Välkommen till Diplomerad Styrelseutbildning · Varje punkt på dagordningen riskerar att bli...

Välkommen till GrundläggandeStyrelseutbildning

Bosse Brixeman

• VD i Executive People AB.

• Ekonomi, personal & marknad• Erfarenhet från uppstart & drift av företag • 30 års erfarenhet av ledarskap• VD i egna och externa bolag samt publikt bolag• Byggt upp företag. Lagt ner företag. En företagskonkurs• Brinner för företagandet och dess olika processer• Boken VD- Att vara vd• Executivegruppen

Agenda

• Presentation av deltagare

• Förväntningar & mål

• Vilka områden kommer vi beröra?

• Grupparbeten

Sekretess

• För att alla skall kunna få ut så mycket som möjligt av utbildningen, är det viktigt att tänka på:

VAD SOM SÄGS I DETTA RUM, STANNAR HÄR

Presentation av deltagarna

• Namn, företag och eventuellt styrelseuppdrag

• Målet med utbildningen

Företaget och ägarna

Olika företagsformer

• Enskild firma

• Handelsbolag

• Kommanditbolag

• Ekonomisk förening

• Europeisk ekonomisk intressegruppering (EEIG)

• Europabolag

Aktiebolag

• Aktiebolag (publika)

• Aktiebolag (privata)

Vad är skillnaden?

Privata och publika bolag

Privata bolag Publika bolag

Aktiekapital Minst 50.000 kr Minst 500.000 kr

Antal styrelseledamöter

Minst en plus suppleant Minst 3. Oftast bestämmelser i bolagsordning. Väljs varje år.

Kapitalanskaffning Endast ”privat” kapitalanskaffning, direkt kontakt med individer

Får vända sig till allmänheten, via t.ex. annonsering för nyemission

Firma Brevpapper etc. skall innehålla organisationsnr, ort för styrelse

Brevpapper etc. skall innehålla organisationsnr, ort för styrelse samt ”(publ)” efter namnet

Verkställande direktör Kan finnas men inte nödvändigt Måste finnas, ej samma som styrelseordförande

Ägare

Styrelse

VD

RevisorGranskar styrelse och VD:s

förvaltning och bolagets räkenskaper

Företagets rollfördelning

Rollfördelning enligt svensk lag

Ska Ska inte

Ägarna • Välja styrelse

• Besluta om arvode

• Besluta om ansvarsfrihet

• Välja revisorer

• Besluta om bolagsordningen

• Besluta om förändringar i ägandet (+ ett stort antal ”specialfall”)

• Uttrycka ”ägarviljan”

• Lägga sig i styrelsensarbete

Rollfördelning enligt svensk lag

Ska Ska inte

Styrelsen • Tolka ägarviljan

• Besluta om inriktning (strategi, struktur, planer)

• Följa upp att besluten blir verklighet

• Följa upp att verksamheten drivs enligt ägarnas vilja

• Tillsätta och avsätta VD, besluta om anställningsvillkor

• Vara ”bollplank” för VD

• Lägga sig i det operativa arbetet

Avgöra organisation och bemanning, däremot:

Fungera som ”bollplank” och fatta det formella beslutetom organisationen

De fyra bolagsorganen

Bolagsstämma:Ägarnas forum. Överordnat organ. Beslutar i vissa specifika frågor. Bolagsstämman väljer styrelse – nomineringsgrupp av de största ägarna.

Styrelse:Ansvarar för förvaltningen av företaget. Ägarna lägger sig inte i styrelsens arbete.

VD:Sköter den löpande förvaltningen. Styrelsen lägger sig inte i VD:ns agerande.

Revisor:Granskar Styrelsens förvaltning, VD:ns förvaltning, Räkenskaperna.

Vad vill ägarna med sitt bolag?

