Het beteugelen van de content chaos

Het beteugelen van de content chaosSjoerd Alkema, ECM strategy & product manager

November, 2014

Tijd voor een grote schoonmaak

En ook binnen organisaties heerst content chaos.. Hoe komt dat?

“Managing the chaos: the volume, variety and velocity of content is the biggest business challenge of the next decade”

(John Mancini, president of AIIM, 2014)

Lagere kwaliteit

ECM systemen

Hoge kosten ECM

systemen

Hoog risico non complianc

e

Deze choas leidt tot uitdagingen

Een paar feiten…

70% van de informatie die hergebruikt had kunnen

worden, wordt opnieuw gecreëerd (Forrester, 2012)

.

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=4XKjg8HabzvtEM&tbnid=Wl2WnREI6FQ0nM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.rbwm.gov.uk/web/wm_recycling.htm&ei=D2tEUYnjO8jwsganhYHgDg&bvm=bv.43828540,d.Yms&psig=AFQjCNHSvcPqf5wjNnCpw0GQ-sfSfqRUAQ&ust=1363524718172914

Gemiddeld 39% van de informatie in uw organisatie is dubbele informatie (Symantec Corp, 2012)

Gemiddeld 69% van de content in organisaties heeft

geen waarde (CGOC, 2012)

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=MC1YedeXNsiICM&tbnid=GchBHfiD3fB8pM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.zazzle.com/i_add_no_value_t_shirt-235276754730008173&ei=W4lEUczVOISltAaqkICACg&bvm=bv.43828540,d.Yms&psig=AFQjCNGZ1-oNc-c9Weh9HzVGvL11k7J31g&ust=1363532501456796

Gemiddeld aantal keer dat exact hetzelfde office

document zich bevindt in uw organisatie (AIIM, 2009)

19

Sancties voor non compliance privacy wetgeving kunnen

oplopen tot 5% van jaaromzet

Maar er is ook goed nieuws..

HOE?

Technologie biedt mogelijkheden

De kern is “Classificatie”“Wat je niet weet, dat heb je niet.”

• Content• Metadata• Context

OOK AS A SERVICE

Analyze

Get in control: iteratieve aanpak

Indentify

Clean Migrate/consolidate Activate

Content lifecycle governance

Classify

Verbeter productiviteit van je content gebruiker

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=q5MXYlGGowhPfM&tbnid=OaGAjjuEcYbyLM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.oplife.org/increasing-your-productivity-at-work/&ei=pXpHUaKhGuqc0QX1lYH4Aw&bvm=bv.43828540,d.d2k&psig=AFQjCNGPeSRHh3o6yre68qASqhacSi9t-A&ust=1363725319800718

Neem betere beslissingen op basis van content

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=Zhh1EBDoHFYetM&tbnid=43crqAe0ebC32M:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.flsmidth.com/en-US/Services+and+Capabilities/Automation&ei=hBNwUdGGOoPP0QXW9IDQDQ&bvm=bv.45368065,d.d2k&psig=AFQjCNEHe572E98sC0aPkLEfVFZVj3RVnQ&ust=1366385919642574

Verbeter de time to market!

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=pzCroXVSfTAF8M&tbnid=vZgX20_mEq32CM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.time.com/time/photogallery/0,29307,1626481,00.html&ei=LnxHUerIE8ex0AWK6YGoCQ&bvm=bv.43828540,d.d2k&psig=AFQjCNGZ1VlBCslRXiEX6ZbvebHpN2qktg&ust=1363725726168421

Bespaar tot meer dan de helft van je storage kosten

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=Tyi42LFKw5iEIM&tbnid=2ktub2NZJTTzSM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.empressofdrac.com/2013/01/29/10-frugal-tips-to-save-money-in-shopping-for-your-food-storage/&ei=zXlHUbyTHdSX0AXbjoCABg&bvm=bv.43828540,d.d2k&psig=AFQjCNGSEuimrjMOsJG_UNMgHGKK3heI2w&ust=1363724561717548

Mitigeer risico op non compliance of privacy issues

Praktijk: aansluiten e-Depot

Praktijk: migratie Rijkswaterstaat

50% van de ~180 Miljoen documenten uitgesloten voor migratie door herkennen dubbelingen, versies en niet waardevolle contentHerkennen van staatsgeheimen op basis van inhoud Gecontroleerd migreren van 100+ bronnen naar SharePoint en TRIM

Praktijk: classificatie met DUOAanvullen metadata in pdf properties voor indexatie door Google

Wie houdt er ook van wintersport?

