KPI документооборота

1

KPI системы электронного документооборота

Докладчик Ф.В.Краснов

2009 г.

2

Проблемные области

Отсутствует единая интегрированная среда обмена данными с Управляющей компанией. Отчеты от Операционных компаний пересылаются посредством Email.

Руководители операционных компаний не имеют возможности быстро получить интересующую их информацию по готовящимся собраниям. Требуется запрос через Секретаря.

Согласование документов проводится в устном виде и на бумаге, что замедляет принятие решений.

Отсутствует единый справочник сотрудников ГК. Найти телефон, email, ФИО сотрудника – трудоемкая задача.

Отсутствует общий периметр информационной безопасности. Недостаточный контроль за хождением информации через незащищенные сети.

Отсутствует возможность контролировать исполнение Поручений по Протоколам и Служебным запискам на уровне между УК и операционными компаниями.

Комплексно эти проблемы решаются с помощью внедрения системы электронного документооборота (СЭДО)

3

Базовые технологии

АКАДО-Столица АКАДО Телеком

БД «Служебные Записки»

БД «Справочник»

БД «Поручения»

БД «Согласование»

АКАДО

Объединенная ЛВС (технология VPN)

Единая СЭДО (технология IBM Lotus)

Каждая компания может иметь помимо базовых свои технологии и управленческие процессы.

Автоматизация базовых управленческих процессов

4

Базовые функции СЭДО

Связь со штатным расписанием

Уведомления о возникающих событиях

Напоминания о необходимости выполнения каких либо Действий

Отслеживание времени нахождения документа на этапе

Отчеты о ходе процесса

5

Мобильность доступа к СЭДО

Из ЛВС (все функции)

Из дома или мобильного офиса (все функции)

В дороге с мобильного телефона и КПК (уведомления, календарь, почта)

Из Интернет-кафе (ограничено, без возможности сохранения информации)

6

Базовый управленческий процесс

ПерепоручаетПерепоручаетПодписывает СЗПодписывает СЗ

Составляет СЗСоставляет СЗ Исполняет порученияИсполняет поручения

Накладывает резолюциюНакладывает резолюцию Отдает порученияОтдает поручения

Согласует СЗСогласует СЗ

7

TOP -10 Исполнителей поручений

Организация Сотрудник Исполнено порученийКомпания 1 Казаков, Юрий Павлович 211

Компания 2 Казина, Александра Никандровна 204

Компания 1 Казовский, Михаил Григорьевич 185

Компания 1 Каллаш, Владимир Владимирович 182

Компания 2 Каменевич, Тимофей Павлович 89

Компания 2 Каминский, Виктор Кириллович 66

Компания 2 Капнист, Павел Александрович 65

Компания 3 Карабчевский, Николай Платонович 22

Компания 3 Карамзин, Николай Михайлович 21

Компания 3 Каратыгин, Евгений Сергеевич 19

8

TOP -10 Писателей СЗ

Организация Сотрудник Написал СЗ, шт.

Компания 2 Аблесимов, Александр Онисимович 158

Компания 1 Абрамов, Фёдор Александрович 54

Компания 1 Авдеев, Михаил Васильевич 50

Компания 2 Авенариус, Василий Петрович 32

Компания 2 Аверинцев, Сергей Сергеевич 28

Компания 2 Аверкиев, Дмитрий Васильевич 24

Компания 3 Аверченко, Аркадий Тимофеевич 10

Компания 3 Авсеенко, Василий Григорьевич 10

Компания 3 Автократов, Серафим Петрович 9

9

Активные пользователи

Организация Активные участники СЭДО

Компания 1 28%

Компания 2 67%

Компания 3 63%

10

Детализация активности

11

Сегментация пользователей

12

Вопросы

Как повышать производительность труда с помощью СЭДО? Написать СЗ или Email, или позвонить, или IM

Где баланс между бюрократией и порядком? Неисполнение поручений, нерассмотренные и неподписанные СЗ.

Как построить обучение СЭДО? Обучать тех кто пользуется, или тех кто не пользуется, или тех кто

неправильно пользуется.

Как выявлять процессы не свойственные СЭДО? Сквозные процессы, производственные процессы,

Каковы качественные и количественные показатели СЭДО?