3 gestió bàsica d'informació en sistemes gestors de bases de dades

GESTIÓ BÀSICA D’INFORMACIÓ EN SISTEMES GESTORS DE BASES DE DADES

Marta Costa Montmany2015

1.- Bases de dades

Una base de dades és una col·lecció de dades referents a un determinat tema. Un Sistema Gestor de Bases de Dades (SGBD) és aquell element del software que conté diferents aplicacions, a més de la base de dades, que permet realitzar diferents operacions sobre les pròpies dades com consultes, informes, etc.

1.- Bases de dades

Hi ha molts tipus de bases de dades depenent dels diferents criteris de classificació. També diferents solucions de software, el més utilitzat és el Microsoft Access, el paquet ofimàtic de Microsoft Office, ja que és el de major implantació gràcies a les seves altes prestacions i compatibilitats.

1.- Bases de dades

Pràctica: Busqueu aquest programa a l’ordinador que teniu a davant.

1.- Bases de dades

Avui és imprescindible tenir una base de dades per la gestió de la informació d’un arxiu, sigui quin sigui el seu suport:- Digital: S’encarrega de la gestió, tant de la

documentació com de la informació derivada a través de les metadades.

- Tradicional: S’encarrega de la informació derivada de la pròpia documentació, és a dir, dels camps que manualment s’indexin.

1.1.- Tipus i característiques de Bases de dades

Hi ha diversos tipus de bases de dades, les principals són:- Les jeràrquiques, establint una jerarquia entre les diferents fitxes d’informació. Utilitzen una estructura d’informació arborescent i existeixen dependències entre les fitxes.


- Bases de dades en xarxa: com en les anteriors cada un dels objectes estan relacionats entre sí, però amb una diferència: les relacions poden donar-se també al mateix nivell. Aquesta estructura va ser la utilitzada pels primers SGBS, però ara està en desús, ja que és massa complexa per programar i no hi ha controls d’integritat.


- Bases de dades relacionals, les més utilitzades en els sistemes d’arxius ja que permeten representar la base de dades com un conjunt de taules establint relacions entre elles.


En nivells informàtics més avançats també hi hauria dues tipologies molt més complexes:- Les bases de dades orientades a objectes- Les bases de dades multidimensionals.


Pràctica: Quina base de dades utilitzaries pels teus arxius?

1.2.- Estructura de les Bases de dades

L’estructura d’una base de dades relacional es basa en un conjunt de taules interrelacionades. Cada taula de dades està composada per camps (atributs - columnes) i registres (tuples - línies d’informació).

1.3.- Funcions de les Bases de dades

Els sistemes de de gestió de bases de dades són eines completes que tenen moltes funcions, tant a nivell d’organització de la informació com des del punt de vista administratiu, sent capaços per exemple de generar informes de presentació de la informació.Per l’usuari extern dels arxius, el factor més interessant de la base de dades és el fet de proveir d’una Interface amigable i que respongui a les consultes de la informació requerides.


Resumint, entre les múltiples funcions d’un SGBD, destaquen les següents:- Mantenir la integritat de les dades- Facilitar l’accés a les dades- Organitzar sistemàticament la informació- Permetre la interoperabilitat amb altres aplicacions- Generar informes- Importació i exportació de dades en diversos formats- Evitar redundàncies i inconsistència de dades.


Segons un autor anomenat Codd, les bases de dades han de complir les següents funcions per ser eficients:- Respectar la totalitat de la informació a les taules- Garantir l’accés a totes les dades de les que coneguem la clau, el nom de la

columna o atribut que conté la dada.- Tractar adequadament els valors nuls- Proporcionar accessibilitat a les metadades utilitzant un esquema relacional.- Actualitzar les vistes que mostrin informació- Possibilitar la inserció, modificació de dades de nivell- Garantir la independència física de les dades- Garantir la independència lògica de les dades- Proporcionar regles d’integritat- Garantir la independència de la distribució- Proporcionar un llenguatge que permeti un recorregut registre a registre que no es

pugui utilitzar per incomplir les regles relacionals

1.4.- Assistents

EL GBD Microsoft Access compta amb ajudes guiades, és a dir, assistents pel disseny de diferents elements: Consultes, informes i formularis.

1.4.- Assistents

Pràctica: Busca l’apartat d’assistents en l’Accés que tens al teu ordinador.

