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Ferramentas informáticas para a Gestão Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão Evolução das Folhas de Cálculo Excel e suas aplicações Excel: Conceitos básicos - Características das Folhas de Cálculo Excel - Tabelas e Gráficos para apresentação de dados - Dados, Fórmulas e Funções Excel: Conceitos avançados - Fórmulas e Funções matemáticas, de texto, lógicas e financeiras. - Integração de dados entre folhas e aplicações. - Macros e outras funcionalidades. Um modelo de plano de negócio no Excel
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Curso de Formação EmpreendedouroArmamar, Portugal – de 11 a 13 de Setembro de 2013
Ferramentas de Gestão:
Vitor Barrigão Gonçalves vg@ipb.pt
13 de Setembro de 2012 | 9h – 13h
Curso de Formação: Empreendedouro
Sumário
• Ferramentas informáticas para a Gestão• Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão• Evolução das Folhas de Cálculo• Excel e suas aplicações• Excel: Conceitos básicos
• Características das Folhas de Cálculo Excel• Tabelas e Gráficos para apresentação de dados• Dados, Fórmulas e Funções
• Excel: Conceitos avançados• Fórmulas e Funções matemáticas, de texto, lógicas e financeiras. • Integração de dados entre folhas e aplicações.• Macros e outras funcionalidades.
• Um modelo de plano de negócio no Excel
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Ferramentas informáticas para a Gestão
“A evolução da sociedade atual não é motivadapela força nem pela energia, mas sim pelodomínio da informação.”
Redes digitais | Globalização | Panóplia de Aplicações informáticas Comércio Eletrónico | Governo Eletrónico | Aprendizagem Eletrónica
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Ferramentas informáticas para a Gestão
Computadoresou outrastecnologias(Hardware)
POS (Point Of Sale)TPV (Terminal Ponto de Venda)
Recolha – tratamento – armazenamento – distribuição
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Programasou
aplicações informáticas(Software)
Ferramentas informáticas para a Gestão
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Ferramentas informáticas para a Gestão
• Mercado Nacional (soluções comerciais)100€ a 1500€ … Varia em função das funcionalidades e número de licenças/postos
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• Gestão Comercial
- Registo de Clientes/Fornecedores/Vendedores/Artigos
- Gestão de Vendas (Vendas a clientes ou facturação)
- Gestão de Compras (Compras a fornecedores)
- Gestão de Stocks (Controlo de movimentos de armazém)
- Contas Correntes (Recebimentos/Pagamentos)
- Gestão de Pontos de Venda (TPV/POS)
- Estatísticas e outros mapas
Ferramentas informáticas para a Gestão
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• Gestão Financeira e Administrativa- Gestão de Recursos Humanos
- Gestão de Imobilizado
- Contabilidade Geral
- Contabilidade Analítica
Ferramentas informáticas para a Gestão
- Logística e aprovisionamento
- Recepção e expedição de encomendas
- Planeamento da Produção (MRP, JIT, OPT)
- Planeamento de controlo de projectos (GANTT, PERT, CPM)
• Planeamento e Gestão da Produção
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• Restauração- Base: BackOffice e FrontOffice- Editor e Gestor de Mesas- Pedidos via Comandos Rádio e Terminais PDA- Gestão de Stocks- Entrega/Delivery- Mapas estatísticos
Back Office Painel de Bordo
Front OfficePedidos
Ferramentas informáticas para a Gestão
- Gestão de sócios e controlo de entradas/saídas- Gestão de professores, turmas e horários- Integração com módulo de gestão comercial
• Academias e ginásios
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• Integração de módulosPacotes que integram Gestão Comercial, Contabilidade, Terminal Ponto Venda (POS), Gestão de Pessoal e Salários e aindae-Commerce ou e-Learning
Requisito actual: SAFT-PT (Standard Audit File for Tax porposes)(Portaria Nº 321-A/2007 de 26 de Março, a partir de 01/01/2008 passa a ser obrigatório o sistema informático gerar o ficheiro referente aos registos das operações de facturação e contabilísticos empresa.)
Ferramentas informáticas para a Gestão
Decretos de Lei n.º 197/2012 e n.º 198/2012, apresentam alterações substanciais ao nível das regras de faturação.
