Økonomi & styring

Økonomi & Styring

Projektpionerne – 2. modul – 1. februar

Indhold & Fokus• Budget & regnskab i fondsfinansierede

projekter

• Sammenhæng ml. projektbeskrivelse og Budget

• Styring af økonomi

• Sammenhæng ml. regnskab og afrapportering

Fondsfinansieret Økonomi

• Ingen penge er gratis!

• Fonde vil have valuta for pengene

• Fondsmidler er givet med et formål og specifikke krav

• Fondsansøgning & budget er en kontrakt ml. dig og fonden

• Regnskab skal overholde deres krav – ikke dine!

Ansøgning & Budget

• Budgettet er projektet beskrevet med tal

• Projektets størrelse og økonomi skal være realistisk

• Aktiviteter skal kunne aflæses i budgettet

• Indtægter & udgifter i forbindelse med aktiviteter skal fremgå

Budget

• Et så kvalificeret gæt som muligt

• Et værktøj til at styre en ukendt økonomi

• Et værktøj til at få overblik over nødvendige indtægter & udgifter

Udarbejd flere budgetter• Himmelen – Hvis I selv kunne bestemme

• Helvede – Alt skåret ind til benet

• Virkeligheden – Det der reelt er kommet ind

Budget puslespilletIndtægter Drøm Balance Virkelighed Balance Helvede

Duf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0

Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500

Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0

Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0

Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500

Bar 40000 -40.000 -10.000 10000

entre 6000 -6.000 -3.000 3000

I alt 96.000 -68.000 28.000 8.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighed Helvede

PR 15.000 1500

dj & bands 21000 5000

transport 5000 500

lyd & Lys 15000 5000

Security 10000 0

oppyntning 10000 1000

lokation 10000 5000

forplejning til frivillige & bands 10000 1500

I alt 96.000 0 19500

Mere/mindreforbrug 28.000

Budget puslespillet

fortsat…

Indtægter Drøm BalanceVirkeligh

ed BalanceHelved

eDuf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighe

d HelvedePR 15.000 1500dj & bands 21000 5000transport 5000 500lyd & Lys 15000 5000Security 10000 0oppyntning 10000 1000lokation 10000 5000forplejning til frivillige & bands 10000 1500I alt 96.000 0 19500Mere/mindreforbrug 53.000

I har kun fået mindre end halvdelen af de forventede fondsindtægter og har skruet lidt ned forventningerne til billet- og bar salg.Det betyder I har langt mindre end I drømte om og langt mere end I ville kunne gennemføre det for på et absolut skrabet budget? Opgave:Hvordan vil I fordele de budgetterede indtægter på udgiftsbudgettet og hvorfor?

Budget puslespillet fortsat…

I fik lige læst fondsbevillingerne igennem igen….

-Og UPS! Der er begrænsninger på hvad pengene skal bruges på….

Påvirker det jeres ”Virkelighedsbudget”?

Hvis det gør hvad gør I?

Indtægter Drøm Balance Virkelighed Balance HelvedeDuf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighed HelvedePR 15.000 kan ikke skrues på 15000 1500dj & bands 21000 5000transport 5000 kan ikke skrues på 5000 500lyd & Lys 15000 kan ikke skrues på 15000 5000Security 10000 0oppyntning 10000 1000lokation 10000 5000forplejning til frivillige & bands 10000 1500I alt 96.000 35000 19500Mere/mindreforbrug 18.000

Budget puslespillet fortsat…

Indtægter Drøm Balance Virkelighed Balance HelvedeDuf - initiativstøtten 15.000 -5.000 10.000 10.000 0Lokal ungepulje 10.000 -5.000 5.000 -1.500 6500Carlsbergs Grønne fond 10000 0 10000 10.000 0Sponsorat 15.000 -12.000 3000 3.000 0Fonde i alt 50.000 -22.000 28.000 21.500 6500Bar 40000 -20.000 20000 10.000 10000entre 6000 -1.000 5000 2.000 3000I alt 96.000 -43.000 53.000 33.500 19.500

Udgifter Drøm Virkelighed HelvedePR 15.000 kan ikke skrues på 15000 1500dj & bands 21000 10000 5000transport 5000 kan ikke skrues på 5000 500lyd & Lys 15000 kan ikke skrues på 15000 5000Security 10000 0 0oppyntning 10000 3000 1000lokation 10000 3000 5000forplejning til frivillige & bands 10000 2000 1500I alt 96.000 53000 19500Mere/mindreforbrug 0

Fondsansøgning og budget er en Kontrakt mellem jer og fondene.

Overvej om virkelighedsbudgettet er ændret i en grad, der gør I skal kontakte fonde for at høre om det er ok

Kan I opfylde det I har lovet i fondsansøgningen på det noget lavere budget?

Budget & StyringUdgifter Virkelighed Reelt forbug Aconto/bestilt Rest

PR 10.000 7.000 2000 1.000

dj & bands 15000 12.000 3.000

transport 5000 5.000

lyd & Lys 10000 10.000

Security 0 0

oppyntning 5000 5.000

lokation 5000 5.000 0

forplejning til frivillige & bands 3000 200 2.800

I alt 53000 12.200 14.000 26.800

• Husk Kvitteringer!• Udbetalt kun a conto med underskrift og cpr-nummer• Før regnskab løbende – Husk at udligne Aconto/bestilt

Budget & Detailstyring

Pr dj & band transport lys & lys security oppyntning lokation forplejningBudget 10000 15000 5000 10000 0 5000 5000 3000Rest 3000 15000 5000 10000 0 5000 0 2800forbrug 7000 0 0 0 0 0 5000 200 Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. Bilagsnr. 2 525 3 5000 1 200 4 6075 5 400

• Tag kun imod kvitteringer, når du ved du får lagt dem på plads• Helt praktisk: Køb mappe – chatek – pengekasse• Noter bilagsnummer på kvittering

•Hvad gør I, hvis folk ikke afleverer kvitteringer?•Hvad gør I, hvis folk har brugt flere penge end aftalt?•Hvad gør I, hvis folk mister pengene?

Regnskab• Regnskabet er projektet, som det blev, beskrevet med tal• De reelle & kendte indtægter og udgifter• Afrapportering og regnskab skal hænge sammen• Husk at have styr på krav fra fonde & hvad pengene kan bruges til

ikke bruges til

Hvad nu hvis…..• Hvad gør I, hvis fondene ikke udbetaler pengene på forhånd?• Hvad gør I, hvis I går ud med et underskud?• Hvad gør I, hvis en fond ikke godkender regnskab og derfor ikke udbetaler pengene?

Der er ingen nem løsning! Det bedste råd er: Lav en Skriftlig aftale med hinanden, inden I går i gang med projektet

Held og Lykke

Nana Friis MadsenProjektleder - Projektspace

nana@kraftwerket.dk