Vanliga problem:

• Från början samstämmiga uppfattningarhar börjat spreta isär

• Styrelsen har flera styrelseledamöter, utan grundarnas insikter

Bolag med flera, stora ägare

Ägarna ska samsas om ett ägardirektiv

Ägardirektiv i praktiken

• Långsiktigt värdeskapande fokus

• Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare

• Riktlinjer för ekonomisk rapportering

• Riktlinjer för bolagsstyrning

Om nyttan med ägardirektiv

Varje punkt på dagordningen riskerar att bli utnyttjad som slagfält för de olika ”ägarviljorna”

Konsekvenser:1. Förlamar styrelsearbetet

2. Beslut blir inte fattade eftersom styrelsearbetet ägnas åt ägarfrågor

3. Organisationen får ingen styrning och blir lämnad i ovisshet om vad som gäller

4. Upptrappning och ytterligare polarisering av motsättningarna blir ofta följden

Flera ägare, olika ”ägarviljor”

Om nyttan med ägardirektiv

Styrelsemöte:Mötet skiljs inte åt förrän man hittat en lösning – en kompromiss ellerett val – på alla viktiga meningsmotsättningar

Ägarmöte:Om alla respekterar ägardirektivet –och det är ordförandes sak att se till det – så kommer styrelsemötena att ägnas åt styrelsefrågor och inte åt ägardiskussioner

Grupparbete

• Varför är det bra med ett ägardirektiv?

Styrelsens roll

Styrelsen som resurs

En kompetent och effektiv styrelse skapar mervärden !

Styrelsearbetets fyra huvudpunkter

1. Besluta om affärsidé, långsiktiga mål, strategier, affärsplaner, budget

2. Uppföljning av att planen följs och att bolaget sköts på bästa sätt

3. Tillsätta och avskeda VD

4. Informera ägare och andra intressenter om företagets utveckling

I Aktiebolagslagens 8 kapitel paragraf 6 står följande:

"6 §

Styrelsen skall årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. I arbetsordningen skall det anges hur arbetet i förekommande fall skall fördelas mellan styrelsens ledamöter, hur ofta styrelsen skall sammanträda och i vilken utsträckning suppleanterna skall delta i styrelsens arbete och kallas till dess sammanträden.

Första stycket gäller inte i fråga om bolag vars styrelse har endast en ledamot."

Styrelsens uppdrag

Förvalta och utveckla visionen samt ge ledningen genom VD ett tydligt uppdrag

Styrelsen i det ägarledda bolaget

1. Ska komplettera, inte kopiera ägaren

...skaffa någon som älskar marknaden

Om ägaren älskar produktionen...

...och tvärtom!

Om ägaren tycker ekonomi är tråkigt...

...leta efter en affärsinriktad yrkesekonom

Styrelsen i det ägarledda bolaget

2. Branchkännedom bra, men inte absolut nödvändigt

3. Tillgänglighet och engagemang är mycket viktigare...

Alla måste kunna göra nytta snabbt

...än ett känt namn

Styrelsen i det ägarledda bolaget

4. Tillgänglighet är en nyckelfråga, i synnerhet om den externe ledamoten är tilltänkt som ordförande. Även i ett mindre SME tar ordförandeuppdraget sällan mindre än 150 timmar per år. Ställ frågan tydligt och direkt: har du den tiden?

5. Erfarenhet av styrelsearbete är nödvändigt, i synnerhet om det gäller ordförandeposten.

Styrelseledamotens förpliktelser

• Att vara styrelseledamot är att vara tillgänglig när VDbehöver stöd och råd

• Att vara styrelseledamot är att aktivt delta i mötenoch hålla löpande kontakt med bolaget

• Att vara styrelseledamot är att vara beredd att ta ett medvetet personligt ansvar

• Att vara styrelseledamot är att vara beredd att säga nej

Styrelsens skyldighet att agera

• Styrelsen har rätt att göra fel

• Styrelsen har skyldighet att korrigera sina fel och sina bedömningar

• För att göra sitt jobb ”rätt” måste man ibland vara beredd att riskera jobbet

Den enskilda styrelseledamotens

lojalitet

Vems intresse företräder man?

Huvudregeln glasklar !

För bolagets bästa

• För att klara detta krävs ledamöter med stor integritet

Ordförandens uppgift är att leda styrelsearbetet för bolagets bästa

Vad gör en bra styrelse?

