God programledelse i den offentlige sektor Forandringsprogrammer i en offentlig sektor under stærkt pres

Projects

København, august 2014

Etablering af programmer

Vi anvender programmer ved større organisatoriske forandringer

Høj grad af struktur og standardisering (få frihedsgrader)

(mange frihedsgrader) Lav grad af struktur og standardisering

Ikke klart billede af slutresultat

fra start

Klart billede af slutresultat fra

start

Bygge- og leveranceprojekter

It-system- og produktudvikling

Forandring af samfundet

Transformation af en organisation

Projekt

IP IP Etablerings- stadiet

• Finpuds vision • Lav gevinstdiagram • Lav blueprint med AS-IS og TO-BE

• Design af projektporteføljen • Design programorg. og governance • Lav programplan

Blueprint Gevinst-diagram

Program-plan

Første lev. stadieplan

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Næste lev. stadieplan

Styring af programmet – styring af gevinstskabelsen

Nuværende fase

Projektleverancer skaber nye org. evner

Realisering af gevinster

Ledelse af leverancestadier

En portefølje (dossier) af projekter giver organisationen evnen til at realisere

leverancestadiets gevinster

Lev. stadie 3

Projekt 7

Projekt 9

Projekt 8

Projekt 10

Nedluknings- stadiet

Lev. stadie 1 Lev. stadie 2

Projekt 4

Projekt 5

Projekt 6

Næste lev. stadieplan

Identificering

Program- beskrivelse

PF

Program-forberedelsesplan

Mandat

Must-win St LS

LS LS LS

LS

Sæt rammen for etablering af forandringsprojektet

Vision / formål med projektet Gevinst-diagram

Blueprint (Løsnings

model)

Projekt leverancer

Business case

Gevinstdiagrammet viser vejen fra leverancer til gevinster

Nyt budget- og prognose system

Slut leverancer Ny evne (Vi kan noget nyt)

Ny tilstand (vi gør noget nyt) Gevinster Strategiske mål

Model for økonomisk styring

af projekter

Standard projektproces

etableres

Standardiserede projektplaner

Ny systemstøttet projekt økonomi

proces

Systemstøttede processer anvendes

20% billigere projekter

85% af projekter leveret til aftalt tid

Nyt værktøj til styring af projekt-økonomi og -tid

Danmarks bedste projektorganisation

Bedre projekt portefølje-

planlægning

Ny systemstøttet ændringshåndtering

s proces

Revideret projekt planlægningsproces

Brug af projektnedbrydning

og planlægning

Revideret projektstyrings-

proces

Præcis projektstatus anvendes som basis for styring

Reviderede rapporterings-

processer

Ny ændringsproces anvendes

Gevinstrealisering del af projekt proces

Ny ændringshåndtering

proces

Gevinstrealisering del af

porteføljestyring

40% reduktion i fejlretning (kvalitet)

Gevinstrealisering indgår i styring

Træning

Anvendelse

Hvordan?

Hvorfor?

Ud fra Blueprintet skal alle kunne se forandringen og konsekvenserne for opgaver, kompetencer og roller, teknologi og behovet for data

Idé Analyse Gennemførelse Afslutning

Design Udvikling Test Implementering

Projektprocessen – et eksempel

For hver proces beskrives POTI • Del-processer og

forretningsgange • Organisation (kompetencer,

roller)

• Teknologi (IT, bygninger)

• Informationsbehov

Gevinstrealisering

9

Programorganisering med fokus på implementering og gevinstrealisering

Programmet fra start til slut

Gevinstansvarlig udpeges Gevinstejer Kvalitetsansvarlig

Har ansvar for gevinstrealisering og måling af effekt

Bidrager til BC

Programejer Sikre, at programmet når de beskrevne effekter.

Allokerer ressourcer.

Ansvarlig for programmets økonomi.

Program-komité Sikre de nødvendige ressourcer og faglige kompetencer til programmet.

Træffer beslutninger i programmet.

