Training Jci Share Point Intranet

http://intranet.jci.ro

Ghid de utilizare

Introducere

Ce este un Intranet O retea privata

Apartine unei organizatii sau grup

Sub forma unui site web (Internet)

Folosit pentru: Colaborare Comunicare Publicare de continut Sau chiar implementarea de proceduri, arhivare, etc

Cum il vom folosi? Comunicare interna (la nivel national si/sau local)

Publicare de continut (anunturi, calendar, knowledge base, wiki, blog)

Colaborare (partajare de documente, taskuri, etc)

Ce avantaje aduce Knowledge centralizat

O singura sursa de adevar (canal de comunicare oficiala)

Cautare centralizata in toate resursele JCI (functie de drepturile de securitate)

Arhivarea continutului

Sistem de backup/siguranta

Solutia SharePoint - Un produs Microsoft

O platforma web (accesibila din browser) de colaborare: Siteuri ce pot contine

Pagini web Librarii de documente Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc) Subsiteuri

Subsiteurile pot contine Pagini web Librarii de documente Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc) Subsiteuri

O solutie pentru Intranet Folosit de peste 90.000 de companii in lume

Ce ne ofera SharePoint Structura flexibila de organizare in siteuri si subsiteuri

Managementul documentelor

Calendar Taskuri Anunturi Documente Wiki Blog

RSS si notificari prin email

Si altele

Inainte sa incepem

Deschide IE si mergi la http://intranet.jci.ro

Schimba parola Welcome “Prenume Nume” ->

Change your Password Parola veche, parola noua,

confirmare

Alege parole grele care: Au minim 8 caractere Contin si litere mici si mari, Contin si cifre Contin si simboluri (_#$%^&*)

O varianta simpla: Te gandesti la un cuvant si

inlocuiestie -> 3, o -> 0, i -> 1, a -> 4

Ex. Mancare = M4nc4r3

A

B

Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer Astfel anunti pe IE ca este un

site de incredere

Tools

Internet Options

Security

Local intranet

Sites

A

B

Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (2) “Advanced”

Debifezi “Require server verification…”

Scrii adresa: http://intranet.jci.ro

Add

Close

OK

OK

Inchizi toate ferestrele de IE

A

B

Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (3) Verifica ca http://intranet.jci.ro

este identificat de IE ca fiind in zona corecta (adica “Local Intranet”)

Atentie! Intranetul JCI merge si fara

aceste configurari, dar Daca le faci anumite functii o sa

mearga mai bine (vedem mai departe)

Structura si navigarea

http://intranet.jci.ro Navigarea se face folosind

doua meniuri

Un meniu static localizat in partea superioara a paginii

Un meniu dinamic localizat in partea stanga a paginii

In functie de drepturile pe care le ai anumite siteuri vor apare in meniuri sau nu

Link Nume/ National

/board Board /it IT

/it/helpdesk Help Desk /pr PR /projects Projects

/projects/cn2009 Conferinta Nationala 2009 /projects/ec2009 European Conference 2009 /projects/intranet Intranet

/training Training /wiki Wiki /fundraising Fundraising

/fundraising/contacts Contacts /futureboard Future Board

/cluj Cluj /cluj/board Board /cluj/futureboard Future Board /cluj/projects Projects

/cluj/projects/jcicluj.ro JCICluj.ro

/iasi Iasi /iasi/board Board /iasi/futureboard Future Board /iasi/projects Projects

/iasi/projects/bizwings Bussiness Wings /iasi/projects/jciiasiro JCIIasi.ro

Folosirea meniului superior Meniul superior este static

Shortcuts – comenzi rapide

National – siteul national Iasi, Cluj, etc – LOMuri CN2009 – anumite proiecte

active/importante

HelpDesk – ceri ajutor in folosirea Intranetului

Folosirea meniului din partea stanga Meniu dinamic (se schimba in

functie de siteul pe care esti)

