Международный стандарт ISO 15489-1:2001 "Управление документами. Общие принципы"

Экз.259

Ссылочный номерISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001

МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТ

ISO15489-1

Первая редакция15 сентября 2001

Информация и документация — Управление документами —

Часть 1: Общие принципы (неофициальный перевод, редакция 3.4)

Information and documentation — Records management

Part 1: General

Information et documentation — «Records management»

Partie 1: Principes directeurs

ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001

© Перевод на русский язык, Храмцовская Н.А., Храмцовский А.В., 2005

Все права сохраняются. Если не указано иное, никакая часть данной публикации не может репродуцироваться или использоваться в какой бы то ни было форме или при помощи каких бы то ни было средств, как электронных, так и механических, включая фотокопиро-вание и микрофильмирование, без письменного разрешения, полученного либо от ISO (см. указанный ниже адрес), либо от организа-ции-члена ISO от соответствующей страны.

Офис ISO по авторским правам Case postale 56 CH-1211 Geneva 20 Тел. + 41 22 749 01 11 Факс + 41 22 749 09 47 Электронная почта: [email protected] Интернет: www.iso.ch

ii © ISO 2001 – Все права сохраняются

ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001 – Все права сохраняются iii

Содержание Страница

1 Область применения...................................................................................................................................1

2 Нормативные ссылки .................................................................................................................................2

3 Термины и определения ............................................................................................................................2

4 Польза от управления документами .......................................................................................................4

5 Законодательно-нормативная среда (regulatory environment)...........................................................5

6 Регламент и распределение ответственности ......................................................................................6 6.1 Общие положения........................................................................................................................................6 6.2 Регламент (policy) ........................................................................................................................................6 6.3 Ответственность..........................................................................................................................................6

7 Требования к управлению документами ................................................................................................7 7.1 Основные составляющие программы управления документами .....................................................7 7.2 Характеристики документа ........................................................................................................................8 7.2.1 Общие положения........................................................................................................................................8 7.2.2 Аутентичность ..............................................................................................................................................9 7.2.3 Надёжность (достоверность) ....................................................................................................................9 7.2.4 Целостность..................................................................................................................................................9 7.2.5 Годность к использованию (usability) .....................................................................................................9

8 Разработка и внедрение систем документооборота ..........................................................................10 8.1 Общие положения......................................................................................................................................10 8.2 Характеристики систем документооборота .........................................................................................10 8.2.1 Введение .....................................................................................................................................................10 8.2.2 Надёжность .................................................................................................................................................10 8.2.3 Целостность................................................................................................................................................11 8.2.4 Соответствие деловым и законодательно-нормативным требованиям (compliance)................11 8.2.5 Полнота (comprehensiveness) .................................................................................................................11 8.2.6 Упорядоченность (systematic).................................................................................................................11 8.3 Разработка и внедрение систем документооборота .........................................................................11 8.3.1 Общие положения......................................................................................................................................11 8.3.2 Документирование операций с документами ......................................................................................12 8.3.3 Носители информации и их защита .......................................................................................................12 8.3.4 Распределённое управление документами..........................................................................................12 8.3.5 Конверсия и миграция ..............................................................................................................................12 8.3.6 Доступ, извлечение и использование ...................................................................................................12 8.3.7 Сохранение и определение судьбы документов (retention and disposition) .................................13 8.4 Методология разработки и внедрения систем документооборота .................................................13 8.5 Прекращение использования (discontinuing) системы документооборота..................................14

9 Процессы и средства управления документами ................................................................................14 9.1 Определение информационных материалов (documents), которые должны быть

собраны и введены (captured) в систему документооборота ..........................................................14 9.2 Определение срока хранения документов ...........................................................................................14 9.3 Сбор (capture) документов и ввод их в систему документооборота ..............................................16 9.4 Регистрация ................................................................................................................................................16 9.5 Классификация ..........................................................................................................................................17 9.5.1 Классификация деловых процессов (business activities) .................................................................17 9.5.2 Системы классификации .........................................................................................................................17 9.5.3 Контроль терминологии (vocabulary controls) .....................................................................................17 9.5.4 Индексация .................................................................................................................................................18 9.5.5 Присвоение номеров и кодов .................................................................................................................18 9.6 Хранение документов и обращение с ними (storage and handling) .................................................18 9.7 Доступ ..........................................................................................................................................................18 9.8 Контроль работы с документами (tracking)..........................................................................................19

ISO 15489-1:2001(RU)

iv © ISO 2001 – Все права сохраняются

9.8.1 Общие положения......................................................................................................................................19 9.8.2 Контроль исполнения (action tracking)..................................................................................................20 9.8.3 Контроль за местонахождением документов ......................................................................................20 9.9 Определение судьбы документов по истечении срока хранения ...................................................20 9.10 Документирование процессов управления документами.................................................................21

10 Контроль и аудит (monitoring and auditing) ..........................................................................................21

11 Обучение .....................................................................................................................................................22

ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001 – Все права сохраняются v

Предисловие

ISO (International Organization for Standardization - Международная Организация по Стандартизации) являет-ся всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций-членов ISO). Подго-товка международных стандартов обычно ведётся в технических комитетах ИСО. Каждая организация-член ISO имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для неё интерес. Вместе с ISO, в этой работе также принимают участие международные организации, как пра-вительственные, так и неправительственные. ISO тесно сотрудничает с Международной Электротехниче-ской Комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники. Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в части 3 Ди-ректив ISO/IEC. Подготовка международных стандартов является основной задачей технических комитетов. Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям-членам ISO, и проводится голо-сование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций-членов ISO, принявших участие в голосовании. Не исключена возможность того, что некоторые элементы данной части ISO 15489 могут подпадать под действие патентного права. ISO не несёт ответственности за идентификацию соответствующих патентных прав. ISO 15489-1 был подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами. ISO 15489 состоит из следующих частей, под общим названием Информация и документация — Управле-ние документами:

— Часть 1: Общие принципы

— Часть 2: Руководство [технический отчёт]

ISO 15489-1:2001(RU)

vi © ISO 2001 – Все права сохраняются

Предисловие переводчиков

О стандарте ISO 15489

Стандарт ISO 15489 – первый международный стандарт в области делопроизводства и документообо-рота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота. Стандарт доб-ровольный, у него пока нет программы сертификации. Появление ISO 15489 стало этапным событием для профессионалов в области управления документа-ми. Разработанный на основе национального австралийского стандарта по делопроизводству AS 4390, стандарт ISO вобрал в себя передовой практический опыт ряда стран и, самое главное, впервые на таком уровне обозначил делопроизводство как важную отрасль человеческой деятельности. Главная идея, пропагандируемая стандартом, заключается в том, что управление документами являет-ся неотъемлемой частью управления деловой деятельностью, поскольку документы являются входом и выходом деловых операций, и, следовательно, содержат в себе свидетельство выполнения этих операций. Хорошее управление документами является фундаментом корпоративного управления, способствует дея-тельности по управлению качеством товаров и услуг, и играет важную роль в обеспечении соответствия законодательно-нормативным требованиям. Стандарт говорит о необходимости разработать в масштабах организации регламент (политику) управ-ления документами, и определить ответственность и обязанности в этой области для всех сотрудников ор-ганизации. Сразу же надо оговориться - для организаций, ведущих традиционный, чисто бумажный документообо-рот, стандарт даёт не очень много нового. Это и понятно - основные правила ведения делопроизводства хорошо известны любому приличному специалисту службы документационного обеспечения управления (ДОУ), причём с большими подробностями и с «привязкой» к особенностям нашей страны. Хотя стандарт и разработан так, чтобы быть пригодным для всех систем документооборота, всё-таки в первую очередь он нацелен на использование в организациях, активно внедряющих современные технологии и использующих электронный документооборот.

Стандарт состоит из двух частей:

Первая часть, ISO 15489-1 – это собственно стандарт. Здесь сформулированы наиболее общие, ос-новные требования и принципы управления документами.

Вторая часть, ISO/TR 15489-2 - приложение к стандарту, описывающее один из вариантов внедре-ния положений стандарта на практике (на основе австралийского опыта).

В стандарте даются определения 21 основного термина, включая понятия «документ» и «управление

документами». Отметим существенное отличие терминов стандарта от привычных терминов ГОСТ: упор в определении понятия «документ» делается на ту функцию, которую документы выполняют в деловых про-цессах, а не на формальные признаки. Российским специалистам могут быть особенно интересны положения стандарта, освещающие менее известные у нас направления деятельности служб ДОУ, обязательные для западных компаний: это вопро-сы сертификации по стандартам качества, а также задача сохранения важнейших документов компании и разработка плана восстановления деятельности в случае катастроф. (Впрочем, последний вопрос уже пе-рестал быть для России чисто теоретическим - Положением № 242-П «Об организации внутреннего контро-ля в кредитных организациях и банковских группах», принятым 16 декабря 2003, Центральный Банк России обязал иметь такие планы всем кредитным организациям России, начиная с 2004 года). Стандарт приобретает совершенно иное звучание, как только встает вопрос об электронном докумен-тообороте, поскольку его действие распространяется на документы на любых видах носителей. Таким об-разом, «прописанные» в стандарте требования должны соблюдаться и при работе с электронными доку-ментами в системах электронного документооборота. Это делает стандарт значимым документом для службы ДОУ, определяющим взаимоотношения всех сторон, заинтересованных в качественной работе с электронными документами.

ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001 – Все права сохраняются vii

Как использовать стандарт ISO 15489

В стандарте ISO 15489 определено, что политика (регламент) в области управления и сохранения до-кументации должна быть принята на самом высоком уровне, и распространяться на всех работников орга-низации, создающих документы в ходе своей работы. В ней должна быть закреплена ответственность свер-ху донизу за любой документ в организации. При описании уровня ответственности за организацию работы с документами, в стандарте на первое место поставлен управляющий документацией. Он отвечает за все аспекты управления документацией, обучает пользователей, разрабатывает процедуры работы с документами (в том числе - с электронными!). От руководства организации требуется всемерно поддерживать политику управления документами. Практический опыт показывает – без активной позиции руководителей любые, даже самые элементарные изменения в практике делопроизводства компании невозможны. Администраторы систем документооборота (при электронном документообороте – системные админи-страторы) должны обеспечить точность, доступность и читаемость информации. Такое распределение ответственности поднимает статус службы ДОУ, фактически возлагая на неё от-ветственность и за электронные документы. Именно поэтому стандарт ISO 15489 еще долгие годы будет оставаться в «арсенале» службы ДОУ, как один из весомых аргументов, оправдывающих дополнительные инвестиции в этой области. Приведём слова Сюзан Хили, представителя Великобритании в комитете ИСО, разрабатывавшем стан-дарт:

«В определённом смысле, содержание ИСО 15489 менее важно, чем его существование. Возможность работников ДОУ ссылаться на стандарт ИСО для их дисциплины может по-служить для улучшения образа и статуса делопроизводства в глазах тех, кто в нем пони-мает мало или совсем ничего. Так что купите и цитируйте его хотя бы по этой причине.

Но стандарт столь же заслуживает уважения за своё содержание, сколько и за факт сво-его существования. Он представляет собой формулировку «хорошей» практики делопро-изводства, которая может быть полезна специалистам ДОУ независимо от их опыта и квалификации. Также он представляет собой документ, который можно показывать спе-циалистам других направлений при работе над совместными проектами – например, спе-циалистам ИТ при разработке новых систем документооборота».

Спустя три года после публикации стандарта, проведенные опросы подтвердили, что он чаще всего используется для разъяснения важности делопроизводства и документооборота высшему руководству и коллегам из других подразделений, и действительно помогает тем руководителям ДОУ, кто активно пыта-ется поднять делопроизводство (и его престиж) на новую высоту. Кроме того, многие из опрошенных ис-пользовали стандарт для разработки внутренних нормативных документов.

Резюмируя всё сказанное ранее, стандарт ISO 15489 может быть полезен:

для убеждения руководства в важности и значимости службы ДОУ, как средство общения с представителями других профессий, особенно – с программистами и спе-

циалистами ИТ, для подготовки внутренних нормативных документов, при выборе системы электронного документооборота, для оценки эффективности работы службы ДОУ, как руководство по разработке и внедрению программы управления документами в организации.

Проблемы перевода

В процессе перевода всегда приходится искать компромисс между «читаемостью» текста, точностью пере-дачи смысла и близостью к тексту оригинала. Мы считали своей основной задачей донести до российских специалистов ДОУ дух и идеи, содержащиеся в стандарте, поэтому для нас важнее был не буквальный пе-ревод, а по возможности точная передача смыслового содержания положений стандарта. Серьёзной проблемой при переводе было заметное различие между системами терминов, используе-мыми в англоязычной и в российской литературе по делопроизводству и документообороту. Для ряда очень ёмких английских терминов в русском языке нет эквивалентов, и их приходиться заменять более или менее удачными оборотами. Например, термин disposition (см. п. 3.9) подразумевает целый ряд действий, кото-рые выполняются или могут выполняться, когда организация тем или иным способом избавляется от доку-ментов, - включая экспертизу ценности, выделение документов на постоянное хранение и на уничтожение,

ISO 15489-1:2001(RU)

viii © ISO 2001 – Все права сохраняются

продление срока хранения, уничтожение, передачу в другие организации и т.д. Мы также старались по возможности использовать привычные большинству читателей русские терми-ны, хотя иногда из-за этого несколько страдала точность перевода текста. Так, вместо, пожалуй, более точ-ного термина «политика» использовался распространённый сейчас термин «регламент». В то же время термин «records management» (см. п. 3.16) везде переведен буквально, как «управление документами», по-скольку, с нашей точки зрения, распространенные понятия «делопроизводство», «документооборот» хотя во многом и близки к нему, но имеют нежелательные побочные смысловые оттенки. Свой перевод мы не считаем единственно правильным, и рекомендуем читателям, при возможности, познакомиться и с другими переводами стандарта ISO 15489, которые, по нашим сведениям, сейчас гото-вятся. Единственное предостережение: берегитесь «записей», этот термин-паразит, проникший в переводы по небрежности Госстандарта, до сих пор ещё часто встречается (особенно в литературе, относящейся к стандартам управления качеством продукции). На самом деле никаких «записей» в природе не было и нет, а английский документоведческий термин «record» (см. п. 3.15) означал, означает и будет означать только одно – «документ».

Очень надеемся, что данный перевод будет полезен отечественным специалистам. Связаться с перево-дчиками и высказать свои замечания, а также поделиться собственными переводческими жемчужинами можно по электронной почте [email protected] .

Наташа и Андрей Храмцовские

Москва, январь 2005 года

ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001 – Все права сохраняются ix

Предисловие ко второй и третьей редакциям перевода Вторая и третья редакции перевода были подготовлена с целью устранить отмеченные рецензентами не-достатки. В них также была включена свежая информация о стандарте. Анализ замечаний и предложений по качеству перевода

Наибольшее количество нареканий вызвал перевод термина «capture» как «захват» документов в систему документооборота (данный термин впервые появляется в п.1 и подробно рассматривается в п.9.3 стандар-та). Предлагались следующие альтернативные варианты:

— фиксация (документов в системе документооборота) — сбор, получение (документов) — ввод (документов в систему документооборота) — регистрация

С нашей точки зрения, ни один из вариантов перевода не идеален и не отражает в полной мере цели, пе-речисленные в п.9.3, и, в то же время, каждый из них отражает определенные оттенки значения английского термина. «Захват» и «сбор», в отличие от «фиксации» и «ввода», указывают на необходимость предпринять оп-ределенные действия, чтобы документ не был утрачен (а в ряде случаев – чтобы он был создан). Это важ-но, поскольку ряд информационных и документационных систем изначально не проектировались в качестве средств создания, обработки и хранения «официальных» документов – примером могут служить веб-сайты, большинство программ управления электронной почтой и мгновенными сообщениями, и т.д. Термин «за-хват», как нам кажется, удачно подчёркивает, что действия по сбору документов должны носить «наступа-тельный» характер. Возможно, полнее других суть англоязычного термина отражает термин «регистрация», но он, к сожа-лению, уже использован в стандарте в более узком значении (см.п.3.18). В стандарте регистрация рассмат-ривается как формализованный процесс сбора и ввода (capture) документов в систему документооборота (п.9.4). В итоге, хотя «захват» нам по-прежнему нравится больше, мы приняли решение во второй редакции перевода использовать, в зависимости от контекста, термины «сбор» и/или «ввод», указывая в скобках оригинальный английский термин. Последние новости

В конце декабря ВНИИДАД издал книгу М.В. Ларина и О.И. Рыскова «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001», которая фактически представляет собой перевод стандарта с комментариями. С нашей точки зрения, это хороший перевод, который особенно может быть полезен в тех случаях, когда желательно иметь возможность сослаться на авторитет уважаемого института и на ве-дущих отечественных специалистов. Определённой «ложкой дёгтя» мы считаем перевод определения тер-мина «документ», в котором вместо «деловой деятельности» говорится об «управленческой деятельности» - что реально означает сужение данного понятия и сведение к организационно-распорядительной докумен-тации. Не порадовала и попытка заново изобрести неудачный, как нам кажется, термин «записи», причём в формулировке, совершенно отличающейся от той, что используется в переводах стандартов ISO по управ-лению качеством.

В 2006 году было проведено публичное обсуждение проекта национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие положения», подготовленного ВНИИДАД на основе перевода М.В. Ларина и О.И. Рыскова. Позднее, с учетом итогов обсуждения, ВНИИ-ДАД подготовил новый, существенно улучшенный проект стандарта, который теперь называется ГОСТ Р ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Очень порадовало то, что из проекта был убран термин «записи». Разработчики отказались от попыток передать тонкое смысловое различие между терминами records и documents, не имеющее аналогов в оте-чественной практике. Оба термина в проекте переводятся как «документы» 12 марта 2007 года проект был утвержден в качестве национального стандарта. ГОСТ Р ИСО 15489-1:2007 начинает действовать с 1 июля 2007 года.

ISO 15489-1:2001(RU)

x © ISO 2001 – Все права сохраняются

В начале 2006 года Международной организацией по стандартизации был утвержден стандарт ISO 22310 «Информация и документация - Руководство по формулированию в стандартах требований к управлению документами», который фактически устанавливает единую политику ISO в отношении управления докумен-тами. Предполагается, что в дальнейшем все требования к управлению документами во вновь публикуемых стандартах ISO/IEC будут формулироваться на основе ISO 15489. Наибольший интерес для специалистов ДОУ представляют перечисленные в ISO 22310 «Типовые элементы требований к управлению документа-ми». По сути, стандарт в систематизированной форме описывает содержание разделов нормативного до-кумента, регламентирующего управление документацией, и его можно использовать как методологическую основу при разработке различных внутренних нормативных документов в организациях.

