Veiklos audito teorija

1

Veiklos audito teorija

Viešojo administravimo

Veiklos audito specializacija

Paskaitų ciklas

Profesorius Stasys Puškorius

Strateginio valdymo ir politikos fakultetas

Valdymo teorijos katedra

2008

2

“Veiklos audito teorija”magistro studijų programa

1 tema. Veiklos audito kriterijai2 tema. Audito standartai3 tema. Audito procesas4 tema. Duomenų atranka ir analizė5 tema. Matematinės statistikos pradmenys6 tema. Respondentų nuomonės atranka ir analizė7 tema. Tarptautinės veiklos audito patirties apžvalga8 tema. ES šalių programų vertinimas

3

Pagrindinė literatūra:

1. Bjarne Mork-Eiden. The Guidelines for Financial Auditing Office of the Auditor General of Norway. Riksrevisionen, 1998.

2. Study Guide. Audit Manual. Financial Audit Process and Methods. Volume 1. Office of the Auditor General of Norway, 1998.

3. Handbook in Performance Auditing: Theory and Practice. Second Edition. Stockholm, Sweden, 1999.

4

Pagrindinė literatūra:

4. Implementation Guidelines for Performance Auditing Standards. Draft. Standards and Guidelines for Performance Auditing based on INTOSAI’s Auditing Standards and Practical Experience. The Swedish National Audit Office, 2001.

5. Dierdre O’Neill. Efficiency // International Encyclopedia of Public Policy and Administration Jay M. Shafritz (Editor in Chief).Westviev Press. A Division of Harper Collins Publishers, 1998, Vol.1.

5

Pagrindinė literatūra:

6. Auditing Standards. Issued by the Auditing Standards Committee at the XIV-th Congress of INTOSAI in 1992 in Washington, D.C., United States as amended by the XV-th Congress of INTOSAI in 1995 in Cairo, Egypt.

7. Code of Ethics. Issued by the Auditing Standards Committee at the XVI-th Congress of INTOSAI in 1998 in Montevideo, Uruguay.

8. Čekanavičius V. Murauskas G. Statistika ir jos taikymai. Vilnius, TEV, 2000.

6

Pagrindinė literatūra:

9. Vaclovas Lakis Audito sistema: raida ir problemos. Monografija, VU leidykla, 2007.

10. Chambers A. Effective Internal Audits. Great Britain: Pitman Publishing, 1992.

11. Guidelines for Internal Control Standartsfor the Public Sector: www.intosai.org, (2006 06 28).

7

Pagrindinė literatūra:

12. Puškorius Stasys.

Veiklos auditas: monografija.

– Vilnius: LTU LC.

– 2004.

– 352 p., 17 paveikslų, 32 lentelės

8

Magistro darbų temos

1. Konkrečios apskrities administracijos darbo efektyvumo analizė

2. Sprendimų priėmimo procedūrų tyrimas konkrečioje apskrities administracijoje.

3. Sprendimų priėmimo procedūrų tyrimas konkrečioje vietos savivaldos institucijoje.

4. Konkretaus struktūrinio padalinio valdymo funkcijų pagrindimas

5. Atsakomybės paskirstymo teoriniai pagrindai.

9

Magistro darbų temos

6. Atsakomybės paskirstymo konkrečioje sistemoje analizė ir optimizacija.

7. Kokio nors struktūrinio padalinio personalo dalyvavimo valdyme analizė.

8. Duomenų apie kokios nors institucijos veiklą atranka atliekant veiklos auditą.

9. Metodikų, taikomų atliekant vidaus auditą analizė.

10. Metodikų, taikomų atliekant išorės auditą analizė.

10

Magistro darbų temos

11. Kriterijų, taikomų atliekant konkrečios institucijos veiklos auditą, atranka ir jų pagrindimas.

12. Teoriniai rizikos veiksnių analizės aspektai atliekant vidaus veiklos auditą.

13. Teoriniai rizikos veiksnių analizės aspektai atliekant išorės veiklos auditą.

14. Rizikos veiksnių vertinimai atliekant vidaus auditą konkrečioje institucijoje.

15. Rizikos veiksnių vertinimai atliekant išorės auditą konkrečioje institucijoje.

11

Magistro darbų temos

16. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos darbo organizavimo problemų tyrimas.

17. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos atsakomybės paskirstymo tikslingumo vertinimas.

18. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos funkcijų paskirstymo racionalumo tyrimas.

19. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos vadovavimo stiliaus vertinimas.

12

Magistro darbų temos

20. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos kvalifikacijos kėlimo analizė.

21. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos darbuotojų karjeros problemų tyrimas.

22. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos skatinimo ir nuobaudų taikymo proceso vertinimas.

23. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos adekvataus darbuotojų atlyginimų nustatymo tyrimas.

24. Konkretaus departamento, skyriaus, viešosios ar privačios įstaigos, savivaldybės ar kitos institucijos lygių galimybių realizavimo tyrimas.

13

Veiklos audito turinys

• nauja kontrolės forma,

• aprėpia viešojo sektoriaus institucijų, jos atskirų sistemų ir visos valstybės veiklą.

• Pačia plačiąja prasme veiklos auditas yra:

• valstybės, ministerijų, departamentų ir kitų viešojo sektoriaus institucijų valdymo:

ekonomiškumo, efektyvumo,

veiksmingumo:

• sisteminė analizė bei išvadų ir pasiūlymų, kaip šiuos kriterijus gerinti, rengimas.

14

Audito institucijos

• Daugelyje šalių sukurtos specialios kontrolės institucijos,

• Įvairiuose departamentuose, organizacijose, įstaigose, ministerijose įsteigti struktūriniai padaliniai, kurie atlieka vidinio audito funkcijas.

• Sukurtos specialios tarptautinės organizacijos, nustatančios:

• veiklos audito standartus, • nagrinėjančios ir apibendrinančios sukauptą patirtį,

• siekiančios suvienodinti taikomus požiūrius, metodus, modelius, procedūras.

15

Veiklos auditas apima:

• administracinės veiklos ekonomiškumo auditą,

• tikrinamų organizacijų žmogiškųjų, finansinių ir kitų resursų analizę,

• informacinių sistemų tyrinėjimą, veiklos pamatavimus ir monitoringo tvarkymą,

• tikrinamos organizacijos veiklos veiksmingumo įvertinimą

16

Veiklos auditas skiriasi:

• turiniu (finansiniu, ekonominiu, valdymo, teisiniu ir įvairių šių veiksnių kombinacijomis),

• kompleksiškumu (neretai veikla vykdoma dalyvaujant daugeliui organizacijų, atliekančių joms priskirtas funkcijas),

• sudėtingumu (sąveikos, valdymo, atsakomybės neapibrėžtumu),

• laikotarpiu, per kurį šios funkcijos turi būti atliktos,

• planų įvairove (operatyvinių, taktinių, strateginių), planų turiniu, jų struktūra, terminų gausa, kurie neretai sunkiai suderinami ir kitomis savybėmis.

17

Visa tai reikalauja:

• kad būtų sukurti specialūs veiklos audito metodai,

• plačiai taikoma sisteminė analizė,

• plėtojama specifinė metodologija,

• remiamasi kokybiniais ir kiekybiniais duomenimis, kurie tinkamai apdoroti

• ir pasirūpinta išvadų bei rekomendacijų patikimumu ir tikslumu.

18

Poreikis atlikti auditą

• įvairių stagnacijos procesų atsiradimas,

• pastebima veiklos ekonomiškumo, efektyvumo ir/ar veiksmingumo stoka,

• prognozavimo ir planavimo klaidos,

• valdymo struktūrų gremėzdiškumas,

• funkcijų dubliavimas,

19

Poreikis atlikti auditą

• atskaitomybės ir atsakomybės spragos,

• atsilikimas nuo pasaulinių standartų,

• įstatyminės bazės neatitikimas šiuolaikiškiems reikalavimams,

• sunkiai suprantamas lėšų panaudojimas, ypač stambiu mastu,

• aukštų pareigūnų viešųjų ir privačių interesų derinimo tvarkos pažeidimai.

20

1 tema. Veiklos audito kriterijai

Pagrindiniai kriterijai (3E kriterijai):

• Ekonomiškumas (Economy);

• Efektyvumas (Efficiency);

• Veiksmingumas (Effectiveness);

21

Ekonomiškumas

• panaudotų išteklių, kurie reikalingi

kokiam nors rezultatui gauti,

• minimizavimas,

• išlaikant tam tikrą to rezultato kokybę

22

Efektyvumas

• santykis tarp pageidautinų veiklos rezultatų ir panaudotų tiems rezultatams pasiekti

kompleksinių

• išteklių, indėlių, kaštų bei kitų resursų.

