Workshop: (M1) Management I, Roma – 13 Luglio 2013, sede ASVI Polo didattico

Titolo Unità: Il Time Management: tra perdite di tempo e strumenti per ritrovarlo

Autore: Christian Dama – ASVI

Numero Pagine: 47

MASTER INTERNAZIONALIThe courage to have a dream. The skills to fulfil it

Come uso il

mio tempo…

Herrmann nel lavoroBLU

Cerebrale

Sinistro

VERDE

Limbico

Sinistro

GIALLO

Cerebrale

Destro

ROSSO

Limbico

Destro

• Being Challenged• Analyzing & Diagnosing• Logical Processing• Finance & Numbers• Making Things Work• Solving Tough Problems• Clarifying Issues• Explaining Things

• Dealing with the Future• Seeing the Big Picture• Inventing Solutions• Developing New Things• Providing Vision• Taking Risks• Integrating Ideas• Bringing About Change

• Administering• Attending to Detail• Being in Control• Building Things• Establishing Order• Timely Implementation• Planning Things Out• Providing Support

• Coaching• Working with People• Communicating• Building Relationships• Expressing Ideas• Teaching/Training• Persuading People• Being part of a Team

I colori del tempo

PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’

•Decide sui fatti•Affamato di obiettivi raggiunti•Descrive in modo puntuale gli obiettivi•Multitasking•Efficienza•Delega

•Lavorare con obiettivi poco chiari e/o scarse informazioni•Sovraccarico di lavoro

I colori del tempo

PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’

•Qualità dei processi: studio e miglioramento•Dettaglio estremo•Affidabilità, rispetto scadenze•Efficacia•Ordine degli spazi di lavoro, dei documenti

•Inefficienza, troppo tempo•Perde di vista le priorità•Gestione imprevisti•Stress quando manca il tempo per pianificare•Procrastinazione finchè non perfetto come dice lui

I colori del tempo

PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’

•Strategia•Vedono l’insieme, non si perdono in dettagli•Visualizzano obiettivo•Lavorano bene sotto stress•Soluzioni innovative, fuori dagli schemi

•Procrastinatori•Rispetto scadenze•Lavorano spesso in autonomia•Sottostima dei tempi•No pianificazione di gruppo•Tanti progetti aperti insieme, cambiano sempre!

I colori del tempo

PUNTI DI FORZA DIFFICOLTA’

•Aiutano il brainstorming•Sensibili ai problemi di team management•Decidono in base a come gli altro si sentono•Empatia

•Si perdono in chiacchere•Dimenticano il compito•Mischiano lavoro/vita privata•Dicono sempre SI ad una richiesta di aiuto•Non delegano

Come usa il

tempo

il non profit?....

Una

riunione...

utile e

divertente

So fico perché lavoro tanto…

Faccio

tutto

io,

faccio

prima

C’è

chi

dice

SI

Dai…facciamo

domani

CAMBIARE LE ABITUDINILa dinamica corteccia - sottocorteccia

Un’azione ripetuta nel tempo tanto da diventare automatica, naturale.

COSCIENZA

Corteccia motoriaLobo frontale

INCONSCIO

Sotto-Corteccia motoriaGanglia della base

Sistema limbicoEmozioniAnche il BLOCCO

è un’abitudine

CATTIVA GESTIONE DELTEMPO

BUONAGESTIONE DELTEMPO

ABITUDINI

COSA È SUCCESSO

?

COME TI SEI

SENTITO?

TEMPO PER ME

ESERCIZIO 2:CAMBIARE LE ABITUDINI

Difficoltà per tutti i colori….

- Come Dire NO

- Come Delegare

- Come evitare di Procrastinare

COME DIRE “NO”

• Attieniti al tuo piano di obiettivi •Chiediti a cosa puoi rinunciare per fare il compito richiesto

• Quando qualcuno persiste, ripeti la tua posizione

•Dai risposte secche, assertive, lunghe quanto basta secondo la situazione

• Assicurati di aver capito cosa ti viene chiesto esattamente

•Dai al tuo capo delle alternative o suggerimenti (un altro momento/persona)

• Eccelli in un paio di cose, non fare tutto

•In dubbio, evita il compito ora, preparandoti per un SI in seguito. Prendi tempo.

