L'impatto delle nuove tecnologie sul meeting design - The impact of new technologies on meeting design: tools, methods and logistics for organising collaborative and interactive sessions

Stefania Conti-Vecchi

L’impa'o delle nuove tecnologie sul mee4ng design

Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013

Il focus Strumen(, metodologia e logis(ca per organizzare sessioni collabora(ve e intera7ve

A chi è rivolta la sessione

Il team di un evento è composto da tu7 i professionis( coinvol( nei diversi aspe7 della sua organizzazione


La combinazione di metodologie efficaci con tecnologie innova(ve può essere un vero vantaggio per il vostro evento, per la qualità dell’esperienza vissuta dai partecipan( e per i risulta( del loro apprendimento

Il mee4ng design è in evoluzione


Il livello di coinvolgimento misura il successo

Il livello di interazione e di coinvolgimento dei partecipan( a un evento è diventato oggi la misura del suo stesso successo


Quali tecnologie?


I vantaggi di u4lizzare un iPad

Lo speaker

può muoversi liberamente sempre rivolto verso i partecipan(, eliminando le barriere, ponendo se stesso e il pubblico leAeralmente sullo stesso lato.


I partecipan4

con l'aiuto di applicazioni e metodologie specifiche possono interagire direAamente:

¤  con lo speaker ¤  con il contenuto della sessione ¤  con gli altri partecipan(.

Questo assicura che il pubblico sia realmente coinvolto durante la sessione



I partecipan( possono seguire gli speech e le presentazioni dai loro iPad anche in una sala grande con schermi piccoli e lontani



Sessioni asincrone

Ci sono applicazioni che permeAono di organizzare sessioni asincrone per vedere e commentare il contenuto prima, durante e dopo l'evento.


Prima di scegliere le apps


5 generazioni di iPad Ci sono 5 generazioni di iPad, le maggiori differenze riguardano la proiezione e la fotocamera che non è inclusa nella generazione 1 e il cavo di collegamento e alimentazione nell’iPad 4 ed Air.


iPad 2, 3, 4 ed Air Non è necessaria nessuna applicazione par(colare per inviare il contenuto di una schermata al proieAore Apple TV, cavi e conneAori, computer porta(le

Strumen4 per proie'are


Qualche consiglio

Abbiate sempre pronto un piano “B” con tu7 i cavi e gli adaAatori necessari nel caso in cui il WiFi non funzionasse correAamente.

Raccomandate agli speaker di chiudere tuAe le applicazioni non essenziali sul loro iPad prima di iniziare la loro presentazione e di a7vare la modalità "non disturbare"!


Un punto cri4co: il WiFi


Un punto cri4co: il WiFi


Se il WiFi è proteAo da firewall non è possibile proieAare u(lizzando la Apple TV e i disposi(vi Apple non si possono vedere e conneAersi l'un l'altro. Una possibile soluzione potrebbe essere quella di collegare i tablets via Bluetooth se l'applicazione lo consente. Creare un network locale con l’Apple Airport

Soluzioni


Scegliere il format


Alcuni consigli

Non cercate di essere troppo tecnologici se non è necessario

Aiutateli ad aiutarsi l'un l'altro!


Alcuni consigli

U(lizzate insieme alla tecnologia anche alcune tecniche “fisiche” per tenere i partecipan( svegli e impegna( (es. body vo(ng).


Set up delle sale


Tavoli rotondi con 6 max 8 sedie per tavolo

acqua e bicchieri

Prese di corrente per ricaricare i disposi(vi.

Penne e carta (anche se hanno gli iPad la useranno comunque)

Set up delle sale


Set up delle sale


Le applicazioni mobili e gli strumen( web per gli even( consentono ai partecipan( di trovare contenu(, informazioni u(li, condividere esperienze, collaborare e fare networking.

Applicazioni mobili e strumen4 web


Spashtop Presenter Splashtop Presenter al lows presenters, instructors and trainers to turn their iPad into the ul(mate presenta(on remote. On ce c onne c t ed t o t h e i r computer over Wifi, they can control their presenta(on then annotate content all from an iPad. Be free to roam around the stage or interact from all four corners of the room.

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Presentazioni interaHve


Presentazioni e slides

Pointer Show your presenta(on on a secondary screen such as a projector, TV or monitor and interact with it by poin(ng and drawing.

CloudOn CloudOn brings Microsoh Office® to your iPhone & iPad and links it to your Box, Dropbox, Google Drive and SkyDrive accounts.


Remote mouse Turn your iPad into a wireless touchpad and keyboard now! You can take control of your presenta(ons from anywhere in the room.