23

Efektyvumas

Efektyvumas vertina:

• laiką,

• darbuotojų , vykdančių konkrečią užduotį, skaičių,

• darbo organizavimo aspektus,

• sąveikos problemas

• resursus ir kitus veiksnius.

24

Veiksmingumas

tai nustatytų tikslų įgyvendinimo laipsnis

panaudojus tam tikrą išteklių kiekį.

25

3E kriterijų hierarchija

Veiks-mingumas

•Efektyvumas

•Ekonomiškumas

•

26

Veiksmingumo kriterijus

Aukščiausio lygmens kriterijus:

• Nustato kiekvieno efektyvumo kriterijaus įtaką veiklos rezultatams,

• Aprėpia efektyvumo kriterijų visumą,

• Įvertina nustatytų tikslų pasiekimo laipsnį.

27

Vertinant veiksmingumą:

• Reikia nustatyti ir kiekybiškai įvertinti rezultatus;

• Aiškiai suformuluoti tikslus

• Vengti prieštaraujančių tikslų.

• Paskirstyti tikslus į uždavinius;

• Suderinti efektyvumo ir veiksmingumo kriterijus.

28

3E kriterijų taikymas. Universitetas

Ekonomiškumas

• Ištekliai ir sąnaudos:

• 1. Personalo išlaikymo.

• 2. Studentų išlaikymo.

• 3. Logistikos.

• 4. Infrastruktūros plėtros

29

3E kriterijų taikymas. Universitetas

• Efektyvumas. Veiklos rūšys:

1. Pedagoginė

2. Mokslinė

3. Metodinė

4. Ūkinė

5. Finansinė

30

3E kriterijų taikymas. Universitetas

Veiksmingumas. Rezultatai (išeiga):

• 1. Parengti specialistai

• 2. Mokslinė produkcija

• 3. Metodinė produkcija

• 4. Įdiegti moksliniai laimėjimai

• 5. Gautas finansavimas

31

2 tema. Audito standartai

• Bendra standartų charakteristika

• 1985m. Sidnėjuje nuspręsta sukurti atskirus veiklos audito standartus.

• 1987m. parengti standartų projektai patvirtinti INTOSAI komiteto ekspertų posėdyje Londone.

• 1989m. šie standartai paskelbti kaip savarankiški ir juos rekomenduota taikyti

32

Standartų turinys

• 1. Baziniai postulatai

• 2. Bendrieji standartai

• 3. Darbo standartai

• 4. Ataskaitų standartai

33

I. Baziniai postulatai:

• AAI turėtų rūpintis, kad visais atvejais būtų atsižvelgiama į INTOSAI standartus;

• AAI turėtų atrinkti tik pritaikomus standartus;

• AAI turi remtis tik savo sprendimais;

• pareigūnai ir organizacijos turi atsiskaityti už viešųjų resursų panaudojimą;

34

I. Baziniai postulatai:

• atskaitomybės procesas turi veikti efektyviai;

• būtina informacinės, kontrolės, vertinimo ir ataskaitų sistemų plėtra valstybės mastu;

• vadovai atsako už finansinių ataskaitų ir kitos informacijos korektiškumą, pakankamumą ir jų turinį;

• atsakingi pareigūnai turi užtikrinti finansinių ataskaitų standartų, atitinkančių valstybės poreikius, sklaidą, o tikrinamos organizacijos turi sukurti specifinius ir pamatuojamus tikslus;

35

I. Baziniai postulatai:

• teisingas finansinių ir veiklos rezultatų pristatymas turi išplaukti iš nuoseklios tinkamų apskaitos standartų taikymo;

• adekvačios vidaus kontrolės sistemos egzistavimas minimizuoja klaidų ir įvairių pažeidimų tikimybę;

• įstatymai turi suteikti galimybę pasinaudoti svarbiais duomenimis, būtinais norint atlikti išsamų veiklos įvertinimą;

• auditorių veiksmai neturi peržengti AAI įgaliojimų;

• AAI turi tobulinti veiklos pamatavimų pagrįstumo techniką;

