Manuel Fernandez Salmeron

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Simplificación de la carga documental para el ciudadano:

una oportunidad desde la Administración electrónica

Los nuevos derechos electrónicos y las garantías

sobre su ejercicio 

Manuel Fernández Salmerón

Universidad de Murcia  

Simplificación de la carga documental

• ¿Por qué reducir la carga documental que soportan los ciudadanos?

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Simplificación de la carga documental

• 1º) Cualitativamente, facilita las relaciones entre estos y las Administraciones Públicas

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Simplificación de la carga documental

• 2º) Ahorro cuantitativo, tanto directo como indirecto, al evitar la distracción ineficiente de recursos (fundamentalmente humanos en tareas de gestión documental que la técnica puede evitar

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Simplificación de la carga documental

• 3º.1) Ahorros complementarios de otros costes propios del “sistema papel”: gastos de archivo y almacenamiento de expedientes, fotocopias, etc.

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Simplificación de la carga documental

• 3º.2) Elocuente experiencia italiana (no electrónica) de principios de la década de 2000: ahorro aprox. de 1.500 millones € (2.400 miliardos de liras) en los seis primeros meses aplicación reforma.

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• 4º) Jurídicamente, por imperativo constitucional:– Mandatos de servicio a los

intereses generales y eficacia (art. 103.1 CE);

– Mandato de eficiencia (art. 31.2 CE)

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Simplificación de la carga documental

• Diagnóstico y soluciones implementadas hasta el momento

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Simplificación de la carga documental

1) Constatación de una prolongada sobrecarga documental del ciudadano (informes Defensor del Pueblo; conclusiones CISA)

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Simplificación de la carga documental

2) Algunas conclusiones: la sobrecarga actúa en tres niveles:a) Impertinentes

b) Reiterados

c) Ya en poder de la Administración Pública

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3) La primera (y única solución) de carácter general: el art. 35 f Ley 30/1992:

a) Incumplimiento sistemático

b) Insuficiencia alcance: únicamente los que obren en poder de la “Administración actuante”

c) Ventaja: no se vincula al soporte del documento

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4) Progresiva implantación de medidas específicas de reducción:

a) Estado: RR-DD 522 y 523/2006 (DNI/certificado empadronamiento)

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b) Comunidades Autónomas:

- Andalucía: Decreto 68/2008, supresión aportación fotocopia DNI/certificado empadronamiento;

- Castilla y León: Decreto 23/2009. “Modelo Directiva Servicios”: la “declaración responsable” excluye la presentación de toda la documentación que anteriormente se ha venido exigiendo para la expedición de las licencias

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Simplificación de la carga documental

• La oportunidad de la Administración electrónica para reducir la carga documental de los ciudadanos

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• Ocasión propicia para examinar y rediseñar muchos procedimientos administrativos desde el punto de vista de la racionalidad de las exigencias documentales (ejemplos supra)

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• La reducción de la carga documental se vertebra, de nuevo, en torno al reconocimiento de un verdadero derecho del ciudadano: arts. 6 y 9 LAE

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• Artículo 6. Derechos de los ciudadanos

b) A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.

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• Artículo 9. Transmisiones de datos entre Administraciones Públicas

1. Para un eficaz ejercicio del derecho reconocido en el apartado 6.2.b), cada Administración deberá facilitar el acceso de las restantes Administraciones Públicas a los datos relativos a los interesados que obren en su poder y se encuentren en soporte electrónico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o técnicos necesarios para acceder a dichos datos con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.

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• Artículo 9. Transmisiones de datos entre Administraciones Públicas (sigue)

2. La disponibilidad de tales datos estará limitada estrictamente a aquellos que son requeridos a los ciudadanos por las restantes Administraciones para la tramitación y resolución de los procedimientos y actuaciones de su competencia de acuerdo con la normativa reguladora de los mismos. El acceso a los datos de carácter personal estará, además, condicionado al cumplimiento de las condiciones establecidas en el artículo 6.2.b) de la presente Ley.

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• Como tal derecho y en su alcance actual, la norma del art. 6 LAE supone un indudable logro positivo: amplía el limitado ámbito subjetivo del art. 35 f Ley 30/1992, etc…

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• … pero la configuración de esta garantía de reducción de la carga documental como un derecho del ciudadano, en el contexto, además, de una tendencia al abandono del formato papel, implica también aristas, oscuridades y aspectos a solventar

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Simplificación de la carga documental

1º) Los derechos son esencialmente renunciables.

La renuncia, aun puntual, al beneficio reconocido por el art. 6 LAE puede dar al traste con el objetivo perseguido con la norma

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Simplificación de la carga documental

2º) Alcance confuso del derecho:

• “[…] en relación con la utilización de los medios electrónicos en la actividad administrativa”

• ¿?

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• 3º) Necesidad de una interoperabilidad real y efectiva

• Remisión al Esquema Nacional de Interoperabilidad (RD 4/2010)

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• La protección de datos de carácter personal:– Supuestos diversos/soluciones diversas:

interconexiones, accesos automatizados,…;– Son más que “comunicaciones de datos”:

• Hablamos de “Administración en red”

• Automatización generalizada en el tratamiento de la información personal

• Dificultad para seguimiento y control eficaces de la finalidad en el uso posterior de los datos personales

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Simplificación de la carga documental

• Otras medidas de simplificación documental en la LAE:

• El artículo 35.

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• Artículo 35. Iniciación del procedimiento por medios electrónicos

2. Los interesados podrán aportar al expediente copias digitalizadas de los documentos, cuya fidelidad con el original garantizarán mediante la utilización de firma electrónica avanzada. La Administración Pública podrá solicitar del correspondiente archivo el cotejo del contenido de las copias aportadas. Ante la imposibilidad de este cotejo y con carácter excepcional, podrá requerir al particular la exhibición del documento o de la información original.

3. Con objeto de facilitar y promover su uso, los sistemas normalizados de solicitud podrán incluir comprobaciones automáticas de la información aportada respecto de datos almacenados en sistemas propios o pertenecientes a otras administraciones e, incluso, ofrecer el formulario cumplimentado, en todo o en parte, con objeto de que el ciudadano verifique la información y, en su caso, la modifique y complete.

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Gracias por la atención

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salmer@um.es