12 июля 2006 года Правительство Евросоюза (Еврокомиссия) объявило тендер на разработку MoReq2 – обновленной и расширенной версии известного европейского стандарта требований к системам электрон-ного документооборота MoReq. В техническом задании отмечается необходимость обновления выпущен-ной в 2001 году первой редакции MoReq и приведения ее в соответствие с новыми стандартами, среди ко-торых в первую очередь называются обе части ISO 15489. Подробности см. здесь: http://eos.ru/eos/218569 . Активная работа над проектом MoReq2 началась с конца марта 2007 года. Тексты выкладываются для рецензирования на сайте www.moreq2.eu .

Благодарности

Мы признательны всем коллегам, приславшим свои замечания и предложения. Благодарим А.В.Борисюк, В.Г.Гридасова, Н.П.Крюкову, Н.А.Маградзе, Т.Г.Махалкину, О.И.Рыскова, К.А.Тимофеева, Э.В.Тычинскую, Е.Ударцеву, В.В.Черкасова. Особо мы хотим поблагодарить Сергея Михайловича Ковтуненко, проделавше-го большую редакторскую работу и заново сверившего перевод с оригиналом.

Наташа и Андрей Храмцовские

Москва, июнь 2005 – апрель 2007 года

ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001 – Все права сохраняются xi

Введение

Стандартизация регламентов и процедур управления документами обеспечивает должное внимание и за-щиту всем документам, а также более быстрый и эффективный доступ к содержащимся в документах ин-формации и сведениям, с использованием стандартных методов и процедур.

Данная часть ISO 15489 была разработана в качестве ответной реакции на единодушное желание стран-членов ISO стандартизировать международный передовой опыт в управлении документами, используя в качестве отправной точки австралийский стандарт AS 4390, Управление документами.

Стандарт ISO 15489-1 рекомендуется использовать совместно с техническим отчётом ISO/TR 15489-2, в котором даны дальнейшие объяснения и приведены варианты реализации положений стандарта, а также библиография.

ISO 15489-1:2001(RU)

xii © ISO 2001 – Все права сохраняются

Международный стандарт ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001 – Все права сохраняются 1

Информация и документация — Управление документами —

Часть 1: Общие принципы

1 Область применения

Данная часть ISO 15489 служит руководством по управлению документами1) в организациях (как государст-венных, так и частных), создающих документы для внутренних и внешних пользователей.

Для того, чтобы обеспечить создание, сбор (capture) и управление документами, рекомендуется использо-вать все элементы, описанные в данной части ISO 15489. Соответствующие процедуры, помогающие нала-дить управление документами в соответствии с принципами и положениями данной части стандарта, при-ведены в Руководстве (ISO/TR 15489-2)

Данная часть ISO 15489:

применима в отношении управления документами на любых носителях и в любом формате, созданны-ми или полученными либо государственной или частной организацией в ходе её деятельности, либо отдельным лицом, в обязанности которого входят создание и обработка документов.

содержит рекомендации по определению обязанностей организации в отношении документов, регла-ментов работы с документами, процедур, систем и процессов,

содержит рекомендации по управлению документами в интересах системы управления качеством, для обеспечения соответствия требованиям стандартов ISO 9001 и ISO 14001,

содержит рекомендации по вопросам разработки и внедрения систем документооборота, но

не рассматривает вопросы управления архивными документами в архивных учреждениях.

Данная часть ISO 15489 предназначена для использования

руководителями организаций,

специалистами по управлению документами, информацией и технологиями,

всеми остальными сотрудниками организаций, и

прочими лицами, в обязанности которых входят создание и обработка документов.

1) В ряде стран управление документами также включает в себя управление архивами. В данной части ISO 15489 управление архивами не рассматривается.

ISO 15489-1:2001(RU)

2 © ISO 2001 – Все права сохраняются

2 Нормативные ссылки

Данный текст содержит ссылки на ряд положений перечисленных ниже нормативных документов. Эти по-ложения, таким образом, тоже становятся частью ISO 15489. Для ссылок, в которых указана дата, поздней-шие добавления и поправки, внесённые в соответствующие документы, неприменимы в отношении ISO 15489. В то же время, всячески приветствуется, если участники соглашений, основанных на настоящем стандарте, изучат возможность использования последних версий нормативных документов. Для ссылок без указания даты, нужно использовать последнюю версию соответствующего документа. Организации-члены ISO и IEC ведут реестры действующих международных стандартов. ISO 5127:—2) 2а), Information and documentation — Vocabulary (Информация и документация — Словарь)

ISO 9001, Quality management systems — Requirements (см. также ГОСТ Р ИСО 9001, Системы менедж-мента качества — Требования)

ISO 14001, Environmental management systems — Specification with guidance for use (см. также ГОСТ Р ИСО 14001, Системы управления окружающей средой — Требования и руководство по применению)

3 Термины и определения

В стандарте ISO 15489-1 используются перечисленные ниже термины и определения. Прочие термины см. в стандарте ISO 5127.

3.1 доступ (access) право, возможность, средства поиска, использования или извлечения информации

3.2 подотчётность (accountability) принцип, заключающийся в том, что отдельные лица, группы лиц и организации несут ответственность за свои действия, и другие лица и организациям могут потребовать от них объяснить свои действия.

3.3 контроль исполнения (action tracking) процесс установления исполнителям ограничений по времени для выполнения определённых действий, и контроль за их соблюдением

3.4 архивный óрган (archival authority) архивное агентство архивное учреждение архивная программа агентство или программа, несущая ответственность за отбор документов, комплектование и обеспечение сохранности архивов, за предоставление к ним доступа, и дающая согласие на уничтожение документов, не подлежащих архивному хранению.

3.5 классификация (classification) распределение видов деятельности и/или документов по категориям, в соответствии с критериями, сущест-вующими в классификационной системе

2) В печати. (Переработка всех ранее вышедших выпусков ISO 5127)

2а) Последняя версия ISO 5127:2001, опубликована 25 октября 2001 года (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


3.6 система классификации, классификационная система (classification system)

см. классификация (3.5)

3.7 конверсия (conversion) синоним: конвертация процесс переноса документов с одного носителя на другой, или перевод из одного формата в другой

см. также миграция (3.13)

3.8 уничтожение (destruction) процесс физического уничтожения или удаления документов, не оставляющий возможности для их восста-новления

3.9 определение судьбы документов (disposition) Ряд процессов , связанных с выполнением зафиксированных в перечнях (с указанием сроков хранения и действий, выполняемых по их истечении) или в других нормативных документах решений относительно сохранения, уничтожения или передачи документов.3

3.10 информационный материал (document) зафиксированная информация либо объект, которые могут восприниматься и обрабатываться как единое целое.4

3.11 индексирование (indexing) процесс создания «точек доступа»5 для облегчения поиска и извлечения документов и/или информации

3.12 метаданные (metadata) данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также управление документами во времени.6

3.13 миграция (migration) Действия по переносу документов из одной системы в другую, сохраняя при этом их аутентичность, целост-ность, надёжность и возможность использования.

см. также конверсия (3.7)

3.14 сохранность, обеспечение сохранности (preservation) процессы и операции для обеспечения во времени «технической» долговечности и возможности просмотра и использования аутентичных документов

3 В число этих процессов входят, в частности, экспертиза ценности документов, отбор документов на уничтожение и/или на постоянное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения (прим. переводчика)

4 Документ – частный случай информационного материала. Главная особенность документа состоит в том, что он за-щищён от каких бы то ни было изменений (прим. переводчика)

5 Т.е. создаётся картотека или база данных, с помощью которой можно быстро найти документ (прим. переводчика)

6 Т.е. в число метаданных входят сведения об обстоятельствах создания документа, а также сведения об установлен-ном сроке хранения, грифе секретности и т.п. Подмножеством метаданных являются реквизиты документа. (прим. пе-реводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


3.15 документы (records) информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах

деловой деятельности 4.

3.16 управление документами (records management) область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора (capture)7 и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов.

3.17 система документооборота (records system)

информационная система, которая собирает и регистрирует (captures) 7 документы, управляет ими и обес-печивает к ним доступ во времени

3.18 регистрация (registration) действия по присвоению документу уникального идентификатора при вводе его в систему

3.19 отслеживание (tracking)

создание, сбор (capture) 7 и управление информацией о перемещении и использовании документов.

3.20 передача (transfer – custody) смена хранителя, собственника и/или ответственного за документы

3.21 перемещение (transfer - movement) перемещение документов из одного места в другое

4 Польза от управления документами

Принципы управления документами регулируют деятельность управляющих документацией8 и других лиц, которые создают или используют документы при исполнении своих служебных обязанностей. Управление документами в организации включает:

a) разработку регламентов и стандартов,

b) распределение ответственности и полномочий,

c) разработку и распространение процедур и руководящих указаний,

d) предоставление ряда услуг, связанных с управлением документами и их использованием,

e) разработку, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документа-ми, и

7 Термин «сбор» (capture) в основном используется применительно к электронным документам и означает процесс, в ходе которого информационный материал помещается в систему документооборота и регистрируется в ней. Пример – «захват» сообщений электронной почты, в ходе которого сообщения (или их копии) перемещаются из почтовой системы в систему электронного документооборота. (прим. переводчика)

8 Специалистов ДОУ, в том числе делопроизводителей, документоведов, секретарей и т.п. (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


f) интеграцию управления документами в деловые системы и процессы.