• Styrelsen är aktiv

• Styrelsen är kompetent

• Styrelsen är beslutsmässig

• Styrelsen är stöd till VD

• Styrelsen är tillgänglig

• Styrelsen är utvecklingsinriktad

Styrelsen är någon/några personer som ägarna har förtroende för och som är bra komplement till VD i företaget.

Att skapa en positiv gruppdynamik

• Nära produkt – nära marknaden – nära kunderna

• Säkerställ att alla kommer till tals

• Säkerställ att arbetet är seriöst och lustfyllt

• Visa respekt för varandras kompetens och åsikter

• Disponera tiden efter prioritetsordning

• Visa respekt för varandras tid;

– Kom i tid

– Material i tid

– Alla är pålästa

– Frågor i förväg till ordförande och VD

• Återkoppling både bra och dåligt för att skapa delaktighet

• I ägarledda företag – vara ett bollplank i ägarfrågor

• Coach till VD

När är det bra med en aktiv styrelse?

• Diskuterar strategi för att komma vidare

• Visa externa parter att det finns mer kompetensän bara ägaren i företagets styrelse

• Ett breddat nätverk när branschen förändras

• Ägaren funderar på förvärv

• Balansera en diskussion mellan generationer

Fördelar med en aktiv styrelse

Öka fokusering på företagets affärsidé (framtidsplanering)

Öka kunskapen om företagets ekonomiska läge

Öka kreditvärdigheten

VD får några att diskutera problem med

Se till att alla beslut är dokumenterade

Fördelar med en aktiv styrelse

• Minska konflikter mellan kompanjoner ( om det finns ägardirektiv )

• Mer genomarbetade beslutsunderlag

• Öka beslutstakten

• Öka företagets kontaknät

• Tillföra kunskap till företaget

• Belysa problem från olika håll

Nackdelar med en styrelse

• Andra ifrågasätter VD:ns beslut

• Utomstående får insyn i företaget

• Det kostar pengar att ha en styrelse

• Risk för att hemligheter sprids

• Det tar tid från produktivt arbete

• Mer pappersarbete

• Företaget kan ej fatta snabba beslut

Varningssignaler på dåligt styrelsearbete

• Mötena drar ut på tiden

• Ledamöter kommer oförberedda

• För sent utsända agendor och handlingar

• Bristfälliga beslutsunderlag

• Oklara beslut - vad har vi beslutat?

• För lite tid åt strategifrågor

• För mycket siffror, för få nyckeltal

• Dålig gruppdynamik i styrelserummet

Engagemang kräver tid - ledamot

Tidsinsats för en ordinarie ledamot (nästan oavsett företagets storlek)

Styrelsemöte strategi: 1,5 dag 12 timmar

Ytterligare 5 ”fysiska” möten á 5 timmar 25 timmar

2 telefonmöten á 1,5 timmar 3 timmar

Summa sammanträdestid per år 40 timmar

Inläsning av material inför varje möte á 3 timmar 24 timmar

Uppföljning á 1 timma per möte 8 timmar

Total sammanträdesanknuten tid 72 timmar

Plus informella kontakter med VD och övriga styrelse-ledamötermellan möten och informationsinsamling

20-30 timmar

Totalt antal timmar minst per år 100 timmar

Arvodesnivåer

Ordinarie ledamöter i SME• Cirka 40-80.000 kr (ingen statistik finns)• Suppleanter i SME 5.000 kr/sammanträde

Ordförande i SME cirka 60-200.000 kr

Ovanpå dessa belopp tillkommer sociala avgifter, uppehälle och resor

Styrelsens uppdrag till VD

• Ange riktning

• Ange mätbara mål

• Tydliggöra VD:ns åtaganden – VD instruktion

• Ge begränsningar i form avresurser - budget

VD:ns uppgift

• Inom uppdragets ram skapa mål & visioner

• Skapa en målbild tillsammans med medarbetarna hur det skall åstadkommas

• Ta fram en strategi ( Affärsplan ) för hur uppdraget skall göras

• En strategi som skall förankras i styrelsen, genom affärsplanen

VD:ns ansvar

• Skapa struktur för verksamheten

• Forma organisation med arbetsprocesser

• Rekrytera rätt medarbetare

• Säkerställa att alla känner till uppdraget

• Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation (ABL 8 kap.)