• Hai il diritto a dire NO, fai capire agli altri che la tua disponibilità non è scontata

•Proteggi il tuo tempo rispetto a richieste inaspettate o dell’ultimo momento

• Ricorda al capo che stai lavorando su progetti che lui ha già reputato prioritari

•Puntualizza che puoi fare ogni cosa, diverso è lavorare sempre sull’emergenza

• Chiedi al capo come il nuovo compito può inserirsi nella tua lista di priorità

Cosa delegare

IL FINE

LA STRATEGIA

LA TATTICA

L’AZIONE

Obiettivo macro, scopo di un’attività.E’ indelegabile

Pianificazione a lungo termine

Piano delle azioni concrete Le singole

attività

1- Delega sul metodo/ tempi “corretti”. MicroManagement2- Delega sulle responsabilità. RBM

PROCRASTINARE…PERCHE’?DIFFICOLTÀ

• Compito giudicato complesso

• Processo poco chiaro

• Obiettivo poco chiaro

• Tendenza a sovra-impegnarsi

• Tendenza a fare tutto all’ultimo, studiare i dettagli etc.

• Paura di sbagliare

• Paura del cambiamento

• Compiti spiacevoli, noiosi, etc.

PROCRASTINARE…PERCHE’?DIFFICOLTÀ SOLUZIONE

• Compito giudicato complesso •Lo rendo più semplice scomponendolo in attività più facili da scolgere

• Processo poco chiaro •Chiedo specifiche

• Obiettivo poco chiaro •Rinegozio/riformulo obiettivo, cosa dello SMARTER è poco chiaro?

• Tendenza a sovra-impegnarsi •Verifico il bisogno interiore da soddisfare o la pianificazione fatta

• Tendenza a fare tutto all’ultimo, studiare i dettagli etc.

•Programmare per tempo obiettivi e attività

• Paura di sbagliare •Che succede se sbaglio? Gestione dell’errore, indicatori di risultato chiari, programmazione

• Paura del cambiamento •Che rapporto ho col cambiamento? Se cambio che succede? Focus su effetti positivi del cambiamento

• Compiti spiacevoli, noiosi, etc. •Il compito è strategico od operativo? Posso chiedere un cambio?

TEMPO PER ME

I CONCETTI CHIAVEL’OBIETTIVO S.M.A.R.T.

NO S.M.A.R.T.!!!

NO PLANNING!!

CARATTERISTICA

DOMANDA AZIONE

S.PECIFIC Che cosa voglio fare?

Definire chi, cosa, quando.

M.EASURABLE Come misuro i progressi in corso?

Indicatori

A.CHIEVABLE Sono in grado di farlo?

Analizzare le risorse disponibili

R.EALISTIC È realistico dati i tempi e le risorse disponibili?

Analizzare rapporto tra risorse disponibili e tempi.

T.IME – BOUND Entro quando? Tempi certi, fasi intermedie

S.M.A.R.T.

CARATTERISTICA

DOMANDA AZIONE

E.XTENDING L’obiettivo prevede un miglioramento delle competenze? È sfidante?

Analizzare le competenze richieste dall’obiettivo

R.EWARDING È premiante? Capire quali sono i vantaggi dell’obiettivo raggiunto

S.M.A.R.T.

ESEMPISMARTER

Migliorata condizione abitativa degli ambulanti bangladeshi di Piazza Vittorio (Roma) entro 1 anno

Gli ambulanti a Roma vivono meglio

La quota di fondi da multinazionali della Provincia di Trento aumenta del 30% nel triennio 2010-2013

Ottenere maggiori fondi da aziende

Le mie competenze di PMC sono più richieste dalle ONG inglesi ad un anno dalla fine del Master

Trovare un lavoro nelle ONG inglesi dopo il Master

I livelli di cortisolo nelle ore del giorno sono sotto la soglia critica entro 1 anno

Aumentare l’esercizio fisico appena possibile

SMARTER NO-SMARTER

Garantire ad ognuna delle 10 famiglie ambulanti di P. Vittorio (Roma), 1 casa popolare entro 1 anno.

Gli ambulanti a Roma vivono meglio

Aumentare del 40% la quota di fondi da multinazionali della Provincia X nel triennio 2012-2015

Ottenere maggiori fondi da aziende

Trovare lavoro come Project manager in una ONG inglese entro 1 anno dalla fine del Master.

Trovare un lavoro nelle ONG inglesi dopo il Master

Ridurre i livelli di cortisolo nelle ore del giorno sotto la soglia critica entro 1 anno.

Aumentare l’esercizio fisico appena possibile

I CONCETTI CHIAVE

ESERCIZIO, SCRIVI IL TUO OBIETTIVO

MA ALLORA……

Perché lavorare per obiettivi?

1. Dare una direzione al nostro lavoro, per conoscere le conseguenza delle nostre azioni

2. Chiarirci le nostre aspettative: quanto siamo interessati al nostro obiettivo?

3. Aumentare il nostro livello di prestazioni, più alto è l’obiettivo più mi dovrò impegnare

4. Migliorare efficienza ed efficacia

5. Valutare e misurare: i rischi, le nostre capacità

I CONCETTI CHIAVELE PRIORITÀ

? ?

