Cafetariaplan nl 230415

STRICTLY CONFIDENTIAL – DRAFT FOR DISCUSSION ONLY

Flexibele

verloningsplannen

23 april 2015

© 2014 KPMG Tax and Legal Advisers, a Belgian civil CVBA/SCRL and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a

Swiss entity. All rights reserved. Printed in Belgium.

© 2014 Kratos Law, a Belgian civ. CVBA/SCRL civ. All rights reserved.

1

Flexcorp

■ Onderneming 75 werknemers

■ Standaard verloningspakket:

– Vast maandelijks brutoloon

– Hospitalisatieverzekering

– Groepsverzekering

– Bedrijfswagen & tankkaart vanaf bepaalde categorie Kostenbesparen

Mobiliteit

Retentie

http://www.decorpm.com.au/wp-content/uploads/2011/08/iStock_000000976238XSmall.jpg

http://www.decorpm.com.au/wp-content/uploads/2011/08/iStock_000000976238XSmall.jpg




2

Het Flexcorp voorbeeld

Budget Netto impact

€ 4.800 € 250 EUR bruto vast maandloon € 1574

- € 400 Besparing werkgever

€ 4.400 Openstaand saldo

Budget Combinatie Netto

€ 350 Dental Care € 240

€ 2.756 Upgrade wagen € 1.800

€543 Internet € 573

€ 500 Openbaar vervoer € 500

€ 4.149 Voordeel CAFETARIAPLAN € 3.113

€ 251 Openstaand saldo - CASH € 75

UIT

(1) Rekening houdend met een niet-aftrekbare BTW, vennootschapsbelasting en andere kosten

http://insiderlouisville.com/wp-content/uploads/2014/06/a.baa-One-very-big-car.jpg?fbc630

http://insiderlouisville.com/wp-content/uploads/2014/06/a.baa-One-very-big-car.jpg?fbc630




3

Flexcorp voorbeeld

- Hoger netto voor werknemer via zelf gekozen benefits

- Kostenbesparing voor werkgever (8,30%)

Salaris

€ 250

Voordelen

Sociale zekerheid

werkgever

€ 87,5

Diverse kosten

Netto

Netto

x 2




4

Voordelen cafetariaplan

Een cafetariaplan biedt de

mogelijkheid aan de

medewerker om binnen

bepaalde grenzen en voor een

vooraf bepaalde periode zelf

een keuze te maken uit een

concept van loonalternatieven




5

Hoe implementeren?

Bepalen scope

Analyse van de fiscale, parafiscale en arbeidsrechterlijke aspecten

Juridische implementatie

Praktische implementatie

Communicatie & evaluatie




6

Scope: eerste vragen

■ Doel: kostenbesparend, budgetneutraal, bijkomend voordeel?

■ Toepassingsgebied werknemers: alle werknemers of een beperkttoepassingsgebied

■ Toepassingsgebied voordelen: aanpassing scope aan werknemersen het bedrijf

Creatie budget

Besteding budget




7

Algemene juridische bedenkingen (1): “loonnorm”

Moet een flexibel verloningsplan (FVP) kostenneutraal zijn?

■ Vanuit financieel-economisch perspectief?

■ Vanuit een juridisch perspectief?

Impact loonnorm?

■ loonnorm vastgesteld op 0%

■ Geen verhoging van de loonkost

■ Geen verhoging van de verloning




8

Algemene juridische opmerkingen (2): “loonnorm”

Hoe de loonkosten definiëren?

■ Onduidelijk

Wat indien de loonnorm wordt overschreden (indexering en baremieke verhogingen

buiten beschouwing gelaten)

■ Onduidelijk

■ Administratieve geldboete van maximum € 5.000 voorzien in de wet – ongeacht het aantal

overtredingen




9

Algemene juridische opmerkingen (2): misbruik?

Anti-misbruikbepaling sociaal recht (Programmawet 27 december 2012)

■ Niet-tegenstelbaarheid aan RSZ van een RH/kwalificatie ervan in strijd met de

doelstellingen van één of meerdere bepalingen van het sociaal recht

■ Enkel van toepassing op misbruiken bepaald bij KB

■ Motivering FVP: aanpassen pakket aan noden/wensen van de werknemers

■ Essentieel: de partijen moeten de gevolgen van hun keuze aanvaarden, alsook de

wettelijke regels inzake de behandeling van het toegekende voordeel (na de

keuze/omzetting) respecteren (voordelen in natura)




10

Algemene juridische opmerkingen (3): belangrijke principes

1. Hiërarchie der rechtsbronnen

Een toegekend voordeel kan niet gewijzigd/opgeheven worden door een lagere

rechtsbron

Sommige loonelementen zijn bijgevolg niet onderhandelbaar (bv. indien vastgelegd

in sectorale CAO)

2. Tegenstelbaarheid keuze (RSZ/fiscus)

Geen omzetting nadat het recht op loon is ontstaan (eens verschuldigd: gewone RSZ-

bijdragen + progressief belast)




11

Algemene juridische opmerkingen (4): Voordelen in natura

Hoe voordelen in natura waarderen?

