View
23
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN AKADEMI KEPERAWATAN
DARMO MEDAND
I
S
U
S
U
N
OLEH:
Melisa Roselina Siregar 120709022
Krisna T.Y.L Tobing 120709025
Dedy Andreas 120709012
Elianser Sihombing 120709038
Yogi Adiansyah 120709058
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASIFAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2015
KATA PENGANTARPuji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan kasih
karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini yang berjudul “Pengelolaan
Terbitan Berseri pada Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan” dengan baik
dan tepat pada waktunya.
Penulis menyadari makalah ini dapat tersusun dengan baik atas bantuan dan
bimbingan dari beberapa pihak, oleh sebab itu penulis sudah sepantasnya mengucapkan
terimakasih kepada :
Ibu Irawati Kahar, selaku dosen mata kuliah “Observasi Jasa Perpustakaan” yang
sudah memberikan bantuan melalui bahan kuliah yang diberikan sehingga penulis
mampu menyusun makalah ini.
Dalam makalah ini dimuat hasil wawancara tentang pengelolaan terbitan berseri pada
Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan. Penulis menyadari bahwa makalah ini
terdapat banyak kesalahan baik dari bentuk penyajian dan gaya bahasa yang digunakan.
Semoga proposal ini bermanfaat bagi para pembaca. Penulis sangat mengharapkan kritik dan
saran yang membangun dari para pembaca sekalian. Akhir kata, penulis ucapkan terimakasih.
Medan, April 2015
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Untuk dapat melaksanakan fungsinya secara baik, perpustakaan hendaknya memiliki
koleksi yang meliputi koleksi referensi, buku teks, terbitan berseri (seperti majalah, koran dan
jurnal), audio visual dan koleksi khusus. Koleksi-koleksi tersebut sangat bermanfaat bagi
para pengguna untuk memenuhi segala informasi yang dibutuhkan dalam program
pendidikan yang sedang diikuti.
Salah satu koleksi yang dimiliki perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
adalah terbitan berseri. Jenis terbitan berseri ini merupakan salah satu publikasi yang memuat
berbagai tulisan atau artikel serta memuat informasi mutakhir. Untuk mempermudah
penelusuran informasi tersebut, perpustakaan perguruan tinggi perlu mengelola terbitan
berseri secara baik sehingga informasi yang di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan
kepada pengguna kepustakaan. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri
sangat dibutuhkan pada perpustakaan karena merupakan terbitan mutakhir.
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis melakukan wawancara “Pengelolaan
Terbitan Berseri di Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka rumusan masalah yang dapat ditentukan
adalah, “Bagaimana Pengelolaan Terbitan Berseri Pada Perpustakaan Akademi Keperawatan
Darmo Medan”.
BAB II
KERANGKA TEORI
2.1 Pengertian terbitan berseri
Lasa Hs dalam pengelolaan terbitan berseri (1994:97) menyatakan bahwa:
“Periodicals adalah suatu publikasi yang direncanakan terbit terus menerus tanpa dibatasi
waktu, berisi berbagai bidang, artikel, berita yang ditulis oleh beberapa orang, lembaga
maupun organisasi profesi yang membentuk redaksi sebagai penanggung jawab”. Sedangkan
dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:12)
mendefenisikan bahwa terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus menerus dengan
jangka waktu terbit tertentu. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa terbitan
berseri merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan dengan berdasarkan
nomor urut/secara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan.
Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan apabila memiliki ciri-ciri berikut:
1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang berbeda dan ditulis
oleh banyak orang.
2. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada buku teks.
3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa, pengumuman, pemikiran
yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.
4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit tertentu. misalnya: harian,
mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan seterusnya.
6. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai nomor kontrol
terbitan berseri (Lasa Hs, 1994:98).
2.1.1 Jenis Terbitan Berseri
Dalam Perpustakaan Nasional RI (2000: 12) dinyatakan bahwa ada beberapa jenis
terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain:
1. Majalah (magazine).
2. Serial (serials) termasuk periodical, annual, laporan tahunan (year book), proceeding.
3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain biasanya diberi
nomor urut.