Документы содержат информацию, которая является ценным ресурсом и важным деловым активом. В ор-ганизациях и в обществе в целом должен быть системный подход к управлению документами, для того, чтобы защитить и сохранить документы в качестве свидетельства их деятельности. Система документо-оборота становится источником информации о деловой деятельности, который может быть использован для поддержки дальнейшей деятельности и для принятия деловых решений, а также для обеспечения под-отчётности перед нынешними и будущими заинтересованными сторонами. Документы дают возможность организации:

вести деловую деятельность упорядоченно, эффективно, обеспечивая подотчётность,

предоставляя услуги, действовать последовательно и объективно,

поддерживать и документировать формирование стратегии и принятие управленческих решений,

обеспечивать согласованность, последовательность и продуктивность в управлении и администриро-вании,

обеспечивать эффективное ведение дел в масштабе организации,

обеспечивать непрерывность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций и катастроф,

исполнять требования законодательства и контролирующих органов, в том числе в отношении дея-тельности по архивации, аудиту и контролю,

обеспечивать поддержку и защиту в случае судебных исков, включая управление рисками, связанными с существованием (или отсутствием) свидетельств деятельности организации,

защищать интересы организации и права её сотрудников, клиентов, и настоящих и будущих заинтере-сованных сторон,

поддерживать и документировать текущие и будущие научные и проектно-конструкторские исследова-ния, разработки и достижения, а также исторические исследования,

сохранять свидетельства деловой, персональной и культурной деятельности,

создавать собственный деловой, персональный и культурный стиль, и

сохранять корпоративную, персональную или коллективную память.

5 Законодательно-нормативная среда (regulatory environment)

Организации должны знать, в рамках какой законодательно-нормативной среды они действуют, поскольку такая среда влияет как на саму деятельность организаций, так и на требования по документированию этой деятельности. Регламенты и процедуры, действующие в организации, должны отражать существующие законодательно-нормативные требования применительно к деловым процессам. Организация должна соз-давать адекватные свидетельства соответствия её деятельности законодательным и нормативным требо-ваниям в виде документов.

Законодательно-нормативная среда состоит из:

a) законов и нормативных актов, как общего характера, так и специфических для определенного сек-тора экономики, включая законы и нормативные акты, специально рассматривающие вопросы

ISO 15489-1:2001(RU)


управления документами, архивами9; вопросы доступа, конфиденциальности, представления дока-зательств; вопросы электронной торговли, защиты данных и информации;

b) обязательных технических регламентов и добровольных стандартов,

c) добровольных «кодексов наилучшей практики» (codes of best practice),

d) добровольных кодексов поведения и этики10, и

e) имеющихся в обществе ясно выраженных представлений о «хорошем поведении» (в отношении специфического сектора экономики или организации).

Характер деятельности организации и её принадлежность к определенному сектору экономики определяют, какие из перечисленных элементов законодательно-нормативной среды более всего имеют отношение (по отдельности или в комбинации) к потребностям организации в области управления документами.

6 Регламент и распределение ответственности

6.1 Общие положения

Организация, желающая соответствовать данному разделу ISO 15489, должна создавать, документировать, регулярно обновлять, публиковать и пропагандировать регламенты, процедуры и опыт работы по управле-нию документами, с тем, чтобы удовлетворить деловым потребностям в информации, в создании свиде-тельств деловой деятельности, и в обеспечении подотчётности.

6.2 Регламент (policy)

Организация должна разработать и принять регламент управления документами11. Целью регламента должно быть создание и управление аутентичными, надёжными, пригодными к использованию документа-ми, способными поддерживать деловую деятельность – до тех пор, пока в них есть нужда. Организация должна обеспечить на всех уровнях информирование о регламенте и его внедрение. Регламент должен быть принят и утверждён высшим руководством, и его действие должно быть распро-странено на всю организацию. Следует назначить ответственных за соблюдение требований регламента.

Регламент должен разрабатываться на основе анализа деловых процессов. В нём должны быть определе-ны те области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и кодексы «наилучшей практи-ки» в наибольшей степени применимы при создании документов, связанных с ведением деловой деятель-ности. Организация должна при этом принимать во внимание экономические соображения и организацион-ные обстоятельства своей деятельности. Регламенты должны регулярно пересматриваться и обновляться, с тем, чтобы они отражали текущие деловые потребности.

6.3 Ответственность

В масштабе организации должны быть определены полномочия и ответственность за управление докумен-тами, таким образом, что всякий раз, когда возникает необходимость создания и сбора документов, должно

9 Такие, например, как сроки временного хранения документов в организациях, или порядок передачи документов на постоянное хранение в архивы. (прим. переводчика)

10 Правила поведения или совокупность норм, которые организация или частное лицо добровольно обязуются соблю-дать. Обычно в кодексах поведения и этики фиксируются те общепринятые (например, для определенной отрасли или организации) нормы поведения, которые не регламентируются законодательством и нормативными актами. (прим. пе-реводчика)

11 Например, в виде регламента или инструкции по делопроизводству в организации (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


быть ясно, кто именно за это отвечает. Все сотрудники организации должны нести свою долю ответствен-ности, включая управляющих документами, специалистов смежных информационных профессий, руководи-телей всех уровней, администраторов систем и всех тех, кто создает документы при исполнении своих слу-жебных обязанностей. Эта ответственность должна быть зафиксирована в должностных инструкциях и других аналогичных документах. Ответственность за руководство управлением документами и обязанность отчитываться о проделан-ной работе должны быть возложены на достаточно авторитетного и влиятельного в организации руководи-теля. Ответственность отдельных лиц может быть установлена законодательством и нормативными актами.

Примеры формулировок, которые должны включаться в регламент и должностные инструкции:

a) Специалисты службы документационного обеспечения управления отвечают за все аспекты управ-ления документами, включая разработку, внедрение и обеспечение функционирования систем де-лопроизводства и документооборота; и за обучение и подготовку пользователей по вопросам управления документами и использования систем документооборота – в той мере, в какой это необ-ходимо сотрудникам для выполнения их служебных обязанностей.

b) Руководители несут ответственность за исполнение требований регламента по управления доку-ментами в подразделениях организации.

c) Администраторы систем отвечают за то, чтобы вся документация была точной, читаемой и доступ-ной для персонала тогда, когда это требуется.

d) Все сотрудники несут ответственность за точное и полное документирование своей деятельности,.

В процессе планирования и внедрения регламентов и процедур управления документами могут принимать участие архивные органы.

7 Требования к управлению документами

7.1 Основные составляющие программы управления документами

Документы создаются, поступают и используются в ходе деловой деятельности12). Для того, чтобы обеспе-чить непрерывность деловой деятельности, соответствие требованиям законодательно-нормативной среды и необходимую подотчётность, организация должна создавать и сохранять аутентичные, надёжные, при-годные к использованию документы, и защищать целостность этих документов в течение требуемого пе-риода времени. Для этого организация должна ввести и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя:

a) определение того, какие документы должны быть созданы в ходе каждого делового процесса, и какая информация должна содержаться в этих документах,

b) принятие решения о том, в каком виде и какой структуры документы должны создаваться и собираться, и какие технологии будут при этом использоваться,

c) определение того, какие метаданные должны создаваться в момент создания и в ходе дальнейшей ра-боты с документами; и как будет осуществляться управление метаданными и поддерживаться взаимо-связь между ними,

d) определение требований к извлечению, использованию и передаче документов между деловыми про-цессами и иными пользователями документов, а также периода времени, в течение которого докумен-ты нужно сохранять, чтобы удовлетворить этим требованиям,

12) В данной части ISO 15489 термин «деловая деятельность» (business activity) используется в широком смысле, - он подразумевает не только коммерческую деятельность, но и деятельность государственной администрации, некоммер-ческих организаций и т.д.

ISO 15489-1:2001(RU)


e) выбор способа организации документов, помогающего выполнить требования к их использованию,

f) оценку рисков, к которым может привести неспособность организации должным образом задокументи-ровать свою деятельность,

g) обеспечение сохранности документов и обеспечение их доступности в течение времени, с тем, чтобы удовлетворить потребности деловой деятельности и ожидания общества,

h) выполнение законодательных и нормативных требований, требований соответствующих стандартов и принятого в организации регламента,

i) обеспечение условий хранения документов, гарантирующих их защищённость и безопасность,

j) сохранение документов только до тех пор, пока они нужны организации, и пока есть неисполненные требования в отношении сроков их хранения,

k) определение и оценку возможностей для повышения эффективности и качества процессов, решений и действий, которые возникают вследствие улучшений в процессах создания и управления документами,

Правила создания и сбора документов и их метаданных должны быть включены в процедуры, регламенти-рующие выполнение всех тех деловых процессов, для которых требуется документировать ход деловой деятельности.

При разработке планов обеспечения непрерывности деловой деятельности и мер на случай непредвиден-ных обстоятельств, в результате анализа рисков должны быть идентифицированы документы, важнейшие для продолжения бесперебойного функционирования организации. Эти «важнейшие документы»13 должны быть защищены, и должны быть доступны в случае необходимости.

7.2 Характеристики документа

7.2.1 Общие положения

Документ должен правильно отражать, что было сообщено или решено, или какие были предприняты дей-ствия. Должна быть возможность использовать его в интересах соответствующей деловой деятельности и для отчётности.

Документ, помимо своего информационного содержания (content), должен включать14 либо должен быть постоянно связан или ассоциирован с метаданными, необходимыми для документирования операций, та-ким образом, что:

a) структура документа – а именно, его формат и взаимосвязи между составляющими документ эле-ментами, - должна оставаться неизменной;

b) обстоятельства, при которых документ был создан, получен и использован (деловой контекст), -должны быть ясны из документа (включая сведения о том, частью какого делового процесса явля-лась произведенная операция, о дате, времени, и об участниках деловой операции);

c) должны иметься связи между отдельно хранимыми информационными материалами, которые в со-вокупности составляют документ.

13 Соответствующий английский термин: vital records (прим. переводчика)

14 Здесь отражёна устоявшаяся точка зрения о том, что неизменные во времени (статические) документы состоят из таких элементов, как содержание, структура и контекст (content, structure, context). В настоящее время, особенно в связи с динамическими документами, говорят ещё о двух элементах – представлении (presentation) и поведении (behavior). (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


Регламенты, процедуры и кодексы деловой практики в управлении документами должны быть нацелены на создание заслуживающих доверия документов, с характеристиками, перечисленными в пп. 7.2.2-7.2.5.

7.2.2 Аутентичность

Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:

a) то, что он является именно тем, чем он претендует быть,

b) то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и

c) то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.

Чтобы гарантировать аутентичность документов, организации должны разработать и внедрить регламенты и процедуры для контроля над процессами создания, получения, передачи, сохранения и решения судьбы документов, - с целью обеспечить, чтобы создатели документов были авторизованы и идентифицированы, и чтобы документы были защищены от несанкционированного добавления, уничтожения, изменения, ис-пользования и сокрытия.

7.2.3 Надёжность (достоверность)

Документ считается надёжным (достоверным), если можно верить, что его содержание полно и точно отра-жает те операции, действия или факты, о которых он свидетельствует, и на который можно положиться при последующем выполнении операций или ведении деятельности. Документы должны создаваться во время операции или события, с которым они связаны, или же вскоре после них, - лицами, непосредственно знако-мыми с фактами, или же при помощи средств, которые регулярно используются для совершения данной операции в ходе деловой деятельности.15

7.2.4 Целостность

Целостность документа означает его полноту и неизменность.

Необходимо обеспечить защиту документов от несанкционированных изменений. Регламент и процедуры управления документами должны устанавливать, какие дополнения и аннотации16 могут быть внесены в документ после его создания, при каких обстоятельствах такие дополнения и аннотации могут быть санк-ционированы, и кто имеет право их вносить. Любая санкционированная аннотация, добавление или стира-ние должны быть явно обозначены, и должна быть возможность проследить историю внесения этих изме-нений.

7.2.5 Годность к использованию (usability)

Документ считается годным, если его можно найти, извлечь, представить и интерпретировать. Должна быть возможность показать, что документ непосредственно связан с той деловой деятельностью или операцией, в ходе которой он был создан.17 Необходимо сохранять информацию о взаимосвязях, возникающих между документами ввиду обстоятельств их создания или применения (contextual linkages), необходимую для по-нимания операций, в ходе которых эти документы были созданы или использовались. Должна быть воз-можность понять место документа в контексте более общих деловых процессов и функций. Необходимо сохранять связи между документами, документирующие последовательность действий.

15 Данное положение цитирует существующее в английском праве так называемое «исключение для деловых докумен-тов из закона о слухах», позволяющее предъявлять документы в качестве доказательства в суде. Исторически англий-ский суд рассматривал только показания свидетелей, которых можно было подвергнуть перекрёстному допросу, а всё остальное считалось слухами и во внимание не принималось. (прим. переводчика)

16 Резолюции, замечания, ссылки и т.п. (прим. переводчика)

17 Ещё одно условие, соблюдение которого необходимо для того, чтобы в странах английского права можно было ис-

пользовать «исключение для деловых документов из закона о слухах» (см. ссылку14

) (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


8 Разработка и внедрение систем документооборота

8.1 Общие положения

Стратегия организации в области управления документами опирается как на создание и применение рег-ламентов, процедур и кодексов деловой практики, так и на разработку и внедрение систем делопроизвод-ства и документооборота, с тем, чтобы удовлетворить оперативные потребности организации в рамках су-ществующей законодательно-нормативной среды.

Выбранная организацией стратегия документирования своей деловой деятельности должна определять, какие именно документы нужны, и когда, как и где они должны быть собраны и введены в системы докумен-тооборота.

Стратегия внедрения соответствующей стандарту системы документооборота может включать:

a) разработку системы документооборота,

b) документирование системы,

c) подготовку специалистов, работающих с документами, и другого персонала,

d) перенос документов в новые системы документооборота, преобразование их в новые форматы,

e) принятие стандартов и нормативов, оценку системы на соответствие им, и оценку с их помощью эффективности работы системы, и

f) установление сроков хранения и отбор документов на постоянное хранение18, в соответствии с тре-бованиями законодательно-нормативной среды.

Стратегия организации в области управления документами должна быть отражена в стратегическом плане (например, это может быть «Стратегический план по управлению информацией»), который включается в состав плановой документации организации.

Информационные системы, деловые приложения и коммуникационные системы, а также те деловые про-цессы, которые эти системы обслуживают, должны разрабатываться, модифицироваться и модернизиро-ваться таким образом, чтобы создание и сбор в них документов были неотъемлемой частью деловой дея-тельности.

8.2 Характеристики систем документооборота

8.2.1 Введение

Системы документооборота должны поддерживать работу с документами, обладающими свойствами, пе-речисленными в п. 7.2, и иметь характеристики, описанные в пп. 8.2.2-8.2.6.

8.2.2 Надёжность

Любая система, предназначенная для управления документами, должна быть способна работать непре-рывно и безошибочно, используя надёжные, проверенные процедуры.

Система документооборота должна:

18 В оригинале «making decisions about records which have continuing value», т.е. «принятие решений в отношении доку-ментов, имеющих долговременную ценность» (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


a) собирать и учитывать все документы, относящиеся к той области деловой деятельности, которую система обслуживает,

b) систематизировать документы так, чтобы применяемый метод отражал деловые процессы, в кото-рые вовлечён создатель документов,

c) защищать документы от несанкционированного изменения, уничтожения или передачи,

d) служить главным источником информации о документируемых действиях, и

e) обеспечивать быстрый и удобный доступ к документам и их метаданным.

Надёжность системы должна документироваться путём создания и сохранения документов, содержащих информацию о работе системы. Эти документы должны подтверждать, что система удовлетворяет пере-численным выше требованиям.

Система документооборота должна быть способна реагировать на изменения в деловых потребностях, но никакие изменения в системе не должны влиять на характеристики содержащихся в ней документов. Точно так же, в случае переноса документов из одной системы в другую, процесс переноса не должен негативно влиять на характеристики документов.

8.2.3 Целостность

Для предотвращения несанкционированного доступа, уничтожения, изменения или изъятия документов следует использовать такие меры, как контроль и протоколирование доступа, верификация пользователей, санкционированное уничтожение, и меры обеспечения безопасности. Эти меры могут реализовываться как внутри системы документооборота, так и при помощи средств, внешних по отношению к данной системе. При работе с электронными документами, от организации могут потребоваться доказательства того, что сбои в работе системы, обновления оборудования и программного обеспечения и регулярные работы по поддержанию работоспособности системы не влияют на целостность документов.

8.2.4 Соответствие деловым и законодательно-нормативным требованиям (compliance)

Система документооборота должна управляться в соответствии со всеми требованиями, вытекающими из особенностей той отрасли, законодательно-нормативной среды и общественной обстановки, в условиях которых организация работает. Сотрудники, занимающиеся созданием документов, должны понимать, как эти требования влияют на выполняемые ими деловые операции.

Должен проводится регулярный аудит соответствия системы делопроизводства предъявляемым к ней тре-бованиям. Документы с результатами аудита следует сохранять как доказательство соответствия.

8.2.5 Полнота (comprehensiveness)

Система документооборота должна управлять документами, образующимися в ходе всей деловой деятель-ности в организации или в том подразделении организации, в котором она действует.

8.2.6 Упорядоченность (systematic)

Документы должны создаваться, храниться и управляться в соответствии с установленным порядком и правилами. Упорядоченность деятельности по созданию и обработке документов должна достигаться через разработку и применение как систем документооборота, так и деловых приложений.

Для системы документооборота должны быть разработаны и точно задокументированы её регламент, рас-пределение ответственности и формальные методики управления системой.

8.3 Разработка и внедрение систем документооборота


Система документооборота должна иметь функциональные возможности, позволяющие ей выполнять и поддерживать процессы управления документами, описанные в п.9.

ISO 15489-1:2001(RU)


Решения о разработке и внедрении систем документооборота и поддерживаемых ими процессов необхо-димо принимать с учётом уже существующих в организации систем.

8.3.2 Документирование операций с документами

В системе документооборота должны вестись полное и точное документирование всех действий с докумен-тами, включая процессы, связанные с отдельными документами. Соответствующие сведения могут доку-ментироваться в виде метаданных, которые или «внедряются» в конкретный документ, или присоединяют-ся к нему, или ассоциируются с ним. Как альтернативный вариант, эти сведения могут документироваться в «журналах аудита»19 (audit trails), которые должны храниться как минимум столько же времени, сколько хранится соответствующий документ.

8.3.3 Носители информации и их защита

При разработке систем документооборота следует обратить внимание на выбор подходящих носителей информации и на условия, необходимые для их хранения; на возможность применения материалов, защи-щающих от физического воздействия; на методы обращения с носителями и на оборудование для хране-ния. Выбор носителей информации зависит от того, как долго предполагается хранить документы.