Afiseaza functiile siteului (calendar, documente, etc) si subsiteurile

Exemplu: “National” contine siteul

“Projects” (primul din sectiunea “Sites”) pentru proiectele nationale

Projects contine trei subsiteuri Intranet Conferinta Europeana 2009 Conferinta Natioanala 2009

Projects nu contine nici o functie… doar organizeaza celelalte siteuri

A

B

Functii

Liste Toate informatiile in Intranet sunt organizate sub forma unor liste

Deoarece modul de organizare este acelasi la nivel fundamental indiferent de tipul de informatie (documente, calendar, etc) exista cateva functii comune

Cateva functii comune: Alerte – subscrierea la evenimente dintr-o lista pentru a fi alertat prin

email despre schimbari RSS – urmarirea evenimentelor dintr-o lista folosind RSS Perspective (“Views”) – informatii filtrate si sortate dupa diferite criterii

Liste din Intranet Managementul documentelor (“Document libraries”) Grupuri de discutii (“Discussions”) Calendar comun (“Calendar”) Activitati in proiecte (“Tasks”)

Alte liste Probleme in proiecte (“Issues”) Riscuri in proiecte (“Risks”) Livrabile in proiecte (“Deliverables”) Linkuri utile (“Links”) Anunturi (“Announcements”)

Cautare Profile

Alerte PRACTIC: National ->

Documents -> Actions -> Alert Me

Puteti alege: Un titlu care sa fie inclus in

subiectul emailului Tipurile de notificari (toate

schimbarile, schimbarile la documentele tale, etc)

Frecventa (imediate, digest, etc)

Sunteti deja subscrisi pentru alerte la liste de discutii relevante

A

B

RSS PRACTIC: National -> Projects -

> Intranet - > Tasks ->View RSS Feed

Atentie! Feedurile sunt protejate de user

si parola la fel ca si restul paginilor din Intranet

Folosi un client de RSS care suporta feeduri autentificare

Views Putem vizualiza informatiile

din liste din diferite perspective (“Views”)

O perspectiva poate arata informatiile filtrate sau sortate dupa anumite criterii

PRACTIC: National -> Projects -> Intranet -> Tasks

Schimba perspectiva folosind meniul din stanga

Discutii

Discutii Functioneaza la fel ca Yahoo

Groups (sau orice alta lista de discutii)

Functii Inceperea unei discutii pe grup Urmarirea discutiilor Atasamente la emailuri

Care sunt listele de discutii? Enumerarea listelor de discutii

se gaseste in pagina Wiki

PRACTIC: National -> Wiki -> “Liste de discutii”

Cum incep o discutie? Trimite un email la adresa de

email a listei Subiectul emailului devine titlu Continutul emailului devine

corpul discutie Poti include imagini

Cei subscrisi pentru alerte vor fi notificati prin email (inclusiv tu)

Dureaza intre 1 si 10 minute pana emailul tau va fi vizibil in lista

PRACTIC: email cu numele tau in subiect si body la XYZ@intranet.jci.ro

Cum urmaresc o discutie Le primesti prin email, sau le

poti gasi pe Intranet

Pentru filtre in Outlook Emailurile vin de la

XYZ@intranet.jci.ro Toate emailurile pe care le

primesti contin in subiect un text de forma “[JCI …]”

Limitari: Orice raspuns la o discutie apare

ca un nou item in lista Cuvantul “RE:” adaugat de

Outlook (clientul de email) atunci cand raspunzi este eliminat automat – lucram sa rezolvam problema asta

A

B

Atasamentele la emailuri Nu sunt transmise prin

email la restul membrilor

Este recomandata Incarcare documentului

intr-un “document library” Includerea linkului catre

document library in email

Daca sunt totusi atasamente atunci le puteti vedea vizualizand discutia pe Intranet

A

B

Demonstratie

Documents

Document Library Librarii de documente (pot

avea diferite nume) localizate in sectiune “Documents”

Locul in care stocam diferite tipuri de fisiere: Fotografii (nu prea mari) Word/Excel PDF, etc

Functii disponibile: Upload sau upload multiplu Open with Windows Explorer Map as network drive Integrarea cu Office si alte

programe

Upload Selecteaza documentul de pe

calculatorul tau si apasa upload

Completez cateva informatii despre document (optional) si dau OK

Sistemul nu accepta documente mai mari de 10 mega

Sistemul nu accepta fisiere cu extensii periculoase (care pot propaga virusi) cum ar fi “.exe”

Integrarea cu Office Cum lucrez cu un document

dupa ce l-am incarcat pe Intranet?

