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Palestra ministrada na Axxiom em Belo Horizonte com o tema "Como tomar boas decisões em projetos?". Possuímos dois mecanismos para tomada de decisão, o intuitivo (fast) responsável por captar impressões imediatas e decidir sem se quer nos darmos conta e o racional (slow), responsável pelas decisões mais complexas (Kahneman). Os irmãos Heath através do seu livro "Decisive: how to make better choices in life and work" propõe uma técnica para tomada de decisões e essa técnica é discutida levando-se em consideração o ambiente de gerenciamento de projetos.
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Como tomar boas decisões em projetos?
Moisés Luna, PMP®PMI-‐MG
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Dilemas
Por que eu sempre tomo o caminho errado?
Sabia que eu devia ter escolhido a outra coisa.
Como eu posso ter certeza de que essa é a melhor decisão?
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O ser humano sempre manifestou preocupação com as decisões que impactariam o futuro
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Todas as escolhas possíveis
Nosso mini universo de análise
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Já observaram que o Obama só usa ternos escuros e camisas claras?
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Vocês devem ter notado que só uso ternos escuros. Estou tentando simplificar as decisões. Não quero precisar decidir sobre o que ves<r ou comer porque eu tenho decisões demais para tomar. Você precisa focar sua energia para tomada de decisão. Você precisa se ´ro<nizar´, não pode passar o dia sendo distraído por questões triviais.tradução: Ivo Michalick
Já observaram que o Obama só usa ternos escuros e camisas claras?
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Definição de Tomada de decisão
“Capacidade de identificar e escolher entre as diferentes alternativas, qual é a melhor opção para implementar uma ação ou resolver uma situação.” (QUEIROZ, 2008)
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Por que pensar sobre tomada de decisão?
→ As decisões que tomamos hoje podem definir nosso futuro.
→ Mantém os nossos projetos em curso.
→ Possibilitam reduzir stress, tempo e dinheiro.
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Nossa racionalidade é limitada
O mundo real de Hebert Simon: → Nossa racionalidade é limitada.
→ Não é possível maximizar as escolhas, pois não temos conhecimento de todas as variáveis que envolvem um problema.
→ Além disso, a realidade vai se alterando a medida que as decisões vão sendo tomadas.
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O pensamento humano em duas formas:IntuiLvo x Racional
Intuitivo→ Rápido, criativo e emocional.
→ Responsável por captar as impressões imediatas de uma situação e fazer uma interpretação prévia.
→ Com a rotina nos ajuda a tomar decisões sem precisarmos pensar nelas.
→ O problema do hábito e da rotina é que podemos nos tornar prisioneiros da familiaridade, pois quanto mais fazemos uma coisa da mesma maneira, mais difícil é fazê-‐la de qualquer outra maneira.
(Livro: Rápido e Devagar -‐ Daniel Kahneman)
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O pensamento humano em duas formas:IntuiLvo x Racional
Racional→ Lento, analítico, deliberativo e lógico.
→ Processa com maior profundidade e detalhamento as informações enviadas pelo sistema intuitivo.
→ A tomada de decisões complexas estão sujeitas a fadiga mental.
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Problemas→ O sistema intuitivo sugere ao racional
impressões sobre as situações que nem sempre são as melhores ou mais corretas.
→ Decisões baseadas apenas na intuição fazem com que as pessoas não reflitam com maior profundidade e acabem errando.
O pensamento humano em duas formas:IntuiLvo x Racional
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Intuição x razão
“Quando entra na escola, a criança é um ponto de interrogação; quando sai, é um ponto final.” Neil Postman, educador
“A imaginação é mais importante que o conhecimento. O conhecimento é limitado. A imaginação envolve o mundo.” Albert Einstein
→ Nosso sistema intuitivo é muito importante, pois é responsável pela geração de ideias para posterior processamento pelo sistema racional.
→ Aprendemos a ser específicos, mas perdemos grande parte da força de nossa imaginação.