Programleder Styre og lede programmet. Ansvar for fremdrift i relevante projekter, Inddragelse og information af programmet.

Gevinstejer Ansvar for, at programmets løsninger forankres i forretningen.

Ansvar for måling og realisering af effekt.

Kvalitets-ansvarlig Ansvar for at give feedback på projektets leverancer.

Program-gruppe Udfører opgaver som planlagt i programmet og projekter efter aftalte kvalitets-standarder.

Rollegalleriet

10

Organisering af programmet/projektet hænger tæt sammen med realiseringen af gevinster… og omvendt

Programchef

Programleder

Projektleder

Projektleder

Projektleder

Gevinstansvarlig Gevinstansvarlig Ledelse af programmet – realisering af gevinster

Ledelse af projekterne – realisering af produkterne/leverancer

De gevinstansvarlige skal godkende og sikre gevinsterne af projekterne fra dag ét – de skal tro på indikatorerne for at tage ansvar for gevinsterne.

11

Programmets gevinster realiseres hen over tid

Planlægning

Programmets levetid Levetiden af programmets resultat

Gennemførelse

Leverancer & succes-kriterier defineret

Leverancer realiseret

Realisering af succeskriterier (kortsigtede gevinster)

Drift

Realisering af effekt: ”Gevinstrealiseringsplanen”

Erkendelse/idé

STICKER

Tidlige indikatorer på gevinster Konkret gevinstrealisering

12

GEVINSTREALISERINGSPLAN – SUM program for fedmeforebyggelse blandt børn i indskolingen…..

Målgruppen har samlet set reduceret overvægten med 20%

80% af målgruppen følger den aftalte diæt

80% af målgruppen deltager i kursus om reduktion af overvægt

Forældre responderer positivt i 75% af tilfældene på opfølgningsmail om kostråd

Test viser, at forældrene svarer korrekt på 7 ud af 10 spørgsmål om kost

50% af målgruppen har reduceret deres vægt med 20% inden for det første år

TIDLIGE INDIKATORER SUCCESKRITERIER GEVINSTER

13

Leverancer Kompetencer Adfærd Gevinster

Hvad leverer programmet?

Kan vi gøre det anderledes?

Gør vi det anderledes?

Kan vi se det på bundlinjen?

Tidlige indikatorer på gevinst

”Tipping point”

Interessenthåndtering

15

Kontrol er godt men tillid er billigere….

AUTENTICITET

Integritet

Tillid

Oprigtighed Identitet

troværdighed + pålidelighed + intimitet

selvorientering Tillid =

Kan jeg stole på dig i andre

sammenhænge? Kan jeg stole

på det, du siger?

Kan jeg stole på, at du gør, som du siger?

Kan jeg stole på, at du bekymrer dig om mig?

David Maister

Det er umuligt at stole fuldt og fast på en rollespiller

David Maister

16

Programmer med lav tillid performer ikke

SPEED OF TRUST…….

Lav tillid = Skat på

information

Få går den ekstra kilometer….

Højere gennemførelses-

omkostninger

Utydeligt og uønsket ejerskab

Stephen M.R. Covey

17

Vigtigheden af netværk

18

Tipping point

• Hvordan en lille gruppe mennesker kan frembringe store forandringer

• Smittende adfærd, som vokser og skaber et tipping point

• Mindre netværk kan bære den smittende adfærd frem og skabe en bevægelse

• Historien er det vigtigste brændstof • Forandringsforkæmpere • Kopi = forstærkning

Tipping points

19

Leverancer Kompetencer Adfærd Gevinster

Hvad leverer programmet?

Kan vi gøre det anderledes?

Gør vi det anderledes?

Kan vi se det på bundlinjen?

Tidlige indikatorer på gevinst

”Tipping point”

Implementconsultinggroup.com

Implement Consulting Group Implement Consulting Group is a leading Scandinavia based management consultancy, specialised in driving strategic transformations with a strong differentiator on “making change happen” – delivering documented Change with Impact.

Stalk us on: