Внедрение СЭД Летограф в органах мэрии города Череповца

г. Екатеринбург 9 июля 2013

Гордеев Сергей Васильевич,Заместитель директора

МБУ «ЦМИРиТ», г. Череповец

Цели внедрения СЭД

• Сократить затраты времени и ресурсов на обработку документов.

• Создать систему позволяющую контролировать работу сотрудников на всех этапах прохождения документа.

• Организовать удобный доступ к хранилищам оперативной и архивной информации.

Задачи внедрения СЭД

• Оптимизация бизнес-процессов

• Обеспечение более эффективного управления• Исключение или максимально возможное сокращение

оборота бумажных документов.

• Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов.

Этапы внедрения

• I этап – 2011 год• Автоматизация документооборота по обработке

входящей корреспонденции- на имя мэра города- на заместителей мэра города- на руководителей органов мэрии города• Контроль прохождения документов.• Контроль исполнения поручений.

Этапы внедрения

• I этап – 2011 год• Для экспедиции были закуплены три потоковых

сканера, что значительно сократило время поступления входящей корреспонденции в систему ЛЕТОГРАФ.

• Сейчас мэр и его заместители получают новую корреспонденцию практически в момент ее доставки.

Этапы внедрения

• I этап – 2011 год• Была произведена проверка возможности работы с

системой ЛЕТОГРАФ на мобильных устройствах- iPad- Планшеты на базе Android- Планшеты на базе Windows

• Сейчас мэр и заместители мэра могут постоянно следить за входящей корреспонденцией, используя планшеты.

Этапы внедрения

• I этап – 2011 год• Всего затрачено за 2010 год 1 млн 240 тыс. рублей:• закупка 35 лицензий на ПО ЛЕТОГРАФ• обучение сотрудников работе в ПО ЛЕТОГРАФ

(администрирование системы)• внедрение первой очереди СЭД ЛЕТОГРАФ

Этапы внедрения

• I этап – 2011 год• Всего затрачено за 2011 год 1 млн 100 тыс. рублей:• закупка 49 лицензий на ПО ЛЕТОГРАФ• закупка потоковых сканеров• сканеры штрих-кодов• принтеры для печати штрих-кодов

Этапы внедрения

• II этап – 2012 год• Разработка и утверждение нормативно-правовой

базы внедрения СЭД в органах мэрии

• Автоматизация процесса согласования постановлений (распоряжений)

Этапы внедрения

• II этап – 2012 год• Всего затрачено за 2012 год 730 тыс. рублей• закупка тех. поддержки на купленные ранее 84

лицензии на 2012 год• закупка лицензий с тех. поддержкой на 2012 год

III этап – 2013 год

Внутренний документооборот в мэрии• Изменение НПА• Внедрение юридически значимого

документооборота• Использование электронной подписи• Обучение

Этапы внедрения

Этапы внедрения

III этап – 2013 год

Организация удаленных экспедиций

Обучение

• экспедиторов и регистраторов• пользователей СЭД ЛЕТОГРАФ• делопроизводителей• согласующих

Цифры

Количество пользователей - 739Входящие документы - 12 730Правительственные - 1 510документыСлужебные документы - 876 Поручения мэра - 931Внутренние поручения - 1 280Проекты внутренних - 1 123документов

Центр муниципальных информационных ресурсов и технологий

www.cmirit.ru