Новые стандарты по делопроизводству (международная практика)

27 27 апреляапреля 20062006 ЧетвертаяЧетвертая научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией 11

Новые стандартыпо управлению документами

Международная практика

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией

компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»», , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International


ЗачемЗачем говоритьговорить оо стандартахстандартах??

�� МыМы идемидем позадипозади –– уу наснас естьесть возможностьвозможностьиспользоватьиспользовать опытопыт нашихнаших коллегколлег

�� ВопросыВопросы, , затрагиваемыезатрагиваемые стандартастандарта ужеуже сейчассейчасвостребованывостребованы вв практическойпрактической работеработе

�� ПродвигатьПродвигать стандартыстандарты сложносложно –– незнаниянезнания языковязыков, , отсутствиеотсутствие переводовпереводов, , отсутствиеотсутствие привычекпривычекиспользованияиспользования стандартовстандартов


СтандартСтандарт ISO 22310:2006ISO 22310:2006

�� ««ИнформацияИнформация иидокументациядокументация. . РуководствоРуководство длядляразработчиковразработчиков стандартовстандартовпопо формулированиюформулированиютребованийтребований кк управлениюуправлениюдокументамидокументами»»

�� УтвержденУтвержден вв февралефеврале 2006 2006 годагода


СтандартСтандарт ISO 22310:2006ISO 22310:2006

�� ОпределяетОпределяет нана будущеебудущее политикуполитику ISO ISO вв областиобластиуправленияуправления документамидокументами

�� ВсеВсе стандартыстандарты вв отношенииотношении вопросоввопросов управленияуправлениядокументамидокументами должныдолжны бытьбыть гармонизированыгармонизированы сс ISO ISO 1548915489--1 1 ии ISO/TR 15489ISO/TR 15489--2.2.

�� ПоложенияПоложения ISOISO 22310 22310 должныдолжны будутбудут использоватьиспользоватьвсевсе органыорганы ISO, ISO, ихих такжетакже могутмогут использоватьиспользоватьдругиедругие организацииорганизации -- разработчикиразработчикимеждународныхмеждународных илиили национальныхнациональных стандартовстандартов..


ТиповыеТиповые элементыэлементы требованийтребованийкк управлениюуправлению документамидокументами

�� СозданиеСоздание документовдокументов –– какиекакие документыдокументы должныдолжныбытьбыть созданысозданы ии введенывведены вв системусистему документооборотадокументооборота; ; какуюкакую информациюинформацию этиэти документыдокументы должныдолжнысодержатьсодержать; ; какиекакие данныеданные обоб этихэтих документахдокументах должныдолжныбытьбыть сохраненысохранены ((метаданныеметаданные))

�� СрокиСроки храненияхранения –– вв течениетечение какогокакого срокасрока следуетследуетсохранятьсохранять документыдокументы; ; каккак организованыорганизованы передачапередачадокументовдокументов другимдругим заинтересованнымзаинтересованным сторонамсторонам, , процесспроцесс решениярешения судьбысудьбы документовдокументов попо истеченииистечениисрокасрока храненияхранения;;



�� ДоступДоступ кк документамдокументам –– комукому разрешенразрешен доступдоступ ккдокументамдокументам, , каккак осуществляетсяосуществляется управлениеуправлениедоступомдоступом;;

�� ОбеспечениюОбеспечению сохранностисохранности -- какимкаким образомобразомподдерживаютсяподдерживаются доступностьдоступность документовдокументов иивозможностьвозможность ихих использованияиспользования;;

�� ТребованияТребования кк системамсистемам, , вв задачизадачи которыхкоторых входитвходитсозданиесоздание ии сохранениесохранение документовдокументов;;



�� ИнструментыИнструменты ии процедурыпроцедуры управленияуправления документамидокументами

–– каккак схемысхемы ((моделимодели) ) метаданныхметаданных,,

–– классификационныеклассификационные схемысхемы ((номенклатурыноменклатуры делдел),),

–– процедурыпроцедуры храненияхранения документовдокументов

–– схемысхемы ((моделимодели) ) уровнейуровней допускадопуска попо безопасностибезопасностиии правправ доступадоступа,,

–– нормативныенормативные документыдокументы, , нана основанииосновании которыхкоторыхрешаетсярешается судьбасудьба документовдокументов попо истеченииистечении срокасрокахраненияхранения. .