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Ferramentas informáticas para a Gestão
• Soluções Comerciais:• Destinadas a Pequenas Empresas (Microempresas)• Destinadas a Pequenas e Médias Empresas (PMEs)• Destinadas a Grandes Empresas
• Soluções à medida
• Soluções mistas
• Soluções open source
• Soluções gratuitas
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MP-BizSistema de Apoio à Gestão
Ferramentas informáticas para a Gestão
Gestão de Stocks e Facturação
EasyForYou
Aplicações informáticas para a gestão (micro‐negócios):Soluções gratuitas e/ou open source
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CRM
Gestão de Projectos e CRM
Ferramentas informáticas para a GestãoSoluções gratuitas e/ou open source
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Ferramentas informáticas para a Gestão
Quer fazer uma reunião à distância na qual usará apresentações?Quer realizar trabalho colaborativo a distância?Quer realizar uma sessão de formação ou tutorial on-line?
Soluções gratuitas de videoconferência, partilha de ecrã, entre outras funcionalidades:http://www.anymeeting.comhttp://liveminutes.comhttp://meetings.iohttps://www.bigmarker.comhttps://join.mehttp://meetingl.comhttps://tools.google.com/dlpage/hangoutplugin
Para além do Skype, VSee ou similar…
Soluções gratuitas e/ou open source
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Plataformas de criação de sites com loja virtual on‐line:http://pt.wix.com/http://www.webnode.pt/http://www.weebly.com/http://www.zoho.com/sites/http://www.yola.com/http://pt.jimdo.com/http://www.eznow.com/http://www.edicy.com/
Plataformas livres de e‐commerce para instalação em servidor Web:http://www.prestashop.comhttp://www.opencart.comhttp://www.magentocommerce.comhttp://www.oscommerce.com ‐ Online Merchant http://virtuemart.net ‐ CMS Joomla www.joomla.org E‐Commerce com VirtueMarthttp://www.wordpress.org ‐WordPress eCommerce com MarketPresshttp://drupal.org ‐ CMS Drupal E‐commerce com Ubercart 2.x
Ferramentas informáticas para a Gestão
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Ferramentas informáticas para a Gestão Contributo do software open source
Servidor Web | BD | LP | CMS/e-shop/e-Learning
Package (Apache+MySQL+PHP + CMS + e-commerce)e-Learning
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Folha de Cálculo: uma ferramenta de Gestão
• Considerada a melhor e mais divulgada ferramenta de gestão…
• Cálculo, análise e apresentação de dados…
• Cálculos matemáticos, lógicos, estatísticos; financeiros…
• Criação de gráficos para apresentação de dados e cálculos…
• Vertentes orçamental, financeira, projetos e património…
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Evolução das Folhas de Cálculo
1980: Folha de Cálculo VisiCalc
1981: Folha de Cálculo SuperCalc
1982: Folha de Cálculo Multiplan
1983: Folha de Cálculo Lotus 1 2 3
1985: Excel 1.0 (Macintosh OS)
1987: Excel 2.0 (PC Windows) …
1998: StarOffice StarCalc 3.0 (Oracle Open Office)
2000: OpenOffice.org Calc (open source licença LGPL)
2006: Google Docs Spreadsheets (2009 – versão estável)
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Evolução das Folhas de Cálculo
PC Windows1987: Excel 2.01990: Excel 3.0221992: Excel 4.01993: Excel 5.0 (Office 4.2 e 4.3 com VBA)1995: Excel 7.0 (Office 95)1997: Excel 8.0 (Office 98)1999: Excel 9.0 (Office 2000)2001: Excel 10.0 (Office XP)2003: Excel 11.0 (Office 2003)2007: Excel 12.0 (Office 2007)2010: Excel 14.0 (Office 2010)2013: Excel 2013 (Office 2013)
Macintosh OS1985: Excel 1.01988: Excel 1.51989: Excel 2.21990: Excel 3.01992: Excel 4.01993: Excel 5.01998: Excel 8.0 (Office 98)2000: Excel 9.0 (Office 2001)2003: Excel 11.0 (Office 2004)2008: Excel 12.0 (Office 2008)2011: Excel 14.0 (Office 2011)
1993 ‐ Visual Basic for Applications (VBA), linguagem de programação que permite automatizar tarefas (Macros)
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Excel e suas aplicações
• Mapas de gestão de projetos (orçamentos e cronogramas de atividades)Orçamentos e outros mapas financeiros. Não sendo a ferramenta mais adequada para cronogramas de atividades, o Excel é muitas vezes utilizada pelas empresas para esse fim. Para gráficos de GANTT e redes de PERT é desejável usar Ms Project ou Ms Visio, entre outras ferramentas.
