MagSoft Orion Invoicepro

ORION INVOICE/PROEen effectief en schaalbaar systeem voor het elektronisch

verwerken van binnenkomende facturen. Van ontvangst

tot betaling. Alles in één systeem en volledig geïntegreerd

met uw financiële applicaties. Dat is ORION Invoice/Pro.

Een systeem dat in staat is om maar liefst 95% van al uw

factuurgegevens automatisch te herkennen, de belang-

rijkste gegevens te verzamelen, de facturen te registre-

ren, te routeren en zelfs voor u te boeken.

VOORDELENORION Invoice/Pro levert u een flinke bespa-

ring op in tijd en geld. Omdat diverse hande-

lingen worden geautomatiseerd zullen de kos-

ten per factuur aanzienlijk afnemen. Dankzij

deadlines en automatische herinnerigen kunt het proces

veel beter bewaken. Bij vragen kunt u direct de status

van een factuur zien. Uw factuurverwerking wordt sneller,

beter en goedkoper.

WINST BOEKENMET GEAUTOMATISEERDE FACTUURVERWERKING

Zoekgeraakte facturen, onduidelijke procuratie, lange doorlooptijden.

Met de beste bedoelingen gaat het toch vaak mis. Want het opvolgen en

verwerken van inkoopfacturen is een kritische en tijdrovende bezigheid.

En juist daarom een proces waar veel winst te boeken valt.

Met ORION Invoice/Pro, de slimme oplossing van Magsoft.

MAGSOFT

Website ORION Invoice/Pro

DE BELANGRIJKSTE VOORDELEN OP EEN RIJTJE

Track & Trace - Sneller vragen van leveranciers of collega’s beantwoorden door direct

inzicht in waar een factuur ligt en wat de status is (wie, wat, waar, wanneer).

Minder nabellen - Veel minder nabellen en zeuren over facturen in omloop doordat er

automatische herinneringen worden verstuurd en, waar nodig, geëscaleerd.

Snellere doorlooptijd - Facturen in omloop komen sneller terug omdat er per stap dead-

lines worden gezet én bewaakt.

Minder invoerwerk - Door automatische herkenning en registratie van factuurgegevens

met behulp van geavanceerde OCR software.

Betere controle - Door extra controles op budgetten en direct inzicht in afwijkingen,

overschrijdingen en andere indicatoren.

Overal opvraagbaar - Alle informatie én alle documenten die gerelateerd zijn aan een

factuur zijn na verwerking gemakkelijk toegankelijk in een compleet elektronisch archief,

direct vanuit uw eigen financiële toepassingen, zoals MS Dynamics, Exact, AccountView,

King, FIS2000, SAP, CODA, Oracle Apps, JD Edwards, etc.

MAGSOFT


HOE WERKT HET?ORION Invoice/Pro bestaat uit een vijftal stappen:

1. Scannen

De facturen worden gescand en omgezet in digitale af-

beeldingen. Dankzij geavanceerde technieken als VRS en

iTresholding worden alle facturen – ook degene van slech-

te kwaliteit en kleur – omgezet in een perfect plaatje. De

scanmodule ondersteunt vrijwel alle beschikbare scanners,

inclusief de snelste modellen.

2. Optical character recognition (OCR)

De OCR module herkent de kerngegevens in de digitale af-

beeldingen en zet deze om naar digitale tekst. Het overty-

pen van factuurvelden behoort hiermee tot de verleden tijd.

Deze module is gebaseerd op geavanceerde OCR technologie

gekoppeld aan een slim knowledge base systeem. Hierdoor

is het mogelijk dat voor elke factuur, ongeacht de lay-out,

de benodigde waarden worden herkend en gedistilleerd. Er

hoeven dus geen afzonderlijke templates per leverancier

worden gemaakt.

MAGSOFT

1. scannen

2. ocr

3. valideren

4. verwerken

5. archiveren

leveranciers

a b c

financiële toepassing

MAGSOFT


MAGSOFT

3. Valideren en registreren

Belangrijker nog is de mogelijkheid om de factuurgegevens te valideren met en

te registreren in uw financiële toepassingen. Zo kan bijvoorbeeld aan de hand

van een BTW-nummer worden gezocht naar het interne leveranciernummer in uw

eigen stambestanden. De registratie vindt plaats door middel van een eenvoudig

scherm waarin de herkende gegevens ter controle en correctie worden getoond,

naast een afbeelding van de factuur.

