Gestión Documental

Ahorre en espacio y tiempo dejando la gestión de su

documentación en manos de una empresa especializada.

“A través del servicio de gestión documental, accede-

mos a la experiencia y medios técnicos (espacio, ins-

talaciones, seguridad, sistemas informáticos…) que no

serían rentables para nuestro volumen individual. En de-

finitiva, nos beneficiamos de economías de escala”.

(cita)

El volumen documental que generan las empresas, instituciones y des-

pachos profesionales, obliga a poner en marcha herramientas específi-

cas para su correcta gestión y tratamiento.

La tendencia, tanto en el ámbito de la administración pública como en la

empresa privada, es externalizar el servicio de archivo, tras compro-

bar las excelentes ventajas que ello supone. Para ello, nuestra empresa

presenta soluciones pioneras y de total eficacia.

Nuestro objetivo es conseguir el mayor ahorro en espacio y costes de

gestión a nuestro cliente, que nuestro cliente enfoque sus esfuerzos

a la gestión propia de su negocio, y ofrecer soluciones adaptadas a un

mundo empresarial cada vez más globalizado.

Orden, seguridad,

accesibilidad y confidencialidad.

destrucción

postalfax

estudio

traslado

clasificación y registro

custodia (archivo general)

digitalizacióne-mail

Las principales fases del proceso son:

1. Estudio documental

2. Clasificación y registro

3. Custodia:

· 3.1. Seguridad· 3.2. Software especializado· 3.3. Gestión integral a través de web

4. Gestión de consultas

5. Destrucción

Proceso

2

34 4

5

Solicitud Envío

Cliente

1

La gestión documental engloba las siguientes áreas:

•Consultoría en gestión documental

•Traslados de archivos

•Guarda y custodia de documentación

•Sistema de consulta de documentos

•Digitalización

•Destrucción certificada

La documentación puede ser controlada y gestionada por el cliente a través del servicio web.

4. 5.

21La primera fase de gestión documental consiste en la

realización de un estudio de la situación actual de la

documentación: cómo se genera, cómo es archivada...,

identificando y proponiendo posibles áreas de mejora.

El diagnóstico inicial nos permite crear la estructura

documental, de modo que su registro y ubicación optimice

el tratamiento y consulta en el futuro.

Del mismo modo se determina el tiempo que la información

debe ser guardada, denominado “plazos de paso a histórico

y expurgo”.

Todo este proceso se desarrolla en estrecha colaboración

con su empresa y se divide en:

• Consultoría.

• Recogida de la documentación en sus instalaciones.

• Tratamiento archivístico para la identificación y recupe-

ración del volumen documental.

• Destrucción de aquella documentación que deja de

tener un valor legal o que por cualquier otro motivo su

conservación no es necesaria.

La documentación se almacena, clasifica y registra a través

de una etiqueta con un rango de numeración.

En la etiqueta sólo figura un código de barras, cuyo objeto es

salvaguardar la identidad de nuestros clientes.

1. Estudio documental

Nuestros técnicos especializados se desplazan a las oficinas del cliente y ordenadamente, con absoluta confidencialidad y seguridad, realizan el traslado hasta nuestras instalaciones utilizando nuestros propios vehículos.

Grabación de los datos correspondientes de cada serie documental para su ubicación y tratamiento. Grabación del rango o fecha en la que un documento queda cancelado para su futura destrucción.

Se ofrece la posibilidad de digitalizar la documentación y guardarla en soporte informático.

Asignación de una etiqueta para su posterior ubicación.

Emisión de actas de transferencia, a petición del cliente: contenedor, subcontenedor o documento.

Se valida la base de datos del cliente, o se crea una base de datos en caso de no disponer de ella.

Validación UbicaciónGrabación Digitalización Emisión

2. Clasificación y Registro

Consultoría documental.

6. 7.

3La documentación se custodia en las instalaciones propiedad

de Logisman, garantizando el orden, accesibilidad, seguri-

dad y confidencialidad.

A este servicio lo denominamos “Guarda y custodia”

acogiéndonos al significado textual de ambos términos:

“poner algo donde esté seguro” y “guardar con cuidado y

vigilancia”.

El sistema está orientado a la rapidez y precisión ante

cualquier consulta que se necesite realizar.

Para la custodia estándar se introducen cuatro subcon-

tenedores por contenedor, optimizando el espacio y

ahorrando en costes. No obstante, ofrecemos alternativas

en cuanto a medidas o número de subcontenedores,

adaptándonos a la situación de cada cliente si se observa

necesario.

Nuestras instalaciones y procedimientos nos permiten

responder y participar en cualquier proceso de certificación

o auditoría al que se sometan las empresas de nuestros

clientes.

Nuestra política es la orientación al cliente, de forma que

sienta en todo momento que su documentación está en sus

propias instalaciones, independientemente de la distancia.

3. Custodia

Máxima seguridad.

Área de guarda y custodia.

Sistema estándar: 4 subcontenedores por contenedor.

3. Custodia

8. 9.

Cañones contra incendios y videovigilancia.

Ofrecemos unas instalaciones perfectamente adecuadas,

dotadas con los más modernos sistemas de seguridad:

• Sistemas de alarmas y detección.

• Videovigilancia exterior e interior.

• Guardia de seguridad.

• Barreras ópticas.

• Instalación contra incendios.

