Upload
ferry-corua
View
1.211
Download
2
Tags:
Embed Size (px)
Citation preview
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
Ditulis oleh : Ferry Agustaf Corua – System Development & Control Group Automotive Bosowa Corporation
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
1. MASTER DATA :
1.1. MASTER DATA MATERIAL1.2. MASTER DATA PERSON1.3. MASTER DATA VEHICLE1.4. MASTER DATA RAK/BIN
1. 1. Master Data Material:Master data material dapat dibedakan berdasarkan fungsi dan Jenis Material tersebut
A. M1 : SPAREPART/Finish goodB. M2 : SERVICE/JASAC. M3 : SUB MATERIAL/consumableD. M4 : ASSETE. M5 : ATK & OFFICIAL CONSUMPTION
1. 1. A. Material Sparepart (Finish Good)Master Sparepart adalah jenis material berupa parts & Acessories baik dari acessories maupun engine Kendaraan.Contoh : Oli, busi, kanvas rem, bohlam lampu, ban, spion, dongkrak, tools dan wajib di sesuaikan dengan tahunpembuatannya serta merek dari masing parts tersebut.
1. 1. A. 1. System Penamaan Material Master
XX-XXXXX-XXX-XX : Jenis Material – Nama Material – Merek Material –Kwalitas Material contoh :
M110000101 adalah : Sparepart-Busi-Hyundai-OriginalM120000201 adalah : Sparepart-Bearing-Toyota-Original
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
1. 1. B. Material Service/JasaMaster Service/Jasa adalah jenis material berupa jenis perbaikan baik terhadap Parts maupun Acessorieskendaraan. Contoh : Bubut (over hole), service dinamo, service radiator dll.
1. 1. B. 1. System Penamaan Master Jasa
XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Jasa – Merek Material – Kwalitas Material, contoh :
M210000101 adalah : Jasa service-Bubut-Hyundai-OriginalM210001101 adalah : Jasa service-Dinamo-Toyota-Original
1. 1. C. Sub Material/KonsumableMaster Sub Material adalah jenis material berupa jenis barang habis pakai yang satuan pemakaiannya ada yangdapat dan tidak dapat diukur berdasarkan parameter satuan /unit . Contoh : Cat, minyak rem, kawat las, gasacytelin, dempul dll.
1. 1. C. 1. System Penamaan Sub Material/Konsumable
XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Material – Merek Material – Kwalitas Material/Objective, contoh :
M310000101 adalah : Sub Material- Gas Acytelin-Hyundai-OriginalM310001101 adalah : Sub Material-Cat-Avian-Biru MetalikM310002101 adalah : Sub Material-Oli-Mesran-Pertamina-Engine
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
1. 1. D. Material AssetMaster Asset adalah jenis material berupa jenis barang yang maintenancenya diatur oleh HR Departemen. Contoh :Genset Kantor sedangkan untuk asset komputerisasi, bangunan dsb tidak dimaintain di Plant Maintenance.
1. 1. D. 1. System Penamaan Master Asset
XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Asset– Merek Material – Kwalitas Material, contoh :
M410000101 adalah : Asset-Genset-Hyundai-OriginalM410001101 adalah : Asset-Komputer/Laptop-Toshiba-Original
1. 1. E. ATK & Office ConsumptionMaster ATK & Office Consumption adalah Material berupa jenis barang habis pakai yang tidak dapat diukurpemakainnya berdasarkan parameter satuan /unit . Contoh : Kertas, Pita Printer, Catridge, Disk (CD).
1. 1. E. 1. System Penamaan ATK & Office Consumption
XX-XXXXX-XX-X : Jenis Material – Nama Material – Merek Material – Kwalitas Material/Objective, contoh :
M510000101 adalah : ATK & Comp-Kertas-Hyundai-QuartoM510001101 adalah : ATK & Comp-Catridge-HP-Warna HitamM510002101 adalah : ATK & Comp-Gula-Gulaku
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
1. 2. Master Data Person:Master data mekanik adalah master data yang mendata posisi dan pic dari mekanik in charge yang ada & dapatdibedakan berdasarkan posisi & fungsinya.