Tutti gli obiettivi sono uguali?

La legge di ParetoIl 20% delle cause determina l’80% dei problemi.L’80% delle cause determina il 20% dei problemi.

Lezioni per il TM?

I CONCETTI CHIAVELE PRIORITÀ: UNA

PROPOSTA

CARATTERISTICA CHE SUCCEDE? COSA CONTROLLARE

Urgenza Scadenza immediata Tempo

Importanza

Conseguenze drammatiche

se non raggiunto

Valore:• Soggettivo(famiglia, personale)• Aziendale(progetto, team)

Definizione possibile di Obiettivo prioritario

Le nostre armi ……..”pacifiche”

1. La matrice di Eisenhower2. Il 5W+H3. Il diagramma di Gantt4. L’agenda

LA GUERRA DEL SECOLOContro i Ladri del Tempo

LE ARMI PACIFICHE

1. La matrice di Eisenhower, il 5W + H

IMPORTANTE

NON IMPORTANTE

URGENTE NON URGENTE

1. La matrice di Eisenhower

2. Il 5W+H3. L’agenda4. Il diagramma di

Gantt

La matrice di Eisenhower: la vostra esperienza

COSA CARATTERE QUANDO COME VALORE %

OTTIMALE

IU

INU

NIU

NINU

•CARATTERE: per cosa si caratterizza, cosa la distingue dalle altre attività•QUANDO: in che momento della giornata deve essere svolta•COME: per affrontare questo tipo di attività, quale

comportamento•VALORE OTTIMALE: quale % della mia giornata tale attività

occupa

I CONCETTI CHIAVELE PRIORITÀ: UNA

PROPOSTALa matrice di Eisenhower

COSA CARATTERE QUANDO COME VALORE %

OTTIMALE

IU OperativoImmediato

Breve termine

ReattivitàMetodo

70-80% tempo

INU Strategico Lungo termine

ProattivitàPianificazion

e

10% del Tempo

NIU Esterno, Rumorosità

CostanteDelega

Negoziazione

5-10% del Tempo

NINUBanalitàInutilitàFascino

Costante?Distrazion

i

StandbyDire NODelegareAgenda

Meno possibile

TEMPO PER ME

LE ARMI PACIFICHE

4. L’agenda cartacea od elettronica?

Un’agenda deve garantire:

Avvisi anticipati delle scadenzeMessaggi relativi agli impegni presiFacilità e flessibilità di spostamento e

integrazione construmenti di posta e cellularePossibilità di moltiplicare gli appuntamenti cui

dareattenzione (anche quelli NINU )Tracciare le relazioni fra i dati inseriti

Incontro con Mario Rossi alle 11.00 – Chi è lui? Dove l’ho conosciuto?

Strumenti di Time Management: Calendario, Rubrica

1. La matrice di Eisenhower2. Il 5W+H3. L’agenda4. Il diagramma di Gantt

LE ARMI PACIFICHE

L’AGENDA 2.0

Microsoft OutlookMicrosoft ExcelMozilla SunbirdGoogle Calendar – Google Doc

•Il Calendario – Time sheet di Gruppo•Inviti per le riunioni•To-Do list•Sincronizzazione con dispositivi mobili

Microsoft Active SyncPalm Os, Mac, Linux: HotSync, Intellisync

LE ARMI PACIFICHE

4.3 Altri strumenti di TM

•http://www.csoftlab.com/

•http://www.danea.it/software/REMINDER/

•http://www25.brinkster.com/ezio2000/autopostit/

autopostit.htm

•http://sms.interworld.it/

•http://www.3m.com/us/office/postit/

LE ARMI PACIFICHE

3. Il Diagramma di Gantt

a) Esempi: Stroppiana, ASVIb) Software: Excel, Gantt Projectc) Cosa serve per Ganttare?

i. Saper scomporre le attività in singoli compitiii. Sapere quali sono le risorse a disposizione:

Fisiche (materie prime, strutture, etc..) Monetarie (budget, cash) Umane (colleghi, volontari, soci, etc..)

iii. Sapere tempificare le attività/compitiiv. Saper definire delle milestones

1. La matrice di Eisenhower2. Il 5W+H3. L’agenda4. Il diagramma di

Gantt

Work Breakdown Structure (WBS)

Elenco grezzo delle attività di un progetto.È orientato al prodotto.Ad es. una bicicletta…La regola del 100% del punteggio.

LE ARMI PACIFICHE

ESERCIZIO 4

Gantt……..Che ti passa

LA GUERRA DEL SECOLO

IO SONO STATO

BENE, E VOI?