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MODULE N°5
Communication avec les prestataires et partenaires
Critères concernés
2. 2. COMMUNICATION de l’OTSI envers les socio-professionnels
2.2.1 Bulletin de liaison, réunion annuelle (hors AG), journées portes ouvertes
non conformité majeure
2.2.2 Définir un mode de communication : un contenu. Au minimum politique et objectifs de l’OT, observation économique locale et bilan qualité
non conformité majeure
2.2.3 Définir un mode de communication : une fréquence au minimum annuelle
non conformité majeure
La communication de l’OT
3 composantes :
> Quels outils de communication ? Exemple de l’OT du Pays Foyen
> Avec qui communiquer ? Exemple de l’OTEM
> Sur quoi communiquer ? Exemple du DLA sur la valorisation du rôle de l’OT. Témoignage de Lacanau
La communication de l’OT
Solène GONZALEZ
Les outils de communication et de coordination des acteurs parl’office de Tourisme du Pays Foyen
Avec qui communiquer : exemple de l’OTEM
Avec qui communiquer ? exemple de l’OTEM
Pour les prestataires
Pour les collectivtés (communes et CDC)
Pour les clients.Propositions commerciales
Avec qui communiquer ? exemple de l’OTEM
Avec qui communiquer ? exemple de l’OTEM
Exemple du bulletin d’adhésion
Sur quoi communiquer ?
Présentation du DLA sur la valorisation du rôle de l’Office de Tourisme
> Véronique DARMAILLACQ Assistante Conseil à l’UDOTSI
> Témoignage de Christine BOURRICAUDResponsable qualité de l’Office de Tourisme de Lacanau
> Témoignage d’Aurélie LARTIGUEResponsable Qualité de l’Office de Tourisme d’Arès
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
1> Avoir une culture d’entreprise commune et communiquer dessus.
Savoir communiquer sur l’évolution qu’a connue la structure – augmentation des moyens et des services rendus
= cette évolution peut-être rajouter dans l’introduction du manuel qualité
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
2 > Avoir bien définie le rôle et les missions de l’office de Tourisme et communiquer dessus – valoriser les services rendus aux prestataires
= la bonne définition des missions est une exigence du chapitre 1 de la marque
Il s’agit de les rappeler régulièrement aux partenaires et prestataires.
Guide de l’accueil du nouvel adhérent
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
3> Valoriser les actions de l’OT, y compris celles réalisées en interne et notamment hors saison.
- Nouvelles éditions
- Participation à la bourse aux dépliants
- Mise en place d’une centrale de réservation
- Classement des meublés de tourisme
- Plan de formation de l’OT
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
4> Démontrer et valoriser l’apport de l’Office de Tourisme dans l’économie locale
TABLEAU DES INDICATEURS
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
Nombre de touristes
Marie, CDC …
Observatoire local, CDT,
CRTA …
REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES POPULATION ET FREQUENTATION TOURISTIQUENombre d'habitants
directes (spécifiques)
Nombre de commerces et entreprises touristiques OT, communes, CDC …
(hors spécificités tourisme)
REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES
OT, communes, CDC …OFFRENombre de lits banalisés sur le territoire
Nombre d'entreprises ou activités touristiques OT, communes, CDC …
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
Nombre d'emplois directs touristiques
Nombre d'emplois indirects
Observatoires économiques
régionaux,
départementaux,
locaux, organismes
consulaires
MOPA
directes (spécifiques)
Recettes touristiques privées générées par le
REPERES ECONOMIQUES ET SOCIAUX"C.A" du tourisme du territoire
Recettes publiques locales (taxe de séjours,
(hors spécificités tourisme)
REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES
Ressources internes (animations, visites guidées …)
Nombre d'adhérents OT OT
PRODUITS D'EXPLOITATION OT (hors gestion équipements)
OT
Dotation publique locale
dotation publique externe (CG, CR, Etat …)
Ensemble des subventions publiques
Adhésions
Autres ressources privées spécifiques
(partenariats, animations locales …)
REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES FONCTIONNEMENT DE L'OT (HORS GESTION EQUIPEMENT)
Buget global de fonctionnement
Valoriser le rôle de l’Office de TourismeClef de répartition budgétaire : temps consacré à ces différentes missions
REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES
Compta analytique
de l'OT
Frais généraux répartis
Compta analytique
de l'OTdéplacements, missions, peuvent être répartis sur chaque
mission selon la cléf de répartition budgétaire déterminée en
amont
(photocopies, téléphone, énergie, entretien des locaux,
Editions et communication de l'OT
Frais de photocopies et tirages spécifiques de documents
Guide accueil
Direction et administration
accuel - information
promotion
animation
Frais administratifs courants
Frais postaux
les autres frais généraux
Masse salariale répartie sur les missions
commercialisation par l'OT
CHARGES D'EXPLOITATION
Compta OT
Plans et cartes
Frais publicitaires
Site internet
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
Formation du personnel
Amortissements Compta analytique de l'OT
Compta analytique
de l'OT
Compta analytique
de l'OT
Compta analytique
de l'OT
Compta analytique de l'OT
Compta analytique de l'OTImpots et taxes
frais supports publicitaires spécifiques
achat de services externes d'animation
Achat de fichiers prospects
frais d'éductour et accueil presse
Frais directs d'animation
guide des animations
Brochure principale
Frais de promotion salon
Brochures actions de promotion
Affichages, campagne pub médias
Frais d'agence de communication
Etudes spécifiques
Cabinet d'étude (plan market. Sondages ..
Frais directs de promotion
Valoriser le rôle de l’Office de Tourisme
CA boutique et vente de produits accessoires
OTNombre de visiteurs touristes
Nombre de visiteurs site internet
nombre de visiteurs OT
Nombre de visiteurs population locale
REPERES ET INDICATEURS SOURCES POSSIBLES
ACCUEILNombre de jours d'ouverture
RETOMBEES DIRECTES LIEES AUX ACTIONS DE L'OT
Nombres de documents d'info touristiques
distribués ou envoyés
OT
INFORMATIONS-RENSEIGNEMENTSNombre de demandes d'infos au comptoir
Nombre de demandes d'infos par téléphonenombre de demandes d'infos traitées par E-mail
(reçues et/ ou envoyées)
Nombre de courriers reçus
Nombre de courriers envoyés
Nombre de plans distribués et adressés par courrier