Upload
ilse-boer
View
1.084
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Introductie presentatie
08 April 2013, Versie 2.2
Edwin Lodder, Senior Consultant
2
Agenda
1. Inleiding en context2. Key Control Dashboard3. Live Demonstratie4. Dienstverlening
3
1.1 Inleiding
De organisatie specifieke context wordt digitaal vertaald en weergegeven.
Het Key Control Dashboard (KCD) is ondersteunende tooling voor interne controle werkzaamheden en risicomanagement. Het brengt processen, interne controle en risicomanagement samen en ondersteunt organisatie richting een In-Control Statement.
Met het Key Control Dashboard (KCD) levert E&Y en Yellowtail u een Digitaal intern controle plan, raamwerk en controle instrument voor de organisatie processen, waaronder: Personeel en urenregistratie, Inkoop en aanbesteding, Subsidieverstrekkingen, Grondexploitatie, etc.
Het KCD gaat uit van een procesgerichte interne beheersing, maar ondersteunt ook meer gegevensgerichte controle.
Een uniforme opzet voor de interne controle met een minimale set van key controls vormt de basis voor de inrichting van het Key control dashboard.
4
1.2 Key Control Dashboard – IC en Risico
Met het Key Control Dashboard richting ‘In-control statement’.
Organisatie Model/ProcessenKey Control Dashboard
Digitale registratie, verslaglegging / verantwoording
In-Controlmonitoring en aantonen beheersing materiële processen
E&Y risico management raamwerk
Beoordelen, beheersen en bewaken van risico’s
E&Y Intern controle raamwerk
Digitaal IC-plan met Key Controls
5
1.3 KCD - Interne Controle
Van risico, naar control, naar beheersing van het proces.
Risico’s (wet-/regelgeving)
IC plan / Top 10 risico’s
(key controls)
Uitvoeren audits(systeemgericht / gegevensgericht)
Monitoren & Rapporteren
Actieve bijsturing(In-control)
Proces (beheersing)
Raamwerk van 20materiële processen (incl. AO)
Rapportages voor elk niveau
Beheersmaatregelen (Key Controls) vanuit minimale set aan wet- & regelgeving
Procesgerichte controle, tenzij gegevensgericht gewenst
6
2.1 Het Key control dashboard - kenmerkenKenmerk Specificatie
Faciliteert digitale jaarrekeningcontrole (in control proces)
► Digitaal raamwerk met uniforme IC aanpak getrouwheid en rechtmatigheid
Ondersteund interne beheersing, proces gerichte controle ► Op welke processen en processtappen loopt u risico'sen bijbehorende key controls die deze risico’s beheersen
Eenvoudige registratie, overzichtelijk en visueel ► De applicatie houdt bij in hoeverre controles zijn uitgevoerd en geeft visueel resultaten weer
► Dashboard voor Proceseigenaar, IC’er, Management► Rapportage functionaliteit
Toegankelijk via internet ► Accountant of IC’er hoeft niet altijd ter plaatse te zijn om de controles na te gaan
► Dossier koppeling mogelijk
Als applicatie beschikbaar voor organisatie ► De afzonderlijke organisatieonderdelen, proceseigenaren, krijgen een eigen omgeving binnen de applicatie
► Resultaten van controles worden hier in vastgelegd en gemonitord
7
2.2 Het Key Control Dashboard - systeemvoordelenVoordeel Specificatie
Gecentraliseerde registratie van controleresultaten ► Controles, bevindingen en acties worden gecentraliseerd op één plaats vastgelegd
► Alle organisatieprocessen samen in één systeem
Efficiëntere verslaglegging en verantwoording ► Controleresultaten worden automatisch transparant gebundeld in rapportages en dashboards
Aantoonbaar ‘In control’ ► Management krijgt vroegtijdig (visueel) inzicht in resultaten van processen (bevindingen), ook over jaren heen
► Hierdoor is tijdige bijsturing eenvoudiger en kan een ‘In-control statement’ worden afgegeven
Betere spreiding controleactiviteiten over het jaar ► Management en IC’ers krijgen een statusoverzicht waaruit is af te lezen welke controles (waarnemingen en het bijbehorende aantal) nog moeten worden uitgevoerd
Actiemanagement ► Uitzetten van op te volgen acties aan personen. Direct reageren op bevindingen in het proces. Toewijzen van uit te voeren actie
8
2.3 Het Key control dashboard - procesvoordelenVoordeel Specificatie
Eén uniforme manier van werken ► Afspraken maken over processen die aantoonbaar goed zijn ingericht, minder meerwerk, minder gegevensgerichte controle, minder risico door goede en tijdige verantwoording
► Dezelfde manier van rapporteren en registreren► Focus op beheersing van processen
Eén manier van controleren ► Procestemplates en key controls die voldoen aan de minimale wettelijke vereisten en de vereisten van de accountant
► Efficiencywinst interne beheersing. Een duidelijk en transparant overzicht van uit te voeren controles op processen, normen en checklisten ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole
► Inhoudelijk altijd actueel. Periodieke update E&Y key controls op basis van geldende wet- en regelgeving
Aansluiting op de accountantscontrole ► Ongeacht welke accountant
Eenvoudig communiceren met toezichthouder ► Communicatie met de accountant of management over de interne beheersing verloopt eenvoudiger doordat u ze toegang kunt geven tot de applicatie.
