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Material da Disciplina de Fundamentos da Administração Prof. Milton Henrique [email protected]
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Processo Processo AdministrativoAdministrativoMilton Henrique do Couto Neto
Funções doAdministrador
Processo Administrativo
Funções Administrativas
Ciclo AdministrativoCiclo Administrativo
Formular objetivos e os meios para alcançá-los
Desenhar o trabalho, alocar recursos e coordenar atividades
Designar as pessoas, dirigir seus esforços, motivá-las, liderá-los e comunicá-los
Monitorar as atividades e corrigir os desvios
ProcessoAdministrativo
Planejamento
Planejamento
O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los.
Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível.
Premissas do Planejamento
Presente Futuro
Onde estamos agora
Onde pretendemos chegar
Situação atual Objetivos pretendidos
Planejamento
Planos
“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas ao futuro das decisões que tomamos no presente.”
(Peter Drucker)
Estabelecimentode Objetivos
Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir.
São alvos escolhidos que se pretende alcançar dentro de um certo espaço de tempo, aplicando-se determinados recursos disponíveis ou possíveis.
Uma vez alcançados, deixam de ser objetivos para se tornarem realidade.
Hierarquia de ObjetivosHierarquia de Objetivos
CrescerCrescer EconomizarEconomizar
LucrarLucrarVenderVenderDiversificarDiversificar
TerceirizarTerceirizarExportarExportar
ComprarComprarAtualizarAtualizar
ContratarContratar
Desdobramento dos ObjetivosAm
plitu
de
Detalhamento
Objetivos OrganizacionaisObjetivos Organizacionais
PolíticasPolíticas
DiretrizesDiretrizes
MetasMetas
ProgramasProgramas
ProcedimentosProcedimentos
MétodosMétodos
NormasNormas
Macro
Micro
Organização como um todo
Cada procedimento
OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS– Estabelecimento dos objetivos da organização
POLÍTICAS– Colocação dos objetivos como guias para a ação
DIRETRIZES– Linhas mestras e genéricas de ação
METAS– Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão
PROGRAMAS– Atividades necessárias para cada meta
PROCEDIMENTOS– Modos de execução de cada programa
MÉTODOS– Planos para execução de tarefas
NORMAS– Regras para cada procedimentoH
iera
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rqui
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Níveis de Planejamento
Planejamento Estratégico– É o planejamento mais amplo e abrange toda a
organização
Planejamento Tático– É o planejamento que abrange cada departamento ou
unidade da organização
Planejamento Operacional– É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade
específica
Níveis de PlanejamentoPlanejamento Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude
Estratégico Genérico, sintético e abrangente
Longo prazo Macroorientado.Aborda a empresa como uma totalidade
Tático Menos genérico e mais detalhado
Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente
Operacional Detalhado, específico e analítico
Curto prazo Microorientado.Aborda cada tarefa ou operação apenas
Resultado do PlanejamentoENTRA
Planejamento
SAIPlano
Planos
O Plano descreve um curso de ação para alcançar um objetivo e proporciona resposta às questões:– O que?– Quando?– Como?– Onde?– Por quem?
Elaboração do Planejamento
Implementação do Planejamento
PLANOPLANO
Tipos de PlanosRelacionados com
MétodosMétodos
Relacionados com
DinheiroDinheiro
Relacionados com
TempoTempo
Relacionados com
ComportamentoComportamento
ProcedimentosProcedimentos
OrçamentosOrçamentos
ProgramasProgramas
RegrasRegras
Métodos de trabalho ou de execução.
Representados por fluxogramas.
Receita / Despesa em um dado espaço de tempo.
Correlação entre tempo e atividades (agendas).Representados por
cronogramas.
Como as pessoas devem se comportar em determinadas
situações.
OrganizaçãoOrganização
Organização
Significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.
Organizar consiste em:
1. ESPECIALIZAÇÃO– Determinar as atividades específicas necessárias ao
alcance dos objetivos planejados.
2. DEPARTAMENTALIZAÇÃO– Agrupar as atividades em uma estrutura lógica.
3. CARGOS E TAREFAS– Designar as atividades às específicas posições e
pessoas.
Questões Importantes
A quem devem se reportar os departamentos e indivíduos?
Quantas pessoas devem se reportar a cada gerente
Como devemos subdividir o trabalho?
Como podemos garantir que todos trabalhem unidos, como um sistema?
Em que nível as decisões deverão ser tomadas?
Como nos organizaremos para atingir a missão e a estratégia traçadas?
Princípios da Organização
Unidade de Comando e Direção– Cada funcionário deve se reportar a apenas um
chefe.
Princípios da Organização
Cadeia de Comando– Demonstra a sequência de linhas de autoridade,
do topo ao piso de uma organização.– Todos os membros da empresa devem saber a
quem se reportar e quem, se for o caso, se reporta a eles.
Princípios da Organização
Abrangência da Gestão (ou amplitude de controle)
– Refere-se ao número de funcionários que devem se reportar a determinado gestor.