ТребованияТребования кк терминологиитерминологии

�� ВоВо всехвсех стандартахстандартах припри включениивключении вв нихнихтребованийтребований кк управлениюуправлению документамидокументами должнадолжнаиспользоватьсяиспользоваться согласованнаясогласованная терминологиятерминология, , основаннаяоснованная нана терминахтерминах, , введенныхвведенных стандартомстандартом ISO ISO 15489, 15489, сс темтем, , чтобычтобы ихих удобноудобно былобыло использоватьиспользовать, , ии чтобычтобы ониони былибыли совместимысовместимы другдруг сс другомдругом..


ТеперьТеперь уу наснас двадва равноправныхравноправныхопределенияопределения терминатермина ««документдокумент»»

�� ««ДокументДокумент, , документированнаядокументированная информацияинформация: : ЗафиксированнаяЗафиксированная нана материальномматериальном носителеносителеинформацияинформация сс реквизитамиреквизитами, , позволяющимипозволяющими ееееидентифицироватьидентифицировать»»ГОСТГОСТ РР 5114151141--98 98 разделраздел 2.1 2.1 пп.3, .3, ««ОбОб информацииинформации, , информатизацииинформатизацииии защитезащите информацииинформации»» отот 20 20 февраляфевраля 1995 . N 241995 . N 24--ФЗФЗ ии рядеряде другихдругих

�� ««ДокументДокумент:: ОбъектОбъект информационногоинформационного взаимодействиявзаимодействия ввсоциальнойсоциальной средесреде, , предназначенныйпредназначенный длядля формальногоформальноговыражениявыражения социальныхсоциальных отношенийотношений междумежду другимидругимиобъектамиобъектами этойэтой средысреды..»»

ГОСТГОСТ РР 5229252292——2004 2004 ««ИнформационнаяИнформационная технологиятехнология. . ЭлектронныйЭлектронный обменобмен

информациейинформацией. . ТерминыТермины ии определенияопределения..»» пп. 4.1.1. 4.1.1


ОпределениеОпределение понятияпонятия ««документдокумент»»

�� ««ДокументДокумент ((record)record)–– информацияинформация созданнаясозданная илиилиполученнаяполученная, , ии сохраняемаясохраняемая организациейорганизацией илиилифизическимфизическим лицомлицом вв качествекачестве свидетельствасвидетельства иисведенийсведений, , вово исполнениеисполнение правовыхправовых обязательствобязательствилиили вв ходеходе деловойделовой деятельностидеятельности»»

МеждународныйМеждународный стандартстандарт попо делопроизводствуделопроизводству ии

документооборотудокументообороту ИСОИСО 15489 15489 пп. 3.15. 3.15


ОпределениеОпределение понятияпонятия ««документдокумент»»вв законодательствезаконодательстве СШАСША

�� ПонятиеПонятие ««документыдокументы»» включаетвключает вв себясебя всевсе книгикниги, , бумагибумаги, , картыкарты, , фотографиифотографии, , машинномашинно--читаемыечитаемые материалыматериалы ии другиедругиеинформационныеинформационные материалыматериалы, , независимонезависимо отот ихих физическойфизическойформыформы ии характеристикхарактеристик, , созданныесозданные илиили полученныеполученные агентствомагентствомПравительстваПравительства СоединённыхСоединённых ШтатовШтатов вв соответствиисоответствии ссФедеральнымФедеральным законодательствомзаконодательством илиили вв связисвязи сс ведениемведениемгосударственнойгосударственной деятельностидеятельности, , ии сохранённыесохранённые илиилипредназначенныепредназначенные длядля сохранениясохранения даннымданным агентствомагентством илиили егоегоправопреемникомправопреемником вв качествекачестве свидетельствасвидетельства организацииорганизации, , функцийфункций, , политикиполитики, , решенийрешений, , процедурпроцедур, , операцийопераций ии другойдругойдеятельностидеятельности ПравительстваПравительства, , илиили жеже вследствиевследствиеинформационнойинформационной ценностиценности содержащихсясодержащихся вв нихних данныхданных..