9
2.4 Het Key control dashboard - 3 betrokken partijen ....
Het Key Control Dashboard biedt voordelen voor alle betrokken partijen.
Management
Accountant
IC-medewerker /
proces eigenaar
Key Control Dashboard
•Aantoonbaar In Control•Uniforme digitale manier van werken•Uniforme digitale manier van verslaglegging•Eenvoudig inzicht in interne beheersing•Voldoen aan wet en regelgeving(inhoudelijk altijd actueel)
•Eenvoudig uniform inzicht in alle IC resultaten•Inzicht waar in proces beheersing optimaal is•Eenvoudig communiceren over bevindingen
•Aantoonbaar In Control•Digitaal intern controle plan en processen (gebaseerd op lean IC-Aanpak E&Y)•Eenvoudige digitale manier van werken•Eenvoudig rapporteren resultaten, voortgang etc.•Eenvoudig communiceren met management en accountant
10
2.5 Het Key Control Dashboard - proces
•De medewerker IC logt in op zijn / haar persoonlijk dashboard en voert controles uit op basis van het uniforme IC kader zoals minimaal gevraagd door de accountant.
•De uitgevoerde controle wordt door de medewerker in het Key Control Dashboard vastgelegd
•Als er tijdens een controle een bevinding wordt geconstateerd, wordt ook deze in het Key Control Dashboard vastgelegd. En kan meteen aanvullend een actie worden uitgezet
•De indicatoren op het Key Control Dashboard worden real-time aangepast op basis van nieuw ingevoerde gegevens
•De indicatoren en uitgevoerde controles worden periodiek met één druk op de knop verwerkt in een rapportage
•De accountant kan op elk moment het Key Control Dashboard van organisatie raadplegen.
Het Key Control Dashboard is eenvoudig in gebruik.
11
3.1 KCD - Dashboard - Proceseigenaar
Proces overzicht Details proces
Resultaten interne
beheersing
Rapporten /Documenten
Key Controls / beheersmaatregelen
Uitgevoerde controles+ Acties
12
Na inloggen zijn alle processen zichtbaar, waarvoor persoon is geautoriseerd.
Per proces is direct af te lezen in welke processtap een bevinding is geconstateerd: Groen = (positieve / negatieve) bevinding (wel ‘in-control’) Oranje = (negatieve) bevinding (nog niet ‘in-control’) Blauw = geen bevinding door ontbreken interne controle werkzaamheden
Elk proces is opgebouwd met:
Afdelingen
processtappen
3.2 KCD – Kleuren
13
Per key control is inzichtelijk of er tijdens een controle een bevinding is geconstateerd. Bij één bevinding staat de wijzer op oranje, bij geen bevinding op groen.
De meters zijn gecumuleerd terug te vinden op alle niveaus. Op het niveau van: • Proces • Processtap • Key control
3.3 KCD - Indicatoren
14
3.4 KCD - Dashboard - Interne controle
15
3.5 KCD - Dashboard – Management monitor
16
3.6 KCD - Dashboard – Risicomanagement
17
3.7 KCD - Rapportage - Resultaten interne controle
18
3.8 KCD – Rapportage – Management
19
3.9 KCD – Rapportage – Voortgang
20
4.1 Implementatie
Materiële inrichting
• Afstemmen processen, risico’s en Key Controls in het KCD (Organisatie / Ernst & Young)
Technische implementatie
• Technisch opzetten omgeving , gebruikersaccounts en -rechten
• Aanpassen KCD aan organisatie (10% afwijking op standaard)
• Workshop validatie KCD opzet door organisatie
• Training gebruik Key Control Dashboard
Organisatie bepaalt hoe het KCD wordt opgezet
• Yellowtail heeft de basis staan. Organisatie kan wensen / ideeën aandragen om het naar wens in te richten
21
4.2 Licentie en service
Vanuit jaarlijkse fee
• Software licentie
• Technisch Beheer
‒ Hosting
‒ Release beheer
• Functioneel Beheer
‒ Autorisatie beheer
• Onderhoud standaard raamwerk
‒ Beschikbaar stellen standaard raamwerk processen
‒ Jaarlijkse update vanuit E&Y
‒ Wijzigingen in standaard raamwerk processen
• Helpdesk
22
“De integratie van processen, interne controle en risicomanagement zorgt voor een optimale en effectieve interne beheersing”
Naam: Edwin LodderFunctie: Senior [email protected]