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執行單位:文書組
國立臺北大學文件流程控管系統操作
目錄一、 首頁(查詢文件歷程).............................................................................................................................3
二、 文件歷程查詢........................................................................................................................................4
三、 刷入刷出作業(登記桌).........................................................................................................................6
(一) 刷入作業.......................................................................................................................................7
(二) 刷出作業.......................................................................................................................................8
(三) 刷退作業.....................................................................................................................................10
(四) 資料查詢.....................................................................................................................................12
(五) 條碼列印.....................................................................................................................................13
四、 系統管理者作業(文書組)...................................................................................................................14
(一) 使用單位維護.............................................................................................................................15
(二) 帳號資料維護.............................................................................................................................15
(三) 退件原因維護.............................................................................................................................16
(四) 統計表.........................................................................................................................................16
五、 其他.....................................................................................................................................................17
(一) 選單.............................................................................................................................................17
(二) 修改密碼.....................................................................................................................................17
(三) 登出.............................................................................................................................................17
(四) 被登出訊息.................................................................................................................................17
第 2 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
國立臺北大學文件流程控管系統操作
一、 首頁(查詢文件歷程)
1. 瀏覽器請採用 IE9.0 以上或是 google chrome。2. 文件流程控管連結 http://120.126.135.151/
3. 首頁分為文件歷程查詢介面(左側)及文件刷入刷出介面(右側)。「文件歷程查詢」為一般查詢者使用,無須輸入密碼。查詢可採用 (1).經辦日期區間+經辦單位 (2).可直接輸入文件單號。
4. 「文件刷入刷出」為各單位登記桌承辦人使用,需指定單位,輸入帳號+密碼;登入後可執行:(1).刷入作業 (2).刷出作業 (3).刷退作業 (4).刷入(出)查詢。系統管理者另可執行:(1).使用單位維護 (2).帳號資料維護 (3).退件原因維護 (4).統計表功能。
5. 登入帳號需依單位向文書組申請建立登入帳號及密碼,方可執行刷入刷出作業,密碼若要修改,可於登入後,點選「修改密碼」功能自行變更。
6. 首頁右下方有「文件流程控管操作手冊」超連結,點選可下載操作手冊(Word 檔案)。
第 3 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
1.指定單位2.輸入帳號3.輸入密碼
2.輸入文件單號
右側刷入刷出作業
1.輸入日期+輸入經辦
單位
左側查詢
4.點選登入
第 4 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
二、 文件歷程查詢文件歷程查詢可採用1. 日期區間+經辦單位。 (建議日期區間不要超過 2 天,以免資料量過大)2. 可直接輸入文件單號。 (輸入單號時系統自動忽略經辦日期及經辦單位)
查詢資料顯示1. 資料由左至右為刷入刷出單位順序,向右延伸。2. 僅做刷入或僅做刷出的資料,以及刷入日期與刷出日期超過 3 天,皆以紅字表達。3. 查詢介面每頁資料顯示 10 筆文件刷入刷出紀錄(範例圖一)。4. 指定文件單號查詢,點選可查看單筆刷入刷出紀錄流程,並顯示請購資料內容及主計審
核狀態;若審核狀態為剔回,另顯示剔回原因(範例圖二)。
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圖一
第 6 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
圖二