• AAI turi vengti su tikrinama organizacija interesų konflikto

36

I. Baziniai postulatai:

Papildomos priemonės:

• Papildomų duomenų atranka, neatliekant kruopščios jų analizės;

• informacijos teikimas apie institucijos misijos vykdymą;

• politikų ir kitų išrinktų valdžios atstovų biudžeto lėšų panaudojimo atvejai;

• įvairi administracinė veikla;

• kompiuterinės informacijos apdorojimo technologijų analizė

37

I. Baziniai postulatai:

• audito išvadų, rekomendacijų ir pasiūlymų pagrįstumas:

• audito uždavinių analizė;

• audito apimties nustatymas;

• audito sričių atranka;

• audito procedūrų korektiškumas;

• tikrinamo laikotarpio nustatymas.

38

II. Bendrieji standartai

Standartų pogrupiai:

• nepriklausomumas,

• kompetencija,

• profesinis apdairumas,

• kiti bendrieji standartai.

39

Nepriklausomumas:

Svarbiausias reikalavimas:

• Nepriklausomumas nuo įstatymų leidžiančiosios

ir vykdomosios valdžios

• Nepriklausomumas nuo politinės įtakos

• AAI “ne tik neturi reaguoti, bet ir sudaryti įspūdį,

kad reaguoja į tam tikrus politinius pageidavimus”

• AAI turi būti aprūpinta reikiamais resursais ir lėšomis.

40

Nepriklausomumas:

• Priimtina, kai Seimas nustato:• minimalius ataskaitų reikalavimus,

• nusakant klausimus, kuriuos reikia išnagrinėti • ir ataskaitų parengimo terminą,

• AAI yra išorinis vyriausybės veiklos auditorius.

41

Sąveikos su vyriausybe aspektai:

• auditoriai negali vykdyti kokių nors, priskirtų vyriausybei, funkcijų (64str.);

• vyriausybė negali varžyti AAI įgaliojimų, įpareigoti, kad ši institucija vykdytų jos direktyvas ar keistų audito išvadas (65str.);

• AAI, duodama patarimus vyriausybei,

turi pasirūpinti, kad šis procesas

neįtakotų jos nepriklausomumo (66str.);

42

Sąveikos su vyriausybe aspektai:

• galutinius sprendimus, ką būtent tikrinti atliekant auditą, priima AAI (67str.);

• bet kokie nepagrįsti vyriausybės reikalavimai ar apribojimai, panaudojant AAI priskirtus resursus, turi būti skundžiami Seimui (69str.);

• AAI turi turėti pakankamas galias gauti iš tikrinamų organizacijų informaciją, tiesiogiai susijusią su audito tikslais (70str.);

43

Sąveikos su vyriausybe aspektai:

• vyriausybė turi leisti aukščiausiajai audito institucijai gauti slaptą ar konfidencialią informaciją, susijusią su audito tikslų įgyvendinimu (71str.);

• AAI vadovo kadencija neturi priklausyti

nuo vyriausybės sprendimų (72str.);

• visuomenė turi gerai suvokti

AAI nepriklausomumo statusą (74str.);

44

Sąveikos su vyriausybe aspektai:

• perkant paslaugas, įrangą, valdant priskirtą jai turtą, personalą ir pan.

AAI neturi priklausyti nuo vykdomosios valdžios.(75str.);

• AAI privalo būti nepriklausoma nuo tikrinamos organizacijos (76str.);

• AAI neturi dalyvauti tikrinamos organizacijos valdyme ar kitoje veikloje (78str.);

• jos personalas neturi instruktuoti tikrinamos organizacijos personalą, kaip jam reikia vykdyti savo funkcijas (80str.).

45

Kompetencija (str. 82-87):

• Audito išvados ir sprendimai išreiškia AAI nuomonę

• Taikoma metodologija ir praktika turi būti aukščiausios kokybės

• AAI turi nustatyti patirties mąstą,

būtiną įgyvendinant priskirtus jai įgaliojimus

• Auditorių išsilavinimas ir praktika turi atitikti tikrinimo uždavinius

46

AAI turi apsirūpinti:

• visomis šiuolaikiškomis metodologijomis,

• sisteminėmis technologijomis,

• analitiniais analizės metodais,

• automatizuotų informacinių sistemų vertinimo būdais

• statistiniais duomenų atrankos metodais,

47

Profesinis apdairumas (Due Care)

Tai reiškia, kad AAI:

• privalo būti ir atrodyti objektyvi

auditoriai turi būti pasirengę:

• susidurti su pavojinga situacija,

• kontrolės trūkumais,

• įvairių ataskaitų nepakankamumu,

48

AAI turi atskleisti:

• apgavystes,

• netinkamas ar neteisėtas išlaidas,

• nesankcionuotas operacijas,

• lėšų švaistymą,

• efektyvumo ar sąžiningumo stoką

49

Profesinis apdairumas (Due Care)

• ekspertai ar konsultantai taip pat turi būti profesionaliai apdairūs (92str.);

• AAI neatleidžiama nuo išorinių konsultantų ar ekspertų klaidų (93str.);

• Iš šalies pakviestiems auditoriams taikomi tokie pat

kokybės reikalavimai (94str.);

• AAI laikosi konfidencialumo reikalavimų, t.y. neatskleidžia gautos atliekant patikrinimą informacijos (95str.).

50

Darbo standartai

• Bendrieji darbo reikalavimai (str.131):

a) auditorius turi taip suplanuoti savo darbą, kad būtų užtikrinta, jog bet koks auditas atliktas:

• laiku,

• ekonomišku,

•efektyviu,

•ir veiksmingu būdu;

51

Darbo standartai

b) auditorių darbas turi būti tinkamai prižiūrimas, audito protokolus turi tikrinti aukštesnis audito pareigūnas;

c) nustatant audito mąstą ir sritį auditorius turi išnagrinėti ir įvertinti vidaus kontrolės rezultatų patikimumą;

d) atliekant finansinį auditą turi būti įsitikinta,

kad laikomasi tinkančių šiam atvejui įstatymų

bei reglamentų;

52

Bendrieji darbo reikalavimai

e) įrodymai turi būti patikimi, kompetentingi ir pagrįsti, kurie remtų auditorių sprendimus ir išvadas;

f) būtina nustatyti, ar laikomasi finansinių pažeidimų atskleidimo standartų;

g) finansinių ataskaitų analizės mastas turi būti toks,

kad būtų galima tvirtinti,

jog gauti rezultatai leidžia išreikšti konkrečią nuomonę.

53

Išskiriami tokie etapai:

• planavimas,

• vadovavimas ir kontrolė,

• atitikimo įstatymams ir reglamentams nustatymas,

• audito įrodymų paieška,

• finansinių ataskaitų analizė.

54

Bendri reikalavimai, planuojant auditą:

a) identifikuoti svarbius aplinkos aspektus;

b) išplėtoti atsakomybės santykių suvokimą;

c) nustatyti audito formą, turinį ir audito ataskaitų vartotojus;

d) patikslinti audito tikslus ir tyrimus, kuriuos reikia atlikti;

e) identifikuoti pagrindines valdymo ir kontrolės sistemas bei atlikti preliminarų tų sistemų funkcionavimo vertinimą.

55

Standartų reikalavimai audito įrodymams:

• ypač kruopščiai turi būti pasirinkta duomenų atrankos ir jų apdorojimo technika;

• duomenys turi būti patikimi ir tiesiogiai susiję su audito tikslų realizavimu;

• auditoriai turi būti puikiai įsisavinę tokius metodus,

kaip inspekcija, stebėjimas, apklausa, patvirtinimas;

56

Standartų reikalavimai audito įrodymams:

• AAI turi įsitikinti, kad, nustatant visas kiekybinių duomenų paklaidas ir nukrypimus,

naudojami metodai yra pakankami efektyvūs;

• įrodymai turi būti pagrįsti, kompetentingi, tiesiogiai susiję su audito tikslais;

• auditoriai turi kruopščiai protokoluoti audito įrodymus.

