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1 Einführung in das Saba-System 1.1 Was bedeutet „Saba“?
Saba 7-Benutzerhandbuch 1
Global Training – The finest automotive learning
Saba 7.0-Handbuch für Bildungskoordinatoren (Version 1.5)
(Global Training Deutschland) (Stand: 26.05.2015)
1 Einführung in das Saba-System 1.1 Was bedeutet „Saba“?
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1 EINFÜHRUNG IN DAS SABA-SYSTEM ................................................................................................. 4
1.1 Was bedeutet „Saba“? .................................................................................................................................... 4
1.2 Was bedeutet Saba für uns?........................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
1.3 Terminologie ................................................................................................................................................... 4
1.3.1 Kategorie ............................................................................................................................................................ 4
1.3.2 Zertifizierungen .................................................................................................................................................. 4
1.3.3 Kurs ..................................................................................................................................................................... 6
1.3.4 Angebot .............................................................................................................................................................. 6
1.3.5 Weitere Terminologie......................................................................................................................................... 6
1.4 Benutzerrollen ................................................................................................................................................ 7
1.4.1 Teilnehmer ......................................................................................................................................................... 7
1.4.2 Bildungskoordinator ........................................................................................................................................... 7
1.5 Zugriff auf Saba ............................................................................................................................................... 8
1.6 Voreinstellungen ............................................................................................................................................. 8
1.7 Teilnehmer – Prozessübersicht....................................................................................................................... 10
1.8 Bildungskoordinator – Prozessübersicht ........................................................................................................ 10
1.8.1 Im Trainingskatalog suchen und Bestellung aufgeben ..................................................................................... 10
1.8.2 Bestellungshistorie anzeigen ............................................................................................................................ 10
1.8.3 Qualifizierungsstufe des Teilnehmers anzeigen ............................................................................................... 11
1.8.4 Passwort zurücksetzen ..................................................................................................................................... 11
1.8.5 Neues Benutzerkonto erstellen ........................................................................................................................ 12
1.8.6 Benutzerdaten ändern ..................................................................................................................................... 12
1.8.7 Benutzerkonto löschen ..................................................................................................................................... 12
2 TEILNEHMERFUNKTIONEN ............................................................................................................... 13
2.1 Personalisierung der Seite Ich ........................................................................................................................ 13
2.2 Kontovoreinstellungen ................................................................................................................................... 13
2.3 Passwortänderung ......................................................................................................................................... 14
2.4 Katalogsuche .................................................................................................................................................. 16
2.4.1 Einfache Suche ................................................................................................................................................. 16
2.4.2 Erweiterte Suche .............................................................................................................................................. 17
2.4.3 Suche nach Kategorien ..................................................................................................................................... 18
2.5 Aktuelle BildungsMaßnahmen ....................................................................................................................... 18
2.6 Zertifizierungen .............................................................................................................................................. 19
2.7 Lernhistorie (Transkript)................................................................................................................................. 20
1 Einführung in das Saba-System 1.1 Was bedeutet „Saba“?
Saba 7-Benutzerhandbuch 3
3 BILDUNGSKOORDINATORFUNKTIONEN ...................................................................................... 21
3.1 Personenadministration ................................................................................................................................ 21
3.1.1 Teilnehmer suchen ........................................................................................................................................... 21
3.1.2 Vorhandene Teilnehmerdatensätze bearbeiten ............................................................................................... 23
3.1.3 Passwort des Teilnehmers zurücksetzen .......................................................................................................... 23
3.1.4 Neuen Teilnehmerdatensatz erstellen.............................................................................................................. 23
3.1.5 Teilnehmer löschen, die aus der Firma ausscheiden ........................................................................................ 26
3.1.6 Mitarbeiter an andere Standorte innerhalb Ihrer Organisation übertragen .................................................... 26
3.2 Qualifizierungen eines Teilnehmers anzeigen (Anmeldungen, absolvierte Kurse, Zertifizierungen) ............... 27
3.3 Registrierung über das Menü „Registrar“ ...................................................................................................... 27
3.4 Registrierung stornieren ................................................................................................................................ 31
3.4.1 Stornierung über Bestellungshistorie ............................................................................................................... 31
3.4.2 Stornierung über die Anmeldungen eines Teilnehmers ................................................................................... 32
3.5 Teilnehmer umdisponieren ............................................................................................................................ 33
3.6 Teilnehmer ändern ........................................................................................................................................ 35
3.7 Wartelistenregistrierung ................................................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.
3.8 Zertifizierung zuweisen / Registrierung über Zertifizierung............................................................................ 36
3.9 Registrierung über Paket ............................................................................................................................... 39
3.10 Lernanfrage stellen / Registrierung über Lernanfrage .................................................................................... 44
3.11 Händlerberichte abrufen................................................................................................................................ 47
3.11.1 Berichtsdefinition .......................................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
3.11.2 Berichtsempfänger........................................................................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.
3.11.3 Berichte in Saba abrufen ................................................................................................................................... 47
4 WO ERHALTE ICH HILFE? ................................................................................................................... 48
1 Einführung in das Saba-System 1.1 Was bedeutet „Saba“?
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1 Einführung in das Saba-System
1.1 Was bedeutet „Saba“?
SABA bedeutet in vielen Sprachen „Wissen“. Saba unterstützt in Ihrem Händlerbetrieb das
Management, die Koordination und die Bewertung von Trainings.
1.2 Terminologie
1.2.1 Kategorie
Es gibt fünf Hauptkategorien in Saba: „After Sales“, „Sales“, „Management“, „Prozesse &
Systeme“ und „Sales of Service and Parts“.
Jede Kategorie kann Unterkategorien enthalten, z. B. „Mercedes-Benz – Technik Pkw“
(siehe Kapitel „2.3.3 Suche nach Kategorien“).
1.2.2 Zertifizierungen
Zertifizierungen bestehen aus mehreren Trainingsmodulen, die erfolgreich absolviert werden
müssen, um Fachkenntnisse in einem bestimmten Themenbereich (Jobprofil) nachzuweisen. Mit
der Zertifizierungsfunktionalität können qualifizierte und zertifizierte Jobprofile gemäß den
Standards von Global Training verfolgt werden.
1 Einführung in das Saba-System 1.2 Terminologie
Saba 7-Benutzerhandbuch 5
Zertifizierungen werden den Teilnehmern von den Mitarbeitern des Veranstaltungs-
managements zugewiesen.
1 Einführung in das Saba-System 0
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1.2.3 Kurs
Ein Kurs liefert in Saba allgemeine Informationen zu einem Training. Dazu gehören Kurstitel und
Kursnummer, Inhalt, Preis, Zielgruppe, Dauer usw.. Variable Informationen wie Trainingsdatum
und Trainingsort gehören dagegen nicht dazu.