■ Afhankelijk van het perspectief: arbeidsrecht, sociale zekerheid of fiscaliteit

Wanneer is de waardering van voordelen in natura relevant?

■ Bepalen sociale zekerheidsbijdragen en belastingen

■ Arbeidsrecht: vb. berekening vakantiegeld, berekening opzeggingsvergoeding

“Loon in natura”: aandeel wettelijk beperkt (art. 6 § 1 loonbeschermingswet 12 april

1965)

■ Max. 1/5 van het totale brutoloon (max. 2/5 indien huis/appartement)

■ Loon in natura limitatief omschreven in wet (art. 6 §2 loonbeschermingswet)




12

Creatie van het budget - mogelijkheden

• “Sacrifice”• Gevolgen: impact op vakantiegeld, indexatie, wettelijk

pensioen, groepsverzekering, enz.Salaris

• Hiërarchie der normen13de maand

• Downgrade bedrijfswagen• Geen bedrijfswagen• Geen tankkaart/beperking budget

Wagenbudget (bedrijfswagen)

• Nadeel: dit is geen “recurrent” voordeel (onzeker)Bonus

• Niet: wettelijke vakantiedagen = verplicht toe te kennen• Wel: extra-wettelijke vakantiedagen – anciënniteitsdagen

toegekend op ondernemingsniveauVakantiedagen

• Terugbetaling woon-werkverkeer

• Valoriseren (vaste) parkeerplaats / parkingbudget

Mobiliteitsbudget (geen bedrijfswagen)




13

Besteding budget – Bedrijfswagen

• Gevolgen inzake vennootschapsbelasting en BTW• CO 2 taks• Individuele fiscale gevolgen (impact op netto salaris)

Upgrade bedrijfswagen

• “Total cost of ownership” in rekening nemenNieuwe

bedrijfswagen

Extra opties

• Belgische tankkaart• Internationale tankkaart• Beperking tankkaartTankkaart

• Grote bedrijfswagen voor op vakantie, skibox (dakkoffer), …Flexdrive




14

Besteding budget - mobiliteit

• Upgrade openbaar vervoer: eerste klasse• Jaarabonnement Openbaar vervoer

• Railease: combinatie openbaar vervoer en bedrijfswagen

• Key card:beurtenkaartFlex NMBS

• Bikelease• Elektrische fiets• Zeer gunstige fiscale en sociale

zekerheidsbehandeling• Abonnement op Villo

Fiets

• Parkeerplaats (na)bij werkgever• Parkeerplaats NMBS - stationParking

• Shuttle service• Motorfiets van het bedrijfAndere




15

Besteding budget - IT

• Voordeel in natura € 36/jaar (onder voorbehoud)Tablet

• Voordeel in natura € 60/jaarInternet

• Voordeel in natura € 150/jaarSmartphone

• Voordeel in natura € 180/jaar (wellicht wijziging naar € 72 EUR / jaar)PC

• Telefoonabonnement (upgrade)• 4G abonnementBudget

• Accessoires voor PC, tablet en smartphoneAndere




16

Besteding budget – overige

• Niet fiscaal aftrekbaar Ambulante zorg

• Niet fiscaal aftrekbaarDental / Optical

• Moeilijkheid: waardering van de vakantiedag(en)Vakantiedagen

• Terugbetaling bijdragen van werknemer in 3e pijler• Bijzondere werkgeversbijdragen van toepassing

(8,86%) Pensioensparen

Opleidingen

• Aanvulling op kinderbijslag - kinderopvang (zieke kinderen, vakantie)

• Prijsverlaging eigen producten• Fitness

Andere




17

Besteding budget: andere?

• Verplichtend karakter WAP itt flexibiliteit• Discriminatie• Bonuspensioenplan (beperkt weigeringsrecht) –

eventueel beperkte duur

Groepsverzekering

• Deze voordelen mogen niet in de plaats komen van bestaand loon

• CAO nr. 90 = bonus = niet recurrent

Maaltijd-Ecocheques, CAO

nr. 90

• Essentieel kost eigen aan werkgever – aan iedere WN met vergelijkbare functie of niet

Representatie-vergoedingen

• Vergoedingen die verband houden met eenmalige, specifieke gebeurtenissen – voorwaarde is essentieel

Anciënniteits-, huwelijks-,

geboortepremie?