57

Audito dokumentai atlieka tokias funkcijas:

a) patvirtina ir palaiko auditoriaus nuomonę ir pranešimus;

b) gerina audito efektyvumą ir veiksmingumą;

c) yra informacijos šaltinis rengiant ataskaitą

ar atsakant į įvairius tikrinamos organizacijos užklausimus;

58

Audito dokumentai atlieka tokias funkcijas:

d) parodo, kad auditorius laikosi audito standartų;

e) palengvina planavimą ir kontrolę;

f) padeda auditoriams kelti kvalifikaciją;

g) padeda įsitikinti, kad pavestas darbas atliktas patenkinamai;

h) suteikia ateityje galimybę panaudoti atlikto darbo patirtį

59

Skirtumai tarp finansų ir veiklos audito ataskaitų:

• Veiklos auditas aprėpia žymiai platesnį ratą klausimų;

• Gauti rezultatai gali būti skirtingai interpretuojami;

• Veiklos audito atskaitos yra gana įvairios,

jose pateikiama daug diskutuotinų teiginių

ir pagrįstų argumentų.

• Nagrinėjamos ne finansinių metų ataskaitos,

o aprėpiančios įvairios trukmės periodus;

60

Veiklos audito išvados:

• didina visuomenės pasitikėjimą valdžios institucijomis,

• skatina aktyviai dalyvauti valstybės valdyme,

• sudaro nepalankias sąlygas korupcijai, kyšininkavimui

ir kitiems neigiamiems veiksniams,

• gerina socialinę aplinką visuomenėje,

61

Veiklos audito išvados:

• atskleidžia egzistuojančias problemas,

• skatina motyvaciją mokytis ir keistis,

• gerina valstybės valdymą,

• tobulina administracinius valstybės tarnautojų gebėjimus.

62

Veiklos pamatavimai:

• Tai nuolatinis monitoringo ir ataskaitų procesas, nukreiptas apibrėžtų tikslų įgyvendinimo link.

• Veiklos pamatavimai turi būti susiję su įvykdytų programos veiksmų tipu ar lygiu.

63

Veiklos pamatavimai:

• Išreiškia gautų rezultatų atitikimą programos tikslams bei reikalavimams.

• tai išankstinio valdymo, atskaitomybės visuomenei bei perspėjimo sistema .

• Nuolatinius veiklos pamatavimus gali atlikti

tik vidaus auditoriai.

64

Veiklos pamatavimai – pavyzdys

• 1. Darbo organizavimo aspektai• Kriterijai:

• Aprūpinimo darbo priemonėmis lygmuo• Darbo vietų tinkamumas• Komandinio darbo galimybių realizavimo lygmuo• Santykis tarp atsakingų vykdytojų ir pagalbinių

darbuotojų optimalumo lygmuo

65

Veiklos pamatavimai – pavyzdys

• 1. Darbo organizavimo aspektai• Kriterijai:

• Darbo grafiko racionalumo lygmuo• Padalinių vadovų ir vykdytojų dalyvavimo priimant

sprendimus racionalumo lygmuo• Padalinių vadovų ir vykdytojų dalyvavimo

sudarant įvairius planus racionalumo lygmuo• Priimtų sprendimų įgyvendinimo organizavimo

lygmuo• Taikomų organizacijoje ir struktūriniuose

padaliniuose kontrolės mechanizmų tikslingumo lygmuo

66

Veiklos pamatavimai – pavyzdys

• Klausimai:• Koks, Jūsų nuomone, yra aprūpinimo reikalingomis darbo

priemonėmis lygmuo? (5 bale sistema)• Kokių valdymo priemonių trūksta? (pasiūlyti variantus)• Ar sudarytos tinkamos darbo sąlygos? (5 bale sistema)• Kaip taikomi komandinio darbo elementai?• Ką reikėtų keisti, kad komandinis darbas būtų

efektyvesnis?• Ar tikslingai nustatytas pagalbinių darbuotojų skaičius?• Kaip reikėtų koreguoti atsakingų ir pagalbinių darbuotojų

santykį?

67

Veiklos pamatavimai – pavyzdys

• Klausimai:• Kiek tikslingai reglamentuotas vadovų ir vykdytojų darbo

grafikas?• Kaip reikėtų tą grafiką koreguoti?• Ar Jūs dalyvaujate priimant sprendimus?• Ar atsižvelgiama į Jūsų nuomonę priimant sprendimus?• Ką ir kaip reikėtų keisti sprendimų priėmimo procedūroje?• Ar Jūs dalyvaujate sudarant strateginius (taktinius,

operatyvinius) planus?• Ką ir kaip reikėtų keisti planavimo procedūroje?• Ar taikomi kontrolės mechanizmai racionalūs?• Ką ir kaip reikėtų keisti kontroliuojant vadovų ir vykdytojų

darbą?