• Detta kräver att styrelsen löpande erhåller rapporter från VD om verksamhetens utveckling och prognoser för den förväntade utvecklingen

Hur kan man fatta beslut om en större investering, om man inte vet hur verksamheten går?

42

Kontroll och ansvar

Uppföljningsansvar

•Uppföljning av resultatet

•Uppföljning av framsteg

•Uppföljning av utvecklingsmöjligheter

Grupparbete

• Har du erfarenhet av bra respektive dåligt styrelsearbete?Diskutera och lista ett antal punkter.

• Vad är VD:ns och styrelsens respektive roller?

• Bör VD vara invald i styrelsen?

Ordning och reda

Avdelning ordning & reda

1. Attestregler: vem får attestera vad och till vilket maxbelopp

2. Arbetsordning för styrelsen

• Ska finnas så snart mer än en person får besluta om inköp• Rådgör med revisorn om formuleringarna

• Ska finnas så snart styrelsen har mer än en ordinarie ledamot

Avdelning ordning & reda

3. Rapportinstruktion

4. Arbetsinstruktion för VD

• Vilka rapporter? (resultat- och balansräkning,orderingång, orderstock, rullande 12 månaderstal)

• Vilken frekvens? (månad, kvartal)• Leverans: hur många dagar efter periodavslut?

• Måste finnas i publika bolag• Värdefulla i de flesta bolag – även där ägaren = VD!

Hjälper till att hålla isär rollerna

Avdelning ordning & reda

• Attestregler, Arbetsordning för styrelsen och Rapportinstruktion

• Kan bli akut styrelsefråga.Främst om man har en orutinerad VD

• Ge honom/henne frågorna en månad före styrelsemötet;då kommer det mesta att rapporteras OK vid mötet

Ordning & reda - checkpunkter

Sätt strålkastaren på följande:

1. Försäkringar• Brand, inbrott, skadegörelse• Pensioner• Fordon• Sjukdom• Avbrott i rörelsen• Sjukvård• Produktansvar• Styrelseansvar• Övrigt, specifikt för verksamheten

Ordning & reda - checkpunkter

3. Yttre säkerhet• Lås• Larm

2. BetalningarRutiner för betalning av skatter och avgifter.Missar kan i värsta fall leda till personligt betalningsansvar för styrelseledamöterna

Ordning & reda - checkpunkter

4. Tillstånd• För verksamheten:

till exempel restauranger, trafik

• Miljötillstånd: gränsvärden (nuvarande och kommande)

• Miljöcertifikat:(t ex ISO)

5. IT säkerhet• Brandväggar• Kryptering• Back-up

Ordning & reda - checkpunkter

6. Avtal

• Var finns originalen?

• Finns de på en plats?

• Hur säker är den?

• Register

7. Inventarier

• Finns en förteckning?

8. Valutasäkring

• Behöver vi?

• Vem har bedömt?

• Risknivåer?

Vad kan inträffa om VD bryter

mot attestordningen?

Styrelsens sammansättning

Vanliga problem

Styrelsen måste fungera ihop som ett lag

Ingen kommer på idén att sätta ihop ett lag med 11 målvakter

Framgång bygger på att styrelsemedlemmarna kompletterarvarandra – också när det gäller personliga egenskaper

Många styrelser är hopsatta

enligt målvaktsprincipen!Ställ då frågan:”Hur ser den styrelseprofil ut som motiverar detta?

Obs! Gäller även t ex föreningsstyrelser

Styrelsens storlek – Det minsta

• Ägaren

• Maka/make eller annan närstående person

Först när detta är gjort kan en extern styrelseledamot göra nytta!

Dominerande lösning: 2 ledamöter

Oftast också den bästa lösningen:

• En extern ledamot skulle göra begränsad nytta

• ... Men skulle kosta minst 50.000 kr + sociala avgifter

Mycket pengar för ett litet företag. Kan användas bättre, t ex för att förädla affärsredovisningen till riktig ekonomistyrning. Kräver programvara plus insats från revisorn, max 50.000 kr.

