View
220
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
UnilabsREGLES D’UTILISATION & DE CRÉATION DE GROUPE SUR WORKPLACE
VERSION 1.0, FÉVRIER 2017
RÈGLES D’UTILISATION DE WORKPLACE
Autorisation :
Directeur général du Groupe
Source : Communications du Groupe
Approuvé le : 06/02/2017
Révisé le :
Entrée en vigueur le :
I. Objet
Ces règles fournissent des recommandations pour l'utilisation et la publication de contenus sur
Unilabs Workplace, outil conçu par Facebook et mis à la disposition des salariés à la discrétion
de l’entreprise.
II. Cible
Tous les utilisateurs d'Unilabs Workplace.
III. Cinq points clés à savoir et à mettre en œuvre
1. Pour nous tous et par nous tous : Unilabs Workplace by Facebook est une plate-forme de
communication interne à l’entreprise, indépendante des autres activités personnelles et
publiques que vous pourriez avoir sur Facebook.
2. Communiquer et coopérer : la plateforme a pour objet de faciliter votre travail quotidien en
proposant un moyen intuitif, interactif, efficace et ludique d'échange avec vos collègues pour
discuter d'informations et d'idées, organiser des événements et communiquer des nouvelles
et des opinions.
3. Innover et échanger les bonnes pratiques : si vous avez une bonne idée sur comment
optimiser votre quotidien, mettre en œuvre les normes les plus récentes de votre métier,
améliorer le vécu du patient, débattre d'un article récent sur la recherche ou d'une
découverte scientifique, il vous appartient de constituer ou trouver le groupe approprié et
d'aller de l’avant !
4. Échanger : avez-vous apporté des amuse-gueule pour fêter quelque chose avec les collègues
? Voulez-vous inviter votre équipe à prendre un pot après le travail ? Cherchez-vous
quelqu'un avec qui bavarder pendant la pause-café ? Voulez-vous demander à un collègue
dans un autre pays qu'il vous conseille un restaurant ? À vous de jouer !
5. Respecter nos différences : nous devons nous respecter les uns les autres, en ligne et hors
ligne. Unilabs ne tolère aucune forme de discrimination, qu'elle soit fondée sur l'âge, le sexe,
la race, la couleur, les croyances, la religion, l'appartenance à un groupe ethnique,
l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'origine nationale, la nationalité, le handicap, le
REGLES ET RECOMMANDATIONS
TITRE: Règles d'utilisation d'Unilabs Workplace
statut matrimonial ou une autre caractéristique reconnue et protégée par la loi ou la
réglementation à l'échelon fédéral, de l'État ou local.
IV. Ce qu'il faut avoir à l'esprit en permanence et ne jamais dévoiler
Données médicales ou sur un patient. Ne communiquez par de données médicales ou sur un
patient via Workplace, cela est contraire à nos obligations de préservation des données, à
savoir les images, les données personnelles des patients et même les données anonymisées. Il
est possible en revanche d'échanger des pratiques de laboratoire, de discuter d'aspects
techniques de tests, voire de nouvelles scientifiques.
• Ouvert – Fermé – Secret. Toutes les informations n'ont pas la même importance pour
chacun, et aucune ne s'adresse à tous : c'est la réalité de l'entreprise. Lors de l’échange
d’informations avec votre équipe ou au sein de l'entreprise via différents groupes, vérifiez
bien le destinataire de l'information. Un groupe peut être ouvert, fermé ou secret, VOUS êtes
donc en mesure de maîtriser qui voit quoi (par ex. : fusions-acquisitions, résultats financiers,
évaluations et salaires, etc.)
• Veuillez noter que l’objectif principal de Unilabs Workplace, c’est de faciliter l’échange
d’idées et d’interagir avec les collègues partout chez Unilabs. Unilabs Workplace :
• N’EST PAS conçu comme un outil d’échange de fichiers. Merci de continuer à
partager les fichiers importants via votre serveur commun et/ou par e-mail.
