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Fecha Rev.:

1-Objetivo

Definir criterios, atribuir responsabilidades y establecer procedimientos para el pedido y entrega demateriales del stock de los depósitos de la ESSAP S.A, a fin de mant.ener un riguroso control sobreel destino y uso de los mismos de forma a evitar desvíos y excesos.

2 - Disposiciones Generales

2.01 - Ningún material podrá ser retirado de los depósitos de la ESSAP S.A sin la documentacióncorrespondiente - "Pedido de Materiales" (anexo 01).

2.02 - El retiro de materiales obedecerá al calendario y horario expuestos en el respectivo depósito.2.03 - Los formularios "Pedido de Materiales", utilizados para el retiro de materiales de los depósitos

deberán ser aprobados por el Jefe de la Unidad solicitante y el portador se deberá identificar yfirmar el formulario mencionado al momento del retiro de los materiales.

2.04 - El formulario "Pedido de Materiales" no deberá tener enmienda en ninguno de los ítems.

2.05 - El formulario "Pedido de Materiales" será numerado tipográficamente obedeciendo a unasecuencia única durante un periodo no inferior a cinco años. Esta numeración deberá ser lautilizada para el registro de este documento en todas las etapas del proceso.

2.06 - Los materiales sustituidos serán descriptos en el formulario "Materiales Sustituidos" (anexo 02),incluso aquellos considerados irrecuperables deben ser devueltos en su totalidad al depósitocentral de la ESSAP S.A. (ver Flujograma GADFL004.00 - Devolución de MaterialesSustituidos, anexo de la Norma GADNR002.00 - Recepción de Materiales).

2.07 - Los vehículos que ingresen al área de los depósitos con materiales en tránsito, deberán serregistrados en la Porteria en el momento del ingreso. Si así no lo hicieren, dichos materialesserán considerados, a su salida, como retirados de los depósitos de la ESSAP S.A. en cuyo casodeberán poseer el respectivo "Pedido de Materiales". No están incluidas: arenas, piedras,ladrillos ni las herramientas de trabajo.

2.08· La desvinculación de subcontratados, por parte de la empresa contratista, deberá ser comunicadaa la ESSAP S.A, en el menor tiempo posible, de forma a evitar que éstos puedan continuarretirando materiales cuando ya no pertenezcan a su cuadro de subcontratados. Si así no lohicieren, las cantidades retiradas se considerarán parte del stock de la empresa contratista ..

2.09 - Esta Norma es complementada por la PRENR002 - Tercerización de Servicios de Reparación dela Red de Agua Potable.

3 - Responsabüídades3.01 - Gerente Administrativo

3.01.01 - Promover subasta de los materiales sustituidos considerados irrecuperables.3.O1.02 - Dar solución a las situaciones no previstas en esta Norma.

3.02 - Gerentes

3.02. O 1 - Divulgar entre los funcionarios, en especial aquellos que tengan a su cargo contratistas ycuadrilleros, la nueva Política de Administración de Materiales de la ESSAP S.A ycertificarse que la misma sea, efectivamente, implementada y acatada.

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NORMA Código: GAD}~R003.001 Fecha de E;nit;ión; 17/08/09

Página: 2 de 3Fecha Rev.:

3.03 - Jefe de Unidad de Administración de Materiales

3.03.01 - Avisar al Gerente Administrativo para tomar las providencias necesarias en casos dedonación o subasta, cuando la cantidad de materiales irrecuperables llegue a un volumenelevado.

3.03.02 - Alertar, mediante una Comunicación Interna, al Jefe de la Unidad Operativa de Contratacionescon copia a su Gerencia, cuando la cantidad de materiales en stock sean insuficientes paraatender las demandas del periodo previsto.

3.04 - Departamento de Depósito de lVlateriales3.04.01 - Providenciar la entrega de los materiales solicitados, previa confirmación de que las demás

copias coincidan íntegramente con la hoja original del "Pedido de Materiales".

3.04.02 - Controlar el stock de los materiales y alertar al Jefe de la Unidad de Administración deMateriales, sobre el saldo de los materiales que podrían terminar antes de la fecha de entrega

~ prevista o en casos que hayan llegado a su punto de reposición.

3.04.03 - Verificar el stock de los materiales y alertar al Jefe de la Unidad de Administración deMateriales, cuando los indicadores señalen que la cantidad total contratada será insuficientepara cubrir las necesidades del período.

3.05 - Jefe de la Unidad Usuaria

3.05.01 - Solicitar la cantidad de materiales necesarios para la ejecución de los trabajos de su área,correspondiente a un periodo no mayor a una semana.

3.05.02 - Informar a los contratistas sobre la nueva Política de Administración de Materiales y losprocedimientos implementados para dicho fin.

3.05.03 - Realizar el control de materiales entregados y utilizados por cuadrillas y contratistas.

3.06 - Departamento de Cómputo y Estadística - Redes Gran Asunción y Redes AreaMetropolitana.

3.06.01 - Registrar el retiro y la utilización de materiales, por cuadrillas y contratistas, a efectos dereposición de los mismos.

----. 3.06.02 - Verificar que en las "Órdenes de Trabajo" de las cuadrillas y contratistas, sean consignadostodos los datos relacionados a materiales utilizados y sustituidos.

3.07 - Capataz/ Contratista

3.07.01 - Registrar en la "Orden de Trabajo" (anexo 03) la cantidad de cada material utilizado ysustituido, y en caso de existir diferencias se deberá justificar en la misma Orden deTrabajo.

3.07.02 - Registrar en el formulario "Materiales Sustituidos" los materiales reemplazados.

3.08 - Portería

3.08.01 - Registrar y controlar toda entrada y salida de vehículos.

3.08.02- Verificar que los materiales retirados coincidan con 10 especificado en el "Pedido deMateriales" .

ELABORADO POR: L

GADFROOI

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Fecha de Emisión: 17iOSi09

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4 - Procedimientos

Conforme el Flujograma GADFL005 - Entrega de Materiales .

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Entrega de Materiales

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REVISADO POR: Sr JuanCaballero _ /'.=r«:

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Unidad de Administración de Materiales

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