1.2.4 Angebot
Präsenzveranstaltungen werden in Saba als Angebot bezeichnet. Angebote können mehrere
Tage umfassen, Buchungen auf Angebote sind immer verbindlich, da sofort eine Bestellung
erzeugt wird.
e-Training-Angebote sind online präsentierte Kurse (Web-Based Training, WBT).
1.2.5 Weitere Terminologie
Begriff Beschreibung Bezug
Bereitstellungsart Die Bereitstellungsart beschreibt die Form, in der ein
Kurs angeboten wird, z. B. als Präsenz- oder e-Training.
Präsenztraining Ein Präsenztraining stellt terminierte Veranstaltungen
dar und enthält Informationen zu Datum, Zeit und Ort.
e-Training E-Trainingsangebote werden online, ohne bestimmte Zeit
und ohne bestimmten Ort bereitgestellt. Benutzer
können e-Trainings in Saba aufrufen, sobald sie für das
Angebot registriert wurden.
Äquivalent (Kurs) Ein Äquivalent ist ein einem Kurs gleichgesetzter,
alternativer (meist veralteter) Kurs.
Zertifizierung
Mussvoraussetzung
(Kurs)
Ein Teilnehmer kann erst Kurs B absolvieren, nachdem
Kurs A erfolgreich absolviert wurde. Eine Buchung beider
Kurse kann in einem Schritt erfolgen.
Zertifizierung
Sitzungsvorlage Eine Sitzungsvorlage bestimmt die Dauer und Uhrzeiten
der Veranstaltung (Angebot).
Planung
Berichte
Bestellungen Wenn ein Teilnehmer ein Präsenztraining besuchen oder
auf ein e-Training zugreifen möchte, muss eine
Bestellung erzeugt werden. Dies ist die Aufgabe des
Bildungskoordinators.
Fakturierung
Bestellungs-
mgmt.
1 Einführung in das Saba-System 1.3 Benutzerrollen
Saba 7-Benutzerhandbuch 7
1.3 Benutzerrollen
1.3.1 Teilnehmer
Jeder Benutzer, der Zugriff auf Saba hat (Benutzer werden durch Bildungskoordinatoren im
System angelegt), ist ein (für Trainings in Frage kommender) Teilnehmer.
Ein Teilnehmer hat Zugriff auf das Modul „Ich“. Dort kann er den Trainingskatalog einsehen,
Trainingsanmeldungen prüfen, e-Trainings starten und Qualifizierungsstände einsehen.
Darüber hinaus kann der Teilnehmer individuelle Voreinstellungen für das System festlegen und
wichtige Informationen mithilfe der Portlets „Welcome“ und „Getting Started“ abrufen.
1.3.2 Bildungskoordinator
Ein Bildungskoordinator plant, koordiniert und kontrolliert die gesamte Trainingsadministration
Ihrer Mitarbeiter. Er fungiert deshalb als Administrator in Saba und stellt das Bindeglied
zwischen MPC und Händlerbetrieb dar.
Insbesondere sind sie für folgende Aufgaben verantwortlich, um ein reibungsloses
Bildungsmanagement für Ihre Geschäftseinheit zu implementieren:
• „Personenportal“ � Personendaten verwalten
• Menü „Registrar“ � Über dieses Modul kann ein Bildungskoordinator Teilnehmer
buchen.
• Jegliche Kommunikation zu Trainings wie Einladungen, Ergänzungen, Stornierungen
rechtzeitig an die Teilnehmer senden und korrektes Erscheinen der Teilnehmer
sicherstellen. Dazu gehört auch die Prüfung, ob die Teilnehmer vor Trainingsbeginn die
Muss-Voraussetzungen erfolgreich bearbeitet haben.
• Geeignete Maßnahmen ergreifen, wenn Teilnehmer ausgetauscht oder Registrierungen
bestimmter Teilnehmer storniert werden müssen
1 Einführung in das Saba-System 1.4 Zugriff auf Saba
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1.4 Zugriff auf Saba
Bevor ein Benutzer auf Saba zugreifen kann, muss der Bildungskoordinator ihm den Benutzer-
namen und das Passwort mitteilen. Wenn sich ein Teilnehmer zum ersten Mal bei Saba
anmeldet, wird er vom System aufgefordert, ein anderes Passwort festzulegen.
Um Saba aufzurufen, muss die folgende Webadresse in einem Internet-Browser eingegeben
werden: https://etraining.daimler.com
Unten im Anmeldebildschirm kann der Benutzer die bevorzugte Sprache wählen.
Nach der Anmeldung in Saba können alle Benutzer in Saba ihre eigene „Ich“-Seite aufrufen.
Dort haben sie Zugriff auf den Lernkatalog und andere Informationen, aber auch auf
personalisierte Informationen wie aktuelle Anmeldungen, Trainingshistorie,
Zertifizierungszuweisungen und mehr.
1.5 Voreinstellungen
Jeder Benutzer kann die Einstellungen seines eigenen Benutzerkontos ändern:
1 Einführung in das Saba-System 1.5 Voreinstellungen
Saba 7-Benutzerhandbuch 9
Website Voreinstellungen (Änderungen nicht empfohlen!)
Sprachversion: Standardsprache des Benutzers in Saba
Katalogsuche
Es wird empfohlen, sofort in die „erweiterte Suche“ zu wechseln. Dort kann die Suche
über folgende Kriterien eingeschränkt werden.
Ort: Wenn ein bestimmter Standort ausgewählt wird, filtert die Katalogsuche automatisch nur
nach Präsenzangeboten für diesen Standort.
Sprache: Wenn eine bestimmte Sprache ausgewählt wird, filtert die Katalogsuche automatisch
nur nach Trainings in dieser Sprache. Aufmerksamkeit erfordert die Einstellung „multiple
languages“, die es bei vielen e-Trainings in Saba gibt. Sie bedeutet, dass Teilnehmer die
gewünschte Sprache beim Start des e-Trainings wählen können. Wenn Sie z. B. nach
Trainingsangeboten auf Deutsch filtern, werden keine e-Trainings mit der Einstellung „multiple
languages“ angezeigt!
1 Einführung in das Saba-System 1.6 Teilnehmer – Prozessübersicht
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Bereitstellungsart: Die Katalogsuche filtert automatisch nach der ausgewählten
Präsentationsart (z. B. nur e-Trainings oder nur Präsenztrainings).
Sie können festlegen, wie viele Zeilen in Haupt- und Popup-Bildschirmen angezeigt werden
sollen. Maximal werden 40 Zeilen angezeigt.