СводСвод законовзаконов СШАСША, , разделраздел 44, 44, главаглава 33, 33, статьястатья 33013301


ОпределенияОпределения электронныйэлектронный документдокумент

�� ЭлектронныйЭлектронный документдокумент -- документдокумент, , вв которомкотороминформацияинформация представленапредставлена вв электронноэлектронно--цифровойцифровойформеформе;;

ЗаконЗакон №№ 11--ФЗФЗ отот 20.01.2002 20.01.2002 ««ОбОб электронноэлектронно--цифровойцифровойподписиподписи»»

�� ЭлектронныйЭлектронный документдокумент –– информацияинформация, , зафиксированнаязафиксированная вв формеформе, , требующейтребующей примененияприменениякомпьютеракомпьютера илиили другойдругой машинымашины длядля еёеё обработкиобработки, , ииподпадающаяподпадающая подпод юридическоеюридическое определениеопределениепонятияпонятия ««документдокумент»» вв соответствиисоответствии ссзаконодательствомзаконодательством СШАСША

Стандарт DoD 5015.2


ПрактическоеПрактическое значениезначение понятияпонятия ««документдокумент»»


НеНе хотитехотите платитьплатить таможнетаможне? ? ШлитеШлите информациюинформацию попо интернетуинтернету!!

�� ИнтересноИнтересно, , считаетсчитает лили правовоеправовое управлениеуправлениеФТСФТС документомдокументом телеграммутелеграмму? ?

�� ВотВот кудакуда привелопривело определениеопределение ««попо ГОСТуГОСТу»»


««ПроПро автомобильавтомобиль мымы понялипоняли. . НоНо вотвот кудакуда лошадьлошадь--тото запрягатьзапрягать??»»

�� КтоКто--тото чточто--тото говорилговорил обоб ««электроннойэлектроннойторговлеторговле»» ??

�� ПонятноПонятно, , чточто вопросвопрос сложныйсложный. . НоНо вводитьвводитьфактическифактически налогналог ««нана дискетыдискеты»» ????


ЮридическаяЮридическая значимостьзначимостьэлектронныхэлектронных документовдокументов

�� КанадскийКанадский стандартстандарт CANCAN//CGSBCGSB--72.34 72.34 ««ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы каккакдокументальноедокументальное доказательстводоказательство»»("("Electronic records as documentary Electronic records as documentary evidenceevidence««), 2005), 2005

�� ОдобренОдобрен канадскойканадской налоговойналоговойинспекциейинспекцией вв качествекачествеинструментаинструмента, , помогающегопомогающегообеспечитьобеспечить надёжностьнадёжность, , целостностьцелостность ии аутентичностьаутентичностьэлектронныхэлектронных документовдокументов


ГлавноеГлавное –– хорошохорошо налаженноеналаженноеуправлениеуправление электроннымиэлектронными документамидокументами

�� ««ВажнейшимиВажнейшими элементамиэлементами припри доказательстведоказательстветоготого, , чточто уу васвас хорошохорошо налаженоналажено управлениеуправлениеэлектроннымиэлектронными документамидокументами, , служатслужат аккуратноеаккуратноеведениеведение документациидокументации ии доказательстводоказательствоцелостностицелостности применяемойприменяемой практикипрактикиделопроизводстваделопроизводства»»

ВиджиВиджи ГурушантаГурушанта ((VigiVigi GurushantaGurushanta), ), председательпредседателькомитетакомитета CGSB, CGSB, разработавшегоразработавшего стандартстандарт


ВВ ходеходе судебногосудебногоразбирательстваразбирательства доказываетсядоказывается

�� ЦелостностьЦелостность системысистемы электронногоэлектронногодокументооборотадокументооборота ((СЭДСЭД), ), вв которойкоторой данныйданныйконкретныйконкретный документдокумент былбыл создансоздан илиили сохраненсохранен,,

�� АутентичностьАутентичность данногоданного документадокумента,,

�� ТоТо, , чточто этотэтот документдокумент былбыл создансоздан вв ходеходе««обычнойобычной нормальнойнормальной деловойделовой деятельностидеятельности»»..


ПодлинностьПодлинность электронныхэлектронныхдокументовдокументов доказываетсядоказывается

�� СЭДСЭД работалаработала надлежащимнадлежащим образомобразом, , -- либолибо тоготого, , чточто фактфакт работыработы СЭДСЭД ненадлежащимненадлежащим образомобразом ненеповлиялповлиял нана целостностьцелостность электронногоэлектронного документадокумента, ,

�� ЭлектронныйЭлектронный документдокумент былбыл сохраненсохранен сторонойстороной--участникомучастником судебногосудебного разбирательстваразбирательства иисвидетельствуетсвидетельствует противпротив неёнеё

�� ЭлектронныйЭлектронный документдокумент былбыл создансоздан илиили сохраненсохранен««вв ходеходе обычнойобычной нормальнойнормальной деловойделовойдеятельностидеятельности»» сторонойстороной, , нене участвующейучаствующей ввсудебномсудебном разбирательстверазбирательстве