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Equilíbrio racional x intuiLvo
→ Um grande número das decisões atuais envolvem questões econômico financeiras, tendo como base fundamental aspectos estritamente quantitativos (matemáticos e estatísticos).
Mas todas as decisões podem ser tomadas somente com base em critérios matemáticos/lógicos?
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Equilíbrio racional x intuiLvo
No caso de uma usina hidrelétrica que para ser construída exigiria a inundação de uma reserva indígena:
→ Quanto custa a mata? → Qual o valor deve ser dado aos animais? → Como precificá-‐los para inserir em fluxos
de caixa? → Como quantificar a repulsa dos
funcionários por uma determinada alternativa?
O que se procura hoje é equilibrar as dimensões da racionalidade com a razão e intuição.
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Decisão reaLva e proaLva
Reativa
→ O problema já existe.
→ Pode requerer uma decisão mais imediata.
→ Pelo caráter de urgência, pode conduzir à precipitação.
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Decisão reaLva e proaLva
Proativa
→ A decisão é para evitar um problema ou provocar uma mudança desejada.
→ Dispõe-‐se de mais prazo para avaliar opções.
→ Pela ausência de urgência, podemos procrastinar a ação.
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Fases da tomada de decisão (Simon)
→ Preparação da situação
→ Análise e definição do problema
→ Definição dos objetivos
→ Procura de alternativas de solução
→ Avaliação e comparação de alternativas
→ Escolha da alternativa mais adequada
→ Implementação da alternativa escolhida
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Técnica WRAP para tomada de decisão(Heath)
1. Widen your options (Amplie suas opções).
2. Reality-‐test your assumptions (Avalie suas premissas).
3. Attain distance before deciding (Avalie as decisões de forma imparcial).
4. Prepare to be wrong (Prepare-‐se para estar errado).
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1. Widen your opLons (Amplie suas opções)
→ Somos educados a sempre ter uma única resposta certa, o que funciona bem na matemática. Porém, a vida é ambígua e podemos ter várias respostas certas para o mesmo problema.
→ Elimine a crença de que existe apenas duas possíveis escolhas.
→ Na análise decisória, substitua o “ou” por “e”?
→ Consulte pessoas que tenham tomado decisão semelhante a sua.
→ A melhor maneira para se fazer uma boa escolha é ter muitas opções de escolhas.
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→ A “porrada mental” provoca amadurecimento, pois nos obriga a pensar em OUTRAS RESPOSTAS CERTAS.
→ Perder um fornecedor importante e ter que buscar outro e você descobre que o novo é melhor que o antigo.
→ Ser convidado para apresentar um case do seu projeto.
→ Descobrir uma forma de realizar o mesmo trabalho porém de forma mais rápida.
Aproveite as oportunidades para ampliar suas opções
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Amplie suas opções para enxergar a resposta além do óbvio
“Se alguém um dia descobriu a água, esse alguém não foi o peixe.”
“O meu “esquecimento” tem sido tão importante para o meu êxito quanto minha memória.”Henry Miller
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“Quando não há sol, podemos ver as estrelas”. Heráclito
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Mude o foco das perguntas
Mudar o foco da pergunta pode nos ajudar a encontrar outras opções para os nossos problemas.
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Tenha em mente que suas decisões podem ter amplitude maior do que você imagina
→ Grandes decisões podem nos levar a grandes descobertas e oportunidades.
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Amplie suas opções
→ Problema: O projeto está atrasado.
Ações comuns: Usar técnicas de paralelismo e compresão.
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Amplie suas opções
Terceirização de parte do serviço, reestruturação do processo, programa de incentivo de melhoria
da produção, contratação de uma empresa chinesa ou indiana, etc.
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2. Reality-‐test your assumpLons (Avalie suas premissas)
→ Uma premissa falsa compromete nossa motivação devido ao impacto em tempo e dinheiro.
→ Não acredite em tudo que vê.