Upp till 5–10 anställda, Upp till 5-25 mkr i omsättning

Styrelsens storlek – Börjat växa

Dominerande lösning 4-5 ledamöter:• Ägaren

• Maka/make/vän utgår

• Och ersätts med ledningsgruppen (där några kan vara delägare)

Fördelar:• Det blir billigt

Nackdelar:• Det blir inget styrelsearbete, utan förlängda ledningsgruppsmöten,

eftersom alla är stadigt förankrade i den operativa verksamheten.

10-50 anställda, 10-100 mkr i omsättning

Mångfald i styrelser

Utgångspunkt:

Kompetens och mångfald är ledorden

Kompetens:

• Inte bara utbildning och yrkeserfarenhet

utan också personliga egenskaper

Mångfald:

• Styrelsen måste fungera som ett lag

• Framgång bygger på att styrelsemedlemmarna kompletterar

varandra – också när det gäller personliga egenskaper

• Kön, etnicitet…

Fackligt förtroendevalda (Lag1987:1245)

Arbetstagarledamöter

• Kollektivavtal måste finnas

• Mer än 25 anställa = 2st+2 st suppleanter

• Mer än 1000 anställda = 3 st+ 3 st suppleanter

• Får ej överstiga övriga antalet ledamöter

• Fackets initiativ

• Utses av den lokala organisationen

• Max 4 räkenskapsår

Arbetsprocess för ny styrelse

Styrelsen utvärderar sig själv

Kravprofil för ny styrelse

Profil på ny ledamot

Dagens styrelse

Ägare:Fundera igenom• Styrka• Svagheter• Hot• Möjligheter

Jämför

Vad krävs av styrelsen• I dagsläget?• Om 3 år?

Kandidatbank

Grupparbete

• Hur ser det ut i ditt bolags styrelse? Finns det bredd ikompetensen, hur ser könsfördelningen ut?

• Vad anser du om kvotering för att få in fler kvinnori styrelser?

Styrelseordföranden och styrelsemötet

Att vara styrelseordförande

• Förmedla vision

• Lyssna och byta åsikter

• Visa handlingskraft

• Ha ett fläckfritt förflutet

• Pressa på

• Inspirera

• Ge stöd

Ordförandens roll

Ordföranden har en särställning och har ansvaret för att

styrelsens arbete är välorganiserat och bedrivs effektivt

Orförandens roll – ABL 8:17§

I en styrelse som har mer än en ledamot skall en av ledamöterna vara ordförande.

Ordföranden skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som anges i 4-7 §§.

Om annat inte föreskrivs i bolagsordningen eller har beslutats av bolagsstämman, väljer styrelsen ordförande.

Vid lika röstetal avgörs valet genom lottning.

Ordförandens roll – ABL 8:18 §Styrelsens ordförande skall se till att sammanträden hålls när det behövs.

Styrelsen skall alltid sammankallas om en styrelseledamot eller den verkställande direktören begär det.

Styrelseordförandens roll1. Leda styrelsearbetet

• Lägg mötena på andra ställen än HK

• Ansvar för utbildning av styrelsen

• Arbete och umgänge mellan mötena

• VD:ns alltid tillgänglige coach

2. Leda styrelsemötena

• Styra användning av tiden:viktiga ärenden ska få tid, inte andra

• Kunna lyssna och sedan sammanfattadiskussionen

• Bra balans mellan fri diskussion ochtidsdisciplin

• Formulera kristallklara beslut

Styrelsens arbetsformer

Teman

Tidpunkter

(Samråd ordföranden plus VD)

1. Planläggning av mötena under kommande år

2. Planläggning av nästa möte:• Ca 14 dagar före mötet• Ordföranden och VD• Noggrann genomgång av dagordningen

• Utse föredragande (helst VD)• Bestämma materialutskick per ärende

Underlag till styrelsen

1. När?

2. Vad?

Obs! Inte 100 sidor mail!