A. P1 : WAREHOUSE HEADB. P2 : STAFF WAREHOUSE
1. 2. A. Warehouse HeadWarehouse Head adalah person yang mempunya fungsi pengawasan terhadap semua Managemen Warehouse danoperasional di Warehouse khususnya untuk melengkapi kebutuhan di bengkel (engine, electrical & body repair)1. 2. B. Staff WarehouseStaff Warehouse adalah person yang mempunyai tugas & tanggung jawab terhadap pengecekan semua materialmulai dari penerimaan material dan pengeluaran material serta melakukan inventori stock.
1. 3. Master Data Vehicle (Kendaraan)Master data kendaraan dapat dibedakan berdasarkan beberapa bagian yakni :
A. Nomor LambungB. Nomor PolisiC. Jenis Kendaraan (Soluna, Limo, New Limo, Wira & Hyundai)D. Expired STNKE. Nomor Chasis
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
2. JENIS TRANSAKSI WAREHOUSING
2. 1. CREATE PURCHASE REQUISITION 2. 4. CREATE STOCK MIN-MAX2. 2. CREATE GOOD RECEIPT 2. 5. CREATE POSTING STOCK 2. 3. CREATE GOOD ISSUE
2. 1. Create Purchase Requisition (PR)Transaksi Purchase Requisition adalah transaksi untuk meminta atau mengadakan sparepart dengan caramenginput data-data sparepart yang dibutuhkan kedalam sistem berdasarkan system Stock Inventory (Min-Max).Purchase Requisition harus di approved terlebih dahulu oleh PIC level Supervisor dan di syahkan oleh level HeadOperasional. Kebutuhan pengadaan sparepart berdasarkan dua kategory pengadaan :
• Pengadaan PR Emergency (Insidentil)• Pengadaan PR Regular (Min-Max)
2. 2. Create Good Receipt (Penerimaan Material)Transaksi Good Receipt (GR) adalah transaksi untuk melakukan penerimaan material di gudang/warehouseberdasarkan dokumen pembelian, delivery maupun berdasarkan dokumen pengembalian barang kegudang/warehouse dari vendor atau user. Pada prinsipnya ada dua (2) jenis transaksi Good Receipt yakni :
• Create Good Receipt : membuat penerimaan material• Cancel Good Receipt : membatalkan atau mengurangi penerimaan material
2. 3. Create Good Issue (Pengeluaran Material)Transaksi Good Receipt (GR) adalah transaksi untuk melakukan pengeluaran material dari gudang/warehouse keuser /bengkel berdasarkan dokumen order sheet. Pada prinsipnya ada dua (2) jenis transaksi Good Issue yakni :
• Create Good Issue: membuat pengeluaran material• Cancel Good Issue : membatalkan atau mengurangi pengeluaran material
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
2. 4. Create Min-Max (Safety Stock)Transaksi Min-Max adalah transaksi untuk melakukan cadangan safety stock parts di gudang warehouse untukmenghindari kekosongan ataupun kekurangan stock, sehingga saat dibutuhkan parts tersedia di warehouse.
3. LAPORAN TRANSAKSI WAREHOUSING
2. 1. LAPORAN PENGORDERAN PR2. 2. LAPORAN REALISASI PR VERSUS PO2. 3. LAPORAN PENERIMAAN MATERIAL2. 4. LAPORAN PENGELUARAN MATERIAL3. 5. LAPORAN MIN-MAX
Data-data yang di hasilkan dari laporan-laporan tersebut diatas antara lain adalah :
Data-data Person Data-data Kendaraan Data pemakaian sparepart per lambung Data pemakaian sub material per unit Data Parts Rate
2. 5. Create Posting Good Receipt & Good Issue StockTransaksi posting good issue & good receipt stock adalah transaksi untuk melakukan posting penambahan stock disistem (saldo awal) maupun pengurangan stock (saldo akhir) di sistem warehouse dan belum terjurnal ke FinancialAccounting, oleh karena baru parking di area maintenance/bengkel saja. Namun secara stock kondisinya sudahbergerak menambah atau mengurangi saldo awal.
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
Min-Max Planning / Request dari User
(Bengkel)
BP1. Create Purchase Request/Pengadaan Barang
Spv.Warehouseintruksi ke staff untuk membuat
PR• Emergency
•Regular
Staff Warehouse Create PR & di Print
PR diapproved olehSpv. Warehouse
dan diserahkan keHead Operasionaluntuk di approved
dengan level approval yang di
atur dlm kebijakan
PR diserahkan kePIC Pengadaan• Purch. Group
• Internal
Emergency ?