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三、 刷入刷出作業(登記桌)
「選單」功能分為五項作業(一) 刷入作業(二) 刷出作業(三) 刷退作業(四) 資料查詢(五) 條碼列印
第 8 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
第 9 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
(一) 刷入作業1. 於「文件單號」欄位輸入(刷入)單張文件編號,或是「來源批號」欄位輸入(刷
入)上個單位刷出的送達清單批號,按 enter 鍵或是點選確定。2. 「無條碼文件」於黏貼條碼後,先在「文件摘要」輸入文件說明(便於查詢時可
顯示文件內容)後,再於文件單號欄位刷入條碼建立資料。3. 系統紀錄至下方明細,確認整批資料以輸入(刷入)完成,則點選儲存。4. 系統會產生一個「刷入批號」,此批號用於文件刷出時使用。刷入批號編碼原
則為單位代碼+刷入日期+1+序號(2 碼)。5. 取消單筆已輸入(刷入)單號,可將已的單號取消,全部則點選取消,退出至
選單,全選可選擇權全選或全不選。6. 要將之前已刷入未刷出的批次,併入本次刷入作業文件單號內【於「刷入批
號」欄位輸入要併入的刷入批號,系統會將此批刷入批號資料全部帶入顯示,其他文件單號重複項次 1-2 的動作,則可併入同一批次】。(註:若刷入批號資料已刷出,則無法在併入)
第 10 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
2.點選確定 4.點選儲存0.需列印條碼文件說明
3.刷入單號顯示區
1.輸入文件單號或來源
批號
(二) 刷出作業1. 先指定要刷出的單位「下個單位」欄位。2. 於「文件單號」欄位輸入(刷入)單張文件編號,或是「刷入批號」欄位輸入(刷
入)本單位的刷入批號,按 enter 鍵或是點選確定。3. 系統紀錄至下方明細,確認整批資料已輸入(刷入)完成,則點選儲存。4. 系統會產生一組「刷出批號」,「刷出批號」編碼原則為單位代碼+刷出日期
+2+序號(2 碼),系統同時並詢問是否列印整批送達清單。5. 選擇「是」則整批刷出,產生列印表單;選擇「否」則暫不刷出,此批號仍可
於在併入其他單號。6. 取消單筆已輸入(刷入)單號,可點選已的單號為□,全部則點選取消,退出
至選單,全選可選擇全選或全不選。7. 要將之前已刷出未列印的「刷出批次」,併入本次刷出的文件單號內【於「刷
出批號」欄位輸入要增加的「刷出批號」,系統會將此批刷入資料帶入顯示,重複 2-4 的動作,則可併入同一批次】。
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5.系統產生
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1.指定刷出單位 2.輸入文件單號或刷入批號
3.點選確定 5.點選儲存
4.刷出單號顯示區
6.顯示刷出批號
第 13 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
7.是,刷出單位;否,保留合併下一批刷出
8.是,列印刷出單據整批送達單送下一個單位
(三) 刷退作業1. 於「文件單號」欄位輸入(刷入)文件單號。2. 指定「退回單位」(僅可指定 1 個單位);「退回原因」欄位第一、二欄採用下
拉式選單,可建立辭庫(限定 50 字元內),第三欄「退回原因」可輸入文字敘述(限定 120 字元內)。
3. 確定、取消、儲存按鍵與刷入、刷出作業功能相同。4. 點選儲存後,會詢問是否列印,「是」則列印退件送達清單,「否」則取消退
出,但保留刷退紀錄,產生「刷退批號」。5. 「刷退批號」欄位可於刷退時,輸入刷退批號,將本次需刷退的請購單併入上
次未印之刷退紀錄。
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2.刷入單號
1.指定單位
4.手動輸入退回文字原因3.挑選退件原因辭庫
5.點選確定6.刷退單號顯示區
7.點選儲存
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第 16 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
7.產生刷退批號 8.是,列印退回單;否,保留後續再併單
(四) 資料查詢1. 「單號或批號」欄位可輸入(刷入)文件單號或刷入、刷出批號。2. 「單位」欄位可下拉選擇其他單位,不限於本單位。3. 「查詢日期區間」欄位有日期圖示可點選日期,也可直接輸入日期。(建議查詢
區間不可超過 3 天)4. 下方資料顯示列查詢資料明細,分列出左方刷入資料、右方刷出資料及刷退資
料。5. 右方白色區塊為刷出資料,可點選刷出 ( 退 ) 批號 號碼,可列印刷出批號的單據
整批送達清單;粉色區塊為退件資料,列印退件批號的退件送達清單。6. 於會計系統剔回之請購單號可於此介面查詢,但無法於此列印退件送達清單,
若需要詳細資料,可於首頁查詢,至請購單號點選查看請購資訊。(參考二、文件歷程查詢作業)
7. 「查詢類型」除了查詢全部資料外,另可下拉選擇篩選「未刷出」文件單號資料。
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1.輸入文件單號或批號
2.選擇查詢單位 3.查詢日期左側刷入資料 右側刷出資料
右側刷退資料
(五) 條碼列印【無條碼文件】提供無條碼文件資料建立於文控系統控管歷程,以 A4
紙自行列印後,將條碼剪下貼至文件空白處,在由「文件刷入作業」操作步驟開始進行。(此功能每次可產出一頁,30 組條碼)
第 18 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
四、 系統管理者作業(文書組)
(一) 使用單位維護(二) 帳號資料維護(三) 退件原因維護(四) 統計表
第 19 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
(一) 使用單位維護1. 「查詢代碼」、「查詢名稱」欄位可輸入單位代碼及中文名稱查詢篩選資料。2. 點選「新增」,下方會出現「單位代碼」、「單位名稱」、「上級單位代碼」
欄位,可輸入。3. 點選「單位代碼」、「單位名稱」、「上級單位代碼」欄位名稱,可排序由大
至小或由小至大。4. 修改資料,點選「編輯」,刪除資料,點選「刪除」。5. 「單位代碼」欄位,編碼需相同碼數。(系統固定 3 碼)
(二) 帳號資料維護1. 「查詢代碼」、「查詢名稱」欄位可輸入單位代碼及中文名稱查詢篩選資料。2. 點選「新增」,下方會出現「密碼」、「人員名稱」、「電子郵件」、「主
管」、「權限」欄位,可輸入。3. 點選「密碼」、「人員名稱」、「電子郵件」、「主管」、「權限」欄位名稱,
可排序由大至小或由小至大。4. 「主管」欄位代碼 1 為登記桌業務或承辦單位,「權限」欄位代碼【1】則為系
統管理者,可使用所有功能;「權限」代碼【99】則為登記桌業務承辦單位功能,僅可執行「選單」及「變更密碼」功能。
5. 開放「登入帳號」可列印條碼功能,則將權限代碼設為【2】。
第 20 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
查詢篩選新增
編輯刪除
(三) 退件原因維護1. 點選「新增」,下方會出現「退件原因說明」欄位可輸入。2. 點選「退件原因說明」欄位名稱,可依中文筆劃排序由大至小或由小至大。
(四) 統計表採用日期區間及單位欄位篩選查詢刷入刷出及刷退資料,提供轉出 Excel 檔案。
第 21 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
查詢篩選新增
新增
編輯 刪除
編輯 刪除
五、 其他(一) 選單
點選「選單」回到刷入刷出作業選項。(二) 修改密碼
登入帳號需依單位向文書組申請建立登入帳號及密碼,方可執行刷入刷出作業,密碼若要修改,可於登入後,點選「修改密碼」功能自行修改。
(三) 登出點選「登出」為回到文件流程控管首頁。
(四) 被登出訊息登入後,未執行程式時間過久,會顯示被登出訊息,點選確定後會回到首頁,請使用者在重新登入。
第 22 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
第 23 頁, 共 23 頁 文件流程控管系統操作手冊 AIFU
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