1.6 Teilnehmer – Prozessübersicht
Ein Bildungskoordinator kann gleichzeitig auch Teilnehmer sein. Diese Rolle umfasst folgende
Hauptprozesse:
� Aktuelle Anmeldungen einsehen
� e-Training und/oder e-Test starten
� Bildungshistorie einsehen
� Zertifizierungen/Qualifizierungen einsehen
� Im Lernkatalog suchen
� An Umfrage teilnehmen (TEVAS)
1.7 Bildungskoordinator – Prozessübersicht
1.7.1 Im Trainingskatalog suchen und Bestellung aufgeben
1.7.2 Bestellungshistorie anzeigen
Die Bestellungshistorie zeigt alle in der Vergangenheit aufgegebenen Bestellungen für den
angemeldeten Bildungskoordinator an. Eine Bestellung kann eine oder mehrere Positionen
umfassen. Jede Position stellt eine Registrierung auf einer konkreten Veranstaltung dar.
Ein Bildungskoordinator kann einen Teilnehmer in der Bestellhistorie wieder ändern, wenn der
ursprünglich eingebuchte Teilnehmer das Training nicht besuchen kann.
Trainings-anforder-ungen für einen oder mehrere
Teilnehmer
Bestellungs-
kontakt angeben
Veran-
staltungs- suche
Teilnehmer
angeben (einen oder mehrere)
Bestellung erzeugen
Bestell-
bestätigung
Bestellung in Bestellungs-
historie suchen
Bestell- position wählen
Teilnehmer
ändern
Teilnehmer
über Änderung
informieren
1 Einführung in das Saba-System 0
Saba 7-Benutzerhandbuch 11
Der Bildungskoordinator kann eine Bestellposition ebenfalls stornieren, solange der Link für
diese Aktion sichtbar ist:
1.7.3 Qualifizierungsstufe des Teilnehmers anzeigen
Die Qualifizierungsstufe eines Teilnehmers wird in Saba durch die absolvierten Kurse sowie
die erreichten Qualifizierungen und Zertifizierungen definiert. Um sich einen vollständigen
Überblick zu verschaffen, müssen die Bildungskoordinatoren mit verschiedenen Bereichen in
Saba vertraut sein:
1.7.4 Passwort zurücksetzen
Das Passwort eines Benutzers kann im Personenportal unter der Rubrik Kennwort
zurückgesetzt werden:
Welche individuelle
Qualifizieungs-stufe hat ein Teilnehmer?
Saba-
Benutzer suchen
Für einen Gesamtüber-blick spielen drei Bereiche
eine Rolle:
Bestellung in Bestellungs-
historie suchen
Bestellungs-
position wählen
Registrierung
stornieren
Teilnehmer
über Stornierung informieren
Lernhistorie (Transkript) eines Teilnehmers anzeigen
Teilnehmerzertifizierungen anzeigen
Teilnehmeranmeldungen anzeigen
Ein dem BIKO zugewiesener
Teilnehmer kann sich
nicht mehr anmelden.
Teilnehmer
in Saba suchen
Passwort im Personenprofil
des Teilnehmers zurücksetzen
Teilnehmer über neues Passwort
informieren
1 Einführung in das Saba-System 0
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1.7.5 Neues Benutzerkonto erstellen
Ein Bildungskoordinator kann einen neuen Benutzer in Saba erstellen, z. B. wenn ein neuer
Mitarbeiter im Händlerbetrieb eingestellt wird:
1.7.6 Benutzerdaten ändern
Der Bildungskoordinator kann Daten aller ihm zugewiesenen Benutzer ändern oder
aktualisieren.
1.7.7 Benutzerkonto löschen
Ein Löschen von Personendaten ist in Saba nicht möglich. Gehört ein Teilnehmer nicht mehr
zum Betrieb, muss im Feld „ausgeschieden“ ein Datum eingetragen werden.
Teilnehmer
suchen
Profil des
Teilnehmers bearbeiten
Genaues Ausschei-
dungsdatum eintragen
Prüfen,
ob Benutzer in anderem
Betrieb gearbeitet hat
Veranstaltungs-
management informieren
VAM weist Teilnehmer dem neuen Betrieb zu
Profil des Teilnehmers
in Saba aktualisieren
Neues Konto für den
Teilnehmer in Saba erstellen
Neuen TN informieren,
Kennwort mitteilen, System
erläutern
Ja
Nein
Benutzer in
„Personen
Portal“ suchen
Benutzer-
profil anzeigen
Benutzer-
profil bearbeiten
2 Teilnehmerfunktionen 2.1 Personalisierung der Seite Ich
Saba 7-Benutzerhandbuch 13
2 Teilnehmerfunktionen
Ein Teilnehmer ist ein Mitarbeiter, der Trainings besucht. Ein Teilnehmer besitzt keine
Berechtigungen für Registrierungen oder Stornierungen. Diese Schritte führt nur ein
Bildungskoordinator aus.
2.1 Personalisierung der Seite Ich
Die folgenden Portlets sind Standardportlets auf der Homepage (Ich) und können aktiviert oder
deaktiviert werden:
Welcome
Getting Started
Training abschließen
Katalogsuche
Zertifizierungen
Benutzer können ihre Homepage in Saba über den Link „Personalisieren“ anpassen,
Kontovoreinstellungen
Wenn Sie Saba zum ersten Mal aufrufen, nehmen Sie die unten beschriebene
Seitenkonfiguration vor. Klicken Sie dazu oben rechts im Bildschirm „Home“ auf den Dropdown-
Pfeil neben Ihrem Namen und anschliessend auf das Untermenü „Einstellungen“:
Für bestimmte Funktionen können Sie Nutzungsvoreinstellungen festlegen, die die weitere
Arbeit im System erleichtern:
2 Teilnehmerfunktionen 2.2 Passwortänderung
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Website Voreinstellungen |Sprachversion: Hier können Sie Ihre bevorzugte Sprache
einstellen. Sie müssen sie dann nicht bei jeder Anmeldung neu festlegen.
Katalogsuche Voreinstellungen | Ort: Wenn Sie einen bestimmten Standort eingeben, findet
die Katalogsuche nur Trainingsangebote für diesen Standort.
Katalogsuche Voreinstellungen | Sprache: Die Katalogsuche filtert nach Trainings, die in
dieser Sprache gehalten werden.
Katalogsuche Voreinstellungen | Bereitstellungsart: Die Katalogsuche filtert mit der
ausgewählten Bereitstellungsart nach Trainings, die als Präsenztraining, webbasierte Trainings
oder spezielle Training angeboten werden.
Einstellungen für Tabellenanzeige | Haupt- und Popupbildschirme: Sie können die
Standardanzahl der auf einer Seite angezeigten Positionen ändern.
Voreinstellungen home page | Voreinstellungen Standardrolle: Benutzer können ihre
bevorzugte Startseite festlegen. Hinweis: Über den Posteingang können Benutzer nach dem
Training auf Umfragen (TEVAS) zugreifen. E-Mail-Funktionalität bietet der Posteingang hingegen
nicht.