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Excel e suas aplicações
• Balanced Scorecard e Excel DashboardDefinidos os objetivos, indicadores e metas a partir de um modelo pré‐construído, obtêm‐se automaticamente um painel de controlo com gráficos dinâmicos, ícones de performance, Key Performance Indicators (KPI) e mapa estratégico.
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Excel e suas aplicações
• Demonstrações Financeiras SNC com ExcelFolha de cálculo que obtém automaticamente o Balanço, a Demonstração dos Resultados e a Demonstração dos Fluxos de Caixa conforme Sistema de Normalização Contabilística (SNC), a partir dos balancetes mensais.
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Excel e suas aplicações
• Análise financeira com ExcelAnálise do desempenho financeiro de uma empresa a partir das suas Demonstrações Financeiras. Com os dados do Balanço e da Demonstração de Resultados, obtêm‐se automaticamente o cálculo da demonstração dos fluxos de caixa, os rácios financeiros e o cálculo do valor da empresa.
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Excel e suas aplicações
• Análise de investimento com ExcelCálculo da viabilidade de projetos de investimento (VAL e TIR), permitindo simular visual e automaticamente o impacto de determinadas variáveis no lucro e cash‐flow do projeto.
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Excel e suas aplicações
• Plano de Negócio (IAPMEI – Finicia)Cálculo da viabilidade de planos de negócio e respetivo investimento (VAL e TIR), permitindo avaliar e simular visual e automaticamente o projeto/empresa.
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Excel: conceitos básicos
Célula AtivaA1
Coluna ALinha 1
Barra de Fórmulas
Friso: Abas da barra de menus
Folhas de trabalho
conjunto de colunas e linhas, cuja intersecção denominamos de células.Matriz de 1.485.076 linhas por 16.284 colunas255 folhas de trabalho
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Excel: conceitos básicos
• Ponteiros do rato
Ponteiro de dimensionamento
Ponteiro de divisão de janela
Ponteiro de selecionar Ponteiro de mover Ponteiro de copiar e preencher
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Excel: conceitos básicos
• Seleção de células• Introdução de dados e preenchimento automático
Ponteiro decopiar e preencher
Experimente preencher série…
Alternativa?
=A1+1
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Excel: conceitos básicos
• Formatação de células• Formatação condicional
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Excel: conceitos básicos
• Fórmulas
=A1+A2=A1‐A2=A1*A2=A1/A2
Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+1
OPERADORES MATEMÁTICOSAritméticos
^ Potenciação& Concatenação* Multiplicação/ Divisão+ Adição‐ Subtração
Relacionais= Igualdade< Menor que> Maior que<= Menor ou igual>= Maior ou igual<> Diferente
Referência relativa, absoluta e mista:Linha e Coluna relativas A1Linha absoluta A$1Coluna absoluta $A1Linha e Coluna absolutas $A$1
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Excel: conceitos básicos
• Fórmulas Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+A2
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Excel: conceitos básicos
• Fórmulas Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+A2
diferente
se o Excel tratar a fórmula como texto mesmo tendo inserido o “=“, verifique se não existe um espaço antes do “=“.
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Excel: conceitos básicos
• Fórmulas Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+A2
Mensagens de erro:
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Excel: conceitos básicos
• Fórmulas• Funções
Uma formula começa sempre pelo sinal de igual=A1+A2
=SOMA(A2:A10)
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Excel: conceitos avançados
• Função SE()=SE(teste;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)
=se(A2>=10;"Aprovado";"Reprovado")
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Excel: conceitos avançados
• Função CONTAR.VAL()
=CONTAR.VAL(A1:An)Exemplo: Se todas as células de A1:A10 contiverem dados (números, textos ou outros dados), exceto a célula A5, então:
=CONTAR.VAL(A1:A10) devolve 9 como resultado
• Função CONTAR.SE()
=CONTAR.SE(intervalo_de_células;”critério”)Exemplo: Para contar quantos valores, maiores que 10, existem no intervalo de B2 até B10, utilizamos a seguinte fórmula:
=CONTAR.SE(B2:B10;”>10”)
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Excel: conceitos avançados
• Função SOMA.SE()
=SOMA.SE(teste;critério;valores_a_somar)Exemplo: se no intervalo de B2 até B10 tivermos 5 vezes a palavra Abril, indicando custos desse mês, e no intervalo de C2 até C10, tivermos o valor desses custos, então:
=SOMA.SE(B2:B10;”Abril”;C2:C10) devolve a soma dos custos do mês de Abril
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Excel: conceitos avançados
• Funções data/hora
=AGORA() e HOJE() Devolve a data e a hora ou só a data como um número de série baseado no relógio do computador.