En helg emellanMaterialutskick senast

M Ti O To F L S M Ti

Mail:Som komplementI begränsade mängder

• Beslutsärenden: obligatoriskt – jfr ABL 8:18 §• Information: i vilken form som helst, menhelst så mycket som möjligt i förväg för attspara tid på styrelsemötet

Styrelse-mötet

Underlag för beslut ABL 8:21 §

Styrelsen är beslutför, om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter eller det högre antal som föreskrivs i bolagsordningen är närvarande.

Vid bedömningen av om styrelsen är beslutför skall styrelseledamöter som är jäviga enligt 23 § anses som inte

närvarande.

Beslut får inte fattas i ett ärende, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter har

1. fått tillfälle att delta i ärendets behandling, och2. fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet

Dagordning ”Normaldisposition”

1. Administrativa punkter* öppnande* val av sekreterare och justerare* fastställa dagordning* föregående mötesprotokoll

Dagordning ”Normaldisposition”

2. Informationspunkter* VD-rapport (t ex konjunktur, branschutveckling

marknadssituationen etc)* lägesrapport, beslutade åtgärdsprogram* lägesrapport, stora utvecklingsprojekt* uppföljning, övriga styrelsebeslut* skatteinbetalningar

* Verksamhetsrapporter¤ ekonomi¤ kritiska framgångsfaktorer enligt styrkort

Obs! Huvuddelen av detta material skavara utsänt i förväg till styrelsen!

Dagordning ”Normaldisposition”

3. Beslutspunkter (exempel)* investeringsärenden över x kr* beslut om avyttring/förvärv av företag

(även för 1 krona!)* beslut om problemhantering

¤ principfrågor¤ frågor av stor betydelse

(i kronor eller andra mått)¤ andra problem utanför den operativa

hanteringen

Material ska alltid vara utsänt i förväg – annars bör styrelsen bordlägga ärendet.

Undantag endast om samtliga närvarande ledamöter accepterar att ändå gå till beslut

Dagordning ”Normaldisposition”

3. Beslutspunkter (exempel) forts.* Beslut om utvecklingssatsningar, t ex

¤ produkter¤ marknader¤ produktion¤ administration (inkl. IT)¤ personal

* Finansiering

4. Övriga frågor

Material ska alltid vara utsänt i förväg – annars bör styrelsen bordlägga ärendet.

Undantag endast om samtliga närvarande ledamöter accepterar att ändå gå till beslut

Styrelseprotokollet

Tidtabellen för produktion

Dagar2 4 6 8 10

Överläggningar om texten

Mötet

Utkastklart

Ordf

Just. God-känd text

Tillstyrelsen

Vad var det vi beslutade egentligen? Scener ur

ett styrelseliv

1. Livlig och spretig diskussion kring ett förslag till en investering. Ordföranden deltar själv flitigt och gör bara strödda noteringar.

2. Diskussionen tillför så småningom inget nytt.Dags att gå till beslut!

3. Ordföranden gör inget försök att sammanfatta.Diskussionen blev mycket ostrukturerad, noteringarna är för knapphändiga så det blir helt enkelt för svårt.

4. Ordföranden:“Ja, då säger vi väl så då. Kan vi gå till nästa punkt? Svar ja!”

Vad var det vi beslutade egentligen? Scener

ur ett styrelseliv1. Nästa dag: sekreteraren sliter med protokollet och kommer till investeringspunkten.

2. Vad göra? * snabb kontakt med ordföranden och VD * på stående fot-konferens (eller per telefon) fixas till

3. Tillsammans bestämmer nu ordföranden och VD vad det var som styrelsen beslutade!

“Vad var det vibeslutade egentligen?”

Vad beslutades egentligen?

Råd till sekreterare:Tala med ordföranden om det är oklart!

Grupparbete

• Får du fullständig information i god tid innanstyrelsemötet?

• Vem sköter protokollet?

• Har ni planerat in flera möten på en gång eller görsdetta från gång till gång?

• Fungerar styrelsemötet mer som ett förlängtledningsgruppsmöte?

