Observaties en tips verbeterbord

Verbeterbordbespreking op verpleegafdelingenTerugkoppeling observaties en interviews

Mirjam de Witte, student Zorgmanagement | 03-04-2014 |

2

Inhoud

1. Voorbereiding van de voorzitter

2. Uitvoering: Start bespreking

3. Uitvoering: Inhoud bordbespreking en rol voorzitter

4. Eigenaarschap van verbeterpunten

5. Borging

6. Tips en aanbevelingen

3

Veel variatie in de voorbereiding

• Wanneer? − Vaak op het laatste moment− Niet− Dag van tevoren of kijkt elke dag

• Weinig punten?− Input verzamelen… of afzeggen− NIAZ, MIP’s, indicatoren inbrengen?

• Veel punten?− Categoriseren− Visualiseren actuele punten− Beperken aantal lopende punten− Wat heeft prioriteit?

1. Voorbereiding

4

Voorbereiding: bepaal vooraf wat wil je bereiken in 15-30 min

• Informeren over nieuwe afspraak?

• Input/brainstormen over een probleem?

• Input over de voortgang?

Agenda maken / doelen stellen draagt bij aan efficiëntie

1. Voorbereiding

5

2. Het ideale startmoment bestaat niet

• Moment(en)− flexibiliteit

• Afzeggen?− Druk − Afwezigheid eigenaren− Geen punten

• Verzamelen en wachten

Afdeling Start x minuten later dan gepland

Totale wachttijd vanaf geplande starttijd tot werkelijke starttijd

Opmerking

1 0 0

2 0 0

3 0 0

4 0 0

5 0 0 Moment is verschoven naar overdracht

6 10 0 Er wordt gewacht in pauzetijd

7 20 0 In pauzetijd, maar pauze begint later

8 8 8

9 3 10

10 5 10

11 8 28

12 8 28

13 10 43Bordbespreking na lunch, team is laat gaan lunchen

14 8 44

2. Uitvoering bordbespreking: Startmoment

6

Aantal besproken punten per aantal minuten loopt uiteen

• Kwantiteit vs. kwaliteit

• Uitbesteden verzamelen input

• Tijdslimiet

3. Uitvoering

7

Verstoringen vaak door eigen collega’s

• 20%: zonder verstoringen

• 80%: ≥1 verstoring− 50% vraag van andere verpleegkundige− 35% telefoon− Rest: Vraag van arts/anderen, bel

overdrachtsruimte

• Kan je hier invloed op uitoefenen?

3. Uitvoering

8

Inhoudelijk coachen vergt training

1. Formuleer het probleem helder

3. Maak duidelijk afspraken over wie wat wanneer?

2. Sla geen stappen over

4. Communiceer duidelijk wat je verwacht van een eigenaar

3. Uitvoering: Inhoud bordbespreking en rol voorzitter

Rol van de voorzitter is essentieel

• Keuzes maken mbt tijdsbesteding bordbespreking

• Team ondersteunen in (aanzetten tot) formuleren van “waar loop je tegen aan”

• Voorzitter kan coachen in het volgen van de stappen, open vragen te stellen en het hele team betrekken in het eigenaarschap

Conclusie: Een goed geoefende voorzitter kan het verschil maken tav het resultaat en kan er juist voor zorgen

dat het veterbord iets is/wordt van het hele team.

3. Uitvoering: Inhoud bordbespreking en rol voorzitter

10

Weinig enthousiasme mbt eigenaarschap

Genoemde oorzaken;

• Geen tijd vrij kunnen / willen maken

• Onzekerheid

• Weinig vaste krachten aanwezig

• Gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel

• Gebrek aan trots

Genoemde tips;

• Overplandag

• Koppels

• Aandachtsvelders / werkgroep

• Aandacht voor hebben in ontwikkelgesprek

• Aandacht voor successen (rol voorzitter/leidinggevende)

4. Eigenaarschap van verbeterpunten

11

Check- en actfase blijkt moeilijk

• Communicatie over verantwoordelijkheid eigenaarschap

• Mail verslag bordbespreking

• Afsprakenbord

• Nieuwsbrief

• Schijf- Categoriseren

• ABC

• Audit− Audit op audit

• Aandachtsvelders / werkgroepen

5. Borging

12

Tips van de afdelingen

Voorbereiding

•Bepaal vooraf het aantal punten dat je wilt bespreken

•Prioriteer wanneer je veel punten hebt

•Help mensen die moeite hebben om een probleem te formuleren

•Hoe meer je voorbereidt, hoe meer je eruit haalt

•Maak visueel welke punten de lopende punten zijn of welke je wil gaan behandelen

Start

•Zorg voor regelmaat

•Pak het moment; pin je niet vast op één tijdstip, maar kijk ook wanneer er even “rust” is

•Houdt de bordbespreking tijdens een pauze

•Accepteer dat je niet iedereen bij het bord kan betrekken

•Wees bedacht op het effect van later starten op wachttijd

6. Tips

Uitvoering

•Pak als voorzitter niet zelf alle punten op

•Input vanuit het team laten komen en doorvragen. Eventueel sturen door kaders aan te geven.

•Alleen problemen die binnen eigen invloedssfeer liggen oplossen met het bord

•Houd de bespreking kort en krachtig. Verzand niet in te lange discussies

•Laat iemand een ingewikkeld probleem buiten de bordbespreking nader onderzoeken

•Sluit elk punt af met de conclusie “wie-wat-wanneer”

•Houd je aan de tijdslimiet

•Betrek andere disciplines

•Maak afspraken over verstoren

13

6. Tips

Eigenaarschap

•Let op dat iedereen een keer eigenaar is

•Communiceer over verwachtingen tav eigenaarschap

•Indien relevant, probeer te ontdekken waar weerstand vandaan komt

•Vier de successen

•Kijk terug naar wat er in de loop der tijd bereikt is

Borging

•Borging vraagt constante aandacht, het is nooit klaar

•Goed blijven informeren middels bijv. de nieuwsbrief

•Aandachtsvelders kunnen bijdragen in het borgen op de lange termijn

Algemeen:

•Wees je als voorzitter bewust van de invloedrijke rol op het proces

•Er is geen beste manier, maar wees kritisch op je eigen uitvoering

•Wanneer iets gerepareerd moet worden op de afdeling, zorg dat meerdere mensen op de hoogte zijn zodat ze niet voor niets komen.

14

6. Tips

15

Ga gluren bij de buren!

16

Discussie

Besproken items:

•Voorbereiding

- Wanneer

- Bij veel of weinig punten

- Agenda maken?

•Start

- Moment op de dag

- Afzeggen?

- Verzamelen en wachten

•Aantal punten en verstoringen

•Inhoud bordbespreking en rol voorzitter

•Eigenaarschap

•Borging

• Observatie bordbespreking in periode februari-maart

(geluidsopnamen ter ondersteuning van de observaties)

Geobserveerde afdelingen:

17

Werkwijze

Nieuwegein:

C2, C3, D3, Neonatologie, Alnatal, F2, F3, G2, E3, H2, H3

Utrecht:

4A, 4B, 5A, 5B, 5B dagbehandeling

• Interview met voorzitters na bordbespreking