Tipologia y valor del documento

TIPOLOGÍA Y VALOR DEL DOCUMENTO      

PRESENTADO POR: SEBASTIAN ROJAS

DOCENTE : RUTH LOPEZ     

COLEGIO COFRATERNIDAD DE SAN FERNANDOBOGOTÁ D.C.

2016

Un documento es todo objeto que ofrece información (soporte informativo). Los documentos tienen 2 tipos de características:Características Físicas: Se dividen en 2 características:

En cuanto a soporte: Un objeto(soporte), signos utilizados, el tamaño, la forma de representación, accesibilidad y periodicidad.

En cuanto a textualidad: Los documentos pueden ser:. Textuales: Documentos impresos. Es un texto escrito con signos que debe interpretarse. Ej.: Libros, prensa y medios de comunicación.. No textuales: Los documentos no impresos; tales como los documentos visuales, audiovisuales, magnéticos, electrónico

TIPOLOGÍA DE LOS DOCUMENTOS

Son características que tienen que ver con el mensaje informativo. Las características intelectuales son la finalidad, contenido, tema, tipo de autor, fuentes informativas, modo de difusión, accesibilidad y originalidad.

EJ: Informe sobre gasto en educación en España:Finalidad del documento=>¿Quién lo ha hecho?Contenido=> ¿Qué es lo que contiene?Tipo de autor y postura=> Si es un autor personal o colectivo.Fuentes=>Que fuentes han utilizado(estadísticas por ejemplo)Originalidad=> Si se ha hecho otro antes o no

CARACTERÍSTICAS INTELECTUALES:

Se establecen tipologías documentales a partir de los grados de elaboración de la información. Se habla de 3 tipos:Documentos Primarios: Soportan información original, información de autoría. Ej.: Noticia en un periódico.Documentos secundarios: Son documentos que se desarrollan a partir de los primarios, existen a partir de ellos y habitualmente contienen su descripción. EJ: Noticia que se publica en el Boletín de un Ministerio, Catálogo de una biblioteca.Documentos terciarios: Son documentos que se establecen a partir de los primarios y los secundarios y reúnen y elaboran las informaciones de forma que corresponden a necesidades de categorías determinadas de usuario. EJ: Dossier(documento a partir de un documento primario y un documento secundario).

TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES

Dentro de los documentos existentes están las Fuentes referenciales o Literatura Secundaria. Se llama secundaria porque es una literatura de título informativo. Son obras de consulta y de referencia que están destinadas a orientar y solucionar necesidades informativas y no a ser leídas y utilizadas en su totalidad. Son documentos de utilización frecuente que contienen datos de información concretas de orientación, actualización y definición de ideas. Pueden ser de 3 tipos:De tipo documental: Bibliografías, catálogos y los boletines de resúmenes y repertorios que remiten a documentos e informaciones analizadas y descritos.

Bibliografías: Listas de descripciones de documentos.. Catálogos: Listas de documentos en órdenes específicos..Boletines de resúmenes: Son descripciones condensadas y textuales de documentos originales.De tipo informativo: Enciclopedias, diccionarios, manuales, anuarios que son documentos informativos que remiten a informaciones sobre significados, ideas, datos y procesos.. Diccionarios: Son fuentes terminológicas.. Enciclopedias: Conjuntos descriptivos de informaciones temáticas.. Anuarios: Documentos temáticos que suministran visiones cronológicas de conjunto.. Manuales: Documentos de gestión que se utilizan como orientación y guía para realizar procesos y procedimientos.

DE TIPO DOCUMENTAL

De tipo indicativo: Son documentos que remiten a informaciones prácticas de situación y localización. Están:. Directorio: Son descripciones condensadas de direcciones de personas, organismos y servicios. Pueden ser de muchos tipos.. Organigrama: Descripciones gráficas de estructuras organizativas.¿Cuales son los documentos primarios de criterio para los funcionarios?. 2 TIPOS:Documentación jurídica: Es el instrumento de trabajo de las AAPP que está sometido al derecho administrativo que se supone que dentro de las AAPP la actualización de la legislación vigente.Documentación Administrativa: Son los documentos administrativos que produce la propia AAPP y que son los documentos que varían en sus datos y que exigen en algunos casos seguimiento durante periodos de tiempo determinados, y que en otros casos necesitan seguimiento continuo.

DE TIPO INDICATIVO

Las valoraciones de las fuentes de referencia son:1º Finalidad: Objetivos que van a condicionar la estructura y el contenido.2º Autoridad: Depende de la autoría.3º Los contenidos seleccionados: Las informaciones se pueden incluir o excluir.4º La actualización: Es importante y la inmediatez de las obras.5º La perspectiva6º La organización de los contenidos y la presentación de la información.

LAS VALORACIONES DE LAS FUENTES DE REFERENCIA SON:

Según su finalidad (valor primario): valor administrativo.Según su utilidad(valor secundario): valor legal, jurídico o probatorio.El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.

Otros valores(Diccionario de Terminología Archivística) :

- Valor informativo: valor como referencia para investigadores.

- Valor intrínseco: contenido, circunstancias de su producción, firmas, sellos.

LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.

1.- Jerarquía administrativa y funcional.

2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-tecnológico)

3.- Valores secundarios(derivados de su importancia para la investigación)

3.1.-Valores testimoniales(importantes para la entidad creadora y para la investigación)

3..- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos). SchellenbergEl archivero determinará la valoración del documentos atendiendo a su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del análisis del archivero.

CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.

El Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos recoge estas tres actividades como las primeras actuaciones de gestión documental.El AGA presentará a la Comisión Andaluza de Archivos una propuesta para la identificación y valoración e las series documentales de las Consejerías. Propone una plantilla:1.- Identificación2.- Valoración3.- Selección4.- Observaciones5.- Área de Control.

IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES.

Determinará el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos para su conservación o destrucción. Se produce en una etapa de carácter conceptual y de carácter práctico en la que se determine la depuración o conservación del documento.

MÉTODOS DE SELECCIÓN.a) Pieza por piezab) Selección cualitativa:

Intrínseca(por su propio valor histórico, social, etc.)

Extrínseca (alfabética, cronológica)

Topográfica( por áreas geográficas)

Combinada

c) Por muestreo (aleatorio o sistemático)

LA SELECCIÓN.

Es el trabajo final de los trabajos de valoración y selección. Se le puede denominar también: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección...Estos cuadros calendarios especifican el destino concedido a cada serie documental.

Será elaborado por la comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento.TIPOS DE CALENDARIOS:

1.- Calendarios de disposición generales (para series documentales comunes a todas las administraciones)2.- Calendarios de disposiciones especiales (de una administración concreta).Además pueden ser:

a.- Calendarios integrales: serán revisados periódicamente. Indica para cada serie:Código

Tipología documental/denominación de la serie

Tipo de conservación(temporal/permanente)

Tipo de destrucción(completa/parcial)

CALENDARIO DE DISPOSICIÓN

Es responsabilidad del archivo intermedio

El diálogo es entre productor del documento y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.

LA ELIMINACION

GRACIAS