Para una mayor seguridad se han instalado “generadores

de espuma” regulados en la norma NFPA-11, de forma

sectorizada, para eliminar el uso del agua en caso de incendio.

Cualquier posible foco de fuego se extinguiría sin peligro de

dañar el archivo.

3.1 Custodia: Seguridad

Bombas de extinción. Capacidad para extinguir un posible foco de incendio, en cualquier punto de las instalaciones, mediante espuma.

10. 11.

Disponemos de software propio, desarrollado y evolucionado

específicamente para la gestión de documentación, que nos

permite adaptarnos con rapidez y en cada momento a las

necesidades operativas particulares de cada cliente.

Se trabaja bajo los más estrictos sistemas de seguridad

informática entre los que destacan:

• Certificación ECA que acredita el cumplimiento con la

LOPD.

• La replicación remota del sistema informático.

• La disposición de un servidor seguro SSL para el área

de clientes, que garantiza en ella el cifrado de las comu-

nicaciones.

• La instalación de grupos electrógenos además de los

Sistemas de Alimentación Ininterrumpida para la máxima

garantía en la seguridad del software y suministro de

servicios a través de nuestra extranet.

3.3 Custodia: Gestión integral a través de web

Sistema de gestión en tiempo real a través de nuestra

extranet* que le permitirá realizar sus consultas y gestionar su

documentación:

• Definición y registro de accesos a las distintas series

documentales y operaciones sobre ellas (obligado por la

LOPD).

• Alta de contenedores y series documentales.

• Búsqueda de la documentación.

• Solicitud de originales y envío de documentos requeridos.

• Envío de imágenes.

• Solicitud de recogida de documentación en los centros

productores.

• Estadísticas sobre las solicitudes realizadas.

La extranet está alojada en un servidor seguro (https),

disponiendo de varios sistemas de autentificación. De este

modo, la sección de clientes del portal permite el acceso,

exclusivamente, a aquellos usuarios autorizados.

Su utilización es sencilla, requiriendo una sesión de forma-

ción de unas dos horas, que impartimos en las instalaciones

de nuestros clientes.

3.2 Custodia: Software especializado

*Extranet: página web donde se conectan

los clientes y proveedores para gestionar

la actividad

12. 13.

44. Gestión

de consultasLos archivos pueden ser solicitados en cualquier momento

por nuestros clientes. Para ello, buscando siempre la comodi-

dad, la seguridad y la confidencialidad:

• Se establecen permisos para cada usuario, cada serie

y cada servicio.

• Se registran todas las operaciones realizadas por cada

usuario.

• Se elaboran estadísticas de consultas y servicios que el

cliente ha solicitado.

Ofrecemos varias alternativas para la entrega de la documen-

tación solicitada:

• Envío de la documentación a través de imagen

digitalizada. De este modo no es necesario que la docu-

mentación salga de nuestras instalaciones, obteniendo así

un nivel mayor de seguridad.

• Envío por cualquier otro medio tradicional siempre que

el cliente lo solicite.

• Si lo desea, el cliente puede consultar la documentación

en nuestras propias instalaciones.

Gestión de consultas.

14. 15.

Como valor añadido, Logisman le ofrece este servicio de

digitalización de documentos, como complemento al de

guarda y custodia.

Para ello ofrecemos los sistemas más avanzados de captura,

consulta y archivo de imágenes como documentos bancarios,

albaranes, facturas, etc.

Las principales ventajas de este proceso son:

• Garantizar la conservación de la información indepen-

dientemente de los sistemas de seguridad con los que se

tenga guardada en soporte físico.

• La agilidad de las consultas, ya que puede realizarlas a

través de su propio ordenador, siempre que no requiera la

consulta del original.

• Ahorro en tiempo de la consulta.

• Disminución de espacio.

• Posibilidad de compartir la información en el mínimo

tiempo e independientemente de la distancia. 55. DestrucciónLa documentación debe ser conservada según el tiempo

establecido en cada caso por la ley, dependiendo de su

naturaleza, o bien porque cada empresa establece sus

criterios particulares de conservación.

Por ello, una vez cumplido ese tiempo de conservación se

debe realizar un expurgo de la misma y una destrucción

confidencial.

Nuestro servicio de destrucción garantiza la confidencia-

lidad y la documentación es trasladada a un gestor de

residuos autorizado para su posterior reciclado.

En todo momento, el proceso se realiza según la normativa

vigente: Ley de Protección de Datos (LOPD), Gestión de

calidad ISO 9001:2000, norma de Medio ambiente ISO

14001:2004.

El proceso concluye con la emisión de un certificado de

destrucción con la opción de cumplir con la Norma DIN

32757 si es necesario.

Destrucción certificada.

Digitalización

Destrucción certificada.

Área de digitalización.

16. 17.

Certificados

•Certificado de cumplimiento con la LOPD: gestionando la

seguridad y confidencialidad de nuestros clientes.

•ISO 14001/2004: Comprometidos con el medio ambiente.

•ISO 9001/2000: Adaptando la calidad al nivel de servicio.

España

A 300 km se producen

el 80% de las operaciones

logísticas nacionales.

18.

C/ Gutemberg, parcela 59 Polígono Industrial Llanos de la EstaciónAutovía de Huesca, salida 318, Zuera Norte50800 Zuera (Zaragoza) · EspañaTeléfono 976 694 902 · Fax 976 694 950Coordenadas GPS:

· Lat, N: 41º 53’ 14.3”· Long, W: 0º 45’ 39.64”