• N’EST PAS adapté à l’échange de données confidentielles de l’entreprise. Assurez-
vous de ne pas échanger de données sensibles, telles que des cas de patients ou
des données personnelles via Unilabs Workplace.
• Confidentiel Entreprise : Workplace est une plate-forme interne à l'entreprise dont l'accès
est sécurisé et individualisé. La création d'un compte utilisateur se fait par invitation
uniquement.
• Ne partagez pas vos identifiants d'accès et ne laissez pas vos collègues utiliser votre
compte.
• Toute information échangée sur Workplace est destinée uniquement à une cible interne
à l'entreprise. Ne diffusez aucune information de Workplace sur une plate-forme non
confidentielle sans autorisation préalable expresse.
• Faits et rumeurs : nous entendons, apprenons et parlons au bureau de choses relevant de
l'activité de l'entreprise. Il faut être attentif à qui nous parlons et éviter de relayer les
rumeurs et le ouï-dire via cette plate-forme.
V. Informations légales et règles de l'entreprise
• Workplace est mise à la disposition des salariés et de consultants externes sous contrat avec
Unilabs, à l'entière discrétion de celle-ci. L'invitation à créer un compte d'utilisateur de
Workplace ne donne lieu à aucun changement de statut de l'utilisateur pour Unilabs.
• Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, toutes ses données sont supprimées de la plate-forme
Workplace mais restent stockées dans la base de données de l'entreprise.
• L'utilisation de Workplace ne doit pas contrevenir à nos autres règles, à savoir :
a. Code de déontologie du Groupe
b. Règles de recrutement
c. Règles de diversité
d. Evaluation du rendement (disciplinaire) et Procédure de règlement des griefs
e. Règles de licenciement
VI. Conséquences :
Le manquement par un salarié à l'une des règles exposées ci-dessus lors de l'utilisation de
Workplace peut entraîner la fermeture de son compte ou une mesure disciplinaire à son
encontre pouvant aller jusqu'au licenciement ou à la résiliation du contrat.
Une FAQ sur Workplace est disponible à l'adresse https://workplace.fb.com/faq/
Le service Communications du Groupe est chargé de l'interprétation officielle des présentes règles.
Toute question sur l'application de ces règles doit être adressée au service Communication
d'entreprise du Groupe. Le service Communication d'entreprise du Groupe se réserve le droit de
réviser ou de supprimer cette politique, selon le cas.
UnilabsREGLES D’UTILISATION & DE CRÉATION DE GROUPE SUR WORKPLACE
VERSION 1.0, FÉVRIER 2017
RÈGLES D
LES GROUPES SONT LE CŒUR ET L’ÂME DE WORKPLACE.
Les conversations et les échanges doivent se produire au sein de groupes: ainsi ils informent leurs destinataires appropriés et ils sont consultables pour des recherches par la suite.
Pour garantir une information valide et appropriée, il faut bien faire du premier coup lors de la constitution du groupe.
IMPORTANCE DES GROUPES SUR WORKPLACE
Capture d’écran
LA CRÉATION DE GROUPES SUR WORKPLACE DOIT ÊTRE SOIGNEUSEMENT PRÉPARÉE
EN EFFET, LA PERSONNE QUI CRÉE UN GROUPE EN EST RESPONSABLE.
La personne qui crée un groupe en est de plein droit l’administratrice et l’animatrice.
C’est pourquoi cette personne doit veiller à ce que le groupe► Favorise des échanges féconds► Reste dans le cadre des règles, respecte le sujet
objet des discussions, les informations échangées et, bien entendu, les membres du groupe.
Conseils pratiques: • Vous pouvez nommer un administrateur supplémentaire de
votre groupe• Pour supprimer un groupe que vous avez créé, vous devez
supprimer les membres de ce groupe puis vous supprimer vous‐même.