Beteugel de chaos en vind het goud

Thanks!#makingcontentwork

@sjoerdalkema

Het beteugelen van de content chaos

Marketing

TRAININGSARRANGEMENTEN SPRINGEN · het rijden van verschillende lijntjes, het trainen van afstanden, het verbeteren van de springtechniek, het verbeteren van de houding & zit en het

STRT Kit #5 - Extra City · 2019. 9. 13. · element chaos. De chaotische organisatie van het universum is volgens de kunstenaar “vol met stukjes van verschillende dingen en spullen”

Het verhaal van Het Belang van Limburg en Gazet Van Antwerpen

Inventaris van het archief van het Ministerie van ... · Nummer archiefinventaris: 2.05.80 Inventaris van het archief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Londens archief) en

FAQ: overgang van het Wetboek van vennootschappen naar het … 2021. 1. 8. · 0 FAQ: OVERGANG VAN HET WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN NAAR HET WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN

Het Probleem van het Kwaad en De gerichten van God · Het waarderen van God Het probleem van het kwaad Deel 1 - Voorwoord Een buitenstaander die voor het eerst met het Christendom

MILIEUEFFECTENRAPPORT van het ontwerp van het hulpbronnen … · 2018-12-21 · PAGINA 5 VAN 139 – MILIEUEFFECTENRAPPORT VAN HET ONTWERP VAN HET HULPBRONNEN- EN AFVALBEHEERPLAN

Het problematische kind als klokkenluider...De uitgangspunten van Andolfi •stoornis/ probleem van het kind is van het hele gezin. •Oplossingen te vinden in het probleem van het

HET WERK VAN HET ~

ontpopping van een Van chaos naar structuur: POP-poli in een perifeer opleidingsziekenhuis · 2010. 9. 10. · Van chaos naar structuur: ontpopping van een POP-poli in een perifeer

FENOMENOLOGISCH WAARNEMEN IN DIENST VAN ...van het leven. Het ‘wezenlijke’ dat aan de basis ligt van het mislukken van de liefde komt hier aan het licht. Het thema van de vraagsteller

Digitale folder van 'Het einde van het zwitsers bankgeheim

Het domeinbeheer van de abdij van Affligem: het kwartier ... · Het domeinbeheer van de abdij van Affligem: het kwartier van Nijvel (1660 – 1796) Thomas Tas Promotor: Erik Thoen

Het Beste van het Beste - DermAttitude - Home · van het IVDK “Onderzoek naar het voorkomen van contactallergieën” in opdracht van ... verschillende SkinIdent producten ... Vitamin

Manual E&F Chaos Program - Universiteit van Amsterdam

Het interbellum deel 2: de opkomst van het fascisme en het ... Katern...In het naoorlogse Duitsland van 1919 heerste chaos en revolutiedreiging. Tussen communistische (links) en nationalistische

Het effect van het doen van stage op de bevlogenheid van studenten Een longitudinaal onderzoek naar het effect van het doen van stage op de bevlogenheid

Inventaris van het archief van het Ministerie van …...2.11.5022 LNV / Landbouwonderwijs 7 Beschrijving van het archief BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEF Naam archiefblok: Ministerie van

Smals, partner van het e-government · werd gewerkt op het stroomlijnen van processen, het beter informeren van de medewerkers en het optimaliseren van de interne communicatie. Het

Inventaris van het archief van het geslacht Van Lansberge en … · 2019-08-12 · Nummer archiefinventaris: 2.21.103 Inventaris van het archief van het geslacht Van Lansberge en