4. Pamplet (pamphlet), terdiri dari beberapa halaman tanpa jilid.
5. Abstrak (abstract).
6. Annual.
7. Brosur (brochure).
8. Kumulatif (cumulative), merupakan bibiografi untuk satu tahun atau periode tertentu.
9. Harian (daily) misalnya surat kabar.
10. Jurnal (journal).
11. Berita (news bulletin).
12. Makalah
2.2 Pengadaan Terbitan Berseri
Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang akan
dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya relevan dan
disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan, sesuai dengan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi terbitan berseri dapat
ditempuh dengan beberapa cara antara lain:
2.2.1 Pembelian
Pembelian merupakan cara yang efektif dalam pengadaan bahan pustaka karena
perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok untuk dijadikan koleksi perpustakaan.
Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara melanggan langsung pada penerbit,
melanggan melalui toko buku, dan dari agen atau distributor. Pembelian secara berlangganan
dapat dilakukan di dalam negeri maupun luar negeri. Jika perpustakaan melanggan terbitan
berseri yang berasal dari luar negeri, biaya pengiriman tetap ditanggung oleh perpustakaan
yang bersangkutan dan sebaliknya dengan melanggan terbitan berseri yang berasal dari dalam
negeri. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan setelah perpustakaan memutuskan terbitan
apa yang akan dibeli sesuai dengan perioritas yang telah ditentukan.
Sebelum menentukan judul terbitan yang perlu dilanggan, perpustakaan terlebih
dahulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :
a. Tersedianya dana/anggaran.
b. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan itu.
c. Mengetahui minat calon pengguna.
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul majalah yang telah dimiliki,
dilanggan oleh perpustakaan. (Lasa, 1994; 17)
2.2.2 Hadiah/sumbangan.
Terbitan berseri dapat diperoleh melalui hadiah baik dari Lembaga pemerintah atau
swasta, organisasi profesi maupun perorangan. Penerimaan hadiah harus dilakukan dengan
hati-hati dan teliti karena adakalanya orang/badan yang memberi hadiah/sumbangan memberi
dengan disertai oleh beberapa persyaratan yang kemungkinan sulit untuk dilaksanakan oleh
perpustakaan atau menambah beban perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bersumber dari
hadiah terkadang kurang sesuai dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan
perpustakaan, maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan
koleksi perpustakaan. Hadiah dapat diperoleh dengan cara:
2.2.2.1 Hadiah atas permintaan
Untuk mendapat sumbangan buku dapat dilakukan dengan mengajukan permintaan
kepada lembaga pemerintah, badan swasta, organisasi profesi maupun perorangan.
sebagaimana diyatakan oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan
Pustakawan (1992:71) bahwa:
“Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah terbitan kepada lembaga pemerintah
atau swasta, lembaga ilmiah di dalam dan di luar negeri, perwakilan Negara sahabat atau
perorangan. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis.Permintaan secara lisan
sebaiknya dikuatkan dengan cara tertulis melalui surat, agar ada bukti autentik”.
Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan hadiah bahan
pustaka yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang diperlukan.
b. Mengirim surat permohonan sumbangan.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman dengan surat pengantarnya bila pustaka
sumbangan telah diterima.
d. Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. (Perpustakaan
Nasional RI 2000; 17).
2.2.2.2. Hadiah tidak atas permintaan
Ada kalanya suatu lembaga/badan dan organisasi profesi maupun perorangan
memberikan bahan pustaka kepada perpustakaan tanpa diminta. Sebagaimana dikemukakan
oleh Soeatminah dalam bukunya Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustakawan (1992:72)
menyatakan bahwa: “Bila suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka yang banyak jumlah
eksemplarnya tetapi kurang diminati pengguna maka bahan pustaka tersebut dapat diberikan
kepada perpustakaan yang lebih membutuhkan sebagai hadiah”.
2.2.3 Tukar menukar
Penambahan koleksi dapat dilakukan dengan melakukan tukar menukar, namun perlu
ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakan pertukaran. Dua perpustakaan
yang akan melaksanakan pertukaran terbitan berseri pada prinsipnya harus mengirimkan
contoh terbitan berseri yang akan dipertukarkan. Sebagai bahan pertukaran dapat diambil dari
terbitan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan/hasil penerbitan sendiri atau
lembaga induk perpustakaan tersebut.
2.3 Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang
diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan
inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang
diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang diterima harus benar-benar sesuai dengan
terbitan yang dipesan. Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan
terbitannya dan faktur dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file
perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum dalam
kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim terbitan tersebut.
Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau cap perpustakaan, selanjutnya
diinventarisasi dalam buku/inventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan
2. ISSN
3. Penerbit
4. Alamat
5. Kala terbit
6. Harga langganan
7. Asal/sumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil pembelian, hadiah dan
pertukaran
8. Pengarang
Gambar 1. Contoh Kartu Inventaris Terbitan Berseri.
Gambar 2. Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.
Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat juga
dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri
dicatat dalam kartu registrasi atau buku induk/inventarisasi, maka terbitan berseri tersebut
dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat katalog dan kelengkapan selanjutnya pada
terbitan berseri tersebut.
2.4 Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses, agar
informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna
perpustakaan. Hal pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah
pengklasifikasian.
Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya adalah sistem
klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya. Ada
beberapa sistem klasifikasi yang dapat dipergunakan sebagai berikut :
1. Dewey Decimal classification (DDC).
2. Universal Decimal Classification (UDC)
3. .Library of Congres Classification (LLC).
4. Colon Classification.
5. Bills Bibliographic classification.
Menurut Lasa (1994:34) terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan
berseri yakni:
1. Pemeriksaan
Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu,
apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, pertukaran atau sekedar
titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh perpustakaan agar tidak terjadi
kesalahfahaman dalam pemrosesan.
2. Pemberian cap, tanda kepemilikan
Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan
pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, dengan syarat tidak
menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut.
3. Pencatatan
Setelah kedua kegiatan tersebut selesai dilakukan, dilanjutkan dengan kegiatan
berikutnya yaitu:
a. Pencatatan kartu registrasi
Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu
dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN atau International
Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal
terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi ini biasanya hanya ditempatkan pada
bagian pengadaan untuk mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri
ke perpustakaan yang mengolahnya.
b. Pencatatan dalam buku inventarisasi
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan menggunakan buku
inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem kartu ini meliputi judul terbitan
berseri, ISSN, nomor inventarisasi tanggal diterima, volume, nomor, bulan,
tahun dan lain-lain.
4. Pembuatan kartu katalog
Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan
perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk buku/printed katalog
maupun kartu/card katalog. Katalog tersebut sangat berguna bagi pencarian informasi
terutama pengenalan judul dan nomor-nomor yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.
Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan
memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara lain:
a. Halaman Judul.
b. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik
halaman judul dan kolofon.
c. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan
bibiliografis serta indeks.
d. Luar buku (publikasi). (Yahya Suhendar, 2005:44)
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan
berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa informasi yang perlu
dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:
1. Judul majalah, judul pararel, anak judul.
2. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup
dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
3. Frekuensi kala terbit.
4. ISSN (International Standard Serial Number).
5. Kota terbit.
6. Nama lembaga.
7. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.
8. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal oleh
kalangan luas.
9. Ukuran tinggi majalah.
10. Edisi.
11. Catatan. (Abdul Rahman Saleh dan Yuyu Yulia, 1996:51)
Bentuk kartu inventarisasi dalam rangka pengkatalogan ini dapat dibedakaan menjadi:
1. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara harian.
2. Kartu inventarisasi, terbitan berseri yang diterbitkan secara mingguan, dua mingguan,
bulanan, dua bulanan, tiga bulanan, empat bulanan, tengah tahunan, tahunan, dll.
Gambar 3.Contoh Kartu Katalog Terbitan Berseri.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sebelum melakukan pengatalogan
terbitan berseri, perpustakaan perlu terlebih dahulu memeriksa setiap terbitan berseri yang
telah diterima agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan kartu katalog yang menjadi
sarana penelusuran koleksi perpustakaan bagi pengguna. Setelah selesai melakukan
pengatalogan proses selanjutnya adalah pemberian kelengkapan seperti label dan kantong
kartu terbitan berseri.
Gambar 4.Contoh Kartu Majalah.
Sumber : Lasa Hs, 1994:94.
Untuk kantong kartu terbitan berseri dapat berbentuk segitiga dan segi empat, dapat
dilihat pada contoh di bawah ini.
Gambar 5.Kartu Katalog Berbentuk Segitiga.
Gambar 6.Kantong Kartu Majalah Berbentuk Segi Empat.
Kelengkapan tersebut diperlukan apabila sewaktu-waktu majalah tersebut dipinjam untuk
difotocopy.
