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Réussir ses réunions
Programme • Introduction à la conduite de réunions• Les difficultés et leurs solutions• Principaux repères pour réussir ses réunions• – Le groupe• – La communication• – L’animateur• Les étapes d’une réunion réussie• – Préparer• – Démarrer• – Animer• – Conclure
Méthodes
Exposés
Études de cas
Entrainements
Auto-diagnostics
Vidéo
Introduction
La réunionite
L’inefficacité
Les défauts d’animation
Une réunion ,
c’est quoi?
Pourquoi fait-on des réunions?
Les différents types de réunions
Initiation
Le fonctionnement des groupes
L’animation et l’animateur
La communication
et ses règles
Le fonctionnement des équipes
Deux dimensions
• Cohérence• organisation
• Cohésion• État d’esprit
Deux énergies
• Centripète• Survie
• Centrifuge• Développement
Les niveaux de fonctionnement des équipes
Découverte
Fusion
Conflit
Affinitaire
Mature
Préparer
Définir les objectifs
Préparer les dossiers et supports
Etablir l’ordre du
jour
Composer le groupe
Convoquer les
participants
Check-list Video-projecteur Paper-board Café Du papier Des stylos/crayons Un bloc-notes L’ordre du jour Plusieurs exemplaires des différents documents Le compte rendu précédent Le compte rendu à faire signer Mon tél en mode silence
Démarrer
Présentation des participants
Présenter l’ordre du jour
Se mettre d’accord sur les méthodes de travail
Préciser le timing
Nommer un rapporteur
Règles du jeu
Téléphone en mode silence
Chacun à préparé sa participation
Respect des uns et des autres
Partage des infos et des idées
Positif, positif!
Animer
Produire Apporter de l’information
Faciliter Apporter de la méthode
Réguler Apporter de la sérénité
Conclure
Synthèse
Suites à donner
Compte rendu
Remerciements
Les qualités de l’animateur
Qualités
Organisé
Dynamique Souple
Perséverant
ANIMATION ET COMMUNICATION
Animer et Communiquer
Être écouté
Soigner la forme
Être compris
Soigner le
contenu
Être suivi
Soigner la manière
Être écouté
un regard direct et constant
un visage vivant et surtout souriant
des mouvements pour ponctuer vos propos, occuper l'espace
l'important c'est d'être bien dans sa peau...et en phase
une voix chaude, variée, jouant sur la ponctuation et le rythme
une attitude qui montre que vous êtes votre premier disciple
une note d'humour pour attirer la sympathie de vos opposants
Être compris
Communiquez au plus juste
Montrez ce que vous dites
Faire simple, court et organisé
Faire des synthèses
Faire imagé
Faire poser des questions
Être suivi
Développer empathie et implication
Écouter, reformuler
Respecter l’interlocuteur
Ne pas juger, rester positif
Ne pas critiquer les absents
Avoir tort
Savoir ne pas tout savoir
Savoir ne pas tout avoir
Quelques types de réunions
Briefing
Débriefing
Résolution de problème
Revue de projet
BRIEFINGRéussir ses réunions
Le briefingLe Briefing ou TOP 5 est une réunion de partage d'informations avec l'équipe qui dure de 5 à 10 mnElle traite à la fois des résultats obtenus (bilan) et à atteindre (objectifs)Un support visuel permet de capter l'attention et de mieux mémoriser les infos
Comment faire? • Une préparation/actualisation du support
visuel• Un ordre du jour en 5 étapes
• bilan de la période précédente (poste, journée ou semaine)
• les objectifs actualisés• l'organisation à mettre en œuvre
(affectations, priorités, spécificités)• un point sur la sécurité, la qualité,
les actions de progrès en cours• un tour de l'actualité de l'entreprise
(évènements, environnement, etc.)• Une réponse concise aux questions
éventuelles• Une formule d'encouragement pour
terminer
Conseils • Préparer chaque briefing en actualisant le support• Avec des objectifs ambitieux et réalistes• Préparer ses commentaires sur les résultats• Anticiper les questions• Rester au niveau de l'équipe• Pas de commentaires individuels• Apporter des réponses concises aux questions posées
– sans rentrer dans le détail– ni dans la polémique– ni dans l'individuel
• Faire en sorte que chaque briefing amène des évolutions sur les plans de progrès
• RESTER POSITIF
• Les résultats quantitatifs• Les aspects qualitatifs• Les évènements marquants
Bilan
Les objectifs
• Les objectifs à atteindre• Les points particuliers
• Les priorités• Les affectations • Les points particuliers
L’organisation
• Un rappel qualité• Un rappel sécurité
Rappels
• L’actualité du moment– Visites– Audits– Relations sociales– Etc…
