Gestión del alcance

Expositores:Juan Antonio Balboa Rojas

Oscar Eduardo Ayarza Zorrilla

Gestión del Alcance del Proyecto

Gestión del AlcanceEs el proceso que se encarga de definir qué trabajo se realizará y luego asegurar que ese trabajo y sólo ese trabajo se realice.

Alcance del Pro

ducto

Alcance del

Proyecto

Gestión del

Alcance

25/09/2012 2Curso: Gerencia Avanzada de Proyectos Informáticos

Reco

pilar Req

uisitos

•Entradas•Acta de Constitución del Proyecto.•Registros de Interesados

•Herramientas•Salidas•Documentación de Requisitos.•Plan de Gestión de Requisitos.•Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.

Definir Alcance

•Entradas•Acta de Constitución del Proyecto.•Documentación de Requisitos.•Activos de los Procesos de la Organización.

•Herramientas•Salidas•Enunciado del Alcance del Proyecto.•Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

El

aborar EDT

•Entradas•Enunciado del Alcance del Proyecto.•Documentación de Requisitos.•Activos de los procesos de la Organización.

•Herramientas•Salidas•EDT•Diccionario de la EDT.•Línea Base del Alcance.•Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Verificar

Alcance

•Entradas•Plan para la Dirección del Proyecto.•Documentación de Requisitos.•Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.•Entregables Validados.

•Herramientas•Salidas•Entregables Aceptados.•Solicitudes de Cambio.•Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Controlar

Alcance

•Entradas•Plan para la Dirección del Proyecto.•Información sobre el Desempeño del Trabajo.•Documentación de Requisitos.•Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.•Activos de los procesos de la Organización.

•Herramientas•Salidas•Mediciones del Desempeño del Trabajo.•Actualizaciones a los activos de la Organización.•Solicitudes de Cambio•Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Gestión del Alcance (II)


Recopilar Requisitos


Procesos para definir las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del Proyecto

EntradasHerramient

asSalidas

Recopilar Requisitos


Herramientas

Recopilar Requisitos (II)

Entrevistas

Grupos de Opinión

Talleres Facilitado

Técnicas Grupales de Creatividad

Técnicas Grupales de Toma de Decisión

Cuestionarios y Encuestas

Observaciones

Prototipos


Salidas

Documentación de Requisitos.

Plan de Gestión de Requisitos.

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.

Recopilar Requisitos (III)


2. REQUISITOS FUNCIONALES

Áreas de Administración, Contabilidad, Finanzas y Legal.

- Se deben digitalizar 2'700,000 documentos de diferentes formatos.- Los documentos a digitalizar deben agruparse por tipo de documento

(contrato, reclamos, petitorios, quejas, financiamientos, etc.).- Cada documento digitalizado, se deberá almacenar con campos como:

suministro, fecha, tipo de documento, caja y prefijo.- Los documento digitalizados serán grabadas en formato TIFF y/o PDF.- Los documentos digitalizados, deberán ser guardados en un servidor que

determine la Gerencia General en coordinación con la Unidad Informática.- Los documentos que se digitalicen deberán de poder consultarse en las áreas

usuarias.- Se deberán entregar copias de seguridad de los documentos digitalizados.

Área Legal. - Los documentos digitalizados deberán contar con Valor Legal.3. REQUISITOS NO FUNCIONALES

Áreas de Administración, Contabilidad, Finanzas y Legal.

- Se deberá realizar un inventario total de la documentación a digitalizar.- Finalizado el proceso de digitalización, los documentos físicos deberán de

volver a ser almacenados en las áreas usuarias, tomando las precauciones para su óptima conservación.

4. REQUISITOS DE CALIDADÁreas de Administración, Contabilidad, Finanzas y Legal.

- Se deberá desarrollar el trabajo usando técnicas de Sistemas de Producción y/o Almacenamiento de Documentos.

Documentación de Requisitos


5. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

TÉCNICOS - Los documentos digitalizados deberán contar con una resolución mínima de 300 DPI.

6. REGLAS DE NEGOCIO

- Comunicación constante con las áreas usuarias para la entrega de los lotes de documentos físicos.7. SUPUESTOS

- Se proporcionará un ambiente adecuado para el trabajo a realizar, el mismo que consiste en un espacio físico, con la respectiva toma de energía y puntos de red.