2.2 Passwortänderung
Das Passwort in Saba läuft nach 30 Tagen ab und muss neu vergeben werden. Der Benutzer
kann das Passwort aber auch bei jeder früheren Systemanmeldung ändern:
2 Teilnehmerfunktionen 2.2 Passwortänderung
Saba 7-Benutzerhandbuch 15
Das neue Passwort muss den Passwortrichtlinien entsprechen:
• Es muss mindestens zehn Zeichen lang sein.
• Es muss mindestens zwei alphabetische Zeichen und ein numerisches Zeichen
enthalten.
• Es muss mindestens einen Grossbuchstaben und einen Kleinbuchstaben enthalten.
• Folgende Sonderzeichen können nicht verwendet werden: ! @ # $ % ^ & * , _ ? / ; : \ |
• Es darf keinen Teil des Benutzernamens oder Vor-/Nachnamens enthalten.
• Es darf nicht mit einem der letzten zwölf vom Benutzer gewählten Passwörter
übereinstimmen.
• Die Zeichenfolge „Passwort“ ist nicht zulässig.
2 Teilnehmerfunktionen 2.3 Katalogsuche
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2.3 Katalogsuche
Mit der Katalogsuche finden Sie die verfügbaren Kurse und Veranstaltungen im System. Es gibt
drei Möglichkeiten, nach Trainings zu suchen:
2.3.1 Einfache Suche
Sucht nach beliebigen Schlüsselwörtern, Angebots-IDs oder Kursbeschreibungen:
2 Teilnehmerfunktionen 2.3 Katalogsuche
Saba 7-Benutzerhandbuch 17
Die Ergebnisse können in der Seiten-, Tabellen- oder Kalenderansicht dargestellt werden.
Die Ergebnisse zeigen eindeutig an, ob es sich um ein Angebot, einen Kurs, ein Paket oder
eine Zertifizierung handelt. Wenn sehr viele Ergebnisse gefunden werden, kann die Liste nach
verschiedenen Kriterien sortiert, aber auch verfeinert oder erweitert werden.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie als Bildungskoordinator die Katalogsuche auf der Homepage
verwenden, klicken Sie nicht auf den Link „Register“ neben einem Angebot. Dort können Sie
keine Teilnehmer registrieren. Dieser Link dient nur zur Selbstregistrierung, d. h., Sie können
nur sich selbst registrieren. Obwohl normale Teilnehmer den Link „Register“ auch sehen und
auswählen können, werden die entsprechenden Registrierungen am Ende vom System aufgrund
der fehlenden Berechtigungen zurückgewiesen.
2.3.2 Erweiterte Suche – empfohlen!
Die erweiterte Suche empfiehlt sich, um Angebotsdetails wie Start-/Enddatum, Standort,
Einrichtung, freie Plätze, Preis usw. anzuzeigen.
Beachten Sie dabei Folgendes:
• Verwenden Sie das Zeichen „%“ als Platzhalter vor den Wörtern, die Sie im Titel suchen
möchten, um die erweiterte Suchfunktionalität anzuwenden (z. B. %Kunden
%Beschwerden).
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Katalogsuche auf der Homepage verwenden, klicken Sie
nicht auf den Link „Register“ neben einem Angebot. Dort können Sie keine Teilnehmer
2 Teilnehmerfunktionen 2.4 Aktuelle Leineinheiten
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registrieren. Dieser Link dient nur zur Selbstregistrierung, d. h., Sie können nur sich selbst
registrieren. Obwohl normale Teilnehmer den Link „Register“ auch sehen und auswählen
können, werden die entsprechenden Registrierungen am Ende vom System aufgrund der
fehlenden Berechtigungen zurückgewiesen.
2.3.3 Suche nach Kategorien
Alle Trainingskurse sind mit einer Kategorie in Saba verknüpft. Dadurch können Sie mit
der „Browse“-Funktionalität direkt in der jeweiligen Kategorie nach Trainings suchen:
2.4 Aktuelle Leineinheiten
Das Portlet „Aktuelle Lerneinheiten“ auf der Homepage zeigt die Registrierungen und laufenden
Zertifizierungen für den momentan angemeldeten Benutzer an:
Spezielle Symbole informieren darüber, ob es sich um ein Präsenztraining, e-Training oder eine
Zertifizierung handelt.
2 Teilnehmerfunktionen 2.5 Zertifizierungen
Saba 7-Benutzerhandbuch 19
Weitere Detailinformationen erhalten Sie, wenn Sie in der linken Navigationsleiste auf
„Learning“ klicken. Sie gelangen zur Detailseite Aktuelle Lerneinheiten:
Dort finden Sie alle wichtigen Informationen (Angebotstitel, Ort, Datum und
Registrierungsstatus) zu dem Angebot, für das sich ein Teilnehmer registriert hat. Dabei
werden nur Trainings aufgelistet, die nicht als absolviert gekennzeichnet sind. Sobald die
Veranstaltung beendet ist und das Ergebnis im System aktualisiert worden ist, werden die
Informationen automatisch in das Portlet „Bildungshistorie” verschoben.
Mithilfe der Schaltfläche „Start“ kann ein Teilnehmer ein e-Training oder einen e-Test direkt
starten und absolvieren.
Wenn Sie auf den Titel eines e-Trainings oder Präsenztrainings klicken, erhalten Sie weitere
Details. Die Registerkarten „Hauptseite“ bzw. „zugehörige Informationen“ informiert z. B. über
Richtlinien zu Stornofristen oder über erforderliche Mussvoraussetzungen und/oder
äquivalente Kurse.
Wenn Sie auf den Titel einer Zertifizierung klicken, werden alle zu dieser Zertifizierung
gehörenden Kurse/Module angezeigt.
2.5 Zertifizierungen
Das Portlet „Zertifizierungen“ auf der Homepage zeigt die laufenden Zertifizierungen des
momentan angemeldeten Benutzers an:
2 Teilnehmerfunktionen 2.6 Bildungshistorie
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Sie können auf den Link „alle Zertifizierungen“ im Portlet klicken oder in der linken
Navigationsleiste zum Menü „Lernen“ und anschließend zum Untermenü Zertifizierungen
navigieren, um alle Zertifizierungen anzuzeigen:
Sie können für jede Zertifizierung erfahren, ob diese zugewiesen wurde, läuft oder bereits
erreicht wurde. Ebenfalls wird der Lernfortschritt in Prozent angezeigt.