Controllo remoto


iBrainstorm (iPad) + iBrainstorm Companion (up to 4 iPhone)

Capturing and sharing your inner most crea(ve genius has never been easier. Introducing the first mul(-‐device collabora(on tool from Universal Mind. From iPhone to iPad with just a flick of the finger, iBrainstorm has set the bar and has redefined the very nature of collabora(on. iBrainstorm Companion is used to connect to a running session of iBrainstorm on the iPad. It gives up to 4 people, the ability to create ideas on their iPhones and 'flick' them over to the iPad!

Brainstorming



Brainstorming

∞Board + ∞Board Notes ∞Board is a virtual whiteboard suited especially for educa(on, project management, crea(ve applica(ons and preAy much anything else you can think of.

Other devices on your local network can connect to your board and throw notes to you. Great for brainstorming sessions! No limits with the number of devices and you can connect both iPad and iPhone


Brainstorming

VoiceThread Create and share dynamic conversa(ons around documents, snapshots, diagrams and videos -‐-‐ basically anything there is to talk about. You can talk, type, and draw right on the screen. VoiceThread takes your conversa(ons to the next level, capturing your presence, not just your comments. Anyone can join the discussion from their iPhone, iPad, iPod touch, Mac or PC -‐-‐ any(me, anywhere.


Metodologia


Le istruzioni

I partecipan4: Inviategli (e condividete sul vostro sito o sui social media) chiare istruzioni su come usare la tecnologia che avete deciso di u(lizzare per la vostra sessione. Dare loro una persona di riferimento per essere aiuta( in caso di problemi tecnici Assicuratevi di avver(rli di scaricare le app quando sono collega( a una rete Wi-‐Fi (se possibile inviate loro un link direAo per scaricare l'applicazione dall’AppStore)


Metodologia

Lo Speaker:

Deve preparare le diaposi(ve con PowerPoint o Keynote e conver(re il file in un PDF. Poi caricarlo nell'app scelta per proieAare

Crea un mee(ng e voi condividerete l'ID o il collegamento con i partecipan(

Prepara i sondaggi o le esercitazioni che devono essere usa( durante la sessione.


In Voicethread o un'altra applicazione adaAa per gli obie7vi della sessione preparate il caso che si discuterà e per il quale i partecipan( lasceranno il loro video-‐contributo. Preparate la lavagna di iBrainstorm o ∞ Board con le informazioni che si desidera raccogliere durante la sessione Create sondaggi e ques(onari Create Badge con QRCodes o tweet pron4 per essere invia4 o link ... ques4 sono grandi strumen4 di networking.

Metodologia


Un QRcode al posto del biglie'o da visita

Quicktag

QRAugmented

Easy QR


Questo è il QRcode con i miei contaH


Clicktotweet.com


QRcode generator

Scan to tweet


Istruzioni per la sessione

Il design della sessione

Segui la sessione su Twi'er usando l’hashtag #FRESH14

Twi'eremo in tempo reale i contenu4 così come i link, i nomi degli strumen4 presenta4 e le foto


Tweets prepara4 in an4cipo

#FRESH14

Backdra\ Backdrah is a new free iPad app that enables you to write tweets in advance, and then releases them while you are giving a presenta(on.

tweet


Crea gruppi di 6 max 8 persone Prendetevi il tempo per spiegare come usare le applicazioni e cosa vi aspeAate da parte dei partecipan(. Se avete tempo organizzate una simulazione. Dovreste essere sicuri che i partecipan( abbiano veramente capito come usare gli strumen( scel(. Questo aiuta anche a rompere il ghiaccio all'inizio della sessione. Ad ogni gruppo sarà dato un argomento specifico da discutere. Si potranno registrare i propri contribu( o intervistare i partecipan( allo stesso tavolo.

Durante la sessione


Durante la sessione

La sessione può essere programmata in moduli con il tempo definito in precedenza per dare ai partecipan( la possibilità di discutere e di registrare i risulta( e condividerli con gli altri partecipan(

Easy Timer Easy (mer is a simple (mer applica(on which displays remaining 4me widely. Especially the remaining minutes fills the en(re screen.


Un caso: gli Hybrid angels


U(lizzare l’iPad insieme ad alcune applicazioni specifiche, per fornire (in par(colare ai partecipan( a distanza), la possibilità di:

¤  incontrare relatori, i partecipan( e gli sponsor "personalmente”

¤ camminare virtualmente aAraverso il centro congressi e vedere il set up della manifestazione,

¤ vivere alcuni momen( di backstage, o partecipare ad una cena o a7vità sociale.

L’idea


Come organizzarlo?

¤ 1 iPad per ogni angelo

¤ 3 o più breakout rooms virtuali

¤ 1 moderatore virtuale o on-‐site

¤ Una buona promozione/comunicazione


Apps usate per le breakout rooms

GoToMee4ng

Google+

Skype


In giro per le sale per condividere una vera esperienza


Collegamen4 direH anche nel computer corner


Sul palco con i partecipan4 remo4


Stefania Conti-Vecchi

www.eventagist.com

Grazie

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