68

3 tema. Audito procesas

Audito problemosAuditas gali būti vidaus ir išorės

• Formuluojant vidaus audito problemas siekiama:

• išvardinti visas ar bent jau didžiąją tų problemų dalį;

• aprėpti kuo daugiau organizacijos veiklos sričių;

• pasitelkti kuo platesnį įvairių organizacijos specialistų bei vadovų ratą;

69

Formuluojant vidaus audito problemas siekiama:

• paskirstyti išryškintas problemas pagal jų prioritetus;

• įvertinti vidaus auditorių ir ekspertų galimybes atlikti norimą patikrinimą;

• numatyti laiką, lėšas ir kitus resursus,

būtinus norint atlikti kiekvienos veiklos rūšies auditą.

70

Formuojant išorės audito problemas tikslinga:

• sudaryti įvairių ministerijų, departamentų, sistemų veiklos spragų sąrašą;

• aprėpti svarbiausias veiklos rūšis, kurios kelia abejonių dėl• skaidrumo,

•ekonomiškumo,• efektyvumo,

•veiksmingumo;

• pasitelkti nepriklausomus ekspertus

bei užsienio specialistus.

71

Išskiriamos ypač aktualios problemos:

• atsižvelgus į jų svarbą,

• valstybės prestižą, tarptautinius įsipareigojimus,

• laukiamą efektą;

• įvertinus išorės auditorių, nepriklausomų ekspertų bei užsienio šalių specialistų galimybes atlikti pageidaujamą auditą;

• numačius kiekvienos ministerijos, departamento, sistemos veiklos audito trukmę, terminus, lėšas, resursus.

72

Vidaus audito problemų išryškinimas

Lengvinančios aplinkybės:

• daugmaž apibrėžtas objektas, vykdantis tą ar kitą funkciją,

• ganėtinai aiškios sąsajos tarp įvairių sistemos dalių,

• lengvai nustatomos atsakomybės, atskaitomybės bei funkcijų paskirstymas nagrinėjamoje organizacijoje ar sistemoje.

73

Vidaus audito problemų išryškinimas

Lengvinančios aplinkybės:

• dažnai žinomi organizacijos ar sistemos veiklos trūkumai,

• vadovai supranta sistemos:• vizijos,

• misijos, •strateginio planavimo

svarbą ir stengiasi jais vadovautis.

74

Tikslinant preliminariai suformuluotą problemą būtina:

• išnagrinėti tos problemos esmę, paskirstant ją į dalines problemas ar uždavinius;

• nustatyti sąsajas tarp apibrėžtų dalinių problemų ir uždavinių;

• išskirti funkcijas, atliekant kurias

turėtų būti realizuoti norimi tikslai ir uždaviniai;

75

Tikslinant preliminariai suformuluotą problemą būtina:

• atrinkti padalinius ar sistemos dalis, kurios vykdo šias funkcijas;

• suformuluoti preliminarias hipotezes, paaiškinančias nepatenkinamus nagrinėjamos veiklos rezultatus;

• apibendrinus iškeltas hipotezes apibrėžti audito problemą.

76

Hipotezių formulavimas

• Iškelti kuo daugiau priežasčių ar hipotezių, nusakančių veiklos trūkumų šaltinius.

• sudaryti tų hipotezių struktūrinę schemą

77

Hipotezių struktūrinė schema

• palengvina hipotezių atranką,

• leidžia išbraukti dubliuojančias ar artimas viena kitai hipotezes,

• paskirstyto jas pagal įvairius požymius,

• palengvina audito problemos formulavimo procedūrą.

78

Išorės audito problemų formulavimas:

• audito objektas gali būti labai didelis ir sudėtingas,

• ypatingą reikšmę įgyja tarpusavio ryšių tarp įvairių to objekto sudėtinių dalių nustatymas,

• nelengva išsiaiškinti atsakomybės ir atskaitomybės paskirstymo problemas,

•sunku nustatyti:• kokios funkcijos yra priskirtinos konkrečiam struktūriniam vienetui ar valdymo lygmeniui, • kas ir kaip turėtų koordinuoti bendrą struktūrinių padalinių veiklą ir t.t.