2.6 Bildungshistorie
Bereits absolvierte Kurse können in der linken Navigationsleiste im Menü „Lernen“ im
Untermenü Bildungshistorie angezeigt werden:
Standardmäßig werden in der Bildungshistorie nur Bildungsmaßnahmen der letzten drei Monate
aufgelistet. Wenn Sie mehr einsehen möchten, ändern Sie das Datum unter „Abschlussdatum
nach dem“ entsprechend.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.1 Personenadministration
Saba 7-Benutzerhandbuch 21
3 Bildungskoordinator-Funktionen
3.1 Personenadministration
3.1.1 Teilnehmer suchen
Bildungskoordinatoren verwenden für alle Personalverwaltungsaufgaben das neue
„Personenportal“. Es wurde in Saba 7.0 für die Daimler AG/Mercedes-Benz entwickelt und
ersetzt die Standardfunktionalität der Personenadministration.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Personenportal“ klicken, wird die Such-/Bearbeitungsfunktion
im geöffnet.
Standardmässig werden nur aktive Teilnehmer angezeigt. Um deaktivierte Teilnehmer
anzuzeigen, wählen Sie im Feld „Aktiv“ die Einstellung „nein“ aus:
Geben Sie die Suchkriterien in einem oder mehreren Suchfeldern ein und klicken Sie auf die
Schaltfläche „Suchen“:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.1 Personenadministration
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Oben rechts in der Liste der Suchergebnisse wird die Anzahl der Datensätze angezeigt, die mit
den Suchkriterien übereinstimmen. Um alle Teilnehmer in der Liste anzuzeigen, scrollen Sie
einfach zum Seitenende. Das Personenportal aktualisiert die Liste beim Scrollen.
Wenn Sie das Profil eines Teilnehmers aufrufen möchten, klicken Sie in der Tabelle mit den
Suchergebnissen einfach auf die entsprechende Zeile. (Der Datensatz wird hervorgehoben,
sobald sich der Cursor in der Zeile befindet.)
Neben den Details aus dem Datensatz der Person finden Sie zwei Bereiche mit folgenden Links:
1. Direktzugriff: Das Profil ist in sechs Abschnitte unterteilt. Die Informationen befinden sich
komplett auf einer Seite. Sie können zum entsprechenden Abschnitt scrollen. Mit den Links
unter „Direktzugriff“ können Sie ohne Scrollen direkt zum jeweiligen Abschnitt springen.
2. Profil Quicklinks: Über die Quicklinks können Sie direkt auf Zertifizierungen,
Anmeldungen/Registrierungen, absolvierte Kurse und die Profilübersicht (mit allen
Profilinformationen) zugreifen. Wenn Sie eine dieser Optionen verwenden, kehren Sie zu
Saba zurück. Wenn Sie wieder den Personendatensatz anzeigen möchten, müssen Sie das
Personenportal erneut aufrufen.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.1 Personenadministration
Saba 7-Benutzerhandbuch 23
3.1.2 Vorhandene Teilnehmerdatensätze bearbeiten
Erforderliche Felder sind mit einem „*“ gekennzeichnet. Wenn Informationen in einem
erforderlichen Feld gelöscht werden oder fehlen, wird eine Warnung angezeigt, der Datensatz
kann nicht gespeichert werden.
Einige Felder können nicht bearbeitet werden, z. B. „Benutzername“, „Personentyp“, „Domäne“
etc. Wenn Sie diese Felder ändern möchten, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiter des
Veranstaltungsmanagements.
3.1.3 Passwort des Teilnehmers zurücksetzen
Scrollen Sie auf der Personenprofilseite des Teilnehmers zum Abschnitt „Kennwort“ und geben
Sie im Feld „Kennwort“ das neue Passwort ein. Bestätigen Sie das neue Passwort im Feld
„Kennwort bestätigen“ und speichern Sie:
3.1.4 Neuen Teilnehmerdatensatz erstellen
Bevor ein neuer Teilnehmer im System angelegt wird, ist zu prüfen, ob er nicht bereits im
System vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist und ein Bildungskoordinator möchte einen
Datensatz erstellen, der mit einem bereits vorhandenen Datensatz übereinstimmt, wird eine
Warnung ausgegeben und der Bildungskoordinator kann den Datensatz nicht speichern. Dann
müssen Sie in der Veranstaltungsmanagement nachfragen, ob es sich tatsächlich um die
gleiche Person handelt. Das Veranstaltungsmanagement kann die Person dann Ihren Betrieb
zuordnen.
Wenn Sie eine neue externe Person erstellen möchten, klicken Sie unten auf der Suchseite auf
die Schaltfläche „Neues Profil“. Die Profilerstellungsseite wird angezeigt. Dort können Sie die
erforderlichen Daten eingeben.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.1 Personenadministration
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Abschnitt „Person“:
1. Sobald Sie den Datensatz speichern, wird automatisch ein Benutzername generiert. Der
neue Benutzer kann sich mit seinem Benutzernamen und dem Standardpasswort bei Saba
anmelden (sofern bei der Erstellung des Benutzers kein anderes Passwort eingegeben
wurde).
2. Der Personentyp „Neuer Kunde“ ist voreingestellt. Er kann im Personenportal nicht
bearbeitet werden.
Abschnitte „Kontakt“ und „Adresse“
„Kontakt“ und „Adresse“ sind weitere Abschnitte im Profil, die bei Bedarf ausgefüllt werden
können. Das Feld „E-mail“ ist erforderlich, auch wenn es nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet
ist.
Abschnitt „Job“
1. Der Abschnitt „Job“ enthält alle relevanten Felder zur beruflichen Position des Teilnehmers.
Die Felder „Job“, „Betrieb“ und „Sparte“ sind Pflichtfelder.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.1 Personenadministration
Saba 7-Benutzerhandbuch 25
BENUTZERDEFINIERT
Der Abschnitt „Benutzerdefiniert“ enthält Daten zur Abrechnung. Die Felder Kostenstelle, Werk
1 und Werk 2 müssen nur von Niederlassungen ausgefüllt, bzw. geändert werden.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.1 Personenadministration
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3.1.5 Teilnehmer deaktivieren, die aus der Firma ausscheiden
Wenn ein Teilnehmer Ihre Organisation verlässt, muss in Saba ein Austrittsdatum eingetragen
werden.
Prüfen Sie in den Anmeldungen des Teilnehmers zunächst, ob noch Veranstaltungen gebucht
sind. Stornieren Sie diese unbedingt, bevor Sie den Teilnehmer deaktivieren. Um einen
Teilnehmer zu deaktivieren, geben Sie in seinem Profil im Abschnitt „Zugang“ ein
Austrittsdatum ein:
Wenn Sie das aktuelle Datum eingeben, wird der Teilnehmer direkt deaktiviert und ist somit
nicht mehr sichtbar.
Zum Schluss vergewissern Sie sich noch im Menü „Registrar“, dass keine Lernanfragen
(Registrierungen auf Warteliste) mehr für diese Person ausstehen.
Person und Bildungshistorie verbleiben nach der Deaktivierung weiter im Saba-System.
Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf Personenprofile gelöschter Teilnehmer zugreifen
möchten, müssen Sie im Personensuchfeld „Aktiv“ die Option „nein“ auswählen (Teilnehmer
muss aber noch zur Organisation gehören):
3.1.6 Mitarbeiter an andere Standorte innerhalb Ihrer Organisation übertragen
Um Mitarbeiter in andere Zweigbetriebe Ihrer Organisation zu übertragen, öffnen
Sie das Personenprofil und wählen den neuen Standort aus. Dies ist nur möglich, wenn Sie als
Bildungskoordinator auf die Datensätze aller Zweigbetriebe Zugriff haben. Wenn Sie Teilnehmer
aus einem anderen Betrieb in Ihren eigenen übertragen möchten, wenden Sie sich bitte an das
Veranstaltungsmanagement. Stellen Sie nach der Übertragung sicher, dass alle weiten Angaben
zum Teilnehmer korrigiert werden.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.2 Qualifizierungen eines Teilnehmers anzeigen (Anmeldungen, absolvierte Kurse, Zertifizierungen)
Saba 7-Benutzerhandbuch 27
3.2 Qualifizierungen eines Teilnehmers anzeigen (Anmeldungen, absolvierte Kurse, Zertifizierungen)
Über die Quicklinks rechts im Bildschirm „Profil bearbeiten“ können Sie direkt auf die mit dem
aktuellen Teilnehmerprofil verknüpften Zertifizierungen, Registrierungen (Anmeldungen) und
absolvierten Kurse (Bildungshistorie) zugreifen:
3.3 Registrierung über das Menü „Registrar“
Mithilfe des Menüs „Registrar“ können Bildungskoordinatoren sich selbst und Teilnehmer auf
Veranstaltungen, e-Trainings etc. registrieren. Dazu klicken Sie oben im Bildschirm auf das
Symbol „Admin“.
Das Menü „Registrar“ beinhaltet zwei Hauptfunktionen: „Bestellungen“ und „Lernanfragen“.
Wenn Sie auf das Menü „Registrar“ klicken, wird direkt die Seite „neue Bestellung“ geöffnet:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.3 Registrierung über das Menü „Registrar“
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Um ein Trainingsangebot, e-Learning oder e-Assessment zu buchen, gehen Sie wie folgt vor:
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakt als Lerner hinzufügen nicht. Wenn Sie es
aktivieren, registrieren Sie sich selbst für das Training.
• Der Bestellkontakt ist immer der Bildungskoordinator, der die Bestellung erzeugt.
Deshalb wird Ihr Benutzername bereits im Feld „Bestellkontakt“ angezeigt.
Ändern Sie diese Einstellung nur, wenn es einen wichtigen Grund dafür gibt.
• Klicken Sie auf „weiter“, um die Bestellung zu erzeugen.
• Jetzt müssen Sie das Training suchen, für das Sie den Teilnehmer registrieren möchten.
Informationen zu den Optionen der Katalogsuche finden Sie im Kapitel 2.3 “.
Verwenden Sie die Option „erweiterte Suche“.
• Wählen Sie in der Suchergebnisliste die Veranstaltung aus, für die Sie sich registrieren
möchten (falls erforderlich, können mehrere Kontrollkästchen aktiviert werden), und
klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Register“:
Anmerkung: Wenn keine passende Veranstaltung für den Kurs verfügbar ist, können
Sie einen Platz auf der Warteliste buchen. Verwenden Sie hierfür den Link
„Lernanfrage“. (Weitere Informationen zum Stellen von Lernanfragen finden Sie im
Abschnitt 3.9
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.3 Registrierung über das Menü „Registrar“
Saba 7-Benutzerhandbuch 29
Lernanfrage stellen / Buchung über dieses Handbuchs.)
• Sie gelangen zur Seite für das Bestellmanagement. Dort werden die zuvor ausgewählten
Angebote/Veranstaltungen angezeigt:
Es gibt drei Optionen, um Teilnehmer zur Bestellung hinzuzufügen:
˃ Verwenden Sie den Link „Lerner festlegen“, um den nicht zugewiesenen
Teilnehmer zu ersetzen.
˃ Verwenden Sie den Link „Lerner hinzufügen“, um einem Angebot mehrere
Teilnehmer hinzuzufügen.
˃ Verwenden Sie die Schaltfläche „Gemeinsame Teilnehmer hinzufügen“, wenn
Sie allen Angeboten in der Bestellung dieselben Teilnehmer hinzufügen
möchten (Mehrfachauswahl).
• Im nächsten Schritt müssen Sie die hinzuzufügenden Teilnehmer suchen. Sie können
auch nach Teilnehmern mit offenen Lernanfragen für den Kurs suchen. Mit dieser
Option können Sie die Teilnehmer anmelden, die bereits auf der Lernanfrage für den
Kurs registriert sind:
• Wenn Sie die Teilnehmer zu den Angeboten hinzugefügt haben, müssen Sie
Bestellpositionen ohne zugewiesener Teilnehmer aus dem Warenkorb entfernen, die
Bestellung abschliessend bestätigen oder weitere Positionen hinzufügen:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.3 Registrierung über das Menü „Registrar“
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• Nachdem Sie die Bestellung bestätigt haben, erhalten Sie die Rechnungsinformationen
mit Bestellungskontakt, Rechnungsempfänger und fälligem Gesamtbetrag. Klicken Sie
auf die Schaltfläche „Bestellung bestätigen“:
• Im letzten Schritt erhalten Sie die Bestellbestätigung, die Sie bei Bedarf ausdrucken
können:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.4 Registrierung stornieren
Saba 7-Benutzerhandbuch 31
3.4 Registrierung stornieren
Die Stornofristen und -kosten für alle Kurse können je nach Zeitraum und Dauer des jeweiligen
Kurses variieren. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Registrierung zu stornieren:
3.4.1 Stornierung über Bestellungshistorie
Registrierungen können über das Untermenü „Bestellhistorie“ storniert werden:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.4 Registrierung stornieren
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Suchen Sie über die Bestellnummer oder den Teilnehmernamen nach der Bestellung und
klicken Sie auf die Bestellnummer mit der entsprechenden Registrierung.
Eine Bestellung kann eine oder mehrere Positionen enthalten. Wählen Sie die zu stornierende
Position aus, indem Sie auf den Link „Stornierung“ klicken.
Der Registrierungsstatus des Teilnehmers wird in „storniert“ geändert.
Wenn der Link „Stornierung“ nicht verfügbar ist, ist die Frist, innerhalb der Sie diese
systemseitig durchführen können (4 Wochen) bereits verstrichen. Sie können danach jederzeit
über das Veranstaltungsmanagement stornieren lassen (unter Berücksichtigung der gültigen
AGBs).