При разработке и использовании системы документооборота следует учесть возможность возникновения непредвиденных обстоятельств и катастроф, выявить и минимизировать имеющиеся риски. В случае чрез-вычайных ситуаций, целостность системы должна поддерживаться и быть доказуемой, как во время вос-становительных работ, так и по их окончании.

8.3.4 Распределённое управление документами

Системы документооборота должны поддерживать альтернативные варианты размещения документов. Там, где это позволяет законодательно-нормативная среда, возможна ситуация, когда документы физиче-ски хранятся в одной организации, но несёт за них ответственность и контролирует их либо создавшая их организация, либо какой-либо иной орган. Подобные соглашения между организациями, когда хранение, права собственности и ответственность за документы разделены, особенно часто применяются при хране-нии документов в системах электронного документооборота. Условия соглашений могут измениться в лю-бой момент существования системы документооборота; все такие изменения условий должны документи-роваться и быть прослеживаемыми.

8.3.5 Конверсия и миграция

Системы документооборота должны разрабатываться таким образом, чтобы при любых изменениях в сис-теме документы оставались аутентичными, надёжными и годными к использованию в течение всего срока их хранения, - включая конверсию с одних форматов на другие, миграцию с одного оборудования, операци-онной системы или специфического программного обеспечения на другое (см. п. 8.5).

8.3.6 Доступ, извлечение и использование

Системы документооборота должны обеспечивать быстрый и эффективный доступ и извлечение докумен-тов, необходимых для ведения деловой деятельности и для отчётности.

В системах документооборота должны применяться меры и средства контроля доступа, обеспечивающие защиту целостности документов. Для подтверждения защищённости документов от несанкционированного использования, изменения или уничтожения, в системе документооборота должны вестись и храниться «журналы аудита», или же должны применяться другие методы контроля.

19 Журналы (протоколы) аудита, контрольная информация, логи – журналы (как правило, электронные, создаваемые системой), в которых протоколируются действия пользователей и о события, происходящие в системе. (прим. перево-дчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


8.3.7 Сохранение и определение судьбы документов (retention and disposition)

Системы документооборота должны облегчать принятие и исполнение решений по установлению сроков хранения и по определению судьбы документов. Должна иметься возможность принимать такие решения в любой момент существования документов, в том числе на этапе разработки систем документооборота. Должна также иметься возможность, - там, где это допустимо, - автоматически запускать процесс решения судьбы документов20. Системы документооборота должны предусматривать ведение «журналов аудита» или иные меры для отслеживания выполненных действий (уничтожения или передачи документов).

8.4 Методология разработки и внедрения систем документооборота

Для создания надёжных и качественных систем документооборота большое значение имеет используемая методология разработки и внедрения.

Задачи, перечисленные в пп. a) - h) не обязательно решать именно в такой последовательности – их можно выполнять поэтапно, постепенно и частично, многократно к ним возвращаясь, - так, как удобнее удовлетво-рять потребности организации, обеспечивать соответствие законодательным требованиям и реагировать на изменения, происходящие в организации и в сфере делопроизводства и документооборота.

a) Предварительное обследование. Используя как документацию, так и собеседования, нужно выяснить и задокументировать цели и задачи организации, юридические, нормативные, деловые и политические условия, в которых она ведёт свою деятельность; критические факторы и слабые места, связанные с недостатками в управлении документами.

b) Анализ деловых процессов. Используя как документацию, так и собеседования, нужно выяснить и задокументировать все деловые функции, действия, операции и их иерархию т.е. определить структуру деловых процессов (business classification system); определить и задокументировать потоки деловых процессов и составляющие их операции.

c) Определение потребности в документах. Используя как документацию, так и собеседования, нужно выяснить те потребности в информации и в свидетельствах выполнения деловых функций, действий или операций, которые должны удовлетворяться при помощи документов. Эти потребности можно оп-ределить по данным анализа законодательно-нормативной среды, в которой работает организация (см. п. 5), и по результатам анализа рисков, связанных с несозданием и несохранением документов. Нужно понять, как потребность в информации и свидетельствах может быть удовлетворена благодаря про-цессам управления документами; сформулировать и задокументировать потребность в документах. Нужно выбрать подходящую структуру документации, наилучшим образом обеспечивающую потребно-сти каждой деловой функции, действия и операции.

d) Оценка существующих систем. Нужно выявить и проанализировать существующие системы докумен-тооборота и другие информационные системы, с тем, чтобы сопоставить их характеристики с имеющи-мися потребностями в документах.

e) Выбор стратегии удовлетворения потребности в документах. Следует определить пути и методы удовлетворения потребности в документах, которые могут включать в себя принятие и применение регламентов, стандартов, процедур и кодексов деловой практики, разработку и внедрение новых и со-ответствующую переделку существующих систем. В отношении каждой из потребностей методы могут использоваться как по отдельности, так и в комбинации. Выбирать методы следует на основе оценки степени риска, который, вследствие неудовлетворения определенной потребности, возникает либо для деловой функции, которую система документооборота должна поддерживать, либо для существующей инфраструктуры систем, либо для корпоративной культуры (см. п. 7).

f) Разработка системы документооборота. Следует разработать систему документооборота, включаю-щую в себя стратегии, процессы и методы работы, описанные в данной части ISO 15489; обеспечить, чтобы система документооборота поддерживала деловые процессы и не замедляла их; провести об-следование и, если нужно, реорганизовать деловые процессы и действующие деловые и коммуникаци-онные системы, включая в них управление документами.

20 Например, по истечении установленного срока хранения. Имеется в виду только запуск соответствующей процедуры – например, рассылка извещений об истечении срока хранения документов. (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


g) Внедрение системы документооборота. Внедрение системы документооборота должно вестись сис-тематически, используя планирование выполнения проекта и подходящие по ситуации методологии, с намерением интегрировать систему документооборота с деловыми процессами и соответствующими системами.

h) Контроль за работой системы (post-implementation review). Сбор информации о работе системы должен представлять собой единый и постоянно идущий процесс. Сведения можно получать путём оп-роса представителей руководства и ключевых сотрудников, используя анкеты, наблюдая за работой системы, изучая описания процедур, учебные пособия и другую документацию, и выполняя выбороч-ные проверки качества документов и мер контроля. Необходимо анализировать и оценивать поведение системы, инициировать и контролировать выполнение корректирующих мер, и создать режим непре-рывного слежения за системой и регулярной оценки её состояния.

8.5 Прекращение использования (discontinuing) системы документооборота

Когда система документооборота перестаёт использоваться или выводится из эксплуатации, добавлять документы в систему нельзя, однако уже имеющиеся в системе документы по-прежнему должны быть дос-тупны. Убрать документы из системы можно либо в соответствии с действующими правилами хранения и уничтожения документов, либо в соответствии с планами конверсии и миграции. Процесс вывода системы из эксплуатации должен быть задокументирован, поскольку соответствующие сведения потребуются для обеспечения аутентичности, надёжности, годности к использованию и целостности всё ещё остающихся в системе документов, включая планы конверсии и таблицы соответствия данных (data mapping) (см. 7.2).

9 Процессы и средства управления документами

9.1 Определение информационных материалов (documents), которые должны быть собраны и введены (captured) в систему документооборота

Какие именно информационные материалы должны быть собраны и введены в систему документооборота, определяется на основе анализа законодательно-нормативной среды, деловых требований, требований к отчётности и рисков, связанных с отсутствием документов. Требования могут меняться в зависимости от типа организации и тех юридических и социальных условий, в которых она работает.

Информационные материалы создаются и поступают на различных носителях, с использованием постоян-но меняющихся технологий. Главная особенность информационных материалов21 – изменчивость, они мо-гут создаваться несколькими авторами, существовать в многочисленных версиях и проводить разные пе-риоды времени на этапах формирования.

Как деловая, так и личная деятельность должна быть отражена в документах. Документы должны быть свя-заны с метаданными, характеризующими деловую обстановку22 в тот момент, когда документы создаются для отчётности, побуждают организации и отдельные лица к действиям, документируют действия, решения или ход процесса принятия решений.

9.2 Определение срока хранения документов

Решения относительно срока хранения документов в системе документооборота принимаются на основа-нии анализа законодательно-нормативной среды, деловых потребностей, требований к отчётности и оценки рисков. Первоначально в подготовке таких решений должны принять участие представители делового подразделе-ния, отвечающего за соответствующий вид деятельности, специалист службы ДОУ23 и, при необходимости, другие сотрудники. Решение должно приниматься в соответствии с внешними и внутренними регламентами

21 В отличие от документов (прим. переводчика)

22 В оригинале «specific business context» - «специфический деловой контекст» (прим. переводчика)

23 ДОУ – документационное обеспечение управления (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


и стандартами управления документами, с учётом потребности в документах данного вида деятельности. Законодательные и нормативные требования могут устанавливать минимальные сроки хранения, или тре-бовать получения разрешений от компетентных органов (например, от архивных органов) или от аудиторов. При определении сроков хранения следует принять во внимание права и интересы заинтересованных сто-рон. Недопустимо принятие умышленных решений с целью обойти какие-либо права доступа к документам.