18

Hoe implementeren?

Bepalen scope

Analyse van de fiscale aspecten alsmede de parafiscale en arbeidsrechterlijke aspecten







19

Analyse van de fiscale aspecten alsmede de parafiscale en

arbeidsrechterlijke aspecten

■ Gevolg voor de totale kosten voor de werkgever: niet-aftrekbare vennootschapsbelasting en BTW

■ Gevolg voor de werknemer: netto-impact

■ Soms onzekere fiscale en/of sociaal zekerheidsrechtelijke behandeling ruling

0.00

0.50

1.00

1.50

2.00

Cash Groupinsurance

Tablet Companybike

Internet athome

Ambulantcare

Upgradecompany

car

Publictransport

Ratio employer cost

Ratio net benefit / employer cost

Cash Groepsverz

ekering

Tablet Bedrijfsfiets Internet

thuis

Ambulante

zorg

Upgrade

bedrijfswag

en

Openbaar

vervoer

Waardering 150,00 150,00 425,00 300,00 813,60 180,00 1.800,00 300,00

Werkgeversbijdragen 52,50 19,89 63,00 21,00 21,00 34,65 0,00 0,00

Niet-aftrekbare BTW 0,00 0,00 51,63 52,07 98,84 245,70 0,00

Niet-aftrekbare vennootschapskost 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 61,18 271,59 0,00

Totale werkgeverskost 202,50 169,89 539,63 373,07 792,24 275,83 2.317,29 300,00

Netto raming voor werknemer 60,63 150,00 317,76 284,32 777,85 180,00 1.724,24 300,00

Verhouding kosten werkgever 1,35 1,13 1,27 1,24 0,97 1,53 1,29 1,00

Verhouding netto voordeel / kost

werkgever 30% 88% 59% 76% 98% 65% 74% 100%




20

Hoe implementeren?

Bepalen scope








21

Voorgesteld stappenplan (juridische onderbouw)

Harmonisatie

• Evaluatie van verloningselementen (wat is juridische bron?) die beïnvloed kunnen/zullen worden door het FVP

• Bepalen van aanpak om de relevante juridische bronnen in lijn te brengen (“harmoniseren”)

Collectief niveau

• CAO

• Arbeidsreglement (+ andere reglementen)

• Gebruiken

Individueel niveau

• Arbeidsovereenkomst (vastleggen nieuwe verloningspakket)




22

Harmonisatie

Flexiblerewards

plan

Beleid inzake

mobiliteit

Vakantie beleid

Andere beleidsterreinen

IT -beleid

Arbeidsreglement (vb.

sancties)

Addendum aan de

individuele AOK’en




23

Collectief vs. individueel niveau

FVP: hoe formaliseren?

■ Collectieve arbeidsovereenkomst (CAO)

– voordeel: hoogste hiërarchische norm op ondernemingsniveau

– (mogelijke) nadelen : vereist de betrokkenheid van de werknemersvertegenwoordigers, art. 23

CAO-wet (incorporatie in de individuele arbeidsovereenkomst - indien niet uitdrukkelijk uitgesloten)

■ Arbeidsreglement

– voordeel: eventuele sancties verplicht in arbeidsreglement

– (mogelijke) nadelen : formele procedure (betrokkenheid van de ondernemingsraad), lage plaats in

de hiërarchie der normen

■ Bedrijfsreglement

– voordeel: flexibel

– nadeel: lage plaats in hiërarchie der normen




24

FVP: enkele belangrijke bepalingen (1)

■ Duur van het FVP

– Moet vastgelegd worden door de werkgever

– Best beperkt in de tijd, vb. 1 jaar - verlenging mogelijk

■ Het FVP als zodanig is geen “voordeel”:

– Essentieel om te bepalen dat de werknemer geen rechten op het FVP kan uitoefenen

als zodanig, maar alleen op de component “loon” waarop de werknemer recht heeft, al

dan niet binnen het kader van een FVP

– FVP is geen verworven recht




25


Lot lopende voordelen (a) op het moment van uitvoering van het FVP, en (b) op het

moment van beëindiging van het FVP?