3.4.2 Stornierung über die Anmeldungen eines Teilnehmers
Klicken Sie oben auf der Seite auf das Symbol „Admin“ und anschließend auf „Personen“ und
„Lernen“:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.5 Teilnehmer umplanen
Saba 7-Benutzerhandbuch 33
Suchen Sie den Teilnehmer und klicken Sie auf den Link „Einschreibungen“ neben dem
Teilnehmer. Eine Seite mit allen Anmeldungen/Registrierungen des Teilnehmers wird geöffnet.
Klicken Sie auf den Link „Aktionen“ und dann auf den Link „Storno“:
Auf der nächsten Seite werden die Angebotsdetails angezeigt:
Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche „Storno“. Sie kehren zur Seite mit den
Anmeldungen des Teilnehmers zurück. Die stornierte Registrierung wird nicht mehr angezeigt,
d. h., Sie wurde erfolgreich storniert.
3.5 Teilnehmer umplanen
Wenn ein Teilnehmer ein Training nicht besuchen kann, prüfen Sie, ob ein anderes Angebot zu
einem anderen Zeitpunkt und mit freien Plätzen verfügbar ist.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.5 Teilnehmer umplanen
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Klicken Sie in der Bestellung bei der entsprechenden Position auf den Link „Umplanen“:
In einem Popup-Fenster werden verfügbare Veranstaltungen desselben Kurses angezeigt.
Wählen Sie eine Veranstaltung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Umplanen ohne
Gebühr“ („Umplanen mit Gebühr“ ist nicht möglich, da Ihnen die Berechtigung für das Erlassen
von Stornogebühren fehlt):
Sobald die Registrierung umdisponiert ist, werden in der Bestellung die ursprüngliche
Registrierung mit dem Status „storniert“ (in diesem Fall wurde KEINE Stornogebühr berechnet)
sowie eine neu erstellte Bestellposition mit dem Status „bestätigt “ für die neue Veranstaltung
angezeigt:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.6 Teilnehmer ändern
Saba 7-Benutzerhandbuch 35
3.6 Teilnehmer ändern
Wenn ein registrierter Teilnehmer ein Training nicht besuchen kann, besteht die Möglichkeit,
ihn durch einen anderen Teilnehmer zu ersetzen. Der Teilnehmername kann in der Bestellung
geändert werden.
Klicken Sie in der Bestellungsposition auf den Link „Teilnehmer ändern“:
Ein Popup-Fenster wird geöffnet. Suchen Sie den neuen Teilnehmer und wählen Sie ihn aus.
Das Fenster wird geschlossen. Der Name des Teilnehmers für die Bestellungsposition wurde
geändert.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.7 Zertifizierung zuweisen / Buchung über Zertifizierung
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3.7 Zertifizierung zuweisen / Buchung über Zertifizierung
Für eine Registrierung über eine Zertifizierung gehen Sie wie folgt vor:
• Wählen Sie den Teilnehmer im Personen Portal aus und zeigen Sie seine Zertifizierungen
über den Quicklink „Zertifizierungen“ an (siehe Kapitel 3.1.1 Teilnehmer suchen). Alle
Zertifizierungen des Teilnehmers werden aufgelistet:
Zertifizierungen, die die Registrierung für Kurse erfordern, besitzen den Status „In Bearbeitung“.
Darüber hinaus zeigt die Fortschrittsleiste des Zertifizierungspfades weniger als 100 % an.
• Klicken Sie auf den Zertifizierungsnamen. Klicken Sie anschließend auf das Optionsfeld
„Detaillierte Statusansicht“, um alle Kurse anzuzeigen und zu prüfen, ob noch
Registrierungen offen sind:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.7 Zertifizierung zuweisen / Buchung über Zertifizierung
Saba 7-Benutzerhandbuch 37
• Eine detaillierte Übersicht aller Kurse wird angezeigt:
1. Kurs wurde bereits absolviert:
Hinweis:
Nur erfolgreich absolvierte Kurse werden in der Liste als absolviert angezeigt. Sie
können die Trainingshistorie mithilfe des Links „Abgeschlossene Kurse anzeigen“
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.7 Zertifizierung zuweisen / Buchung über Zertifizierung
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einsehen. Wenn eine erneute Registrierung zulässig ist, können Sie sich mithilfe des
Links „Anmelden“ erneut registrieren.
2. Registrierungen für diese Kurse stehen noch aus. Verwenden Sie den Link „Anmelden“,
um verfügbare Angebote zu prüfen und den Teilnehmer dafür zu registrieren.
Falls es keine geeigneten Angebote gibt, für die Sie sich registrieren möchten, können
Sie den Link „Lernressourcen Anfragen “ verwenden (siehe Kapitel 3.9
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.7 Zertifizierung zuweisen / Buchung über Zertifizierung
Saba 7-Benutzerhandbuch 39
Lernanfrage stellen / Buchung über )
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.8 Paket Buchungen
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3.8 Paket Buchungen
Ein Paket bündelt beliebig viele, zusammengehörige Angebote (z.B. mehrstufige
Ausbildungsreihen). Ein Paket wird mit nur einer Bestellung gebucht. Die einzelnen Elemente
eines Paketes können nicht einzeln gebucht werden.
Wenn Sie Teilnehmer für ein Paket buchen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
• Wenn Sie mit der Erzeugung einer Bestellung beginnen, müssen Sie das Paket in der
Erweiterten Suche im Register „Pakete“ suchen:
• Klicken Sie auf den Link „anmelden“. Es werden alle Trainingsangebote angezeigt, die zum
Paket gehören. Klicken Sie auf die Schaltfläche „weiter“ um mit der Registrierung
fortzufahren
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.8 Paket Buchungen
Saba 7-Benutzerhandbuch 41
• Klicken Sie im Warenkorb auf den Link „Teilnehmer hinzufügen“:
• Suchen Sie die Teilnehmer und wählen Sie sie aus. Die ausgewählten Teilnehmer werden
dem Warenkorb hinzugefügt:
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.8 Paket Buchungen
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Sie können weitere Teilnehmer hinzufügen, indem Sie auf den Link „Teilnehmer hinzufügen“
klicken.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.8 Paket Buchungen
Saba 7-Benutzerhandbuch 43
• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestätigen“.
Die Fakturierungsinformationen werden angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche
„Bestellung aufgeben“. Die Anmeldebestätigung wird angezeigt. Sie können sie bei Bedarf
ausdrucken:
• Die Bestellungsnummer kann anschließend für die Suche nach Bestellungen verwendet
werden, z. B. um die Bestellung zu stornieren.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.9 Lernanfrage stellen / Buchung über Lernanfrage
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3.9 Lernanfrage stellen / Buchung über Lernanfrage
Falls es kein Trainingsangebot für einen Kurs gibt und/oder kein Trainingsdatum und/oder -
standort passt, können Sie eine Lernanfrage stellen. Das Veranstaltungsmanagement prüft
daraufhin, ob ein zusätzliches Trainingsangebot erstellt werden kann. Wenn dies geschehen ist,
oder ein Platz in einer bestehenden Veranstaltung frei geworden ist, verschiebt das
Veranstaltungsmanagement den Teilnehmer direkt aus der Lernanfrage in dieses Angebot. Sie
können Ihre gestellten Lernanfragen aber auch von Zeit zu Zeit selbst prüfen und sich selbst
registrieren, sobald ein Angebot mit freien Plätzen verfügbar ist.