Управление сроками хранения документов должно вестись таким образом, чтобы

a) удовлетворить текущие и будущие потребности деловой деятельности, за счёт

1) сохранения в качестве корпоративной памяти информации относительно прошлых и текущих ре-шений и действий, для того, чтобы использовать эту информацию для принятия решений и совер-шения действий в настоящем и будущем,

2) сохранения свидетельств прошлой и текущей деятельности, для выполнения обязательств по пре-доставлению отчётности,

3) как можно более раннего, регулярного и санкционированного уничтожения тех документов, которые больше не нужны, и

4) сохранения контекста документа, что позволит будущим пользователям определить аутентичность и надёжность документов даже в тех случаях, когда системы документооборота, в которых они хранятся, были закрыты или претерпели существенные изменения.

b) соответствовать законодательным требованиям, обеспечивая, чтобы нормативные требования к управ-лению документами в рамках определённого вида деловой деятельности были задокументированы, осознаны и внедрялись на практике, и

c) удовлетворить текущие и будущие потребности заинтересованных сторон (внутренних и внешних), за счёт

1) выявления обеспеченных правовой защитой24 и иных законных интересов заинтересованных сто-рон в сохранении документов в течение более длительного срока, чем они нужны самой организа-ции. В число заинтересованных сторон могут входить деловые партнёры, клиенты и прочие лица, которых затрагивают решения и действия организации; иные организации и лица, которым органи-зация обязана предоставлять документы, выполняя требования по подотчётности, - такие как ау-диторы, контролирующие организации и следственные органы, архивные органы и исследователи,

2) выявления и оценки юридических, финансовых, политических, социальных и иных выгод от сохра-нения документов для проведения научных исследований, и в интересах общества в целом, и

3) следования, где нужно, распоряжениям и инструкциям соответствующего архивного органа.

На длительное хранение обычно отбираются те документы, которые

свидетельствуют и содержат сведения о планах и действиях организации,

свидетельствуют и содержат сведения о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиента-ми,

документируют права и обязанности частных лиц и организаций,

являются частью корпоративной памяти организации, используемой в научных, культурных и историче-ских целях, и

свидетельствуют и содержат сведения о действиях, представляющих интерес для внутренних и внеш-них заинтересованных сторон.

24 В оригинале: «enforceable interests», т.е. соблюдение данных интересов подкрепляется установленными законом и нормативными актами санкциями за их неисполнение. (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


9.3 Сбор (capture) документов и ввод их в систему документооборота

Цель сбора документов и ввода их в систему документооборота состоит в том, чтобы

установить связь между документом, его создателем и обстоятельствами деловой деятельности (дело-вым контекстом), при которых документ был создан,

поместить документ и сведения об обстоятельствах его создания25 в систему документооборота, и

связать документ с другими документами.

Данный процесс может выполняться путём создания явных метаданных, которые или «внедряются» в кон-кретный документ, или присоединяются к нему, или ассоциируются с ним, независимо от формы его пред-ставления. Операции по формированию метаданных должны входить в состав процедур системы докумен-тооборота. Эти метаданные необходимы для доказательного определения статуса, структуры и целостно-сти документа в любой определённый момент времени, и для показа его взаимосвязей с другими докумен-тами.

Применяемые при сборе документов и вводе их в систему методы могут включать:

a) классификацию и индексирование, которые обеспечивают надлежащие связывание, группировку, выбор названия, защиту безопасности, контроль прав доступа, извлечение, решение судьбы, и выделение важнейших документов.

b) размещение документов по определённой схеме и в определённой логической последовательности, будь то бумажное дело или электронная директория, - что упрощает последующее использование и ссылки,

c) регистрацию, создающую свидетельство наличия документа в системе документооборота, и

d) системы, управляющие последовательностью выполняемых в ходе деловой деятельности действий, которые:

1) формируют метаданные, описывающие деловой контекст,

2) свидетельствуют о местоположении документа,

3) устанавливают, какое следующее действие должно быть выполнено,

4) устанавливают, кто имел доступ к документу,

5) устанавливают, когда этот доступ имел место, и

6) создают свидетельства операций, выполненных над документом.

9.4 Регистрация

В системах документооборота, использующих процесс регистрации:

a) документ регистрируется в момент сбора и ввода (capture) в систему документооборота;

b) пока не завершится процесс регистрации, никакие другие процессы, воздействующие на документ, вы-полняться не могут.

25 В оригинале: «связь» (о которой говорилось в предыдущем параграфе) (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


Основная цель регистрации – засвидетельствовать создание или фиксацию (capture) документа в системе документооборота; кроме того, благодаря регистрации упрощается извлечение документов. Регистрация включает ввод краткой описательной информации или метаданных документа, и присвоение документу идентификатора, уникального в рамках данной системы документооборота. Регистрация формализует про-цесс фиксации документа в системе документооборота.

Регистрация в системе документооборота может идти на нескольких уровнях или отдельно для различных массивов документов. В электронной среде, системы электронного документооборота могут быть разрабо-таны таким образом, чтобы автоматически регистрировать документы, делая это незаметно для пользова-телей той системы, из которой берутся документы, и без вмешательства специалиста службы ДОУ.

9.5 Классификация

9.5.1 Классификация деловых процессов (business activities)

Классификация деловых процессов является мощным инструментом, помогающим ведению деловой дея-тельности. Классификация способствует также многим процессам в управлением документами, включая:

a) создание связей между отдельными документами, которые в совокупности обеспечивают непрерывное документирования деятельности,

b) обеспечение последовательности в выборе названий документов в течение времени,

c) помощь в получении всех документов, относящихся к определённой функции или процессу,

d) определение для массивов документов подходящих уровней защиты и доступа,

e) выдачу пользователям разрешений на доступ или на выполнение действий с определенными группами документов,

f) распределение ответственности за управление определенными массивами документов,

g) рассылку документов на исполнение, и

h) определение для документов подходящих сроков хранения и действий на этапе решения их судьбы26.

9.5.2 Системы классификации

Системы классификации отражают деловую деятельность разработавшей их организации, и обычно осно-вываются на результатах анализа деловых процессов в организации. Системы классификации могут быть использованы в интересах различных процессов управления документами. Организации должны опреде-лить степень сложности систем классификации, необходимую для достижения их деловых целей.

9.5.3 Контроль терминологии27 (vocabulary controls)

В системы классификации и индексации документов может быть включён контроль использования терми-нологии, соответствующий сложности документации в организации. Контроль используемой терминологии должен, в том числе, разъяснять специфические термины, используемые организацией, и порядок их при-менения.

26 В число которых могут входить проведение экспертизы ценности, уничтожение, передача на дальнейшее или посто-янное хранение в другие организации и т.д. (прим. переводчика)

27 Включают в себя средства стандартизации заголовков документов и дел, ключевые слова в аннотированных описа-ниях содержания документов и тематические классификаторы, применяемые как в «бумажном», так и в электронном документообороте, в т.ч. ОКУД, номенклатуры дел, тезаурусы, рубрикаторы и т.д. Иногда данный термин переводится как «лексический контроль». (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


9.5.4 Индексация

Индексация может выполняться вручную или автоматически. Индексация в системе документооборота мо-жет вестись на нескольких уровнях или отдельно для нескольких массивов документов.

Рекомендации по индексации можно найти в стандарте ISO 596328, Документация - Методы изучения ин-формационных материалов, определения их тематики и выбора терминов индексирования (Documenta-tion — Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms).

9.5.5 Присвоение номеров и кодов

Широко используются рациональные приёмы, позволяющие ссылаться на документ, не используя его на-звание. Нумерация и присвоение кодов обычно используются для массивов документов (aggregation of re-cords).

Эти методы используются для организации поиска документов: номер или код задают «адрес» документа, и документ можно найти и извлечь, зная его местонахождение в системе документооборота.

9.6 Хранение документов и обращение с ними (storage and handling)

Документы следует хранить на носителях, обеспечивающих годность документов к использованию, надёж-ность, аутентичность и сохранность в течение требуемого периода времени (см. п. 8.2). Проблемы, связан-ные с содержанием и уходом за документами, их хранением и методами обращения с ними возникают в течение всего времени существования документов, а не только тогда, когда они перестают активно исполь-зоваться.

Необходимо создавать условия хранения документов и применять способы обращения с ними, учитываю-щие их специфические физико-химические свойства. Документы постоянного или длительного срока хране-ния, независимо от вида носителя, требуют лучших условий хранения и более бережного обращения, с тем, чтобы обеспечить их сохранность, пока в них есть нужда. Следует использовать такие условия хранения и способы обращения, которые бы защищали документы от несанкционированного доступа, потери, уничто-жения, кражи, и от катастроф.

Организация должна разработать регламенты и руководства по конверсии или миграции документов из од-ной системы документооборота в другую.

Системы для электронных документов должны разрабатываться так, чтобы документы оставались доступ-ными, аутентичными, надёжными и годными к использованию при любых изменениях в системе, в течение всего срока их хранения. Для этого может понадобиться переход (миграция) на иное программное обеспе-чение, перевод документов в эмулирующие форматы29 или использование иных способов, которые могут быть разработаны в будущем для представления документов. В этом случае необходимо сохранить свиде-тельства таких процессов, а также сведения обо всех изменениях в формате и внешнем виде (design) до-кументов.

9.7 Доступ

В организациях должны иметься внутренние нормативные документы, определяющие, кому и при каких об-стоятельствах разрешён доступ к документам.