=DIAS360 (data inicial; data final) Calcula o número de dias entre duas datas, baseado no calendário financeiro de 360 dias.
=DIA.SEMANA(número de série) Devolve um número de série como um número de semana onde 1=Domingo e 7=Sábado
=HORA (número de série) Devolve um número entre 0 (12 A.M.) e 23 (11 P.M.)
=TEMPO (hora;min;seg) Devolve o número de série (entre 0 e 0.99999) de uma determinada hora.
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Excel: conceitos avançados
• Função de procura e referência
PROCV (valor_proc; matriz_tabela; núm_índice–coluna; procurar_intervalo)
Valor_proc É o valor, expressão ou célula que contém a indicação do que pretendemos encontrar
Matriz_tabela Tabela onde vai ser efetuada a pesquisa
Núm_índice_coluna Número da coluna dentro da tabela que apresenta os dados que pretendemos retornar
Procurar_intervalo Argumento facultativo que por defeito tem o valor de Verdadeiro (true); falso (false) significa que procura o valor ou expressão exata, não ocorrendo o retorno de valores ou expressões aproximadas.
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Excel: conceitos avançados
• Funções financeiras
TAXA(nper;pgto;va;vf;tipo;estimativa)
nper é o número total de períodos de pagamento numa anuidade.pgto é o pagamento feito em cada período e que não pode ser alterado durante a vigência da anuidade. Normalmente, pgto inclui o capital e os juros e nenhuma tarifa ou taxa. Se pgto estiver omitido, tem de incluir o argumento vf.va é o valor atual ‐ o valor total correspondente ao valor atual de uma série de pagamentos futuros.vf é o valor futuro ou o saldo que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0).tipo é o número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos.
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Excel: conceitos avançados
• Funções financeiras
PGTO(taxa;nper;va;vf;tipo)
taxa é a taxa de juro do empréstimo.nper é o número total de pagamentos do empréstimo.va é o valor atual ou o montante total que uma série de futuros pagamentos vale atualmente; também conhecido como capital.vf é o valor futuro ou o saldo, que deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, é considerado 0 (zero), ou seja, o valor futuro de um empréstimo é 0.tipo é o número 0 (zero) ou 1 e indica as datas de vencimento dos pagamentos. Início ou fim respetivamente
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Excel: conceitos avançados
• Funções financeiras
Investimentos:VAL (Valor Atual Líquido) > 0TIR (taxa interna de rentabilidade) > custo de oportunidade de capital
Função VALCalcula o valor líquido atual de um investimento utilizando uma taxa de desconto e uma série de futuros pagamentos (valores negativos) e rendimentos (valores positivos).
VAL(taxa;valor1;valor2; ...)Taxa é a taxa de desconto ao longo de um período.Valor1; valor2; ... são entre 1 e 254 argumentos que representam os pagamentos e rendimentos.
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Excel: conceitos avançados
• Funções financeiras
Investimentos:VAL (Valor Atual Líquido) > 0TIR (taxa interna de rentabilidade) > custo de oportunidade de capital
Função TIRA taxa de retorno interna é a taxa de juro recebida por um investimento que consiste em pagamentos (valores negativos) e receitas (valores positivos) que ocorrem em períodos regulares.
TIR(valores; estimativa)Valores é uma matriz ou uma referência a células que contenham números cuja taxa de retorno interna pretenda calcular.Estimativa é um número que se estima estar próximo do resultado de TIR.
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Excel: conceitos avançados
• MacrosUma macro não é mais do que um conjunto de instruções que executam um conjunto de operações numa sequência predeterminada.
Existem dois tipos de macros:
Asmacros de comandos armazenam uma ação ou sequência de ações realizadas pelo utilizador. Neste caso, o utilizador terá apenas de executar a ação, ou a sequência de ações, durante o processo de criação da macro.
As macros de funções são criadas pelo utilizador e envolvem conceitos de programação avançados, na linguagem VBA (Visual Basic for Applications).
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Algumas referências:
http://office.microsoft.com/pt‐pt/http://www.excel‐downloads.com/http://www.ozgrid.com/http://www.mrexcel.com/http://www.exceltip.com/http://www.business‐spreadsheets.com/http://www.vertex42.com/
http://www.portal‐gestao.com
Equivalência de fórmulas do Excel Inglês‐Portuguêshttp://fazaconta.com/excel‐ingles‐portugues.htm
• http://www.facebook.com/vgportal | vg@ipb.pt | 273 330649 | 936673949
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