8. RESTRICCIONES

- Los documentos a procesar podrán estar en mano del equipo de proyecto por un plazo máximo de 7 días calendario, desde la entrega de cada lote.

- El servicio de digitalización se realizará en el área usuaria.- No se proporcionará ningún mobiliario para el desarrollo de esta actividad.

Documentación de Requisitos (II)


Plan de Gestión de Requisitos1. ACTIVIDADES DE REQUISITOS- Los requisitos serán proporcionados por las áreas usuarias en coordinación con el Equipo de Proyectos.- Todos los requisitos se plasmarán en la Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.

2. ACTIVIDADES DE GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN

- Las áreas usuarias (áreas de Administración, Contabilidad, Finanzas y Legal.) o la Gerencia General podrán presentar solicitudes de Cambio en los requerimientos o requisitos, indicando el sustento o nueva necesidad del Negocio.

- El equipo de Gestión de Integración del Proyecto deberá evaluar la factibilidad de los cambios solicitados, revisando el impacto en cuanto a Costo, Tiempo y Alcance.

- Si lo cambios son aprobados, se monitorearán a fin de asegurar su desarrollo dentro del Alcance, Tiempo y Costo acordado.

3. PRIORIZACIÓN DE REQUISITOS- La priorización de los requisitos presentados se harán en base a la Matriz de Rastreabilidad, teniendo

en cuenta el grado de complejidad y el nivel de estabilidad de cada requisito.- La matriz será desarrollada por el Equipo de Proyecto y aprobada por las áreas usuarias y la Gerencia

General.4. MÉTRICAS DEL SERVICIO- La Calidad de la imagen digitalizada será de un mínimo de 300 DPI.- El porcentaje de imágenes digitalizadas con éxito deberá ser de un 97% por cada lote entregado en

un primer momento. El 3% restante por cada lote, se agrupará en un último lote y deberá reprocesarse a fin de asegurar la digitalización total de los documentos.

5. ESTRUCTURA DE RASTREABILIDAD

En la Matriz de Rastreabilidad se documentará la siguiente información:- Atributos de Requisitos: código, descripción, sustento de inclusión, prioridad, versión, estado actual,

fecha de cumplimiento, nivel de estabilidad, grado de complejidad y criterio de aceptación.


CÓDIGO

DESCRIPCIÓN

SUSTENTO

PRIORIDAD

VERSIÓN

ESTADO

ACTUAL

FECHA DE CUMPLIMI

ENTO

NIVEL DE ESTABILID

AD

GRADO DE

COMPLEJIDAD

CRITERIO DE ACEPTACIÓN

R01

Los documentos digitalizados deberán contar con Valor Legal.

Área Legal lo solicita

MUY ALTA 1.0 ACTIV

O

[Fecha cuando se cumple el requisito]

ALTO ALTO

Aprobación de Área Legal.

R02

Se deberán entregar copias de seguridad de los documentos digitalizados.

Gerencia General lo solicita

MUY ALTA 1.0 ACTIV

O

[Fecha cuando se cumple el requisito]

ALTO MEDIO

Aprobación de Gerencia General por la entrega de los lotes en medios electrónicos

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos


Definir el Alcance


Proceso que verifica qué es lo que está y no está incluido en el Proyecto y sus entregable.

Definir el Alcance

Entradas Herramientas Salidas


Herramientas

Definir el Alcance (II)

Juicio de Expertos

Análisis del Producto

Identificación de Alternativas

Talleres Facilitados


Salidas

Definir el Alcance (III)

Enunciado del Alcance del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


1. DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTOREQUISITOS CARACTERÍSTICAS

Los documentos digitalizados deberán contar con Valor Legal.

- Al iniciarse el proceso de digitalización, un funcionario legal dejará constancia del archivo que se grabará.- Al terminarse el proceso de digitalización, el funcionario legal realizará un acta y testimonio de conformidad.

Se deberán entregar copias de seguridad de los documentos digitalizados.

- CDs y/o DVDs debidamente rotulados con los tipos de documentos digitalizados.- Cada archivo digitalizado, será almacenado con un secuencial de 10 dígitos y subdivididos en carpetas por tipo de documento.- Se realizará un acta de entrega por parte del Equipo de Proyecto.

2. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

TÉCNICOS -Los documentos digitalizados deberán contar con una resolución mínima de 300 DPI.

CALIDAD -El porcentaje de imágenes digitalizadas con éxito deberá ser del 100% al finalizar el tiempo establecido en el Proyecto.