→ Faça um teste sobre suas principais premissas.
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Não acredite em tudo o que vê, observe os detalhes
As coisas adoram ocultar sua verdadeira natureza.
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→ As perspectivas e expectativas que envolvem o decisor também influenciam sua análise.
→ O piso pode perder a impressão de desnível se olhado de outro ponto.
Olhe de outra perspecLva
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Avalie suas premissas
A produção irá dobrar considerando o trabalho em dois turnos.
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3. A`ain distance before deciding (Avalie suas decisões de forma imparcial)
→ Consiste em separar emoção da razão.
→ Experimente ser a sua “voz da razão”.
→ Pense nos impactos em: 10 minutos, 10 meses, 10 anos.
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Avalie suas decisões de forma imparcial
Evite escolher uma alternativa que irá agradar a somente uma das partes. Pense no impacto nos
stakeholders de um modo geral.
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4. Prepare to be wrong (Prepare-‐se para estar errado)
→ Estabeleça cenários do tipo “e se...”.
→ Tenha um plano de contingência.
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Pense no resultado de outras possíveis decisões
Quando deparamos com situações semelhantes às que já vivemos, presumimos que elas terão resultado semelhante.
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Avalie se voce está atacando o problema certo
A maioria das pessoas não gostam de problemas, e quando os encontra, costumam reagir escolhendo a primeira saída que encontram, mesmo que resolvam o problema errado.
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Prepare-‐se para estar errado
Cláusulas de proteção à parte contratante, uma segunda ou terceira opção “na manga” caso a
primeira apresente sinais de que não cumprirá os resultados nos prazos combinados.
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Tomada de decisão em projetos
→ Norte: Objetivos dos projetos, interesses e expectativas dos stakeholders.
→ Decisões podem ter prazo de validade.
→ Devemos estar dispostos a correr riscos.
→ Envolve assumir responsabilidades.
→ Nem sempre o consenso será atingido.
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Decisões adiadas ou mal tomadas podem ter como consequência:
→ Atraso no cronograma.
→ Aumento de custo.
→ Impacto na qualidade.
→ Impacto na motivação do time.
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Fatores importantes para melhorar as decisões em nossos projetos
→ Definir um processo decisório desde o Project Charter.
→ Identificar as pessoas que tomam decisões e em quais níveis cada uma é responsável.
→ Definir deadlines para as decisões.
→ Estar familiarizado e confortável com as políticas da organização.
→ Conhecer bem o projeto.
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Tomando uma boa decisão1. Analise o problema de forma imparcial
2. Estime a urgência da tomada de decisão e aja de acordo
3. Faça seus sistemas intuitivo e racional trabalharem juntos
Use a criatividade para elaborar soluções e repensar o problema por outros ângulos
Crie uma matriz e pontue cada solução, envolvendo riscos, oportunidades e relação com seus objetivos
Use seu raciocínio lógico para identificar o custo benefício de cada solução
4. Escolha uma opção e assuma a responsabilidade pela decisão
6.Fique atento aos possíveis problemas e oportunidades
7. Se encontrar: problemas, corrija; oportunidades agarre
8. Aprenda com a decisão tomada e esteja preparado para decidir novamente!
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DUALIBI, R. SIMONSEN Jr., H. Criatividade & Marketing. São Paulo: Makron Books, 2000.
VON OECH, R. Tenho uma ideia: Como ser mais criativo e ter seus melhores insights. Trad.: J. S. Rio de Janeiro: Bestseller, 2011.
KAHNEMAN, D. Rápido e devagar: Duas formas de pensar. Trad.: Cássio de A. Leite. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.
HEATH, C. HEATH, D. Decisive: How to make better choices in life and work. New York: Random House, 2013.
QUEIROZ, C. As competências das pessoas: potencializando seus talentos. São Paulo: DVS Editora, 2008.
Referências
Obrigado!Moisés Luna, PMP®
filiacao@pmimg.org.br31 9788 5701
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