ВнутреннийВнутренний нормативныйнормативный документдокументобоб использованиииспользовании СЭДСЭД

�� РаспоряжениеРаспоряжение оо созданиисоздании ии использованиииспользовании СЭДСЭД

�� РаспоряжениеРаспоряжение оо разработкеразработке ии поддержанииподдержании ввактуальномактуальном состояниисостоянии регламентарегламента использованияиспользованияСЭДСЭД,,

�� НазначениеНазначение лицалица, , отвечающегоотвечающего заза вопросывопросы ДОУДОУ вврамкахрамках даннойданной СЭДСЭД

�� ПоддержаниеПоддержание СЭДСЭД вв соответствиисоответствии ссзаконодательнозаконодательно--нормативныминормативными актамиактами ии ссрегламентомрегламентом использованияиспользования СЭДСЭД. .


СтандартыСтандарты управленияуправления электроннымиэлектронными

документамидокументами вв целяхцелях сохранениясохранения ихих

аутентичностиаутентичности ии юридическойюридической силысилы

�� BIP 0008:2004BIP 0008:2004 ««Code of practice for legal admissibility and Code of practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronicallyevidential weight of information stored electronically»»((ВеликобританияВеликобритания, , опубликованопубликован 23 23 декабрядекабря 20032003 годагода))

�� BIPBIP 00080008--2:20052:2005 ««Code of practice for legal admissibility and Code of practice for legal admissibility and evidential weight of information communicated electronicallyevidential weight of information communicated electronically»»

�� ISO/TR 15801:2004ISO/TR 15801:2004, , ««Electronic imaging Electronic imaging -- Information storedInformation storedelectronically electronically -- Recommendations for trustworthiness and reliabilityRecommendations for trustworthiness and reliability»»

�� HBHB--171171 ««Guidelines for the Management of IT EvidenceGuidelines for the Management of IT Evidence»»((АвстралияАвстралия, , опубликованопубликован 12 12 августаавгуста 2003 2003 годагода))

�� NF Z 42NF Z 42--013013 ««SpSpéécifications relatives cifications relatives àà la conception et la conception et ààl'exploitation de systl'exploitation de systèèmes informatiques en vue d'assurer la mes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intconservation et l'intéégritgritéé des documents stockdes documents stockéés dans ces s dans ces systsystèèmesmes»» ((ФранцияФранция, , опубликованопубликован 20 20 декабрядекабря 2001 2001 годагода))


УничтожениеУничтожение электронныхэлектронных документовдокументов

�� РуководствоРуководство попо очисткеочисткеносителейносителей информацииинформации((проектпроект длядля публичногопубличногообсужденияобсуждения))»», , NIST Special Publication NIST Special Publication 800800--88, National Institute of 88, National Institute of Standards and Technology, Standards and Technology, February, 2006February, 2006


РуководствоРуководство NIST SP 800NIST SP 800--8888 (2006 (2006 годгод))

Порядок

«очистки»

носителей

информации


Стандарты управления отдельнымивидами электронных документов

�� NARA Guidance on NARA Guidance on Managing Web Managing Web RecordsRecords, January , January 20052005 ((РуководствоРуководствопопо управлениюуправлениюwebweb--документамидокументами))


Стандарты управленияэлектронными документами с ЭЦП

�� ««РекомендацииРекомендации NARANARA попоуправлениюуправлению документамидокументами длядлягосударственныхгосударственных агентствагентств, , использующихиспользующих электронныеэлектронныеподписиподписи»», 18 , 18 октябряоктября 20002000

�� ««РуководствоРуководство NARANARA попо управлениюуправлениютранзакционнымитранзакционными документамидокументами, , аутентифицированнымиаутентифицированными иизащищеннымизащищенными сс помощьюпомощьюцифровыхцифровых подписейподписей»», , 11 11 мартамарта 20052005


БазаБаза данныхданных -- документдокумент??

�� ««СохранениеСохранение документовдокументов вв базахбазах данныхданных»», , РекомендацииРекомендации государственнымгосударственным агентствамагентствам штаташтатаВикторияВиктория ((АвстралияАвстралия), ), маймай 2003 2003 годагода


ВыводыВыводы

СтандартыСтандарты –– нене роскошьроскошь, , ааосознаннаяосознанная необходимостьнеобходимость!!


Вопросы?

Business

Новые стандарты по делопроизводству (международная практика)