INSTRUCTIONSPOUR DÉNOMMER UN GROUPE SUR WORKPLACE
FAIRE PREUVE DE BON SENS ET DE SIMPLICITÉChoisir des noms de groupes
courts et simples complétés par une description claire du groupe
✔ Projet WIN
✗Projet de mise en place d’un laboratoire d’équipe
A pays B
PRIORITÉ AUX DESTINATAIRES
Avoir à l’esprit la cible visée : les membres du groupe doivent
comprendre le nom
✔ CHOPS
✗Discussions bimensuelles
de l’équipe opérationnelle CH
FONCTION, PROJET OU INTÉRÊT CONCERNÉ
Éviter de créer un nom qui ne correspond pas à la fonction, au
projet ou à l’intérêt visé
Lancer des groupes dans votre domaine fonctionnel, pour vos propres projets et sur vos propres passions professionnelles
Lancer des groupes sur un domaine fonctionnel dans lequel vous ne travaillez pas, un projet sur lequel vous ne travaillez pas ou un sujet qui ne vous intéresse pas
✔
✗
À l’échelon du pays:• Employer la langue du lieu pour dénommer les groupes à l’échelon d’un pays• Mettre le pays en préfixe du nom• Vous pouvez ajouter «‐TEAM» à la fin du nom du groupe
EXEMPLES
❶ ❷ ❸
À l’échelon du groupe :• Utiliser l’anglais britannique uniquement • Utiliser impérativement «Groupe» comme préfixe (pas UE)• Vous pouvez ajouter «‐TEAM» à la fin du nom du groupe
À l’échelon régional ou de l’entreprise:• Pour désigner l’objet d’un groupe, utiliser le jargon et les acronymes internes à l’entreprise• Ne pas utiliser l’acronyme «UE » sauf si l’on se réfère à l’Union européenne• Vous pouvez ajouter «‐TEAM» à la fin du nom.
LE NOM DOIT ÊTRE SIMPLE POUR LE PUBLIC VISÉ ET ÉVOQUER LE SECTEUR FONCTIONNEL, LE PROJET OU L’INTÉRÊT PROFESSIONNEL CONCERNÉ
TROIS PRINCIPES CLÉS
❶ ❷ ❸EXEMPLES EXEMPLES
RÈGLES À APPLIQUER
Toutefois, utiliser la dénomination longue pour décrire le groupe afin que les gens
comprennent de quoi il s’agit.
4
TYPE OBJET DU GROUPE CADRE RECOMMANDÉ
Équipes/Projets • Planification de projets, de la génération d’idées à leur mise en œuvre età leurs suites
• Brainstorming, échange d’idées• Gestion d’équipe (définition et suivi des objectifs de l’équipe)• Gestion fonctionnelle/de la filière
1. Fermé ou ouvert2. Avec ou sans animateur
Annonces / Actualité • Informations sur l’entreprise, mises à jour, actualité (à l’échelon dugroupe, du pays, du laboratoire)
• Remerciements, vœux• Information sur les carrières, offres d’emplois intra entreprise• Mise à jour fonctionnelle par filières de métiers• Initiatives concernant toute l’entreprise, comme Care Big
1. Ouvert2. Avec animateur de préférence
Discussions ouvertes • Assistance IT• FAQ thématiques• Leadership scientifique
1. Ouvert2. Avec animateur
Loisirs • Événements associatifs locaux• Initiatives personnelles de levées de fonds au titre de la responsabilité
sociale des entreprises (RSE)
1. Fermé ou ouvert2. Peut être international
ANNEXETYPOLOGIE – 4 TYPES DE GROUPE
TYPES DE GROUPES ET BONNES PRATIQUES
Si vous avez des questions sur les règles de dénomination et sur les orientations, adressez‐vous aux groupes de soutien disponibles sur Workplace ou parlez‐en à votre service informatique.
5
Recommended