1.4.- Assistents

- Assistent per consultes: Permet crear una consulta amb els camps que l’usuari determini. Hi ha assistents per consultes senzilles, per consultes de taules de referència creuada, per busca de duplicats, per busca de no coincidències.

1.4.- Assistents

1.4.- Assistents

Per realitzar per exemple una consulta bàsica farem clic sobre l’opció “assistent per consultes senzilles”. Un cop fer això apareixerà una finestra en la que caldrà seleccionat en primera instància, les taules d’on volem que siguin les dades a consultar. I després passar a la casella de seleccionades les dades de cada taula que vulguem que apareguin a la consulta.

1.4.- Assistents

Pràctica: Localitza l’assistent per consultes senzilles en l’Acces del teu ordinador.

1.4.- Assistents

- Assistent per informes

1.4.- Assistents

- Assistent per formularis

1.4.- Assistents

Pràctica: quan ja teniu la base de dades relacional pràcticament acabada, el cap del projecta qüestiona haver escollit aquest tipus de base de dades relacional, com que vosaltres esteu segur de l’elecció li feu el següent raonament:

1.5.- Organització

En els SGBD, els arxius s’organitzen per agrupacions o clusters. Cada arxiu està format per registres que contindran informació sobre la mateixa entitat.La base de dades per la gestió d’aquests arxius es recolzarà en el sistema gestor d’arxius del sistema operatiu de l’equip en el que s’instal·li, tot i que a vegades, si el SDGB és molt extens, es generarà un arxiu de gran mida específic en el gestor d’arxius del sistema operatiu, però serà el propi SGDB el que s’encarregui de la seva administració. A la capçalera de cada arxiu hi haurà informació sobre el contingut del mateix.

2.- Manteniment d’informació en aplicacions de bases de dades: introducció, ordenació, assistents per formularis d’introducció d’informació i

actualització de dades

Les bases de dades relacionals basen el seu funcionament en una sèrie de taules que contenen dades que es relacionen entre sí.A Microsoft Access la informació pot ser de dues formes:

- Directament sobre la taula de dades- A través de formularis d’introducció de dades



La utilització d’un o altre sistema dependrà de la perícia o els gustos dels usuaris. Per introduir dades en una base de dades, el primer que cal fer és crear-la. Es pot crear una base de dades en blanc o utilitzar plantilles pre definides si s’adapten a les nostres necessitats.



Farem clic sobre l’opció escollida i nombrarem la nostra base de dades, després clicarem “crear”.



Pràctica: Crea la plantilla d’una base de dades amb el sistema que prefereixis.



Quan tinguem la base de dades creada, caldrà començar a crear els camps de les taules. El camp serà cada una de les columnes.



Totes les taules necessiten la creació d’un “camp clau”, aquell que sempre es cobreix i és irrepetible per un altre registre (ex. DNI).



I cada un dels camps definits s’ha d’associar a un tipus de dades a través d’un menú desplegable, per tant es definiran les característiques de les dades que es puguin insertar en aquests camps.



Cada una d’aquestes dades conté unes característiques específiques, uns paràmetres per definir el tipus de dada, que poden ser configurades un cop ho tinguem clar, utilitzant un formulari.



Un cop creada la taula caldrà tornar a realitzar aquest procés per definir els camps i els tipus de dades. Les taules que hem creat, i també altres objectes com consultes, informes o formularis, els veurem al marge esquerra de l’aplicació. * Si cal ajuda sempre es pot prémer F1.



Pràctica: Crea els camps de la teva base de dades.



El següent pas serà introduir les dades a la taula, i ho podem fer:- Directament completant la taula



- A través d’un formulari d’introducció de dades. En aquest cas caldrà usar l’assistent de creació de formularis, i seleccionar els camps que vulguem omplir.



Tal i com vam veure en l’assistent de consultes, caldrà seleccionar la taula, i passar els camps. Després caldrà escollir com volem que sigui el disseny del formulari d’introducció de dades.



El pas següent ja és introduir les dades.Cada vegada que haguem de donar un registre d’alta caldrà anar al formulari per introduir les dades.



Pràctica: Localitza el formulari d’introducció de dades a l’Access del teu ordinador.