4. Goedkeuren en verwerken

Na de registratie kunnen de facturen automatisch worden gerouteerd voor goed-

keuring. Het grote voordeel hiervan is dat de factuur altijd de juiste route volgt

door de organisatie, niet zoek raakt en correct wordt afgehandeld. Met de profes-

sionele Workflow functionaliteit van ORION Invoice/Pro kunt u een geavanceerde

goedkeuringsprocedure implementeren, inclusief rechten, volmachten en zijstap-

pen. Door bepaalde stappen parallel of automatisch te laten verlopen, boekt u di-

rect tijdwinst. Bovendien kunt u ook andere processen inrichten, bijvoorbeeld voor

de inkoop, personeelszaken, klantenservice etc. ORION Workflow geeft u inzicht in

de voortgang van procedures met als doel deze te bewaken en te beheersen.


MAGSOFT

Na matching en goedkeuring worden de facturen automatisch geboekt in uw financiële

systeem. Met de Track & Trace functie van ORION Invoice/Pro kunt u snel facturen op-

zoeken en direct zien waar en bij wie deze zich in het proces bevinden en wat de status

van de verwerking is. Met de Explore functie kunt u naar specifieke facturen zoeken,

inclusief alle gerelateerde documenten.

5. Archiveren

De facturen worden automatisch gearchiveerd op een door de Belastingdienst goedge-

keurde wijze. ORION Invoice/Pro is platform- en database onafhankelijk en werkt dus

met alle SQL databases en op uiteenlopende systemen (AS/400, Windows Servers, UNIX

Servers).


MAGSOFT

MagSoft

Communicatieweg 3

3641 SG Mijdrecht

T 0297 – 527 370

F 0297 – 581 115

[email protected]

www.magsoft.nl

OVER MAGSOFT

MagSoft is specialist op het gebied van Document Processing. Sinds jaar en

dag leveren we systemen voor geautomatiseerde factuurverwerking. Als geen

ander zijn we op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en technieken,

zoals OCR, FreeForm Capture, Digitale Facturen, PDF/A en UBL2.0. Vanuit de

dagelijkse praktijk kunnen we u adviseren over de voor- en nadelen en de beste

toepassing in uw organisatie.

MEER WETEN?

Neemt u dan vrijblijvend contact met ons op.

Wij helpen u graag verder.


MAGSOFT

ORION INVOICE/PRO IN DETAIL

DOCUMENT SCANNING

van 10 tot 200 scans per minuut

van 100 tot 100.000 facturen per dag

variabel aantal pagina’s per document

DATA CAPTURE

herkenning van gegevens via geavanceerde ORC, ICR en

FreeForm capture technieken

géén templates, maar een knowledge based systeem voor

alle facturen

VALIDATIE/REGISTRATIE/BOEKEN IN O.A.

ORACLE apps

CODA Financial en Procurement

SAP R3

JD Edwards World en OneWorld

Eniac BS

FIS2000, FMS400

MS Dynamics NAV, AX, CRM

AccountView

Exact

King

VERWERKEN EN ROUTEREN VIA

eigen ORION Invoice/Pro workflow

MS Exchange

MS Outlook

StaffWare

Lotus Notes


MAGSOFT

OPVRAGEN

direct vanuit uw eigen financiële toepassingen

MS Windows client

Web client

OPSLAG

direct in de database of extern op server, netwerk, CD/DVD

of Optical server

BEHEER

vanaf iedere werkplek via moderne Web administratie module

FLEXIBEL

een snelle XML data interface

op Webservices gebaseerde Applicatie Bridge

ONDERDEEL VAN ORION EDMS

Al uw documenten op één centrale plaats beheren:

gescande documenten

computer output

Adobe (pdf)

MS Office documenten (doc, xls etc.)

Multimedia (mov, jpg, gif, mpg, mp3 etc.)

PLATFORM ONAFHANKELIJK

ORION is volledig platform onafhankelijk; het sys-

teem is gebaseerd op Java en XML

Draait op NT/2000/XP/2003, IBM AS/400 en UNIX

(Solaris, HP-UX, AIX, Linux, e.a.)

Alle SQL databases (o.a. Oracle, MS SQL Sever, DB2)


Business

MagSoft Orion Invoicepro