Mål med styrelsearbetet

Vision

Styrelsens mest prioriterade uppgift är att skapa visionen för

företagets framtid samt omvandla denna i strategier och affärsplaner

Styrelsens arbetsplan - årscykelFebruari Bokslut samt årsredovisning

Möte med Bolagets revisorerUppföljning av genomförda aktiviteter

April Besök i verksamheten eller hos underleverantörSamordnings- och integrationsprojektUtvecklingsprojektKvalitets- och miljöfrågor, som system för arbetsmiljöredovisning

Maj BolagsstämmaKonstituerande styrelsemöteFastställande av arbetsordning för styrelsen och arbetsinstruktion för VD

Juni Strategimöte 1 ½ dagAffärsplan med förslag till strategi för kommande tre år samt väsentliga policies för Bolaget, som jämställdhets-, etisk- och arbetsmiljöpolicy

Augusti HalvårsbokslutFörsäkringsfrågor och redovisning av samtliga koncernens avtalMarknadsförutsättningar för nästkommande årBudgetdirektiv

November Budget för kommande år – drift samt kapital

Mål med styrelsearbetet

Företagets ledningsmodell

• Strategi och affärsidé

• Affärsplan och budget

• Målstruktur

• Kapitaluppbyggnad

Mål för styrelsearbetet

• Minska riskerna

• Höja lönsamheten

• Öka växtkraften

• Tillföra kunskap

• Belysa problem från flera håll

Styrelsens arbete skall alltid dokumenteras i protokoll

Styrelsens ansvar

• I motvind

• I medvind

• Båda kan bli krissituationer om man inte agerar medvetet

Ledningsmodell

Vision

◦ Styrelsen har att förvalta och utveckla visionen

Styrelsen skall lämna ett tydligt uppdrag

◦ Styrelsen har att formulera uppdraget till VD som har att tillse att varje nivå har mål och åtaganden

Strategi

◦ Vd och ledning skall ta fram en strategi för att säkerställa att kunna leverera i linje med uppdraget

Struktur

◦ Skapa en organisation och arbetsprocesser för att möta strategin

Medarbetare

◦ Få förutsättningar för att genomföra uppdraget och nå resultaten

Strategisk planering

1 2 3 4 5 6 7 8Affärsplanen

utarbetas

Affärs-plan

Budgetarbete

Beslut istyrelsen

Protokoll

Normaltidtabell

Underlagfrån ledningen

Strategimöte

Kontrollbalansräkning

Enligt 25 kap. 13 § ska styrelsen genast

upprätta och låta bolagets revisor granska en

Kontrollbalansräkning

Skall enligt lag upprättas när….

Affärsidé

Affärsidén i bolaget

• Vad är företagets syfte på marknaden?

Varför finns man till?

• På vilken marknad/marknader arbetar företaget?

Vilka är kunderna?

• Vilka behov tillfredsställer företaget?

• Vilka produkter eller tjänster erbjuder företaget som

tillfredsställer de behoven?

• Vad är det som gör att kunderna väljer vårt företag

framför konkurrenternas?

• Vilka är de grundläggande lönsamhetsfaktorerna för företaget?

Affärsidé

1. Vad ska vi göra?

2. Hur ska vi

göra det?

3. Vem ska vi göra det för?

Vad skall finnas i en affärsidé?

Vad ska vi fokusera på? Vad ska vi avstå ifrån?

1. Marknaden • Vilka personer/företag ska virikta oss till?

• Vilka målgrupper ska viavstå ifrån?

2. Produkter,Tjänster

• Vad är det vi ska erbjudadessa personer/företag?

• Vilka närbesläktadeprodukter/tjänster ska viavstå ifrån?

3. Produktion,Organisation,System

• Hur ska det här gå till?• Vad är unikt för vårt företag?

• Vilka lösningar ska vi inteanvända?

• Skäl till det?

Ex. Affärsidé Vasakronan

Vad ska vi fokusera på? Vad ska vi avstå ifrån?

1. Marknaden • Företag• Organisationer

• Privatpersoner

2. Produkter,Tjänster

• Kontorsyta• Infrastruktur (LAN etc.)

• Bostäder

3. Produktion;Vad är unikt?

• Geografisk koncentration(4-5 storstäder)

• Mer än kontorsyta

• Övriga Sverige• Utland

Nyttan med en affärsidé - Internt

Internt – för varje medarbetare

• Tydligt beskriva vad företaget finns till för

(reason of being)

• Vilken nytta ska vi göra för kunderna?