Pel que fa a l’actualització de la base de dades es pot fer:- De forma manual canviant, introduint o

borrant les dades correctes.- En bloc important dades d’altres aplicacions.

3.- Busques d’informació en aplicacions de bases de dades

Una de les funcions més valorades d’una base de dades és la possibilitat de realitzar busques en els registres emmagatzemats. Depenent del suport de la documentació del nostre arxiu, la busca pots ser de dues formes:- Per elements indexats, és a dir, per cada una de les dates

que l’arxiver hagi implementat a la base de dades sobre el document.

- A text complert, quan la documentació es troba digitalitzada i el sistema permet recuperar informació que conté el text del propi document, tot i no haver estat indexat.

3.- Busques d’informació en aplicacions de bases de dades

En qualsevol sistema de gestió de bases de dades, existeixen dos sistemes principals de recuperació d’informació:- Filtres: s’apliquen a tota la informació

continguda en una taula.- Consultes: es requereix un disseny previ i es

poden aplicar a varies taules de dades a la vegada.

3.1- Filtres

Els filtres permeten recuperar determinats registres d’una taula que compleixi amb els requisits prèviament definits per l’usuari. Són més fàcils d’utilitzar que les consultes, però no permeten combinar registres de diferents taules. Els filtres, a més de poder definir-se en una taula, també poden establir-se pels resultats d’una consulta o un formulari.

3.1- FiltresHi ha 4 tipus de filtres:- Filtrar per entrada, és a dir,

que es filtrin les dades per aquells que coincideixin completament amb el terme introduït per l’usuari.

- Filtrar per selecció, de manera que solament es mostrin els valors dels registres que continguin la dada seleccionada per l’usuari.

- Filtrar excloent la selecció, per tal que es mostrin solament les dades que no continguin la selecció feta per l’usuari. És l’operació inversa a l’anterior.

3.1- Filtres- Filtrar per formulari,

consisteix en especificar el valor o valors que s’estan buscant en una vista de la fulla de dades (o formulari) amb camps en blanc (enlloc de dades). Especificar el valor pel que desitja localitzar escrivint directament en el camp apropiat, especificant el valor pel que es desitja filtrar escrivint-lo al camp.

3.1- FiltresPràctica: Localitza l’apartat filtres en el teu Access

3.2- ConsultesLes consultes són interrogacions que l’usuari fa a la base de dades sobre la informació que compleixi uns determinats paràmetres que aquest marqui. Existeixen diferents tipus de consultes que pràcticament tots els sistemes gestors de base de dades comercials permet realitzar. Les principals són:- Consultes de selecció: mitjançant les que podrem seleccionar informació dels registres o els registres complerts, crear nous camps de dades, realitzar resums dels resultats, etc.

3.2- Consultes

Dins de les Consultes de selecció hi ha diferents tipologies depenent de l’acció realitzada:

- Consulta de creació de taules: que s’utilitza per les taules noves de dades amb registres que compleixin els criteris que prèviament s’han establert en la consulta.

3.2- Consultes

- Consulta d’eliminació: utilitzada per actualitzar aquells registres que compleixin els requisits marcats per l’usuari al realitzar la consulta.

3.2- Consultes

Dins de les Consultes de selecció hi ha diferents tipologies depenent de l’acció realitzada:

- Consulta de dades annexades: que és la que s’utilitza per afegir registres d’una o més taules que compleixin amb els

requisits establerts per l’usuari, al final de l’altra taula.

3.2- Consultes

- Consultes SQL, mitjançant un llenguatge específic de consulta d’aquest tipus de base de dades, és més complicat d’utilitzar i per això no està a l’abast de tots els usuaris. És la consulta preferida per aquells usuaris especificats ja que afirmen que és la més potent.

3.2- Consultes

- Consultes de taules de referències creuades, que permet agrupar les dades en categories i mostrar-les en format similar a l’utilitzat per les fulles de càlcul.

3.3- Assistent per consultes i altres prestacions

Per simplificar la realització de consultes, les sistemes gestors de bases de dades contenen assistents que ajuden a la realització de les mateixes. És una ajuda guiada.

3.3- Assistent per consultes i altres prestacions

Pràctica: Localitza l’assistent de consultes del teu Access.

