Стратегия развития направлений отдела комплектования

Стратегия развитиянаправлений работы отдела

комплектования, личных фондов, ведомственных архивов

ГКБУ «Государственный архив Пермского края»

Отдел комплектования, личных фондов, ведомственных архивов

• Комплектование документамиУправленческая документацияНаучно-техническая документация (НТД)Аудиовизуальные документыДокументы личного происхождения

• Инициативное комплектование• Научно-техническая обработка документов

организаций

Работа с организациями – источниками комплектования

• Приём документов организаций на государственное хранение

• Оказание методической и практической помощи организациям-источникам комплектования Описание документов Обследования ведомственных архивов Разработка номенклатур дел Разработка инструкций по делопроизводству Разработка положений об экспертных

комиссиях и ведомственных архивах

Стеллажи с делами в архивохранилище

Т.С. Просвирнина, главный методист отдела, во время консультации представителя организации

2013 20160

20

40

60

80

100

120

140

160

Список организаций-источников комплектования меняется в сторону уменьшения за счет исключения из списков организаций-источников комплектования и ликвидированных организаций: краевые органы исполнительной

власти частные организацииПРОБЛЕМА:• сохранение в Списке организаций

государственной федеральной формы собственности

РЕШЕНИЕ:• разработка в ГКБУ «ГАПК» и

внедрение «Договора о порядке взаимоотношений в сфере архивного дела»

Проблемы в работе направленияв аспекте современных вызовов

• Работа направления практически не представлена на сайте архива (требования открытости и удобства пользования)

• В списках организаций-источников комплектования отсутствуют крупные частные предприятия, внесшие значительный вклад в развитие Пермского края («Мотовилихинские заводы», «ЛУКОЙЛ-Пермь», «Пермские моторы», «Уралкалий» и др.) (экзистенциальный вызов)

Сайт архива

Панорама «ЛУКОЙЛ-Пермнефтеоргсинтез»

Комплектование научно-технической документацией (НТД)

8 организаций федеральной формы собственности (высшие учебные заведения и научный центр) в списке организаций - источников комплектования ГКБУ «ГАПК» НТД

Более 4 000 ед. хр. НТД, переданных этими организациями в ГКБУ «ГАПК».

ПНИПУ

НТД в архивохранилище ГКБУ «ГАПК»

Пути решения проблем направления НТД• Заключение с организациями договоров

о взаимоотношениях в сфере архивного дела.

• Встречи с организациями на уровне руководства и на уровне исполнителей с проведением консультаций о необходимости описания научной документации в организациях и решения вопросов о возможности передачи этих документов на государственное хранение в ГКБУ «ГАПК» (требование открытости).

• Начало работы по переводу документов НТД в организациях в электронный вид и передача НТД на электронных носителях в ГКБУ «ГАПК» (требование юзабилити).

Руководители предприятий и высших учебных заведений во время экскурсии в лаборатории архива. 2015 г.

Комплектование электронными аудиовизуальными документами

Законодательное Собрание Пермского края

Аппарат Правительства Пермского края

Пресс-служба губернатора Пермского края

Ф. ф-83. Оп. 83э. Д. 14. С.К. Шойгу, министр РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, на месте аварии на ОАО «Уралкалий». 2007 г.

Ф. 83. Оп. 83э. Визит В.В. Путина, Президента РФ, в Пермский край. 2012 г.

Комплектование аудиовизуальными документами на традиционных типах носителей

Ф. ф-84. Оп. 84н. Д.216. Школьники во время просмотра афиши кинофильма «Команда с нашей улицы» возле ДК им. И.В.Сталина в Сталинском районе г. Молотова. 1954 г.

Архивная коллекция фотодокументов Л.Б. Кучиной, экскурсовода Пермского областного бюро путешествий и экскурсий

Архивная коллекция фотодокументов М.А. Петухова, архитектора, коллекционера

Архивная коллекция фотодокументов музея образования при Пермском региональном институте педагогических информационных технологий

Архивная коллекция фотодокументов Т.И. Силиной, коллекционера

Архивная коллекция грампластинок В.К. Чупина

Ф. ф-85. Оп. 85п. Д.201. М.Н. Зиновьева, начальница, преподаватели и ученицы частной женской прогимназии Зиновьевойв г. Перми. 1912 г.

Проблемы в направлении «Комплектование аудиовизуальными документами»

Отсутствие законодательной базы, обязывающей организации и учреждения передавать аудиовизуальные документы в архив

Проблемы в решении юридических вопросов взаимодействия фондообразователя и архива в договорной практике, в том числе в вопросах авторских прав

Проблемы каталогизации аудиовизуальных документов

2-й форум архивистов Пермского края «Открытому обществу – открытые архивы». 2014 г.

Пути решения проблем в направлении «Комплектование аудиовизуальными

документами»

Лоббировать принятие законодательных актов об аудиовизуальных документах

Разработать план и подходы работы с организациями и учреждениями – потенциальными источниками комплектования, а также с фондообразователями – частными лицами, в том числе в части договорной работы (требование открытости)

Создать электронные фоно- и видеокаталоги, модернизировать электронный фотокаталог, разместить каталоги на сайте архива (требования открытости и юзабилити)

Аудиовизуальные документы

Развитие направления «Инициативное комплектование» в условиях экзистенциального вызова и требований открытости и

юзабилити

Н.В. Разумов и Р.П. Филиппов во время съёмок фильма о Г.Н. Чагине. 2014 г.

• Плановая и централизованная фото- и видеофиксация значимых мероприятий в архиве и за его пределами

• Проект по созданию видеофильмов о значимых людях города и края

• Размещение аудиовизуальных документов, созданных в результате инициативного комплектования, на сайте архива

Аудиовизуальные документы, полученные путем инициативного комплектования

Научно-техническая обработка (НТО) документов организаций

Постоянные клиенты

Органы власти края (источники комплектования

)

Законодательное Собрание

Пермского края

Министерство финансов

Пермского края

Министерство образования и

науки Пермского края

Министерство культуры ,

молодежной политики и массовых

коммуникаций Пермского края.

Министерство природных

ресурсов, лесного хозяйства и

экологии Пермского края.

Клиенты

Частные организации

(банкроты и др.) Процесс научно-технической обработки документов

Здания Законодательного Собрания Пермского края и Культурно-делового центра

Проблемы в развитии направления НТО

Отсутствие системы планирования заказов

Неукомплектованность рабочих мест современной техникой

Недостаточная квалификация кадров

Недостаточная штатная численность работников направления

Отсутствие единого подхода в маркетинговой политике организации по вопросу предложения услуг платной НТО документов

Стратегия развитиянаправлений работы отдела

комплектования, личных фондов, ведомственных архивов

ГКБУ «Государственный архив Пермского края»