– Quanto menos funcionários supervisionados, menor é a abrangência da gestão, e vice-versa.
Horizontal
Vertical
Princípios da Organização
Divisão do Trabalho– Os funcionários têm
qualificações e habilidades que os tornam mais aptos a desempenhar trabalhos específicos.
Princípios da Organização
Coordenação– Assegura que todos os departamentos e
indivíduos de uma organização trabalhem juntos para atingir objetivos estratégicos e operacionais.
Princípios da Organização
Equilíbrio entre Responsabilidade e Autoridade– Cada funcionário deve ter a autoridade necessária
para cumprir suas responsabilidades.
ResponsabilidadeResponsabilidade• É a obrigação de atingir
objetivos por meio de determinadas atividades.
AutoridadeAutoridade• É o direito de tomar
decisões, distribuir tarefas e usar recursos.
EquilíbrioEquilíbrio
Princípios da Organização
Delegação– É o processo de
designar responsabilidade e autoridade para o cumprimento de objetivos.
Flexibilidade– É uma característica fundamental para discernir
quando é o momento de contornar regras.
Princípios da Organização
Níveis de OrganizaçãoAbrangência Tipo de Desenho Conteúdo Resultante
Nível Institucional Desenho Organizacional
A empresa como uma totalidade
Tipos de organização
Nível Intermediário Desenho Departamental
Cada departamento isoladamente
Tipos de departamentalização
Nível Operacional Desenho de Cargos e Tarefas
Cada tarefa ou operação apenas
Análise e descrição de cargos
DireçãoDireção
Direção
Significa interpretar os planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir.
Direção
A direção está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas.
As pessoas precisam ser aplicadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam.
Para dirigir os subordinados, o administrador – em qualquer nível da organização em que esteja situado – precisa comunicar, liderar e motivar.
Motivação
É a predisposição individual para exercer esforços que busquem o alcance de metas organizacionais, condicionada pela capacidade de esses esforços satisfazerem, simultaneamente, alguma necessidade individual.
Liderança
É o processo social de dirigir e influenciar o comportamento dos membros da organização, levando-os à realização de determinados objetivos.
Elementos Importantes
Pessoas;Poder; Influência.
Trabalho em Equipe
Hierarquia
Níveis deDireção
Níveis de Organização
Níveis de Direção Cargos Envolvidos Abrangência
Institucional Direção Diretores e altos executivos
A empresa ou áreas da empresa
Intermediário Gerência Gerentes e pessoal do meio de campo
Cada departamento ou unidade da empresa
Operacional Supervisão Supervisores e encarregados
Cada grupo de pessoas ou tarefas
ControleControle
Controle
A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se justem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos.
A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos e resultados desejados.
Fases do Controle
Tipos de Padrões
Padrões de QuantidadeQuantidade
Padrões de QualidadeQualidade
Padrões de TempoTempo
Padrões de CustoCusto
Volume de produçãoVolume de produçãoNíveis de estoqueNíveis de estoqueNúmero de horas trabalhadasNúmero de horas trabalhadas
Controle de qualidade do produtoControle de qualidade do produtoEspecificações de produtoEspecificações de produtoControle de qualidade de matéria-primaControle de qualidade de matéria-prima
Tempo-padrão de produçãoTempo-padrão de produçãoTempo médio de estocagemTempo médio de estocagemPadrões de rendimentoPadrões de rendimento
Custo de produçãoCusto de produçãoCusto de estocagemCusto de estocagemCusto padrãoCusto padrão
Controle paraAssegurar o
Alcance dos Objetivos
Ajustar o desempenho
Ajustar os padrões
Níveis de Controle
Controle Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude
Estratégico Genérico, sintético e abrangente
Longo Prazo Macroorientado.Aborda a empresa como uma totalidade
Tático Menos genérico e mais detalhado
Médio Prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente
Operacional Detalhado, específico e analítico
Curto Prazo Microorientado.Aborda cada tarefa ou operação apenas
Formas de Controle
FimInícioXX XX
Não existe mais Início e Fim por que o Processo
Administrativo é cíclico.
Controlecomo
Ferramenta
O controle é visto como uma ferramenta, ou melhor, como um componente do corpo organizacional que busca assegurar a cooperação entre seus membros e direcionar a empresa para a correta adaptação diante do meio, atendendo às suas necessidades de sobrevivência.
Ferramentas de Controle
Controle de Mercado– Consiste na utilização
de critérios e mecanismos de mercado, tais como os preços, a participação de mercado e os lucros, para avaliar e controlar as atividades e os resultados da organização.
Ferramentas de Controle
Controle Burocrático– É assegurado mediante
autoridade e responsabilidade hierárquicas, fazendo o uso de mecanismos administrativos e burocráticos, como regras, normas, padrões, políticas, procedimentos e orçamentos para influenciar e avaliar o desempenho.
Ferramentas de Controle
Controle de Clã– É assegurado pelo
compartilhamento de valores, normas, crenças, rituais, tradições, expectativas e outros aspectos relevantes da cultura organizacional.