Évènementiel
• Réponses– Courtes– Collectives
Questions
DÉBRIEFINGRéussir ses réunions
Mise en œuvre PréparationContenu
s
Fixer Date et Heure
Envoyer Convocation
s
Préparer le support
Cons
eilsPréparer les
CommentairesAnticiper les Questions
Accueil
Bienvenue TOP
Thème
Objectifs
Programme
Règles du jeu
RespectCourtoisie
Participation Implication
PositifsConstructifs
Les performancesContenus
Bilan Formations
Focus sur Réussites et Progressions
Les Chiffres
Conseils
Mettre en perspectives
Responsabiliser sur les actions
Inviter à l’échange
Pas de remise en cause
individuelle
Pas de débats inutiles
les Perspectives
Les perspectives d’activité
Les objectifs mensuels
Les moments forts du mois
Formations à venir
Divers
Les Bonnes PratiquesRespect de l’ordre du jour
Attitudes Positive et Constructive
Chercher le dialogue
Éviter le débat
Donner des responsabilités
Diffuser le Compte rendu
Que faire si…
• La réunion manque de tonus?– Vous pouvez vous en étonner ouvertement– À vous de donner le meilleur de vos talents d’animateur
• Certains sujets tournent à la polémique– Rappelez les règles du jeu– Rassurez: les sujets de fond seront traités ultérieurement– Appuyez vous sur le timing serré
• Des questions individuelles sont abordées– Coupez court poliment et fermement– Prenez rdv avec la personne
RÉSOLUTION DE PROBLÈMERéussir ses réunions
Les étapes
Identifier
Analyser
Solutionner
Appliquer
Contrôler
Identifier le problème
QQOQCCP• Antécédents?• Signes avant-coureurs?
Sécurité?
Impacts?• Productivité• Qualité• Délais
Actions immédiates?
Alertes/informations?
Question à poser
• Documenter un problème existant en vous appuyant sur les données disponibles
Identifier les causes
Recherche exhaustive des causes• 5M (6 ou 7M)
Sélection des causes principales• Fiche de relevés• Pareto • Matrice multicritères
Identification des causes premières• 5 pourquoi
Question à poser
• Quelles sont les causes principales du problème étudié?– Quelles sont les confirmations factuelles et
chiffrées?
Recherche de solutions
Quelles Solutions
Palliatives
Radicales
Préventives•Brainstorming
Sélection
Grille multicritères•Efficience•Simplicité/rapidité•Acceptabilité
Question à poser
• Quelles sont les solutions pour ce problème?– Comment choisir?
Des solutions aux Actions
Quelles actions mettre en œuvre?
Décrire QQOQCCP
Organiser PDCA
Plan
Do
Check
Act
PlanifierPlanning Gantt
Réaliser
Question à poser
• Comment déployer la ou les solutions retenues?– Descriptif– Planning – Budgets
Des actions à l’apprentissageLe problème est-il résolu?• Totalement/en partie• Définitivement/momentanément
• AMDEC
Peut-il réapparaitre ailleurs?
Pourrait-on prévenir le problème?
Qu’a-t-on appris grâce au problème?
A-t-on pris soin de documenter l’expérience?
Question à poser
• Qu’avons –nous appris du traitement de ce problème?
• Comment capitaliser?
REVUE DE PROJETRéussir ses réunions
Animer les revues de projetordre du jour
Avancement• Planning• Budget• Risques
Perspectives• Planning• Budget• Risques• Points clés• Actions correctives
Divers
Leadership sans lien hiérarchique
Animer les revues de projetComportements
Respectez l’ordre du jour• Horaires• Séquencement des thèmes
Adaptez l’ordre du jour si nécessaire• Urgence• Besoin de régulation
Faites s’exprimer les ressources
Veillez au compte rendu• Rédaction• Confirmation de lecture
Leadership sans lien hiérarchique
2.2 Animer les revues de projet Conseils
D’une façon générale, faites travailler les ressources avant la réunion.
Faites un recueil de questions avant la réunion
N’attendez jamais les retardataires, quels qu’ils soient
Désignez un rapporteur de séance et prenez vous-même des notes
Focalisez-vous sur ceux qui vous veulent du bien
Faites en sorte que les ressources repartent avec du travail
Leadership sans lien hiérarchique
MÉTHODES ET OUTILSRéussir ses réunions
Les méthodes et outils
Blanc• Les faits
Rouge• Les
émotions
Noir• Négatif
Jaune• Optimisme
Vert• Alternative
Bleu• Animateur
Les 6 chapeaux
Les méthodes et outils
• « Ishikawa » ou 5M
Les méthodes et outils
Forces Faiblesses
Opportunités Menaces
FFOM
Les méthodes et outils
• Mind mapping– Trouver des idées originales, structurer une
réunion à l’aide d’une carte mentale– Xmind.net
Les méthodes et outils
• QPQOQCC– Quoi?– Pourquoi?– Qui?– Ou?– Quand?– Comment?– Combien?
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