LEGAL -El proceso de digitalización debe ser aprobado por un representante legal, dejando constancia de la veracidad de los documentos.

3. ENTREGABLES DEL PROYECTO

1. Instalación de líneas de digitalización.

- Conexiones eléctricas y redes validadas.- Servicios básicos validados.- Mobiliario y materiales instalados.- Equipos especializados instalados.- Software requerido instalado y validado.- Integración de Sistemas RANSA.

Ejemplo de Enunciado del Alcance del Proyecto


Crear la EDT


ENTRADA

• Enunciado del Alcance del Proyecto.

• Documentación de Requisitos.

• Activos de los procesos de la Organización

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Descomposición.

SALIDA

• EDT.• Diccionario de la

EDT.• Línea Base del

Alcance.• Actualizaciones a

los Documentos del Proyecto.

Crear la EDT


Reglas para crear la EDTParticipación de todo el equipo.

Debe finalizarse el primer nivel antes de seguir desglosándose.

Cada nivel es una pieza mas pequeña del nivel de arriba.

Todo el proyecto se incluye en la EDT.

Incluye solo entregables que son necesarios.

Descartar los Entregables no incluidos en la EDT.


Puntos clave de la EDT

Definir nivel de descomposición de la EDT.

Organizar todos los entregables determinados en Paquetes de Trabajo.

Establecer fases del Proyecto.


Paquetes de trabajoEstimados de forma realista y segura

Rápidamente finalizadosFinalizados sin interrupciónElaborados por un tercero

ACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADES


¿Qué no debe incluir la EDT?

Actividades del Proyecto. Acciones a realizar. Paquete de trabajo fantasma.

Tiempo de realización de paquetes de trabajo.


Beneficios de usar una EDT

EDTTrabajo

PersonaEquipo

InteresadosCambios

Otras Gestiones


EDT

Lista de Actividade

s Control del Proyecto

Gestión de Riesgo

Gestión de calidad

Presupuesto

Calendarización

Estimación

Empleados

Diagrama de red

Beneficios de usar una EDT (II)

25/09/2012 24Curso Gerencia Avanzada de Proyectos Informáticos

Ejemplo de EDT


Ejemplo de EDT (II)


Diccionario de la EDTSistema de autorización de trabajo.

Describe límites, criterios de aceptación, etc. del paquete de trabajo.

Controla cuando se realiza cada trabajo.

Muestra el esfuerzo que requiere cada trabajo.

Algunas entradas se completan posteriormente como: Duraciones, interdependencias, etc.


Partes del Diccionario de la EDT


Partes del Diccionario de la EDT (II)


Ejemplo de Diccionario de la EDT


Ejemplo de Diccionario de la EDT


Línea Base del Alcance

Línea Base del Alcance

Diccionario de EDT

EDT

Enunciado del Alcance

del Proyecto

Alcance del producto, entregables y criterios de

aceptación

Entregables y descomposición en paquetes de trabajo

Descripción detallada del trabajo y descripción

técnica


Verificar el Alcance


ENTRADA

• Plan para la Dirección del Proyecto.


• Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.

• Entregables Validados.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Inspección.

SALIDA

• Entregables Aceptados.

• Solicitudes de Cambio.

• Actualizaciones de los Documentos del Proyecto.

Verificar el Alcance


¿Qué debemos Verificar en el Alcance?

Entregables propiamente validados.

Alcance debidamente presentado al cliente.

Entregables intermedios aceptados por el cliente.



Ficha de Verificación de Entregable

Controlar el Alcance


ENTRADA

• Plan para la Dirección del Proyecto.

• Información Sobre el Desempeño del Trabajo.


• Matriz de Rastreabilidad de Requisitos.

• Activos de los Procesos de la Organización.

HERRAMIENTAS Y

TÉCNICAS• Análisis de

Variación.

SALIDA•Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.

•Solicitudes de Cambio.

•Actualización al Plan para la Dirección de Proyecto.

•Actualización a los Documentos del Proyecto•La documentación de requisitos

•La matriz de rastreabilidad de requisitos

Controlar el Alcance


Reactivo o Proactivo•No procesamiento de cambios sino

control para cumplir con plan.•Predicción - Origen de cambios.•Acciones de prevención.•Eliminar necesidad de cambios sugeridos

por terceros.



Business

Gestión del alcance