4.- Presentació d’informació en aplicacions de bases de dades

Una altra de les importants utilitats de les bases de dades és la possibilitat de realitzar presentacions d’informació. Totes les dades emmagatzemades a la nostra base no servirien de res si no poguessin ser mostrades. Per això els sistemes de gestió de bases de dades han de tenir la utilitat de poder realitzar informes de dades a partir tant de les taules de registres, podent escollir els camps que s’inclouran, com de consultes prèviament realitzades.

4.- Presentació d’informació en aplicacions de bases de dades

Microsoft Access ens dona aquesta possibilitat, i compta amb un assistent per la creació de presentacions.

Mostrar informació Informes Assistent per

informes

4.1- Informes

Un informe és una forma de presentació de la informació d’una base de dades de forma ordenada, resumida i seguint uns criteris prèviament establerts. Es fan quan cal obtenir una sèrie de dades per realitzar operacions com comparacions o simplement veure de forma resumida un resultat.

4.1- Informes

Es pot generar en qualsevol moment i hi posarà les dades actualitzades de la base de dades. Es poden fer de dues maneres:- Des de la pròpia taula mostrant els camps escollits

per l’usuari.- Des d’una consulta prèviament feta, de manera que

mostri solament els resultats d’aquesta consulta. Normalment aquest cas és el més utilitzat, ja que és més útil perquè les dades es filtren al principi i després són més senzilles de veure.

4.1- Informes

És habitual que l’informe, igual que la consulta respongui a una pregunta determinada de l’usuari. Ex: podem preguntar a la base de dades quants alumnes de la classe fan anglès? Fent una consulta obtindrem aquestes dades presentades en forma de registre. Si els volem tenir ordenats visualment en un sol document de disseny atractiu, generarem un informe partint de la consulta anterior.

4.1- Informes

Pràctica: Localitza l’apartat informes del teu Access.

4.1- Informes

Els informes són molt útils per:- Casos en els que es fa servir una gran

quantitat de dades.- Quan les persones a les que cal facilitar les

dades no estan familiaritzades amb els formats de les bases de dades.

- Per imprimir les dades o exportar-les a altres aplicacions.

4.1- InformesA Microsoft Access podem trobar quatre tipus bàsics d’informes:- Segons el disseny:

- Els informes tabulars: són aquells que mostres les dades en files i columnes, obtenint un resultat molt semblant a una taula de dades. Normalment s’utilitzen amb dades numèriques i quan es mostren dades com totals o subtotals.

4.1- Informes

A Microsoft Access podem trobar quatre tipus bàsics d’informes:- Segons el disseny:

- Els informes en columnes: mostren les dades de l’informe en format columnes.

4.1- Informes


- Els informes de gràfics: mostren les dades de l’informe de forma gràfica.

4.1- Informes


- Els informes per etiquetes: mostren les dades en format d’etiqueta i són utilitzades per imprimir grans quantitats d’etiquetes normalment en direccions postals per l’enviament de correspondència.

4.1- Informes

A Microsoft Access podem trobar quatre tipus bàsics d’informes:- Segons la disposició de les dades:

- Els informes plans: que tot i contenint dades de diferents taules o consultes es mostren connectats en el mateix pla.

4.1- Informes

A Microsoft Access podem trobar quatre tipus bàsics d’informes:- Segons la disposició de les

dades: - Els informes jeràrquics: els que

contenen altres informes als que s’anomena subinformes, que s’inserten a l’informe principal quan és necessari mostrar dades d’altres taules o consultes diferents per una determinada dada de l’informe principal.

4.1- Informes


- Els informes amb registres ordenats: segons la seva procedència.

4.1- Informes


- Els informes amb registres agrupats, segons les especificacions d’un o varis nivells per part de l’usuari, i aquests ordenats segons criteris pre establerts.

4.1- Informes

A Microsoft Access podem trobar quatre tipus bàsics d’informes:- Segons la disposició de les

dades: - Els informes de taules de

referència creuades, que vindran de les consultes de taules de referències creuades.

4.1- Informes

Microsoft Access inclou entre les seves eines varies formes de crear informes:- Autoinforme: utilitzats per crear ràpidament i que inclogui totes les dades d’una taula determinada o els obtinguts a través d’una consulta. Aquesta és una forma senzilla i ràpida de realitzar informes, però té el problema que solament permet utilitzar una taula o una consulta per realitzar l’informe, és a dir, no permet combinar dades de diferents taules o consultes de dades.

