang berkaitan
Tiada
……………………………………
(tandatangan Ketua Jabatan)
Tatacara Pengurusan Aset Prosedur Penerimaan hadiah oleh Agensi
76 Nationally and
Internationally
benchmarked
Syarat
(3) Kemukakan permohonan kepada Kuasa Melulus
Peraturan
terpakai
▪ Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1998 ( Garis
Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di
Dalam Perkhidmatan Awam)
▪ Surat JPA/(S)TT(11)343 JLD.4(67) bertarikh 12
September 2008
Kuasa melulus ▪ Nilai setiap hadiah > RM 10,000.00 – Kementerian
▪ Nilai setiap hadiah < RM 10,000.00 – JPN/SUB
(4) Rekod penerimaan
Perekodan ▪ Buka KEW.PA-2 / KEW.PA-3 baru
Tatacara Pengurusan Aset Laporan Tahunan
78 Nationally and
Internationally
benchmarked
Laporan Tahunan perlu dikemukakan oleh BPPA,KPM kepada
Perbendaharaan sebelum/pada 15 Mac
Perbendaharaan
KPM
Bahagian
(Tanpa Agensi Bawahan)
Bahagian
(Ada Agensi Bawahan)
Agensi Bawahan
JPN
PPD
Sekolah
Tatacara Pengurusan Aset Laporan Tahunan
79
Sekolah
Bil Dokumen Keterangan Catatan
1 KEW.PA-8 Laporan Tahunan Harta
Modal & Inventori
Maklumat bilangan KEW.PA-2 & 3
beserta nilai
Semak dengan KEW.PA-4 & 5
Semak dengan KEW.PA-2 & 3
2 KEW.PA-12 Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal & Inventori
Nyatakan bila pemeriksaan aset
dilaksanakan
3 KEW.PA-20 Laporan Pelupusan Aset Alih
Kerajaan
Nyatakan samada ada laksana
pelupusan
Nyatakan nilai pelupusan (jika
berkenaan)
4 KEW.PA-32 Laporan Tindakan Surcaj &
Tatatertib
Nyatakan jika ada.
Jika tiada nyatakan TIADA
5 KEW.PA-33 Laporan Tahunan Kehilangan
& Hapuskira Aset Alih
Kerajaan
Nyatakan jika ada.
Jika tiada nyatakan TIADA
80
Maklumat Agensi
Bil. & Nilai Aset Alih Di Bawa
Ke Hadapan
Bil. & Nilai Aset Alih Tahun
Semasa
Laporan Tahunan KEW.PA-8 – Laporan Tahunan Kew.PA-2 & Kew.PA-3
81
Maklumat Agensi
Maklumat Pelaksanaan
Pemeriksaan
Tandatangan Ketua Jabatan
Laporan Tahunan KEW.PA-12 – Sijil Tahunan Pemeriksaan HM & I
82
Nilai Hasil Pelupusan
Pecahan Nilai Pelupusan
(mesti sama dengan NPA)
Pelupusan KEW.PA-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan
Maklumat Agensi
NPA Aset Dilupus
Tandatangan Ketua Jabatan
Jangan hantar borang kosong;
jika tiada nyatakan TIADA
83
Nilai Hasil Pelupusan
Pecahan Nilai Pelupusan
(mesti sama dengan NPA)
Pelupusan KEW.PA-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan
Maklumat Agensi
NPA Aset Dilupus
Tandatangan Ketua Jabatan
Jangan hantar borang kosong;
jika tiada nyatakan TIADA
84
Butiran Aset & Maklumat
Kehilangan
Amaun Surcaj @ Bayaran
Balik
Pelupusan KEW.PA-32 – Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan
Maklumat Agensi
Rujukan Kelulusan
Tandatangan Ketua Jabatan
Jangan hantar borang kosong;
jika tiada nyatakan TIADA
Tatacara Pengurusan Aset Laporan Tahunan
Pejabat Pelajaran Daerah (PPD)
Bil Dokumen Catatan
1 KEW.PA-8 Maklumat KEW.PA-8 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran D-Ringkasan Laporan Tahunan HM&I
2 KEW.PA-12 Maklumat KEW.PA-12 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran E-Sijil Tahunan HM&I
3 KEW.PA-20 Maklumat KEW.PA-20 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran F-Ringkasan Laporan Tahunan Pelupusan HM&I
4 KEW.PA-32 Maklumat KEW.PA-32 & 33 untuk PPD
Maklumat sekolah-sekolah di bawah PPD
menggunakan Lampiran G-Ringkasan Laporan Tahunan Kehilangan &
Hapuskira HM&I 5 KEW.PA-33
Tatacara Pengurusan Aset Laporan Tahunan
86
Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)
Bil Dokumen Catatan
1 KEW.PA-8 Maklumat KEW.PA-8 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran D-Ringkasan Laporan Tahunan HM&I
2 KEW.PA-12 Maklumat KEW.PA-12 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran E-Sijil Tahunan HM&I
3 KEW.PA-20 Maklumat KEW.PA-20 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran F-Ringkasan Laporan Tahunan Pelupusan HM&I
4 KEW.PA-32 Maklumat KEW.PA-32 & 33 untuk JPN
Maklumat PPD & sekolah-sekolah di bawah JPN
menggunakan Lampiran G-Ringkasan Laporan Tahunan Kehilangan &
Hapuskira HM&I 5 KEW.PA-33
87
Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan
Pegawai Aset Tiada had tempoh Seorang setiap PTJ / sekolah
Pegawai Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang
Lembaga Pemeriksa Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang
Pemverifikasi Stok Dua (2) tahun Sekurang-kurangnya dua (2) orang
Jawatankuasa Penyiasat Mengikut keperluan Sekurang-kurangnya dua (2) orang
PELANTIKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL (KSU KPM)
Tatacara Pengurusan Aset Ringkasan mengenai pelantikan
88
Pelantikan Tempoh Bilangan Pelantikan
Pegawai Penerima Tiada had tempoh Mengikut keperluan
Pegawai Stor Tiada had tempoh Mengikut keperluan
Pegawai
Pengangkutan (bukan
pemandu)
Tiada had tempoh Sekurang-kurangnya dua (2)
orang
PELANTIKAN OLEH KETUA JABATAN
Tatacara Pengurusan Aset Ringkasan mengenai pelantikan
Tatacara Pengurusan Aset Pertanyaan
Unit Pengurusan Aset Alih Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya
Tel : 03 – 88849400 03 – 88846834 / 03 – 88846873 03 – 88846836 Fax: 03 – 88846894 03 – 88846800
89
rais.ayop@moe.gov.my
rizuani.arahman@moe.gov.my @moe.gov.my @moe.gov.my @moe.gov.my
Recommended