Purch.Group terimaPR dan membuat
PO merefer No. PR WHS
No – Purch. Group
Head Fleet ManagementIntruksikan ke
anggotanya untukmengeksekusi
pembelianemergency & setelah dibeli
Wajib diserahkanKe WHS terlebih
Dahulu untuk di GR
M U L A I
Yes-Internal
setelah dibeliPurch.Group
Wajib menyerahkanBarang & Invoice Ke
WHS terlebihdahulu & dilampiri
dok. PO
S E L E S A I
PR
PR
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
Ada Barang yang akan diterima WHS
BP2. Create Good Receipt & Claim ke Vendor
Staff Warehouse menerima &
mengecek barangyang masuk di WHS
Memeriksa harga & qty barang sesuaidengan Nota / PO
Jika Oke makabarang diterima
dan Staff WHS input kesistem sesuaidengan PR & PO
serta invoice /nota dari Vendor
Bukti Terima Barangdi print dan di
approved oleh Staff & Spv. Warehouse
Ada Claim keVendor ?
Purch.Groupmelakukan Claim ke
vendor ataspembeliannya
Yes – Purch. Group
Head Fleet ManagementIntruksikan ke
anggotanya Claim ke vendor dari hasilpemeriksaan WHS
(parts tidakoriginal)
Dokumen Claim dibuat di WHS
merefer No. PR & PO jika ada POnya
M U L A I
Yes-Internal
Jika ok WHS membuat Bukti
Terima Barang (GR)Merefer No.Dok. PR
& Invoice Vendor (Nota Vendor)
No. PO disistem GR di catat jika ada
GR
Part diterima WHS dan sparepart dicek
oleh Staff WHS
Setelah di GR makastock di sistem WHS
bertambah danSelanjutnya WHS melakukan Good Issue kembali jikaada permintaan
Order Sheet
Purch Group membuat claim merefer nomor. Dok PR-PO danInvoice vendor
S E L E S A I
PR
Parts di eksekusisesuai dengan
kebutuhan bengkel
GR
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
Ada permintaanbarang dari Leader Mekanik ke WHS
BP3. Good Issue Parts/Pengeluaran Parts
Leader MK menyerahkan Order
Sheet ke WHS
Staff Warehouse menerima OS dari
Leader MK daninput kedalam
sistem WHS sesuaiNomor OS
Leader MK melakukan
pengecekanSpareparts
SparePart /OS
ok ?
Confirmasi ke WHS sparepart /parts
salah dan dicheck diStaff WHS kembali
No
WHS input Good Receipt (GI)
merefer No. Dok. OS dari Leader MK
M U L A I
Yes
Print Bukti KeluarBarang (GR) &
approved Staff WHS & Leader MK
Maka persediaansparepart
berkurang & terbentuk jurnal
parts dalamperbaiakan bengkel
Leader MK mengerjakan
kembali Wonyasampai Finished
pekerjaannya
S E L E S A IStaff WHS memintake Leader MK untukmengecek barang
yang diberikan olehWHS apakah sudah
sesuai denganOsnya (Qty &
partsnya)
OS
WAREHOUSEIMPLEMENTATION
Ada permintaan Olidari Leader
Mekanik ke OilMan
BP4. Good Issue Oli/Pengeluaran Oli
Leader MK menyerahkan Order
Sheet ke OM
Oil Man menerimaOS dari Leader MK dan mengeluarkanOli sesua dengan
qty di OS
Sebelum jam kerjaselesai OilMan
menyerahkan data-data OS ke Staff
WHS untuk d input ke sistem WHS
Order Sheetok ?
Confirmasi ke OM pencatatan salah
dan dicheck di BukuOilMan kembali
No
WHS input Good Receipt (GI)
merefer No. Dok. OS dari OilMan
M U L A I
Yes
Print Bukti KeluarBarang (GR) &
approved OilMan & Staff WHS
Maka persediaanOli berkurang &
terbentuk jurnal Olidalam perbaiakan
bengkel
Biaya pembebananpemakaian Oli
perlambung/per unit akan terjurnalpada saat WO di
closed olehForeman
S E L E S A I
Oil Man mencatatpengeluaran Olinya
pada buku yang telah di sediakan
sesuai denganurutan OS yang ada
OS