4.1- Informes

Pràctica: Localitza l’apartat autoinformes del teu Access.

4.1- Informes

- Creació manual a través de la vista “disseny”: és la forma més difícil de fer-ho, però permet més personalització i ajustar-ho a les nostres necessitats perquè es poden ordenar i filtrar les dades en major grau que si utilitzem l’assistent; i a nivell de disseny, permet canviar fons, quadres, vinyetes, etc.

- Assistent per informes: és la forma més senzilla de generar-los.

4.2.- Assistent per informes

Microsoft Access compta amb diferents assistent i en el cas del dels informes cal que anem a: “Informes”, del submenú “Assistents” i del menú “eines”. Després clicar a “Assistent per informes” i ens apareixerà aquesta finestra:


En aquesta finestra podem veure una casella amb el menú desplegable en el que podem escollir la taula, o també la consulta de la que vulguem que provinguin les dades.


Les dades a incloure a l’informe poden provenir de diferents taules i consultes. N’escollirem una, passarem els camps i a continuació repetirem l’operació tantes vegades com consultes o taules diferents vulguem incloure a l’informe.


Després clicarem el botó “següent” i a la següent pantalla escollirem l’aspecte i la forma que li vulguem donar a l’informe.


A la següent pantalla serà en la que definirem si volem algun nivell d’agrupament i si és així, quin:


En el següent pas, definirem (si és que ens convé per les nostres necessitats) els criteris d’ordenació de l’informe:


Després establirem el disseny en el que vulguem que es mostrin les dades:


Finalment assignarem un nom a l’informe:


I quan haguem acabat la realització de l’informe obtindrem el resultat. Un cop obtingut podrem fer ús de “Vista disseny” per canviar el disseny del nostre formulari o retocar-lo perquè s’adapti a les nostres necessitats.


Amb l’opció “Vista disseny” podrem veure una quadrícula amb els elements de l’informe, la qual mourem al nostre gust, arrossegant amb el ratolí, així com canviar el tipus de lletra, els colors de fons, etc.


Pràctica: Localitza l’assistent per informes del teu Access.

5.- Interrelacions amb altres aplicacions

Els sistemes de gestió de bases de dades comercials poden interrelacionar-se amb altres aplicacions, és a dir, exportar i importar dades compatibles per poder operar amb ells. Microsoft permet realitzar aquestes operacions a través del menú “dades externes”.


Microsoft Access pot interactuar amb diferents aplicacions:- Pot importar bases de dades des de:

- Altres bases de dades Access- Fulles de càlcul- Documents de text- Bases de dades ODBC- Arxius XML- Llistes de Share Point- Documents HTML


Les importacions funcionaran sempre de la mateixa manera: senyalant l’origen de les dades; podem exportar dades des de la base de dades o directament enviar-lo per correu electrònic.


En el cas de les exportacions de bases de dades, podrem realitzar-les cap a:- Arxius de text- Fulles de dades- Arxius XML- Arxius PDF o XPS


O directament enviar per e-mail. En aquest cas haurem de senyalar el nom i el format d’arxiu en el que vulguem guardar les dades.

6.- Aplicació de normes vigents de seguretat i confidencialitat en la manipulació de les dades

En aquest punt farem de nou referència a la Llei 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal (LOPD), i al Real Decret 1720/2007, de 21 de desembre, que aprova el Reglament de desenvolupament de la LOPD, el qual estableix les mesures de caràcter tècnic i organitzatiu que ha de ser adoptades per totes les empreses, Organitzacions, Associacions i Institucions, tant Públiques, com Privades, que emmagatzemin, tractin i accedeixin a fitxers de caràcter personal.

Moltes gràcies per la vostra atenció i interacció!

Marta Costa MontmanyMarketing per tu, creant marketing a mida

Tel. 696 85 70 52http://marketingpertu.com

www.facebook.com/Marketingpertu@Marketingpertu

http://www.slideshare.net/marketingpertu* Bibliografia: “Gestión de Archivos” – Natalia de la Peña Calvo

http://es.linkedin.com/pub/marta-costa-montmany/38/930/950

http://www.facebook.com/Marketingpertu

https://mobile.twitter.com/

http://www.slideshare.net/marketingpertu

Business

3 gestió bàsica d'informació en sistemes gestors de bases de dades