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Palestra sobre como organizar seus arquivos digitais ministrada em 27/03/2012 na Embrapa Gado de Corte, em Campo Grande - MS.
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Organização de Documentos Digitais
Kenneth Corrêakenneth@gestaoativa.com.br
Há uma doença nas organizações...
Meus Documentos
Meus Arquivos Recebidos
• Metade dos arquivos que você usou hoje estão nesta pasta
Pastas por Tipo de Documentos
WORD EXCEL
Já sabe a diferença...
Esqueceu de Salvar Como...
Ou pior...
• Qualquer arquivo que você procure pode estar em qualquer uma das pastas...
Céu na Terra!
Conceitos
Memória x Espaço
Disco Memória
Discos x Pastas
Arquivos de ProgramasC:
Programas x Arquivos
Microsoft Word Projeto Reciclagem 2012.doc
Pastas x Arquivos
ContratosContrato de Experiência -
Márcio de Souza - 03-2012.doc
Lembram do balde?
• Centralizar, centralizar, centralizar
Uma única pasta
Dados
Estrutura de pastas• Comece pelo DONO do arquivo
• Empresa, Pessoal, Esposa, Filhos
• OBS: se é compartilhada, usar o nome do setor ou projeto, não da pessoa
Gestão Ativa Pessoal
Estrutura de pastas
• Use subpastas se houver mais de 20 arquivos
• Cada pasta pode assumir uma estrutura diferente abaixo dela
• Organize com base no propósito, não no tipo de arquivo
• Não tenha vergonha da “profundidade”
Estrutura de pastas
• Cronologia é importante?
• AAAA-MM-DD - [Nome do Arquivo]
• Ex:
• 2012-03-26 - Fotos de Recife
• 2011-12-01 - Fotos da Praça XV
Use Atalhos...
Apresentação Embrapa 27-03
Planilha de Gastos
Diário de Atividades
Nomes de arquivos
• Documento1.doc não pode!
• “Abuse” da explicação no título
• META: não precisar abrir o arquivo para saber seu conteúdo
• Títulos muito longos e repetidos? Poderia ser uma subpasta
Versões de Arquivos
• Sem ferramentas adicionais, salvar sempre com numeração crescente
• Evite arquivos com nome FINAL ou IMPRIMIR
Planilha FINAL FINAL - 03_IMPRIMIR.doc
E a área de trabalho?
Pendências
Uso Corrente
Dicas para manter o hábito
Seja consistente
Salvar ao criar...• Nunca comece a produzir um documento
antes de dar a ele um nome explicativo e salvá-lo no lugar correto
Limpar as pastas temporárias
Meus Documentos Meus Arquivos Recebidos
Área de Trabalho Downloads
E a lixeira?
Mantenha esta sempre cheia, até faltar espaço em disco
Cópias de Segurança
• Backup
• Recente
• Permanente
Dropbox
• Backup (2 GB free)
• Convide amigos e ganhe espaço
• Compartilhamento
• Multi-plataforma
• Controle de Versão
Google Docs
• Também grátis
• Arquivos nas “nuvens”
• Controle de versão
• Até 1 GB
• Compartilhamento
Obrigado!
• Dúvidas?
• kenneth@gestaoativa.com.br
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