Fac click pe numele documentului, sau

Aleg o optiune din meniu (Ex. Edit in PowerPoint)

Pentru documente Office deschise din Intranet atunci cand salvez se face automat upload.

Vrei o copie la un document? Vezi “Send to -> Download a copy” din meniu

Integrarea cu Office – save to intranet Din orice program office alege

“File -> Save as”

In bara de adresa scrie intranet.jci.ro

User si parola (daca este cazul)

Navigeaza in document libraryul corespunzator

Salveaza

S-a facut automat upload

Open with Windows Explorer Deschide acest document

library ca si cum ar fi un folderul pe calculatorul tau (vezi bara de adresa)

Poti face toate operatiunile pe care le faci in mod normal cu folderele tale: Edit/Open Copy Paste Delete

Mai usor de: Editat documente, De facut upload la mai multe

documente

Atentie! Toate operatiunile se realizeaza pe server!

Map as network drive Acel document library devine

disc VIRTUAL pe calculatorul tau

Documentele raman stocate pe server. Nu se fac copii locale! Toate operatiile de salvare,

copiere, etc se fac pe server

Indicat daca lucrezi mult intr-un document library (Ex. Mircea la CN2009).

Deschide Windows Explorer Alege Map Network Drive Copy/Paste adresa de la

document library Finish

Map as network drive (2) Apare acum ca si cum ar fi un

disc pe calculatorul tau

Ce inseamna asta? Poti salva din Word/Excel direct

pe Intranet Poti deschide din Word/Excel

direct de pe Intranet Nu mai trebuie sa faci upload la

documente… le poti salva “local”

Atentie Nu se fac copii locale la

documente. E nevoie de conexiune la internet!

Se aplica toate restrictiile de mai sus inclusiv cele de securitate

Demonstratie

Calendar

Calendar Un calendar comun ce are

scopul de a anunta diferite evenimente de interes general

Functii Adaugarea unui eveniment Editarea unui eveniment Vizualizarea evenimentelor Connect to Outlook

Adaugarea unui eveniment New -> New item

Title: numele evenimentului Start si end time : data si ora

Atentie: data in format (L/Z/A)

Description All day event – daca tine

intreaga zi Recurrence – definirea

recurentei (de exemplu intalnirile in LOMuri) Daca esti un utilizator

neexperimentat este bine sa eviti recurenta

Workspace Creeaza un spatiu de lucru (site)

special pentru organizarea acestui eveniment

ATENTIE: nu bifati acesta casuta!!

Editarea unui eveniment Click pe numele evenimentului

Editarea detaliilor se face ca la creare

Vizualizarea evenimentelor Calendarele, ca orice alte liste

din intranet, permit vizualizarea informatiilor din diferite perspective (“Views”)

Pespectiva calendar Vizualizare pe zi, saptamana,

luna

Perspectiva “All events” Toate evenimente afisate intr-o

lista

Perspectiva “Current events” Toate evenimentele care vor

avea loc in viitor

Connect to Outlook Actions – Connect to Outlook

O copie a calendarului care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau

Ideal pentru calendarul national, calendarul LOMului tau si proiectele active

Connect to Outlook (2) Sincronizarea se face in

ambele sensuri Adaugarea unui eveniment in

Outlook il salveaza automat in calendarul de pe Intranet

Diferite nivele de functionalitate functie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)

Demonstratie

Taskuri

Taskuri Localizat sub diferite nume (de

obicei “Tasks”) in sectiunea “Lists”