Законодательно-нормативная среда, в условиях которой работает организация, определяет общие принци-пы управления правами доступа, условия и ограничения, которые должны быть реализованы в системе до-кументооборота. Специальные законодательные акты могут регулировать такие области, как защита персо-

28 См. также ГОСТ 7.66-92 (ИСО 5963-85) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу – Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию» (прим. переводчика)

29 Т.е. использование других форматов, которые по возможности точно воспроизводят исходный документ. (прим. пе-реводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


нальных данных, обеспечение безопасности, свобода доступа к государственной информации30 и архивное дело. В документах могут содержаться персональные данные, конфиденциальная коммерческая или опе-ративная информация. В ряде случае доступ к документам и/или к информации о них должен быть запре-щён.

Ограничения по доступу могут применяться как внутри организации, так и по отношению к внешним пользо-вателям. Документы ограниченного доступа должны специально выделяться только в том случае, когда этого требуют потребности деловой деятельности или законодательно-нормативная среда. Ограничения по доступу должны устанавливаться на определённый период времени, с тем, чтобы необходимый дополни-тельный контроль за этими документами не вёлся дольше, чем нужно. С течением времени может меняться необходимость в ограничении доступности документов.

Надлежащее управление доступом обеспечивается через установление статуса доступа31, как документам, так и пользователям.

Управление процессом доступа обеспечивает, что

a) документы распределяются по категориям в зависимости от их статуса доступа в определённый момент времени,

b) документы доступны только тем, кому дано право их видеть,

c) зашифрованные документы могут быть при надобности прочтены, если доступ к ним санкционирован,

d) действия и операции с документами выполняются только лицами, которым на это предоставлено право, и

e) подразделения организации, отвечающие за определённые деловые функции, определяют права дос-тупа к документам, относящимся к их сфере ответственности.

Отслеживание и регулирование прав пользователя по доступу к документам в соответствии с его должно-стными обязанностями – непрерывный процесс, который присутствует во всех системах документооборота, как «бумажных», так и электронных. Электронные системы документооборота, - особенно те из них, что доступны через территориально-распределённые системы, - могут наследовать правила идентификации пользователей из других приложений.

9.8 Контроль работы с документами (tracking)


Контроль перемещения и использования документов в системе документооборота необходим

a) для определения следующего действия, которое необходимо выполнить,

b) чтобы было можно извлечь нужный документ,

c) для предотвращения утери документов,

d) для мониторинга использования документов в интересах безопасности и поддержания системы; и для сохранения проверяемой истории операций с документами (т.е. фиксации (capture) или регистрации, классификации, индексирования, хранения, доступа и использования, миграции и решения судьбы), и

e) для возможности определить место происхождения отдельных документов в тех случаях, когда имело место слияние систем или их миграция.

30 Имеется в виду свобода доступа к документам и информации государственных и муниципальных учреждений (прим. переводчика)

31 В наших условиях статус доступа – это гриф у документа и степень допуска у сотрудника (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


9.8.2 Контроль исполнения (action tracking)

Контроль исполнения может быть реализован для тех процессов в системе документооборота, где сущест-вуют ограничения на время выполнения действий, установленные организацией или для организации. При контроле исполнения

a) определяется, какие шаги следует предпринять в ответ на решения или операции, зафиксированные в документе,

b) определяется ответственный исполнитель, и

c) фиксируются даты, до наступления которых определенные действия должны быть выполнены, и даты, когда эти действия были фактически выполнены.

Контроль исполнения может быть эффективно реализован только в том случае, если материалы регистри-руются в системе документооборота до направления их ответственным исполнителям.

9.8.3 Контроль за местонахождением документов

Перемещение документов следует документировать, с тем, чтобы, при необходимости, их всегда можно было найти. Средства слежения могут фиксировать идентификатор объекта32, заголовок, имя сотрудника или название подразделения, владеющего объектом, и дату и время перемещения.

Система должна отслеживать выпуск (публикацию), передачу от сотрудника к сотруднику и возвращение документов на их «родное» место или в хранилище, а также их уничтожение или санкционированную пере-дачу внешним организациям, включая архивные органы.

9.9 Определение судьбы документов по истечении срока хранения

Определение судьбы документов по истечении срока их хранения должно вестись систематически и регу-лярно, в ходе нормальной деловой деятельности, и в соответствии с нормативными документами, регла-ментирующими вывод документов из действующих систем документооборота33. Соответствующие дейст-вия можно выполнять только убедившись, что документы более не требуются, что нет связанной с ними невыполненной работы, и что не проводится и не предвидится34 разбирательств по судебным искам или расследований, для которых данные документы могут потребоваться в качестве свидетельства.

Действия по решению судьбы документов могут включать:

a) немедленное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание (deletion),

b) продление срока хранения в подразделении (business unit),

c) передачу в соответствующее хранилище или на носитель, находящиеся под контролем организации,

d) передачу в другую организацию, принявшую на себя ответственность за данный вид деловой деятель-ности вследствие реструктуризации, продажи или приватизации,

32 Объект – это или отдельный документ, или массив документов. Так, объектом может быть архивный короб с доку-ментами (прим. переводчика)

33 В ряде стран (например, в США) к неприятным последствиям может привести даже абсолютно законное уничтожение документов, если оно не было регулярной операцией, и при этом более-менее совпало по времени с идущими или ожи-даемыми разбирательствами или расследованиями. (прим. переводчика)

34 В США и некоторых других странах понятие «предвидимого» иска или расследования трактуется сегодня очень ши-роко. Организация должна исходить из здравого смысла, из опыта работы в данной отрасли, учитывая предысторию предъявлявшихся к ней исков, сроки исковой давности и т.д. (прим. переводчика)

ISO 15489-1:2001(RU)


e) передачу в хранилище, управляемое от имени организации независимым поставщиком услуг, с которым были заключены соответствующие контрактные договоренности,

f) передачу ответственности за управление документами соответствующему органу, в то время как физи-ческое хранение документов по-прежнему обеспечивает создавшая их организация,

g) передачу в архив организации,

h) передачу внешнему архивному органу.

Физическое уничтожение документов должно вестись в соответствии со следующими принципами:

Уничтожение всегда должно быть санкционированным,

Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбиратель-ству по судебным искам или расследованию,

Уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации,

Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые ко-пии, резервные копии и копии для длительного хранения.

9.10 Документирование процессов управления документами

Документация, описывающая процессы управления документами и системы документооборота, должна отвечать на вопросы, связанные с юридическими, организационными и техническими требованиями. Долж-на быть четко определена ответственность за процессы управления документами, такие как классифика-ция, индексация, экспертиза ценности и решение судьбы.

Должны быть выявлены соответствующие законодательные акты, стандарты и регламенты, с тем, чтобы на их основе установить требования по применению, пересмотру, аудиту и тестированию процессов управле-ния документами. Особое внимание следует обратить на другие используемые в организации информаци-онные системы и регламенты, чтобы сохранить целостность корпоративного управления информацией.

Следует документировать и сохранять все решения о том, какие документы должны быть созданы и/или собраны, и решения, устанавливающие сроки хранения документов. Данные решения могут оформляться в виде нормативного документа, регламентирующего решение судьбы документов.

Должны быть подготовлены и представлены на утверждение высшему руководству документально оформ-ленные результаты анализа или иной оценки, на основании которых принимаются решения о созда-нии/сборе и сроках хранения документов. Такая документация должна включать сведения о деловых про-цессах и о документах, создаваемых в ходе каждого из процессов, и ясно и недвусмысленно указывать сро-ки хранения этих документов и действия по решению их судьбы. Следует ясно определить события, акти-вирующие или разрешающие исполнение действий по решению судьбы документов. Должны иметься инст-рукции, регламентирующие перемещение документов в альтернативные хранилища или использование альтернативных форм хранения (например, перемещение в автономное (off-line) или во внешнее хранили-ще). Если необходимо, эта документация должна быть представлена на согласование во внешний разре-шающий орган, (архивный орган, аудиторы и т.п.).

Следует сохранять документы о выполненных действиях по решению судьбы документов.

10 Контроль и аудит (monitoring and auditing)

Должна регулярно проводится проверка соответствия законодательно-нормативным требованиям, с тем, чтобы гарантировать исполнение процедур и процессов управления документами в соответствии с приня-тыми в организации регламентами и требованиями, и достижение намеченных целей. В ходе подобных проверок должна оцениваться эффективность работы организации и удовлетворённость пользователей работой системы.

ISO 15489-1:2001(RU)


В связи с особенностями законодательно-нормативной среды может потребоваться, чтобы контроль и ау-дит проводили внешние организации.

Следует модифицировать системы документооборота и процессы управления документами, если обнару-жится, что они неподходящие или неэффективные.

Контроль за работой систем и соответствие систем законодательно-нормативным требованиям должны документироваться, и соответствующие отчеты должны сохраняться.

11 Обучение

Организация, желающая соответствовать данному разделу ISO 15489, должна ввести постоянно дейст-вующую программу обучения по вопросам работы с документами. Программы изучения требований к управлению документами и освоения практических приёмов работы должны охватывать роли и ответствен-ность за создание и сбор документов и их фиксацию в системе документооборота всех представителей ру-ководства, сотрудников, поставщиков, стажёров и других лиц, полностью или частично отвечающих за де-ловую деятельность организации. Программы обучения должны быть разработаны для всех перечислен-ных лиц. Разработка и реализация программ обучения может идти в кооперации с внешними организация-ми

ISO 15489-1:2001(RU)


ISO 15489-1:2001(RU)

© ISO 2001 – Все права сохраняются

Business

Международный стандарт ISO 15489-1:2001 "Управление документами. Общие принципы"