Med vad? På vilket sätt?

• Vilken nytta kan jag göra i mitt jobb

för att förverkliga idén?

I det ideala fallet är idén så tydlig att hela organisationen förstår och

dessutom tänder på den

Nyttan med en affärsidé - Externt

Externt – mot kunder och allmänhet

Den interna idén kräver

1/3 A4-sida om den ska bli

tydlig

Så mycket text läser inte en kund. Därför behövs

också en kort, säljande text

– men den ska också vara tydlig, inte låta som

alla andra affärsidéer

Affärsidé

Många företag har utformat en eller två meningar om sin affärsidé.

Exempelvis kan man nämna

IKEA: ” Vår affärsidé går ut på att erbjuda ett brett sortiment av form- och funktionsriktiga heminredningsartiklar till så låga priser att så många som möjligt kan köpa dem.”

H&M: " Mode och kvalitet till bästa pris.”

Åhléns: ” Åhléns ska vara den bästa kedjan för modern shopping för den evigt unga kunden.”

Mc Donalds: "Mc Donalds målsättning är att leverera god mat med snabb och vänlig service i rena, trevliga lokaler till ett lågt pris."

Affärsplan

Affärsplanen som en bro

Tre skäl för att göra en affärsplan:

1. Du får själv en helhetsbild och tvingas se över din idé i grunden

2. Du gör den för att presentera för finansiärer

3. Du gör den för att förmedla din affärsidé till övriga intressenter såsom

revisor, rådgivare, anställda, kunder m fl

Affärsplanen är själva "ritningen" till ditt företag.

Vision, affärsplan och budget

Strategi Affärsplan Operativ verksamhet

Affärs-

idé

Vision

Allt för ofta saknas

sambandet mellan

affärsidén och

vardagsslitet

Bygga broar

Lever ofta i en värld för sig, främst på

fina konferenshotell

Vardags-

slitetÅter-koppling

Innehåll i affärsplanen

• Bakgrund

• Nulägesbeskrivning

• Organisation

• Affärsidé

• Mål & visioner

• SWOT

• Marknaden

• Kortsiktiga mål

• Långsiktiga mål

• Huvudaktiviteter

• Ekonomisk utveckling

S.W.O.T

SWOT > Aktivitetsplan

Svagheter & Hot

• VILKA är dessa?

• HUR ska du göra för att eliminera dessa?

• NÄR ska dessa åtgärdas?

Koppla svagheter och hoten

SWOT kopplas till en aktivitetsplan.

Kan vi göra någonting åt ett hot?

Kan vi göra någonting åt en svaghet?

VAD kan vi göra och NÄR ska vi göra det?

Svagheter

Svagheterxxzz

Vad kan vi göra ?

Aktivitetsplan

NÄR ska det

vara klart?

VEM är ansvarig?

Aktivitetsplan

Aktivitet Ansvarig Klart när? Attest

Kundaktivitet Johan Larsson 2014-06-01

Förbättra telestöd Annika Pettersson 2014-05-31

Ombyggnad kontor Vd 2015-03-15

Förbättra kundrelation Per-Anders Sealo 2014-12-15

Personalutbildning Vd 2014-09-01

Kontroll av aktivitetsplanen

• Vid Ledningsgrupp, tas detta upp här.

• Se till att få med alla på ”tåget”

• Stäm av ofta. Lita på medarbetare

• Informera all personal om aktiviteterna

• Gör gärna Brainstorm med hela personalen

• Leta svagheter

• Fråga kunder vad dom tycker om er

• När förändring sker – FIRA DETTA !!

Utbildningar

• EXECUTIVE PROGRAM 10 dagar

• VD-PROGRAMMET 5 dagar

• Grundläggande vd-utbildning 2 dagar

• Högre Diplomerad styrelseutbildning 3 dagar

• Grundläggande styrelseutbildning 1 dag

• EKONOMIPROGRAMMET 5 dagar

• Grundläggande ekonomi 2 dagar

Tack för din tid och lycka till

med ditt styrelsearbete!