2.5 Penjajaran Terbitan Berseri
Menurut Lasa Hs (1994:86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran terbitan berseri
yaitu:
1. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis
Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna
lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk perpustakaan atau
lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas.
2. Disusun Perkelompok Bidang
Dalam sistem ini lebih dititikberatkan pada bidang. Dengan demikian pengguna akan
mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih
cocok untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak.
3. Disusun Kronologis Penerimaan
Terbitan yang diterima tanggal tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi
petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak
berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru diterima.
Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya dilakukan setiap hari.
2.6 Pelayanan Terbitan Berseri
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil langsung
bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman Umum
Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000; 24) bahwa: Layanan
terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran
koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena pengguna memiliki
kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang
dibutuhkannya.
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan
pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna
perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan pustaka
ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas
perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui katalog
perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas perpustakaan dapat
mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas sirkulasi.
BAB III
PENGELOLAAN TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN
AKADEMI KEPERAWATAN DARMO MEDAN
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
3.1.1 Sejarah Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan berdiri pada tahun 1990
bersamaan dengan berdirinya kampus Akademi Keperawatan Darmo Medan. Perguruan
Tinggi ini diselenggarakan oleh Yayasan Darmo Medan yang dipimpin oleh Ketua Yayasan
Dra. Gugun Sianipar dengan 5 orang anggotanya dan dipimpin oleh Direktur Helminaria
Hutabarat, SKM, M.Kes, M.Pd dengan Pembantu Direktur I Henni Sidabariba, S.Pd.
3.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
Visi
Menjadi perpustakaan yang berkualitas di Kota Medan yang berorientasi pada penguasaan
ilmu pengetahuan sehingga menjadi perpustakaan rujukan tahun 2020.
Misi
1. Menyediakan akses informasi dan layanan secara tepat waktu, tepat guna dan efektif
untuk mendukung fungsi Tridarma Akademi Keperawatan Darmo Medan.
2. Mengadakan dan menyediakan bahan perpustakaan ynag dapat membantu mahasiswa
dan dosen menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka.
3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
Pembantu Direktur IJasmen Manurung, S.K.M, M.Kes
Kepala PerpustakaanRiris Manalu, AMd
Staff PerpustakaanMelvi Sianipar, AMd
Staff PerpustakaanMei Munthe
3.2 Pengadaan Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang dimiliki Akademi Keperawatan terdiri dari majalah
sebanyak 4 judul, jurnal 3 judul yang pada umumnya berkaitan dengan bidang keperawatan
dan kebidanan, dan surat kabar yang terdiri dari 3 judul. Seluruh koleksi terbitan berseri
diperoleh dengan cara berlangganan walau terkadang ada beberapa yang diperoleh dari
hadiah/sumbangan dari berbagai pihak. Menurut pengelola perpustakaan, jumlah koleksi
terbitan berseri yang dimiliki saat ini masih dirasa cukup walau dimasa yang akan datang
diharapkan jumlah koleksi yang dimiliki semakin bertambah baik yang berasal dari dalam
dan luar negeri mengingat perkembangan teknologi informasi berkembang dengan cepat
sehingga diharapkan seluruh sivitas Akademi Keperawatan Darmo Medan dapat memperoleh
informasi yang terbaru.
3.4. Inventarisasi Terbitan Berseri
Terbitan berseri yang telah diterima, baik yang dilanggan maupun berupa hadiah
selanjutnya diperiksa secara seksama agar tidak terjadi kesalahan. Pada saat menerima
terbitan berseri perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan memperhatikan beberapa
faktor antara lain:
1. Terbitan berseri yang diterima dicocokkan dengan daftar pesanan (judul majalah,
nomor majalah), selain itu pihak perpustakaan Akademi Keperawatan juga memeriksa
kondisi fisik majalah/surat kabar tersebut, apakah dalam keadaan baik/utuh atau tidak.
2. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan daftar pesanan maka terbitan
berseri tersebut dikembalikan kepada orang yang mengirim atau agen yang
bersangkutan.
3. Jika tidak terdapat kerusakan, selanjutnya terbitan berseri yang diterima diberi cap
kepemilikan atau cap perpustakaan seperti tertera di bawah ini:
Gambar 1. Cap/Stempel Kepemilikan Perpustakaan.
Perpustakaan
Akademi
Keperawatan
Medan
4. Setelah diberi tanda kepemilikan/cap perpustakaan, maka diberi cap inventarisasi.
Gambar 2. Cap/Stempel Inventarisasi Perpustakaan.