■ De persoonlijke keuze wordt vastgesteld voor de duur van de uitkering

– Ongeacht de uitvoering of de beëindiging van het FVP

– Ongeacht de duur van het FVP

■ Voorbeeld 1:

– Een werknemer heeft recht op een bedrijfswagen

– Op ogenblik invoering FVP: leasingovereenkomst loopt nog 2 jaar

Geen optie voor de werknemer om zijn huidige bedrijfswagen om te wisselen




26


Lot lopende voordelen (a) op het moment van uitvoering van het FVP, en (b) op het

moment van beëindiging van het FVP? (Vervolg)

Voorbeeld 2:

– Werknemer kiest in het kader van een FVP voor een bedrijfswagen van hogere

categorie

– Op ogenblik dat het FVP een einde neemt: leasingovereenkomst loopt nog 4 jaar

Werknemer behoudt recht op de gekozen bedrijfswagen tot aan de beëindiging van de

leasingovereenkomst (inclusief voortgezette bijdrage door de werknemer)

– Einde lease: het verloningspakket dat van toepassing was vóór de keuze zal opnieuw

van toepassing zijn

■ Waardering door de tool

– Niet-bindende indicatie

– Alleen het addendum bij de arbeidsovereenkomst is juridisch bindend




27


Restcategorie

■ Waarom?

– Sommige werknemers voelen niet de behoefte om een op maat gemaakt verloningspakket te hebben

– Sommige werknemers hebben hun voorkeuren niet doorgegeven binnen de gestelde termijn

– enz.

■ Standaard verloningspakket blijft van toepassing

■ Ook van belang wanneer het flexibel verloningsplan een einde neemt

– De werknemer valt dan terug op het standaard verloningspakket zoals dit van toepassing was voor de

uitvoering van het FVP




28


• Deeltijds werken, tijdskrediet, zwangerschapsverlof, …• Impact op het (te besteden) budget

Gebeurtenissen “onderweg”

Nieuwe werknemers / tijdelijke

arbeidsovereenkomsten

• Hoe de voordelen vanuit een arbeidsrechtelijk standpunt waarderen? Uitdienst

• Uitbetalen als brutoloon?Restbudget

• Scoping: mee opnemen of niet?

Niet opgenomen (gekozen) vakantiedagen?




29

Hoe implementeren?

Bepalen toepassingsgebied








30

Communicatie

Communicatie van het flexibele verloningsplan

Total Rewardcommunicatie




31

Praktische uitdagingen

• Timing is everything!• Wanneer kan de werknemer uit het verloningsplan

stappen? Timing

• Let op voor verborgen kosten: vb. bedrijfswagen• Administratiekosten

Verborgen kosten

• Voordelen verbonden aan een bepaalde minimale periode: bedrijfswagen, lease tablet, tandheelkundige zorg

• Duidelijke communicatie naar de werknemers• Budget moet voorzien worden voor meerdere jaren

Lange termijn-voordelen




32

Praktische tips

• 1 à 2/ jaar of n.a.v. bepaalde gebeurtenisBeperking keuze-

momenten

• Meer voordelen in het plan verhogen administratieve lasten

• Beperkte mogelijkheden = beter voor werknemers + verhogen van waardering

Beperking mogelijke voordelen

• Collectieve en/of individuele gesprekken, folder, intranet

Communicatie = cruciaal

• Betrek alle stakeholders zo snel mogelijk.: payroll, fleet, bedrijven, verzekering, …

• Organiseer enquête of interview werknemers: voor scope en evaluatie

Stakeholders

• Procedures: wie doet wat?• Integratie met alle derde partijenProcedure




33

Volg KPMG België en K law op:

http://www.linkedin.com/company/295769?trk=vsrp_companies_res_name&trkInfo=VSRPsearchId:2935445841393948346888,VSRPtargetId:295769,VSRPcmpt:primary

http://www.linkedin.com/company/295769?trk=vsrp_companies_res_name&trkInfo=VSRPsearchId:2935445841393948346888,VSRPtargetId:295769,VSRPcmpt:primary

https://twitter.com/KPMG_BE?original_referer=http://www.kpmg.com/be/en/pages/default.aspx&query=

https://twitter.com/KPMG_BE?original_referer=http://www.kpmg.com/be/en/pages/default.aspx&query=

https://www.facebook.com/KPMGBelgium?fref=ts

https://www.facebook.com/KPMGBelgium?fref=ts

http://www.youtube.com/user/KPMGBelgium

http://www.youtube.com/user/KPMGBelgium




34

Contactgegevens

Alexis Ceuterick Olivier Vanneste

Senior Counsel Director

T: +32 2 708 37 16 T: +32 2 708 45 62

M: +32 494 58 49 91 M: +32 472 67 13 45

E: [email protected] E: [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Vragen?

Business

Cafetariaplan nl 230415