Planeamiento Estratégico, Project Management & Desarrollo de Sistemas

IT: Profesionales con Valor Agregado

Un enfoque de negociosMayo de 2010

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Dr. Alberto Zimerman - [email protected]

IT: Profesionales con Valor Agregado

Hoy: Planificación, Administración de

Proyectos, Ciclo de Vida de los Sistemas.

• ¿Porqué planificar?

• ¿Qué es un Proyecto?

• ¿Qué es un ciclo de vida?

• Casos

Mayo de 2010 2Dr.. Alberto Zimerman - [email protected]

Planeamiento

• ¿Por qué planear sus actividades?

• Las Organizaciones deben planear

para promover que se piense en

futuro de manera creativa:

Preparándose para lo inevitableAdelantándose a lo indeseableControlando lo controlable

Mayo de 20103Dr.. Alberto Zimerman - [email protected]

Planeamiento

• Las Organizaciones deben planear para ser racionales.

• Las Organizaciones deben planear para comunicar (influir) y controlar


Sistemas de Información

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• Los Sistemas de Información se desarrollan en cuatro niveles de actividades:

Construcción o compra e Implantación

Análisis del Negocio

Diseño del Sistema

Planeamiento estratégico de Información

Y se integran a la Cadena de Valor de la Organización

Dr.. Alberto Zimerman - [email protected]

Planeamiento Estratégicos de los Sistemas de Información

• Es un procedimiento formalizado

• Hace que un Plan Estratégico de Negocio, se traduzca en un Plan Estratégico de Información.

MODELO DEL NEGOCIO

MODELO DE LA INFORMACIÓN

MODELO TECNOLÓGICO DE INFORMACIÓN


¿Qué es un Plan Estratégico de Sistemas?

• Un conjunto de escenarios asociados a objetivos a alcanzar con:– Una interpretación de la posición

competitiva de la empresa en el mercado y

– Un modelo prospectivo del negocio

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• Un sistema integrado de

– Decisiones

– Procedimientos

– Mecanismos de Control

• Tecnología de la Información para mejorar la posición de la empresa en el mercado

• Sistemas de Información formando parte de la cadena de valor de la Organización

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Una visión Estratégica de los Sistemas de Información

¿Qué es un Plan Estratégico de Sistemas?


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¿Cuáles son sus características?

¿Qué es un Proyecto?

TEMPORAL

• Tiene un comienzo y un fin definido.

• Termina cuando se construyó el producto.

• Su producto puede durar indefinidamente.

ÚNICO • No se hizo antes.

PROGRESIVO

• Implica proceder por pasos lo cuales deben ser permanentemente coordinados.

• El alcance es constante, la elaboración es progresiva, es decir, se producen entregables parciales orientados a un entregable final.

(*) El producto del proyecto podrá ser un bien o un servicio

“Un Proyecto es un emprendimiento temporario realizado para obtener un producto o servicio único”


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• Realizados por personas

• Restringidos por recursos limitados

• Planificados, ejecutados y controlados

• Ventana de oportunidad

• Equipo de proyecto transitorio

Otras Características:


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Operaciones

• Continuas

• Es un esfuerzo permanente

que produce la misma salida

cada vez que se ejecuta

• Salidas predecibles con poco

riesgo y bajo costo

• Alcanzado el objetivo busca

nuevos objetivos

Proyectos

• Temporarios

• Únicos

• Menor grado de

previsibilidad e inversión

significativa

• Alcanzado el objetivo se

disuelve el equipo

¿Qué diferencia existe entre una Operación y un Proyecto?



Ciclo de Vida de Proyectos

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IdeaEquipo del Proyecto

Acta del Proyecto

Enunciado de Alcance

Plan

Línea de Base

Progreso

Aceptación

Aprobación

Cierre

Entradas

Fases

Salidas de la Gestión

del Proyecto

Producto

Típica secuencia de Fases en el Ciclo de Vida del Proyecto

Inicio Diseño Planificación Desarrollo Entrega

Entregable del

Proyecto


Procesos

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Inicio Autorizar el inicio del proyecto o de una fase del mismo

Planificación

Definir/redefinir objetivos y establecer cursos de acción para cumplir los

objetivos.

Motivos para Planificar:

Eliminar o reducir la incertidumbre

Mejorar la eficiencia de las actividades

Proveer una línea base a para monitorear y controlar el proyecto

Mejorar el entendimiento de objetivos y expectativas

EjecuciónEjecutar las actividades definidas en el plan del proyecto, coordinando personas y recursos.

ControlAsegurar que se cumplan los objetivos del proyecto supervisando y monitoreando regularmente el avance para identificar variaciones con respecto al plan y tomar acciones correctivas

CierreFormalizar la aceptación del proyecto o de una fase y organizar un final ordenado

Descripción de los Procesos de la Gestión de Proyectos


Áreas de conocimiento

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Gestión de Proyectos

Administración de la Integración

Administración del Alcance

Administración de Calidad

Administración del Tiempos

Administración de Costos

Administración de Comunicación

Administración de las Adqui-siciones

Administración de los RRHH

Administración del Riegos

FASES y GRUPOS DE PROCESOS: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre

Los Procesos de la Gestión de Proyectos se organizan en 9 Áreas de Conocimiento


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Objetivo y Alcance

4. IntegraciónAsegurar que todos los elementos del proyecto estén adecuadamente integrados

Desarrollar el plan del proyecto, ejecutarlo y realizar el control integral de cambios

5. Alcance

Garantizar que se incluyan todo el trabajo requerido, y sólo lo requerido, para completar el proyecto exitosamente

Planificar, definir, verificar y controlar los cambios del alcance. El alcance se gestiona durante todos los procesos del ciclo de vida de un proyecto