79

Preliminarus išorės audito problemų formulavimo procesas apima:

• valstybės, ministerijų, departamentų ar kitų svarbių valstybės mastu sistemų veiklos trūkumų identifikavimą;

• minėtų objektų identifikuotų veiklos trūkumų

sąrašo sudarymą;

• preliminarų kiekvienos nepatenkinamos veiklos

problemos formulavimą

80

Preliminarus išorės audito problemų formulavimo procesas apima:

• atrinktų problemų prioritetų nustatymą;

• preliminarų būtinų kiekvienai problemai spręsti:• laiko, •lėšų

•ir kitų resursų įvertinimą

• AAI ir kitų institucijų, galinčių dalyvauti

atliekant išorės auditą, galimybių įvertinimą;

• išorės audito veiklos plano kitiems metams ir strateginio plano ilgesniam laikotarpiui sudarymą.

81

Identifikuojant audito problemas reikia:

• Išnagrinėti svarbiausius ir patikimus informacijos šaltinius, kuriuose pateiktos išvados dėl valstybės ar kokios nors jos sistemos veiklos:

• ekonomiškumo, • efektyvumo

• ir veiksmingumo;

• Išnagrinėti panašias situacijas kitose šalyse, kur toks darbas buvo atliktas, ir kritiškai įvertinti ten aptiktas problemas.

82

Identifikuojant audito problemas

Reikia atsižvelgti, į tai, kad veiklos :

• ekonomiškumas,

•efektyvumas

•veiksmingumas

įvairiuose šaltiniuose gali būti vertinamas skirtingai:

83

Audito išvadų patikimumas

– kuo daugiau šaltinių paremia kokią nors išvadą, tuo ši išvada daugiau patikima;

–jei šaltiniai ženkliai skiriasi patikimumo laipsniu,

reikėtų vadovautis tik patikimų šaltinių duomenimis;

–jei skirtingų šaltinių duomenys maždaug vienodai patvirtina ir paneigia kokią nors išvadą,

reikėtų formuluoti dvi hipotezes ir tikrinti jas audito metu.•

84

Identifikuojant audito problemas reikia:

• išnagrinėti preliminarių audito problemų visumą:

• pažiūrėti, kaip jos atrodo kartu,

•sudaryti visų identifikuotų problemų sąrašą,

•nustatyti tarp jų įvairias sąsajas,

• pavaizduoti jas bendroje schemoje.

85

Audito išvados

• skirstomos pagal prioritetus,

• nustatoma, kurias iš jų galima pagrįsti patikimai,

• kurias – tik iš dalies,

• kurių reikia atsisakyti, jei joms patvirtinti nerasta patikimos informacijos.

• Auditorių išvados ir rekomendacijos turi būti susijusios su iškeltomis hipotezėmis.

• Jei reikšmingos hipotezės nei patvirtintos, nei paneigtos,

reikia tęsti patikrinimą.

86

Audito išvados

• Kiekvienai išvadai pagrįsti paskiriamas atsakingas auditorius. Jis:

• Kruopščiai atrenka visą informaciją;

• Vertina jos tikslumą ir patikimumą;

• Vengia galimų informacijos apdorojimo trūkumų:

•Subjektyvizmo;•Nekompetentingumo;

• Arogancijos;• Korupcinių veiksnių.

87

Audito išvados

• Kiekviena auditorių išvada yra tarsiteismo nuosprendis!

• Reikėtų maksimaliai išvengti nepakankamai pagrįstų teiginių

• Turi vyrauti maksimalus atvirumas ir geranoriškas bendradarbiavimas su tikrinamos organizacijos darbuotojais.

88

Audito išvados

• Organizacijos darbuotojai:

• turi jaustis ne kontroliuojamaisiais, o kontrolės proceso dalyviais,

• siekiančiais bendro tikslo:

• pagerinti organizacijos veiklą,

• geriau panaudojant turimus resursus,

• diegti įvairias inovacijas.

89

Audito įrodymai:

• juos būtina susieti su preliminariai iškeltomis audito problemomis,

• pageidautina, kad audito įrodymai būtų susiję su skirtingų šaltinių duomenimis, • kad jie apibūdintų situaciją kokybiniais ir kiekybiniais kriterijais,

• kad tie kriterijai būtų tinkamai atrinkti,

• kad kriterijų taikymas būtų korektiškas.