Tgl terima
No. induk
Asal
5. Terbitan berseri yang telah diberi tanda kepemilikan, cap perpustakaan dan cap
inventarisasi, kemudian dicatat dalam buku inventarisasi. Adapun informasi yang
dicatat dalam buku inventarisasi adalah:
a. Tanggal terima.
b. Judul terbitan.
c. Nomor terbitan berseri.
d. Penerbit, tempat terbit.
e. Tahun terbit.
f. Sumber, pada kolom ini dicatat asal terbitan, apakah hasil dari pembelian atau hadiah.
g. Harga.
h. Bahasa.
i. Eksemplar.
j. Keterangan tentang hal-hal yang dianggap perlu.
Pencatatan atau inventarisasi terbitan berseri pada perpustakaan Akademi
Keperawatan Darmo Medan dilakukan dengan sistem buku. Setiap judul terbitan berseri
dicatat dalam buku inventarisasi yang telah tersedia.
Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi majalah pada perpustakaan
Akademi Keperawatan Darmo Medan.
Gambar 3. Buku Inventarisasi Majalah pada Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo
Medan
Di bawah ini dapat dilihat contoh buku inventarisasi surat kabar pada perpustakaan
Akademi Keperawatan Darmo Medan.
Gambar 4. Buku Inventarisasi Surat Kabar pada Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo
Medan.
3.5. Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap koleksi terbitan berseri yang telah diterima oleh perpustakaan baik yang
berasal dari pembelian maupun hadiah harus segera diolah/dilakukan pembuatan kartu
katalog agar informasi tersebut mudah untuk ditemukan. Sehubungan dengan hal tersebut di
atas perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan belum melakukan
pengolahan/pengkatalongan atau pengklasifikasikan terbitan berseri. Setiap koleksi berseri
yang dimiliki dibubuhi cap kepemilikan, cap inventarisasi, dan pencatatan kode dalam bentuk
kartu katalog yang kemudian ditempatkan dalam setiap rak untuk memudahkan pencarian
sedangkan proses pengkodean dalam rangka penyusunan katalog yang terkomputerisasi yang
bertujuan untuk memudahkan pencarian dan menginventarisasi koleksi yang ada belum
dilakukan. Berdasarkan uraian tersebut penulis menyimpulkan bahwa pengolahan terbitan
berseri pada perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan masih dilaksanakan secara
manual.
Koleksi berseri seperti surat kabar, setiap surat kabar yang telah terbit selama jangka
waktu satu bulan dikumpulkan dan dijadikan satu tempat yang sebelumnya dibubuhi label
nama surat kabar, bulan dan tahun terbit pada rak penyimpanan.
Dari uraian diatas pengolahan koleksi terbitan berseri pada perpustakaan Akademi
Keperawatan Darmo Medan telah dilakukan dengan cukup baik, walau untuk mencari koleksi
yang ada masih dirasa sulit karena masih menggunakan metode manual.
3.6. Penjajaran Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang telah melewati proses inventarisasi kemudian dijajarkan
pada rak yang telah tersedia. Penjajaran terbitan berseri disusun berdasarkan abjad nama
koleksi baik majalah, jurnal, serial maupun surat kabar serta masa terbitannya seperti contoh
untuk surat kabar ditempatkan pada rak-rak yang berbeda baik dari segi nama surat kabar
maupun bulan terbitnya begitu pula dengan serial yang disusun berdasarkan nama dan
edisinya. Dengan demikian penyusunan koleksi terbitan berseri tidak didasarkan pada nomor
klasifikasi melainkan berdasarkan pada abjad nama koleksi berseri, namun tempat
penyusunan koleksi tetap dipilah berdasarkan jenis koleksi berseri untuk memudahkan
pencarian dan pemanfaatan koleksi yang ada. Hal ini dikarenakan para pengguna
membutuhkan data dan informasi dari koleksi berseri yang dimuat dalam terbitan atau edisi
tertentu. Menurut pengelola perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan, kesulitan
yang dihadapi dalam melakukan pengolahan bahan koleksi terbitan berseri ini adalah
menyusun seluruh koleksi pada tempatnya karena sering kali para pengguna perpustakaan
tidak mengembalikan kembali koleksi yang dibaca pada tempatnya namun malah meletakkan
ke sembarang tempat sehingga bercampur dengan koleksi yang lain.