O metoda simpla de a tine evidenta activitatilor intr-un proiect

Functii disponibile Adaugarea unui task Editarea unui task Vizualizarea taskurilor Connect to Outlook

Adaugarea unui task New -> New item Completeaza campurile

necesare Title Status % complete Start si due date

Despre “Assigned To” Completeaza numele complet

persoanei care trebuie sa indeplineasca acest task

Apasa pe butonul alaturat campului pentru validare

Cand salvez acea persoana va primi un email ca i-a fost assignat un task (depinde de configurari)

Editarea unui task Click pe numele taskului si

apoi alege “Edit”, sau alege “Edit item” din meniu

Pot edita toate informatiile ca atunci cand in creez

Folosit pentru a marca un task ca terminat (“% Completed” = 100%) sau pentru a il delega unei alte persoane (“Assigned To”)

Vizualizarea taskurilor Taskurile, ca orice alte liste din

intranet, permit vizualizarea informatiilor din diferite perspective (“Views”)

Pespectiva “All tasks” (implicita) Toate taskurile

Perspectiva “Due today” Toate taskurile care expira

astazi

Perspectiva “Active tasks” Toate taskurile care nu au fost

marcate ca “% Complted” = 100%

Connect to Outlook Actions – Connect to Outlook

O copie a taskurile care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau

Ideal pentru lista de taskuri dintr-un proiect in care esti implicat

Connect to Outlook (2) Sincronizarea se face in

ambele sensuri Adaugarea unui task in Outlook

il salveaza automat in lista de taskuri de pe Intranet

Diferite nivele de functionalitate functie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)

Demonstratie

Alte liste

(Links, Issues, Announcements, Deliveries, Risks, etc)

Liste din Intranet Toate listele din Intranet functioneaza dupa aceleasi principii

Alte liste pe care le veti intalni (fara a intra in detalii) Issues: O lista in care poti introduce diferite probleme la care ar trebui sa

tii evidenta in timpul acestui proiect

Risks: O lista in care poti introduce riscuri pentru acest proiect la care ar trebui sa tii evidenta

Deliverables: O lista de livrabile (milestones) pe care le poti vizualiza ca un Gantt Chart

Links: O lista de linkuri utile (vezi pagina National)

Announcements: O lista de anunturi pe care o poti folosi ca un afisier

Cautare

Cautare Va aduceti aminte de structura

sub forma de arbore? Cautarea se face doar in subsiteuri Daca incepi cautarea cand esti pe

siteul unui LOM dar documentul e in siteului unui proiect national atunci nu va fi gasit

Cauta Siteuri, liste dupa nume Items, Documente si continutul

documentelor (cam toate formatele)

Atentie: Indexarea se face la 60 de minute,

documentele abia adaugate nu sunt indexate imediat

Profile

Profile Oriunde vezi numele unei

persoane puteti face click

Pagina de profil contine Nume Email Foto (optional) Un text scurt “About me”

A

B

Profilul meu PRACTIC: Welcome “Prenume

Nume” -> My Settings

Functii: Editare Alertele mele (“My alerts”)

A

B

Profilul meu – My alerts Mergi pe siteul unde se

gaseste lista care genereaza alerta Welcome XY -> My Settings ->

My alerts

Fa click pe alerta pentru a modifica frecventa, titlul, etc

Limitari Chiar daca esti pe “National” nu

iti vor apare alertele de la siteurile copil

Help Desk

Help Desk Cand ai nevoie de ajutor

Completeaza: “Service request” - Titlul… ex:

“Schimbare parola” Details - Detalii cat mai clare si

mai multe despre problema pe care o ai

Keywords - clasifica problema

Service requestul tau va fi preluat de cineva din echipa de IT.

Mai ai de facut un singur lucru: Ai rabdare !

A

B

Resurse

Resurse Acesta prezentare la

http://intranet.jci.ro/projects/intranet

Mesaj la HelpDesk