6. TiemposVelar para que el proyecto se complete a tiempo

Definir las actividades, secuenciarlas, calcular su duración, y desarrollar y controlar el cronograma

7. CostosGarantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado

Planificar los recursos, estimar costos, y asignar y controlar el presupuesto

8. CalidadAsegurar que el proyecto satisfaga las necesidades objetivos definidos (producto y gestión)

Planificar la gestión de la calidad, y realizar su aseguramiento (revisar el proceso) y control

9. RecursosHumanos

Velar por el uso efectivo de las personas involucradas en el proyecto

Planificar la organización, adquirir y desarrollar las personas que conforman el equipo

10. Comunica_ción

Asegurar la adecuada generación, recolección, distribución y almacenamiento de la información

Planificar las comunicaciones, recolectar y distribuir la información, y realizar su disposición final

11. Riesgos

Maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar los eventos negativos

Planificar la gestión del riesgo, identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente, elaborar un plan de respuesta, supervisarlo ycontrolarlo

12. Adquisición

Adquirir bienes y servicios por fuera de la organización ejecutante

Desarrollar el Plan de Adquisiciones, planificar la búsqueda de proveedores, administrar los contrato y hacer el cierre de los contratos

Áreas de Conocimiento

¿Qué es un buen sistema?

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Está bien diseñado un Sistema de Información:

Solo si detecta sus principales categorías de problemas:

¿Qué información proveerá?

¿Cómo será estructurado y operado?


Enfoques de los sistemas

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Sistemas de

Información

Sistemas Objeto

Sisteama de

datos


Interfases de Sistemas y Subsistemas

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Sistema

Subsitema

Sistema

SubsitemaInterface


Sistema de información por ciclo de

vida

Identificar

Necesidade

s Usuario

Metas de la organización

Requisitos de los usuarios

Características físicas

del sistema

Establecer

requerimiento

s Usuarios

Determinar

ambiente del

software y

hardware

Diseño

del

Sistema

Reporte del facilitador

Especificación de estructura

Construcción del Sistema

Diseño de las espeficaciones del sistema

Características del software y hardware del sistema

Integración del sistema a la organización

Desarrollo de Test de aceptación de sistema

Test de aceptación de usuarios

Softaware de documentación y texto

Operación, modificación y mejora del sistema

Metas del funcionamiento de sistema

Redefinición, mejora del sistema

Sistema evaluado por el usuario

Se toman los requerimientos del usuario

para el nuevo sistema, se prepara una declaración explicita de los objetivos del sistema, alcance y funciones y se evalúan los requisitos. Se evalúa si las promesas del

sistema propuestos son suficientes para invertir los recursos adicionales que establezcan los requerimientos de los usuarios en mayor detalle.

Identificación de las necesidades de los usuarios

Producto: Reporte del facilitador

Establecimiento de los requerimientos de los usuarios

Involucra el análisis de cómo las cosas

actualmente se hacen y entonces se describe las especificaciones del nuevo sistema en detalle. El resultado en la especificación estructurada que es un

documento que contiene los requerimientos del nuevo sistema y define qué partes deben

ser automatizadas

Producto: Especificación estructurada

Determinación del ambiente del

hardware y software del sistema

Incluye una selección general de los

componentes del hardware y su configuración, el ambiente del sistema

operativo, el software de la base de datos y el software que soporta la aplicación para la

cual fue creado

Producto: Características del software y hardware del sistema

Diseño del sistema

Se basa en los requisitos presentados en la Especificación Estructurada. Incluye el diseño de aplicaciones de software para un

sistema automatizado. Se ajusta al hardware seleccionado para implementar el sistema

Producto: Diseño de especificación del sistema con manual de usuario preliminar

Desarrollo de tests de aceptación del

sistema

Se desarrollan tests de aceptación para

determinar si el sistema construido por sus desarrolladores satisfacen los requerimientos de los usuarios. Deben ser desarrollados por gente que no este involucrada en el diseño o construcción del

sistema

Producto: Pruebas de aceptación de usuarios

Construcción o adquisición del sistema

Cada unidad del programa es codificada, depurada y testeada. Se requiere un incremento de módulos adicional del sistema

hasta que el sistema entero fue testeado.

También podemos proceder a comprarlo,

pero previamente debemos testearlo.

Productos:

1) Documentación y testeo del sistema con manual de

usuarios y operaciones

2) Reporte de pruebas completo de aceptación de usuarios

Integración del sistema a la organización

Después de que se acepta el test de

aceptación, se integra el sistema a la organización. Esto requiere el entrenamiento de los usuarios, la descarga e instalación de algún hardware adicional, la conversión o creación de archivos o bases de datos para el sistema y posibilitar un período de instalación

entre el viejo y el nuevo sistema

Productos:

1) Sistema operacional

2) Reporte de evaluación de la post implementación

Operación, modificación y mejora del

sistema

Se completa el desarrollo e instalación del sistema. La revisión post implementación

puede llevar a modificaciones para corregir las deficiencias.

Productos:

1) Refinamiento, depuración del sistema

2) Requerimiento de modificaciones en el desempeño y mejoramiento del sistema

RESUMEN SISTEMA RESUMEN PROYECTO TRASFONDO OBJETIVOS DEL PROYECTO RESUMEN DEL SISTEMA EN CURSO NECESIDADES Y SUPOSICIONES DEL NUEVO

SISTEMA ALTERNATIVAS DEL NUEVO SISTEMA

Resumen de alternativas Descripción de cada alternativa Mejoras esperadas ( para cada alternativa ) Mejoras en servicio Impactos esperados ( para cada alternativa )

PROYECTO Empleados Presupuesto

APÉNDICE Comparación Costo / Beneficio de las alternativas Estimación de costos del proyecto y programa

Documento Objetivo o Reporte Facilitador

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