3.7. Pelayanan Terbitan Berseri
Pelayanan terbitan berseri yang dilakukan oleh perpustakaan Akademi Keperawatan
Darmo Medan adalah sistem terbuka (open access), dimana pengguna bebas memilih dan
mengambil langsung koleksi dari rak. Koleksi terbitan berseri tidak dapat dipinjam untuk
dibawa pulang hanya dapat digunakan /dibaca diruang baca koleksi terbitan. Berdasarkan
uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem pelayanan terbuka (open access) yang
dilakukan oleh perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan sudah efektif.
3.8. Pemeliharaan Terbitan Berseri
Koleksi terbitan berseri yang dimiliki perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo
Medan dipelihara secara berkala setiap sebulan sekali. Koleksi yang ada akan disusun
kembali guna memudahkan pencarian dan menata koleksi yang ada. Koleksi yang paling
lama disusun menjadi satu kesatuan dan diletakkan di rak paling atas, sebaliknya koleksi
terbitan yang paling baru disusun setelahnya sesuai dengan urutan waktu terbit, yang
biasanya letaknya dalam jarak jangkau yang memudahkan para pengguna koleksi terbitan
berseri. Selama ini pemeliharaan koleksi terbentur pada jumlah personil perpustakaan yang
belum cukup memadai untuk memelihara koleksi yang ada mengingat jumlah koleksi yang
tidak sedikit dan waktu yang dibutuhkan juga cukup lama untuk menata setiap koleksi yang
ada sehingga sirkulasi penggunaannya semakin mudah.
BAB IV
KESIMPULAN
Berdasarkan seluruh uraian pada bab-bab sebelumnya, penulis mengemukakan
kesimpulan berikut:
1. Pelayanan bahan pustaka termasuk Terbitan Berseri pada perpustakaan Akademi
Keperawatan Darmo Medan Medan dilaksanakan dengan sistem terbuka (open
access).
2. Dalam melaksanakan pengatalogan bahan pustaka, perpustakaan Akademi
Keperawatan Darmo Medan berpedoman pada DDC edisi 22, penentuan Tajuk subjek
berpedoman pada Daftar Tajuk subjek yang diterbitkan oleh perpustakaan nasional RI
1995.
3. Jumlah terbitan berseri yang dilanggan dan dimiliki perpustakaan Akademi
Keperawatan Darmo Medan masih sangat kurang, jika disesuaikan dengan buku
pedoman umum perpustakaan perguruan tinggi.
4. Semua terbitan berseri pada perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
belum diolah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
DAFTAR PUSTAKA
Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Medan: USU Press.
Saleh, Abdul Rahman. 1996. Pengelolaan terbitan berseri : PUST 2250/2SKS/Modul 1-6.
Jakarta: Universitas Terbuka.
Lasa HS. 1994. Jenis-jenis pelayanan informasi perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press.
Soedibyo, Noerhayati. 1987. Pengelolaan perpustakaan. Alumni.
Lasa, HS. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius
Fadhlan. “Pengelolaan Terbitan Berseri”. http://www.dikti.go.id. Diunduh 18 April 2015
Priyono. “Pengelolaan Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional RI”. http://www.Pnri.go.id.
Diuduh 18 April 2015
Sholihin. “Pengatalogan Terbitan Berseri”. http://www.solihin.staff.uns.or.id. Diunduh 18
April 2015
LAMPIRAN
PEDOMAN WAWANCARA
Pedoman Wawancara :
Lokasi : Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
Jl. Tali Air 23, Medaan
Nama pustakawan : Riris Manalu, Amd
Tanggal observasi : 2 Juni 2015
Materi observasi : Pengelolaan terbitan berseri
1. Bagaimanakah sejarah berdirinya Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo Medan
?
2. Bagaimanakah struktur organisasi Perpustakaan Akademi Keperawatan Darmo
Medan ?
3. Bagaimanakah Pengadaan Terbitan Berseri ?
4. Bagaimanakah Inventarisasi Terbitan Berseri ?
5. Bagaimanakah Pengolahan Terbitan Berseri ?
6. Bagaimanakah Penjajaran Terbitan Berseri ?
7. Bagaimanakah Pelayanan Terbitan Berseri ?
8. Bagaimanakah Pemeliharaan Terbitan Berseri ?
Recommended