Verwenden Sie diese Funktion nicht für e-Trainings oder e-Tests. Diese können jederzeit
gebucht werden.
Um eine Lernanfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor (Lernanfragen können über
verschiedene Funktionen in Saba erstellt werden):
• Bildungskoordinatoren können eine Lernanfrage über das Menü „Registrar“ erstellen,
nachdem sie oben im Bildschirm auf das Symbol „Admin“ geklickt haben. Klicken Sie auf
das Untermenü „Lernanfragen“. Klicken Sie unten rechts im Bildschirm auf den Link
„Lernanfrage einreichen“:
• Auf der Seite „Lernanfrage einreichen“ müssen Sie eigentlich nur den Kurs angeben, für den
Sie eine Lernanfrage stellen möchten. Wenn Sie jedoch weitere Angaben machen, kann das
Veranstaltungsmanagement Ihre Lernanfrage zielsicherer beantworten:
˃ Ablaufdatum der Anfrage: Wenn Sie ein Ablaufdatum festlegen, wird die
Lernanfrage nach diesem Datum automatisch storniert.
˃ Angebotsdetails: Sie können die Trainingsform (Präsentationsart), die bevorzugte
Sprache, in der das Training gehalten werden soll, sowie individuelle Hinweise
angeben, falls erforderlich. Eine Befüllung dieser Felder ist in der Regel nicht
notwendig.
˃ Zeitplaninformationen: Wenn ein Training nur innerhalb eines bestimmten
Zeitraums stattfinden kann, können Sie diesen mit den Feldern „Angefragter
Starttermin/nach“ und „Angefragter Endtermin/vor“ definieren.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.9 Lernanfrage stellen / Buchung über Lernanfrage
Saba 7-Benutzerhandbuch 45
˃ Site: Wenn das Veranstaltungsmanagement einen bestimmten Standort oder gar
eine bestimmte Einrichtung berücksichtigen soll, können Sie auch diese
Informationen eingeben. Bitte füllen Sie diese Information dringend aus, damit eine
regionale Zuordnung erfolgen kann.
• Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer für die Lernanfrage aus, indem Sie auf den Link
„Teilnehmer hinzufügen“ klicken. Suchen Sie die Teilnehmer und wählen Sie sie aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übermitteln“. Die Bestätigungsseite mit der Nummer der
Lernanfrage (für eine eventuelle spätere Suche) und der Information über die erfolgreiche
Aufgabe der Lernanfrage wird angezeigt:
• Scrollen Sie auf der Seite zur Liste der Teilnehmer in der Lernanfrage:
Das Feld „Status Voraussetzung“ zeigt an, ob der Teilnehmer die Kursvoraussetzungen
erfüllt oder nicht. Wenn „Nicht Erfüllt“ angezeigt wird, müssen Sie die
Voraussetzungskurse im Trainingskatalog prüfen und sicherstellen, dass der Teilnehmer
vor dem in der Lernanfrage bezeichneten Kurs noch alle erforderlichen
Voraussetzungskurse absolviert. Sollte dies aus irgendeinem Grunde nicht realisierbar
sein, können Sie die Anfrage über die Links „Aktionen“ und „Löschen“ stornieren.
Der „Anfragestatus“ enthält folgende Infomationen:
˃ „Ausstehendes Angebot“: Momentan existiert kein Angebot für den Kurs.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.9 Lernanfrage stellen / Buchung über Lernanfrage
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˃ „Ausstehende Einschreibung“: Es existiert ein Trainingsangebot für den Kurs.
Sie müssen den Teilnehmer mithilfe der Links „Aktionen“ und „Für
bestehendes Angebot anmelden“ direkt anmeledn, sofern Sie einen einzelnen
Teilnehmer in der Lernanfrage registrieren möchten. Wenn Sie der Lernanfrage
mehrere Teilnehmer hinzugefügt haben, können Sie mehrere oder alle
Kontrollkästchen in der Liste aktivieren und auf die Schaltfläche „Für
bestehendes Angebot anmelden“ klicken.
• Wenn Sie die Lernanfrage suchen möchten, z. B. um zu prüfen, ob zwischenzeitlich ein
Angebot erstellt wurde, öffnen Sie das Untermenü „Anfragenhistorie“:
• Suchen Sie anhand der Anfragenummer oder anderer Suchkriterien nach der
Lernanfrage:
Hier finden Sie auch die Links für die Buchung, die Anzeige der Details und die Stornierung der
Lernanfrage. Sie können auch direkt mit dem Erstellen einer neuen Lernanfrage beginnen.
Die Schaltfläche „“Neues Angebot erstellen“ kann nicht von Bildungskoordinatoren verwendet
werden, da Sie nicht die notwendigen Berechtigungen haben.
3 Bildungskoordinator-Funktionen 3.10 Reports abrufen
Saba 7-Benutzerhandbuch 47
3.10 Reports abrufen
3.10.1 Definition
Reports sind statistische Daten, in denen die Registrierungsaktivitäten/-kosten, die
Bildungshistorie usw. zusammengefasst werden. Das Modul „Reports“ steht dem
Reportempfänger zur Verfügung, für den der Zugriff auf diese Daten in der Organisation (Firma)
definiert wurde.
3.10.2 Reportempfänger
• Ein Reportempfänger hat das Recht, Reports seiner Firma anzuzeigen und
herunterzuladen. Er ist dafür verantwortlich, die Berichte regelmäßig abzurufen,
zu verwalten und ggf. innerhalb des Betriebes weiterzuleiten.
• In jeder Organisation (Firma) kann es nur einen Reportempfänger geben (pro
Betriebsnummer).
• Der Reportempfänger eines Hauptbetriebes erhält Zugriff auf Reports für alle Firmen in
der Organisationsstruktur (Haupt- und alle Zweigbetriebe). Der Reportempfänger eines
Zweigbetriebes kann nur Reports für den jeweiligen Zweigbetrieb einsehen.
3.10.3 Reports in Saba abrufen
• Die Reports werden 14-tägig aktualisiert.
• Sie können über die PDF-, XLS- oder ZIP-Links heruntergeladen werden.
4 Wo erhalte ich Hilfe? 3.10 Reports abrufen
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4 Wo erhalte ich Hilfe?
Sollten Sie weitere Fragen zur Handhabung von Saba haben, wenden Sie sich bitte an unsre
Saba Hotline unter der Telefonnummer 0800 0609 111
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