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Navegue en su sistema de gestión documental,
no se ahogue en él….
Premisas de documentación1/2Un documento es un medio,
donde se graba, comparte y almacena información.
La información empresarial y por ende la documentación pertenece a los cargos, no a las personas.
Premisas de documentación 2/2Una gestión documental efectiva
es aquella que facilita los procesos de creación, revisión, aprobación, distribución, almacenamiento y seguridad de cada documento.
Un parámetro de medición de eficiencia es la efectividad en el manejo de la información y gestión documental.
Que es Qwebdocuments? 1/2 Sistema Web que dispone de un repositorio
único de documentos con elementos de seguridad que controlan el acceso
Se asegura al cliente final la disponibilidad, veracidad y oportunidad de la información contenida en cada documento del repositorio.
Se controlan y registran en una base de datos las operaciones sobre cada documento, actualización, descarga e impresión.
Que es Qwebdocuments? 2/2Facilidades para crear, revisar,
actualizar, distribuir y almacenar la documentación clave de la empresa.
Control del ciclo de vida de los documentos.
ESTRUCTURA
Árbol taxonómicoConstruya su Estructura documental en minutos.
Asigne credenciales de acceso a cada carpeta, subcarpeta y documento
Mantenga actualizado su sistema de gestión documental
Bandeja automática de tareas pendientes por cada usuario del sistema
BANDEJA PRINCIPAL
Ambiente colaborativoPermite la integración de los grupos de trabajo, a través de flujos
de revisión y aprobación de documentos o versiones del documento.
FLUJOS DE TRABAJO
Distribución de la informaciónGeneración automática de la lista maestra de documentos
definitivos
LISTA MAESTRA
Reportes de gestiónInforman acerca de la “salud” del S.G.D. identificando los
“cuellos de botella” .
ESTADÍSTICAS
Histórico de operacionesFacilitan las actividades de seguimiento, auditorías y
certificaciones
RESGISTRO DE OPERACIONES
Alertas y notificaciones via e-mailNotifican sobre próximos vencimientos de documentos o
flujos de trabajo
MENSAJERIA AUTOMÁTICA
Mejoramiento continuo Gestión de acciones preventivas y/o correctivas
SACOPS
Seguridad de la información Credenciales de acceso, restricción de operaciones por perfil
y grupo y encriptación de la información
PERFIL
Configuración del sistema Elija el comportamiento de Qwebdocuments según sus
necesidades
ADMINISTRACIÓN
Otras caracteristicas: Numeración automática de
documentosControl automático de versionesControl de copias controladasManejo de documentos
relacionadosManejo de formularios y plantillasEdición remota de documentosy mas……
Ventajas de Qwebdocuments 1/2
Seguridad documental por grupos y/o usuarios
Generación automática de la Lista Maestra de documentos aprobados
Fácil actualización de los metadatos Usuario Administrador quien es el
encargado de manejar los parámetros de configuración del sistema
Ventajas de Qwebdocuments 2/2
No requiere inversión adicional en Hardware ni en Software
Rápida curva de aprendizajeRápida implementaciónMantenimiento y soporteInstalación y capacitación
Beneficios 1/2Reducción de los tiempos de
búsqueda de informaciónGestión efectiva del espacio de
almacenamiento virtual y realDisminución de la necesidad de
imprimirSoporte en procesos de
inspección, auditorias y certificaciones ISO, BPM, OSHA
Beneficios 2/2Colaboración entre los integrantes de
la empresa para mantener el sistema de gestión documental activo, vigente, confiable
Evita la circulación de documentos via e-mail, pendrives, CDs/DVDs, impresos, en la nube
Crea una Intranet documental integral para su empresa o institución
Casos de éxito en proyectos de:Organización documentalGestión del conocimientoSeguridad y protecciónDigitalizaciónResguardo de la información
Especificaciones técnicasBase de datos libre o propietariaLAN o IntranetWindows server 2005+ / LinuxXp, W7, UbuntuI.E, FirefoxWeb Server libre o propietarioSuite ofimatica libre o propietariaLenguaje JAVA Standard
Contacto:http://www.facebook.com/PaperlessOfc
http://twitter.com/paperless_ofc
www.focus.com.ve
(58212) 2356671 / 235.7075
Caracas, Venezuela
